Aula 5 - Organizações e Arquivos PDF

Organizações Arquivos Apinf 2IS2 – 2024/5 M. Maçãs – ESGC  Arquivo ▪ Conjunto de documentos produzidos e conservados por uma instituição no decurso da sua atividade. ▪ Departamento que recolhe, trata, conserva e divulga documentos. ▪ Conjunto de documentos relat...

Organizações Arquivos Apinf 2IS2 – 2024/5 M. Maçãs – ESGC  Arquivo ▪ Conjunto de documentos produzidos e conservados por uma instituição no decurso da sua atividade. ▪ Departamento que recolhe, trata, conserva e divulga documentos. ▪ Conjunto de documentos relativos à história e atividade de uma instituição, de uma cidade, de uma família, etc., ou próprios de uma empresa, administração, etc. ▪ Os arquivos são a evidência das atividades e direitos legais das instituições e dos indivíduos. ▪ Os arquivos constituem uma fonte de informação insubstituível relativamente à história dos países, e à sua evolução demográfica, política, económica e social. M. Maçãs – ESGC Apinf#1 Arquivar, Para quê? ▪ Planear e desenvolver atividades, considerando as informações prévias; ▪ Tomar decisões político-administrativas ou pessoais baseadas em dados acumulados; ▪ Atender às necessidades legais e técnicas; ▪ Evitar a repetição completa ou parcial de atividades, economizando recursos materiais e humanos; ▪ Recuperar a história. M. Maçãs – ESGC Apinf#1  Tipos de Arquivo (produção) ▪ Arquivos empresariais ▪ Arquivos de familiares ou privados ▪ Arquivos eclesiásticos https://tombo.pt/ M. Maçãs – ESGC Apinf#1  Tipos de Arquivo (documento) ▪ Arquivos em suporte de papel ▪ Arquivos audiovisuais ▪ Arquivos fotográficos ▪ Arquivos digitais M. Maçãs – ESGC Apinf#1  Tipos de Arquivo (tempo) ▪ Arquivo Morto Documentos, comprovativos, contratos, etc. que, mesmo sem a menor utilidade, devem ser guardados às vezes por até 20 anos segundo a legislação em vigor para esse documento num certo País. ▪ Arquivo Vigente Que se encontra em vigor. M. Maçãs – ESGC Apinf#1  Arquivo Obrigatório - Exemplos (tempo) Documentos Contabilísticos e Correspondência Segundo o n.º1 do artigo 40º do Código Comercial, estes dois tipos de documentos devem ser conservados durante 10 anos: O dossier fiscal é uma compilação de documentos, referente a um determinado período de tributação e utilizado para controlo e inspeções por parte da Autoridade Tributária. Segundo n.º1 do artigo 130º do Código do IRC, estes devem ser conservados durante 10 anos Documentos de IRC Segundo o n.º1 do artigo 19º do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, todos os registos contabilísticos, livros e documentos de suporte devem ser conservados durante 10 anos: Documentos de IVA Segundo o n.º1 do artigo 52º do Código do IVA, todos os livros, registos e respetivos documentos de suporte devem ser conservados durante 10 anos, mesmo quando a comunicação é feita por meios informáticos: M. Maçãs – ESGC Apinf#1  Arquivo Obrigatório - Exemplos (tempo) Documentos de IRS Mesmo os trabalhadores independentes estão obrigados a arquivar os seus documentos fiscalmente relevantes. Segundo o n.º2 do artigo 113º do Código de IRS, esta conservação deve ser feita durante 10 anos: Decreto-Lei nº 131/95 de 06-06-1995 - Código do Registo Civil TÍTULO I - Disposições gerais CAPÍTULO IV - Livros e arquivos SECÇÃO III - Arquivos Artigo 37.º - Destruição de documentos 1 - Os papéis arquivados que não tenham servido de base a qualquer registo podem ser destruídos, de cinco em cinco anos, mediante a sua prévia identificação em auto, segundo a natureza e data, fazendo-se a devida anotação no livro de inventário. 2 - Podem igualmente ser destruídos, seja qual for a sua espécie, os documentos que hajam sido substituídos por microfilmes. M. Maçãs – ESGC Apinf#1  Tipos de Arquivo (permanência) Arquivos correntes ou administrativos asseguram o funcionamento das instituições e a aplicação dos direitos legais e das políticas institucionais e governamentais. ▪ Arquivo Ativo: ▪ Correspondência de Entrada (cartas de informação, cartas de documentação, cartas de gestão, cartas pessoais); ▪ Correspondência de Saída (cartas respondidas, cartas à espera de resposta). ▪ Arquivo Semi-ativo: ▪ Correspondência, documentação do departamento pessoal, contratos de compra e venda, arrendamento, faturas, documentos contabilísticos, documentos fiscais, documentos bancários. M. Maçãs – ESGC Apinf#1  Tipos de Arquivo (permanência) ▪ Arquivo Intermédio Documentos que ainda podem ser úteis na vida dos cidadãos e das instituições, e cujo destino final, dependendo do seu valor intrínseco, poderá ser a eliminação ou a passagem para o arquivo histórico. ▪ Arquivo históricos (arquivo passivo) Contêm a informação indispensável ao reconhecimento da história das organizações, possibilitando a compreensão da evolução e dos problemas contemporâneos. M. Maçãs – ESGC Apinf#1