Digitális alkalmazások PDF

Digitális alkalmazások IRAT/ÜGYIRAT/ÜGYVITEL 2  Az iratkezelés kaotikus, az iratok nem azonosíthatóak, a helyük nem meghatározható, az iratok szerteszét hevernek a földön. Az ügyek haladása nehézkes, követhetetlen, nem sikerül határidőre lezárni azokat, elfekszenek, elfelejt...

Digitális alkalmazások IRAT/ÜGYIRAT/ÜGYVITEL 2  Az iratkezelés kaotikus, az iratok nem azonosíthatóak, a helyük nem meghatározható, az iratok szerteszét hevernek a földön. Az ügyek haladása nehézkes, követhetetlen, nem sikerül határidőre lezárni azokat, elfekszenek, elfelejtődnek. Nem követhető, azonosítható, hogy ki, mikor és mit tett az ügy kapcsán. Ha ön ebben az irodában ügyiratkezelőként dolgozna, hogyan javítana ezen a helyzeten? 3 4 Az iratok nagyon fontos szerepet töltenek be az iroda életében. Az irodába érkező információk többsége iratokon keresztül kerül be. Tehát a legtöbb irodai folyamat iratok gyártását jelenti, ami egyben az iroda végtermékét, kimenetét is adja. Hagyományos értelemben az IRAT olyan papír alapú hordozó, amelyre adatok és információk kerülnek, belőlük követni lehet a szervezeten belül az információ áramlását, az adatok változását. Ma már iratnak tekintünk minden olyan tartós adathordozón rögzített szöveget, számadatsort, tervrajzot, vázlatot, képet, mozgóképet, hangfelvételt vagy bármilyen módon kódolt adatot és információt, amely a szervezet működésével, illetve személy tevékenységével összefüggésben, bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással jött létre. Törvényi meghatározás: Az 1995. évi LXVI. törvény meghatározásában „irat: valamely szerv működése vagy személy tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, bármely jelrendszerrel és adathordozón rögzített, egy egységként kezelendő rögzített információ, adategyüttes;” 5 ÜGY definíciója Ügy szónak különböző jelentéseivel találkozunk (családi ügy, üzleti ügy) És ismerjük a szóösszetételes változatait is (ügyfél, ügyirat, ügyvitel) Az ÜGY: megoldásra, elintézésre váró olyan feladat, amely érinthet személyt vagy közösséget Az ügyek sokfélék lehetnek, az azonban mindegyikre igaz, hogy elintézésre várnak. 6 ÜGYINTÉZÉS/ÜGYINTÉZŐ ÜGYINTÉZÉS az a szellemi és fizikai tevékenység, amely arra irányul, hogy valamely ügy megoldódjon, s amelynek során emberekkel illetve iratokkal kell foglalkozni. Az ügyintézés általában ÜGYVITELlel jár. Az ügyintézés történhet:  Személyesen: a két fél látja, hallja egymást, ezáltal könnyebben megérti egymást.  Írásban: a szóbelinél igényesebb, tudatosabb nyelvi viselkedés  Papíron és elektronikuson úton Online ügyintézés esetén regisztráció, belépési kód (egyedi azonosító) szükséges  Telefonon: mindkét féltől reakciókészséget, gyors gondolkodást, könnyű megérthetőséget követel Az ÜGYINTÉZŐ az ügy intézésére kijelölt személy, az ügy előadója, aki az ügyet döntésre előkészíti. 7 Jogszabályi háttér FONTOS, hogy munkánk során figyeljük a jogszabályi változásokat. Online felületen: http://www.njt.hu http://ugyintezes.magyarorszag.hu/szolgaltatasok/jogszabalykereso.html http://optijus.hu/dijtalan-szolgaltatasok/optijus-light 8 Az iratok kezelése iratismeretet és az ügyvitelben való jártasságot igényel. Az ügyintézéshez mindig iratok kapcsolódnak. Az iratok tartalmazzák az ügyek „születését” (kezdetét), ezt követően az ügyintézés folyamatát, és végül iratok rögzítik a döntéseket, a megállapodásokat. Az ügyintézés tehát, szóbeli és irásbeli információáramlással jár Az írásbeli információk áramlását, az ügyvitel szolgáltatja Az ügyvitel a különböző információkat (iratok formájában) rögzíti, összegyűjti, nyilvántartja stb., és amikor szükséges rendelkezésre bocsájtja őket. Nincs megfelelő ügyintézés és döntés megfelelő ügyvitel nélkül. 9 Ügyvitel Az ügyvitel egy szervezeten belül az ügyek folyamatos , szabályozott intézése, amelynek keretében meghatározzuk az ügyek elintézéséhez szükséges érdemi tennivalók sorrendjét, így az iratok kezelésének rendjét is. Az ügyvitel alapvető feladata az ügyintézéshez szükséges iratok, információk kezelése, ami egyrészt manuális (kézzel végzett), másrészt szellemi munkát igényel. Ügyintézés – információáramlás – döntés. 10 Információ Információn az ismeretanyagot, az értesülést (illetve ezek közlését) értjük. Formáját tekintve az információ lehet:  Írásos anyag  Szóbeli tájékoztatás és  Egyéb tájékoztató anyag (térkép, ábra, grafikon stb.) Az információ megszerzésének forrásai is különbőzőek. Mikor melyik forrás? Függ a megoldásra váró ügytől. A munkahelyi írásos információk forrásai lehetnek:  iratok (levelek, bizonylatok, jegyzőkönyvek, szerződések, stb.)  könyvek (szakkönyvek, helyesírási tanácsadók stb.)  Más, nyomdailag előállított írásos információ források (katalógusok, menetrendek, napilapok, folyóiratok) 11 IRATOK „A szó elszáll, az írás megmarad” Sokáig az emberek közötti kapcsolatteremtés, kapcsolattartás csak szóban történt, az írásbeli forma csak jóval később alakult ki. Az írás elsősorban a kereskedelem és az államszervezés igényeinek köszönheti létrejöttét. Mit gondolnak minek köszönhetően alakult ki az írásbeliség? Az ismeretek gyarapodtak a világról az emberek merészebben távolodtak el lakhelyüktől, országuktól. Ez a nagyfokú társadalmi mozgás is hozzájárult az írás fejlődéséhez. Beszédünkből is, írásunkból is anyanyelvi kultúránk tükröződik. Nemcsak arra figyelünk, hogy mit mondunk, hanem arra is hogyan mondjuk. Nemcsak az a afontos, hogy leírjunk valamit, hanem hogy helyesen írjuk. Az iratoknak a magánéletünkben is, a munkánkban is fontos szerep jut, mert bizonyító ereje van. 12 Korábban már volt róla szó róla de rögzítsük újra: Irat minden olyan írott szöveg, számadatsor, tervrajz, térkép, rajz, fénykép és minden más olyan írás, amely valamely szerv működése során, illetőleg valamely természetes személy tevékenysége kapcsán keletkezett, bármilyen anyagon, bármely eszköz felhasználásával. Ebből következik, hogy az iratok adathordozója nemcsak papír lehet – bár ez még mindig meghatározó szerepet tölt be -, hanem akár a számítógép merevlemeze, DVD, CD-ROM, e-mail stb. Életünk fontosabb eseményeiről irat készül (születésünkkor, házasság kötés, kórházi ellátás után) 13 Ügyirat Ügyiratról akkor beszélünk, ha egy iratot ügyintézés végett valamely intézménynél, vállalatnál átvettek, illetve átkészítettek, iktattak, és ennek alapján folyik az ügyiratban szereplő ügy intézése. Az irat tág fogalmán belül- sajátosságaik alapján – fajtájuk szerint megkülönböztetünk: a leveleket, szerződéseket, bizonylatokat, a munkaviszonnyal kapcsolatos iratokat, belső iratok (pl. a jegyzőkönyv, a feljegyzés, az emlékeztető) Okiratokat. 14