Reisekosten Referent/in IHK PDF

Referent/in Lohn & Gehalt (IHK) - Praxiswissen für die Abrechnung – Zertifikatslehrgang Thema: Reisekosten UPB & Partner Josef-Schappe-Straße 21 40882 Ratingen (02845) 94 99 720 www.upb-partner.de Inhaltsverzeichnis 1. Reisekosten - Allgemein 03 2. Be...

Referent/in Lohn & Gehalt (IHK) - Praxiswissen für die Abrechnung – Zertifikatslehrgang Thema: Reisekosten UPB & Partner Josef-Schappe-Straße 21 40882 Ratingen (02845) 94 99 720 www.upb-partner.de Inhaltsverzeichnis 1. Reisekosten - Allgemein 03 2. Beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit 04 3. Erste Tätigkeitsstätte 05 4. Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte 06 5. Prüfungshilfe 07-08 6. Aufgaben 09 7. Erstattung von Fahrtkosten 10 8. Kilometersätze 11 9. Öffentliche Verkehrsmittel 12 10. Verpflegungsmehraufwendungen 13 11. Dreimonatsfrist 14 12. Pauschalbesteuerung 15 13. Aufgaben 16 14. Bewirtung und Besteuerungsverzicht 17 15. Kürzung der Verpflegungspauschalen 18 16. Unterkunftskosten im Rahmen einer Auswärtstätigkeit 19 17. Zeitliche Begrenzung der Unterkunftskosten 20 18. Doppelte Haushaltsführung 21 19. Aufgaben 22 © UPB & Partner Seite 2 1. Reisekosten - Allgemein Reisekosten sind  Fahrtkosten und Kilometerpauschalen  Verpflegungsmehraufwendungen  Zur Verfügung gestellte Mahlzeiten vom Arbeitgeber  Übernachtungskosten  Sonstige Reisekosten Aufwendungen können vom Arbeitgeber, bei einer vorübergehenden, beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit zumeist steuer- und sozialversicherungsfrei (§ 3 Nr.13 / 16 EStG) erstattet werden. Sollte hierbei Lohnsteuer anfallen, die mit 25 % versteuert werden kann, ist diese Erstattung ebenso sozialversicherungsfrei (§ 40 Abs. 2 EStG). Hinweis an die Arbeitnehmer: Die vom Arbeitgeber erstatteten Reisekosten dürfen nicht mehr in der Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend gemacht werden. © UPB & Partner Seite 3 2. Beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit Eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin nicht an seiner ersten Tätigkeitsstätte und außerhalb seiner Wohnung beruflich tätig wird. © UPB & Partner Seite 4 3. Erste Tätigkeitsstätte Laut § 9 Abs. 4 EStG, ist die Tätigkeitsstätte eine ortsfeste betriebliche Einrichtung. Keine ersten Tätigkeitsstätten sind  Fahrzeuge  Flugzeuge  Schiffe  Home-Office  Tätigkeitsgebiete ohne fester betrieblichen Einrichtungen Erste Tätigkeitsstätten können sein  Büros  Fabriken  Betriebliche Gebäude  Baucontainer  Betriebsstätten von verbundenen Unternehmen  Betriebliche Einrichtungen bei Dritten © UPB & Partner Seite 5 4. Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte Die Zuordnung kann und sollte im Arbeitsvertrag getroffen werden (§ 9 Abs. 4 Satz 1 EStG). Der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin sollten an dieser Stelle mindestens im geringen Umfang tätig sein. Hierbei reicht schon die Abgabe von Stundenzetteln, Krank- und Urlaubsmeldungen aus. Ebenso muss die Zuordnung dauerhaft sein. Dieses liegt vor wenn eines der folgenden drei Kriterien zutrifft:  Unbefristetes Arbeitsverhältnis  Für die Gesamtdauer eines befristeten Arbeitsverhältnisses  Für mindestens 48 Monate Eine reine „Negativleistung“, also die arbeitsvertragliche Festlegung, dass der Arbeitnehmer keiner Tätigkeitsstätte zugeordnet sein soll, lässt § 9 Abs. 4 EStG nicht zu. Sollte keine erste Tätigkeitsstätte vom Arbeitgeber bestimmt worden sein, so wird diese nach quantitativen Gesichtspunkten bestimmt (§ 9 Abs. 4 Satz 6 EStG). Eine erste Tätigkeitsstätte liegt dann vor, wenn der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin  arbeitstäglich  zwei volle Arbeitstage je Woche oder  mindestens ein Drittel seiner / ihrer vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit dort tätig wird. Hierbei reicht es nicht aus, wenn Firmenfahrzeuge abgeholt werden, Material abgeholt wird, Krankmeldungen oder Stundenzettel abgegeben werden. Die berufliche Tätigkeit muss hier ausgeübt werden. © UPB & Partner Seite 6 5. Prüfungshilfe Arbeitnehmer in einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers oder verbundenem Unternehmen oder einem Dritten tätig? Ja Nein Ist der Arbeitnehmer durch den Es liegt keine erste Tätigkeitsstätte Arbeitsvertrag oder ähnlichem dauerhaft vor. diesem Ort zugeordnet?  Unbefristete Tätigkeit  Tätigkeit für die Dauer des Arbeitsverhältnisses  Mehr als 48 Monate Ja Nein Erste Tätigkeitsstätte Keine dauerhafte Zuordnung durch den Arbeitgeber feststellbar. © UPB & Partner Seite 7 5. Prüfungshilfe Soll der Arbeitnehmer in einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung arbeitstäglich oder zwei volle Arbeitstage oder ein Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit dauerhaft tätig werden? Liegen Voraussetzungen für nur eine Tätigkeitsstätte Keine erste Tätigkeitsstätte vor? Ja Nein Die Tätigkeitsstätte ist die erste Tätigkeitsstätte. Hat der Arbeitgeber eine erste Tätigkeitsstätte bestimmt? Ja Nein Die Tätigkeitsstätte ist die erste Tätigkeitsstätte. Die zur Wohnung nächstgelegene Tätigkeitsstätte ist die erste Tätigkeitsstätte. © UPB & Partner Seite 8 6. Aufgaben 1. Aufgabe: Ihr Arbeitnehmer ist für die Niederlassungen Dortmund, Bochum und Witten zuständig. Laut Arbeitsvertrag ist er der Niederlassung Bochum zugeordnet. Überwiegend arbeitet der Arbeitnehmer in den Niederlassungen in Dortmund und Witten. In Bochum ist er nur viermal im Monat tätig. Welches ist seine erste Tätigkeitsstätte? 2. Aufgabe: Ihr Arbeitnehmer wird für zwei Jahre befristet eingestellt und soll ein Projekt in Bochum betreuen. Die Dauer des Projekts ist mindestens zwei Jahre. Sitz der Firma ist allerdings Dortmund. Welches ist seine erste Tätigkeitsstätte? 3. Aufgabe: Ihr Arbeitnehmer wird unbefristet eingestellt und soll in zwei Tagen pro Woche in dem Firmensitz arbeiten, den Rest der Woche arbeitet er in seinem Home-Office? Welches ist seine erste Tätigkeitsstätte? 4. Aufgabe: Ihr Arbeitnehmer wohnt in Dortmund und arbeitet vier Tage pro Woche in Bochum und einen Tag pro Woche in Dortmund. Der Arbeitgeber hat die erste Tätigkeitsstätte nicht bestimmt. Welches ist seine erste Tätigkeitsstätte? © UPB & Partner Seite 9 7. Erstattung von Fahrtkosten Bei einer Auswärtstätigkeit kann der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer die entstandenen Fahrtkosten entweder pauschal versteuert oder steuerfrei erstatten. Hierzu muss der Arbeitnehmer sein privates Fahrzeug benutzt haben Folgende Fahrten können erstattet werden  Fahrten zwischen Wohnung und dem Ort der Auswärtstätigkeit  Fahrten zwischen erster Tätigkeitsstätte und dem Ort der Auswärtstätigkeit  Fahrten zwischen mehreren auswärtigen Tätigkeitsstätten  Fahrten zwischen der Wohnung oder der ersten Tätigkeitsstätte und der Unterkunft am Ort der Auswärtstätigkeit  Fahrten zwischen der Unterkunft am Ort der Auswärtstätigkeit und der Tätigkeitsstätte  Familienheimfahrten und Zwischenheimfahrten bei längerfristigen Auswärtstätigkeiten © UPB & Partner Seite 10 8. Kilometersätze folgende pauschalen Kilometersätze können dem Arbeitnehmer/der Arbeitnehmerin steuerfrei erstattet werden:  Für Kraftwagen 0,30 €  Andere motorbetriebene Fahrzeuge 0,20 € Ein individueller Kilometersatz kann durch den Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden, wenn der Arbeitnehmer/die Arbeitnehmerin die tatsächlichen Gesamtkosten des privaten Fahrzeugs für einen Zeitraum von 12 Monaten im Einzelnen nachweisen kann. Diese Belege sind zum Lohnkonto zunehmen. © UPB & Partner Seite 11 9. Öffentliche Verkehrsmittel Die entstandenen Kosten für die berufliche Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln bei Auswärtstätigkeiten können in der nachgewiesenen oder glaubhaft gemachten Höhe steuerfrei erstattet werden. Glaubhaft bedeutet, dass die Auswärtstätigkeit mindestens zu belegen ist. Die Höhe der Fahrtkosten ist dann durch die Angabe des Reiseweges glaubhaft zu machen. Der pauschale Kilometersatz für die Benutzung eines Kraftfahrzeuges in Höhe von 0,30 € je gefahrenen Kilometer kommt in diesen Fällen nicht zur Anwendung. © UPB & Partner Seite 12 10. Verpflegungsmehraufwendungen Es gibt zwei Pauschalbeträge bei einer Auswärtstätigkeit in Deutschland:  Bei einer Abwesenheit von 24 Stunden am Kalendertag können 28,00 € steuerfrei erstattet werden,  Bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden oder am An- / Abreisetag können 14,00 € steuerfrei erstattet werden. Die Abwesenheit ist immer für jeden Kalendertag zu errechnen. Sollten mehrere Abwesenheiten pro Kalendertag vorliegen, sind diese zusammen zu rechnen. Mondscheinklausel: Sollte die auswärtige berufliche Tätigkeit an einem Kalendertag beginnen und am darauffolgenden ohne Übernachtung enden, dann werden die steuerfreien 14,00 € für den Tag gewährt an dem der überwiegende Teil der Auswärtstätigkeit erbracht wurde. Für Tätigkeiten im Ausland gelten vom Grundsatz her die gleichen Regelungen. Es gibt auch hier zwei Pauschalen, die steuerfrei erstattet werden können. Diese werden für jedes einzelne Land durch ein BMF-Schreiben in Abhängigkeit der Auslandstagegelder nach dem Bundesreisekostengesetz jährlich bekannt gegeben. © UPB & Partner Seite 13 11. Dreimonatsfrist Die Verpflegungsmehraufwendungen können maximal für drei Monate an derselben Tätigkeitsstätte steuerfrei erstattet werden. Eine Unterbrechung der beruflichen Tätigkeiten an derselben Tätigkeitsstätte führt nur zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist, wenn die Unterbrechung mindestens 4 Wochen dauert (§9 Abs. 4a Satz 7 EStG). Eine berufliche Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte liegt aber nur vor, wenn der Arbeitnehmer / die Arbeitnehmerin an dieser regelmäßig mindestens drei Tage pro Woche tätig ist. Die Dreimonatsfrist findet bei beruflichen Tätigkeiten auf mobilen, nicht ortsfesten, betrieblichen Einrichtungen, wie zum Beispiel Fahrzeugen, Flugzeugen, Schiffen etc. keine Anwendung. © UPB & Partner Seite 14 12. Pauschalbesteuerung Hat der Arbeitgeber, z. B. aufgrund tarifvertraglicher Vorgaben oder einzelvertraglicher Vereinbarungen dem Arbeitnehmer / der Arbeitnehmerin höhere Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand zu bezahlen, als in § 9 Abs. 4a Satz 3 EStG vorgesehen, können diese weiterhin mit einem Pauschalsteuersatz von 25% der Lohnsteuer unterworfen werden, soweit die dem Arbeitnehmer zustehenden Pauschalen die gesetzlichen Pauschalen um nicht mehr als 100 % übersteigen. © UPB & Partner Seite 15 13. Aufgaben 1. Aufgabe: Ihr Arbeitnehmer fährt am Dienstag um 18:00 Uhr von seinem Arbeitsplatz in Dortmund nach Berlin um dort am nächsten Tag an einem Meeting teilzunehmen. Die Rückfahrt tritt er am Donnerstag um 5:00 Uhr an. Um 11:00 Uhr sitzt Ihr Arbeitnehmer wieder in seinem Dortmunder Schreibtisch. Welche Verpflegungsmehraufwendungen kann der Arbeitnehmer geltend machen? 2. Aufgabe: Ihre Arbeitnehmer A & B werden vorübergehend beim Kunden Z zum Aufbau einer Verpackungsmaschine ab dem 01.01.2023 eingesetzt. A ist vom 01.02. bis zum 15.02 für zwei Wochen arbeitsunfähig an seinem Wohnort. Am 18.04.2023 ist das Projekt abgeschlossen. Ab dem 26.05. muss er nochmals zum Kunden, da die Maschine defekt ist. B hat Urlaub für den Zeitraum 26.02.2023 bis zum 31.03.2023 Welche Verpflegungsmehraufwendungen können A & B geltend machen? 3. Aufgabe: Ihr Arbeitnehmer erhält während einer fünfmonatigen Auswärtstätigkeit für Verpflegungsmehraufwendungen täglich einen Betrag in Höhe von 60,00 €? Wie müssen Sie diesen Betrag versteuern? © UPB & Partner Seite 16 14. Bewirtung und Besteuerungsverzicht Sachbezugswerte von „üblichen“ Mahlzeiten (unter 60,00 € inklusive Getränke pro Person)  Frühstück 2,17 €  Mittagessen 4,13 €  Abendessen 4,13 € Eine vom Arbeitgeber veranlasste Mahlzeit ist, wenn  der Arbeitgeber den Tag und Ort der Mahlzeitengestellung bestimmt  der Arbeitgeber die Verpflegungskosten bei einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit erstattet  die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist. Ebenso gilt eine Mahlzeit durch den Arbeitgeber gestellt, wenn sie auf dessen Veranlassung von einem Dritten an dem Arbeitnehmer abgegeben wird. Sollte der Arbeitnehmer eine Zuzahlung zu der gestellten Mahlzeit leisten, verringert sich der Sachbezugswert. Hinweis: Zu den vom Arbeitgeber gestellten Mahlzeiten gehören auch im Flugzeug, im Zug, oder auf dem Schiff mit der Beförderung unentgeltlich angeboten Mahlzeiten, wenn die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist oder von diesem erstattet wird. © UPB & Partner Seite 17 15. Kürzung der Verpflegungs- pauschalen Sollte ein Arbeitgeber oder in dessen Auftrag ein Dritter seinen Mitarbeitern eine Mahlzeit zur Verfügung stellen, müssen die Verpflegungspauschalen des Mitarbeiters wie folgt gekürzt werden:  Frühstück 20 %  Mittagessen 40 %  Abendessen 40 % von der maßgeblichen Verpflegungspauschale für eine 24-stündige Abwesenheit. Dieses gilt sowie für das Inland, als auch für das Ausland. Sobald ein Arbeitgeber seinen Mitarbeiter / seiner Mitarbeiterin eine Mahlzeit zur Verfügung stellt, muss das Lohnkonto und auch die Lohnsteuerbescheinigung mit dem Großbuchstaben M versehen werden. Wie auch bei den Sachbezugswerten führt eine Zuzahlung von Arbeitnehmer / von der Arbeitnehmerin zu einer entsprechenden Reduzierung der Kürzungen. © UPB & Partner Seite 18 16. Unterkunftskosten im Rahmen einer Auswärtstätigkeit Unterkunftskosten sind  die notwendigen Mehraufwendungen eines Arbeitnehmers / einer Arbeitnehmerin  für beruflich veranlasste Übernachtungen  an einer Tätigkeitsstätte, die keine erste Tätigkeitsstätte ist Bei einer gemischt veranlassten Übernachtung sollten die Kosten entsprechend aufgeteilt werden (zumindest geschätzt werden) Zu den Kosten der Unterkunft gehören:  Nutzung eines Hotelzimmers  Mietaufwendungen für die Nutzung eines möblierten Zimmers oder einer Wohnung  Tourismusförderabgaben oder Fremdenverkehrsabgaben Die Finanzverwaltung lässt aus Vereinfachungsgründen zu, dass für jede Übernachtung im Inland der Arbeitgeber einen Pauschbetrag in Höhe von 20,00 € steuerfrei erstatten kann (R 9.7 LStR). Die Pauschale kann nicht gezahlt werden, wenn die Übernachtung in einer vom Arbeitgeber oder aufgrund des Arbeitsverhältnisses von einem Dritten unentgeltlich oder verbilligt zur Verfügung gestellten Unterkunft erfolgt. Seit dem 01.01.2024 gilt zudem eine Pauschale in Höhe von 9,00 €, wenn Berufskraftfahrer auf einer mehrtägigen Fahrt im Kraftfahrzeug übernachten. © UPB & Partner Seite 19 17. Zeitliche Begrenzung der Unter- kunftskosten Die Kosten der Unterkunft können nach Ablauf von 48 Monaten einer längerfristigen beruflichen Auswärtstätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte nur bis zu einem Höchstbetrag von 1000,00 € im Monat steuerfrei ersetzt werden (§ 9 Abs. 1 Nr. 5a Satz 3 EStG). Die Beschränkung auf 48 Monate gilt nur, wenn der Arbeitnehmer / die Arbeitnehmerin an mindestens drei Tagen pro Woche tätig wird oder tätig werden soll. Eine Unterbrechung an derselben Tätigkeitsstätte von mindestens sechs Monaten führt zu einem Neubeginn der 48-Monat-Frist. © UPB & Partner Seite 20 18. Doppelte Haushaltsführung Laut § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5 Satz 2 EStG ist eine doppelte Haushaltsführung gegeben wenn der Arbeitnehmer / die Arbeitnehmerin  außerhalb des Ortes seiner ersten Tätigkeitsstätte einen eigenen Hausstand unterhält  und auch am Ort der ersten Tätigkeitsstätte wohnt. Ein Hausstand liegt dann vor, wenn das Innehaben einer Wohnung sowie eine finanzielle Beteiligung an den Kosten Lebensführung vorliegt. Die berufliche Veranlassung einer Zweitwohnung oder –unterkunft liegt dann vor, wenn  der Weg von der Zweitunterkunft zur ersten Tätigkeitsstätte  weniger als die Hälfte der Entfernung  der kürzesten Straßenverbindung zwischen der Hauptwohnung und der ersten Tätigkeitsstätte beträgt. Als Unterkunftskosten für eine doppelte Haushaltsführung im Inland können maximal bis zu einem nachgewiesenem Betrag von 1000,00 € pro Monat vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden. © UPB & Partner Seite 21 19. Aufgabe Aufgabe 1: Ihr Arbeitnehmer nimmt an einem Sales-Meeting teil, dass in einem bekannten Freizeitpark stattfindet. Das Meeting findet Vormittags statt, der Nachmittag steht zur freien Verfügung. Wie würden Sie die Übernachtungskosten bewerten? Aufgabe 2: Ihr Arbeitnehmer arbeitet zwei Tage pro Woche in der Zentrale in Dortmund, die durch Sie als erste Tätigkeitsstätte im Arbeitsvertrag bestimmt wurde. An den anderen drei Tagen arbeitet der Arbeitnehmer in Hamburg. Dort übernachtet er zweimal pro Woche. Welche Kosten könnten Sie steuerfrei erstatten? © UPB & Partner Seite 22