Políticas de Bajas de Alumnos y Cursos PDF

Políticas de Bajas de Alumnos y Cursos Dueño de Políticas: Firma: Versión: José Gerardo Figueroa Navarro 3.1 Director de Control Escolar Índice I. Propósito y alcance:...............

Políticas de Bajas de Alumnos y Cursos Dueño de Políticas: Firma: Versión: José Gerardo Figueroa Navarro 3.1 Director de Control Escolar Índice I. Propósito y alcance:................................................................................................................ 2 II. Riesgos:.................................................................................................................................. 2 III. Políticas................................................................................................................................... 2 IV. Actividades de Control............................................................................................................. 5 V. Definiciones:............................................................................................................................ 6 VI. Responsabilidad de propiedad y control de cambios:.............................................................. 6  Política de Bajas de Alumnos y Cursos Página 2 de 7 Fecha de última actualización: 02/05/2024 Versión: 3.1 I. Propósito y alcance: Riesgo del Proceso Central – Formar Establecer las reglas para aplicar códigos de bajas de alumnos y borrado de cursos, con la finalidad de mitigar el riesgo económico por alumnos no inscritos o no retenidos para la institución, así como garantizar un estatus de baja adecuadamente aplicado. La política señala las características, implicaciones y aplicación considerando la trayectoria académica de los estudiantes de las Divisiones Licenciaturas, Licenciaturas Ejecutivas y Posgrado. Al respecto, las características, implicaciones y aplicación desde el punto de vista de la cobranza deben validarse conforme las Políticas de Ingresos vigente. II. Riesgos: Las presentes Políticas buscan mitigar riesgos en cuanto a: Configuración errónea de fechas de apertura. Procesamiento incorrecto de solicitudes de baja. Inconsistencias en el proceso de baja de alumnos. Afectaciones financieras no controladas. Pérdida de información académica. Errores en el proceso de baja de cursos. Inconsistencias en el registro de cursos eliminados. Evitar que los alumnos cursen materias que no corresponden a su plan III. Políticas Generales 1. La Jefatura de Programación y Análisis de Información configurará las fechas de apertura para la aplicación de los códigos de bajas de alumnos y cursos mencionados en las políticas actuales, en el sistema Banner Estudiantes. Estas fechas se basarán en el calendario escolar anual establecido. 2. Las Jefaturas en Campus son las responsables de entregar el formato de baja debidamente llenado y firmado a la Coordinación de Servicios a Estudiantes. 3. La Coordinación de Servicios a Estudiantes en Campus es la responsable de verificar que la solicitud de baja de alumnos y cursos contenga los datos correctos y este firmada por todos los involucrados que indique el documento. 4. En el sistema Banner solamente se mantendrán abiertos los códigos de baja de alumnos y cursos, conforme los tiempos que estipulados en las presentes políticas el reglamento. Respecto la Baja de alumnos 5. Se utilizará la forma de Banner SFAESTS (configurada a nivel periodo) para indicar el estatus de inscripción del alumno. 6. Cualquier tipo de baja de alumnos será aplicada por la Coordinación de Servicios a Estudiantes en Campus, utilizando el formato de baja vigente, y considerando los tiempos establecidos en las presentes políticas. Exceptuando aquellos casos que provengan de resoluciones emitidas por algún Comité  Política de Bajas de Alumnos y Cursos Página 3 de 7 Fecha de última actualización: 02/05/2024 Versión: 3.1 Institucional o autoridad de Rectoría. BA – Baja solicitada en tiempo 7. Se podrá solicitar una baja normal, si ésta es solicitada por el alumno a través de la papeleta de baja o vía correo electrónico, antes de iniciar clases, o bien, durante los primeros 21 días naturales de iniciado el periodo para Licenciaturas y Licenciaturas Ejecutivas; y 14 días naturales de iniciado el periodo para Posgrado. 8. La papeleta se resguardará en el expediente digital del alumno. 9. Sólo se podrá aplicar mientras no existan calificaciones registradas en ninguna de las materias inscritas. 10. Todas las materias inscritas del grupo seleccionado, incluyendo las de inglés (IDM y LEX), quedarán con el código BA y no deberán borrarse. 11. Una vez aplicado, el alumno quedará con el status de BA en la forma de SZAREGS. 12. La historia académica no se afecta en este caso, es decir, no hay reprobación. 13. No hay afectación automática en cobranza, el área de ingresos campus deberá realizar el ajuste manual con código CZ reteniendo el pago inicial correspondiente, conservando la obligación del pago inicial si este no fue realizado. BD – Baja Definitiva 14. Cancela la inscripción del alumno al programa académico que está cursando. 15. Podrá ser solicitada por el estudiante en cualquier momento de su vida académica; asimismo podrá ser procesada por la EBC si el alumno incurrió en problemas disciplinarios graves, por fallecimiento, por invasión de escolaridad o, en su defecto, por haber presentado documentos académicos apócrifos o falsos. 16. Una vez aplicado, el alumno quedará con el status de BD en la forma de SZAREGS. 17. Para que una baja sea definitiva, y el alumno ya no pueda inscribirse en ningún periodo posterior al de la baja, se debe cambiar el estatus del alumno a INACTIVO a través de la forma de Banner SGASTDN o en SZAREGS. 18. Tendrá afectaciones en la cobranza de forma automática, anulando las parcialidades que queda por devengar al momento de la aplicación, sin que por ello proceda una eliminación de la cuenta por cobrar. 19. Las materias inscritas se traspasan con una calificación de 5 en la historia académica. BE – Baja Extemporánea 20. Aplica a partir del día 22 (Licenciaturas y Licenciaturas Ejecutivas) y día 15 (Posgrado) de iniciado el periodo (días naturales), conforme a los Reglamentos establecidos. 21. Las asignaturas aprobatorias serán traspasadas con la calificación obtenida por el alumno. 22. Todas las materias inscritas pendientes por cursar se traspasarán al histórico de calificaciones como reprobadas incluyendo el inglés (IDM y LEX) y no deben de borrarse (DD). 23. Todas las materias dadas de baja deben de quedar registradas en el periodo con el código BE. 24. El alumno quedará registrado con el status de BE en la forma de SZAREGS.  Política de Bajas de Alumnos y Cursos Página 4 de 7 Fecha de última actualización: 02/05/2024 Versión: 3.1 25. La aplicación de este código tiene afectación en cobranza de forma automática, se anulan las parcialidades que quedan por devengar al momento en que se ejecuta en el sistema, si existe un saldo por cobrar se mantiene. Respecto la Baja de Cursos 26. Se utilizará la forma de Banner SFARSTS (configurada a nivel periodo y parte de periodo) para establecer las fechas de apertura de códigos de baja. 27. Cualquier tipo de baja de cursos la aplica el Coordinador de servicios a estudiantes, utilizando el formato de baja vigente firmado por el alumno y considerando los tiempos establecidos en las presentes políticas. BC – Baja Curso (Uno a Uno) 28. Se puede utilizar durante los primeros 21 días naturales (Licenciaturas y Licenciaturas Ejecutivas), 14 días naturales (Posgrado) de iniciado el periodo. 29. Este tipo de baja aplica siempre y cuando las materias a dar de baja no tengan calificación registrada. 30. Las materias que sean seleccionadas, incluyendo el IDM y LEX, quedarán con el código BC y no deben de borrarse. 31. El histórico no se verá afectado en estos casos, es decir, no hay reprobación. 32. El alumno queda con el status de EL en la forma de SZAREGS. 33. La aplicación de este código tiene afectación en cobranza de forma automática, se anulan las parcialidades que quedan por devengar al momento en que se ejecuta en el sistema, si existe un saldo por cobrar se mantiene. BX – Baja Curso Extemporánea (Bloque) 34. Aplica a partir del día 22 (Licenciaturas y Licenciaturas Ejecutivas), así como a partir del día 15 (Posgrado) de iniciado el periodo (días naturales). 35. Todas las materias inscritas se traspasarán al histórico de calificaciones como reprobadas incluyendo el inglés (IDM y LEX) y no deben eliminarse. 36. Todas las materias dadas de baja deben quedar registradas en el periodo con el código BX. 37. Todas las materias quedan reprobadas con 5 en la historia académica. 38. El alumno queda con el status de EL en la forma de SZAREGS. 39. La aplicación de este código tiene afectación en cobranza de forma automática, se anulan las parcialidades que quedan por devengar al momento en que se ejecuta en el sistema, si existe un saldo por cobrar se mantiene. DD – Curso Eliminado 40. Se puede utilizar antes de iniciar clases, o bien, durante los primeros 21 días naturales para Licenciaturas y 7 días naturales para Licenciaturas Ejecutivas mientras que en Posgrado el código permanece abierto hasta los 14 días de iniciado el periodo. 41. Después de este lapso si se desea aplicar un DD, el Campus (a través de la Dirección de Campus o Jefatura de Operación Divisional en su caso) tendrá que realizar un oficio y enviarlo al Director de Administración, Finanzas y Servicios y al Subdirector de Finanzas y Administración exponiendo los motivos  Política de Bajas de Alumnos y Cursos Página 5 de 7 Fecha de última actualización: 02/05/2024 Versión: 3.1 por los cuales quiere aplicar este tipo de borrado. Si el borrado procede, la Coordinación de Ingresos Rectoría notifica a la Jefatura de Registros Escolares y Certificación para que sea, a través de su conducto, que se aplique el DD. 42. Si el borrado no procede, la Coordinación de Ingresos Rectoría notifica a los Campus. 43. El código DD se aplica para borrar cursos inscritos, es decir, cancela la inscripción del curso hay afectación en cobranza de forma automática anulando el 100% valor de contrato, el área de ingresos campus, en los casos que procedan, realiza ajuste manual con código CZ reteniendo el pago inicial realizado por el alumno, de acuerdo al apartado de devoluciones de las Políticas de Ingresos vigente. 44. Este código no debe usarse para bajas de alumnos, ya que su efecto es diferente al de una baja se utiliza para para eliminar cursos mal inscritos o cursos que no se abrieron por no cumplir con el mínimo de alumnos conforme las políticas vigentes, o en su defecto aplicado por la EBC cuando no exista pago al menos del 15% del valor de contrato total para licenciaturas presenciales y posgrado, 25% del valor de contrato total para licenciaturas ejecutivas y no se cuente con registros de asistencia a clases. 45. Este código no puede ser combinado con otro estatus de baja a menos que sea un tema imputable a EBC. 46. Una vez que se borra un curso el único modo de consultar los cursos borrados es a través de la bitácora de inscripción, del sistema de Estudiantes Banner. IV. Actividades de Control Baja de Alumnos: Configurar las fechas de apertura en Banner Estudiantes basadas en el calendario escolar vigente. Entregar el formato de baja debidamente llenado y firmado por el alumno a la Coordinación de Servicios a Estudiantes. Verificar que la solicitud de baja contenga los datos correctos. Mantener los códigos de baja de alumnos según los tiempos establecidos. Utilizar la forma Banner SFAESTS para consultar la apertura de los códigos de baja activos. Aplicar cualquier tipo de baja de alumnos, en SZAREGS, considerando los tiempos establecidos. Baja de Cursos: Utilizar la forma Banner SFARSTS para consultar la apertura de los códigos de baja activos. Aplicar cualquier tipo de baja de cursos, en SZAREGS, considerando los tiempos establecidos. Especificaciones sobre los Tipos de Bajas: Aplicar bajas normales, definitivas y extemporáneas según los plazos y procedimientos establecidos. Resguardar la papeleta de baja firmada por el alumno en el expediente digital del mismo. Cambiar el estatus del alumno a INACTIVO para las bajas definitivas. Traspasar materias con calificación específica en el historial académico según el tipo de baja. Afectar la cobranza de forma automática para algunas bajas, con ajustes manuales en casos específicos.  Política de Bajas de Alumnos y Cursos Página 6 de 7 Fecha de última actualización: 02/05/2024 Versión: 3.1 Proceder con la aplicación del código DD para cursos eliminados, con requisitos específicos y notificaciones entre diferentes áreas responsables. V. Definiciones: Baja: Alumnos que dejaron de asistir, de forma temporal o definitiva, a una materia o a un periodo escolar donde se inscribieron o reinscribieron. Código BX: Baja extemporánea Código EL: Indica que el alumno se encuentra activo en banner. Código IDM: Asignatura que indica el nivel de Inglés del alumno. Código LEX: Asignatura del Inglés curricular del alumno. Forma banner SGASTDN: forma de banner en donde se visualiza la curricula actual del alumno. Forma banner SZAREGS: forma de banner en donde se visualizan las materias inscritas del alumno por periodo. VI. Responsabilidad de propiedad y control de cambios: Dueño de la política Director de Control Escolar Jefe de Programación y Análisis de Información Jefe de Registros Escolares y Autorizadores Certificación Coordinador de Ingresos (sólo para casos DD) Versión Fecha de revisión / Cambios principales Próxima revisión Ajuste apartado 43, se hace 02/05/2024 referencia a las Políticas de 3.1 02/05/2026 Ingresos vigente. Inclusión de la identificación de Riesgos y Actividades de Control. Adecuación del nombre de política como Bajas de Alumnos y Cursos 01/03/2024 3.0 01/03/2026 Ajuste denominación de código BA como Baja solicitada en tiempo real BE inclusión del tema de traspaso de calificaciones (aprobatorias / reprobatorias)  Política de Bajas de Alumnos y Cursos Página 7 de 7 Fecha de última actualización: 02/05/2024 Versión: 3.1 Se agrega nueva condición a la primera regla de operación de la sección BA, en su primer apartado Se agrega una sexta regla adicional de operación a las secciones de BA, BE, BD, BC y 06/09/2022 BX, con respecto a la cobranza 2.1 06/09/2024 de saldos pendientes por cubrir. Se modifica la estructura de todas las reglas de operación de la sección DD. Se incluye a el Jefe de Registros Escolares y al Coordinador de Ingresos como Autorizadores de la política.