Kebijakan Data PDF

Pengelolaan Data BAB III KEBIJAKAN DATA 3.1. Uraian Materi a. Kebijakan Data Kebijakan data berisi seperangkat aturan, prinsip, dan pedoman yang berfungsi sebagai kerangka kerja untuk berbagai bidang manajemen...

Pengelolaan Data BAB III KEBIJAKAN DATA 3.1. Uraian Materi a. Kebijakan Data Kebijakan data berisi seperangkat aturan, prinsip, dan pedoman yang berfungsi sebagai kerangka kerja untuk berbagai bidang manajemen data di suatu institusi. Kerangka kerja tersebut biasanya mencakup kebijakan institusi untuk menjaga kualitas data, akses, keamanan, privasi, penggunaan data, serta peran dan tanggung jawab untuk menerapkan kebijakan tersebut dan bagaimana memantau kepatuhannya. Kebijakan data yang jelas memungkinkan sumber data dan pengguna data mengetahui bahwa institusi peduli dengan privasi dan keamanan datanya, bahwa institusi memahami kekhawatiran konsumen tentang cara data dikumpulkan, digunakan, dan dibagikan. Kebijakan tata kelola data disusun berdasarkan (a) kerangka kerja kebijakan yang dirancang oleh pemangku kepentingan untuk menguraikan bagaimana data akan diperlakukan, (b) rencana implementasi yang dapat ditindaklanjuti, yang mendefinisikan alat dan teknologi, peran serta dan tanggung jawab pemangku kepentingan data, dan (3) komitmen terhadap penilaian berkelanjutan atas kebijakan dan rencana terhadap tercapainya tujuan institusi. Langkah yang dapat dilakukan untuk menyusun kebijakan data: a. Komunikasikan nilai tata kelola data secara internal kepada pemangku kepentingan. Jika institusi saat ini tidak memiliki tata kelola data, maka ini yang perlu disusun terlebih dahulu. b. Bangun Tim Tata Kelola Data, terdiri dari tim internal yang dapat membantu mengelola tata kelola data dan membantu memastikan dukungan lintas departemen. c. Tentukan peran dan tanggung jawab dalam pengelolaan data. Bagan RACI dapat membantu memetakan siapa yang 12 Pengelolaan Data bertanggung jawab, siapa yang perlu melakukan aksi, siapa yang perlu dikonsultasikan, dan siapa yang harus terus mendapat informasi tentang perubahan. d. Tetapkan harapan, keinginan, dan kebutuhan pemangku kepentingan utama, ini dapat dilakukan melalui wawancara, pertemuan, ataupun percakapan informal. e. Rancang dokumen kebijakan dan minta pemangku kepentingan utama untuk meninjau dan mendukungnya. f. Komunikasikan kebijakan tersebut kepada seluruh pemangku kepentingan. Ini bisa berupa kombinasi pertemuan dan pelatihan kelompok, percakapan satu lawan satu, rekaman video pelatihan, dan komunikasi tertulis. g. Tetapkan metrik kinerja dan cara untuk memantau kepatuhan terhadap kebijakan. h. Tinjau kinerja secara teratur dengan tim tata kelola data. i. Jaga agar kebijakan tetap terbarukan. Tinjau kebijakan tata kelola data institusi secara berkala untuk memastikannya mencerminkan kebutuhan organisasi dan pemangku kepentingan saat ini. Ada sejumlah faktor yang perlu dipertimbangkan ketika mengembangkan kebijakan tata kelola data dan memastikan bahwa tata kelola data diadopsi pada tingkat budaya. Faktor ini mencakup namun tidak terbatas pada: a. Tujuan. Tetapkan tujuan menyeluruh untuk setiap area. Tetapkan metrik kinerja untuk dapat mengevaluasi keberhasilan. b. Sumber Daya Manusia. Tentukan peran setiap SDM terkait data di institusi Identifikasi pengelola data, pemilik data, dan tim operasional yang memberikan dukungan teknis dan memantau kepatuhan. Gunakan bagan RACI untuk bagian ini. 13 Pengelolaan Data c. Inventarisasi Data. Inventarisasi dan dokumentasikan semua sumber data. Tinjau inventaris secara teratur untuk memasukkan sumber baru dan menghapus sumber lama. d. Manajemen Konten Data. Identifikasi tujuan pengumpulan data, tinjau kebijakan pengumpulan secara teratur. e. Manajemen Catatan Data. Mengembangkan dan mematuhi kebijakan yang menentukan bagaimana catatan harus dibuat, dipelihara, dan dihapus. f. Kualitas Data. Tetapkan tanggungjawab untuk kualitas data kepada tim kualitas data, dan harus ada pengelola data yang melakukan audit rutin untuk memastikan kualitas. Kebijakan kualitas data memuat pernyataan aksi untuk mencapai tujuan institusi, yang dapat digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan pada saat terjadi permasalahan. g. Akses Data. Tentukan izin dan siapa yang memiliki akses ke sistem apa. h. Keamanan Data. Tentukan kebijakan seputar keamanan data, berbagi data, akses ke data. Kebijakan keamanan data menentukan detail tentang bagaimana data, informasi pengenal sumber data (identitas yang dapat digunakan untuk mengenali sumber data, misalkan nama responden, nama perusahaan, dan lain-lain), kekayaan intelektual, dan informasi sensitif lainnya ditangani. Sertakan penilaian risiko di bagian ini yang menunjukkan risiko dan kemungkinan terjadinya risiko. b. Standar Data dan Metadata Salah satu faktor yang perlu diperhatikan pada saat penyusunan kebijakan data adalah bagaimana data diinventarisasi. Pengelola data harus membuat daftar data yang tersedia dan melakukan pemeriksaan terkait kemungkinan data dapat digunakan kembali. Upaya yang dapat dilakukan agar 14 Pengelolaan Data data memiliki nilai lebih dan dapat dilakukan integrasi informasi adalah dengan menentukan standar data dan metadatanya. Standar data adalah kesepakatan terdokumentasi tentang representasi, format, definisi, penataan, penandaan, transmisi, manipulasi, penggunaan, dan pengelolaan data. Standar data merupakan bagian yang sangat penting dalam upaya meningkatkan kualitas data, agar data dapat dimanfaatkan untuk pengambilan keputusan yang lebih baik. Penggunaan standar data memungkinkan penggunaan kembali elemen data dan metadatanya yang dapat mengurangi redundansi antar sistem, sehingga meningkatkan keandalan dan mengurangi biaya. Standar data memastikan konsistensi dalam penggunaan kumpulan kode dengan menyediakan pemeliharaan dan pengelolaan kumpulan kode yang dimiliki institusi. Jika kebijakan data memandu apa yang harus dilakukan dan apa yang tidak boleh dilakukan terkait data, standar data adalah aturan yang lebih rinci tentang bagaimana melakukannya. Contoh standar data termasuk standar penamaan, standar pemodelan data, dan standar arsitektur data lainnya. Metadata adalah ringkasan dan deskripsi tentang data yang digunakan untuk mengklasifikasikan, mengatur, memberi label, dan memahami data, membuat pengurutan dan pencarian data menjadi lebih mudah. Tanpa metadata, pengguna data akan mengalami kesulitan di dalam memahami data yang tersedia. Metadata memastikan pengguna akan dapat menemukan data, menggunakan data, dan memelihara serta menggunakan kembali data di masa mendatang. Metadata juga mempermudah pencarian data yang relevan. Contohnya, sebagian besar dokumen institusi tersimpan dalam bentuk teks. Jika yang diperlukan adalah arsip dalam format seperti audio, gambar, dan video, akan memerlukan upaya yang besar, kecuali metadata dari audio, gambar dan video tersebut telah tersedia. Standar atau skema metadata adalah: sistem pelabelan, penandaan, atau pengkodean yang digunakan untuk merekam informasi katalogisasi atau menyusun catatan deskriptif. Skema metadata menetapkan dan 15 Pengelolaan Data mendefinisikan elemen data dan aturan yang mengatur penggunaan elemen data untuk mendeskripsikan sumber daya. Standar metadata diperlukan untuk memastikan bahwa metadata dapat digunakan kembali dan dapat dibagipakaikan baik di dalam sistem internal instansi maupun untuk mendukung kebutuhan pertukaran metadata ke eksternal instansi. Tahapan kegiatan penyusunan standar metadata mencakup namun tidak terbatas pada: a. mengkaji best practice atau standar metadata yang menjadi acuan dan telah diterapkan oleh instansi atau organisasi eksternal; b. mendokumentasikan standar metadata yang direkomendasikan untuk diterapkan di instansi terkait; c. melakukan analisis terkait proses adapt dan adopt dari standar metadata yang di rekomendasikan; d. mengidentifikasi standar baku yang terdiri dari format dan struktur metadata, penamaan, pengklasifikasian serta penentuan atribut informasi sesuai dengan kebutuhan instansi. c. Prosedur Pengelolaan Data Jika kebijakan merupakan artikulasi perilaku yang perlu dilakukan untuk mencapai sasaran institusi, di mana standar merupakan acuan yang baku, maka prosedur pengelolaan data menunjukkan aktivitas/proses yang dilakukan oleh peran-peran di institusi serta masukan dan keluaran dari setiap aktivitas/proses pengelolaan data. Prosedur pengelolaan data adalah metode, teknik, dan langkah terdokumentasi yang dapat diikuti untuk menyelesaikan aktivitas spesifik dengan hasil tertentu dan artefak pendukungnya. Seperti juga kebijakan dan standar, prosedur sangat bervariasi di seluruh organisasi. Dokumen prosedural menangkap pengetahuan organisasi dalam bentuk eksplisit, dan biasanya dirancang oleh para profesional manajemen data. 16 Pengelolaan Data Prosedur pengelolaan data meliputi: a. Memahami proses bisnis, nilai, tingkat keamanan, dan risiko kumpulan data. b. Pemantauan kualitas data. c. Kepatuhan terhadap kebijakan, prosedur dan pedoman untuk memastikan kualitas dan keamanan data tetap terjaga. 3.2. Rangkuman Kebijakan data berisi seperangkat aturan, prinsip, dan pedoman yang berfungsi sebagai kerangka kerja untuk berbagai bidang manajemen data di suatu institusi. Standar data adalah kesepakatan terdokumentasi tentang representasi, format, definisi, penataan, penandaan, transmisi, manipulasi, penggunaan, dan pengelolaan data. Prosedur pengelolaan data adalah metode, teknik, dan langkah terdokumentasi yang dapat diikuti untuk menyelesaikan aktivitas spesifik dengan hasil tertentu dan artefak pendukungnya. 3.3. Soal Latihan a. Jelaskan hubungan antara kebijakan, standar, dan prosedur dalam pengelolaan data! b. Apa yang dapat dijelaskan dalam bagan RACI, dan bilamana bagan ini digunakan? c. Mengapa metadata diperlukan dan bagaimana peran metadata dalam pengelolaan data? 3.4. Contoh Kasus Transformasi Digital menjadi program nasional yang diharapkan dapat diterapkan sampai dengan pemerintahan di tingkatan terkecil. Dalam mendukung terlaksananya transformasi digital, dan dalam rangka meningkatkan literasi digital di lingkup pemerintahan provinsi Z, seorang Prakom Madya di Dinas Kominfo melakukan penyusunan kebijakan keamanan data di provinsi Z 17 Pengelolaan Data Salah satu hal yang diatur dalam kebijakan keamanan data adalah kewajiban bagi setiap staf TI untuk mengikuti Pelatihan Keamanan Data setiap tahun. Staf TI harus berhasil lulus penilaian untuk menunjukkan kesadaran keamanan siber, dan akan menerima Sertifikat Penyelesaian. Tujuan dari pelatihan ini untuk meningkatkan literasi dan kesadaran Staf TI tentang keamanan data. Atasan langsungnya harus memverifikasi bahwa Staf TI mereka telah menyelesaikan modul pelatihan, dan pelatihan ini menjadi syarat wajib bagi Staf TI yang akan mengajukan kenaikan pangkatnya. Identifikasi pemangku kepentingan dalam pelaksanaan pelatihan ini pun dilakukan. Yang bertanggungjawab melaksanakan pelatihan adalah BKD provinsi Z, peran untuk penyediaan konten dan fasilitator pelatihan adalah Prakom dilakukan oleh Dinas Kominfo provinsi Z. Materi pelatihan disusun berdasarkan konsultasi dengan Kementerian Komunikasi dan Informatika, dan laporan hasil pelaksanaan pelatihan akan diinformasikan ke BKD, atasan langsung staf TI, serta dianalisa untuk mengetahui tren literasi digital Staf TI di provinsi Z. Karena sifat pelatihan ini wajib dan menjadi syarat untuk kenaikan pangkat, di dalam pembangunan Sistem Pelatihan, pengembang sistem harus memperhatikan integrasi data antar Sistem Pelatihan dan Kepegawaian. Agar memudahkan pengintegrasian sistem, maka sistem pelatihan sebaiknya dibuat dengan mengikuti Standar Data yang sudah dimiliki sistem kepegawaian. Solusi lainnya adalah dengan menyiapkan metadata yang akan menjembatani komunikasi data dari kedua sistem ini. Bagaimana melakukan integrasi datanya dituangkan dalam dokumen SOP pelaporan pelaksanaan ujian pelatihan keamanan data. Kemudian, perlu disiapkan SOP dalam penyelenggaraan pelatihan dan pelaksanaan ujian kesadaran keamanan siber SOP ini perlu diketahui oleh setiap pemangku kepentingan sebagai acuan pelaksanaan kegiatan. 18