BAB III Kebijakan Data

Seperangkat aturan, prinsip, dan pedoman yang mengatur manajemen data di sebuah institusi. Meliputi aspek kualitas, akses, keamanan, privasi, dan penggunaan data.

Menjelaskan bagaimana data akan ditangani di sebuah institusi, meliputi alur penanganan, peran pemangku kepentingan, dan penilaian keberhasilan.

Memastikan institusi peduli dengan privasi dan keamanan data, serta transparan tentang bagaimana data dikumpulkan, digunakan, dan dibagikan.

Melibatkan komunikasi nilai tata kelola data, pembentukan tim, penentuan peran dan tanggung jawab, serta pemahaman kebutuhan pemangku kepentingan.

Memberikan pemahaman tentang pentingnya tata kelola data kepada semua pihak di institusi.

Tim internal yang membantu mengelola tata kelola data dan memastikan dukungan lintas departemen.

Membedakan tugas dan kewajiban setiap orang dalam pengelolaan data.

Mencari tahu harapan, keinginan, dan kebutuhan pengguna data.

Dokumen panduan yang menjelaskan bagaimana suatu organisasi mengelola aset datanya, meliputi pengumpulan, penyimpanan, pengolahan, penggunaan, dan keamanan data.

Pihak yang memiliki kepentingan terhadap data dan kebijakan tata kelola data, contohnya: pemilik data, pengguna data, tim IT, dan regulator.

Proses penyebaran dan edukasi tentang kebijakan tata kelola data kepada semua pemangku kepentingan, dengan metode yang sesuai dengan kebutuhan dan preferensi.

Tolak ukur yang digunakan untuk menilai efektivitas kebijakan tata kelola data, contohnya: tingkat kepatuhan, waktu respons, dan kualitas data.

Tujuan umum yang ingin dicapai dengan penerapan kebijakan tata kelola data, misalnya: peningkatan kualitas data, keamanan data, dan efisiensi penggunaan data.

Setiap individu memiliki tanggung jawab khusus terkait pengelolaan data, seperti: pemilik data, pengelola data, dan tim operasional.

Daftar lengkap semua sumber data yang dimiliki oleh suatu organisasi, meliputi jenis data, format, lokasi, dan pemiliknya.

Aturan yang menentukan cara menyimpan, mengelola, dan menghapus data, termasuk retensi data dan pemusnahan data yang sudah tidak dibutuhkan.

Ringkasan dan deskripsi tentang data yang membantu mengklasifikasikan, mengatur, memberi label, dan memahami data.

Memudahkan pencarian data, memahami data yang tersedia, dan menggunakan serta memelihara data di masa mendatang.

Sistem pelabelan, penandaan, atau pengkodean untuk merekam informasi katalogisasi atau menyusun catatan deskriptif.

Memastikan metadata dapat digunakan kembali dan dibagipakaikan baik di dalam sistem internal maupun eksternal.

Meliputi mengkaji standar internal dan eksternal, mendokumentasikan standar rekomendasi, menganalisis adaptasi, dan mengidentifikasi standar baku.

Terdiri dari format dan struktur metadata, penamaan, pengklasifikasian serta penentuan atribut informasi sesuai dengan kebutuhan instansi.

Contohnya, sebagian besar dokumen institusi tersimpan dalam bentuk teks. Jika yang diperlukan adalah arsip dalam format seperti audio, gambar, dan video, akan memerlukan upaya yang besar, kecuali metadata dari audio, gambar dan video tersebut telah tersedia.

Metadata memastikan pengguna akan dapat menemukan data, menggunakan data, dan memelihara serta menggunakan kembali data di masa mendatang.Metadata juga mempermudah pencarian data yang relevan.

Pelatihan yang wajib diikuti oleh setiap staf TI di Dinas Kominfo Provinsi Z setiap tahun untuk meningkatkan literasi dan kesadaran mereka tentang keamanan data.

Bukti bahwa seorang staf TI telah menyelesaikan Pelatihan Keamanan Data dan berhasil melalui penilaian.

Proses yang dilakukan oleh atasan langsung untuk memastikan bahwa staf TI di bawahnya telah menyelesaikan modul Pelatihan Keamanan Data.

Proses menghubungkan Sistem Pelatihan dan Sistem Kepegawaian agar data tentang pelatihan dapat diakses dan digunakan dalam pengambilan keputusan terkait kenaikan pangkat.

Format data yang seragam yang digunakan dalam sistem kepegawaian agar integrasi data dengan Sistem Pelatihan dapat dilakukan dengan mudah.

Dokumen yang menjelaskan cara melakukan integrasi data dalam laporan pelaksanaan ujian pelatihan keamanan data.

Dokumen yang menjelaskan prosedur dan alur pelaksanaan Pelatihan Keamanan Data, termasuk pelaksanaan ujian.

Metode, teknik, dan langkah terdokumentasi yang diikuti untuk menyelesaikan aktivitas spesifik terkait pengolahan data.

Memastikan aktivitas pengolahan data dilakukan secara terstruktur, konsisten, dan menghasilkan output yang terukur.

Bagan RACI menunjukkan siapa yang bertanggung jawab (Responsible), siapa yang bertanggung jawab (Accountable), siapa yang dikonsultasikan (Consulted), dan siapa yang diinformasikan (Informed) dalam suatu tugas.

Bagan RACI membantu meningkatkan kolaborasi dan komunikasi, serta memperjelas peran dan tanggung jawab di dalam tim.

Metadata memberikan informasi tentang data, seperti sumber data, format, waktu pembuatan, dan lainnya.

Metadata membantu menemukan, mengelola, dan memahami data dengan lebih mudah, serta memastikan kualitas dan integritas data.

Kebijakan menentukan arah, standar menentukan batasan, dan prosedur menentukan langkah-langkah yang dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan dalam kebijakan dan standar.

Contoh prosedur pengelolaan data meliputi: Validasi data, Backup dan Recovery, Penghapusan data, dan Pemantauan keamanan data.

Kualitas data mengacu pada ketepatan, keakuratan, relevansi, dan keandalan data. Data berkualitas tinggi mendukung pengambilan keputusan yang efektif.

Memastikan data yang dikumpulkan dan digunakan akurat, relevan, dan dapat diandalkan untuk mendukung pengambilan keputusan yang efektif dalam organisasi.

Meningkatkan konsistensi data, mengurangi redundansi, meningkatkan interoperabilitas antar sistem, memudahkan integrasi data, dan meningkatkan keandalan data.

Aturan yang menetapkan bagaimana metadata harus diorganisir, diformat, dan dibagikan. Standar Metadata memastikan bahwa metadata dapat digunakan kembali dan dibagipakaikan baik di dalam sistem internal maupun eksternal.