Dienstreiseantrag PDF

AUSFÜLLHILFE ZUM FORMULAR F-1.2.1 DIENSTREISEANTRAG / REISEKOSTENZUSCHUSS Es wird grundsätzlich unterschieden ob es sich um eine Dienstreise/einen Dienstauftrag oder um einen Reisekostenzuschuss* handelt. Eine dienstrechtliche Absicherung ist in beiden Fällen gegeben. Wenn die Reise insbesondere im...

AUSFÜLLHILFE ZUM FORMULAR F-1.2.1 DIENSTREISEANTRAG / REISEKOSTENZUSCHUSS Es wird grundsätzlich unterschieden ob es sich um eine Dienstreise/einen Dienstauftrag oder um einen Reisekostenzuschuss* handelt. Eine dienstrechtliche Absicherung ist in beiden Fällen gegeben. Wenn die Reise insbesondere im Interesse der*des Mitarbeiterin*Mitarbeiters liegt (Bsp. Kongressteilnahme, Weiterbildungsveranstaltungen) kann ein Reisekostenzuschuss gewährt werden. Im Unterschied zur Dienstreise liegt hier kein dienstlicher Auftrag vor. Für einen Reisekostenzuschuss können nur durch Originalbelege nachgewiesene Kosten teilweise ersetzt werden (max. 50% der gesamten Reise- und Aufenthaltskosten). Beim Reisekostenzuschuss können keine Tagesgebühren, kein Beförderungszuschuss, kein amtliches Kilometergeld und sonstige Kosten (Seminargebühren etc.) geltend gemacht werden. Beantragt werden können: Fahrtkosten (Businesscard kann zur Gänze von PHS übernommen werden) Ersatz der Flugkosten (kostengünstigster Tarif) Hotelkosten (maximale Höhe laut RGV) Tagungsgebühr (in begründeten Fällen) Ausgenommen vom Reisekostenzuschuss sind Reisen, die von Projektmittel, EU und ERSAMUS finanziert werden. Auslandsdienstreisen müssen vorab vom International Office geprüft werden, ob sie über EU und ERSAMUS Mittel finanziert werden können. Die Abrechnung eines Reisekostenzuschusses erfolgt über die Ausgabenerstattung. PERSÖNLICHE DATEN Wichtig: Die angeführten Felder sind korrekt und vollständig auszufüllen. A-1.2.1 PH Salzburg Stefan Zweig | QUAE VW 13. Oktober 2023 1 DIENSTREISE Beginn und Ende: Ausgangspunkt und Endpunkt der Reisebewegung ist die Dienststelle. Im Antrag kann jedoch festgelegt werden, dass die Wohnung als Ausgangspunkt bzw. Endpunkt der Dienstreise anzusehen ist, wenn dadurch niedrigere Reisegebühren anfallen. Anreise am Vortag: wenn der Beginn der Reise vor 6 Uhr von der Dienststelle beginnen würde. Sonderfall Erasmusreisen: Gefördert wird die tatsächliche Dienstreise, hierzu zählen auch die Reisetage. D. h. wenn die Veranstaltung vor Ort 3 Tage dauert, ist unmittelbar davor und danach ein Reisetag hinzuzurechnen -> Dauer der Dienstreise in Summe 5 Tage Sonderfall Erasmusreisen verknüpft mit Urlaub: Hier gelten dieselben Regelungen wie im Punkt Sonderfall Erasmusreisen. Darüber hinaus ist im Falle einer Verknüpfung mit einem Urlaub im Dienstreiseantrag sowie in der Reiserechnung anzugeben, welche Tage privat (als Urlaub) am Zielort verbracht werden. Anzugeben ist jedenfalls die Gesamtdauer der Reise (inkl. Urlaubszeit). Reiseziel: bei Stadt, bitte die genaue Adresse des Veranstaltungsortes bekanntgeben Reisezweck: Titel der Veranstaltung, PHO Nummer, GZ, etc. einfügen. Beilage von Einladung, Tagesordnung, Programm (Datum, Uhrzeiten) ist erforderlich. A-1.2.1 PH Salzburg Stefan Zweig | QUAE VW 13. Oktober 2023 2 BEFÖRDERUNG Hier ist folgendes auswählbar: · PKW (KM-Geld) (in Ausnahmefällen und nur mit angeführter Begründung) die Berechnung über Google Maps dem Antrag beilegen. · Amtliche Businesscard (ÖBB Ticket): Bestellung der Tickets muss vor Reiseantritt an [email protected] via Mail mit genauen Reisedaten (Angabe: wenn vorhanden Vorteilscard, Abfahrts- und Zielbahnhof sowie Datum und Uhrzeit der Hin- bzw. Rückfahrt, ggf. Sitzplatzreservierung) bestellt werden. Es ist der genehmigte Dienstreiseantrag beizulegen. · sonst. Verkehrsmittel (Bustickets, nicht mit amtl. Businesscard (ÖBB Ticket), weil günstiger) · Beförderungszuschuss – Beilage der Berechnung für Google Maps und Beförderungszuschuss erforderlich. · Erhöhter Beförderungszuschuss: Die Bediensteten haben Anspruch auf den erhöhten Beförderungszuschuss, wenn die Bediensteten glaubhaft machen, dass für die Reisebewegung Massenbeförderungsmittel benutzt wurden. Hier sind allenfalls die Originalbelege (Tickets/Klimaticket etc.) beizulegen. Die Gewährung eines erhöhten Beförderungszuschusses beruht auf dem "Ersatz des Mehraufwandes" bis max. zur Erreichung der Anschaffungskosten des Klimatickets (Nachweis erforderlich). Beilage der Berechnung für Google Maps und Beförderungszuschuss erforderlich. A-1.2.1 PH Salzburg Stefan Zweig | QUAE VW 13. Oktober 2023 3 BEFÖRDERUNGSZUSCHUSS Bitte einen Auszug aus dem Beförderungszuschussrechner dem Antrag beilegen. https://prophinder.phsalzburg.at/reise/ auf den Button klicken! WICHTIG: Auto auswählen und immer die kürzeste Wegstrecke für die Berechnung heranziehen. A-1.2.1 PH Salzburg Stefan Zweig | QUAE VW 13. Oktober 2023 4 Wieder zurück in den Beförderungsrechner -> Diese Summe ist auf dem Dienstreiseantrag (= DRA) unter Fahrtkosten einzutragen. P K W (K M – G E L D) Wenn Sie PKW (km-Geld) beantragen, bitte unbedingt auch das Feld Begründung befüllen (z.B. PKW, weil öffentl. Verkehrsmittel nicht zumutbar) und die Berechnung über Google Maps dem Antrag beilegen. WICHTIG: Auto anwählen und immer die kürzeste Wegstrecke für die Berechnung heranziehen. Die Gesamtstrecke (Hin- und Rückfahrt) 137 km x 2 = 274 km x 0,42 = 115,08 ACHTUNG! Pro Mitfahrer*in 0,05 Euro/km zusätzlich verrechenbar und im Formular anzuführen. Bitte das Feld Begründung nicht vergessen: Im Falle der Berechnung mittels km-Geld ist der Betrag in Höhe von 115,08 Euro im DRA bei den Fahrtkosten einzutragen. A-1.2.1 PH Salzburg Stefan Zweig | QUAE VW 13. Oktober 2023 5 B U S I N E S S C A R D (ÖBB Ticket) Die amtliche Businesscard (ÖBB Ticket) ist unter [email protected] zu beantragen. Die Kosten müssen bereits im Dienstreiseantrag eingetragen werden. Das Ticket/die Tickets werden direkt über die Finanzabteilung der PH Salzburg abgerechnet. Folgende Angaben sind hierfür nötig: Datum, Uhrzeit, Abfahrts- und Zielbahnhof, vorhanden Vorteilscard, genehmigter Antrag. ggf. Sitzplatzreservierung, wenn Ab 01.01.2023 ist die Benützung der ersten Wagenklasse möglich, sofern die die Fahrtstrecke (einfache Fahrt) 3 Stunden überschreitet. Z.B. Salzburg nach Graz Bitte beachten Sie auch, dass es teilweise möglich ist, Tickets für den Stadtbereich über die Businesscard zu erwerben. SONSTIGE VERKEHRSMITTEL Zusätzliche Tickets von Buslinien, S-Bahn, etc. für die Anknüpfung zur BusinesscardBewegung oder wenn die Beförderungskosten (z.B. Westbahn) günstiger sind, als bei der Businesscard. Vom Ministerium wird grundsätzlich die Abrechnung über die Businesscard bevorzugt! FLUG Flüge im Inland werden nicht genehmigt. WICHTIG: Buchungen sind erst nach Genehmigung zu tätigen! Für den DRA bitte die ungefähren (voraussichtlichen) Kosten anführen. Auch die zu erwartenden Nebenkosten nicht vergessen! D.h. einen passenden Flug im Internet suchen und einen Screenshot des gewünschten Fluges dem Antrag beilegen. Ob sich der Flug noch ändert oder ein günstiger Flug buchbar ist, ist für den DRA nicht wichtig. Sollten die Flugkosten steigen, wird die Differenz nicht übernommen. NÄCHTIGUNGSKOSTEN Kosten für die Nächtigung ohne Verpflegung angeben. Geplantes Hotel mit den voraussichtlichen Kosten für die Unterkunft für den geplanten Zeitraum mit Screenshot beilegen. Sind die Nächtigungskosten höher als 105,00 Euro pro Nacht, ist die Differenz selbst zu tragen. A-1.2.1 PH Salzburg Stefan Zweig | QUAE VW 13. Oktober 2023 6 SONSTIGE NEBENKOSTEN Bei den sonstigen Nebenkosten können beispielsweise Seminar- und Teilnahmegebühren, Eintritte o.Ä. eingetragen werden. Ein Nachweis für die beantragten Kosten ist beizulegen. Wenn beispielsweise Seminargebühren Verpflegung beinhalten, müssen die Tagesgebühren entsprechend gekürzt werden. Es ist erforderlich, das Programm bzw. eine Information beizulegen, ob und wie viele Mahlzeiten inkludiert sind. TAGESGEBÜHREN INLAND Die Tagesgebühren in Österreich betragen seit 01.01.2011: Tarif I Tarif II (Reisen außerhalb des politischen Bezirks oder Bezirksreisen mit Nächtigung) (Bezirksreisen ohne Nächtigung) 8,80 € 17,60 € 26,40 € 6,60 € 13,20 € 19,80 € mehr als 5 Stunden mehr als 8 Stunden mehr als 12 Stunden Voraussichtliche Kosten anführen, im Zweifelsfall die volle Höhe (dzt. € 26,40 bzw. 19,80 pro Tag) beantragen! Die genaue Berechnung erfolgt bei Abrechnung der Dienstreise in der auszuzahlenden Stelle. Ist die Verpflegung in den Belegen (Hotelrechnung, Tagungsrechnung etc.) inkludiert, wird die Tagesgebühr gem. § 17 (3) RGV a) Für das Frühstück b) Für das Mittagessen c) Für das Abendessen um 15 % um 40 % sowie um 40 % der vollen Tagesgebühr gekürzt. Inkludierte Verpflegung ist auf der Reiserechnung ausdrücklich anzumerken. TAGESGEBÜHREN AUSLAND Voraussichtliche Kosten sind anzuführen, im Zweifelsfall ist die volle Höhe der Tagesgebühren des jeweiligen Ziellandes zu beantragen. Die genaue Berechnung erfolgt bei Abrechnung der Dienstreise in der auszuzahlenden Stelle. Die aktuellen Bestimmungen und Sätze für die Tages- und Nächtigungsgebühren im Ausland finden Sie unter: A-1.2.1 PH Salzburg Stefan Zweig | QUAE VW 13. Oktober 2023 7 https://www.usp.gv.at/mitarbeiter/entgelt/dienstreise/auslandsdienstreise.html -> auf Link „Tages- und Nächtigungsgelder bei Auslandsdienstreisen“ klicken REISEKOSTENVORSCHUSS Für kostenintensive Dienstreisen, insbesondere in das Ausland kann man grundsätzlich um einen Reisekostenvorschuss ansuchen. Ausgenommen hiervon ist der Reisekostenzuschuss. Der Prozess dazu wird wiefolgt dargestellt: 1. Bei Einreichung des Dienstreiseantrages ist ein Schreiben für den Antrag auf Auszahlung eines Reisekostenvorschusses im Sekretariat der Rektorin vorzulegen. 2. Das Sekretariat der Rektorin leitet den Antrag auf Reisekostenvorschuss dann an die auszuzahlende Stelle weiter. 3. Die Gegenrechnung findet automatisch bei der Abrechnung der Dienstreise statt. 4. Bei Nichtantreten der Dienstreise ist der Reisekostenvorschuss der Dienststelle rückzuerstatten. ALLGEMEINE BESTIMMUNGEN 1. Sie sind selbst für die Richtigkeit der Angaben in der Reiserechnung verantwortlich. Die Reiserechnung muss aus eigener Kenntnis vollständig ausgefüllt werden. 2. Der Anspruch auf Reisegebühren erlischt, wenn Sie die Dienstreise nicht innerhalb von sechs Kalendermonaten zur Abrechnung einreichen. Die Frist für die sechs Kalendermonate beginnt mit dem Ende der abgehaltenen Dienstreise. Bei nicht Einhaltung dieser Frist sieht das Gesetz keine Nachsichterteilung vor. 3. Die Formulare sind digital auszufüllen. Lediglich die Unterschrift muss A-1.2.1 PH Salzburg Stefan Zweig | QUAE VW 13. Oktober 2023 8 handschriftlich erfolgen. Der vollständig ausgefüllten Dienstreiserechnung sind folgende Beilagen unbedingt beizulegen: · ein gültiger und genehmigter Dienstreiseantrag/ genehmigter Reisekostenzuschuss · sämtliche Belege in Original, bei Kartenzahlung den Überweisungsbeleg (Original) der Rechnung (Original) beifügen. · ggf. eine Teilnahmebestätigung 4. Bestimmungen für die Benützung von Massenbeförderungsmitteln: · Ist die Dienststelle nicht mehr als 2 km vom Bahnhof entfernt, so beginnt die Dienstreise eine ¾ Stunde vor der fahrplanmäßigen Abfahrt des Zuges, und endet eine ½ Stunde nach der tatsächlichen Ankunftszeit. Bsp.: Abfahrt Zug: 12:00 Uhr ð Beginn der Dienstreise 11:15 Uhr Ankunft Zug: 15:00 Uhr ð Ende der Dienstreise 15:30 Uhr · Ist die Dienststelle mehr als 2 km vom Bahnhof entfernt, so beginnt die Dienstreise eine ½ Stunde zuzüglich der für den Weg zum Bahnhof erforderlichen Zeit vor der fahrplanmäßigen Abfahrt und endet eine ¼ Stunde zuzüglich der für den Weg vom Bahnhof erforderlichen Zeit nach tatsächlicher Ankunft. Bsp.: Weg zum Bahnhof 30 min; Abfahrt Zug 12:00 Uhr ð Beginn der Dienstreise 11:00 Uhr Weg vom Bahnhof 30 min; Ankunft Zug 15:00 Uhr ð Ende der Dienstreise 15:45 Uhr · Der Beginn und das Ende einer Dienstreise einschließlich Wegzeit (Zeitzurechnung) ist auf der Vorderseite der Reiserechnung (Rubrik Dienstreise – Beginn, Ende) einzutragen. · Für den Weg zum und vom Bahnhof gebührt der Ersatz der Kosten für die Benützung eines Massenbeförderungsmittels. Vergütet werden die Preise der Vorverkaufskarten, diese sind der Reiseabrechnung im Original beizulegen. Falls diese der Reiseabrechnung nicht beiliegen werden, haben Sie die Möglichkeit, um Beförderungszuschuss anzusuchen. · Bedienstete hat bei Eisenbahnfahrten Anspruch auf Ersatz für: a) Die Benützung der zweiten Wagenklasse b) Die Benützung der ersten Wagenklasse möglich, sofern die die Fahrtstrecke (einfache Fahrt) 3 Stunden überschreitet c) Die Benützung allenfalls zuschlagspflichtiger Züge gegen Nachweis d) Eine Platzreservierung gegen Nachweis e) Bei Verwendung von Schlafwägen für längere Zugreisen können auch Einzelabteile gebucht werden. A-1.2.1 PH Salzburg Stefan Zweig | QUAE VW 13. Oktober 2023 9 5. Bestimmungen für die Verrechnung eines Beförderungszuschusses: · Bediensteten hat Anspruch auf Auszahlung eines Beförderungszuschusses, wenn: a) Auszahlung des amtlichen Kilometergeldes nicht genehmigt wurde, jedoch die Fahrt mit dem PKW notwendig ist b) Tickets des öffentlichen Verkehrs verloren gegangen sind c) Wenn man Mitfahrer*in bei einer anderen Person ist und diese nicht das amtliche Kilometergeld verrechnet d) Bezüglich der Regelung Siehe Punkt 5 (Benützung von Massenbeförderungsmitteln). · Die Bediensteten haben Anspruch auf den erhöhten Beförderungszuschuss, wenn die Bediensteten glaubhaft machen, dass für die Reisebewegung Massenbeförderungsmittel benutzt wurden. Hier sind allenfalls die Originalbelege (Tickets etc.) beizulegen. Die Gewährung eines erhöhten Beförderungszuschusses beruht auf dem "Ersatz des Mehraufwandes" bis max. zur Erreichung der Anschaffungskosten des Klimatickets (Nachweis erforderlich). 6. Bestimmungen für die Verrechnung von Taxifahrten: Grundsätzlich werden Taxifahrten nicht genehmigt, hierbei handelt es sich um Vorgaben vom Bund. In Ausnahmefällen kann die Abrechnung einer Taxifahrt genehmigt werden, dies muss jedoch immer schriftlich begründet werden. 7. Die aktuellen Tages- und Nächtigungsgebühren für Dienstreisen in das Ausland finden Sie unter: https://www.usp.gv.at/mitarbeiter/entgelt/dienstreise/auslandsdienstreise.html -> auf Link „Tages- und Nächtigungsgelder bei Auslandsdienstreisen“ klicken DETAILLIERTE INFORMATIONEN RIS, gesamte Rechtsvorschrift für Reisegebührenvorschrift 1955: https://www.ris.bka.gv.at/GeltendeFassung.wxe?Abfrage=Bundesno rmen&Gesetzesnummer=10008156 Sollte der DRA nicht vollständig und zeitgerecht einlangen, kann eine Genehmigung nicht gewährt werden! (ACHTUNG: Planen Sie auch die Zeit für Unterfertigung und eventuelle Rückfragen ein! A-1.2.1 PH Salzburg Stefan Zweig | QUAE VW 13. Oktober 2023 10