Guide Ultime du Plan de Trésorerie PDF

Anticiper sa trésorerie pour éviter les embûches Le guide ultime du plan de trésorerie 1 Fev Mar Avr Mai Juin Introduction La vertu d’un plan de trésorerie, c’est de vous ouvrir les yeux sur vos dépenses et vos rentrées d’argent, d’anticiper et de pouvoir prendre des décisions en connaissance de cau...

Anticiper sa trésorerie pour éviter les embûches Le guide ultime du plan de trésorerie 1 Fev Mar Avr Mai Juin Introduction La vertu d’un plan de trésorerie, c’est de vous ouvrir les yeux sur vos dépenses et vos rentrées d’argent, d’anticiper et de pouvoir prendre des décisions en connaissance de cause. Le plan de trésorerie prévisionnel va vous servir à piloter votre entreprise : connaître votre courbe de trésorerie, savoir de combien de mois d’avance vous avez besoin pour assurer votre besoin en fonds de roulement, savoir si vous pouvez prendre certaines décisions (investissements...) et enfin dimensionner vos besoins de financement. Créer un plan de trésorerie peut paraître complexe : l’important est d’être réaliste et rigoureux. On vous donne toutes les méthodes et astuces dans ce guide très complet, à destination des gérants et responsables financiers de TPE et PME. Sommaire Introduction3 Quel outil pour anticiper sa trésorerie dans le temps ? 5 Qu’est-ce qu’un plan de trésorerie ? 6 Le plan de trésorerie, indispensable à la bonne gestion de l’entreprise7 Étape 1 : Établir la structure de votre plan de trésorerie 8 À quoi ressemble un plan de trésorerie ?9 Définir ses catégories d’encaissements10 Définir ses catégories de décaissements11 Étape 2 : Répartir dans le temps vos flux de trésorerie connus 13 Mettre au point des prévisions de trésorerie à court terme14 4 points d’alerte avant de positionner vos flux connus15 Étape 3 : Faire vos hypothèses de trésorerie16 5 conseils pour mettre au point vos prévisions de trésorerie17 Quels scénarios pour prévoir votre trésorerie future ?18 3 points de vigilance à garder en tête19 Étape 4 : Faire évoluer votre plan de trésorerie20 Fiabiliser les prévisions de trésorerie par l’actualisation régulière21 Rapprocher les données comptables et les mouvements bancaires22 Analyser les écarts23 Automatiser sa gestion de trésorerie, la solution pour un pilotage serein 24 Plan de trésorerie sur Excel : fausse bonne idée ?25 Pourquoi opter pour un logiciel de gestion de trésorerie ?26 Agicap, enfin un outil simple et efficace pour gérer la trésorerie de votre entreprise27 Ils ont choisi Agicap, ils témoignent...28 Agicap en quelques mots29 Quel outil pour anticiper sa trésorerie dans le temps ? En quoi suivre et prévoir votre trésorerie va vous aider à mieux piloter votre entreprise ? Le plan de trésorerie est une des pierres angulaires de la gestion des finances de votre entreprise. En tant qu’outil prévisionnel, il vous permettra en effet de consulter à tout moment le solde de votre trésorerie à un mois donné ainsi que le solde cumulé d’un mois sur l’autre. Dans ce chapitre, découvrez en quoi consiste le plan de trésorerie, et pourquoi il est indispensable à tout chef d’entreprise. 5 Qu’est-ce qu’un plan de trésorerie ? Le plan de trésorerie est un tableau qui permet de prévoir les recettes et les dépenses de votre entreprise à court terme, sur la base des réels mouvements de trésorerie qui auront lieu sur votre compte en banque. À noter Le plan de trésorerie est également appelé budget de trésorerie, tableau de trésorerie ou prévisionnel de trésorerie. Décembre Novembre Octobre Septembre Août Juillet Juin Mai Avril Mars Février Mois Janvier Dans ce tableau, le dirigeant ou le responsable financier de l’entreprise liste mois par mois : les décaissements (les dépenses et les investissements) ; et les encaissements (les recettes et les financements). Encaissements Décaissements Solde de trésorerie Cet exercice est fait sur plusieurs mois pour la période en cours ou à venir, en prévoyant les flux de trésorerie certains (les factures engagées par exemple) et en faisant des hypothèses pour les flux incertains. Par la suite, le plan de trésorerie servira de référence pour comparer le prévisionnel au réel. Le plan de trésorerie, pour qui ? Le plan de trésorerie est un outil indispensable à toutes les entreprises, quelles que soient leur taille et leur ancienneté. Le plan de trésorerie est évidemment utile au moment de la création de son entreprise, pour anticiper les besoins de financement, mais aussi tout au long de la vie de l’entreprise, pour prendre les bonnes décisions et assurer sa pérennité. 6 Le plan de trésorerie, indispensable à la bonne gestion de l’entreprise Le plan de trésorerie est une des pierres angulaires de la gestion des finances de votre entreprise. En tant qu’outil prévisionnel, il vous permettra en effet de consulter à tout moment le solde de votre trésorerie à un mois donné ainsi que le solde cumulé d’un mois sur l’autre. Les avantages du plan de trésorerie Il permet à tout gérant de visualiser à l’avance si l’entreprise sera en mesure de faire face à un décaissement programmé à une date donnée. Il permet de savoir si les rentrées d’argent générées par l’activité de l’entreprise et son modèle économique en général seront suffisantes pour financer son développement, ses investissements ainsi que tout imprévu éventuel. Il apporte également des informations cruciales aux entreprises dont l’activité est saisonnière en s’assurant que les encaissements comptabilisés en période pleine seront suffisants pour répondre aux décaissements opérés pendant la période creuse tels que les salaires ou les comptes fournisseurs. 4 bonnes raisons de mettre en place un plan de trésorerie dans votre entreprise Pour planifier le volume de ventes que vous comptez réaliser sur les prochains mois et mettre en place les actions associées ; Pour comprendre et anticiper les périodes creuses de la trésorerie de votre entreprise pour éviter les agios, voire les défauts de paiement ; Pour avoir une meilleure vision de vos dépenses, pour éventuellement réduire les coûts de l’entreprise et réaliser des économies ; Pour prendre les meilleures décisions pour l’avenir de votre entreprise, en anticipant l’impact sur votre trésorerie d’un investissement ou d’un changement de cap. 7 ÉTAPE 1 Établir la structure de votre plan de trésorerie En quoi consiste exactement un plan de trésorerie, et comment l’adapter à votre entreprise ? Le plan de trésorerie prend la forme d’un tableau, que vous pouvez construire sur Excel ou que vous pouvez automatiser grâce à un outil dédié tel qu’Agicap. Il est constitué de colonnes qui représentent les mois, et de lignes qui représentent les postes d’entrées et de sorties d’argent. Pour cette première étape, découvrez comment établir les bases de votre plan de trésorerie, et définissez les catégories d’encaissements et de décaissements spécifiques à votre activité. Vous pourrez également télécharger un modèle Excel pour bien commencer. 8 À quoi ressemble un plan de trésorerie ? Le plan de trésorerie prend la forme d’un tableau, que vous pouvez construire sur Excel ou que vous pouvez automatiser grâce à un outil dédié tel qu’Agicap. Dans votre tableau, vous avez des lignes qui sont vos postes d’encaissements et de décaissements, et vos colonnes qui sont vos mois à venir. Exemple de plan de trésorerie : Prévisionnel de trésorerie du 01/01/2021 au 31/12/2021 Janvier Février Mars Avril Mai Juin Juillet Août Septembre Octobre Novembre Décembre Trésorerie en début de mois (en euros) 21 277 6 894 10 277 23 610 47 043 51 560 71 077 73 194 72 711 72 228 48 745 71 225 Encaissements 73 800 91 800 101 600 111 700 92 700 107 700 87 700 87 700 87 700 60 000 33 000 33 000 56 900 74 900 74 900 72 000 72 000 72 000 72 000 72 000 72 000 52 000 33 000 33 000 48 900 60 900 60 900 58 000 58 000 58 000 58 000 58 000 58 000 52 000 33 000 33 000 0 12 000 12 000 12 000 12 000 12 000 12 000 12 000 12 000 12 000 12 000 12 000 0 12 000 12 000 12 000 12 000 12 000 12 000 12 000 12 000 12 000 12 000 12 000 48 900 48 900 48 900 46 000 46 000 46 000 46 000 46 000 46 000 40 000 21 000 21 000 Client #2 8 900 8 900 8 900 6 000 6 000 6 000 6 000 6 000 6 000 0 0 0 Client #3 19 000 19 000 19 000 19 000 19 000 19 000 19 000 19 000 19 000 19 000 0 0 Client #4 21 000 21 000 21 000 21 000 21 000 21 000 21 000 21 000 21 000 21 000 21 000 21 000 Clients Entreprise Ventes Signés Client #1 à Lyon Terminés Locations 8 000 14 000 14 000 14 000 14 000 14 000 14 000 14 000 14 000 0 0 0 Salle 1 8 000 9 000 9 000 9 000 9 000 9 000 9 000 9 000 9 000 0 0 0 Salle 2 0 5 000 5 000 5 000 5 000 5 000 5 000 5 000 5 000 0 0 0 Clients Particuliers 15 700 15 700 15 700 15 700 15 700 15 700 15 700 15 700 15 700 8 000 0 0 Ventes 15 700 15 700 15 700 15 700 15 700 15 700 15 700 15 700 15 700 8 000 0 0 Espèces 5 000 5 000 5 000 5 000 5 000 5 000 5 000 5 000 5 000 0 0 0 Cartes bancaires 8 000 8 000 8 000 8 000 8 000 8 000 8 000 8 000 8 000 8 000 0 0 Chèques 2 700 2 700 2 700 2 700 2 700 2 700 2 700 2 700 2 700 0 0 0 Aides & Subventions 1 200 1 200 0 0 5 000 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 5 000 0 0 0 0 0 0 0 Prime d'emploi 1 200 1 200 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Prêts & financements 0 0 11 000 24 000 0 20 000 0 0 0 0 0 0 Caisse d'Epargne 0 0 0 0 0 20 000 0 0 0 0 0 0 LCL 0 0 0 24 000 0 0 0 0 0 0 0 0 Apports personnels 0 0 11 000 0 0 0 0 0 0 0 0 0 88 183 88 417 88 267 88 267 88 183 88 183 85 583 88 183 88 183 83 483 10 520 14 567 44 000 44 000 44 000 44 000 44 000 44 000 44 000 44 000 44 000 44 000 8 500 8 500 Matières premières 22 500 22 500 22 500 22 500 22 500 22 500 22 500 22 500 22 500 22 500 8 500 8 500 Matériaux #1 14 000 14 000 14 000 14 000 14 000 14 000 14 000 14 000 14 000 14 000 0 0 Matériaux #2 8 500 8 500 8 500 8 500 8 500 8 500 8 500 8 500 8 500 8 500 8 500 8 500 URSSAF Décaissements Fournisseurs Produits finis 21 500 21 500 21 500 21 500 21 500 21 500 21 500 21 500 21 500 21 500 0 0 Produits pour vente #1 15 000 15 000 15 000 15 000 15 000 15 000 15 000 15 000 15 000 15 000 0 0 Produits pour vente #2 6 500 6 500 6 500 6 500 6 500 6 500 6 500 6 500 6 500 6 500 0 0 16 200 16 200 16 200 16 200 16 200 16 200 16 200 16 200 16 200 16 200 1 800 1 800 3 500 3 500 3 500 3 500 3 500 3 500 3 500 3 500 3 500 3 500 1 800 1 800 1 700 1 700 1 700 1 700 1 700 1 700 1 700 1 700 1 700 1 700 0 0 Rémunérations Intérim Yohan L’objectif, c’est d’identifier et de répartir vos flux de trésorerie dans des catégories et ­­ sous-catégories qui soient assez précises pour vous permettre de bien piloter votre entreprise, sans non plus rendre la lecture du tableau difficile. Le niveau de détail doit être adapté à votre modèle économique et votre besoin en visibilité. Il faut aussi l’adapter à vos typologies de flux bancaires, qui peuvent être difficilement identifiables et divisables entre catégories. Besoin d’un modèle ? Téléchargez gratuitement notre template Excel pré-rempli ! 9 Définir ses catégories d’encaissements Commençons par la construction de la première partie du plan prévisionnel de trésorerie : celle des encaissements. Ajoutez une ligne par poste d’encaissement que vous avez identifié. Pour cela, listez vos entrées d’argent prévues en essayant d’être exhaustif. Voici une liste des encaissements les plus courants que l’on peut retrouver (attention, ce n’est pas une liste exhaustive). Facturation client Vous pouvez ventiler ces hypothèses d’encaissements : Par moyen de paiement (espèce, carte bancaire, chèque, virement…) Par type de client (par exemple, si vous travaillez à la fois avec des particuliers et des professionnels, vous pourrez distinguer ces deux types de recettes) Par type de facturation (si vous facturez une partie de vos prestations comptant, et l’autre avec un délai de règlement) Par fréquence (vous pouvez distinguer les encaissements provenant de clients récurrents et ceux provenant de clients ponctuels) Par taux de TVA : par exemple, en tant que restaurateur, vous souhaitez peut être distinguer les encaissements provenant des ventes de boissons (taux de TVA à 20 %) de la vente de nourriture en salle (taux de TVA à 10 %) Aides et subventions Remboursement du crédit de TVA Remboursements URSSAF Prime d’emploi Autres subventions, concours, etc. (Si votre TVA à déduire est supérieure à celle collectée) Prêts et autres financements Prêts bancaires Apport personnel (augmentation de capital par exemple) Levée de fonds 10 Définir ses catégories de décaissements Une fois que vous avez réalisé le travail d’inventaire pour vos recettes, vous pouvez faire la même chose pour vos dépenses. Fournisseurs Selon votre activité, vous pouvez suivre vos dépenses fournisseurs : Par fournisseur (ajoutez une ligne pour chacun de vos principaux fournisseurs), Par type de produits (matières premières, consommables, produits finis…), Par taux de TVA (fournisseurs sans TVA : achats à l’étranger, fournisseurs à 20 %, etc.), Par fréquence (vous pouvez distinguer les encaissements provenant de clients récurrents et ceux provenant de clients ponctuels) Par délais de paiement (paiements comptants, paiements à 30 jours, paiements à 45 jours, paiements à 60 jours). Charges sociales et patronales Rémunérations Selon votre activité, vous pouvez suivre vos dépenses fournisseurs : Salaires (cadres, non cadres …) Intérim Indemnisation du / des Gérant(s) Stagiaires Apprentis Selon votre activité, vous pouvez suivre vos dépenses fournisseurs : URSSAF / RSI (cotisations sociales et patronales) Mutuelle (couverture des salariés) Remboursement des frais de transports Tickets restaurants Abonnements Locaux Selon votre activité, vous pouvez suivre vos dépenses fournisseurs : Internet Logiciels divers Téléphone Selon votre activité, vous pouvez suivre vos dépenses fournisseurs : Loyer Electricité Eau TVA (Si votre TVA collectée est supérieure à la TVA déductible) 11 Marketing Prestataires Publicités (journaux, TV, etc.) Moteurs de recherche (Adwords) Réseaux sociaux (campagnes Facebook Ads…) Salons (location de l’espace) Flyers (création et impression) Selon votre activité, vous pouvez suivre vos dépenses fournisseurs : Expert comptable ou comptable Avocat Sous-traitance Auditeurs Conseiller en gestion Banque Assurances Remboursement de prêts Frais financiers (frais de tenue de compte, agios, commissions de mouvement) Commission d’intervention (en cas de découvert bancaire non autorisé) Impôts Locaux Véhicules Téléphones D’exercice d’activité Divers Cotisations foncières des entreprises Taxe d’apprentissage (financement des formations techniques et professionnelles) Impôts sur les sociétés Remboursement des clients / gestes commerciaux Cadeaux et fournitures clients Fournitures de bureau et fournitures administratives Entretien des véhicule et des locaux Frais de déplacement Bien segmenter ses flux de trésorerie Pour construire votre plan de trésorerie, vous pouvez répartir les flux en 3 catégories : les flux opérationnels, liés les flux d’investissements les flux de financements : à l’activité : encaissements (les comptes d’immobi­ en remboursements de clients, règlements des lisation de votre bilan) : prêts, augmentation de factures fournisseurs, salaires achat de machines, dépôt capital, dividendes…. nets, charges sociales… de brevets, logiciels/ERP… Portez une attention particulière à l’apurement des dettes et créances historiques, issues de votre dernier bilan. 12 ÉTAPE 2 Répartir dans le temps vos flux de trésorerie connus Comment établir des prévisions de trésorerie reposant sur le réel ? Une fois votre tableau mis au point, la première étape pour le remplir consiste à positionner dans l’avenir vos flux de trésorerie déjà connus : encours, frais fixes… en prenant en compte les dates de paiement et non pas de facturation. Dans ce chapitre, on vous explique comment répartir dans le temps ces flux connus, comment obtenir votre position de trésorerie initiale et les points à avoir en tête pour éviter toute erreur. 13 Mettre au point des prévisions de trésorerie à court terme Maintenant que vous avez la structure de votre tableau, avec les lignes bien définies, vous pouvez passer aux prévisions. Mettre à jour sa position de trésorerie On commence toujours un prévisionnel de trésorerie en partant d’un point connu : la trésorerie de début de mois. La première étape, c’est de placer dans le temps les encaissements et décaissements TTC que vous connaissez déjà : les factures en cours, les frais fixes, etc. Le plus sûr, c’est de partir de vos relevés de comptes bancaires et de croiser ces informations avec l’appui de votre expertcomptable. Vous pouvez partir de votre logiciel de facturation pour connaître les factures en cours de règlement côté clients et les achats en cours côté fournisseurs. 14 4 points d’alerte avant de positionner vos flux connus Point d’alerte n°1 : les délais de paiement clients Point d’alerte n°2 : la TVA Le critère vraiment important à prendre en compte, c’est les délais de paiement clients. Il faut être réaliste sur vos capacités à encaisser au bon moment. Assez souvent on facture en fin de mois. Le temps de faire la facture, de l’envoyer, que le client la réceptionne, qu’il la comptabilise, puis qu’il la mette au paiement… ça prend du temps. En fonction de votre régime de TVA et de la structure de votre entreprise, la TVA peut avoir un impact sur votre plan de trésorerie. Si votre entreprise n’est pas rentable ou que vous êtes en phase d’investissement, vous avez droit à des crédits de TVA. Mais le remboursement peut prendre du temps: il faut compter 2 à 3 mois. Au contraire, si vous encaissez beaucoup de TVA, vous allez devoir la reverser le mois suivant (ou le trimestre suivant selon votre périodicité de déclaration). Point d’alerte n°3 : les financements Point d’alerte n°4 : les délais de paiement fournisseurs La plupart des entreprises ont plusieurs emprunts en cours. Notre conseil, c’est de bien répertorier tous vos prêts, avec les intérêts et les dates d’échéance. Parfois, vous pouvez avoir contracté un prêt en différé : il faut absolument en tenir compte au moment de l’établissement du plan de trésorerie. De même, si vous avez bientôt terminé de rembourser un emprunt, ça va avoir un fort impact sur votre trésorerie à venir. Vérifier les modalités de paiement de vos factures : assurez-vous que vos hypothèses de décaissement sont justes et correspondent bien au calendrier de facturation. Par exemple, si vous faites un investissement marketing sur l’année, vérifiez bien les modalités de paiement : est-il étalé sur 12 mois ? payable en 3 fois ? ou le décaissement a-t-il lieu d’un coup ? 15 ÉTAPE 3 Faire vos hypothèses de trésorerie Comment faire des prévisions de trésorerie et quels scénarios formaliser ? Il est temps de passer à l’étape la plus complexe : les prévisions de trésorerie. Pour vous projeter dans l’avenir, vous devez anticiper un certain nombre de variables plus ou moins connus à l’avance, et mettre au point différents scénarios. Dans ce chapitre, on vous explique la méthode pour faire des prévisions de trésorerie, on vous propose différents scénarios à mettre au clair et on vous rappelle les points de vigilance à garder en tête pour des prévisions au plus proche du réel. 16 5 conseils pour mettre au point vos prévisions de trésorerie Une fois que vous avez répertorié tous vos flux de trésorerie certains, il est temps de se projeter un peu plus loin dans l’avenir. Voici quelques bonnes pratiques pour faire vos prévisions de trésorerie. 1. Basez-vous sur l’historique Pour vous projeter sur vos recettes et dépenses à venir, mieux vaut vous appuyer sur les chiffres des années précédentes. Si vous démarrez votre activité, basez-vous sur les hypothèses de votre business plan qui doivent être aussi étayées que possible. 2. N’oubliez pas la saisonnalité En trésorerie, les encaissements et décaissements sont soumis à des variations importantes, ils sont rarement lissés sur 12 mois. Vos prévisions doivent être faites mois par mois. 3. Ne sous-estimez pas les dépenses Soyez particulièrement prudent sur la prévision des charges variables. Il est assez courant de sousestimer les dépenses à venir. Mieux vaut partir d’une hypothèse conservatrice, pour couvrir les dépenses que vous n’auriez pas anticipées. 4. Soyez prudent sur les délais de paiement Partez d’un principe de prudence, et considérez qu’il y aura du délai supplémentaire côté client mais que vous allez payer plus tôt que prévu côté fournisseur. 5. Faites plusieurs scenarii Vous pouvez dupliquer votre plan de trésorerie pour créer plusieurs cas de figure : En plus du scénario réaliste, faites un scénario “stress case”, pessimiste, qui vous permet de déterminer votre point bas de trésorerie, et savoir combien de temps vous avez devant vous avant d’être dans le rouge. Vous pouvez aussi confronter vos différentes prévisions entre elles. Par exemple, si vous souhaitez acheter des locaux plus grands, quelles conséquences cette action aura-t-elle sur votre trésorerie dans le meilleur et dans le pire des cas ? 17 Quels scénarios pour prévoir votre trésorerie future ? Pour construire votre prévisionnel en fonction des différents scénarios, il s’agit de vous projeter dans l’avenir en distinguant les hypothèses optimistes et les hypothèses pessimistes. S’il est normal de pouvoir être ambitieux dans la saisie de vos objectifs à atteindre, nous conseillons de prévoir au moins un scénario pessimiste pour que vous soyez prêts au pire et pour sécuriser ainsi votre trésorerie. Envisagez tous les scénarios possibles ! Voici une liste d’exemples de scénarios que vous pourrez anticiper en partant de votre scénario de base : Scénario de base En fonction des flux passés, anticiper un scénario de base : reprendre les charges fixes, anticiper les charges variables et estimer les recettes en fonction des tendances du moment Suppression de charges Annulation d’un abonnement, report de paiement, licenciement, vente de locaux… Nouvelle source de revenu Accès à un financement, obtention d’un prêt bancaire, augmentation du découvert autorisé, obtention d’une aide de l’Etat… Nouveau projet Nouvelle embauche, achat/location de nouveaux locaux, ouverture d’un nouvel établissement, lancement d’un nouveau produit… Événements incertains Crise sanitaire, pénurie de matières premières, contraintes légales... 18 3 points de vigilance à garder en tête Un scénario isolé ne constitue pas un prévisionnel Un scénario est un outil, pas une protection Les bons scénarios sont ceux qui changent et évoluent en permanence Le principe d’un prévisionnel est de vous préparer à différentes situations. Vous serez donc sûrement amenés, en créant de prévisionnels, à devoir multiplier vos scénarios afin de faire face à d’éventuels décalages entre l’attendu et le réalisé. Votre budget prévisionnel n’est pas une protection en soi, mais il vous permet de prévoir la trésorerie nécessaire pour réagir convenablement dans différents cas et prendre vos décisions sans arrières pensées. Une fois votre prévisionnel établi, contrairement à ce que l’on pourrait penser, tout le travail n’est pas encore finalisé. Un prévisionnel doit vivre, être ajusté, mis à jour régulièrement pour rester fiable. Un prévisionnel est là pour vous guider et permettre de mieux orienter la stratégie de votre entreprise et non pas pour vous induire en erreur. Osez anticiper tous les scénarios possibles ! Plus vous avez de scénarios, plus vous limiterez les décalages entre ce que vous avez prévu et la réalité. Retenez que les scénarios sont essentiellement des outils qui permettent de mieux anticiper vos ressources disponibles et construire vos solutions. 2 3 1 À GARDER EN TÊTE 19 ÉTAPE 4 Faire évoluer votre plan de trésorerie Comment comparer le réel et le prévisionnel et adapter vos hypothèses ? Une fois votre plan de trésorerie établi pour les mois futurs, il ne s’agit pas de le laisser prendre la poussière : il faut l’actualiser régulièrement et comparer le réel avec le prévisionnel pour comprendre les écarts et améliorer au fur et à mesure vos prévisions. Dans ce chapitre, on vous explique comment mettre à jour régulièrement son plan de trésorerie, et comment analyser les écarts entre réel et prévisionnel. 20 Fiabiliser les prévisions de trésorerie par l’actualisation régulière Nous conseillons d’actualiser mensuellement le budget de trésorerie sur la base des soldes bancaires réels de fin de mois. Quant à l’horizon de la « re-prévision », il est étroitement lié aux enjeux de l’entreprise ; mais on peut signaler qu’en général, il s’arrête aux trois mois suivants. La révision mensuelle du budget de trésorerie suppose : Une révision budgétaire mensuelle sur un même horizon de temps, Avec le même niveau de détail que le budget initial (notamment en distinction achat/ consommation). Si tel n’est pas le cas, le responsable de la prévision de trésorerie devra « désagréger » les données globales selon des hypothèses qu’il aura soin de faire valider le plus systématiquement possible par les équipes. Les budgets opérationnels sont souvent élaborés dans le cadre d’un exercice fiscal et le budget de N-1 est rarement réalisé au début du dernier quadrimestre. Cela peut vous mettre en difficulté dès le mois de septembre. Deux solutions : se fier à son historique et sa bonne connaissance de l’entreprise pour approcher les postes encaissements/décaissements des prochains mois ; sensibiliser les équipes en amont sur l’importance d’un premier travail budgétaire. Dashboard Trésorerie Encaissements Dashboard principal Décaissements Prévisionel Vs. Réel TVA Dernières opérations Facturation clients 21 Juil. 20 80 000 € Aoû. 20 70 000 € Sep. 20 60 000 € Rapprocher les données comptables et les mouvements bancaires Le rapprochement entre le réalisé comptable de la période écoulée et le ou les deux premiers mois des prévisions de trésorerie est également une difficulté. La prévision de trésorerie des mois M+1 et M+2 dépend essentiellement de données comptabilisées des derniers mois (chiffre d’affaires, achats). Il faut veiller au cut-off de la période M-1 : factures à recevoir, factures à établir, existence de provisions… et donc être en lien étroit avec votre comptable. La confrontation des mouvements réels avec les mouvements prévisionnels peut s’avérer extrêmement fastidieuse. La révision des prévisions de trésorerie se trouvera grandement fiabilisée et simplifiée avec l’utilisation d’un logiciel de prévision de trésorerie. Sans le recours à un logiciel, les enjeux doivent justifier ce travail. Et si vous automatisiez votre suivi de trésorerie ? Agrégez automatiquement toutes vos données de trésorerie Gagnez en visibilité Évitez les erreurs Retrouvez du temps à consacrer à la stratégie et à l’analyse ! 22 Analyser les écarts L’analyse d’écart permet d’identifier les sources d’écarts et de les quantifier. Les raisons les plus classiques d’écarts entre le prévisionnel et le réel : Manque de fiabilité des données Redondance des données Trou dans la raquette (notamment sur des données hors exploitation) Complexité des outils (surtout sous Excel) Modification du contexte La première source d’écart peut être liée à un écart d’activité mais il se répercute rarement immédiatement dans la situation de trésorerie sauf dans le commerce et e-commerce où les délais de règlement clients sont très courts. Affiner la donnée pour de meilleures prévisions utile d’analyser les règlements par type de clients, type de service… Avant de « descendre le curseur », il faut mesurer le rapport impact (enjeux) / complexité de mise en œuvre. On privilégiera bien sûr le fort impact à faible complexité ! Formaliser et revoir ses hypothèses Il est important de bien savoir comment s’organisent les flux d’informations au sein de l’entreprise et quels sont les usages pratiqués afin de pouvoir agir sur des leviers d’amélioration et augmenter l’efficacité de la gestion de trésorerie. La prévision de trésorerie est une accumulation de données et d’hypothèses : plus on s’éloigne dans l’horizon de prévisions, plus le poids relatif des hypothèses augmente. Il faut savoir remettre en question ses hypothèses et donc les avoir formalisées. La qualité d’une donnée est la résultante d’un système d’information fiable : chaque type de donnée est décrite avec sa source, les vérifications amont nécessaires… les points d’attention. Industrialiser les process, avec une périodicité fixe des mises à jour, est le meilleur moyen de gagner en fluidité, fiabilité et productivité. Le système devient alors vertueux car vous affinerez les chiffres au fur et à mesure de ces mises à jour. Vous pourrez ainsi dégager du temps pour analyser et non plus pour collecter ou saisir des données. L’analyse d’écart permet de préciser les sources d’information mais aussi la finesse de l’information. Par exemple, il peut se révéler 23 Automatiser sa gestion de trésorerie, la solution pour un pilotage serein Et si vous vous facilitiez la vie avec un logiciel de gestion de trésorerie ? L’automatisation de la gestion de trésorerie grâce à un logiciel spécialisé tel qu’Agicap peut répondre aux principaux enjeux de trésorerie des TPE/PME, grâce à des fonctionnalités telles que la mise à jour automatique des flux financiers, la vue consolidée des flux de trésorerie réels et prévisionnels, ou le suivi de la trésorerie. Dans ce chapitre, découvrez ce qu’est un logiciel de gestion de trésorerie, à quoi sert Agicap, comment se déroule son implémentation dans votre entreprise (spoiler alert : c’est très simple !) et retrouvez les témoignages d’autres entreprises qui ont fait le choix d’Agicap. 24 Plan de trésorerie sur Excel : fausse bonne idée ? Pour mettre au point votre plan de trésorerie, il faut faire converger des données diverses (réalisé, factures engagées côté client et côté fournisseur, commandes...) provenant à la fois de la comptabilité et des outils de gestion type ERP. La plupart des entreprises utilisent Excel pour rassembler et consolider les données. Mais elles se trouvent rapidement confrontées aux limites de l’outil. 59 % des PME/ETI gèrent leur trésorerie sur Excel(1) Les limites de la gestion de trésorerie sur Excel Le manque de visibilité en temps réel ; Les erreurs potentielles ; Le manque de stabilité quand le volume de données est important ; Le manque de souplesse et d ­ ’automatisation ; La difficulté à travailler sur Excel en mode collaboratif ; Le manque de visualisation des données. Les sources d’erreur sont nombreuses : erreurs de calcul, formules écrasées, erreurs de formules, devises non alignées, pas de suivi des modifications, chiffres supplémentaires, mauvaise position de la décimale, données d’origine incorrectes, erreurs de taxe ou de taux d’intérêt… 88 % des feuilles de calcul Excel utilisées dans les processus de de budgétisation, de planification et de prévision contiennent des erreurs(2) 1 ( ) ( 2) O bser vatoire2021delaDFCG/RSM EtaugdeTik2016 25 Pourquoi opter pour un logiciel de gestion de trésorerie ? Gain de temps, fiabilité, finesse d’analyse… En optant pour une solution de gestion de trésorerie, votre travail au quotidien est facilité et vous accédez à un niveau d’information qui jusque-là était très complexe à obtenir. Vous pouvez alors consacrer plus de temps à l’analyse et aux décisions stratégiques concernant la trésorerie, ou vous libérer du temps pour d’autres activités qui nécessitent votre expertise. Un logiciel de trésorerie, qu’est-ce que c’est ? Un logiciel de gestion de trésorerie est un outil permettant de visualiser et anticiper les flux de trésorerie. Il facilite le suivi de la trésorerie en synchronisant les opérations bancaires et en les catégorisant de manière automatique. Il fait ainsi gagner beaucoup de temps aux dirigeants et responsables financiers tout en les préservant d’éventuelles erreurs de saisie. Un logiciel de gestion de trésorerie est un outil précieux d’aide à la prise de décision. Il permet de suivre les encaissements et décaissements de manière dynamique, de bâtir des plans prévisionnels de trésorerie, et ainsi de réaliser les meilleurs choix pour assurer la pérennité de l’entreprise. Cet outil est pour vous si… Vous êtes dirigeant, DAF ou responsable financier d’une TPE/PME Vous faites votre suivi de trésorerie sur Excel ou sur un outil qui ne vous convient pas tout à fait Vous et/ou vos collaborateurs passez plusieurs heures par jour à compléter vos suivis et prévisionnels de trésorerie Vous n’avez jamais assez de temps à consacrer à l’analyse des écarts et à la mise au point de scénarios prévisionnels Vous avez besoin de partager des rapports détaillés à vos collaborateurs ou de soumettre des plans de trésorerie à la banque 26 Agicap, enfin un outil simple et efficace pour gérer la trésorerie de votre entreprise Gagnez en visibilité Gagnez du temps Gagnez en efficacité Projetez-vous grâce à notre prévisionnel intelligent Profitez d’un suivi automatisé, en temps réel Collaborez simplement avec un outil facile à prendre en main Des experts à votre écoute Notre équipe de spécialistes en gestion de trésorerie vous accompagne dans la mise en place d’Agicap, répond à toutes vos questions et vous aide à monter en compétence, afin que gérer votre trésorerie devienne un véritable plaisir ! 27 Ils ont choisi Agicap, ils témoignent... Avant j’utilisais Excel, ça me prenait une journée par mois pour faire des tableaux prévisionnels pour lesquels j’avais toujours des écarts... On a 12 sociétés, c’était quandmême lourd. Agicap ça me permet d’être plus rapide, d’avoir des chiffres plus fiables avec un pilotage quotidien. Avant on pilotait plutôt à la semaine, mais avec Agicap, les mouvements bancaires sont mis à jour automatiquement tous les jours ! J’ai complètement abandonné Excel. C’est la trésorerie qui nous fait vivre. Notre enjeu, c’est de maîtriser le besoin en fonds de roulement et d’être capables de se projeter sur les rentrées et les sorties d’argent, savoir ce qui est en retard, ce qui est à l’heure, ce qu’on doit payer… Agicap nous donne une vision beaucoup plus claire. La partie prévisionnelle est très intéressante parce qu’elle nous permet de faire des projections si on doit réaliser des embauches ou des investissements machines. On a pu enlever le brouillard qui entourait la gestion de trésorerie pour pouvoir mieux piloter l’entreprise. Amandine Houari DAF du groupe Valoptim Groupe de promotion immobilière Bruno Leclerc PDG de Mecareloror Entreprise d’usinage de précision L’entreprise Hénaff a plus de 100 ans d’existence, et elle a beaucoup évolué au fil des années. Quand je suis arrivée, toute la gestion de trésorerie était faite sur Excel. Mais aujourd’hui, étant donné la complexité, avec une douzaine de sociétés, plusieurs types d’activités au niveau du groupe, plus de 20 comptes bancaires… ça devenait compliqué et chronophage. Ce dont nous avions besoin, c’était d’avoir une vision groupe au niveau de la trésorerie : comptes courants, emprunts, placements, etc. Avec Agicap, j’ai cette vision groupe, et j’ai aussi très facilement une vision sur les différents périmètres du groupe, liés aux différentes activités. Ce qu’on a fortement apprécié avec Agicap, c’est la réponse à ce besoin primordial de suivre sa trésorerie et d’expliquer les évolutions quand on constate soit des anticipations sur des paiements, ou des retards clients. Edith Le Gallic DAF du groupe Hénaff Fabricant-créateur de produits agro-alimentaires 28 Agicap est LA solution de gestion de trésorerie qui révolutionne la façon de suivre et prévoir l’évolution de trésorerie de son entreprise. Créée en 2016 par 3 entrepreneurs lyonnais, Agicap rend accessible la gestion de trésorerie aux PME grâce à son son outil en ligne (SAAS) de gestion et de prévision de trésorerie. En appliquant des technologies d’intelligence artificielle à desmots données Agicap en quelques pertinentes, par exemple les flux bancaires, Agicap vous permet de : v isualiser la trésorerie disponible en temps réel facilement, avec des données automatiquement synchronisées  utomatiser la mise à jour de votre budget et a les prévisions de trésorerie pour connaître les écarts et réajuster son budget futur de manière itérative  rendre les meilleures décisions en évaluant p l’impact des scénarios stratégiques sur la trésorerie. Entreprise en pleine croissance, Agicap compte plus de 3 000 clients. Elle est implantée en France, en Allemagne et bientôt dans le reste de l’Europe. Des centaines d’agences et promoteurs immobiliers simplifient leur gestion de trésorerie avec Agicap 29 13 Quai du Commerce, 69009 Lyon +33 4 81 68 10 90 Contactez-nous