Módulo IV Sesión 7 Administración Financiera Patrocinios (1) UDEM PDF

ESCUELA DE NEGOCIOS Departamento de Administración Lic. Gestión e Innovación del Turismo Asignatura: TURISMO DE REUNIONES Y NEGOCIOS Tema: ADMINISTRACION FINANCIERA (PATROCINIOS) IV Módulo: 19 de Septiembre, 2024...

ESCUELA DE NEGOCIOS Departamento de Administración Lic. Gestión e Innovación del Turismo Asignatura: TURISMO DE REUNIONES Y NEGOCIOS Tema: ADMINISTRACION FINANCIERA (PATROCINIOS) IV Módulo: 19 de Septiembre, 2024 7 Sesión: Maestra: Mtra. Maricela I. Gómez Seeman, CEM, CMP, CED  ADMINISTRACION FINANCIERA: INTRODUCCION La administración financiera responsable es determinante para el éxito del evento. Se examinaran 3 habilidades para el éxito financiero de un evento: 1.- Administración de fondos y recursos 2.- Administración de un presupuesto 3.- Administración con transacciones monetarias ADMINISTRACION FINANCIERA Lic. Maricela I. Gomez Seeman, CEM, CMP, CED 1  ADMINISTRACION FINANCIERA:  La administración financiera esta basada sobre la claridad de los objetivos del evento. Cuales son las metas de los patrocinadores del evento o de los dueños? Los objetivos se marcan para alcanzar utilidades, o pueden salir tablas o pueden llegar al bottom line?  Las corporaciones pueden planificar eventos con el objetivo de proporcionar capacitación, lanzar productos a sus proveedores o mercados, o motivarlos en ventas, o bien una organización más amplia. También pueden ofrecer a sus clientes eventos con la idea de educarlos o estrechar lazos de relaciones interpersonales. ADMINISTRACION FINANCIERA Lic. Maricela I. Gomez Seeman, CEM, CMP, CED 1  ADMINISTRACION FINANCIERA: 1.- ADMINISTRACION DE FONDOS Y RECURSOS 1 GESTIONAR EL PATROCINIO Y EL PROCESO DONANTE El patrocinio es a menudo una fuente de financiación importante para los eventos. No solo contribuye al resultado financiero y ayuda con el flujo de caja, sino que también es un elemento importante para mantener de manera efectiva la relación con proveedores / socios que brindan productos y servicios a los asistentes al evento. DESARROLLO DE METAS DE PATROCINIOS Audiencia y sus hábitos de compra Mercado meta y frecuencias Expansión potencial del patrocinador a otros canales del evento Desarrollo de exposure como ofrecer marca, interacciones con asistentes al evento, presencia en programas y social media. ADMINISTRACION FINANCIERA Lic. Maricela I. Gomez Seeman, CEM, CMP, CED 1  ADMINISTRACION FINANCIERA: IDENTIFICAR Y ASEGURAR A LOS PATROCINADORES Los patrocinadores provienen de una variedad de fuentes:  Patrocinadores anteriores  Proveedores actuales o expositores  Tus involucrados  Investigación en el medio del negocio  Referencias ADMINISTRACION FINANCIERA Lic. Maricela I. Gomez Seeman, CEM, CMP, CED 1  ADMINISTRACION FINANCIERA: 1.2 PROPUESTA DE PATROCINADOR Puede publicarse en su sitio web o distribuirse a las empresas u organizaciones que haya identificado como posibles patrocinadores. Los elementos a incluir en una propuesta de patrocinio son:  Una revisión e historia del evento.  Retorno de las medidas y oportunidades de inversión.  Una descripción del valor del patrocinio.  Una carta de propuesta ADMINISTRACION FINANCIERA Lic. Maricela I. Gomez Seeman, CEM, CMP, CED 1  ADMINISTRACION FINANCIERA:  Datos demográficos de la audiencia  Beneficios y limitaciones de patrocinio  Términos y Condiciones  Un borrador del programa del contenido ADMINISTRACION FINANCIERA Lic. Maricela I. Gomez Seeman, CEM, CMP, CED 1  ADMINISTRACION FINANCIERA: 1.3 TIPOS DE PATROCINIOS  Título o Patrocinador Principal  Modelo Escalonado de Patrocinio  Modelo de Crédito del Patrocinio  Patrocinador en especie  Pasar de patrocinadores a socios  Administración de expectativas del patrocinador ADMINISTRACION FINANCIERA Lic. Maricela I. Gomez Seeman, CEM, CMP, CED 1  ADMINISTRACION FINANCIERA:  Un modelo de “patrocinio de crédito” es un híbrido entre un modelo personalizado y un modelo escalonado con beneficios preestablecidos.  La dificultad con el modelo escalonado tradicional es equiparar las necesidades de socios individuales o patrocinadores con los beneficios ofrecidos ADMINISTRACION FINANCIERA Lic. Maricela I. Gomez Seeman, CEM, CMP, CED 1  ADMINISTRACION FINANCIERA: 1.4 ADMINISTRAR EL PROCESO DE FINANCIAMIENTO DE SUBVENCIONES  ¿Tienen un historial de eventos de financiación?  ¿Qué tipo de proyectos han financiado en el pasado?  ¿Su evento se alinea con sus criterios?  ¿Hay algún aspecto específico de su evento que pueda ser elegible para la subvención? ADMINISTRACION FINANCIERA Lic. Maricela I. Gomez Seeman, CEM, CMP, CED 1  ADMINISTRACION FINANCIERA: SUBVENCIÓN (Subvention) Es una práctica común de la industria en el mercado de reuniones internacionales. Se utiliza cuando la competencia es alta para atraer grandes congresos o eventos. Es un apoyo financiero para el destino Sede que otorga el gobierno como un incentivo para la organización De un evento magno. (Olimpiadas, Evento de la ONU, OEA, etc.,.) ADMINISTRACION FINANCIERA Lic. Maricela I. Gomez Seeman, CEM, CMP, CED 1  ADMINISTRACION FINANCIERA: 1.5 DESARROLLO DE UN PLAN DE OPERACIONES Y UN PRESUPUESTO Estableciendo precios:  Precios pasados en comparación a otras expos  Tipos disponibles de stands: standard, Premium, esquina, isla  Como se vende: por metros, pies, stand, área  Respuesta de mercado  Costo del evento  Plan de venta: Incluye el stand mesa, silla, planta, alfombra, muebles especiales. Casi en la mayoría de las expos se espera que haya utilidades, se debe estimar cuanto será esa utilidad. Para determinarla, se debe estimar: los ingresos, los egresos y gastos relacionados con la exposición Como parte del evento. En algunos casos las organizaciones dependen de los ingresos de la expo. ADMINISTRACION FINANCIERA Lic. Maricela I. Gomez Seeman, CEM, CMP, CED 1  ADMINISTRACION FINANCIERA: LAS CATEGORÍAS PARA INGRESOS O AL MENOS LAS MÍNIMAS CATEGORÍAS A CONTEMPLAR SON: Tarifa de exposición Tarifa de registro al evento Tarifa de gafete extra Anuncios Patrocinios Ingresos adicionales como eventos sociales y oportunidades de ingresos con los contratistas ADMINISTRACION FINANCIERA Lic. Maricela I. Gomez Seeman, CEM, CMP, CED 1  ADMINISTRACION FINANCIERA: CATEGORIAS DE GASTOS O AL MENOS LAS MINIMAS: Espacios en renta del salón Servicios con los contratistas Carga y manejo de materiales Comunicación y promoción Seguridad Señalizaciones Equipo Audio visual Traslados Catering Pre-exhibición (capacitación) (Junta con Expositores antes del evento) ADMINISTRACION FINANCIERA Lic. Maricela I. Gomez Seeman, CEM, CMP, CED 1  ADMINISTRACION FINANCIERA: CATEGORIAS DE GASTOS O AL MENOS LAS MINIMAS: Tarifa del Marshall (Evaluación de planos, salidas, permisos de consturccion especiales, etc) Gastos de paramédicos Gastos de administración (papelería, personal por proyectos, renta de oficinas, etc) Gastos del staff de viaje, hotel y alimentos Seguridad y staff temporal Costos de Registro Gastos por tipo de cambio Costos para los hosting buyers, (si aplica) Gastos de reciclaje ADMINISTRACION FINANCIERA Lic. Maricela I. Gomez Seeman, CEM, CMP, CED 1  ADMINISTRACION FINANCIERA: CATEGORIAS DE GASTOS O AL MENOS LAS MINIMAS: Tarifa para los speakers Tarifa de acuerdo al análisis de contingencias Alfombra Limpieza Internet Servicios de electricidad Gastos de hotel y comidas para los Hosters buyers Tarifa de acuerdo al análisis de contingencias Gastos por tipo de cambio ADMINISTRACION FINANCIERA Lic. Maricela I. Gomez Seeman, CEM, CMP, CED 16