Sesión 3. Taller de Trabajo en Equipo PDF

Sesión 3 Roles y Toma de Decisiones en Equipo Agenda Temas de hoy Introducción Técnicas de toma de decisiones en equipo Teoría de roles Conclusiones de equipo Importancia de la diversidad de roles Objetivo Entender los roles dentro de un equipo y cómo...

Sesión 3 Roles y Toma de Decisiones en Equipo Agenda Temas de hoy Introducción Técnicas de toma de decisiones en equipo Teoría de roles Conclusiones de equipo Importancia de la diversidad de roles Objetivo Entender los roles dentro de un equipo y cómo estos roles contribuyen al éxito del equipo, además de desarrollar habilidades para la toma de decisiones en grupo.  El equipo Consejería Educativa Aldo Bustamante Daniela Mendiola Karla Navarro Monse López C.E. San Carlos C.E San Carlos y Fórum C.E. San Carlos C.E. DCI ¿Qué son los roles en el equipo? Queremos escucharlos  Teoría de Belbin Roles en el equipo Tipos de roles Los roles en un equipo de trabajo son los papeles que Implementa- Finalizado- Impulsores desempeña cada persona dentro de su entorno dores res laboral para tratar de conseguir los objetivos que se propone el grupo. Los roles en el trabajo en equipo se basan en las Monitor Especialis- expectativas de comportamiento que se tienen de Cerebros evaluador tas cada individuo dentro del ámbito profesional. Su importancia radica en que, cuando cada trabajador conoce su rol, puede saber mejor cuáles son las funciones que le toca desempeñar Cohesiona- Coordi. Investigador dores de recursos dentro de un trabajo de equipo colaborativo.  Dato importante También pueden existir roles negativos en un equipo de trabajo. Y eso genera una desventaja para el grupo y para la empresa. Hay que evitar que se impongan esas personalidades tóxicas si se quieren lograr los objetivos propuestos. ¿Qué rol desempeñas tu? Queremos escucharlos  ¿Cómo realizar una correcta designación de roles? No es fácil asignar los roles dentro de un equipo de trabajo. Hacerlo de forma incorrecta puede generar dificultades a la hora de trabajar en grupo. Por eso, cuando se asigna un rol, no sólo se deben tener en cuenta las capacidades de un trabajador sino también su personalidad. Se debe indagar con delicadeza para averiguar este aspecto, sin invadir el espacio personal de nadie ni hacer juicios de valor. Además, para que el equipo de trabajo tenga un mejor equilibrio y sea más fácil lograr los objetivos, lo ideal es contar con una persona para cada tipo de rol. Y, como ya hemos dicho, es importante detectar a aquellos miembros con comportamientos tóxicos para intentar eliminarlos, porque pueden acabar arrastrando a todo el grupo, lo cual es sinónimo de fracaso a la hora de intentar alcanzar los objetivos empresariales.  1. Determinar qué debe hacerse El primer paso para definir los roles del equipo es determinar las diferentes tareas que deben realizarse. Algunas preguntas que puedes hacer para identificar estas tareas incluyen: ¿Los proyectos anteriores se finalizaron con éxito? Si no es así, ¿qué se podría haber hecho mejor? ¿Qué tareas aún tiene pendientes el equipo? ¿Qué tareas realiza cada miembro del equipo a diario? ¿Estas tareas forman parte de la descripción del puesto de cada persona? Cuando sabes cuánto trabajo se debe realizar, puedes delegar tareas.  2. Identificar brechas en las responsabilidades A veces, durante el trabajo en equipo, puede haber tareas que no se están cumpliendo o no están asignadas a nadie de manera clara. Estas "brechas" pueden surgir porque la descripción de los roles o puestos no fue lo suficientemente clara o porque los miembros del equipo han tomado tareas que no les corresponden, ya sea por confusión o porque otras personas les han pedido hacerlo. Revisión de las actividades actuales: Para identificar esas brechas, comparar una lista de tareas (es decir, todas las actividades que deben hacerse) con lo que realmente están haciendo los miembros del equipo. Esta comparación te ayuda a ver si hay responsabilidades que no están Realineación del equipo: Una vez que identificas cubiertas o si hay alguien que está asumiendo tareas que no esas brechas, puedes usar esa información para son parte de su rol original. "realinear" al equipo. 3. Matriz R: Responsable Es la persona o personas que A: Aprobador Es la persona dueña de la tarea, RACI realizan la tarea o el trabajo. Son los que llevan a cabo la actividad y tienen la responsabilidad directa quien es responsable en última instancia de que se realice correctamente. Esta persona de completarla. En cada tarea tiene la autoridad para aprobar debe haber al menos un "R" el trabajo y es quien responderá (aunque puede haber más de uno), si la tarea no se completa ya que alguien debe ejecutar la adecuadamente. Solo puede tarea. haber una persona "A" por tarea. C: Consultado I: Informado Son las personas que se consultan Son las personas que necesitan antes de que se tomen decisiones o ser informadas sobre el se complete la tarea. Tienen progreso o los resultados de la experiencia o conocimientos tarea, pero no participan relevantes para la tarea y su directamente en su realización. opinión es valiosa. La comunicación Solo reciben actualizaciones y entre el responsable y el consultado la comunicación es suele ser bidireccional, ya que el unidireccional (el equipo les feedback es importante para la informa, pero ellos no ejecución. interfieren).  3. Matriz RACI La matriz RACI es una herramienta que se utiliza para asignar roles y responsabilidades dentro de un equipo, especialmente en la gestión de proyectos. RACI es un acrónimo que describe diferentes niveles de responsabilidad que pueden tener los miembros del equipo respecto a una tarea o proceso.  Beneficios RACI Claridad en Mejora la Claridad en responsabilidades comunicación responsabilidades Cada miembro del equipo sabe Se identifica quién debe ser Al tener una persona responsable exactamente cuál es su rol en consultado y quién solo debe ser y otra con rendición de cuentas, cada tarea, evitando confusiones informado, lo que optimiza los se asegura que las tareas se y malentendidos. canales de comunicación y evita completen de manera eficiente. la saturación de información. Consideraciones: Es importante que no haya más de una persona "A" por tarea para evitar la confusión sobre quién tiene la autoridad final. Las personas en los roles de "C" y "I" deben estar bien informadas para evitar problemas de comunicación. Ideas del Idea original Idea moderna equipo Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit, Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit, sed do eiusmod tempor sit sed do eiusmod tempor sit incididunt ut labore et dolore incididunt ut labore et dolore magna sit amet aliqua. magna sit amet aliqua. Idea de Andrea Idea de Maite Idea creativa Idea sencilla Lorem ipsum dolor sit amet, Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit, consectetur adipiscing elit, sed do eiusmod tempor sit sed do eiusmod tempor sit incididunt ut labore et dolore incididunt ut labore et dolore magna sit amet aliqua. magna sit amet aliqua. Idea de Andrea Idea de Andreu 4. Pide comentarios a los miembros del equipo Pedir comentarios sinceros a los miembros del equipo después de completar la matriz RACI puede fomentar Organizar una reunión con el equipo y preguntar, “¿Qué opinan sobre los roles la colaboración y proporcionarte asignados?”. información sobre si los roles que Programar reuniones individuales, así asignaste son adecuados. todos tienen un espacio seguro para Cuando las personas pueden expresar sus expresar sus inquietudes. Realizar una encuesta anónima para que opiniones, se genera una dinámica de los miembros del equipo puedan equipo saludable en el lugar de trabajo, compartir sus respuestas con honestidad. ya que se facilita la comunicación. Hay diferentes maneras de pedir comentarios: Importancia de la diversidad de roles en los trabajos en equipo  La diversidad de roles en los trabajos en equipo es fundamental para lograr un funcionamiento eficaz y equilibrado, ya que cada miembro aporta habilidades, conocimientos y perspectivas únicas que enriquecen el rendimiento del equipo. A continuación, te explico por qué esta diversidad es tan importante: Complementación de habilidades y fortalezas Los equipos son más efectivos cuando están compuestos por personas con diferentes habilidades, competencias y enfoques. Un equipo que incluye tanto personas creativas como organizadas, tanto líderes como ejecutores, puede abordar tareas desde múltiples ángulos y maximizar sus capacidades. Ejemplo: Un "Cerebro" que genera ideas innovadoras puede complementarse con un "Implementador" que convierte esas ideas en acciones concretas, lo que asegura que las ideas no se queden solo en papel. Mejora en la resolución de problemas La diversidad de roles fomenta la creatividad y la innovación, ya que las personas abordan los problemas desde diferentes perspectivas. Los equipos que cuentan con miembros que analizan los problemas en profundidad (como los Monitor Evaluadores) junto con aquellos que impulsan la acción (como los Impulsores) logran equilibrar la reflexión con la ejecución. Ejemplo: Mientras algunos miembros pueden ser buenos para analizar pros y contras (como los "Monitor Evaluadores"), otros pueden tener la capacidad de tomar decisiones rápidas en situaciones críticas (como los "Impulsores"). Esto enriquece el proceso de toma de decisiones. Distribución eficiente de responsabilidades La asignación de tareas puede hacerse de manera más efectiva al aprovechar las fortalezas individuales. La diversidad de roles permite asignar las responsabilidades de acuerdo con lo que cada miembro hace mejor. Esto no solo aumenta la productividad, sino que también permite que las tareas se ejecuten con mayor precisión y calidad. Ejemplo: Un Finalizador, con su atención al detalle, se encarga de los controles finales de calidad, mientras que un Coordinador se asegura de que el equipo trabaje en armonía hacia los objetivos comunes. Reducción de conflictos y mejora en la cohesión del equipo Cuando los roles son diversos y claramente definidos, es menos probable que haya conflictos de poder o ambigüedad en las responsabilidades. Un Cohesionador, por ejemplo, puede jugar un papel crucial en mediar conflictos y mantener la armonía en el equipo. Ejemplo: Si un equipo cuenta con miembros empáticos y buenos en la gestión de relaciones interpersonales (como los "Cohesionadores"), es más fácil mantener una buena dinámica de equipo y resolver tensiones antes de que afecten el rendimiento. Flexibilidad y adaptabilidad Un equipo diverso en roles puede adaptarse mejor a los cambios y desafíos inesperados, ya que diferentes miembros del equipo pueden asumir responsabilidades cuando otros roles no son suficientes para enfrentar la situación. Además, un equipo con roles complementarios es más ágil en la redistribución de tareas y la resolución de crisis. Ejemplo: Si surge un problema imprevisto, un Investigador de Recursos puede encontrar nuevas soluciones externas, mientras que un Especialista puede aportar su conocimiento profundo sobre un área técnica específica. Mejora en la toma de decisiones Los equipos con roles diversos pueden tomar mejores decisiones porque consideran una amplia gama de perspectivas. Esto asegura que las decisiones no solo se basen en un enfoque particular (como puede ser únicamente la creatividad o solo el análisis), sino en una evaluación equilibrada de todas las opciones. Ejemplo: Un equipo que incluye tanto un Cerebro creativo como un Monitor Evaluador crítico tendrá ideas innovadoras que serán analizadas cuidadosamente antes de tomar una decisión, reduciendo el riesgo de errores. Incremento en la motivación y satisfacción Al permitir que cada miembro del equipo contribuya desde sus fortalezas, las personas se sienten más valoradas y satisfechas con su trabajo. Esto mejora la motivación y el compromiso de los miembros del equipo. Además, la diversidad de roles evita que los miembros se sobrecarguen con tareas que no son adecuadas para ellos, lo que mejora el bienestar general. Dinámica Tomas de decisiones en grupo  Técnica de toma de decisiones Una técnica de toma de decisiones en grupo es un método utilizado por un equipo para analizar opciones, discutir problemas y seleccionar la mejor solución colectiva. Estas técnicas ayudan a los grupos a organizar el proceso de decisión, permitiendo la participación de los miembros, asegurando que se escuchen diferentes puntos de vista y facilitando la toma de decisiones de manera estructurada y eficiente. Características de las Técnicas de toma de decisiones Proceso estructurado: Siguen un Participación de varios individuos: conjunto de pasos o reglas claras Involucran a todos o a varios que ayudan a organizar la miembros del grupo, fomentando la discusión y a llegar a una decisión colaboración. de manera ordenada. Diversidad de perspectivas: Solución colectiva: El objetivo es Permiten integrar diversas que la decisión final sea el opiniones, experiencias y resultado de un consenso, una conocimientos para mejorar la votación, o una evaluación calidad de la decisión. conjunta de las alternativas. Técnicas de toma de decisiones Lluvia de Ideas (Brainstorming): Los miembros del grupo generan libremente ideas y soluciones sin críticas ni juicios iniciales. Después, se evalúan las ideas para seleccionar las más viables. Votación: El grupo discute las opciones y, luego, cada miembro vota por la que considera mejor. Se selecciona la opción con mayor cantidad de votos, lo que asegura una decisión rápida. Consenso: El grupo trabaja para llegar a un acuerdo en el que todos estén satisfechos con la decisión, o al menos puedan apoyarla. Es una técnica más lenta pero asegura la cooperación de todos los miembros.  Técnicas de toma de decisiones Técnica de Grupo Nominal (TGN): Cada miembro del grupo escribe de manera individual sus ideas y soluciones. Luego, se comparten las ideas de forma ordenada y se votan para llegar a una decisión. Es útil para evitar la influencia de miembros dominantes. Método Delphi: Los miembros del grupo responden a cuestionarios en varias rondas de manera anónima. Después de cada ronda, los resultados se resumen y se retroalimentan hasta que se llega a una decisión o consenso. Se utiliza generalmente en grupos dispersos geográficamente. Análisis Costo-Beneficio: El grupo evalúa cada opción de acuerdo con sus costos (desventajas) y beneficios (ventajas). La decisión final se toma con base en la opción que ofrezca la mejor relación costo-beneficio.  Ventajas de las Técnicas de toma de decisiones Mejor calidad de las Mayor aceptación Reducción de errores decisiones Los miembros del grupo están más Las decisiones pueden ser más ricas y Más ojos revisando las opciones y los comprometidos con la decisión completas debido a la diversidad de riesgos reduce la posibilidad de porque han participado en su opiniones y conocimientos. cometer errores. elaboración. Dinámica Conclusiones y cierre  San Carlos Torre vida, subiendo la rampa Salud: [email protected] a mano derecha sociales: [email protected] Datos de Forum contacto Parte baja a lado de los talleres, el cubículo de la izquierda [email protected] Campestre Edificio C, último piso al fondo a la [email protected] derecha, primer cubículo  Encuesta de satisfacción Muchas gracias