Digitális alkalmazások PDF

Digitális alkalmazások IRATKEZELÉS FOLYAMATA Ügyvitel két része 2 Iratkezelés folyamata Küldemény érkezése Mi a különbség a küldemény és az irat között? Küldeménynek tekintünk minden érkező „tárgyat”, amelynek a burkolatán (pl. boríték) vagy a hozzá tartozó list...

Digitális alkalmazások IRATKEZELÉS FOLYAMATA Ügyvitel két része 2 Iratkezelés folyamata Küldemény érkezése Mi a különbség a küldemény és az irat között? Küldeménynek tekintünk minden érkező „tárgyat”, amelynek a burkolatán (pl. boríték) vagy a hozzá tartozó listán címzést tüntettek fel (leegyszerűsítve még nem tudjuk mi van benne, de nekünk szól, mert nekünk címezték) Az irat esetében szűkül a kör, mert nemcsak nekünk címezték, de a mi tevékenységünkkel összefügg. 3 Az iratkezelés folyamata 1. beérkező levelek ügyintézése:  küldemények átvétele  a küldemények felbontása  a küldemények érkeztetése és/vagy iktatása 2. kimenő levelek ügyintézése:  a kimenő posta előkészítése  a megcímzett borítékba helyezett iratok postakönyvbe/kézbesítőkönyvbe rendezése 3. az iratok tárolás 4. az iratok selejtezése és átadása a levéltárnak 4 Az iratok (küldemények) beérkezésével kapcsolatos feladatok A küldemény érkezhet:  postai küldeményként  külön kézbesítővel  futárszolgálattal (pl, GLS, DHL)  informatikai-telekommunikációs eszköz segítségével (e-mailben)  az ügyfél személyesen nyújtja be, személyesen hozza el 5 Küldemény átvétele A szervezet iratkezelési szabályzata határozza meg azt, hogy ki jogosult a küldemények átvételére, és az átvevő személynek milyen teendői vannak az átvétellel kapcsolatosan. A küldeményt átveheti:  a címzett vagy az általa megbízott személy,  az iratkezelést felügyelő vezető vagy az általa megbízott személy, valamint  a postai meghatalmazással rendelkező személy. 6 7 Az átvevő feladata A küldemény átvevőjének ellenőriznie kell:  a küldemény átvételére való jogosultságát (a címzéssel való összevetés útján)  a kézbesítő okmányon és a küldeményen lévő azonosítási jel megegyezőségét, továbbá  az iratot tartalmazó boríték, illetve egyéb csomagolás sértetlenségét. 8 Az átvétel igazolása A szervezet részére érkező bármely küldemény átvételét az átvevőnek igazolni kell, mégpedig  olvasható aláírással és  az átvétel dátumának feltüntetésével. A fentiekkel az átvételt a szervezet elismeri, ami annyit jelent, hogy utólag nem hivatkozhat a kézbesítés meg nem történtére, és amennyiben a kézbesített irat határidőt tartalmaz valamely jog gyakorlására vagy kötelezettség teljesítésére, a határidők számítása szempontjából is az átvétel dátuma lesz az irányadó. 9 10 Jogosulatlan átvétel A gyakorlatban – főleg nagyobb cégeknél – előfordulhat, hogy a küldeményt arra jogosultsággal nem rendelkező személy veszi át. Ilyenkor köteles azt 24 órán belül, de legkésőbb az első munkanap kezdetén az átvételre feljogosított személynek (szervezeti egységnek) iktatásra (érkeztetésre) átadni. 11 Sürgős / tértivevényes küldemény Sürgős jelzésű küldemények átvétele. Az „azonnal” és „sürgős” jelzésű küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni. Tértivevényes küldemény Tértivevényes küldemények esetén az átvevő köteles biztosítani, hogy a tértivevény a feladó részére visszajuthasson (tértivevény: a postán feladott küldeményhez mellékelt nyomtatvány, amelyet a kézbesítés után a feladó aláírva visszakap) 12 13 Sérült küldemény / Téves címzés Sérült küldemény (pl. felszakadt borítékban érkező vagy hiányos csomagolású irat) esetén:  a sérülés tényét az átvételi okmányon jelölni kell,  soron kívül ellenőrizni kell a küldemény tartalmának meglétét,  a hiányzó iratokról vagy mellékletekről a feladót értesíteni kell, a tapasztalt sérülésről jegyzőkönyvet kell felvenni. A téves címzés vagy helytelen kézbesítés következtében érkezett küldeményt  azonnal továbbítani kell a címzetthez,  ha nem tudjuk továbbítani a címzetthez akkor vissza kell küldeni a feladónak. 14 15 A küldemények felbontása A küldemények bontása. Ekkor történik meg a küldemények elsődleges „válogatása”. Bontás általában. A küldemények felbontása jogosultság alapján történik. (A szervezet iratkezelési szabályzatában határozzák meg, hogy a küldemények felbontására ki lesz jogosult.) Többnyire az ügykezelő minden hozzá érkezett küldeményt – kivéve az s.k. (saját kezébe) jelzésűek kivételével – felbonthat. A saját kezű felbontásra érkezett leveleket, átadókönyvvel továbbítják a címzettnek. E küldemények iktatásra történő visszaadása az iktató részére szintén átadókönyvvel történik. Bontás névre szóló küldeményeknél. Névre szóló küldemény felbontását az ügyintézők általában engedélyezik az ügykezelőknek, kivéve ha „Titkos”, „Szigorúan titkos!”, „Sajt kezű felbontásra” jelzés szerepel rajta. A felbontás nélküli küldemények átadását-átvételét átadókönyv használatával kell dokumentálni. 16 17 TILOS felbontani TILOS felbontani a küldeményt, ha  egészségügyi szervtől, rendőrségtől érkezett névre szólóan, Illetve ha egyértelműen megállapítható, hogy az magánlevél. (ha a személy neve majd a cégnév szerepel szerepel a borítékon magánküldeménynek, ha előbb a cégnév majd utána a személy neve hivatalos küldemény 18 Figyelni kell Ügyelni kell arra, hogy felbontáskor a borítékon lévő postabélyegző lenyomata sértetlen maradjon, mert előfordulhat, hogy az irat keltezése jóval korábbi, mint a borítékon a postabélyegzőn lévő keltezés, és vitás esetben a boríték bizonyító erejű dokumentum lehet. A tévesen felbontott küldeményt (borítékot) újra le kell zárni, a borítékra rá kell vezetni a téves felbontás tényét, időpontját, a felbontó személy kézjegyét (l. „Tévesen felbontva, 2023.0815. Horváth Piroska ügyintéző”) majd a küldeményt a címzetthez továbbítjuk. 19 Mi a teendő a borítékkal? A küldemény borítékját az ügyirathoz kell csatolni (és úgy kell az irattárba helyezni is) ha:  a postai feladás időpontjának bizonyítására szükség lehet,  a feladó neve és/vagy címe csak a borítékról állapítható meg,  sérülten (pl. szakadtan, felbontva) érkezett a levél,  a küldeménnyel kapcsolatosan szabálysértés vagy jogellenesség feltételezhető,  az adott szervezet iratkezelési szabályzat így rendelkezik. 20 Ha a küldemény pénzt, értékpapírt tartalmaz, azt rá kell vezetni a küldeményre és át kell adni a pénzkezelő szervezeti egységnek. „értékküldemény” Nem kell iktatni a napilapokat , hivatalos lapokat, közlönyöket, szórólapokat, folyóiratokat, továbbításuk a kijelölt szervezet részére iktatás nélkül történik. Az e-mail útján érkezett levelek közül a hivatalos minősítésűeket ki kell nyomtatni. Az iratkezelés menete megegyezik a postán érkezett küldemények kezelésével. 21 22