Strategi Pengelolaan Data PDF

Pengelolaan Data BAB II STRATEGI PENGELOLAAN DATA 2.1. Uraian Materi a. Manajemen Data Data merupakan sumber informasi yang berharga, karena sifatnya sebagai asset maka diperlukan kemampuan khusus untuk mengelolanya, atau...

Pengelolaan Data BAB II STRATEGI PENGELOLAAN DATA 2.1. Uraian Materi a. Manajemen Data Data merupakan sumber informasi yang berharga, karena sifatnya sebagai asset maka diperlukan kemampuan khusus untuk mengelolanya, atau ia hanya akan menjadi beban dan tidak bernilai. Apa itu manajemen data dan mengapa penting untuk keberlangsungan suatu institusi? Manajemen data adalah seperangkat praktik untuk menangani data yang dikumpulkan atau dibuat oleh perusahaan sehingga dapat digunakan untuk membuat keputusan bisnis. Ide inti di balik keseluruhan proses adalah memperlakukan data sebagai aset berharga. Proses manajemen data adalah merancang bagaimana mengelola data sehingga menghasilkan manfaat besar untuk institusi, seperti: 1. Peningkatan produktivitas secara keseluruhan. Jika diatur dengan cermat, manajemen data meminimalkan pergerakan data, memungkinkan untuk pemantauan kinerja, serta memberikan akses ke pengguna untuk mendapatkan semua informasi yang diperlukan dengan mudah. 2. Penghematan biaya. Dengan adanya manajemen data, institusi dapat menghindari duplikasi yang tidak perlu dan karyawan tidak akan melakukan ugas yang sama berulang kali. 3. Kemampuan untuk merespons perubahan dengan cepat. Keberhasilan institusi sangat bergantung pada kemampuannya untuk membuat keputusan yang tepat dengan cepat jika terjadi perubahan. Jika terlalu lama bereaksi terhadap perubahan, institusi bisa mengalami kerugian, seperti kehilangan kepercayaan dari pelanggan misalnya. Data yang terorganisir memungkinkan pengambil keputusan untuk memperoleh informasi penting lebih cepat dan merespon dengan tepat. 6 Pengelolaan Data 4. Peningkatan akurasi keputusan. Semakin banyak data berkualitas yang dimiliki, semakin besar gambaran yang dapat dilihat, dan semakin baik keputusan yang dibuat oleh pengambil keputusan. Dan sebaliknya, kurangnya informasi atau kesalahan dalam data yang tersedia dapat menyebabkan kesalahan bisnis yang fatal. b. Strategi Manajemen Data Strategi adalah seperangkat pilihan dan keputusan yang diambil setelah terjadi proses pemetaan permasalahan dan alternatif solusinya untuk mencapai tujuan. Dalam permainan catur, strategi adalah serangkaian gerakan berurutan untuk menang dengan skakmat atau bertahan hidup dengan remis. Rencana strategis adalah Tindakan untuk mencapai tujuan. Strategi data harus mencakup rencana pemanfaatan informasi untuk pengambilan keputusan strategis yang mendukung tujuan institusi. Strategi data harus datang dari pemahaman tentang kebutuhan data yang melekat dalam strategi bisnis: data apa yang dibutuhkan organisasi, bagaimana data didapatkan, bagaimana data dikelola dan dipastikan keandalannya dari waktu ke waktu, dan bagaimana data akan digunakan. Strategi data memerlukan strategi manajemennya – rencana untuk memelihara dan meningkatkan kualitas data, integritas data, akses, dan keamanan sambil mengurangi risiko yang diketahui dan tersirat. Strategi juga harus mengatasi tantangan yang diketahui terkait dengan manajemen data. c. Komponen Manajemen Data Data Management Association (DAMA) mendefinisikan beberapa area pengetahuan besar yang termasuk dalam strategi manajemen data, yaitu: 1. Arsitektur data: bagaimana menyelaraskan teknologi dengan tujuan bisnis, aktornya adalah arsitek data. 7 Pengelolaan Data 2. Pemodelan data: menciptakan entitas data yang berguna dan bermakna, yang biasanya menjadi tanggungjawab pemodel data dan ilmuwan data. 3. Administrasi database: menjaga ketersediaan data, biasa dilakukan oleh administrator database. 4. Integrasi dan interoperabilitas data: menggabungkan data menjadi satu tampilan, dapat dilakukan oleh arsitek data, perekayasa data, dan pengembang Extract, Transform, Load (ETL). 5. Analisis data dan kecerdasan bisnis: menarik wawasan dari data, peranan ini biasanya dilakukan oleh analis data, analis intelijen bisnis, ilmuwan data, dan analis pemasaran. 6. Manajemen kualitas data: menjaga kualitas data, biasa dilakukan oleh perekayasa kualitas data. 7. Keamanan data: mencegah akses yang tidak diinginkan terhadap data, dengan penanggungjawab arsitek data, spesialis keamanan data, dan administrator basis data. Tata kelola data dan manajemen data: memastikan penggunaan informasi yang konsisten dan efisien, yang menjadi tanggungjawab analis tata kelola data. d. Menyusun dan Mengelola Strategi Manajemen Data Instansi Menyusun strategi manajemen data instansi adalah melakukan kegiatan penyusunan rencana strategis terkait manajemen data untuk menyediakan rancangan (blueprint) yang membantu instansi dalam mengubah visi menjadi tindakan untuk mendapatkan hasil yang positif. Penyusunan strategi manajemen data harus selaras dengan strategi TI dan strategi bisnis instansi. Mengelola strategi manajemen data instansi adalah melakukan pemeliharaan dan penyesuaian terhadap strategi manajemen data yang telah disusun sesuai dengan kebutuhan instansi. Penyusunan dan pengelolaan strategi manajemen data dapat dilakukan dengan mengadopsi dan/atau 8 Pengelolaan Data mengadaptasi kerangka kerja (framework) serta praktik terbaik (best practice) sebagai referensi yang disesuaikan dengan kebutuhan instansi. Langkah-langkah yang perlu dilakukan di dalam pengelolaan data: 1. Sesuaikan strategi pengelolaan data dengan sasaran bisnis. Buat garis besar tujuan yang ingin dicapai dengan data perusahaan. Pahami apa yang harus dilakukan dengan informasi tersebut, sehingga dapat dilakukan pemeringkatan prioritas pada data dan mendapatkan wawasan yang tepat. Misalnya, jika tujuan institusi adalah menemukan kebiasaan pengaksesan pada data yang disediakan untuk publik, fokuslah pada bagaimana mengelola data yang tersedia untuk publik. 2. Tentukan siapa yang terlibat dalam kegiatan manajemen data dan apa perannya. Proses manajemen data melibatkan berbagai tugas dan keahlian tertentu. Dalam organisasi yang lebih kecil dengan sumber daya terbatas, ini memang dapat dikerjakan oleh beberapa orang. Namun secara umum, profesional manajemen data termasuk arsitek data, pemodel data, administrator basis data, pengembang basis data, analis dan perekayasa kualitas data, pengembang integrasi data, manajer tata kelola data, dan perekayasa data, yang bekerja dengan tim analitik untuk membangun saluran data dan menyiapkan data agar bisa dimanfaatkan. 3. Pastikan aksesibilitas data. Pastikan akses data hanya diberikan kepada mereka yang memiliki izin yang tepat. Siapkan tingkat izin yang berbeda bergantung pada peran tertentu atau data yang diminta. 4. Dokumentasikan setiap kegiatan pengelolaan data. Dengan membuat dokumentasi manajemen data, keahlian yang dimiliki oleh setiap aktor yang terlibat dalam kegiatan manajemen data dapat dibagi, untuk digunakan di kemudian hari. Dokumentasikan mengapa data ada dan bagaimana data tersebut dapat digunakan. Hasil dari perencanaan strategis untuk manajemen data meliputi: 9 Pengelolaan Data 1. Kerangka kerja Manajemen Data: Dokumen ini memuat visi keseluruhan, kasus bisnis, tujuan, prinsip panduan, ukuran keberhasilan, faktor penentu keberhasilan, risiko yang diakui, model operasi, dll. 2. Pernyataan Lingkup Manajemen Data: Sasaran yang disusun untuk mencapai misi dalam periode tertentu (biasanya 3 tahun), yang aktor yang terlibat dan bertanggung jawab untuk mencapai tujuan ini. Peta Jalan Implementasi Manajemen Data: Mengidentifikasi program, proyek, penugasan, ukuran keberhasilan, dan pencapaian pada setiap tahapan kegiatan. 2.2. Rangkuman Kegiatan pengorganisasian data agar mendapatkan manfaat yang maksimal dari data disebut dengan manajemen data. Strategi manajemen data diperlukan untuk memaksimalkan perolehan manfaat dari data untuk memenuhi kebutuhan institusi. Komponen yang perlu diperhatikan dalam pengelolaan data: o Arsitektur data o Pemodelan data o Administrasi database o Integrasi dan interoperabilitas data o Analisis data dan kecerdasan bisnis o Manajemen kualitas data o Keamanan data o Tata kelola data dan manajemen data Hasil dari perencanaan strategis untuk manajemen data meliputi: o Kerangka kerja Manajemen Data o Pernyataan Lingkup Manajemen Data o Peta Jalan Implementasi Manajemen Data 10 Pengelolaan Data 2.3. Soal Latihan 1. Mengapa diperlukan strategi dalam melakukan pengelolaan data? 2. Siapa yang bertanggungjawab melaksanakan pengelolaan data? 3. Menurut Anda, kapan rencana pengelolaan data dilakukan, dan kapan perlu diperbarui? 2.4. Contoh Kasus Untuk mengetahui bagaimana opini masyarakat terhadap layanan Pemerintah Provinsi, Biro Humas Pemerintah Provinsi akan melakukan pemantauan terhadap artikel berita dan media sosial. Untuk itu, sebagai seorang Pranata Komputer, Anda dapat memberikan rekomendasi strategi manajemen pengelolaan data dalam sebuah dokumen yang memuat: a. visi, misi, tujuan atau sasaran dari pengumpulan data yang dilakukan, b. model operasi pengumpulan data, dengan mendefinisikan peran, tanggung jawab, istilah bisnis, jenis aset, hubungan, jenis domain, terkait data yang dikumpulkan, c. prioritas pengumpulan dan pemanfaatan data, d. peta jalan (road map) pemanfaatan data, e. pembiayaan dari kegiatan pengumpulan data, f. metrik risiko (positif dan negatif) dari pengumpulan dan pengelolaan data, g. metrik evaluasi dari kegiatan pengelolaan data yang dilakukan. 11