Administración de Riesgos en Turismo de Reuniones

Study Notes

La administración de riesgos en eventos abarca la evaluación de amenazas que podrían afectar a los asistentes, el evento, el organizador o los proveedores.
El riesgo se refiere a la posibilidad de que algo suceda, no a la ocurrencia en sí misma.
Los riesgos se pueden clasificar en: amenazas de vida, salud, propiedad, viabilidad financiera del evento, negocio o la organización.
La gestión de riesgos no es solo un plan, sino un programa y un proceso que se integra en la planificación y organización de eventos.

Preparación: Identificar y analizar riesgos potenciales.
Respuesta: Desarrollar planes de acción para afrontar los riesgos.
Recuperación: Establecer estrategias para minimizar los impactos negativos del riesgo.
Mitigación: Implementar medidas para prevenir o reducir la probabilidad de que sucedan los riesgos.

Es el proceso de identificar los riesgos específicos del destino, la reunión o el evento empresarial.
Este proceso se realiza en cuatro pasos:
- Identificación de Riesgos: Definir los riesgos potenciales.
- Análisis de Riesgos: Evaluar la probabilidad y el impacto de los riesgos.
- Planeación de Crisis: Desarrollar planes de acción para afrontar las crisis.
- Respuesta a la Crisis: Implementar los planes de acción en caso de una crisis.

Destino: Evaluar estabilidad política, tipo de visado requerido, historia de delitos.
Recinto: Ubicación en el centro de la ciudad, proximidad a hospitales, posibilidad de protestas.
Programa: Presencia de figuras públicas polémicas, actividades con riesgos de seguridad o salud.
Asistentes: Edad, consumo de alcohol, etc.
Otros: Conflictos con los organizadores respecto a la responsabilidad social.

La evaluación del riesgo demuestra la diligencia debida del profesional del evento.
En Estados Unidos, la norma de "prudencia razonable de una persona" se aplica en casos de accidentes.
Esta norma evalúa si el profesional del evento hizo lo que un profesional razonablemente prudente haría en las mismas circunstancias.

La administración financiera es crucial para el éxito de un evento, enfocándose en la gestión de fondos, elaboración de presupuestos y manejo de transacciones monetarias.
El éxito financiero de un evento depende de la claridad en los objetivos planteados tanto por los patrocinadores como por los organizadores.
Los objetivos financieros del evento pueden variar desde generar utilidades y alcanzar el punto de equilibrio (bottom line) hasta lograr objetivos estratégicos como capacitación, lanzamiento de productos, motivación de ventas, educación y fortalecimiento de relaciones interpersonales.

El patrocinio es un factor fundamental para la financiación de eventos, no solo por su contribución financiera y al flujo de efectivo, sino también por su importancia en la relación con proveedores y socios que brindan productos y servicios a los asistentes.

Se debe considerar la audiencia y sus hábitos de compra, el mercado meta y su frecuencia de compra, el potencial de expansión del patrocinador a otros canales del evento y el desarrollo de la exposición de la marca a través de interacciones con los asistentes, presencia en programas y redes sociales.

Las propuestas de patrocinio se pueden publicar en la página web o distribuir a empresas u organizaciones potenciales.
La propuesta debe incluir:
- Una revisión e historia del evento.
- Retorno de las medidas y oportunidades de inversión.
- Una descripción del valor del patrocinio.
- Una carta de propuesta
- Datos demográficos de la audiencia
- Beneficios y limitaciones del patrocinio
- Términos y condiciones
- Un borrador del programa del contenido

Patrocinador Principal o Título: Es el patrocinador principal del evento.
Modelo Escalonado de Patrocinio: Ofrece diferentes niveles de patrocinio con distintos beneficios y costos.
Modelo de Crédito del Patrocinio: Proporciona créditos por patrocinio en especie o en efectivo.
Patrocinador en especie: Aporta productos o servicios en lugar de dinero.