Sesión N° 06 - Ventas, Movimientos de Efectivo en Caja (Pagos) PDF

SESIÓN DE APRENDIZAJE 06 BIENVENIDOS A NUESTRA AULA VIRTUAL  VENTAS MOVIMIENTOS DE EFECTIVO EN CAJA (PAGOS) Docente: César Moisés Gómez Salazar  IMPORTANTE : 1. Sé puntual. 2. Mantén micrófono y cámara desactivados....

SESIÓN DE APRENDIZAJE 06 BIENVENIDOS A NUESTRA AULA VIRTUAL  VENTAS MOVIMIENTOS DE EFECTIVO EN CAJA (PAGOS) Docente: César Moisés Gómez Salazar  IMPORTANTE : 1. Sé puntual. 2. Mantén micrófono y cámara desactivados. 3. Para hacer preguntas usa el chat únicamente, espera indicaciones de la maestra. 4. Al terminar la clase, todos los alumnos deben salir de esta. 5. Se respetuoso en todo momento. RECUERDA: 6. Pon atención, pregunta al final para que puedas usar el tiempo designado para resolver dudas Recuerda que la clase en línea puede estar siendo grabada y nuestro reglamento de conducta se aplica para Cualquier falta a este. ¡Disfruta la clase!  VALORAR LA IMPORTANCIA DE CONOCER LOS MOVIMIENTOS DE OBJETIVOS EFECTIVO EN CAJA Un sistema de facturación es una plataforma específica para organizar y gestionar los procesos de cobro/pago de una empresa; Se trata de una solución enfocada a optimizar el flujo de caja y agilizar el cobro, así como hacerlo más seguro y eficiente. Un Sistema Punto de Venta, (POS) por las siglas de las palabras en inglés de Point of Sale, está integrado por un software y un hardware que se complementan para procesar pagos y registrar la información relacionada con la venta de productos, incluso de algunos servicios, de forma sencilla y rápida. En el pasado, se conocía como punto de venta al espacio destinado al cobro dentro de un comercio. Sin embargo, el concepto tiene un sentido más amplio, pues se refiere a la integración del programa informático con otros componentes físicos como: cajas de dinero, monitor, escáner de códigos de barras, lectores de tarjetas, impresoras de tickets y básculas. Cuenta con una app para punto de venta como una opción de movilidad, mediante gestión en la nube para ventas y cobros con tarjetas, pero con estas ventajas:  La aplicación puede usarse desde un teléfono móvil o una tableta  Permite generar facturas y notas de ventas en segundos, enviar el ticket por e-mail, incluso imprimirlo  Administración de clientes para agilizar la captura de comprobantes y seguimiento a créditos  Integrar un catálogo de productos con códigos de barra para clasificarlos por categoría y llevar un control de existencias  Incluso puedes incluir imágenes de los productos para identificarlos de forma más sencilla.  Es posible tener una visión clara de las ventas, respecto de cada movimiento y control del efectivo, mediante el registro de entradas y salidas  El acceso a la información es totalmente segura, mediante el control de accesos y bloqueo de caja, cuando existe inactividad.  Puedes obtener reportes con información útil sobre las ventas: productos más solicitados, formas de pago, entre otros. Este tipo de herramientas de cobro están indicadas para los comercios con ventas de mostrador, tanto aquellas con ventas minoristas de productos físicos, como las que venden servicios: hospedaje, viajes, atención médica, limpieza y restaurantes, (incluso existe la función de administrar propinas). Esperamos que ahora tengas más elementos para decidir si un Sistema de Punto de Venta es la tecnología que tu negocio requiere para mejorar tus procesos y la experiencia de tus clientes. Dentro de las operaciones de una caja es normal el retiro de cierta cantidad de efectivo esto para seguridad del operador y el propio establecimiento. Estos retiros deben ser registrados para así, lograr que al final del día las cantidades de venta registradas en sistema y el dinero de las ventas sean iguales. Esto también puede ser utilizado cuando se realiza un cambio de turno de cajeros. EN CAJA El flujo de efectivo, flujo de fondos o cash flow en inglés, se define como la variación de las entradas y salidas de dinero en un período determinado, y su información mide la salud financiera de una empresa El flujo de efectivo o flujo de fondos permite realizar previsiones, posibilita una buena gestión en las finanzas, en la toma de decisiones y en el control de los ingresos, con la finalidad de mejorar la rentabilidad de una empresa. El conocimiento de los flujos de efectivo permite ofrecer información muy valiosa de la empresa, por ello una de las cuentas anuales más importantes los controla, el estado de flujos de efectivo PRINCIPIOS FUNDAMENTALES PARA ADMINISTRAR EL EFECTIVO Incrementar las entradas de efectivo a través de un incremento del volumen de ventas o de su precio. Intentar que las entradas se realicen de forma rápida, vendiendo al contado, pedir anticipos o reducir los plazos de los créditos. Disminuir las salidas de efectivo mediante descuentos a proveedores o clientes o reducir ineficiencias en la producción de la empresa. Retrasar las salidas de dinero, como por ejemplo intentando alargar los plazos a los proveedores. MONTO ACUMULADO EN CAJA Esta función es la que le permite controlar la cantidad del efectivo acumulado en caja, esto para que le recuerde al usuario que debe realizar un retiro en caja. Aquí puede reiniciar el monto acumulado o bien, puede modificar el monto. ¿Sabías que según un informe de Worldpay sobre “Pagos globales”, en Latinoamérica, el 58% de las compras en punto de venta aún se realizan con dinero en efectivo y el 37% con tarjetas de débito y crédito? Esto refleja que solo un 5% de las personas escogen otros métodos de pago existentes en la actualidad para efectuar sus compras. Y es que, a pesar de estar en el auge de la era digital, son muchos los que aún desconocen la variedad de instrumentos de pago que están a nuestro alcance y que, sin duda, vinieron a facilitarnos la vida. La situación actual parece haber acelerado los procesos de transformación digital, obligando a muchos a digitalizarse y abrirse a nuevas opciones para comunicarse, trabajar, hacer compras en e-commerce sin tener tarjetas o cuentas bancarias, y más. Las plataformas de pago digital, como Conekta, Apple Pay o Google Pay, han facilitado el proceso y han logrado sustituir, poco a poco, las formas de pago más tradicionales. Te invitamos a acompañarnos durante esta lectura y conocer los diferentes métodos de pago y las ventajas de incluirlos en tu día a día. ¿Qué son los medios de pago? Los medios de pago son todos aquellos instrumentos aceptados por el mercado, que nos permiten acceder a la compra de productos, servicios, realizar ventas de todo tipo y pagar deudas. Algunas de las formas de pago más utilizadas en el mundo son: el efectivo, los cheques, transferencias, domiciliación bancaria, pagos contrareembolso y tarjetas de crédito/débito. Origen de los medios de pago Han existido muchos sistemas de pago en la historia de la humanidad. Por ejemplo, el trueque, cuando se solían intercambiar todo tipo de objetos y productos por otros: kilos de papa por lechugas, sacos de zanahorias por tomates. También se realizaban canjes que involucraban pagos en forma de servicios, como el trabajo de las tierras, arreglos y reparaciones. Otro tipo de cambio monetario que existió, fueron las Cowry Shells o conchas de Cauri. Este sistema consistía en el uso de conchas marinas enteras o tratadas, que se utilizaban comúnmente como forma de pago e intercambio en Asia, África, América y Australia. Los primeros bancos aparecieron en China, a mediados del Siglo IX. Las personas iban a depositar grandes cantidades de monedas a sus cuentas bancarias, recibiendo a cambio un certificado del depósito, que servía, a su vez, como medio de pago. Esta historia es una de muchas sobre el origen de lo que conocemos hoy en día como el dinero. Con el paso del tiempo, los instrumentos de pago se han sofisticado, adaptándose a nuestro estilo de vida. El dinero aún sigue funcionando como medio de cambio (cuando lo intercambiamos para adquirir algo) y también de ahorro (cuando lo depositamos en una cuenta bancaria o adquirimos bienes). Entre los métodos de pago existentes, podemos encontrar los tradicionales, los pagos en línea y las tecnologías avanzadas de pago. ¿Cuáles son los tipos de medios de pago? A pesar de que el dinero en efectivo todavía es el método más común en América Latina, utilizado en el 70% de las transacciones, existen, actualmente, muchas otras maneras de realizar un pago. Los medios de pago digitales han avanzado mucho en los últimos años, y han sido fuertemente impulsados por la pandemia de Covid- 19 y por la expansión de los hábitos online. Por lo tanto, la tendencia es que ese porcentaje caiga y cada vez más latinoamericanos pasen a utilizar esos nuevos métodos para pagar por sus compras. Abajo, detallamos los diferentes tipos de medios de pago, dividiéndolos entre aquellos que ya están consolidados y los que están creciendo. Los medios de pago tradicionales más utilizados en América Latina Dinero en efectivo El dinero en papel todavía es, sin duda, el preferido de los latinoamericanos. Tanto que, incluso realizando compras online, el 14% todavía efectúa el pago en efectivo. Eso por medio de vouchers - generados por el e- commerce y pagos en tiendas de conveniencia o bancos - o pagos directamente en la entrega. Tarjetas de débito y crédito Después del dinero tarjeta es el otro gran actor de los medios de pago en América Latina. Desde sus inicios ha sido muy popular y hemos visto una creciente adhesión de establecimientos y consumidores a los pagos con crédito y débito. En los últimos años, las tarjetas han evolucionado con la tecnología y, hoy, además de tarjetas con chip y máquinas de fácil acceso para los comerciantes, también es posible cobrar por celular y usar el acercamiento al pago. Futuro de los medios de pago en América Latina: tendencias y oportunidades Hasta acá hemos visto los medios de pago más tradicionales y ya establecidos en el mercado latinoamericano. Pero también trataremos de aquellos que están empezando a establecerse y tienen potencial para volverse relevantes en un futuro próximo, representando, así, grandes oportunidades de mercado en América Latina. Pagos instantáneos Con base en la experiencia reciente en Brasil – implementación exitosa, adherencia y volumen negociado por la Pix, además de otros casos exitosos alrededor del mundo; es posible decir que los pagos instantáneos son prometedores en la región. Sin embargo, los países están en niveles de evolución muy distintos en relación a ese medio de pago. Algunos ejemplos: Brasil: éxito con el Pix, sistema de pagos instantáneos del Banco Central que pretende facilitar las transacciones financieras en operaciones que llevan 10 segundos como máximo. Utiliza una clave pix – que puede ser el número del teléfono, e-mail, etc., – y funciona 24/7. Chile: promesa de un sistema semejante al Pix, pero por ahora cuenta solamente con transferencias 24/7 con compensación casi inmediata, sin utilizar clave o Código QR interoperables. Argentina: implantó el Transferencias 3.0 en noviembre de 2021, que ha conquistado gran adhesión desde entonces. México: lanzó el CoDi en 2019, una plataforma de pagos digitales que permite pagar por Código QR, tecnología NFC, enlaces y mensajes de textos, con la finalidad de reducir el uso de dinero en el país. Perú y Colombia: las iniciativas de los sistemas son privadas y, por lo tanto, no son operacionalizadas por los bancos centrales. Sin embargo, prevén o han tenido crecimiento reciente de adhesión y evolución en sus sistemas. Pago sin contacto En muchos países, el pago sin contacto, contactless o NFC (Near Field Communication– Comunicación de campo cercano, en español) ha ganado fuerza desde el inicio de la pandemia. Eso se debe, en gran parte, al hecho de que se trata de una forma de pago que aumenta la seguridad del portador con la distancia social. En Brasil, todavía en el primer trimestre de 2020, las transacciones con esa tecnología aumentaron un 456%, de acuerdo con la Associação Brasileira das Empresas de Cartões de Crédito e Serviços (Abecs). Para 2020, la expectativa en el país es que cerca de la mitad de las transacciones presenciales sean sin contacto, como muestra el estudio de Dock. Link de pago También entre los medios de pago digitales que han ido tomando fuerza en los últimos años se encuentra el enlace de pago. El procedimiento es sencillo y práctico: se envía el enlace por mensaje o por redes sociales y el comprador lo abre y realiza el pago. Esta es una alternativa para captar ventas, sin que el minorista necesite un sitio web, una tienda física o una máquina de tarjetas para vender sus productos o servicios. Debido a esta facilidad de uso, el enlace de pago también es una solución muy utilizada por pequeños empresarios y autónomos y que se ofrece en Soluciones de cuentas digitales. Código QR Otra alternativa que permite transacciones sin contacto físico es el pago por Código QR, que ha ganado aliento con las lives transmitidas por YouTube durante la pandemia y con la actuación de influencers en esta y otras plataformas. Así, en algunos países, esa se ha vuelto una forma de hacer publicidad de las marcas e incentivar la compra de productos por medio de aplicaciones, solo aproximando el celular del código exhibido en la pantalla. Sin embargo, el Código QR también se puede utilizar en los puntos de venta, simplificando la relación de los minoristas con los diferentes players de la cadena de pago. Incluso, en Brasil, esta es una de las formas de captura de pagos con el Pix en los establecimientos comerciales. Pago por biometría Entre las tecnologías de medios de pago que se han visto impulsadas por la pandemia, también avanza biometría – pero aún con pocos casos de uso. Este método puede utilizar huellas dactilares, voz, reconocimiento facial o escáner de iris. Por lo tanto, puede usarse en diferentes contextos, especialmente como una forma de autenticar operaciones. Ese tipo de solución ya se está explorando en diferentes países y tiende a crecer. Según el levantamiento de Dock, el 43% de los colombianos esperan utilizar el pago biométrico en los próximos tiempos. Este módulo se inicia con la apertura de caja (abrir caja), para esto se ingresa el importe en efectivo asignado según la política de la empresa. La apertura de caja da inicio a las operaciones comerciales de la empresa. En el módulo caja tenemos la opción agregar dinero y la utilizamos cuando vamos a ingresar a caja dinero que no procede de las ventas del día, ni de la cobranza a nuestros clientes. Para ingresar dicho dinero se debe detallar la procedencia del mismo y el responsable. También encontramos la opción retirar dinero, la cual nos permite pagar servicios y gastos varios; además es ahí donde se deben registrar las entregas de custodias de efectivo. En cuentas por cobrar, vamos a poder realizar búsquedas rápidas por nombre del cliente, por número de comprobante y por fecha; Luego de seleccionar el documento que queremos cancelar o amortizar se procederá a consignar el importe que será cancelado, el cual será grabado.  En cuentas por pagar, se podrá ver el detalle de los compromisos que tiene la empresa con sus proveedores, para acceder a esta información se utilizara el buscador inteligente. En el módulo cajas anteriores, utilizando el buscador inteligente, podemos seleccionar la caja que queremos revisar, la cual luego de ser localizada podrá ser impresa o exportada al Excel. En el icono total caja, se visualizara el resumen de las transacciones que se realizaron durante el día, encontraremos el saldo inicial, ingresos, egresos y el saldo de caja. Así mismo se detallara la modalidad de pago con la que nuestros clientes efectuaron sus compras.  VIVE TU VOCACION desde el primer día ¡GRACIAS!