PDF Pengendalian Pelaksanaan Kontrak Pusdiklat Tahun 2023

Pengendalian Pelaksanaan Kontrak PJJ Pejabat Pembuat Komitmen Pusdiklat Anggaran dan Perbendaharaan 2023 Pokok Bahasan 1. Persiapan Pengendalian Pelaksanaan Kontrak 2. Pengendalian Pelaksanaan Kontrak 3. Reviu Pelaksanaan Kontrak 2 Peraturan Terkai...

Pengendalian Pelaksanaan Kontrak PJJ Pejabat Pembuat Komitmen Pusdiklat Anggaran dan Perbendaharaan 2023 Pokok Bahasan 1. Persiapan Pengendalian Pelaksanaan Kontrak 2. Pengendalian Pelaksanaan Kontrak 3. Reviu Pelaksanaan Kontrak 2 Peraturan Terkait 1. Perpres 16/2018 dan Perpres 12/2021 2. Peraturan LKPP 3/2021 3. Peraturan LKPP 12/2021 3 1. Persiapan Pengendalian Pelaksanaan Kontrak Persiapan Pengendalian Pelaksanaan Kontrak 1. Pengkajian Materi atau Substansi Kontrak 2. Identifikasi Titik Kritis Pelaksanaan Pekerjaan 3. Penyusunan rencana pengendalian pelaksanaan kontrak 4. Penyiapan Metode dan instrumen pengendalian 5. Penetapan prosedur dan tata cara pengendalian sesuai peraturan 5 Pengkajian Materi atau Substansi Kontrak Mendalami bagian-bagian kontrak untuk memastikan kecukupan/ kelengkapan kontrak. Sehingga tujuan pengadaan dapat tercapai, yaitu 1. Tepat mutu 2. Tepat jumlah 3. Tepat waktu 4. Tepat lokasi 5. Tepat biaya 6 Substansi Kontrak Pengadaan Barang yang Perlu Dikaji Adendum/perubahan Kontrak (jika ada) Kontrak Syarat-syarat khusus Kontrak (SSKK) Syarat-syarat umum Kontrak (SSUK) Dokumen Penawaran Spesifikasi teknis Gambar-gambar (apabila ada) Daftar kuantitas dan harga (apabila ada) Dokumen lainnya: jaminan-jaminan, SPPBJ, BAHP. 7 Substansi Kontrak Pengadaan Jasa Lainnya Adendum/perubahan Kontrak (jika ada) Kontrak SSKK SSUK Dokumen Penawaran Spesifikasi teknis Gambar-gambar (apabila ada) Daftar kuantitas dan harga (apabila ada) Dokumen lainnya: jaminan-jaminan, SPPBJ, BAHP. 8 Substansi Kontrak Pekerjaan Konstruksi Adendum Surat Perjanjian Surat Perjanjian Surat Penawaran SSKK SSUK Spesifikasi teknis dan gambar Daftar Kuantitas dan Harga a. Daftar Kuantitas dan Harga Hasil Negosiasi (apabila ada negosisasi) b. Daftar Kuantitas dan Harga Terkoreksi (apabila ada koreksi aritmatik) 9 Substansi Kontrak Jasa Konsultansi Konstruksi Adendum surat perjanjian a. Data Teknis selain KAK (contoh; Surat perjanjian Dokumen Pengkajian, Dokumen Surat penawaran Feasibility Study/Pra Feasibility SSKK, dan lampirannya: Daftar Study, dll); dan Personel, Daftar SubKontrak, Dokumen lainnya seperti: SPPBJ, Jadwal Penugasan Jadwal Pelaksanaan Pekerjaan, SSUK Berita Acara Rapat Persiapan Kerangka Acuan Kerja; Penandatanganan Kontrak, Berita Daftar Keluaran dan Harga hasil Acara Rapat Persiapan negosiasi dan koreksi aritmatik; Pelaksanaan Kontrak 10 Substansi Kontrak Jasa Konsultansi Non Konstruksi Adendum/perubahan Kontrak (apabila ada); Kontrak SSKK SSUK Dokumen Penawaran KAK Gambar-gambar (apabila ada); Rekapitulasi Penawaran Biaya atau rincian harga penawaran (apabila ada) Dokumen lainnya : jaminan-jaminan, SPPBJ, BAHP 11 Identifikasi Titik Kritis Pelaksanaan Pekerjaan Seluruh pelaksanaan pekerjaan merupakan tahapan-tahapan yang saling berestafet untuk keberhasilan proses pengadaan. Pada setiap tahapan pelaksanaan pekerjaan perlu diidentifikasi kondisi kritisnya. Kondisi kritis terjadi bila situasi yang tidak sesuai rencana/tahapan proses. 12 Pelaksanaan Kontrak 1. Reviu Laporan Hasil pemilihan Penyedia 12. Pengendalian Kontrak 2. Penetapan SPPBJ 13. Inspeksi Pabrikasi 3. Rapat Persiapan Penandatanganan Kontrak 14. Pembayaran Prestasi Pekerjaan 4. Penandatanganan Kontrak 15. Perubahan Kontrak 5. Penyerahan Lokasi Kerja dan Personel 16. Penyesuaian Harga 6. Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK)/Surat Perintah 17. Keadaan Kahar Pengiriman (SPP) 18. Penghentian Kontrak atau Berakhirnya Kontrak 7. Pemberian Uang Muka 19. Pemutusan Kontrak 8. Penyusunan Program Mutu 20. Pemberian Kesempatan 9. Rapat Persiapan Pelaksanaan Kontrak 21. Denda dan Ganti Rugi 10. Mobilisasi 11. Pemeriksanaan Bersama 13 Reviu Laporan Hasil Pemilihan Penyedia dan Penetapan SPPBJ Reviu atas laporan hasil pemilihan penyedia – Proses pemilihan penyedia sudah dilaksanakan berdasarkan prosedur yang ditetapkan – Pemenang pemilihan memiliki kemampuan untuk melaksanakan kontrak Berdasarkan hasil reviu, PPK memutuskan untuk menerima atau menolak hasil pemilihan tersebut. Bila Tender/Seleksi mendahului tahun anggaran, SPPBJ dapat diterbitkan setelah Rencana Kerja dan Anggaran disetujui Kondisi kritis: 1. PPK tidak memperoleh keyakinan atas 2 hal diatas setelah reviu. 2. Penambahan waktu karena penyelesaian selisih pendapatat PPK dan Pokja/pejabat pengadaan 14 PPK Tidak Menyetujui Hasil Pemilihan Penyedia: Keputusan PA/KPA tersebut bersifat final. Dalam hal PA/KPA yang merangkap sebagai PPK tidak menyetujui hasil pemilihan Penyedia, PA/KPA menyampaikan penolakan tersebut kepada Pokja Pemilihan/Pejabat Pengadaan disertai dengan alasan dan bukti serta memerintahkan untuk melakukan evaluasi ulang atau Tender/Seleksi ulang paling lambat 6 (enam) hari kerja setelah menerima laporan hasil pemilihan Penyedia. 15 Penandatanganan Kontrak Penandatanganan Kontrak dapat dilakukan setelah DIPA/DPA disahkan. Dalam hal penandatangan kontrak dilakukan sebelum tahun anggaran, maka Kontrak mulai berlaku dan dilaksanakan setelah DIPA/DPA berlaku efektif. Kondisi Kritis 1. DIPA/DPA belum disahkan saat tahun anggaran sudah berjalan 16 Rapat Persiapan Penandatanganan Kontrak Rapat persiapan penandatangan kontrak: Finalisasi rancangan kontrak Perubahan jangka waktu pelaksanaan pekerjaan karena jadwal pelaksanaan pekerjaan yang ditetapkan sebelumnya akan melewati batas tahun anggaran; Rencana penandatanganan Kontrak; Kelengkapan dokumen pendukung Kontrak, seperti Jaminan Pelaksanaan yang paling sedikit terdiri atas ketentuan, bentuk, isi, dan waktu penyerahan serta telah diterima sebelum penandatanganan Kontrak, asuransi, dsb, Jaminan uang muka yang paling sedikit terdiri atas ketentuan, bentuk, isi, dan waktu penyerahan; dan/atau hal-hal yang telah diklarifikasi dan dikonfirmasi pada saat evaluasi penawaran. Kondisi Kritis 1. Calon penyedia tidak menghadiri rapat 2. Kelengkapan dokumen pendukung kontrak belum ada 17 Rapat Persiapan Penandatanganan Kontrak Hasil pembahasan dan kesepakatan rapat persiapan penandatanganan Kontrak dituangkan dalam berita acara. Jika Penyedia tidak memenuhi ketentuan dalam rapat persiapan penandatanganan kontrak maka SPPBJ dibatalkan dan Pejabat Penandatangan Kontrak menunjuk pemenang cadangan (jika ada). Penandatanganan Kontrak Barang/Jasa Lainnya/Jasa Konsultansi Nonkonstruksi yang kompleks dilakukan setelah memperoleh pendapat ahli Kontrak. Dalam hal tidak diperoleh ahli Kontrak, pendapat tersebut dapat diperoleh dari tim yang dibentuk oleh KLPD Pemberian pendapat dilakukan pada saat penyusunan rancangan Kontrak. 18 Rapat Persiapan Penandatanganan Kontrak Nilai Jaminan Pelaksanaan (apabila ada), dengan ketentuan: – untuk nilai penawaran terkoreksi antara 80% - 100% dari nilai HPS atau Pagu Anggaran, Jaminan Pelaksanaan adalah sebesar 5% dari nilai kontrak; atau – untuk nilai penawaran terkoreksi di bawah 80% dari nilai HPS atau Pagu Anggaran, besarnya Jaminan Pelaksanaan 5% dari nilai HPS atau Pagu Anggaran. Pejabat Penandatangan Kontrak melakukan verifikasi secara tertulis kepada penerbit jaminan sebelum penandatanganan Kontrak. Setelah Jaminan Pelaksanaan dinyatakan sah dan diterima, Pokja Pemilihan dapat mengembalikan Jaminan Penawaran (apabila ada). Pejabat Penandatangan Kontrak dan Calon Penyedia tidak diperkenankan mengubah substansi hasil pemilihan Penyedia sampai dengan penandatanganan Kontrak, kecuali mempersingkat waktu pelaksanaan pekerjaan. 19 Rapat Persiapan Penandatanganan Kontrak Dalam hal penetapan SPPBJ dilakukan sebelum DIPA/DPA disahkan, dan ternyata alokasi anggaran dalam DIPA/DPA tidak disetujui atau kurang dari rencana nilai Kontrak, maka penandatanganan Kontrak dapat dilakukan setelah Pagu Anggaran cukup tersedia melalui revisi DIPA/DPA. Calon Penyedia Barang/Jasa tidak dapat menuntut ganti rugi jika penambahan Pagu Anggaran melalui revisi DIPA/DPA tidak tercapai dan penetapan pemenang dibatalkan. Penandatanganan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa yang kompleks dilakukan setelah memperoleh pendapat ahli hukum Kontrak. Kondisi Kritis 1. Nilai jaminan kurang 2. Hasil verifikasi menunjukkan jaminan tidak benar 3. Belum ada pendapat ahli hukum kontrak untuk pekerjaan kompleks 20 Pengunduran Diri Calon Penyedia mengundurkan diri dengan alasan yang tidak dapat calon Penyedia tersebut diterima oleh PPK dikenakan sanksi Daftar masa penawarannya Hitam sesuai ketentuan masih berlaku Peserta peringkat dibawahnya ditunjuk sebagai Penyedia 21 Pelaksanaan Penandatanganan Kontrak Pejabat Penandatangan Kontrak dan Penyedia wajib memeriksa kembali rancangan Kontrak meliputi substansi, bahasa, redaksional, angka, dan huruf serta membubuhkan paraf pada setiap lembar Dokumen Kontrak Ditandatangani setelah DIPA disahkan Dilakukan paling lambat 14 hari kerja setelah diterbitkan SPPBJ (kecuali DIPA belum terbit) Ditandatangani oleh yang pihak yang berwenang Kontrak mulai berlaku sejak tanggal penandatangan kontrak atau pada tanggal yang ditetapkan di kontrak Dalam hal penantanganan kontrak dilakukan sebelum tahun anggaran, maka kontrak mulai berlaku dan dilaksanakan setelah DIPA berlaku efektif 22 Pelaksanaan Penandatanganan Kontrak Penandatanganan Kontrak tahun jamak dilaksanakan jika telah mendapatkan persetujuan Kontrak tahun jamak dari pejabat yang berwenang sesuai ketentuan perundang-undangan. Dalam hal terjadi pergeseran waktu pelaksanaan Kontrak yang mengakibatkan perubahan pembebanan tahun anggaran Kontrak dari tahun tunggal menjadi tahun jamak, penandatanganan Kontrak dilaksanakan jika telah mendapatkan persetujuan Kontrak tahun jamak dari pejabat yang berwenang sesuai ketentuan perundangundangan. Pihak yang berwenang menandatangani Kontrak atas nama Penyedia adalah Direktur Utama/Pimpinan Perusahaan/ Pengurus Koperasi yang disebutkan namanya dalam Akta Pendirian/ Anggaran Dasar, yang telah didaftarkan sesuai dengan peraturan perundang- undangan atau Penyedia perorangan. 23 Pelaksanaan Penandatanganan Kontrak Selain pihak yang disebut di atas, pihak lain yang dapat menandatangani Kontrak adalah pihak yang mendapat kuasa atau pendelegasian wewenang yang sah dari Direktur Utama/Pimpinan Perusahaan/Pengurus Koperasi atau pihak yang sah berdasarkan Akta Pendirian/Anggaran Dasar untuk menandatangani Kontrak sepanjang pihak lain tersebut merupakan pengurus/karyawan perusahaan/ karyawan koperasi yang berstatus sebagai tenaga kerja tetap. Kontrak dibuat sesuai dengan kebutuhan, sekurang-kurangnya 2 (dua) Kontrak asli, terdiri dari (a) Kontrak asli pertama untuk Pejabat Penandatangan Kontrak dibubuhi meterai pada bagian yang ditandatangani oleh Penyedia, (b) Kontrak asli kedua untuk Penyedia dibubuhi meterai pada bagian yang ditandatangani oleh Pejabat Penandatangan Kontrak; Rangkap/salinan Kontrak tanpa dibubuhi meterai. Kontrak mulai berlaku pada tanggal penandatanganan Kontrak oleh Para Pihak atau pada tanggal yang ditetapkan dalam Kontrak. 24 Penandatanganan Kontrak Kondisi kritis DIPA belum disahkan sampai lewat dari 14 hari kerja setelah diterbitkan SPPBJ Kontrak ditandatangani oleh pihak yang tidak berwenang Pihak yang berhak tanda tangan tidak hadir Klausul berlakunya kontrak tidak jelas 25 Ikatan Perjanjian PPK dilarang mengadakan ikatan perjanjian atau menandatangani Kontrak dengan Penyedia, dalam hal belum tersedia anggaran belanja atau tidak cukup tersedia anggaran belanja yang dapat mengakibatkan dilampauinya batas anggaran belanja yang tersedia untuk kegiatan yang dibiayai APBN/APBD. 26 Penyerahan Lokasi Peninjauan Lapangan Penyerahan Lokasi (Berita Acara) Kerja (Berita Acara) Kondisi kritis: PPK menetapkan sebagai PPK tidak dapat menyerahkan peristiwa kompensasi dan dibuat seluruh lokasi kerja BA Penyedia menyerahkan personel (apabila dibutuhkan) dengan memenuhi ketentuan sebagai berikut: Bukti sertifikat kompetensi/lainnya sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan. Apabila Penyedia tidak dapat menunjukan bukti sertifikat maka Pejabat Penandatangan Kontrak meminta Penyedia untuk mengganti personel yang memenuhi persyaratan yang sudah ditentukan. Penggantian personel harus dilakukan dalam jangka waktu mobilisasi dan sesuai dengan kesepakatan. 27 Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK) Surat perintah dari Pejabat Penandatangan Kontrak kepada Penyedia Jasa Lainnya/Jasa Konsultansi Nonkonstruksi untuk segera memulai pelaksanaan pekerjaan sesuai Kontrak. Diterbitkan Selambat-lambatnya 14 hari kerja setelah tanda tangan Kontrak atau 14 hari kerja sejak penyerahan lokasi pekerjaan. Mencantumkan seluruh lingkup pekerjaan dan tanggal mulai kerja yang merupakan waktu dimulainya pelaksanaan pekerjaan. Kondisi kritis: SPMK terlambat Tidak mencantumkan seluruh lingkup pekerjaan dan tanggal mulai kerja yang tidak jelas 28 Surat Perintah Pengiriman (SPP) Surat perintah tertulis dari Pejabat Penandatangan Kontrak kepada Penyedia Barang untuk mulai melaksanakan pekerjaan penyediaan barang sesuai Kontrak. Diterbitkan Paling lambat 14 hari kerja sejak tanggal penandatanganan Kontrak SPP harus disetujui/ditandatangani oleh Penyedia selambat-lambatnya 7 hari kerja sejak tanggal penerbitan SPP. Tanggal penandatanganan SPP oleh Penyedia merupakan awal waktu pelaksanaan pekerjaan. Pengiriman yang tidak sekaligus harus dinyatakan dalam kontrak Kondisi kritis: SPP terlambat diterbitkan oleh PPK SPP terlambat disetujui Penyedia 29 Pemberian Uang Muka Permohonan uang muka diajukan secara tertulis disertai ✔rencana penggunaan uang muka ✔rencana pengembalian (lunas saat pekerjaan 100%) Nilai uang muka maksimal sesuai Kontrak Dibayar setelah Jaminan Uang Muka diterima. Jaminan Uang Muka senilai uang muka yang diterima. Pengembalian uang muka dapat dilakukan dengan diperhitungkan berangsur-angsur secara proporsional pada setiap pembayaran prestasi pekerjaan atau sesuai kesepakatan yang diatur dalam Kontrak dan paling lambat harus lunas pada saat serah terima sesuai dengan ketentuan yang tertuang dalam Kontrak Kondisi kritis: Uang muka tidak disebutkan dalam kontrak, sehingga tidak dapat diberikan uang muka Tidak menyerahkan jaminan UM Jaminan kurang dari nilai UM Tidak ada rincian penggunaan dan rencana pengembalian 30 Penyusunan Program Mutu ✔Disusun Penyedia sebelum rapat persiapan pelaksanaan Kontrak ✔Isinya, paling sedikit: ▪ informasi pekerjaan Kondisi Kritis ▪ organisasi kerja Penyedia ✔Program Mutu tidak ada ▪ jadwal pelaksanaan pekerjaan ✔Isinya kurang dari substansi ▪ prosedur pelaksanaan pekerjaan minimal ▪ prosedur instruksi kerja; ▪ pelaksana kerja. ✔Program mutu disesuaikan dengan jenis barang/jasa, karakteristik dan kompleksitas pekerjaan. 31 Rapat Persiapan Pelaksanaan Kontrak Sebelum melaksanakan Kontrak yang bernilai besar atau kompleks, Pejabat Penandatangan Kontrak dan Penyedia harus melakukan rapat secara tatap muka untuk mendiskusikan kesamaan pemahaman dan administrasi Kontrak. Harus dilaksanaan untuk kontrak bernilai besar atau kompleks Mendiskusikan kesamaan pemahaman dan administrasi Kontrak Dilaksanakan secara tatap muka dan formal Agenda rapat diketahui secara bersama sebelum pelaksanaan rapat Para pihak menunjuk narahubung selama pelaksanaan kontrak Kondisi kritis: Tidak menunjuk Rapat tidak dilaksanakan narahubung Agenda rapat tidak jelas 32 Pembahasan Rapat Reviu kontrak, Pembagian tugas dan tanggung jawab dari kedua belah pihak Pemutakhiran/pembaharuan rencana pekerjaan Reviu rencana penilaian kinerja pekerjaan sebagai dasar melakukan evaluasi kemajuan pekerjaan; Bagaimana dan kapan dilakukan pelaporan pekerjaan Pengukuran dan pelaporan pekerjaan: tata cara, waktu, Frekuensi, dokumentasi data Klarifikasi hal-hal yang masih kurang jelas Klarifikasi rencana koordinasi antar para pihak selama pelaksanaan pekerjaan Kondisi kritis: Sebagian agenda rapat tidak dibahas 33 Mobilisasi Dilaksanakan paling lambat sesuai waktu yang ditetapkan Dapat dilakukan bertahap sesuai dengan kebutuhan Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya ✔Mendatangkan: bahan/material, Peralatan, Personil ✔Menyiapkan fasilitas: kantor, rumah, gedung laboratorium, bengkel, gudang, dll Jasa Konsultansi ✔Mendatangkan: tenaga ahli/pendukung, peralatan Kondisi Kritis Terlambat dilakukan mobilisasi Dilakukan tetapi tidak mencukupi kebutuhan 34 Pemeriksaan Bersama Dilakukan bila perlu dan pada awal pelaksanaan kontrak memeriksa lokasi pekerjaan oleh para pihak bersama-sama Mengukur dan memeriksa detail kondisi lokasi pekerjaan untuk setiap tahapan pekerjaan dan rencana mata pembayaran. Untuk pemeriksaan bersama: – PA/KPA dapat menetapkan tim teknis – PPK dapat menetapkan tim atau tenaga ahli. Berita Acara Pemeriksaan Bersama Apabila mengakibatkan perubahan isi Kontrak dibuat adendum Kontrak. 35 Pemeriksaan Bersama Kondisi Kritis: Diperlukan tetapi tidak dilakukan Dilakukan tetapi kurang mencukupi/detil para pihak tidak lengkap dan tidak bersama-sama Tim teknis atau tim/tenaga ahli diperlukan tetapi tidak ditetapkan Tidak ada BA Tidak adendum Kontrak, padahal isi kontrak perlu diubah 36 Pemeriksaan Bersama Contoh : memeriksa tempat produksi peralatan produksi fasilitas di kantor konsultan keberadaan tenaga ahli yang diajukan konsultan 37 Pengendalian Kontrak Para pihak melakukan Pengawasan/pengendalian terhadap pelaksanaan Kontrak baik secara langsung atau melalui pihak lain yang ditunjuk. Pengawasan/pengendalian Kontrak dapat dilaksanakan secara sendiri-sendiri atau bersama-sama oleh : a. Pejabat Penandatangan Kontrak; b. Pihak ketiga yang independen; c. Penyedia d. Pengguna akhir 38 Pengendalian Kontrak: Kontrak Kritis dan SCM Kontrak Kritis yaitu terjadi deviasi antara realisasi dengan target pelaksanaan Kontrak dalam ukuran tertentu Para pihak melakukan Rapat Pembuktian (Show Cause Meeting/SCM). Penyedia harus untuk memperbaiki target dan realisasi pekerjaan. Apabila tidak mencapai target yang ditetapkan pada SCM, PPK mengeluarkan Surat Peringatan (SP). Bila telah dikeluarkan SP ketiga – dapat dilakukan pemutusan Kontrak secara sepihak – sanksi kepada Penyedia sesuai ketentuan yang berlaku. 39 Pengendalian Kontrak: Kontrak Kritis dan SCM Keadaan Kritis Kontrak Kritis tidak dilakukan SCM Tidak diberikan SP1, SP2, SP3 Sudah SP3 : – Tidak dilakukan pemutusan Kontrak secara sepihak – Tidak ada sanksi kepada Penyedia 40 Ukuran Keberhasilan Pekerjaan 1. Diselesaikan tepat waktu. 2. Mencapai kualitas yang ditetapkan. 3. Memenuhi kuantitas yang ditetapkan. 4. Menggunakan biaya sesuai rencana. 5. Dilaksanakan dengan tertib administrasi. 41 Tujuan Pengendalian Waktu 1. Pekerjaan diselesaikan tepat waktu. 2. Meningkatkan efisiensi & efektifitas. 3. Tidak terjadi kenaikan biaya 42 Kontrak Kritis Pekerjaan Konstruksi Kategori Kontrak KRITIS – Rencana Fisik 0 – 70%, Realisasi Fisik Terlambat > 10% – Rencana Fisik 70-100%, Realisasi Fisik Terlambat > 5% – Rencana Fisik 70-100%,Realisasi Fisik Terlambat < 5% Belum Selesai, dan Waktu Pelaksanaan Akan Melampaui Tahun Berjalan Kontrak kritis ditindaklanjuti dengan Rapat Pembuktian (Show Cause Meeting) Uji Coba (menutup Pekerjaan Terlambat SCM deviasi pekerjaan) 43 Rapat Pembuktian (Show Cause Meeting/SCM) Kontrak Kritis = Deviasi Apabila Tidak mampu antara realisasi dengan menyelesaiakan target pelaksanaan Kontrak pekerjaan Putus kontrak SCM 1 SCM 2 SCM 3 Surat Peringatan SP 2 SP3 1 Apabila Apabila (SP1) Target Target Apabila SCM 2 SCM 3 Target tidak tidak SCM 1 tercapai tercapai tidak tercapai 44 Inspeksi Pabrikasi Para pihak dapat melakukan inspeksi atas proses pabrikasi barang/peralatan khusus. Jadwal, tempat dan ruang lingkup inspeksi harus sesuai dengan ketentuan dalam Kontrak. Kondisi Kritis: Tidak melakukan inspeksi pabrikasi dapat berisiko keterlambatan pekerjaan dan mutu tidak sesuai. 45 Pembayaran Prestasi Pekerjaan Permohonan pembayaran prestasi pekerjaan diajukan secara tertulis disertai laporan kemajuan/output pekerjaan Pembayaran sesuai prestasi pekerjaan Pembayaran dilakukan terhadap pekerjaan yang sudah terpasang Bahan/material dan peralatan yang ada di lokasi pekerjaan yang belum terpasang tidak dihitung prestasi kerja. Sistem Pembayaran: (1) bulanan, (2) termin, atau (3) pembayaran sekaligus Pembayaran bulanan/termin dipotong angsuran uang muka, uang retensi (pekerjaan yang mensyaratkan masa pemeliharaan) dan pajak. 46 Pembayaran Prestasi Pekerjaan Pembayaran akhir ditambahkan potongan denda (apabila ada). Pembayaran pekerjaan subkontrak dilengkapi bukti pembayaran kepada subpenyedia/subkontraktor sesuai dengan kemajuan hasil pekerjaan. Pembayaran termin terakhir setelah seluruh pekerjaan selesai 100% (Berita Acara Serah Terima pekerjaan) Uang retensi dibayarkan setelah masa pemeliharaan berakhir (serah terima kedua/Final Hand Over (FHO)). Masa pemeliharaan berakhir pada tahun anggaran berikutnya, uang retensi dapat dibayarkan dengan Jaminan Pemeliharaan senilai uang retensi tersebut. 47 Pembayaran Prestasi Pekerjaan PENGECUALIAN pembayaran dapat dilakukan sebelum prestasi pekerjaan diterima/terpasang untuk: 1. Pengadaan Barang/Jasa yang karena sifatnya dibayar terlebih dahulu sebelum Barang/Jasa diterima 2. Pembayaran bahan/material dan/atau peralatan yang menjadi bagian dari hasil pekerjaan yang akan diserahterimakan, namun belum terpasang 3. Pembayaran pekerjaan yang belum selesai 100% saat batas akhir pengajuan pembayaran dengan menyerahkan jaminan pembayaran. 48 Pembayaran Prestasi Pekerjaan Kondisi Kritis 1. Pembayaran terlambat 2. Pembayaran melebihi prestasi kerja 3. Pembayaran untuk bahan/material atau peralatan yang belum terpasang 4. Uang muka, retensi, pajak, dan denda tidak dipotong dari pembayaran 5. Tidak ada jaminan pemeliharaan/pembayaran 49 Perubahan Kontrak Perubahan Kontrak karena Perbedaan Kondisi Lapangan pada saat Pelaksanaan dengan Gambar dan/atau Spesifikasi Teknis/KAK dalam Dokumen Kontrak Berlaku untuk Kontrak Lumsum, Kontrak Harga Satuan, Kontrak Gabungan Lumsum dan Harga Satuan Perubahan kontrak meliputi: – menambah atau mengurangi volume dalam Kontrak – menambah dan/atau mengurangi jenis kegiatan – mengubah spesifikasi teknis sesuai kondisi lapangan – mengubah jadwal pelaksanaan. 50 Perubahan Kontrak Perubahan Kontrak berupa administrasi (disepakati kedua pihak), antara lain pergantian PPK, perubahan rekening penerima. Pekerjaan tambah dilaksanakan dengan ketentuan: – tidak melebihi 10% dari harga Kontrak awal – tersedia anggaran – Dapat diberikan tambahan waktu untuk pelaksanaan pekerjaan Pemeriksaan untuk perubahan kontrak, PPK dapat menetapkan tim atau tenaga ahli. Perubahan Kontrak tidak dapat dilakukan pada masa tambahan waktu penyelesaian pekerjaan (masa denda) akibat dari keterlambatan setelah waktu pelaksanaan kontrak berakhir. 51 Perubahan Kontrak Kondisi Kritis Tidak dilakukan addendum kontrak Anggaran tidak tersedia untuk pekerjaan tambah Perubahan pada masa tambahan waktu penyelesaian pekerjaan (masa denda) Perubahan kontrak menjadi cara memenangkan penyedia tertentu 52 Penyesuaian Harga Penyesuaian harga untuk Kontrak Tahun Jamak berbentuk Kontrak Harga Satuan atau Kontrak Waktu Penugasan, dengan masa pelaksanaan pekerjaannya lebih dari 18 bulan. Ketentuan, persyaratan, dan tata cara perhitungan penyesuaian harga dicantumkan dalam Dokumen Pemilihan (rancangan Kontrak) dan/atau perubahan Dokumen Pemilihan, yang selanjutnya dituangkan dalam Kontrak. Penyesuaian diberlakukan mulai bulan ke-13 sejak pelaksanaan pekerjaan. Penyesuaian harga satuan berlaku bagi seluruh kegiatan/ mata pembayaran, kecuali komponen keuntungan, biaya overhead, dan harga satuan timpang. 53 Penyesuaian Harga Penyesuaian harga satuan diberlakukan sesuai dengan jadwal pelaksanaan yang tercantum dalam kontrak/adendum kontrak. Penyesuaian harga satuan bagi komponen pekerjaan yang berasal dari luar negeri, menggunakan indeks penyesuaian harga dari negara asal barang tersebut. Jenis pekerjaan baru dengan harga satuan baru sebagai akibat adanya adendum kontrak dapat diberikan penyesuaian harga mulai bulan ke-13 sejak adendum kontrak. Indeks yang digunakan dalam hal pelaksanaan kontrak terlambat disebabkan oleh kesalahan Penyedia adalah indeks harga terendah antara jadwal kontrak dan realisasi pekerjaan. 54  Penyesuaian Harga 13 18 Tahun 1 Tahun 2 Dihitung mulai diberlakukan untuk bulan ke-13 masa pelaksanaan > 18 bulan diberlakukan terhadap Kontrak Tahun Jamak dengan jenis Kontrak Harga Satuan atau Kontrak berdasarkan Waktu Penugasan Sumber: LKPP 55 Penyesuaian Harga Kondisi Kritis Tidak ada klausul penyesuaian harga di kontrak Rumus penyesuaian harga tidak tercantum dalam kontrak Pelaksanaannya menyalahi ketentuan penyesuaian harga 56 Keadaan Kahar Keadaan kahar adalah suatu keadaan yang terjadi di luar kehendak para pihak dalam Kontrak dan tidak dapat diperkirakan sebelumnya, sehingga kewajiban yang ditentukan dalam Kontrak menjadi tidak dapat dipenuhi. Tidak termasuk hal-hal merugikan yang disebabkan oleh perbuatan atau kelalaian para pihak. Pemberitahuan secara tertulis paling lambat 14 hari kalender sejak menyadari atau seharusnya menyadari atas kejadian atau keadaan yang merupakan keadaan kahar. Pelaksanaan Kontrak dapat dihentikan atau dilanjutkan setelah kondisi kahar berakhir. 57 Keadaan Kahar Apabila pelaksanaan Kontrak dilanjutkan, para pihak dapat melakukan perubahan kontrak. Jangka waktu penyelesaian pekerjaan dapat diperpanjang sekurang-kurangnya sama dengan jangka waktu terhentinya Kontrak akibat keadaan kahar. Perpanjangan waktu untuk penyelesaian Kontrak dapat melewati Tahun Anggaran. Dalam hal pelaksanaan Kontrak dihentikan, para pihak menyelesaikan kewajiban yang telah dilaksanakan. Penyedia berhak untuk menerima pembayaran sesuai dengan prestasi atau kemajuan pelaksanaan pekerjaan yang telah dicapai. 58 Keadaan Kahar Pekerjaan dapat dilanjutkan selama masa keadaan kahar berdasarkan perintah tertulis PPK. Penyedia berhak untuk menerima pembayaran dan penggantian biaya yang wajar atas pekerjaan selama masa keadaan kahar sesuai adendum Kontrak. Kegagalan salah satu pihak karena keadaan kahar bukan merupakan cidera janji/wanprestasi. Contoh keadaan kahar: bencana alam, bencana non alam, bencana sosial, pemogokan, kebakaran, kondisi cuaca ekstrim, dan gangguan industri lainnya. 59 Keadaan Kahar Kondisi kritis: Menyepakati suatu kondisi disebut keadaan kahar Tidak ada klausul keadaan kahar dalam kontrak 60 Penghentian Kontrak Kontrak berhenti apabila terjadi keadaan kahar Penghentian kontrak secara tertulis. Penghentian kontrak dapat bersifat: – sementara hingga Keadaan Kahar berakhir, atau – permanen apabila tidak memungkinkan dilanjutkan/ diselesaikannya pekerjaan Dalam hal Kontrak dihentikan, penyedia dibayar sesuai kemajuan hasil pekerjaan setelah dilakukan pemeriksaan bersama atau berdasarkan hasil audit. Kontrak Kritis: Penghentian kontrak secara tertulis tidak dilakukan. Menyepakati kemajuan pekerjaan untuk pembayaran 61 Berakhirnya Kontrak Kontrak berakhir apabila pekerjaan telah selesai dan hak dan kewajiban para pihak yang terdapat dalam Kontrak sudah terpenuhi. Termasuk semua pembayaran sudah dilakukan. Kondisi kritis Pembayaran belum 100%, a.l. retensi 62 Pemutusan Kontrak Pemutusan Kontrak adalah tindakan yang dilakukan oleh Pejabat Penandatangan Kontrak atau Penyedia untuk mengakhiri berlakunya Kontrak karena alasan tertentu. Kondisi Kritis: Pemutusan Kontrak menyalahi prosedur/persyaratan 63 Pejabat Penandatangan Kontrak Melakukan Pemutusan Kontrak (1) Penyedia terbukti melakukan KKN, kecurangan dan/atau pemalsuan Pengaduan tentang penyimpangan prosedur, dugaan KKN dan/atau pelanggaran persaingan sehat dinyatakan benar Penyedia berada dalam keadaan pailit Penyedia dikenakan Sanksi Daftar Hitam sebelum Kontrak; Penyedia gagal memperbaiki kinerja setelah SP 3 kali Penyedia tidak mempertahankan berlakunya Jaminan Pelaksanaan Penyedia lalai/cidera janji tidak memperbaiki kelalaiannya dalam jangka waktu yang telah ditetapkan 64 Pejabat Penandatangan Kontrak Melakukan Pemutusan Kontrak (2) Penyedia tidak akan mampu menyelesaikan keseluruhan pekerjaan walaupun diberikan kesempatan sampai dengan 50 hari kalender Setelah diberikan kesempatan menyelesaikan pekerjaan sampai dengan 50 hari kalender pekerjaan tidak selesai Penyedia menghentikan pekerjaan selama waktu yang ditentukan dalam Kontrak dan penghentian ini tidak tercantum dalam program mutu serta tanpa persetujuan pengawas pekerjaan. 65 Pejabat Penandatangan Kontrak Melakukan Pemutusan Kontrak (3) Dalam hal pemutusan Kontrak karena kesalahan Penyedia: – Jaminan Pelaksanaan dicairkan – Sisa Uang Muka harus dilunasi oleh Penyedia atau Jaminan Uang Muka dicairkan (apabila diberikan) – Penyedia dikenakan sanksi Daftar Hitam Dalam hal dilakukan pemutusan Kontrak secara sepihak oleh Pejabat Penandatangan Kontrak karena kesalahan Penyedia, maka Pokja Pemilihan dapat menunjuk pemenang cadangan berikutnya pada paket pekerjaan yang sama atau Penyedia yang mampu dan memenuhi syarat. 66 Penyedia Melakukan Pemutusan Kontrak Setelah mendapatkan persetujuan Pejabat Penandatangan Kontrak, Pengawas pekerjaan memerintahkan Penyedia untuk menunda pelaksanaan pekerjaan atau kelanjutan pekerjaan, dan perintah tersebut tidak ditarik selama waktu yang ditentukan dalam Kontrak. Pejabat Penandatangan Kontrak tidak menerbitkan Surat Permintaan Pembayaran (SPP) untuk pembayaran tagihan angsuran sesuai dengan yang disepakati sebagaimana tercantum dalam Syarat-syarat Kontrak. 67 Pemberian Kesempatan Pejabat Penandatangan Kontrak dapat memberikan kesempatan Penyedia untuk menyelesaikan pekerjaan Dikenakan sanksi denda keterlambatan. Pemberian kesempatan sampai dengan 50 (lima puluh) hari kalender Dapat melampaui Tahun Anggaran Kondisi Kritis Menilai kemampuan penyedia untuk menyelesaikan pekerjaan dalam 50 hari kalender 68 Denda dan Ganti Rugi Sanksi finansial dikenakan kepada Penyedia karena cidera janji/wanprestasi yang tercantum Kontrak. Sanksi finansial dapat berupa sanksi ganti rugi atau denda keterlambatan. Cidera janji/wanprestasi dapat berupa kegagalan bangunan, menyerahkan jaminan yang tidak bisa dicairkan, melakukan kesalahan dalam perhitungan volume hasil pekerjaan berdasarkan hasil audit, menyerahkan barang/jasa yang kualitasnya tidak sesuai dengan kontrak berdasarkan hasil audit, dan keterlambatan penyelesaian pekerjaan. 69 Denda dan Ganti Rugi Sanksi ganti rugi apabila terjadi: kegagalan bangunan, menyerahkan jaminan yang tidak bisa dicairkan, melakukan kesalahan dalam perhitungan volume hasil pekerjaan berdasarkan hasil audit, menyerahkan barang/jasa yang kualitasnya tidak sesuai dengan Kontrak berdasarkan hasil audit. Besarnya sanksi ganti rugi adalah senilai kerugian. Denda keterlambatan penyelesaian pekerjaan: – 1‰ (satu permil) per hari dari harga bagian Kontrak – 1‰ (satu permil) per hari dari harga Kontrak. Bagian Kontrak adalah bagian pekerjaan dari satu pekerjaan yang ditetapkan dalam dokumen pemilihan. Tata cara pembayaran denda diatur dalam Kontrak. 70 Denda dan Ganti Rugi Kondisi Kritis: Perbedaan pendapat tentang nilai ganti rugi/denda Salah mengenakan denda, dari bagian atau keseluruhan kontrak Denda dan ganti rugi tidak diatur dalam kontrak 71 Serah Terima Pengajuan kepada Pemeriksaan hasil Pekerjaan selesai PPK untuk serah pekerjaan oleh 100% terima PPK Serah terima Berita Acara Serah Berita acara hasil kepada PA/KPA Terima pemeriksaan oleh PPK Pemeriksaan Berita Acara Hasil administratif oleh Pemeriksaan PjPHP/PPHP Administratif 72 Masa Pemeliharaan Penyedia wajib memelihara hasil pekerjaan selama masa pemeliharaan Pejabat Penandatangan Kontrak menerima penyerahan akhir pekerjaan setelah Penyedia melaksanakan semua kewajibannya selama masa pemeliharaan dengan baik. Pejabat Penandatangan Kontrak wajib melakukan pembayaran sisa nilai kontrak yang belum dibayar atau mengembalikan Jaminan Pemeliharaan. Khusus Pekerjaan Konstruksi: – masa pemeliharaan paling singkat untuk pekerjaan permanen selama 6 (enam) bulan dan pekerjaan semi permanen selama 3 (tiga) bulan – masa pemeliharaan dapat melampaui Tahun Anggaran 73 Masa Pemeliharaan Khusus Pengadaan Barang, masa garansi diberlakukan sesuai kesepakatan para pihak dalam Kontrak Penyedia tidak melaksanakan kewajiban pemeliharaan: – tidak dibayar retensi atau dicairkan Jaminan Pemeliharaan – Penyedia dikenakan sanksi Daftar Hitam. nilai sisa penggunaan uang retensi atau uang pencairan Jaminan Pemeliharaan untuk membiayai Pembiayaan/ Pemeliharaan maka disetorkan kepada Kas Negara. Berita Acara Serah Terima akhir ditandatangani apabila dalam pemeriksaan hasil pekerjaan telah sesuai dengan ketentuan yang tercantum dalam Kontrak 74 Masa Pemeliharaan PA/KPA mengalokasikan anggaran untuk keperluan operasional PPK selama masa pemeliharaan oleh Penyedia. Jaminan Pemeliharaan dikembalikan 14 (empat belas) hari kerja setelah masa pemeliharaan selesai. Kondisi Kritis Penyedia tidak melaksanakan kewajiban pemeliharaan Jaminan pemeliharaan tidak dapat dicairkan Anggaran operasional PPK tidak tersedia Jaminan Pemeliharaan dikembalikan lewat waktu Tidak ada jaminan pemeliharaan sedangkan retensi dibayarkan Jaminan pemeliharaan diterima dan retensi tidak dibayarkan 75 1c. Penyusunan Rencana Pengendalian Menyusun kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan PPK untuk untuk mengelola kontrak beserta jadwalnya. Kegiatan dituliskan lengkap dengan waktunya sehingga tidak terlewat dalam pelaksanannya. 76 Penyusunan Rencana Pengendalian 1. Menyusun pokok-pokok kegiatan pelaksanaan kontrak dan jadwalnya. Pokok pokok kegiatan pelaksanaan kontrak mulai dari SPPBJ sampai dengan serah terima dan berakhirnya kontrak. 2. Menyusun kegiatan pemeriksaan pekerjaan dan jadwalnya 3. Menyusun kegiatan rapat berkala dan jadwalnya 4. Menyusun kegaiatan pembayaran dan jadwalnya 77 Penyusunan Rencana Pengendalian Contoh sederhana Rencana Pengedalian No Kegiatan Tgl Rencana Tgl.Realisasi Pelaksana 1 Penetapan SPPBJ XX-XX-XXXX 2 Penandatanganan XX-XX-XXXX kontrak … ……. … Pengendalian Kontrak XX s.d. XX-XX- XXX … Pemeriksaan pekerjaan di XX-XX-XXX lapangan minggu ke-1 … Rapat Mingguan ke-1 … … Pemeriksaan pekerjaan di … lapangan minggu ke-2 … … 78 Penyusunan Rencana Pengendalian 79 1d. Penyiapan Metode dan Instrumen Pengendalian Metode pengendalian adalah cara atau kegiatan yang dilaksanakan untuk mengawasi, mengevaluasi dan mengambilkan tindakan agar kontrak terlaksana sesuai rencana Instrumen pengendalian adalah dokumen, alat-alat dan sarana yang diperlukan untuk memonitor dan mendokumentasikan kemajuan pelaksanaan pekerjaan Metode dan instrumen akan berpasangan dalam pelaksanaan pengendalian. Metode dan instrumen dapat dikembangkan PPK sesuai kebutuhan pengendalian kontrak 80 Metode dan Instrumen Pengendalian Metode dan instrumen dapat dikembang oleh PPK sesuai kebutuhan. Pekerjaan-pekerjaan yang dalam pelaksanaannya membutuhkan proses secara umum menggunakan metode dan instrument pengendalian yang sama. Misalnya Pekerjaan konstruksi dan Jasa Lainnya yang dilaksanakan di lokasi satuan kerja. 81 Metode dan Instrumen Pengendalian Metode dan instrumen berikut merupakan contoh, dapat dikembang oleh PPK sesuai kebutuhan Metode Tujuan Instrumen Monitoring seluruh kegiatan Mengetahui seluruh proses Daftar Kegiatan dan jadwalnya pelaksanaan kontrak pelaksanaan pekerjaan dan waktu Papan monitoring pelaksanannya Dll Pemeriksaan Bersama Mengetahui kondisi lokasi Daftar Hadir (Untuk pekerjaan konstruksi) pekerjaan dan kesesuaian dengan Berita Acara desain/gambar rencana. Alat-alat sesuai kebutuhan Dokumen spesifikasi, desain/gambar rencana Dll 82 Metode dan Instrumen Pengendalian Metode dan instrumen berikut merupakan contoh, dapat dikembang oleh PPK sesuai kebutuhan Metode Tujuan Instrumen Pemeriksaan bahan/material, Memastikan kesesuaian Formulir pencatatan peralatan bahan/material, peralatan BA pemeriksaan dengan spesifikasi Alat-alat sesuai kebutuhan Dll 83 Metode dan Instrumen Pengendalian Metode dan instrumen berikut merupakan contoh, dapat dikembang oleh PPK sesuai kebutuhan Metode Tujuan Instrumen Pemeriksaan berkala Memastikan kesesuaian mutu, Formulir pencatatan hasil (harian/mingguan/ bulanan) volume, dan waktu pelaksanaan, pemeriksaan permasalahan. Alat-alat sesuai kebutuhan Pemeriksaan harian, a.l. konsumsi Alat dokumentasi foto/video diklat Laporan hasil pemeriksaan Pemeriksaan minggua,a.l. Dlll pekerjaan kontruksi Pelaporan berkala Mengetahui kemajuan pekerjaan Dokumen laporan berdasarkan laporan kemajuan Foto/video dokumentasi pekerjaan dari penyedia Sampel bahan/material, dll 84 Metode dan Instrumen Pengendalian Metode dan instrumen berikut merupakan contoh, dapat dikembang oleh PPK sesuai kebutuhan Metode Tujuan Instrumen Rapat berkala (mingguan/bulanan) Mengetahui kemajuan pekerjaan Daftar hadir dan permasalahan BA Rapat Dokumen laporan berkala Rapat Pembuktian (Show Cause Menyelesaikan kontrak kritis Daftar hadir rapat Meeting) Laporan kemajuan pekerjaan BA Rapat Pembuktian Serah terima pekerjaan Menerima hasil pekerjaan, baik Laporan kemajuan pekerjaan sebagian maupun keseluruhan. BA Serah terima Didahului pemeriksaan Dokumentasi foto/video berkala/kemajuan pekerjaan. Dll 85 1e. Penetapan Prosedur dan Tata Cara Pengendalian Prosedur adalah langkah-langkah kerja tertulis untuk melaksanakan satu kegiatan Prosedur ini menjadi acuan bersama antara PPK dan penyedia dalam melakukan pengendalian kontrak. Prosedur perlu disetujui kedua belah pihak sehingga hasil pelaksanaan prosedur dapat disetujui bersama. Semua metode pengendalian perlu dibuatkan prosedurnya sehingga pelaksanaannya sesuai kebutuhan dan tujuannya dapat tercapai 86 Contoh Prosedur Penanganan Kontrak Kritis Pekerjaan Konstruksi Apabila Penyedia terlambat melaksanakan pekerjaan sesuai jadwal, maka PPK harus memberikan peringatan secara tertulis atau memberlakukan ketentuan kontrak kritis. Kontrak dinyatakan kritis apabila: – Dalam periode I (rencana fisik pelaksanaan 0% - 70% dari Kontrak), selisih keterlambatan antara realisasi fisik pelaksanaan dengan rencana lebih besar 10% – Dalam periode II (rencana fisik pelaksanaan 70% - 100% dari Kontrak), selisih keterlambatan antara realisasi fisik pelaksanaan dengan rencana lebih besar 5% – Dalam periode III (rencana fisik pelaksanaan 70% - 100% dari Kontrak), selisih keterlambatan antara realisasi fisik pelaksanaan dengan rencana pelaksanaan kurang dari 5% dan akan melampaui tahun anggaran berjalan. 87 Contoh Prosedur Penanganan Kontrak Kritis Pekerjaan Konstruksi Penanganan kontrak kritis dilakukan dengan rapat pembuktian (show cause meeting/SCM) – Pada saat Kontrak dinyatakan kritis, Pengawas Pekerjaan memberikan peringatan secara tertulis kepada Penyedia dan selanjutnya menyelenggarakan Rapat Pembuktian (SCM) Tahap I. – Dalam SCM Tahap I, PPK, Pengawas Pekerjaan dan Penyedia membahas dan menyepakati besaran kemajuan fisik yang harus dicapai oleh Penyedia dalam periode waktu tertentu (uji coba pertama) yang dituangkan dalam Berita Acara SCM Tahap I. 88 Contoh Prosedur Penanganan Kontrak Kritis Pekerjaan Konstruksi Apabila Penyedia gagal pada uji coba pertama, maka PPK menerbitkan Surat Peringatan Kontrak Kritis I dan harus diselenggarakan SCM Tahap II yang membahas dan menyepakati besaran kemajuan fisik yang harus dicapai oleh Penyedia dalam waktu tertentu (uji coba kedua) yang dituangkan dalam Berita Acara SCM Tahap II. Apabila Penyedia gagal pada uji coba kedua, maka PPK menerbitkan Surat Peringatan Kontrak Kritis II dan harus diselenggarakan SCM Tahap III yang membahas dan menyepakati besaran kemajuan fisik yang harus dicapai oleh Penyedia dalam waktu tertentu (uji coba ketiga) yang dituangkan dalam Berita Acara SCM Tahap III. 89 Contoh Prosedur Penanganan Kontrak Kritis Pekerjaan Konstruksi Apabila Penyedia gagal pada uji coba ketiga, maka PPK menerbitkan Surat Peringatan Kontrak Kritis III dan PPK dapat melakukan pemutusan Kontrak secara sepihak dengan mengesampingkan Pasal 1266 dan 1267 Kitab Undang-Undang Hukum Perdata. Apabila uji coba berhasil, namun pada pelaksanaan pekerjaan selanjutnya Kontrak dinyatakan kritis lagi maka berlaku ketentuan SCM dari awal. 90 2. Pengendalian Pelaksanaan Kontrak Pengendalian Kontrak 1. Monitoring sesuai rencana pengendalian pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa 2. Identifikasi penyimpangan pelaksanaan pekerjaan secara menyeluruh 3. Perbaikan penyimpangan atau perubahan pelaksanaan pekerjaan 92  Monitoring Sesuai Rencana Pengendalian Jadual Pada prinsipnya pengendalian pelaksanaan kontrak mencakup 3 aspek penting yaitu kualitas, kuantitas, waktu, dan biaya Monitoring jadwal; jadwal rencana dan aktual pelaksanaan Monitoring Monitoring biaya; rencana arus kas, realisasi arus kas Kualitas Biaya Monitoring kualitas; memastikan pekerjaan 93 Monitoring Sesuai Rencana Pengendalian Melaksanakan kegiatan-kegiatan pengendalian sesuai jadwal. Menggunakan metode yang ditetapkan pada setiap tahapan Menggunakan instrumen yang ditetapkan pada setiap tahapan Hal-hal dilakukan antara lain: ✔Menggunakan alat untuk mengukur/mengecek; ✔Pengecekan manual visual; ✔Menghitung manual; 94 Monitoring Sesuai Rencana Pengendalian ✔ Pengujian sampel di laboratorium; ✔ Mencoba secara manual, misal: mencicipi makanan catering ✔ Mengisi formulir dan dokumen yang sudah disiapakan. ✔ Mengambil foto/video Meminta persetujuan penyedia atas data yang diperoleh, sehingga dapat digunakan dan diterima kedua pihak 95 Identifikasi Penyimpangan Data realisasi dibandingkan dengan data rencana Data realisasi diperoleh saat pemeriksaan berkala atau berdasarkan laporan penyedia yang sudah disetujui PPK Data rencana berdasarkan kontrak a.l. spesifikasi, volume, gambar, dll Diidentifikasi penyimpangan dari rencana, berupa: – Penyimpangan mutu/kualitas – Penyimpangan waktu – Penyimpangan kuantitas – Penyimpangan biaya 96 Identifikasi Penyimpangan Hasil identifikasi penyimpangan disampaikan kepada penyedia diketahui. Penyedia diundang dalam rapat berkala untuk membahas penyimpangan 97 Perbaikan Penyimpangan atau Perubahan Pekerjaan Langkah awal adalah melakukan rapat diantara para pihak terkait, yaitu PPK dan penyedia. Rapat membahas penyimpangan yang terjadi. – Diidentifikasi penyebabnya – Ditentukan perbaikannya, termasuk kebutuhan tambahan bahan/material, peralatan dan personil – Ditentukan jangka waktu perbaikan penyimpangan Apabila penyimpangan merupakan kondisi kontrak kritis maka diselesaikan dengan mekanisme kontrak kritis Rapat dibuatkan Berita Acara 98 3. Reviu Pelaksanaan Kontrak Reviu Pelaksanaan Kontrak 1. Mereviu pelaksanaan kontrak 2. Mendokumentasikan hasil reviu pengelolaan kontrak 100 Mereviu Pelaksanaan Kontrak Reviu bertujuan untuk mengetahui : – penyimpangan dalam proses PBJ dan rencana perbaikan yang ditetapkan, serta hasil dari perbaikan yang dilakukan. – Mencatat hal-hal positif sehingga dapat diulangi pada proses PBJ selanjutnya Reviu pelaksanaan kontrak dilakukan untuk setiap paket pengadaan Reviu dimulai dari identifikasi kebutuhan sampai dengan diterimanya barang/jasa. Sehingga dapat diperoleh hasil reviu komprehensif 101 Mereviu Pelaksanaan Kontrak Para pihak yang dilibatkan dalam reviu adalah PPK, Kelompok kerja pemilihan, pejabat pengadaan, dapat pula mengundang KPA. Data reviu sebagian sudah tercatat dalam proses PBJ. Dokumen yang menjadi sumber data reviu antara lain Notulen/Berita- berita Acara yang memuat masalah dan solusinya. Dapat diadakan rapat khusus untuk memperoleh tambahan data reviu yang belum tercatat dalam dokumen pelaksanaan PBJ. Biasanya berasal dari pengamatan, pemeriksaan dan interaksi pelaku PBJ satker dengan penyedia. 102 Mendokumentasikan Hasil Reviu Mendokumentasikan hasil reviu pengelolaan kontrak Hasil reviu perlu memuat: – Tahapan proses PBJ – Permasalahan/Hal-hal positif – Perbaikan masalah dan hasilnya – Rekomendasi untuk proses PBJ pada waktu mendatang 103 Contoh Dokumentasi Hasil Reviu Pelaksanaan PBJ Permasalahan/ Perbaikan dan Tahapan PBJ Rekomendasi Hal positif Hasilnya Identifikasi Kebutuhan Pengguna akhir Spesifikasi sudah baik Pengguna akhir selalu memberikan dilibatkan dalam spesifikasi kebutuhan penyusunan spesifikasi barang Pemaketan Pemaketan sudah Tidak ada perubahan Tata cara pemaketan sesuai pemaketan dapat diadopsi di waktu mendatang ………….. ……. ……. ……….. Penandatangan Pada hari terakhir, Kontrak dapat Jadwal tanda tangan kontrak setelah jam kerja. ditandatangani setelah kontrak dibuat lebih Penyedia mengurus jam kerja awal untuk jaminan pelaksanaan memberikan cadangan di hari terakkhir waktu tersebut 104 Contoh Dokumentasi Hasil Reviu Pelaksanaan PBJ Permasalahan/ Tahapan PBJ Perbaikan dan Hasilnya Rekomendasi Hal positif ……….. ………….. ……………. ………….. Pelaksanaan kontrak Terlambat 11% pada SCM dan penyedia Pemeriksaan berkala tahap rencana 50%. dapat memperbaiki dan rapat berkala Pemeriksaan berkala 2 deviasi pekerjaan ditambah menjadi mingguan mingguan …………. ………………… …………….. …………….. Format dan bentuk dokumentasi dapat dibuat dalam bentuk lain sesuai kebutuhan 105  Jangan lupa untuk ikuti laman media sosial kami untuk informasi pelatihan lainnya di: Pusdiklat Anggaran dan Perbendaharaan TERIMA KASIH pusdiklatap @pusdiklatap Pusdiklat Anggaran dan Perbendaharaan PUSDIKLAT ANGGARAN DAN PERBENDAHARAAN BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEUANGAN KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA Jl. Raya Puncak KM 72, Gadog, Megamendung, Kabupaten Bogor 16720 Telepon: (0251) 8244771 E-Mail: [email protected]