O que é um arquivo?
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Questions and Answers

Qual das funções a seguir NÃO é uma razão para arquivar documentos?

  • Atender às necessidades legais e técnicas
  • Recuperar a história
  • Armazenar documentos temporariamente (correct)
  • Planejar e desenvolver atividades

    • Sobre os tipos de arquivo baseados na produção, qual é a opção que representa um arquivo que não é para uso pessoal?

  • Arquivos digitais
  • Arquivos empresariais (correct)
  • Arquivos eclesiásticos
  • Arquivos de familiares ou privados

    • Qual é a principal característica dos arquivos mortos?

  • Documentos que devem ser descartados após 5 anos
  • Documentos que devem ser guardados por até 20 anos, mesmo sem utilidade imediata (correct)
  • Documentos que são frequentemente atualizados
  • Documentos em uso constante e que precisam de acesso frequente

    • Quais dos seguintes tipos de arquivo não são considerados suportes físicos?

    <p>Arquivos digitais</p> Signup and view all the answers

    Qual das opções a seguir NÃO representa um tipo de arquivo segundo a classificação por documento?

    <p>Arquivos administrativos</p> Signup and view all the answers

    Em relação às evidências que os arquivos representam, qual é uma das funções mais importantes?

    <p>Evitar a repetição total ou parcial de atividades</p> Signup and view all the answers

    Qual dos tipos de arquivo mencionado é mais relacionado ao contexto religioso?

    <p>Arquivos eclesiásticos</p> Signup and view all the answers

    Qual das opções representa corretamente um arquivo vigente?

    <p>Documentos que estão em uso e são necessários para a operação</p> Signup and view all the answers

    Qual é o período de conservação exigido para documentos contabilísticos e correspondência segundo o Código Comercial?

    <p>10 anos</p> Signup and view all the answers

    De acordo com o Código do IRC, qual é a duração da conservação dos documentos fiscais?

    <p>10 anos</p> Signup and view all the answers

    O que pode ser feito com os papéis arquivados que não tenham servido de base a qualquer registo, segundo o Código do Registo Civil?

    <p>Podem ser destruídos de cinco em cinco anos</p> Signup and view all the answers

    Qual é a exigência para a conservação dos documentos de IRS, conforme n.º2 do artigo 113º?

    <p>Conservar por 10 anos</p> Signup and view all the answers

    Quais dos seguintes documentos devem ser conservados durante 10 anos segundo o Decreto-Lei n.º 28/2019?

    <p>Registos contabilísticos e documentos de suporte</p> Signup and view all the answers

    O que os documentos de IVA devem garantir durante 10 anos conforme o Código do IVA?

    <p>Que respeitem a normas de arquivo digital</p> Signup and view all the answers

    Qual é a função principal dos arquivos correntes ou administrativos?

    <p>Assegurar o funcionamento das instituições</p> Signup and view all the answers

    Qual é o procedimento necessário antes de destruir documentos arquivados segundo o Código do Registo Civil?

    <p>Identificação prévia em auto</p> Signup and view all the answers

    Qual é a principal função dos arquivos na preservação da história institucional?

    <p>Os arquivos servem como evidência das atividades e direitos legais das instituições e indivíduos.</p> Signup and view all the answers

    De que forma a arquivação pode evitar a repetição de atividades?

    <p>A arquivação permite o acesso a informações acumuladas, evitando a duplicação de esforços e economizando recursos.</p> Signup and view all the answers

    O que caracteriza um arquivo morto e sua importância?

    <p>Arquivo morto contém documentos que não têm mais utilidade imediata, mas devem ser guardados por questões legais, muitas vezes por 20 anos.</p> Signup and view all the answers

    Quais são os diferentes tipos de arquivo classificados por suporte?

    <p>Os arquivos podem ser em papel, audiovisuais, fotográficos ou digitais.</p> Signup and view all the answers

    Para que serve um arquivo eclesiástico especificamente?

    <p>O arquivo eclesiástico contém documentos relacionados às atividades e à história de instituições religiosas.</p> Signup and view all the answers

    Como os arquivos contribuem para decisões políticas ou administrativas?

    <p>Os arquivos fornecem dados e informações prévias que sustentam as decisões tomadas.</p> Signup and view all the answers

    Qual é a diferença entre arquivo vigente e arquivo morto?

    <p>O arquivo vigente contém documentos que estão em uso, enquanto o arquivo morto é composto por documentos que não têm mais utilidade prática.</p> Signup and view all the answers

    Qual é uma das funções mais significativas da arquivística na sociedade?

    <p>A arquivística é vital para garantir a memória e a história coletiva, assegurando a preservação de informações relevantes para o futuro.</p> Signup and view all the answers

    De acordo com o artigo 52º do Código do IVA, o que deve ser garantido durante 10 anos?

    <p>Todos os livros, registos e respetivos documentos de suporte.</p> Signup and view all the answers

    O que acontece com os documentos que foram substituídos por microfilmes, segundo o Código do Registo Civil?

    <p>Podem ser destruídos independentemente de sua espécie.</p> Signup and view all the answers

    Qual é a implicação da conservação de documentos contabilísticos e correspondência durante 10 anos?

    <p>Eles são essenciais para controle e inspeções pela Autoridade Tributária.</p> Signup and view all the answers

    Quais documentos devem ser arquivados por trabalhadores independentes conforme o Código do IRS?

    <p>Documentos fiscalmente relevantes devem ser arquivados.</p> Signup and view all the answers

    Quais tipos de documentos têm a mesma duração de conservação segundo o Código do IRC e o Código do IVA?

    <p>Os documentos de IRC e de IVA, ambos devem ser conservados por 10 anos.</p> Signup and view all the answers

    O que deve ser feito com papéis arquivados que não servirão de base a registos, segundo o Código do Registo Civil?

    <p>Devem ser destruídos a cada cinco anos com prévia identificação.</p> Signup and view all the answers

    Qual é o conceito principal dos arquivos correntes ou administrativos?

    <p>Asseguram o funcionamento das instituições e a aplicação dos direitos legais.</p> Signup and view all the answers

    Para fins de controle fiscal, por quanto tempo uma empresa deve conservar seus documentos contabilísticos?

    <p>Deve ser feito por 10 anos conforme estabelecido no Código Comercial.</p> Signup and view all the answers

    Study Notes

    O que é um arquivo?

    • Um arquivo é um conjunto de documentos produzidos e conservados por uma instituição no decorrer da sua atividade.
    • Um arquivo também pode ser definido como o departamento que recolhe, trata, conserva e divulga documentos.
    • O conceito também abrange o conjunto de documentos relativos à história e atividade de uma instituição, de uma cidade, de uma família, etc., ou próprios de uma empresa, administração, etc.
    • Os arquivos são a evidência das atividades e direitos legais das instituições e dos indivíduos.
    • Os arquivos constituem uma fonte de informação insubstituível relativamente à história dos países, e à sua evolução demográfica, política, económica e social.

    Porque arquivar?

    • Planear e desenvolver atividades, considerando as informações prévias.
    • Tomar decisões político-administrativas ou pessoais baseadas em dados acumulados.
    • Atender às necessidades legais e técnicas.
    • Evitar a repetição completa ou parcial de atividades, economizando recursos materiais e humanos.
    • Recuperar a história.

    Tipos de arquivo (produção)

    • Arquivos empresariais
    • Arquivos de familiares ou privados
    • Arquivos eclesiásticos

    Tipos de arquivo (documento)

    • Arquivos em suporte de papel
    • Arquivos audiovisuais
    • Arquivos fotográficos
    • Arquivos digitais

    Tipos de arquivo (tempo)

    • Arquivo Morto: Documentos, comprovativos, contratos, etc. que, mesmo sem a menor utilidade, devem ser guardados às vezes por até 20 anos segundo a legislação em vigor para esse documento num certo País.
    • Arquivo Vigente: Que se encontra em vigor.

    Arquivo Obrigatório - Exemplos (tempo)

    • Documentos Contabilísticos e Correspondência: Segundo o n.º1 do artigo 40º do Código Comercial, estes dois tipos de documentos devem ser conservados durante 10 anos.
    • Dossier fiscal: Segundo n.º1 do artigo 130º do Código do IRC, estes devem ser conservados durante 10 anos.
    • Documentos de IRC: Segundo o n.º1 do artigo 19º do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, todos os registos contabilísticos, livros e documentos de suporte devem ser conservados durante 10 anos.
    • Documentos de IVA: Segundo o n.º1 do artigo 52º do Código do IVA, todos os livros, registos e respetivos documentos de suporte devem ser conservados durante 10 anos, mesmo quando a comunicação é feita por meios informáticos.
    • Documentos de IRS: Segundo o n.º2 do artigo 113º do Código de IRS, esta conservação deve ser feita durante 10 anos.
    • Decreto-Lei nº 131/95 de 06-06-1995 - Código do Registo Civil: Os papéis arquivados que não tenham servido de base a qualquer registo podem ser destruídos, de cinco em cinco anos, mediante a sua prévia identificação em auto, segundo a natureza e data, fazendo-se a devida anotação no livro de inventário. Os documentos que tenham sido substituídos por microfilmes também podem ser destruídos.

    Tipos de Arquivo (permanência)

    • Arquivos correntes ou administrativos: Asseguram o funcionamento das instituições e a aplicação dos direitos legais e das políticas institucionais e governamentais.

    O que é um Arquivo?

    • Um conjunto de documentos criados e mantidos por uma instituição durante suas atividades.
    • É o departamento responsável por coletar, administrar, preservar e disponibilizar documentos.
    • Inclui documentos relacionados à história e atividades de uma instituição, cidade, família, empresa, administração, etc.
    • Os arquivos servem como prova das atividades e direitos legais de instituições e indivíduos.
    • São fontes de informação essenciais sobre a história dos países, evolução demográfica, política, econômica e social.

    Para que servem os Arquivos?

    • Planejar e desenvolver atividades com base em informações anteriores.
    • Tomar decisões políticas, administrativas e pessoais com base em dados acumulados.
    • Atender a necessidades legais e técnicas.
    • Evitar a repetição de atividades, economizando recursos materiais e humanos.
    • Recuperar a história.

    Tipos de Arquivos (Produção)

    • Arquivos empresariais
    • Arquivos familiares ou privados
    • Arquivos eclesiásticos

    Tipos de Arquivos (Documento)

    • Arquivos em suporte de papel
    • Arquivos audiovisuais
    • Arquivos fotográficos
    • Arquivos digitais

    Tipos de Arquivos (Tempo)

    • Arquivo Morto: documentos, comprovativos, contratos, etc., que devem ser guardados mesmo sem utilidade, por até 20 anos, de acordo com a legislação do país.
    • Arquivo Vigente: documentos em vigor.

    Exemplos de Arquivo Obrigatório (Tempo)

    • Documentos Contabilísticos e Correspondência: devem ser conservados por 10 anos, de acordo com o Código Comercial (Artigo 40º, n.º1).
    • Dossier Fiscal: conjunto de documentos referentes a um período de tributação, usado para controlo e inspeções pela Autoridade Tributária, devem ser conservados por 10 anos, de acordo com o Código do IRC (Artigo 130º, n.º1).
    • Documentos de IRC: registos contabilísticos, livros e documentos de suporte devem ser conservados por 10 anos, de acordo com o Decreto-Lei n.º 28/2019 (Artigo 19º, n.º1).
    • Documentos de IVA: livros, registos e documentos de suporte devem ser conservados por 10 anos, mesmo em formato digital, de acordo com o Código do IVA (Artigo 52º, n.º1).
    • Documentos de IRS: incluindo trabalhadores independentes, devem ser conservados por 10 anos, de acordo com o Código de IRS (Artigo 113º, n.º2).
    • Decreto-Lei nº 131/95 de 06-06-1995 - Código do Registo Civil (Artigo 37º, n.º1 e n.º2) - Define a possibilidade de destruição de documentos arquivados em intervalos de cinco anos, após sua identificação em auto, com anotações no livro de inventário.

    Tipos de Arquivos (Permanência)

    • Arquivos correntes ou administrativos: asseguram o funcionamento das instituições e a aplicação dos direitos legais e das políticas institucionais e governamentais.

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