O que é um arquivo?

O que é um arquivo?

• Um arquivo é um conjunto de documentos produzidos e conservados por uma instituição no decorrer da sua atividade.
• Um arquivo também pode ser definido como o departamento que recolhe, trata, conserva e divulga documentos.
• O conceito também abrange o conjunto de documentos relativos à história e atividade de uma instituição, de uma cidade, de uma família, etc., ou próprios de uma empresa, administração, etc.
• Os arquivos são a evidência das atividades e direitos legais das instituições e dos indivíduos.
• Os arquivos constituem uma fonte de informação insubstituível relativamente à história dos países, e à sua evolução demográfica, política, económica e social.

Porque arquivar?

• Planear e desenvolver atividades, considerando as informações prévias.
• Tomar decisões político-administrativas ou pessoais baseadas em dados acumulados.
• Atender às necessidades legais e técnicas.
• Evitar a repetição completa ou parcial de atividades, economizando recursos materiais e humanos.
• Recuperar a história.

Tipos de arquivo (produção)

• Arquivos empresariais
• Arquivos de familiares ou privados
• Arquivos eclesiásticos

Tipos de arquivo (documento)

• Arquivos em suporte de papel
• Arquivos audiovisuais
• Arquivos fotográficos
• Arquivos digitais

Tipos de arquivo (tempo)

• Arquivo Morto: Documentos, comprovativos, contratos, etc. que, mesmo sem a menor utilidade, devem ser guardados às vezes por até 20 anos segundo a legislação em vigor para esse documento num certo País.
• Arquivo Vigente: Que se encontra em vigor.

Arquivo Obrigatório - Exemplos (tempo)

• Documentos Contabilísticos e Correspondência: Segundo o n.º1 do artigo 40º do Código Comercial, estes dois tipos de documentos devem ser conservados durante 10 anos.
• Dossier fiscal: Segundo n.º1 do artigo 130º do Código do IRC, estes devem ser conservados durante 10 anos.
• Documentos de IRC: Segundo o n.º1 do artigo 19º do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, todos os registos contabilísticos, livros e documentos de suporte devem ser conservados durante 10 anos.
• Documentos de IVA: Segundo o n.º1 do artigo 52º do Código do IVA, todos os livros, registos e respetivos documentos de suporte devem ser conservados durante 10 anos, mesmo quando a comunicação é feita por meios informáticos.
• Documentos de IRS: Segundo o n.º2 do artigo 113º do Código de IRS, esta conservação deve ser feita durante 10 anos.
• Decreto-Lei nº 131/95 de 06-06-1995 - Código do Registo Civil: Os papéis arquivados que não tenham servido de base a qualquer registo podem ser destruídos, de cinco em cinco anos, mediante a sua prévia identificação em auto, segundo a natureza e data, fazendo-se a devida anotação no livro de inventário. Os documentos que tenham sido substituídos por microfilmes também podem ser destruídos.

Tipos de Arquivo (permanência)

• Arquivos correntes ou administrativos: Asseguram o funcionamento das instituições e a aplicação dos direitos legais e das políticas institucionais e governamentais.

O que é um Arquivo?

• Um conjunto de documentos criados e mantidos por uma instituição durante suas atividades.
• É o departamento responsável por coletar, administrar, preservar e disponibilizar documentos.
• Inclui documentos relacionados à história e atividades de uma instituição, cidade, família, empresa, administração, etc.
• Os arquivos servem como prova das atividades e direitos legais de instituições e indivíduos.
• São fontes de informação essenciais sobre a história dos países, evolução demográfica, política, econômica e social.

Para que servem os Arquivos?

• Planejar e desenvolver atividades com base em informações anteriores.
• Tomar decisões políticas, administrativas e pessoais com base em dados acumulados.
• Atender a necessidades legais e técnicas.
• Evitar a repetição de atividades, economizando recursos materiais e humanos.
• Recuperar a história.

Tipos de Arquivos (Produção)

• Arquivos empresariais
• Arquivos familiares ou privados
• Arquivos eclesiásticos

Tipos de Arquivos (Documento)

• Arquivos em suporte de papel
• Arquivos audiovisuais
• Arquivos fotográficos
• Arquivos digitais

Tipos de Arquivos (Tempo)

• Arquivo Morto: documentos, comprovativos, contratos, etc., que devem ser guardados mesmo sem utilidade, por até 20 anos, de acordo com a legislação do país.
• Arquivo Vigente: documentos em vigor.

Exemplos de Arquivo Obrigatório (Tempo)

• Documentos Contabilísticos e Correspondência: devem ser conservados por 10 anos, de acordo com o Código Comercial (Artigo 40º, n.º1).
• Dossier Fiscal: conjunto de documentos referentes a um período de tributação, usado para controlo e inspeções pela Autoridade Tributária, devem ser conservados por 10 anos, de acordo com o Código do IRC (Artigo 130º, n.º1).
• Documentos de IRC: registos contabilísticos, livros e documentos de suporte devem ser conservados por 10 anos, de acordo com o Decreto-Lei n.º 28/2019 (Artigo 19º, n.º1).
• Documentos de IVA: livros, registos e documentos de suporte devem ser conservados por 10 anos, mesmo em formato digital, de acordo com o Código do IVA (Artigo 52º, n.º1).
• Documentos de IRS: incluindo trabalhadores independentes, devem ser conservados por 10 anos, de acordo com o Código de IRS (Artigo 113º, n.º2).
• Decreto-Lei nº 131/95 de 06-06-1995 - Código do Registo Civil (Artigo 37º, n.º1 e n.º2) - Define a possibilidade de destruição de documentos arquivados em intervalos de cinco anos, após sua identificação em auto, com anotações no livro de inventário.

Tipos de Arquivos (Permanência)

• Arquivos correntes ou administrativos: asseguram o funcionamento das instituições e a aplicação dos direitos legais e das políticas institucionais e governamentais.

Neste quiz, você aprenderá sobre a definição de arquivos e sua importância nas instituições. Exploraremos a função dos arquivos e as razões para sua utilização eficiente no planejamento e na tomada de decisões. Teste seus conhecimentos sobre o papel dos arquivos na sociedade e na história.