Aula 4 - Organizações e Docs - Apinf 2IS2 - 2024/5 PDF

Organizações Apinf 2IS2 – 2024/5 M. Maçãs – ESGC  Tipos de Organização segundo o OBJETIVO Organizações com fins lucrativos. Gerar ganhos financeiros para os proprietários e acionistas. Objetivo: ganhar mais din...

Organizações Apinf 2IS2 – 2024/5 M. Maçãs – ESGC  Tipos de Organização segundo o OBJETIVO Organizações com fins lucrativos. Gerar ganhos financeiros para os proprietários e acionistas. Objetivo: ganhar mais dinheiro do que é investido. (corporações de capital privado, os grupos de empresas (holdings), as sociedades anónimas ou as cooperativas) Organizações sem fins lucrativos. Prestar um serviço à comunidade e receber contribuições dos membros e doações. Embora possam arrecadar fundos, este não pode ser distribuído como lucro para os proprietários da organização. (Organizações não governamentais (ONGs), organizações civis e fundações) Organizações do Estado. Órgãos públicos que existem para implementar a gestão administrativa de uma nação. (Ministérios, as Secretarias, Direções Gerais, etc.). Empresas públicas Propriedade do Estado e operam com fins lucrativos a fim de fornecer serviços básicos e melhorar a qualidade de vida dos cidadãos. Por exemplo: empresas de transporte público, eletricidade, água potável e serviços postais. M. Maçãs – ESGC Apinf#1  Tipos de Organização segundo a ESTRUTURA ▪ Define como são atribuídos os papéis, deveres e responsabilidades aos colaboradores de uma Organização Formal (vs Informal). ▪ Decisão, Comunicação e Distribuição da Informação: Centralizada ou Descentralizada. ▪ O ideal é que a estrutura: ▪ Promova a eficiência e produtividade: ▪ Todos saibam o que fazer e o deles se espera. ▪ Defina Hierarquias: ▪ Responsabilização por ações ou decisões em todos os níveis. ▪ Todos sabem a quem reportar. ▪ Reflita a Estrutura Salarial e estabeleça os Critérios de Progressão na Empresa. M. Maçãs – ESGC Apinf#1 Tipos de Organização segundo a ESTRUTURA M. Maçãs – ESGC Apinf#1 Tipos de Organização segundo a ESTRUTURA Hierárquica/Linear/Vertical Autoridade de Cima para Baixo Centralizada V: Todos sabem o que fazer DV: Menor produtividade (lentidão) e menor envolvimento dos colaboradores Funcional Divisão por Funções e Especialidades Centralizada V: Expectativas claras DV: Limitadoras de Progressão, desmotivando colaboradores Pouca colaboração entre divisões M. Maçãs – ESGC Apinf#1 Tipos de Organização segundo a ESTRUTURA Matricial Envolve interligações entre diferentes sectores. V: Mais colaboração DV: Complexidade, confusão, stress Divisional Baseada em Produto Baseada em Mercado Baseada na Geografia V: Autonomia, Eficiência DV: Menor Colaboração, duplicação M. Maçãs – ESGC Apinf#1 Tipos de Organização segundo a ESTRUTURA Em Rede Subcontratação V: Menor Dimensão DV: Menor Controlo Em Equipa É uma pequena escala de Divisões + Funcional M. Maçãs – ESGC Apinf#1 Tipos de Organização segundo a ESTRUTURA Horizontal/Plana Descentralizada V: Simples, Start-ups, rapidez, envolvimento dos colaboradores DV: Desorientação, conflitos M. Maçãs – ESGC Apinf#1  Atividades Necessárias numa Organização ▪ Contabilidade e Orçamentação; ▪ Recursos Humanos; ▪ Finanças; ▪ Organização, Sistemas e Métodos; INFORMÁTICA ▪ Serviços Administrativos; ▪ Engenharia do Produto / Serviço; ▪ Engenharia dos Processos; ▪ Manutenção; ▪ Marketing; ▪ Direção. M. Maçãs – ESGC Apinf#1  Funções Básicas numa Organização ▪ Função técnica (área de produção) ▪ Função financeira ▪ Função contabilística INFORMÁTICA ▪ Função comercial ▪ Função de segurança ▪ Função administrativa, que envolve toda a organização e está subjacente às demais funções. M. Maçãs – ESGC Apinf#1  Funções Administrativas Proporcionalidade das Funções Administrativas: Existe uma relação de proporcionalidade na utilização da função administrativa e das demais funções. ▪ A função administrativa não acontece apenas no topo da empresa, está distribuída ao longo de todos os níveis hierárquicos. ▪ Quanto mais elevado for o nível hierárquico da organização, maior será a proporção da função administrativa em relação às outras funções. ▪ E, quanto mais baixo o nível hierárquico, menor será a participação da função administrativa em relação às demais funções. M. Maçãs – ESGC Apinf#1  Funções Administrativas Conceitos básicos de Função Administrativa ▪ Divisão do trabalho ▪ Unidade de direção Especialização das tarefas e Uma cabeça e um plano para pessoas para aumentar a cada grupo de atividades e eficiência. objetivos iguais. ▪ Autoridade e responsabilidade ▪ Subordinação Direito de dar ordens e poder de Interesses individuais esperar obediência. subordinados aos gerais. ▪ Disciplina ▪ Remuneração do pessoal Obediência e respeito; Equilíbrio na satisfação para empregados e organização. ▪ Unidade de comando Princípio da autoridade única. ▪ Centralização Concentração da autoridade no topo da hierarquia (vs descentralização com base na confiança). M. Maçãs – ESGC Apinf#1  Documento Representação física, ou um meio, que contém uma informação, que pode adotar diversas formas (suporte de papel, suporte informático), bem como diferentes manifestações (símbolos, códigos, letras ou números, imagens, etc.), cujo fim último se prende com a comunicação e/ou comprovação de uma determinada realidade. M. Maçãs – ESGC Apinf#1 O que é Comunicação? Codifica Descodifica Ruído Síncrona ou Assíncrona M. Maçãs – ESGC Apinf#1  Documentos Tipos de documentos mais frequentes numa empresa ▪ Ofícios Documentos de troca de informações, orientações e concessões entre os indivíduos e as instituições, ou entre diversas instituições entre si. ▪ E-mails ▪ Orçamentos ▪ Notas de requisição ou encomenda ▪ Atas ▪ Faturas ▪ Recibos Etc. M. Maçãs – ESGC Apinf#1  Tarefa #3 Exemplos de Documentos Em grupos de dois: ▪ Pesquisar e recolher documentos frequentemente utilizados em empresas. ▪ Reconhecer os padrões na estrutura e conteúdo. ▪ Entregar os documentos e uma tabela em Excel com os padrões encontrados (Documentos x Dados). M. Maçãs – ESGC Apinf#1