Políticas de Calificaciones_ Captura, Traspasos, Aclaración, Cambio y Resguardo.pdf

Políticas de Calificaciones: Captura, Traspaso, Aclaración, Cambio y Resguardo Dueño de Políticas: José Gerardo Figueroa Navarro Director de Control Escolar Firma: Versión: 1.0 Políticas de Calificaciones: Captura, Traspaso, Aclaración, Cambio y Resguardo. Fecha de última actualización: 15/septiembr...

Políticas de Calificaciones: Captura, Traspaso, Aclaración, Cambio y Resguardo Dueño de Políticas: José Gerardo Figueroa Navarro Director de Control Escolar Firma: Versión: 1.0 Políticas de Calificaciones: Captura, Traspaso, Aclaración, Cambio y Resguardo. Fecha de última actualización: 15/septiembre/2023 Página 1 de 5 Versión: 1.0 Contenido I. Propósito y alcance:.......................................................................................................................... 2 II. Políticas:........................................................................................................................................... 2 III. Definiciones:................................................................................................................................. 4 IV. Responsabilidad de propiedad y control de cambios:..................................................................... 5 Políticas de Calificaciones: Captura, Traspaso, Aclaración, Cambio y Resguardo. Fecha de última actualización: 15/septiembre/2023 I. Página 2 de 5 Versión: 1.0 Propósito y alcance: Riesgo del Proceso Central – Formar Establecer políticas de administración de calificaciones desde su captura, traspaso, aclaración y cambio, hasta su resguardo, a fin de alinear los criterios de actuación del personal involucrado en la gestión de las mismas y con ello garantizar la consistencia e integridad de los registros y disminuir el riesgo de pérdida del dato o imprecisión. Las políticas establecidas en este documento son aplicables a las Divisiones Licenciaturas, Licenciaturas Ejecutivas y Posgrados, en cuanto a los programas con RVOE. II. Políticas: 1. Las calificaciones son irrenunciables. De la Captura de Calificaciones 2. Se establecerá un periodo de captura de calificaciones en el calendario escolar que elabora la Dirección de Control Escolar. 3. El registro de las calificaciones lo efectuará directamente el docente asignado conforme a Procedimiento de Captura de Calificaciones. 4. Mientras el período de captura permanezca abierto, el propio docente podrá dar de alta, atender las aclaraciones y corregir los errores que detecte de manera individual o al revisar las mismas con sus alumnos. De la Captura de Calificaciones para asignaturas LEX 5. La Jefatura de Operaciones será el área responsable del seguimiento y captura de calificaciones para los NRC´s LEX, a través de la liga https://cursos.ebc.edu.mx/teacher-courses/cas/access ; para lo cual el Jefe de Operaciones deberá tener habilitado la asignación de estatus como docente, por parte de la Jefatura de Gestión de Talento Docente. Del Traspaso de Calificaciones 6. El traspaso de calificaciones se realizará antes del inicio de cada período una vez que los docentes hayan completado, en su totalidad, la captura de calificaciones. 7. La Coordinación de Infraestructura y Logística supervisado por la Jefatura de Administración de Campus, deberá garantizar que una vez creados los NRC del periodo correspondiente y previo al traspaso de calificaciones, todos los NRC del periodo tengan capturado el programador automático; para ello, conforme al procedimiento de traspaso de calificaciones utilizará el reporte generado en Banner y el reporte: Validador de Programador Automático. 8. Finalmente, La Jefatura de Registros Escolares y Certificación, de la Dirección de Control será la responsable de validar que todos los NRC de los periodos a traspasar tengan asignado el programador automático; para ello, utilizará el reporte generado en Banner y el reporte: Validador de Programador Automático. Habiendo hecho lo anterior y previo al inicio de inscripciones para el siguiente periodo, las calificaciones serán traspasadas al sistema Banner utilizando las formas SZAACTF y SHRROLL. Políticas de Calificaciones: Captura, Traspaso, Aclaración, Cambio y Resguardo. Fecha de última actualización: 15/septiembre/2023 Página 3 de 5 Versión: 1.0 De la Aclaración y Cambio de Calificaciones, fuera del período regular de captura 9. La Dirección de Control Escolar es responsable de evaluar y en su caso, de efectuar el cambio o alta de una calificación en la historia académica de un alumno sustentando su gestión en la presente política, el Reglamento Escolar vigente, el Reglamento de Titulación vigente, el Procedimiento de Alta o cambio de calificación fuera del período regular de captura, y la Política de Toma de Decisiones. 10. Un estudiante, un docente o un administrativo puede solicitar el alta, aclaración o cambio de calificaciones solamente cuando detecte error u omisión, o cuando se haya efectuado la reprogramación de un examen y ésta última cuente con autorización de la Dirección del Campus, de manera expresa, extraordinaria y justificada. 11. La calificación de una asignatura no puede ser asignada a una materia distinta por haberla cursado derivado de un error en inscripción. El estudiante validará que las materias que curse corresponden a su plan de estudios. 12. Es responsabilidad del estudiante revisar las calificaciones registradas en su historia académica para detectar posibles errores u omisiones. 13. Una vez que la Dirección de Control Escolar efectuó el traspaso de calificaciones, el alumno cuenta con 30 días hábiles para realizar la solicitud de alta, aclaración o cambio de calificación. 14. Una aclaración de calificación se atenderá en Campus directamente, mientras que un cambio o alta se atiende en coordinación entre el Campus y la Dirección de Control Escolar. 15. El trámite de Alta o cambio de calificación fuera del período regular de captura, se realizará apegado al procedimiento vigente del mismo nombre. 16. Es responsabilidad de los Consejeros Académicos asegurar que, al recibir una solicitud de un alumno, ésta se ingrese a la plataforma de EB3C. De la misma forma, es responsabilidad del Jefe de Gestión de Talento Docente el asegurar el ingreso del trámite solicitado por un docente. 17. Es responsabilidad de los ejecutivos de servicios escolares del Campus ingresar el trámite máximo 5 días hábiles posteriores a la fecha en que recibió la solicitud de dicho cambio y dar seguimiento al mismo, hasta su conclusión. 18. La Dirección de Control Escolar, a través de la Jefatura de Registros y Certificación, es responsable de dar seguimiento a las solicitudes hasta su conclusión y emitir respuesta al Campus en un lapso no mayor a 5 días hábiles, una vez generado el folio correspondiente en el sistema EB3C. 19. Cuando exista solicitud de alta o cambio por otros motivos que no son errores u omisiones, deberá presentarse junto con el trámite una carta de motivos firmada por el Director, Subdirector o Jefe del Programa en Campus de manera mancomunada con la del Director Divisional (Licenciaturas Ejecutivas y Posgrado), según sea el caso. 20. La revisión y ajuste de calificación de las asignaturas relacionadas con los resultados del examen EGEL de CENEVAL y la certificación de la AMIB, se efectuará conforme a lo señalado en el Reglamento de Titulación vigente. 21. El alumno deberá cumplir con el porcentaje mínimo de asistencia conforme a lo señalado en la Reglamentación Escolar vigente de su División de estudios, en caso de no cumplirlo, el alumno reprobará la materia y el cambio de calificación no procederá. Considerando lo anterior, la Jefatura de Administración de Campus deberá justificar las faltas aplicables en tiempo, conforme a lo señalado en la Reglamentación Escolar vigente. 22. Las situaciones o excepciones no previstas en las presentes políticas, respecto del cambio o alta extemporánea de calificaciones registradas en la historia académica, deberán ser evaluadas y autorizadas conforme a la política de toma de decisiones, para casos extraordinarios. Políticas de Calificaciones: Captura, Traspaso, Aclaración, Cambio y Resguardo. Fecha de última actualización: 15/septiembre/2023 Página 4 de 5 Versión: 1.0 Del Resguardo de Calificaciones 23. La Dirección de Control Escolar, en cumplimiento al artículo 61 del acuerdo número 17/11/17 de la Secretaría de Educación Pública, será responsable del resguardo físico (registros anteriores al segundo semestre 2021) y electrónico (registros a partir del segundo semestre 2021) de los siguientes documentos, con base en los procedimientos respectivos vigentes, y considerando los siguientes tiempos de resguardo: - Registros de actas de calificación: Resguardo por diez años para registros físicos (una vez habiendo digitalizado). Resguardo permanente para registros electrónicos. Oficios de cambios de calificación: Resguardo por diez años para registros físicos (una vez habiendo digitalizado). Resguardo permanente para registros electrónicos. Actas manuales y sustentos académicos docentes: Resguardo por cinco años. 24. Estos registros podrán servir como respaldo en caso de futuras consultas por las autoridades oficiales facultadas, auditorías internas u otros procedimientos que requieran acceso a la información original; previa notificación vía correo electrónico por parte del área interesada a la Dirección de Control Escolar. III. Definiciones: Aclaración o Cambio de Calificaciones: Procedimiento para corregir calificaciones incorrectas u omitidas, con base en los sustentos académicos y de normatividad válidos y aplicables; dicha acción puede ser realizada por solicitud de estudiantes, docentes o administrativos. Acta de calificación: Documento en donde se registra la calificación correcta y se solicita la firma del docente que impartió la materia. Actas manuales y sustentos académicos docentes: Sábana de calificaciones del profesor en donde se indican los componentes y el porcentaje que tiene cada uno para el cálculo de la calificación final. Captura de Calificaciones: Procedimiento realizado por los docentes, en donde se capturan las calificaciones de los alumnos conforme al método y rúbrica de evaluación establecida. Certificación de la AMIB: Posiblemente se refiere a la Asociación Mexicana de Intermediarios Bursátiles (AMIB), que podría estar relacionada con programas académicos relacionados con finanzas y valores. Examen EGEL de CENEVAL: Examen de Evaluación del Desempeño en el Egreso de la Licenciatura, administrado por el Centro Nacional de Evaluación para la Educación Superior (CENEVAL) en México. Oficio de cambio de calificación: Carta en hoja membretada dirigida al Director de Control Escolar, en donde se indican los siguientes datos: motivo del cambio, datos del estudiante (ID, nombre, Periodo, NRC), datos de la materia que se tiene que corregir (nombre, calificación registrada y calificación correcta); el oficio deberá estar firmado por el Director, Subdirector o Jefe del Programa en Campus y la Jefatura de Docencia. Resguardo de Calificaciones: Responsabilidad de la Dirección de Control Escolar de mantener registros físicos y electrónicos de documentos relacionados con calificaciones, que pueden utilizarse como respaldo en consultas futuras por parte de autoridades o auditorías. Solicitud de Cambio de Calificación: Documento en donde consta la fecha en la que el estudiante, docente o estudiante realizaron la solicitud de alta, cambio o corrección de calificación que, además, contiene los datos generales del curso y la calificación presumiblemente correcta que será revisada para su autorización. Traspaso de Calificaciones: Procedimiento realizado por la Dirección de Control Escolar, en donde las calificaciones capturadas por los docentes son traspasadas al historial académico de los estudiantes en banner. Políticas de Calificaciones: Captura, Traspaso, Aclaración, Cambio y Resguardo. Fecha de última actualización: 15/septiembre/2023 IV. Versión: 1.0 Responsabilidad de propiedad y control de cambios: José Gerardo Figueroa Navarro Director de Control Escolar Dueño de la política Autorizadores Versión 1.0 Página 5 de 5 Cecilia Argüelles Kubli Director de Administración, Finanzas y Servicios Fecha de revisión 15/09/2023 15/09/2025 Cambios principales Creación de política con enfoque a Riesgos, uso de plantilla y estructuras vigentes