Hilfreiche Werkzeuge für umfangreiche Dokumente PDF

**Hilfreiche Werkzeuge für umfangreiche Dokumente** **Fuss- und Endnoten** Fussnoten können Sie zum Beispiel verwenden, um Hintergrundwissen zu vermitteln, Quellen zu Zitaten anzugeben oder Fachwörter zu erklären. Der Vorteil ist, dass Sie mit Fussnoten den Lesefluss nicht stören. Sie tragen somit...

**Hilfreiche Werkzeuge für umfangreiche Dokumente** **Fuss- und Endnoten** Fussnoten können Sie zum Beispiel verwenden, um Hintergrundwissen zu vermitteln, Quellen zu Zitaten anzugeben oder Fachwörter zu erklären. Der Vorteil ist, dass Sie mit Fussnoten den Lesefluss nicht stören. Sie tragen somit zur Lesefreundlichkeit bei. Fuss- und Endnoten unterscheiden sich lediglich darin, dass Fussnoten am Ende einer Seite und Endnoten am Ende des Dokuments stehen. Endnoten sind umständlicher, da die Lesenden ständig ans Ende der Arbeit blättern müssen. **Fussnoten einfügen** Setzen Sie den Cursor hinter das Wort (oder Zitat), zu dem Sie eine Fussnote hinzufügen wollen. Auf dem Register **Referenzen/Fussnote** wählen Sie den Befehl **Fussnote einfügen.** Word wechselt automatisch in den Fussnoten-Bereich. Dort können Sie den Fussnoten-Text eingeben und formatieren (Schrift, Einzug usw.). Wie Sie sehen, ist dieser Bereich immer noch im Satzspiegel und nicht etwa in der Fusszeile. **Abschnittsumbrüche: Hoch- und Querformat** Ein Dokument lässt sich in mehrere Abschnitte unterteilen. Sobald Sie innerhalb eines Dokuments verschiedene Seitenformate, Textabschnitte in Spalten oder unterschiedliche (gerade/ungerade) Kopf- und Fusszeilen zuweisen wollen, kommen Sie nicht um Abschnittsumbrüche herum. Sie werden über das Register **Layout/Umbrüche** eingefügt. Die Wahl der Ausrichtung **(Layout/Ausrichtung)** gilt für alle Seiten des Abschnitts, in dem der Cursor steht. Die doppelte Linie stoppt die Formatierung der Seite. Wird sie gelöscht, passt sich der Text oberhalb der Linie dem unteren Seitenlayout an. Sobald Sie in Dokumenten Hoch- und Querformat mischen, werden Ihnen die Seitenzahlen zwar korrekt unten auf jeder Seite angezeigt, aber beim Ausdrucken und Zusammenheften werden die Kopf- und Fusszeilen auf den Querformat-Seiten links und rechts angezeigt. Sie könnten die Kopf- und Fusszeileninhalte in Textfelder einfügen. Diese könnten Sie dann beliebig drehen und auf der Seite platzieren sowie verschieben. **Seitenzahlen formatieren, sodass sie weiterzählen** Markieren Sie eine Seitenzahl und wählen Sie über das Kontextmenü die Option «Feldfunktionen ein/aus». Im Dialogfenster «Seitenzahlenformat» bestimmen Sie, welches Zahlenformat die Seitenzahlen haben sollen, ob sie weiterzählen oder neu beginnen sollen. **StyleRef -- Kopfzeilen mit Feldern** Wie Sie nun wissen, lassen sich mit Seitenumbrüchen nur je eine Kopf- und eine Fusszeile bestimmen. Sobald Sie mit Abschnittsumbrüchen arbeiten, müssen Sie aufpassen, dass die Option «Mit vorheriger verknüpfen» resp. im Kopf-/Fusszeilenbereich «Wie vorherige» nicht aktiviert ist, sonst sind Ihre sorgfältigen Texteingaben in den Kopfzeilen mit einem Schlag weg und es wird nur noch eine einzige Kopfzeile oder gar eine leere Kopfzeile angezeigt. Eine elegante Lösung -- falls Sie nicht Hoch- und Querformate in einer Arbeit mischen -- sind Schnellbausteine, die Sie in die Kopfzeile einfügen können. Dafür wechseln Sie in die Kopf- oder Fusszeile. Über **Einfügen/Text: Schnellbausteine** wählen Sie «Feld...». Suchen Sie den Feldnamen **StyleRef.** Bei den Feldeigenschaften wählen Sie den Formatvorlagennamen **Überschrift 1** aus. Mit diesem Feld (z.B. StyleRef Überschrift 1) sucht Word auf jeder Seite Ihres Dokuments nach Text, der mit der Formatvorlage Überschrift 1 formatiert ist. Wenn Word keine findet, verwendet es die Überschrift der vorangegangenen Seite(n), sonst fügt es den Text der neuen Überschrift als Feld in die Kopfzeile ein. So können Sie auch mehrere Überschriften in die Kopfzeile einfügen (z.B. Inhalt der Überschrift 1 linksbündig, Inhalt der Überschrift 2 rechtsbündig). Die Feldinhalte lassen sich wie normale Texte formatieren, resp. Sie können eine Formatvorlage definieren (z.B. Kopfzeile\_1\_fett). **Inhaltsverzeichnis** Dokumente, die mit Formatvorlagen erstellt sind, können Sie ganz einfach mit einem Inhaltsverzeichnis ausstatten (lassen). Word sucht selbstständig sämtliche Texte, die mit den Formatvorlagen Überschrift 1, Überschrift 2 usw. formatiert sind, und erstellt daraus ein Inhaltsverzeichnis. Dazu benötigen Sie das Register **Referenzen.** **Inhaltsverzeichnis einfügen** Stellen Sie den Cursor auf die Seite, wo das zukünftige Inhaltsverzeichnis angezeigt werden soll. Wählen Sie nun im Register **Referenzen/Inhaltsverzeichnis** eines der integrierten (vorgefertigten) Inhaltsverzeichnisse aus. Word fügt es an der Cursorposition ein. **Integriert oder Benutzerdefiniert?** Mit der Option «Benutzerdefiniertes Inhaltsverzeichnis...» bestimmen Sie, wie das Inhaltsverzeichnis aussehen soll. Dies hat einige Vorteile: Es lässt sich einfacher formatieren, die Formatvorlagen heissen «Verzeichnis 1», «Verzeichnis 2» usw. statt «Hyperlink». Benutzerdefinierte Inhaltsverzeichnisse sind zwingend, wenn Sie weniger als drei Ebenen von Überschriften im Inhaltsverzeichnis anzeigen lassen wollen. **Fazit:** Ein benutzerdefiniertes Inhaltsverzeichnis ist vorteilhafter als ein integriertes. **Abbildungsverzeichnis** Ein Abbildungsverzeichnis können Sie nur einfügen, wenn Sie die Abbildungen (Bilder, Tabellen) beschriftet haben. Word sucht beim Befehl «Abbildungsverzeichnis einfügen» sämtliche Beschriftungen zusammen und erstellt daraus das Verzeichnis. **Abbildungen korrekt beschriften** Fügen Sie eine Abbildung (Grafik, Bild usw.) so ein, dass sie nicht den Textumbruch «Mit Text in Zeile» hat. Die Beschriftung wird dann als normaler Textabsatz eingefügt. Wenn Sie nun die Abbildung verschieben, verschiebt sich die Beschriftung nicht automatisch. Sie müssen Sie mühsam in einem weiteren Schritt wieder zur Abbildung stellen. Mit allen anderen Textumbrüchen fügt Word automatisch ein Textfeld für Beschriftungen ein. So können Sie Abbildung und Beschriftung gruppieren. Wenn Sie jetzt die Abbildung verschieben, kommt die Beschriftung automatisch mit. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Bild (Abbildung, Grafik, Diagramm, Tabelle usw.). Wählen Sie im Kontextmenü: Beschriftung einfügen\... (denselben Befehl finden Sie auch auf dem Register **Referenzen/Beschriftungen: Beschriftung einfügen**). In der Dialogbox «Beschriftung:» geben Sie den Namen der Abbildung ein. Achtung: Lassen Sie den bereits bestehenden Text (Abbildung 1: oder Tabelle 1:) unbedingt stehen, diese Felder braucht Word später für das Abbildungsverzeichnis. **Was gehört mindestens in eine Abbildungsbeschriftung?** In eine Beschriftung gehört ein aussagekräftiger Name für die Abbildung. Bei Bildern gehört der Name der Urheberin/des Urhebers, das Datum, wann das Bild gefunden/heruntergeladen wurde, sowie die Quelle, wo das Bild herstammt, dazu. Diese Quelle kann auch als Kurzquelle (mind. Name der Webseite, z.B. wikipedia.org) angegeben werden. Die vollständige Quelle wird dann im Quellenverzeichnis aufgeführt. **Tipp Abbildungsverzeichnis mit/ohne Quelle erstellen:** Damit die Quelle im Abbildungsverzeichnis sichtbar ist, wird sie auf einer zweiten Zeile mit einem manuellen Zeilenumbruch (Shift + Return) in der Abbildungsbeschriftung eingefügt. Damit die Quelle im Abbildungsverzeichnis nicht sichtbar ist, wird sie auf einer zweiten Zeile mit einem harten Zeilenumbruch eingefügt. **Stichwortverzeichnis -- Index** Ein Stichwortverzeichnis (Index, Glossar) ist hauptsächlich in umfangreichen Dokumenten von Nutzen. Begriffe lassen sich damit schneller finden. Das Stichwortverzeichnis befindet sich meistens am Ende eines Dokuments. **Indexeinträge festlegen** Für ein Stichwortverzeichnis müssen die gewünschten Einträge (Wörter) zuerst indexiert, das heisst in eine Liste für den Index aufgenommen werden. Erst nachher können Sie das Stichwortverzeichnis erstellen lassen. Markieren Sie den Begriff, den Sie im Stichwortverzeichnis angezeigt haben wollen. Auf dem Register **Referenzen/Index: Eintrag festlegen** wird das markierte Wort automatisch eingetragen. Mit der Schaltfläche «Markieren» ganz unten im Dialogfenster wird der angezeigte Eintrag später ins Stichwortverzeichnis aufgenommen. Wenn Sie die Schaltfläche «Alle markieren» wählen, sucht Word alle gleichen Begriffe in diesem Dokument und merkt sie mit den Seitenzahlen für das Stichwortverzeichnis vor. Bei sichtbaren Absatzmarken erscheint der Indexeintrag als Feldfunktion in der Form {·XE·\"xyz\"·}. Übrigens: An der feinen gestrichelten Unterstreichungslinie beim Feldeintrag erkennen Sie, dass es sich um einen ausgeblendeten Text (Schriftformat) handelt. **Tipp:** Indexeinträge können Sie anpassen. Es macht Sinn, sämtliche Begriffe in der Einzahl anzeigen zu lassen. Das machen Sie direkt im Dialogfenster, wo Sie den Indexeintrag festlegen. **Stichwortverzeichnis einfügen** Sobald Sie alle Indexeinträge festgelegt haben, blenden Sie die Absatzmarken aus, denn Verweistexte brauchen Platz, die unnötige Seitenumbrüche zur Folge haben. Dann stimmen die Seitenangaben im Stichwortverzeichnis später nicht. Positionieren Sie den Cursor dort, wo das Stichwortverzeichnis im Dokument angezeigt werden soll -- zum Beispiel unterhalb des Titels «Stichwortverzeichnis» auf der letzten Seite. Wählen Sie dann auf dem Register **Referenzen/Index** den Befehl **Index einfügen.** Im Dialogfenster «Index» wählen Sie die Anzahl Spalten aus -- zwei oder drei sind sinnvoll. Lassen Sie die Seitenzahlen anzeigen -- der Zweck des Verzeichnisses ist es ja, zu wissen, wo sich dieser Begriff im Dokument befindet. Schliesslich wählen Sie die Vorlage, die Word dazu verwenden soll.