FR_Conditions Générales de Vente - Comet Bercy - Septembre 2023.pdf

Conditions Générales de Services Les Conditions Générales de Services (ci-après les « Conditions Générales ») ont pour objet de régir la relation entre Comet Meetings et le Client. Les Conditions Générales complétées par les devis et/ou les factures (ci-après collectivement le « Contrat ») constitue...

Conditions Générales de Services Les Conditions Générales de Services (ci-après les « Conditions Générales ») ont pour objet de régir la relation entre Comet Meetings et le Client. Les Conditions Générales complétées par les devis et/ou les factures (ci-après collectivement le « Contrat ») constituent l’accord intégral conclu entre Comet Meetings et le Client. Sauf mention contraire figurant expressément dans un document écrit et signé par Comet Meetings, les Conditions Générales prévalent sur les devis et/ou les factures. Le Client renonce expressément à l’application de ses propres conditions générales. L’acceptation par le Client des Conditions Générales constitue une condition substantielle et déterminante pour Comet Meetings de la conclusion du Contrat. Définitions Les définitions figurant ci-dessous s'appliquent aux Conditions Générales. - « Comet Meetings » désigne la société Comet Bercy, société par actions simplifiée, inscrite au RCS de Paris sous le numéro 822 731 964, dont le siège social est sis 42 rue de Maubeuge, 75009 Paris, ayant un établissement accueillant les événements du Client situé au 40 avenue des terroirs de France, 75012 Paris - « Client » désigne toute personne morale souhaitant réaliser un événement chez Comet Meetings, au 40 avenue des terroirs de France, 75012 Paris - « Contact » désigne toute personne physique ayant un rôle dans l’organisation, la participation, ou la gestion administrative et comptable de l’événement du Client - « Données Personnelles » désigne les données à caractère personnel, au sens de la Règlementation Données Personnelles, du Contact - « Règlementation Données Personnelles » désigne toute disposition de nature législative ou réglementaire, européenne ou nationale, résultant en particulier du règlement 2016/679/UE du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, de la loi modifiée n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés et ses textes d’application ainsi que toute autre réglementation applicable en la matière, venant s’y ajouter ou s’y substituer ultérieurement Article 1 : Nature des prestations et conditions financières Les tarifs et les conditions de la prestation sont ceux stipulés dans le devis dûment signé par le Client auquel est annexé les Conditions Générales. Les tarifs sont exprimés en forfait par personne, hors taxe, en appliquant les barèmes en vigueur. Les prestations comprises dans le forfait sont décrites dans le devis. Les prestations supplémentaires devront être spécifiées par écrit et feront l’objet d’une facturation complémentaire. Ces prestations supplémentaires peuvent être soumises à des conditions générales de vente différentes de celles de Comet Meetings, le cas échéant elles seront communiquées préalablement au Client par tous moyens. Le Client s’engage à respecter les capacités maximales des salles et du bâtiment, telles que précisées par Comet Meetings, fixées selon le statut d’Etablissement Recevant du Public (ERP) de Comet Meetings. A défaut, Comet Meetings se réserve le droit de résilier de plein droit et avec prise d’effet immédiat le Contrat (ou l’événement concerné), sans versement d’indemnité au Client et, sans préjudice du droit de Comet Meetings de réclamer le paiement des sommes échues ou à échoir telles que l’acompte stipulé dans l’article 2 ci-dessous. Article 2 : Confirmation des réservations et paiement du solde Une réservation sera considérée comme ferme et définitive par retour du devis signé, revêtu de la mention « Bon pour Accord » du Client. Le Client sera dès lors redevable du paiement d’éventuels frais d’annulation et report. Après la signature du devis, le règlement de l’acompte doit se faire dans un délai de 5 jours maximum. Passé ce délai, sans réception de l’acompte de 70% du montant du devis et sauf stipulations contraires dans le devis, Comet Meetings se réserve cependant le droit d’annuler l’événement du Client après une relance du Client par e-mail non suivie d’effet dans les 48h. Le solde restant à payer par le Client (de 30% dans le cas standard) devra être versé dans les 30 jours suivant la date d’émission de la facture. En cas de retard de paiement par le Client d'une facture émise par Comet Meetings et dès lors que ce retard n'est pas causé par une faute de Comet Meetings, des pénalités de retard égal au taux d’intérêt appliqué par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente, majoré de dix (10) points de pourcentage, seront immédiatement applicables et exigibles par Comet Meetings, sans qu'un rappel soit nécessaire et sans préjudice de tout autre droit ou recours dont dispose Comet Meetings. Une indemnité forfaitaire de 40€ pour frais de recouvrement sera également appliquée selon l’article L 441-6 du Code de Commerce. Comet Meetings se réserve le droit de demander une indemnisation complémentaire sur la présentation de justificatifs si les frais de recouvrement réellement engagés excédaient le montant de 40€. Article 3 : Conditions de modifications ou annulations des prestations 3.1 Frais de désistement de participants au forfait étude et/ou de soirée par le Client avant le jour de l’événement Quelle que soit l’étendue des désistements, le nombre de participants et la liste nominative devront être communiqués par le Client à Comet Meetings au plus tard 4 jours ouvrés (compris) avant le premier jour de l’événement. Date de la notification par écrit d’une baisse du nombre de participants au forfait étude et/ou de soirée Jusqu’à 16 jours ouvrés Baisse du nombre de Moins de 16 jours ouvrés avant (compris) avant le premier jour participants prévu dans le devis le premier jour de l’événement de l’événement Inférieur ou égal à 10% du Par participant annulé : 70% du nombre prévisionnel (arrondi à 0% de frais montant TTC par participant du l’unité inférieure) devis Par participant annulé auPar participant annulé auStrictement supérieur à 10% du dessus de 10% du nombre dessus de 10% du nombre nombre prévisionnel (arrondi à prévisionnel : 70% du montant prévisionnel : 100% du montant l’unité inférieure) TTC par participant du devis TTC par participant du devis 3.2 Frais d’annulation de salles de sous-commission par le Client avant le jour de l’événement COMET Conditions Générales de Services 2/11 Date de la notification par écrit d’une annulation de salles de sous-commission Jusqu’à 3 jours ouvrés (compris) avant le premier jour de l’événement Moins de 3 jours ouvrés avant le premier jour de l’événement 70% du montant TTC prévu par le devis 100% du montant TTC prévu par le devis 3.3 Frais de modification des prestations prévues avant le jour de l’événement En cas de révision à la baisse de toute ou partie des prestations, le Client est tenu de payer les frais figurant ci-après. En cas de changement du format à la journée en format à la demi-journée, quelle que soit la prestation concernée (forfait d’étude, salle de sous-commission, etc.) pour l’événement, les frais suivants s’appliquent : Date de la notification par écrit de la modification à la baisse de la durée des prestations Jusqu’à 16 jours ouvrés (compris) avant le premier jour de l’événement 70% du montant TTC de l’écart entre le forfait à la journée et le forfait à la demi-journée Moins de 16 jours ouvrés avant le premier jour de l’événement 100% du montant TTC de l’écart entre le forfait à la journée et le forfait à la demi-journée Il est entendu que les frais visés ci-dessus s’appliquent en sus des frais de réduction des effectifs des participants et/ou d’annulation de salle de sous-commission nécessaire pour la prestation concernée sans que le montant total des frais de modification ou d’annulation prévus au titre de l’article 3 ne puisse dépasser le montant TTC des prestations de l’événement. En cas de modification à la baisse ou d’annulation de toute autre prestation (telle que formule de restauration, teambuilding, afterwork, cocktail, soirée, etc.) au cours d’un événement, les frais suivants s’appliquent : Date de la notification par écrit de la modification à la baisse ou d’annulation d’une prestation Jusqu’à 16 jours ouvrés (compris) avant le premier jour de l’événement 70% du montant TTC de l’écart entre l’ancienne et la nouvelle prestation Moins de 16 jours ouvrés avant le premier jour de l’événement 100% du montant TTC de l’écart entre l’ancienne et la nouvelle prestation Il est entendu que les frais visés ci-dessus s’appliquent en sus des frais de réduction des effectifs des participants et/ou d’annulation de salle de sous-commission nécessaire pour la prestation concernée par la modification sans que le montant total des frais de modification ou d’annulation prévus au titre de l’article 3 ne puisse dépasser le montant TTC des prestations de l’événement. 3.4 Annulation totale par le Client avant le jour de l’événement Date de la notification par écrit d’une annulation totale de l’événement COMET Conditions Générales de Services 3/11 Jusqu’à 16 jours ouvrés (compris) avant le premier jour de l’événement Moins de 16 jours ouvrés avant le premier jour de l’événement 70% du montant TTC prévu par le devis 100% du montant TTC prévu par le devis Si Comet Meetings parvient à trouver repreneur pour une partie ou la totalité de la prestation annulée par le Client, le prix payé par le repreneur pourra éventuellement venir compenser les frais d’annulation du Client (sans pouvoir les excéder). 3.5 Report par le Client avant le jour de l’événement Le report doit avoir lieu dans les six mois suivants (pour les événements de moins de 80 personnes) et douze mois (pour les événements de plus de 80 personnes) celui de la réservation initiale, et le projet doit être au minimum égal au séminaire annulé. Date de la notification par écrit d’un report de l’événement Jusqu’à 16 jours ouvrés (compris) avant le premier jour de l’événement Moins de 16 jours ouvrés avant le premier jour de l’événement 40% du montant TTC prévu par le devis 70% du montant TTC prévu par le devis Si Comet Meetings parvient à trouver repreneur pour une partie ou la totalité de la prestation reportée par le Client, le prix payé par le repreneur pourra éventuellement venir compenser les frais de report du Client (sans pouvoir les excéder). 3.6 Souscription à l’assurance report Préalablement à la signature du devis, le Client a la possibilité de souscrire à une assurance report lui permettant de bénéficier d’un (1) report sans frais jusqu'à une certaine date en fonction du nombre de participants selon les conditions précisées ci-dessous. Cette option est payante et correspond à un supplément de dix pourcent (10%) du montant de la prestation délivrée par Comet Meetings hors prestations externes. Ce supplément pourra être révisé à la hausse selon l’augmentation du nombre de participants et donnera lieu à un complément de facturation. L’assurance report sera active dès la signature du devis, elle ne peut être souscrite postérieurement à la signature du devis. Pour être valablement prise en compte, la demande de report doit être notifiée à Comet Meetings par écrit (e-mail suffisant) et la date de réception de la notification écrite fera foi. - - Dans le cas d’un événement de moins de 80 participants : le Client peut reporter sans frais son événement jusqu’à trois (3) jours ouvrés (compris) avant le premier jour de l’événement. La nouvelle date de l’événement devra être communiquée par le Client à Comet Meetings au plus tard dans les quinze (15) jours ouvrés suivant la notification du report et le nouveau devis d’un montant supérieur ou égal au précédent devra être signé au plus tard dans les trente (30) jours ouvrés suivant la notification de report. En tout état de cause, la nouvelle date de l’événement devra avoir lieu dans les six (6) mois suivant la date initiale de l’événement et sera sous réserve des disponibilités de Comet Meetings. Dans le cas d’un événement de 80 participants ou plus : le Client peut reporter sans frais son événement jusqu’à quinze (15) jours ouvrés (compris) avant le premier jour de l’événement. La nouvelle date de l’événement devra être communiquée par le Client à Comet Meetings au plus tard dans les trente (30) jours ouvrés suivant la notification du COMET Conditions Générales de Services 4/11 report et le nouveau devis d’un montant supérieur ou égal au précédent devra être signé au plus tard dans les quarante-cinq (45) jours ouvrés. En tout état de cause, la nouvelle date de l’événement devra avoir lieu dans les douze (12) mois suivant la date initiale de l’événement et sera sous réserve des disponibilités de Comet Meetings. Si ces conditions ne sont pas remplies, l’assurance report ne sera pas applicable, le report sera requalifié en annulation et le Client sera tenu au paiement des frais d’annulation inhérents. Article 4 : Annulation du fait de Comet Meetings La nature de la manifestation sera conforme à celle figurant dans les devis. Sont exclues les manifestations à caractère politique, religieux ou militant ainsi que toutes manifestations susceptibles de provoquer controverses ou troubles publics. Dans ces cas, Comet Meetings se réserve le droit de résilier unilatéralement sans préavis ni indemnité le Contrat. Comet Meetings se réserve le droit de résilier unilatéralement sans préavis ni indemnité dans le cas d’une absence de règlement par le Client des acomptes stipulés à l’article 2, sans préjudice du droit de Comet Meetings de rechercher le paiement des sommes échues ou à échoir ainsi que l’indemnisation du préjudice subi. Article 5 : Responsabilités - Assurances 5.1 Responsabilité. Le Client est tenu pour responsable de tous dommages qu’il commet, dans les locaux privatisés et parties communes, sur tous les types d’objets : matériels, effets, documentations, et équipements mis à disposition par Comet Meetings pour l’exécution de la prestation. Les réparations seront évaluées par procès-verbal et seront suivies d’une indemnisation par le Client, sans délai de recours aux assurances. Comet Meetings ne pourra pas être tenu responsable : - des dommages qui résultent (i) du fait du Client, (ii) du fait des participants à l’événement du client, (iii) du fait d’un tiers ou (iv) d’un cas de force majeure ou d’un Evènement Exonératoire tel que défini à l’Article 10 du Contrat ; - de tout dommage provenant de la perte de données, du préjudice d’image, de la perte de bénéfices ou de chiffre d’affaires ou de tout dommage indirect. 5.2 Assurances. Comet Meetings déclare être couverte par une assurance de responsabilité civile professionnelle souscrite auprès d’une compagnie d’assurance solvable. De son côté, le Client déclare avoir souscrit une police d’assurance couvrant sa responsabilité civile auprès d’une compagnie notoirement solvable. Article 6: Réclamations Les réclamations liées à la mauvaise exécution des prestations par Comet Meetings doivent être adressées par lettre recommandée avec accusé de réception à l’adresse du siège social de Comet Meetings dans les deux semaines après la fin de l’événement. Toute demande effectuée après ce délai ne pourra pas être acceptée. Article 7 : Adhésion à la communauté membre de Comet Meetings et acceptation du règlement d’utilisation des espaces à destination du Client COMET Conditions Générales de Services 5/11 La réservation d’un événement nécessite l’affiliation du Client et du Contact organisateur à la base de données membre de Comet Meetings. Cette adhésion impose aux participants de l’événement d’avoir pris connaissance du règlement d’utilisation des espaces à destination du Client et des consignes de sécurité, à des fins de prévention des incendies ou pour quelque autre motif que ce soit. Son acceptation est liée à la signature du devis. Un exemplaire du règlement d’utilisation des espaces à destination du Client est mis à disposition du Client dans les locaux de Comet Meetings. Article 8 : Protection des données personnelles Comet Meetings respecte la vie privée de ses Clients et en particulier des Contacts et s’engage à ce que toutes les informations qu’il recueille permettant d’identifier ces derniers soient considérées comme des informations confidentielles. Les informations recueillies sont traitées par la société Comet Group SAS, inscrite au RCS de Paris sous le numéro 822 731 964 dont le siège social est sis 42 rue de Maubeuge 75009, en sa qualité de responsable du traitement pour la gestion des événements se déroulant au 40 avenue des terroirs de France, 75012 Paris. Comet Group SAS met en œuvre les précautions utiles afin de restreindre et sécuriser l’accès aux données personnelles du Client, et notamment empêcher qu’elles soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès. Plus généralement, Comet Group SAS met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour s’assurer que le traitement des données personnelles du Client soit effectué conformément à la Règlementation Données Personnelles. La collecte des informations du Contact est essentielle à la fourniture des services, à la gestion des événements et à la bonne exécution du Contrat. Le refus de consentir au traitement de ses données personnelles empêcherait l’exécution de ces services. Le Client est également informé que ces informations servent également à la constitution d’un fichier clientèle à des fins de prospection commerciale. Les informations personnelles sont conservées pendant la durée légale de conservation et sont destinées aux personnes nécessaires à leur traitement au sein de la société ainsi qu’à des soustraitants dès lors que le contrat signé entre les sous-traitants et le responsable du traitement fait mention des obligations incombant aux sous-traitants en matière de protection de la sécurité et de la confidentialité des données (article 28 du Règlement européen sur la protection des données personnelles UE 2016/679) et précise notamment les objectifs de sécurité devant être atteints. Les données personnelles du Client sont hébergées par Comet Group SAS sur des serveurs sécurisés situés en France et en Allemagne. Aucun transfert des données n’est réalisé hors de l’Union européenne par Comet Group SAS. Conformément au Règlementation Données Personnelles, le Client et/ou le Contact disposent à tout moment et quelle qu’en soit la raison, de différents droits à l’égard du traitement des données personnelles, notamment : d’un droit d'accès aux données le concernant, de rectification, d’effacement et d’opposition, du droit à la limitation du traitement, du droit à la portabilité des données ainsi que du droit de définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication des données à caractère personnel après son décès. Pour exercer ces droits ou obtenir toutes informations complémentaires concernant la gestion des données personnelles par Comet Group SAS, le Contact et/ou le Client peut contacter le responsable du traitement à [email protected]. Le Client et/ou le Contact ont également le droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL. COMET Conditions Générales de Services 6/11 Article 9 : Confidentialité Chaque partie s'engage à maintenir strictement confidentielles toutes les informations tant écrites qu'orales, communiquées par l’autre partie ou dont elle aura connaissance dans le cadre du Contrat et non encore tombées dans le domaine public. Chaque partie s’engage à ne pas utiliser lesdites informations, directement ou indirectement, pour son propre compte ou pour celui d’un tiers, sauf dans le cadre et en application du Contrat. Les clauses du Contrat sont réputées confidentielles, et à ce titre, elles ne peuvent être ni publiées, ni communiquées à des tiers non autorisés. Les parties s'engagent à faire respecter la présente clause par leurs salariés et leurs collaborateurs pendant toute la durée du Contrat et pendant une période de cinq (5) ans suivant la date d’expiration ou de résiliation du Contrat. Article 10 : Force majeure 10.1. A l’exception des obligations de paiement, aucune des parties ne pourra être tenue pour responsable d’un manquement à ses obligations au titre du Contrat si un tel manquement résulte d’un cas de force majeure tel que défini par l’article 1218 alinéa 1 du Code civil et habituellement retenu par la jurisprudence des cours et tribunaux français. En cas de survenance d'un cas de force majeure, la partie souhaitant se prévaloir de l'événement de force majeure devra sans délai et par tous moyens informer l’autre partie de son impossibilité à exécuter ses obligations, en indiquant l’événement qui la met dans l’impossibilité d’entreprendre ou de poursuivre l’exécution de ses obligations, et en démontrant l’impact dudit événement sur l’inexécution de ses obligations du Contrat. L’événement de force majeure suspend l’exécution des obligations de la partie subissant l’événement de force majeure. Si le cas de force majeure venait à excéder six (6) mois à compter de la notification visée ci-dessus, la partie la plus diligente aura la faculté de résilier le Contrat, de plein droit et sans autre formalité que l’envoi à l’autre partie d’une lettre recommandée avec demande d’avis de réception. La résiliation prendra effet à compter du lendemain de la date de notification de la résiliation. Le cas de force majeure ne suspend pas les obligations de paiement nées antérieurement ou échues au cours de la période de force majeure et Comet Meetings ne sera tenue à aucun remboursement des sommes versées ou dues par le Client. Chacune des parties supporte la charge de tous les frais qui lui incombent en raison de la survenance du cas de force majeure. 10.2 Nonobstant ce qui précède, lorsque la fourniture des prestations par Comet Meetings est rendue impossible ou empêchée par quelque motif que ce soit et à tout moment (tel que toute décision de nature légale, règlementaire ou administrative, quelle qu’elle soit, affectant l’accès, l’accueil du public ou les regroupements au sein du site de Comet Meetings accueillant l’événement prévu par le Client ; grève totale ou partielle, interne ou externe, incendie, épidémie, pandémie, catastrophe naturelle, acte de terrorisme, état de guerre, interruption totale ou partielle ou blocage des réseaux de télécommunications ou électriques, acte de piratage informatique), les parties s’engagent à adapter les modalités d’exécution du Contrat comme suit : (i) Comet Meetings informera dans les meilleurs délais le Client de la survenance d’une telle situation, (ii) les parties s’engagent à reporter, sans frais, les prestations concernées à une date convenue d’un commun accord dans un délai de six (6) mois à COMET Conditions Générales de Services 7/11 compter de la date initiale de l’événement du Client lequel délai pourra être prorogé au besoin et (iii) le Client demeure tenu au paiement du prix selon les stipulations du Contrat (à savoir acompte préalable puis solde à verser préalablement à la date convenue de report de l’événement du Client). En cas de refus du Client de reporter les prestations, le Client pourra annuler l’évènement concerné auquel cas il sera tenu au versement des frais d’annulation tels que prévus à l’article 3 des Conditions Générales. Article 11 : Publicité Sauf stipulation contraire dans le devis, Comet Meetings est autorisée à mentionner le nom commercial, la marque et le logo du Client à titre de référence commerciale dans ses documents marketing, promotionnels et publicitaires. Article 12 : Interprétation 12.1 Le Contrat exprime l'intégralité de l'accord entre les parties. 12.2 La division en articles et paragraphes n'a été adoptée que dans le but de commodité et ne doit pas être considérée comme pouvant affecter le sens et la portée de l'ensemble des clauses qui forment un tout indivisible. 12.3 Conformément à l'article 1184 du Code Civil, lorsque la cause de nullité n'affecte qu'un ou plusieurs Articles du Contrat, elle n'emporte nullité de l'acte tout entier que si cet ou ces Article(s) constitue un élément déterminant de l'engagement des parties ou de l'une d'elles. En dehors du cas précité, la nullité ou l’inopposabilité de l’un quelconque des Articles du Contrat n’emporte pas nullité des autres Articles qui conservent toute leur force et leur portée. 12.4 Toute modification ou complément au Contrat devra, pour être opposable aux parties, avoir une forme écrite et être signée par celles-ci. Article 13 : droit applicable – Attribution de juridiction Le Contrat est soumis au droit français. Les parties conviennent que les tribunaux dans le ressort de la Cour d’Appel de Paris seront seuls compétents pour connaître de tout litige relatif au Contrat. Article 14 : Obligations du Client Il est entendu que le Client apporte une collaboration active à la réalisation de l’événement et s’engage à prendre toutes les mesures afin d’assurer une bonne exécution du Contrat. En particulier, le Client s’engage à valider au préalable la plateforme de Comet Meetings sur laquelle se déroulera l’évènement et notamment s’assurera que les pare-feux des participants à l’évènement sont débloqués afin de leur permettre de participer à l’événement. Comet Meetings ne pourra être tenue responsable ou ne sera considérée comme manquant à ses obligations, en cas de retard du Client dans l’exécution de ses obligations ou de non-respect par le Client de ses obligations. A ce titre, si les participants ne parviennent pas à se connecter en cas de défaillance du Client, l’évènement sera néanmoins considéré comme réalisé et le Client sera tenu de payer l’intégralité du prix lié à l’évènement sans pouvoir invoquer un report ou une annulation ni se prévaloir d’une quelconque remise. COMET Conditions Générales de Services 8/11 Annexe : Règlement d’utilisation des espaces à destination des clients Article 1 – Objet Le présent règlement concerne la gestion et la mise à disposition des salles de réunion et des espaces dits communs de l’établissement Comet Bercy appartenant à la SAS COMET BERCY sise à Paris, 42, rue Maubeuge, 75009 Paris immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Paris sous le numéro RCS 822 731 964. L’établissement Comet Bercy comprend (i) des salles de réunion totalement équipées : Mobilier (assises, tables) Projection et sonorisation (Écran 4K ou vidéoprojecteur en fonction de la taille de la salle) Paperboard Papeterie Wi-Fi dans tout le bâtiment Prise de courant (ii) Ainsi que des espaces de vie commun (Plaza, Forum, Capsules, Espace de restauration, etc.) accessibles à tous les participants sauf dans le cas de privatisation. Article 2 – Bénéficiaires Les sociétés locataires ou les clients venant passer une journée dans l’établissement sont ci-après désignées par les termes utilisateur(s), ou bénéficiaire(s). Article 3 – Horaires d’accès Du lundi au vendredi de 08h00 à 19h00 sauf jours fériés ou demandes spécifiques et validées avec le service commercial en amont de l'événement organisé par le bénéficiaire. Article 4 – Modalités de réservation Les réservations se font en lien avec le service commercial de la société Comet Group ou directement sur le site de réservation en ligne de Comet Meetings. Dans le cadre de cette réservation, il sera demandé aux bénéficiaires de fournir les informations suivantes les concernant : Le nom de la société La fonction et le service de la personne effectuant la réservation Les noms, prénoms, téléphone professionnel et adresse mel de la personne effectuant la réservation Ainsi que les informations sur son événement / sa venue dans l’établissement Article 5 – Utilisation des lieux Les salles sont mises à disposition pour toutes types de réunions à l’exclusion formelle de réunions à caractère raciste, xénophobe, antisémite, sexiste ou tout autre réunion de personnes ne répondant COMET Conditions Générales de Services 9/11 pas aux droits humains fondamentaux. ou divers propos portant atteinte aux droits fondamentaux de la personne. Article 6 – Conditions d’utilisation L’utilisateur s’interdit toute activité dangereuse et respecte les dispositions légales d’hygiène et de sécurité, en particulier : Laisser libre les circulations aux abords et à l’intérieur de la salle. Ces circulations sont visibles à l’arrivée des bénéficiaires puisque les équipes de l’établissement Comet Bercy auront pris soin de mettre en place le mobilier selon les normes sécuritaires en vigueur. L’établissement Comet Bercy n’est pas responsable du déplacement du mobilier dans la salle si ce dernier est fait par le bénéficiaire au cours de la journée sans en avoir averti au préalable le personnel de l’établissement Comet Bercy S’abstenir d’encombrer, de quelque manière que ce soit, les parties communes de l’immeuble Ne pas occulter les blocs autonomes de secours des issues de sécurité. Ne pas surcharger ou modifier les installations techniques de chauffage, ventilation, projection, éclairage, sonorisation, lutte contre le feu ou électriques. Ne pas apposer de décoration suspendue ou sur les murs, ne pas planter des clous ou des punaises ou autres, ne pas percer, agrafer, coller (avec de la colle ou ruban adhésif..) d'éléments dans quel qu’endroit que ce soit dans l’établissement (salle, partie commune…) Ne rien poser sur les toiles de projection (post it, feuilles de paperboard…). Ne pas introduire de matériel de cuisson dans les espaces Propreté, hygiène et règles d’usage : L’organisation des réunions doit se faire de manière à préserver l’état des aménagements, du mobilier et des équipements. Le bénéficiaire s’engage à restituer les locaux en bon état de propreté, et le mobilier dans un état fonctionnel. En dehors de bouteilles d’eau, il est interdit de consommer des boissons ou de la nourriture dans les salles de réunion, autre que celles prévues dans les espaces et mises en place par les équipes de Comet Bercy. Article 7 – Assurance En vertu de l'article 1231-3 du Code Civil, l'établissement Comet Bercy n'est tenu que des dommages et intérêts qui ont été prévus ou qui pouvaient être prévus lors de la conclusion du contrat, sauf lorsque l'inexécution est due à une faute lourde ou dolosive. Aussi, le bénéficiaire sera responsable de la mise en sécurité des biens lui appartenant au sein de nos espaces, à tout moment, y compris lors d'événements prévus en soirée, l'établissement Comet Bercy renonçant à toute responsabilité en cas de vol ou casse des dits biens si ceux-ci n'ont pas été mis en sécurité, mettant à disposition du bénéficiaire tous les éléments permettant cette mise en sécurité (mise à disposition de clés pour verrouiller les portes des salles notamment) COMET Conditions Générales de Services 10/11 Le bénéficiaire sera également responsable de tous les dégâts causés par les personnes présentes sur les espaces de l’établissement Comet Bercy et mis à sa disposition. Le bénéficiaire et ses assureurs subrogés renoncent expressément à tout recours en responsabilité matériel et immatériel contre l’établissement Comet Bercy et la société Comet Group et ses assureurs et plus spécifiquement dans les cas suivants : Vols, cambriolage, responsabilité, incendie, destruction et dommages corporels, Interruption même prolongée et quelle qu’en soit la cause, du fonctionnement des équipements communs à l’immeuble ou à l’ensemble immobilier, de la fourniture de toute source d’énergie ou fluide, des services ou fournitures concernant les bureaux mis à disposition ou les parties communes. Article 8 – Interdiction de fumer et de vapoter Depuis le 1er février 2007, il est interdit de fumer dans les lieux affectés à un usage collectif, fermés et couverts, qui constituent des lieux de travail (articles L.3512-8 et R.3512-2 du Code de la santé publique ).Cette interdiction s’applique tant aux locaux affectés à l’ensemble du personnel (accueil, réception, locaux de restauration, espaces de repos, lieux de passage…). qu’aux locaux de travail, aux salles de réunion et de formation mais aussi aux bureaux, même occupés par une seule personne, et ce dans la mesure où plusieurs personnes y ont potentiellement accès, notamment le personnel d’entretien. L’interdiction de vapoter est entrée en vigueur le 1er octobre 2017 (décret n°2017-633 du 25 avril 2017). Articles 9 – Animaux L’accès à l’établissement est interdit aux animaux, même tenus en laisse, à l’exception des chiens des personnes mal voyantes. Article 10 – Communication et responsabilité Le bénéficiaire est le garant de l’utilisation des espaces qui sont mis à sa disposition. Lors de la réservation de la salle, le bénéficiaire reconnaît parfaitement connaître les dispositions du présent règlement, s’y conformer et faire en sorte qu’il soit respecté par l’ensemble des participants à sa réunion. Règlement mis à jour en juillet 2023 COMET Conditions Générales de Services 11/11