2023-2024 学术促进部工作手册 PDF

学术促进部 工作手册 （2023-2024）  目录 人文组.................................................................................................2 宣传组.................................................................................................4...

学术促进部 工作手册 （2023-2024）  目录 人文组.................................................................................................2 宣传组.................................................................................................4 总论.................................................................................................... 4 排版说明..............................................................................................5 海报说明..............................................................................................6 拍摄说明..............................................................................................7 活动执行组.......................................................................................... 8 1  人文组工作流程（以讲座为例） 工作总览： 组别/时间 前期 活动现场 后期 人文组 宣传推送文案撰写（活动前第 7 主持人主持现场（1 位） 回顾推送文案撰写 天完成） 记录讲座内容，准备提问 （活动后 2 天内完 提前了解讲座内容并准备提问 （1-2 位） 成） （活动前第 7 天完成） 活动总结存档（2 天 内完成） 各组工作职能： 学术促进部分为人文组、活动执行组、宣传组三个组别，分别负责不同工作、协同合作。 在一场活动中，人文组往往扮演着“智囊团”的角色，前期需要通过头脑风暴确认活动形式 与主题，并选出一名活动总负责人。 在推送编辑方面，人文组负责提供文案，宣传组负责海报制作与排版。因此人文组需要 尽早完成文案撰写，为排版与审核预留时间。 在现场组织方面，人文组需要选出主持人和现场提问者，活动执行组负责现场布置、多 媒体连接等工作。因此人文组需要与活动执行组做好对接，询问是否需要人文组提供电脑等 设备。此外，在需要时，人文组到场干事应当协助活动执行组完成任务。 在后期总结方面，人文组需要完成活动总结的撰写，移交活动执行组进行归档。 人文组工作简介： 人文组的工作大致可以按时期分为三个阶段——前期筹备、活动现场、后期总结；按照 内容大致可以分为三组工作——策划组、现场组、文案组。本学期本组计划组内分成不同小 组，负责不同工作，每次活动进行轮换，让每位干事都能参与到不同方面的工作中，培养多 方面活动组织能力。 下面按活动时间顺序分不同工作进行工作介绍。 活动最前期： 1. 策划组（3 人）进行头脑风暴，确定讲座选题和拟邀请嘉宾。 2. 组内成员自愿报名担任活动总负责。 【总负责】：职能为协调各部门工作，确认每项工作的 ddl，确保每项任务如期完成。 3. 自愿与分配结合的方式将剩下的组员分为现场组和文案组（各 3 人） 4. 确认每组人员，准备工作就绪。 活动前期： 工作/组别 策划组（3 人） 现场组（3 人） 文案组（3 人） 工作 1. 头脑风暴确认讲座主题和 1. 确认主持人 1 位，现场 1. 3 人分工完成前期 邀请嘉宾 秩序维护 1 位，现场提问 1 推送和后期回顾文案 2. 与嘉宾取得联系，确认讲座 位 2. 提 前 了 解 讲 座 内 主题 2. 提前了解讲座内容，主 容，撰写前期推送文 3. 将主题提交部长、团委审核 持人撰写【主持稿】，现 案 4. 确认主题后，协助总负责完 场提问者准备【提问问题】 成【活动策划案】撰写 3. 现场秩序 维护者与活 动执行组对接，确认是否 需要人文组提供电脑等 2 附：前期推送文案参考 讲座：https://mp.weixin.qq.com/s/77EgJqP1R3rjVw8yxOQIuQ 读书会：https://mp.weixin.qq.com/s/tboIvnY5dzlZFeki1tnVLQ 影展：https://mp.weixin.qq.com/s/1urTNOsv1QbmWYjp_2iVsw 活动现场： 工作/组别 策划组（3 人） 现场组（3 人） 文案组（3 人） 工作 自愿参与讲座，协助现场 1. 主持人到场主持，引导 后期文案撰写者到 工作人员 观众落座 场，记录讲座内容 2. 现场提问 者记录讲座 内容，准备提问 3. 现场秩序 维护者组织 观众有序落座，活跃现场 氛围，讲座前后协助活动 执行组完成任务 注：后期文案撰写者若因事不能到场，需提前向组长说明。与活动执行组说明需要进行 讲座录音，并委托到场现场组同学进行讲座内容记录。 活动后期： 工作/组别 策划组（3 人） 现场组（3 人） 文案组（3 人） 工作 完成活动总结 完成后期文案撰写 附：后期推送文案参考 讲座：https://mp.weixin.qq.com/s/Rh3J41XkquV0FFSReUoCUA 沙龙：https://mp.weixin.qq.com/s/pR2AjplRP7YkxIQA8SIzuA 影展：https://mp.weixin.qq.com/s/BfsUPrQkfXTaQDmyHpBQqQ 3  宣传组工作流程总论 工作流程： 注意： 1. 接取任务在宣传组群内，常规工作一般包含宣传海报制作、活动前期推送、活动现 场拍摄、活动后期回顾。 2. 所有工作在项目群内沟通审核。 3. 各部分工作详细流程见排版/海报/拍摄说明 4. 宣传组工作一般需要多次审核修改，每一次的修改意见都是改进作品的机会，大家 加油！ 4  排版说明 工作流程： 注意！ 1.使用秀米平台进行排版 2.如有海报，做好后需插入推送（具体参考过去的推送样式） 3.为避免时间太过仓促，建议在文案出来前提前做好模版 字体与字号： 1.正文 14pt 标题 16pt 图片注释 12pt 署名 12pt 2.重点信息加粗 3.字体简洁 间距： 页边距 10 行距 1.8 字间距 0.5 署名： 1.一律位于推送末、签名档上、右对齐 2.注明职务和部门或姓名 3.内容示例： 文案｜张三 海报｜李四 排版｜王五 审核｜赵六 文字内容： 1.小标题和图片注释后请插空行 2.段落首行不用缩进，段落中间空一行 3.导言部分放到一个框里，简洁一些 图片： 1.首图：比例为 2.35:1，大小建议为 500KB-5MB，可使用可画、稿定设计或 PS 制 作 2.正文图片：高度不受限，宽度不要超过 600-800px 范围，照片使用宽度大于高度的 图片；照片或 GIF 要求清晰但不超过 5MB，审美合理，色彩搭配合理，活动、人像角 度正常 参考： 1.首图制作可参考文件思索宣传必备/首图参考 2.推送排版可参考部门往期推送，详见文件思索宣传必备/往期推送 5  海报说明 工作流程： 前期准备： 1.了解活动主题、内容等，确定整体风格 2.准备背景图、排版、各类图像素材 制作要求： 审核： 1.以 jpg 或截图发送至项目群，部分讲座需要主讲人审核 2.审核完毕将文件以 CMYK 发送给负责人打印 素材： 1.PS 教程请参考文件思索宣传必备/教程，上手阶段也可使用可画（不推荐） 2.字体包位于文件思索宣传必备/字体打包 3.Logo 等位于文件思索宣传必备/重要图片 4.往期优秀海报位于文件思索宣传必备/往期优秀海报 5.素材网站位于文件思索宣传必备/素材网站 6  拍摄说明 工作流程： 拍摄要求： 1.自带设备，需使用单反，没有可以借 2.最好有全景、主要人物特写等；人物讲话特写尽量侧面拍摄，讲座需拍摄嘉宾、听众 及重点 ppt，最后可拍摄合照 3.照片中心内容突出，聚焦点确定 4.返图注意色调亮度构图等，不符合要求需进行调整 7  活动执行组工作流程 线下讲座/读书会/影展流程: 前期: 1.人文组确定好讲座主题，编写策划案后，我们（活执）根据具体情况分工 2.前期活动分工包括但不限于: ①与人文组对接（包括是否需要提供电脑、U 盘、转换器、是否需要茶水/咖啡。ps.一般 不提供食品类） ②制作首尾页 PPT ③（小别墅打印店）拿取并张贴海报，拿取席卡 ④制作问卷、添加微信拉群（不同活动不一样），引导群内活动秩序 ⑤打印线下参与人员签到表（如有线下活动切需要问卷报名限制人数）等等 3.王兆淇、程硕、魏嘉各自负责线上审批流程 中期: 1.领取物资，收回海报（根据实际情况） 2.调试设备、布置现场 3.茶水（普通矿泉水在师活 218 拿，少量，多了需要填写中庭超市审批单盖章去买），席 卡台（218 申领） 4.线下参与人员签到，引导 5.录音，嘉宾签名 6.收拾现场，归还物资 后期: 1.上传录音到百度网盘，并在群内分享 2.王兆淇、魏嘉提交文档留存（和讲座有关的文字语音图片留存、企业微信提交） 3.程硕进行相关报销工作 财务注意事项: 前期: 1. 活动申请书通过、海报确定版次之后，由程硕在企业微信上进行审批单的用章申请 2. 审批单用章申请通过后，将审批单打印下来在申请的时间到师活 218 盖章（或者到 218 当场填） 后期: 1.与财务部对接人协商线下对接时间 2.将电子账等材料发到财务部公邮 3.线下报销签字 仓库注意事项: 1.由魏嘉在企业微信发起物资申请（包括借用和归还两部分，注意申请时间，需要提前申请， 勿忘抄送给部内相关负责人）： ①借用：提前至少两到三个工作日 ②归还：等借用申请通过后 2.借用物品与地点： ①必需：百宝箱（含新的签名册）、口罩→仓库；洗手液（非必须）、矿泉水（少量）、席 卡台→218 办公室； 8 ②其他：根据会议需要确定（荟空间操作平板及电脑连接转换器记得提醒徐希瑶学姐去拿） 3.其它：物资入库要注意发起入库申请 4.负责物资领取的同学需要至少提前一个小时领取物资，并严格按照预约的时间与会务部同 学进行物资领用与归还的对接，如同时也负责归还物资，那么在领取物资后，可以离开现场， 但需要在活动快结束时返回，收拾现场，归还物资。 各工作详细流程： 1、关于场地租借: 荟空间:需要和分管负责人沟通讲座/读书会时间荟空间能否借用。 创空间:需要组长在企业微信提交申请，进行审批。 普通场所/教室:填审批单（师活 218 应该有），再去找团委分管老师签字盖章，再拿到 图文公共服务中心找教务处老师确认教室，把教务处老师给的借用单交给教学楼楼管。 语言博物馆（除特殊情况，不建议预约）:扫描以下二维码或在“上外档案校史博物馆” 公众号找到“团体预约”勾选临展馆，请注意因为我们使用的地方属于语博馆和档案馆，是 尾厅，在能够填写信息的地方备注“仅使用多功能厅”。 2、关于对接工作: ①需要确认讲座老师是否会携带电脑，如不携带，活执同学需携带电脑应急；②如老师需 要在 PPT 播放时有视频需要播放，需提醒老师拷贝视频原件；③询问老师是否需要茶水:矿 泉水、开水、咖啡（特殊情况处理）、三明治等食品（注意一般不提供，可灵活考虑），在 确认保证不再更改后，提交给组长。 3、关于首尾页 PPT 制作: ①首先根据模板制作讲座/读书会的收尾页 PPT，请注意在首页包含教授职称，讲座/读 书会时间；②在制作初版后，请发送给组长审核，无问题后发在工作大群中，并@三位部长 和其他组长，如有意见问题，再进行修改。 4、关于张贴海报: ①一共五个地点可张贴:操场南面、一教西门、师活天猫超市斜对角、五教楼、研究生公 寓（根据海报数量定张贴地址个数），一般会打印三张海报，地点为前三个；②贴海报的同 学需要先从负责财务的同学那里拿审批单，将审批单第一联交给打印店老板，第二联留存（一 般席卡和海报一同拿回，海报张贴后，将席卡交给会去线下的同学）；③海报张贴时，布告 栏有吸铁石，无需揭开海报后面的粘面；④海报张贴结束后，拍照发送给组长。 5、关于问卷制作: ①注意编写题目的备注，准确传达意思；②一般收集姓名、学号、学院、手机号、微信号， 在制作问卷时需措辞为：您的 xx；③在制作初版后，请发送给组长审核，无问题后发在工 作大群中，并@三位部长和其他组长，如有意见问题，再进行修改反馈。 Ps.设置问卷填写人数需要网页版问卷星操作，在问卷设置里找到提交答卷控制，可更改数 量。 标题和题目备注如下，可参考: 【思索·讲座|为什么这是一个德勒兹时代】线下报名表 欢迎您报名参加校团委学术促进部主办的“为什么这是一个德勒兹的时代?”讲座，本 9 次讲座将会采取线下+线上腾讯会议相结合的方式开展。【线下讲座】将在 11 月 24 日晚 18:30--20:30 于荟空间(师生活动中心二楼东侧)，线下活动受场地及疫情防控要求限制， 总参加人数为 30 人左右，本问卷填写成功即可前往线下参与讲座;若问卷显示无法填写或 者未发布则表示为讲座线下参与名额已满，届时您可在线上通过腾讯会议参与讲座（需扫码 报名）。请如实填写以下信息，感谢您的配合(个人信息严格保密，请您放心填写） 6、关于添加微信拉群: ①可采用的联系方式为企业微信/微信/短信，一般企业微信优先，之后是微信（注意 wxid 开头的微信号是搜不出来的）； ②发送短信模板如下 【校团委学术促进部】 同学您好！我是校团委学术促进部的工作人员，欢迎您报名参加 xxxxx 活动，请在【xxxx 前（时间）】添加负责人微信【xxxxxx】，并备注【xxxx（活动名称））+姓名】，方便 后续将您拉入交流微信群，如确认不参加活动，也请在【xxxxx 前】回复【我确认不参加此 次活动】。如在所给时间内未收到您的回复，我们将会采取其他方式【短信/微信】尽量与 您取得联系，谢谢配合。祝生活愉快，学习顺利～ 7、关于领取物资: 需要拿百宝箱，确认里面有录音笔、翻页笔、记号笔等等，以及新的嘉宾签名册，注意如 需要矿泉水，可前往师活 218 领取（少量），多了需要填写中庭超市审批单盖章拿取。 8、关于海报回收: 应校团委、校学联要求，海报只可使用磁吸方式张贴，不可使用胶带（避免留胶痕），故 现在确认情况为举办场地为荟空间时需回收一张海报（荟空间门口有一个海报栏），其他暂 不需要。 9、关于设备调试: 提前确认讲座 PPT 是否有音视频，注意音频接线的位置，最好能提前去场地走一圈，确 保硬件设备的使用合适、正确、无虞；如活动同时线上进行，需要活执来共享 PPT 和声音， 需提前开一个新的腾讯会议来确保设备（声音和画面）正常，活动正式腾讯会议由人文组预 约。 10、关于线下人员签到: 需由专人负责，将签到表放在入口位置，核实信息后，请同学在对应栏签名。 11、关于录音: ①需提前确认录音笔是否电量充足，若不够需使用梯形接口数据线（安卓数据线）进行充 电；②录音笔开启后，可以请教授别在衣服上，但一般放在讲台上就可以；③录音结束后， 需使用安卓数据线连接电脑，导出音频到电脑上，随后上传百度网盘，并将链接分享在工作 群内，以供人文组同学编写回顾推送。 12、关于嘉宾签名（具体问题具体分析）: 在活动结束后，拿签名册和记号笔（确保记号笔可正常使用）请老师签名，需要特别注意 言语。 13、如果场地在荟空间: 荟空间操作平板、瓶装式洗手液、电脑连接多媒体的转换器、席卡台可以提前在师活 218 申领。 宣传品审批单流程： 1、从宣传组谢双老师（或者方子翼老师）处获得具体打印宣传品价格和数量（或完整的 PDF 版本审批单）格式如下: 10 2、活执程硕老师在企业微信上传 PDF 版本的审批单，发起用章申请（或去 218 填写纸质 申请单，然后线上发起用章申请，但需要多跑一趟线下，不建议这么做） 11 用章申请填写如图: 3、用章申请通过后，去 218 拿审批单表格，现场填，代签方子翼老师的名字，（或携带已 12 有的纸质审批单前往 218），找到相关的负责人盖章。 4、携带已盖章的审批单前往小别墅打印店，拿到打印宣传品，将审批单第一联留在打印店 处，第二联部门保存，以供后续报销用。 附完整活动流程: 附食堂中庭&晨光物价： 13