BAB IV Pengelolaan Kebutuhan Informasi PDF

Pengelolaan Data BAB IV. PENGELOLAAN KEBUTUHAN INFORMASI 4.1 Uraian Materi Data dan informasi yang dibutuhkan oleh suatu instansi untuk mendukung berbagai kegiatan dapat bersumber baik dari internal maupun eksternal. Hal yang perlu d...

Pengelolaan Data BAB IV. PENGELOLAAN KEBUTUHAN INFORMASI 4.1 Uraian Materi Data dan informasi yang dibutuhkan oleh suatu instansi untuk mendukung berbagai kegiatan dapat bersumber baik dari internal maupun eksternal. Hal yang perlu diperhatikan dalam penggunaan data dan informasi tersebut yaitu adanya regulasi atau ketentuan yang harus dipatuhi baik regulasi internal maupun regulasi yang berlaku dalam skala nasional. Seringkali kita lupa bahwa data dan informasi yang kita hasilkan sangat mungkin akan digunakan oleh orang lain di kemudian hari. Oleh karena itu pengetahuan tentang potensi penggunaan data dan informasi memungkinkan perencanaan yang lebih baik agar siklus hidup data dan informasi dapat terjaga serta dapat meminimalisir kemungkinan kesalahan dalam pemanfaatannya. Terdapat beberapa fase di dalam siklus hidup data dan informasi. Dalam beberapa literatur, siklus hidup tersebut disajikan secara berbeda, namun pada intinya terdapat beberapa fase utama yang sama. Setiap fase membutuhkan pendekatan pengelolaan yang berbeda, misalnya pada fase perencanaan (plan) pengelolaannya tentu akan berbeda dengan pengelolaan pada fase penyimpanan (store). Berikut disajikan dua contoh siklus hidup data dan informasi yang bersumber dari DAMA-DMBOK dan dari COBIT – Enabling Information. 19 Pengelolaan Data Gambar 1. Fase Utama dalam Siklus Hidup Data (DAMA-DMBOK 2nd Edition) Dari gambar tersebut terlihat bahwa terdapat tujuh fase utama dalam siklus hidup data, yaitu: a. Perencanaan (plan) b. Perancangan (design & enable) c. Akuisisi (create/obtain) d. Penyimpanan (store/maintain) e. Penggunaan (use) f. Peningkatan (enchance) g. Pemusnahan (dispose of) Dalam referensi yang lain, siklus hidup informasi terdiri dari enam fase utama yaitu plan, design, build/ acquire, use/operate, monitor, dan dispose seperti yang terlihat pada Gambar berikut. 20 Pengelolaan Data Gambar 2. Siklus Hidup Informasi (COBIT – Enabling Information) Dari kedua referensi tersebut terlihat bahwa siklus hidup data dan informasi secara umum terdiri dari fase atau tahapan yang sama, yaitu diawali dengan perencanaan hingga pemusnahan data. Pada pembahasan materi berikut akan dibahas lebih lanjut tentang analisis kebutuhan informasi, validasi terhadap kebutuhan informasi, pengumpulan informasi, dan yang tidak kalah penting yaitu menyusun pemetaan data berdasarkan tingkat kerahasiaan informasi. a. Analisis Kebutuhan Informasi Salah satu fase dalam siklus hidup data dan informasi yaitu perencanaan. Di dalam fase perencanaan, dilakukan analisis kebutuhan informasi untuk menunjang berbagai kegiatan di instansi. Konteks informasi dalam hal ini dapat meliputi kebutuhan informasi untuk requirements pengembangan aplikasi, kebutuhan informasi untuk melakukan instalasi dan konfigurasi sistem, kebutuhan informasi dalam rangka kegiatan Enterprise Architecture (EA), kebutuhan informasi untuk menyusun strategi bisnis instansi, dan sebagainya. Analisis kebutuhan informasi perlu dilakukan secara sistematis agar gap antara kebutuhan informasi dengan ketersediaan informasi dapat tertutupi. Hal yang perlu dipertimbangkan diantaranya cakupan informasi yang akan dikumpulkan, manfaat, serta optimalisasi sumber daya yang ada. Terdapat empat aktivitas utama yang dapat dilakukan dalam melakukan analisis kebutuhan informasi seperti yang terlihat pada gambar berikut ini. 21 Pengelolaan Data Gambar 3. Aktivitas Utama dalam Melakukan Analsisi Kebutuhan Informasi 22 Pengelolaan Data b. Validasi Kebutuhan Informasi Hal yang perlu dipertimbangkan dalam pengelolaan kebutuhan informasi yaitu optimalisasi sumber daya di instansi. Banyaknya kebutuhan informasi harus tetap disesuaikan dengan sumber daya yang ada. Oleh karena itu perlu dilakukan pengecekan atau validasi terhadap kebutuhan informasi untuk mengecek kebenaran dan/atau ketepatan informasi yang dibutuhkan berdasarkan aturan-aturan pengecekan yang sudah ditetapkan. Terdapat tiga aktivitas utama yang berkaitan dengan pengecekan validitas kebutuhan informasi seperti yang terlihat pada Gambar berikut ini. Gambar 4. Aktivitas Utama dalam Pengecekan Validitas Kebutuhan Informasi 23 Pengelolaan Data 1. Menyusun Prosedur Pengujian Validasi Kebutuhan Informasi Menyusun prosedur pengujian validasi kebutuhan informasi adalah menyusun alur aktifitas/tata cara pengujian validasi kebutuhan informasi suatu instansi. Langkah-langkah yang dilakukan dalam aktivitas ini terlihat pada tabel berikut ini. Tabel 1. Langkah-Langkah Menyusun Prosedur Pengujian Validasi Kebutuhan Informasi No Langkah Output 1 Mengidentifikasi kebutuhan Kebutuhan informasi yang informasi yang akan disusun akan disusun prosedur uji prosedur uji validasinya validasinya 2 Menyusun tahap/langkah-langkah Langkah-langkah pengujian prosedur pengujian validasi validasi terhadap hasil kebutuhan informasi terhadap analisis kebutuhan informasi hasil kegiatan analisis kebutuhan informasi 3 Menyusun kriteria validitas Kriteria validitas kebutuhan kebutuhan informasi informasi (penjelasan masukan dan keluaran yang diharapkan) 24 Pengelolaan Data 2. Melakukan Evaluasi Hasil Pengujian Prosedur Validasi Kebutuhan Informasi Melakukan evaluasi hasil pengujian prosedur validasi kebutuhan informasi adalah kegiatan menyusun ulasan berisi reviu dan evaluasi hasil pengujian prosedur validasi kebutuhan informasi yang sudah dilaksanakan. Langkah yang dilakukan dalam aktivitas ini terlihat pada tabel berikut. Tabel 2. Langkah-Langkah Evaluasi Hasil Pengujian Prosedur Validaasi Kebutuhan Informasi No Langkah Output 1 Mengidentifikasi kegiatan pengujian Nama kegiatan terkait validasi kebutuhan informasi 2 Melakukan pengujian terhadap Hasil pengujian yang sudah prosedur validasi kebutuhan dilakukan informasi 3 Melakukan evaluasi terhadap Hasil evaluasi dan prosedur validasi kebutuhan dokumentasi terhadap hasil informasi pengujian prosedur validasi kebutuhan informasi 25 Pengelolaan Data 3. Melakukan Validasi Kebutuhan Informasi Melakukan validasi kebutuhan informasi adalah kegiatan pengecekan terhadap kebutuhan informasi yang akan dikumpulkan. Pengecekan dilakukan dengan membandingkan kebutuhan informasi dengan tujuan atau cakupan kegiatan dan kriteria yang telah ditetapkan pada prosedur pengujian validasi kebutuhan informasi. Validasi bertujuan untuk mengecek kebenaran dan/atau ketepatan informasi yang dibutuhkan berdasarkan aturan-aturan pengecekan yang sudah ditetapkan. Informasi dianggap valid apabila sudah memenuhi ukuran tertentu yang ditetapkan dalam dokumen prosedur pengujian validasi kebutuhan informasi. Langkah yang dilakukan dalam aktivitas ini terlihat pada tabel berikut. Tabel 3. Langkah-Langkah Melakukan Validasi Kebutuhan Informasi No Langkah Output 1 Identifikasi prosedur pengujian § Nama, tujuan dan cakupan validasi kebutuhan informasi kegiatan terkait yang akan digunakan § Daftar informasi yang dibutuhkan dan prosedur pengujian 2 Melakukan pengecekan terhadap Hasil pengecekan validasi kebutuhan informasi kegiatan kebutuhan informasi yang dilakukan oleh institusi 3 Mendokumentasikan hasil Dokumentasi validasi kebutuhan validasi informasi 26 Pengelolaan Data c. Pengumpulan Informasi Melakukan pengumpulan kebutuhan informasi adalah kegiatan pengumpulan kebutuhan instansi terkait informasi yang akan digunakan untuk menunjang kegiatan atau program kerja instansi. Dalam melakukan pengumpulan informasi perlu ditentukan skala kebutuhan terhadap suatu informasi, sehingga dapat mengoptimalkan sumber daya yang ada untuk mencapai realisasi manfaat bagi instansi. Terdapat tiga aktivitas utama yang berkaitan dengan pengumpulan informasi seperti yang terlihat pada Gambar berikut ini. Gambar 5. Aktivitas Utama dalam Pengumpulan Informasi 27 Pengelolaan Data d. Klasifikasi Aset Informasi Aset-aset informasi utama yang dimiliki instansi perlu digolongkan berdasarkan nilai, ketentuan/kebutuhan kegiatan yang menggunakannya, tingkat kerahasiaan, dan tingkat kerawanannya bagi instansi. Pengklasifikasian aset informasi disesuaikan dengan kebutuhan masing-maisng instansi. Beberapa contoh klasifikasi aset informasi terlihat pada tabel berikut. Tabel 4. Contoh Klasifikasi Aset Informasi No Banyaknya Level Level Klasifikasi Informasi 1 Tiga § Tertutup § Terbatas § Terbuka 2 Empat § Rahasia § Terbatas § Penggunaan Internal § Publik 3 Empat § Sangat Rahasia § Rahasia § Terbatas § Publik … dst Setelah informasi diklasifikasikan sesuai dengan kebutuhan instansi, selanjutnya dapat dilakukan pemetaan data pada infrastruktur jaringan dimana informasi tersebut secara fisik disimpan. Dalam melakukan pemetaan tersebut, langkah- langkah yang dilakukan terlihat pada tabel berikut 5. 28 Pengelolaan Data Tabel 5. Langkah-Langkah Pemetaan Data pada Infrastruktur Jaringan No Langkah Output 1 Mendokumentasikan lokasi data Lokasi data 2 Menentukan metode pemilahan data Metode pemilahan data 3 Memilah data apa saja yang dapat dibuka Hasil pemetaan atau dibagi, dan data yang harus dilindungi dengan sistem keamanan tertentu 4 Mendokumentasikan proses penyusunan Laporan pemetaan pemetaan data 4.2 Rangkuman § Siklus hidup informasi diawali dengan perencanaan, perancangan, akuisisi, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, dan pemusnahan. § Kebutuhan informasi harus dianalisis dan divalidasi karena sumber daya instansi jumlahnya terbatas. § Contoh kebutuhan informasi yaitu requirements pengembangan aplikasi, kebutuhan informasi untuk melakukan instalasi dan konfigurasi sistem, kebutuhan informasi dalam rangka kegiatan Enterprise Architecture (EA), kebutuhan informasi untuk menyusun strategi bisnis instansi, dan sebagainya. § Empat aktivitas yang dapat dilakukan dalam melakukan analisis kebutuhan informasi yaitu identifikasi kebutuhan, pengecekan ketersediaan informasi, inventarisasi kandidat sumber informasi, dan pengusulan kegiatan yang dapat memenuhi kebutuhan informasi. § Sebelum melakukan validasi kebutuhan informasi, perlu disusun terlebih dahulu (1) prosedur pengujian validasi kebutuhan informasi dan (2) evaluasi hasil pengujian validasi kebutuhan informasi. § Pengumpulan informasi perlu disesuaikan dengan skala kebutuhan sehingga dapat mengoptimalkan sumber daya yang ada untuk mencapai realisasi manfaat bagi instansi. 29 Pengelolaan Data § Aset informasi harus diklasifikasikan untuk memudahkan pengelolaan keamanan penyimpanan informasi di dalam infrastruktur jaringan. Contoh klasifikasi aset informasi: (1) tertutup, terbatas, terbuka; (2) sangat rahasia, rahasia, terbatas, publik; (3) rahasia, terbatas, penggunaan internal, publik; dst. 4.3 Soal Latihan a. Sebutkan tahapan atau fase dalam siklus hidup data dan informasi. b. Apakah yang dimaksud dengan validasi kebutuhan informasi? c. Jelaskan kaitan antara kebutuhan informasi dengan pelaksanaan pengumpulan informasi. d. Mengapa aset informasi harus diklasifikasikan? 4.4 Contoh Kasus Buatlah klasifikasi aset informasi yang sesuai dengan instansi Anda. 30 Pengelolaan Data 31