Örgüt Kuramları ve İletişim (Hafta 5) Ders Notları

İLETİŞİM 5. Örgüt Kuramları ve İletişim Dr. Öğr. Üyesi Hülya ERGÜL Hafta 5  Giriş  Ortak amaçları gerçekleştirmek için bir araya gelmiş kişilerden oluşan örgütlerde, iletişim, bu örgütlerin sürekliliğinin ve bütünlüğünün sağlanmasında ve...

İLETİŞİM 5. Örgüt Kuramları ve İletişim Dr. Öğr. Üyesi Hülya ERGÜL Hafta 5  Giriş  Ortak amaçları gerçekleştirmek için bir araya gelmiş kişilerden oluşan örgütlerde, iletişim, bu örgütlerin sürekliliğinin ve bütünlüğünün sağlanmasında ve kişilerarası ilişkilerin oluşturulmasındaki en önemli araçtır.  Örgüt kuramlarını ve onların iletişime nasıl baktığını incelemek, örgütlerde iletişim sistemlerinin daha iyi anlaşılmasını sağlayacaktır. 2  Giriş  Modern toplumlarda, toplumsal ilişkiler “örgütler” aracılığıyla yürütülür.  Örgütler, tarihin pek çok döneminde görülebilir. 3  Geleneksel ve Modern Örgüt  Geleneksel toplumlardaki kişiselliğe dayalı yönetim, modern örgütte ortadan kalkar.  Modern örgütte;  keyfi yapılanma yoktur,  Keyfi görevlendirme yoktur,  Keyfi cezalandırma yoktur,  Formel ve yasal düzenlemelerle belirlenmiş süreçler vardır. 4  Modern Örgüt  Modern örgüt; sanayileşmenin bir ürünüdür. 5  Tarım ve Sanayi Toplumu Tarım Toplumu Sanayi Toplumu  Küçük tezgahlar  Fabrikalar  Basit teknoloji  Kitle üretimi  Az sayıda çalışan  Ürün fiyatlarının  Emek gücüne dayalı ucuzlaması  Zanaat tarzı üretim  Zanaatkarlığın zayıflaması 6  Fabrikalar  Sanayileşme ile birlikte fabrikalar; 1. İşçi sınıfının ortaya çıkmasına yol açtı. 2. Toplumun çalışma anlayışını ve çalışma kültürünü değiştirdi. 3. Artık düzenli çalışma saatleri ve vardiyalar gündeme geliyor. 7  Sanayileşmenin ilk yıllarında Tarım alanlarından kentlere büyük göç, Kentlerde işsizlik, Yoksulluk- sefalet, Sert yasaların uygulanması, Kural ihlallerinin çok ağır cezalandırılması, İtaatin en önemli değer olarak kutsanması söz konusu. 8  Sanayileşmenin ilk yıllarında  Uzun çalışma saatleri,  İşçilerin sendikalarda örgütlenmesi,  Fabrikada üretim durmasın diye vardiya düzeni,  Dakiklik, işe gelme ve çıkma saatlerine dikkat edilmesi söz konusu. 9  Çalışma Yaşamında Değişiklikler  Dev fabrikalar kurmak ve işletmek, akıl ve bilimin önemini arttırdı.  Geleneksel alışkanlıklarla değil; rasyonel kurallarla üretim anlayışı hakim oldu. 10  Çalışma Yaşamında Değişiklikler  Sanayi toplumunda en önemli şey; düzeni sağlamaktır.  Düzeni sağlamak adına zaman içerisinde farklı örgüt ya da yönetim kuramlarından söz edilebiliyor. 11  ÖRGÜT KURAMLARI  Örgüt (Yönetim) kuramlarının iletişime bakış açıları;  klasik,  neo-klasik,  modern ve  çağdaş yönetim kuramları olarak incelenecektir.  Bu seçimin nedeni ise kuramların iletişime bakış açılarındaki benzerlikten kaynaklanmaktadır. 12  KLASİK YÖNETİM KURAMLARI  Klasik yönetim kuramlarından ilki F.W. Taylor’un Bilimsel Yönetim Kuramı’dır. Taylor 1880’lerden itibaren üretim sorunlarına eğilerek, teknik ya da ekonomik verimliliği artırmaya yönelik çalışmalar yapmıştır.  Bilimsel yaklaşım, örgütün yapısından çok, yapılan işlerin incelenmesiyle ilgilenmiştir. Yönetimin temel görevinin, bir işin en iyi şekilde nasıl yapılacağının belirlenmesi ve örgütün verimliliğinin sağlanması olduğu savunulmuştur. 13  Taylorizm  Taylorizm olarak adlandırılan bu kuramın temel amacı, işçinin verimini arttırmaktır.  Taylor’un bilimsel yönetim ilkeleri şunlardır: 1. Gelişigüzel yöntemler değil, bilimsel yöntemler, 2. İhtilaf değil, uyum içinde çalışma, 3. Bireysellik değil, işbirliği halinde çalışma, 4. Sınırlı üretim değil, maksimum üretim, 5. Her işçinin en üst verimlilik ve refah düzeyinde geliştirilmesi. 14  Taylorizm, işletmelerin başarılı olabilmesi için yöneticilerin öznel ve duygusal kararlar yerine bilimsel yöntemlerle çalışmaları gerektiğini vurgular.  Bu kuram, işçi-işveren ilişkilerinde ortaya çıkan sorunları da bilimsel yönetim ilkelerinin uygulanmasıyla çözüleceğini belirtir. 15  Taylorizm, insan unsurunu, istenilen biçimde yönlendirilebilecek pasif, duygusal bir varlık olarak nitelemektedir.  İnsanın özellikle ekonomik güdülerin etkisi altında kaldığını düşünmektedir.  Örgüt, insanlardan oluşan bir makine gibi kabul edildiği için, insanın toplumsal yönü dikkate alınmaz. 16  Yönetim Süreçleri  Henri Fayol’un ortaya attığı Yönetim Süreçleri Kuramının örgüte ve işgörene bakış açısı Taylor’unki ile aynıdır. Ancak Taylor’un işçilerden beklediğini Fayol yöneticilerden bekler.  İşletmedeki sorunların genellikle yönetsel beceri eksikliğinden kaynaklandığı düşünülür.  Fayol da Taylor gibi, insan ile makineyi aynı kategoriye koyarak, bireylerin iş ve sorumluluktan kaçtığını, tembelliği yeğlediğini, iş görenlerin sıkı bir şekilde denetlenmesi gerektiğini ileri sürmektedir. 17 Fayol’a göre yönetimin beş temel işlevi vardır: Planlama, Örgütleme, Emretme, Eşgüdümleme, Denetleme.  Örgütlerin başarılı olmaları, yöneticilerinin bu işlevleri yerine getirmedeki başarılarına göre değişir. 18  Bürokrasi Kuramı Max Weber’in öncülüğünü yaptığı Bürokrasi Kuramı, örgütlerin sıkı bir denetim içinde olmalarının gerektiği düşüncesinden hareket etmektedir. Weber’e göre, çeşitli kural ve düzenlemelerle kurulmuş olan bürokratik örgütler bu kurallara göre atanmış yöneticilerce idare edilirler. 19  Bürokrasi Kuramı  Weber’e göre; bürokrasi bir kez tam olarak kurulursa bir daha ortadan kaldırılamaz.  Bürokrasi; yöneticiye meşru bir iktidar verir.  Ona göre üç tip meşru otorite vardır: 1. Yasal otorite 2. Geleneksel otorite 3. Karizmatik otorite 20  Bürokrasi Kuramı  Weber’e göre ideal bürokrasi bileşenleri;  İşbölümü  Hiyerarşik otorite,  Formel seçim,  Formel kural ve düzenlemeler,  Gayri şahsilik,  Kariyer yönlendirme. 21  Klasik Kuram, örgütlerde insan etkeni dışındaki etkenler üzerinde durmuştur.  Birim iş süresinin araştırılması, performans ve planlamanın ayrılması, işbölümü, yetki, disiplin, merkezden yönetim gibi konular klasik kuramın temel uğraş alanları olmuştur.  Bu yaklaşımın temel varsayımı, maddi etkenler iyi düzenlendiğinde iş görenlerin buna uygun davranacakları şeklindedir. 22  Klasik Kuramlar ve İletişim  Klasik kuram, örgütte iletişimin formel iletişim kanallarıyla yapılmasına önem verir.  Yetki ve sorumluluğun alt kademedekilere devrine izin vermeyişine benzer şekilde iletişimde de hiyerarşi kademelerinin dışına çıkılmasına izin vermez.  İletişim mekanik bir süreçtir. Daha çok resmi, otoriter, yukarıdan aşağıya işleyen bir süreçtir.  İş görenin insani özellikleri göz ardı edildiğinden, doğal iletişimin tamamıyla örgüt dışında bırakılması amaçlanmıştır. 23  NEO-KLASİK YÖNETİM KURAMLARI  Klasik kuram 1930’lu yıllara kadar tek ve hâkim yönetim kuramı olarak gelişmeye devam etmiştir.  1924–1932 yılları arasında yapılan Hawthorne Araştırmaları ve 1929’da patlak veren Dünya Ekonomik Krizi nedeniyle işletmelerde görülen iş gören sorunları bu durumun değişmesine yol açmıştır. 24  Hawthorne Araştırmaları  Hawthorne araştırmalarıyla bilinen Elton Mayo, İnsan İlişkileri akımının öncüsü olarak kabul edilir. Bu araştırmalar, 1927-1933 yılları arasında Western Elektrik Şirketine ait Hawthorne işletmesinde yapılmıştır.  Mayo, yaptığı deneylerde, çalışılan ofisin aydınlatılmasında bir değişiklik yaparak, işçi verimliliğinde herhangi bir değişiklik olup olmadığını görmek istedi.  Sonunda, aydınlatmanın belli bir seviyenin üzerinde olduğu süre zarfı boyunca, işçilerin verimliliği üzerinde herhangi bir etkisi olmadığını fark etti. 25  Sonuç olarak, bazı işçilerin üretkenliklerinde bir artış olduğu fark edildi. Ama bu değişimin, ışıkla herhangi bir ilgisi yoktu.  Başkalarının yaptığı işi gören insanların, daha üretken oldukları orada ortaya çıktı. Çalışanlar sürekli olarak birinin kendilerini gözlemlediğini fark ettiğinde, verimlilik otomatik olarak artmıştır. 26  Mayo’nun bu durumdan yaptığı ilk çıkarım, işçilerin, yaptıkları çalışmanın izlenmesi ile kendilerini özel hissetmeleriydi. Bunun daha verimli çalışmayı sağlayan neden olduğunu düşündü. Işık, havalandırma ve altyapı gibi diğer etkenler de bunların üzerinde en küçük etkiye sahip değildi. Hawthorne Etkisi denen şey buydu.  Hawthorne etkisinin varlığını doğrulamak için araştırmacılar, işçilerle röportaj yaptılar. Çalışanların üretkenlikteki artışlarına neden olan faktörleri doğrudan araştırmak istediler. İşçilerin söyledikleri, deney araştırmacılarını gerçekten şaşırttı. 27  İşçilere göre, onları daha verimli kılan belirleyici faktör, aralarındaki ilişkilerde, gözle görülür bir gelişmedir. Farkına varmadan, araştırmacılar, çalışanların deneyde yer almasını sağlamak adına, çalışma ortamını iyileştirmiş gibi görünüyordu.  “Hawthorne etkisi” terimini ilk olarak dile getiren kişi olan Elton Mayo, işçilerin verimliliğindeki artışın nedenini sempati ve iletişime bağlamıştır.  Bu araştırmaların temel bulgusu, iş yerinde fiziki koşullardan öte, insanlar arası ilişkilerin ve bu ilişkilerin niteliğinin, onların verimliliğinde daha etkili olduğudur. 28  Hawthorne araştırmaları sonunda çalışan insanlarla ilgili şu sonuçlara ulaşılmıştır: İnsanların karşılanması gereken birtakım sosyal ve psikolojik ihtiyaçları vardır. İnsan, sadece ekonomik, rasyonel bir varlık değil, aynı zamanda sosyal bir varlıktır. İş yerinde arkadaşlık ilişkileri, insanların grupla uyumlarını güçlendirir. Çalışan insanlar, birlikte oldukları çalışma gruplarından etkilenirler. Bu sonuçlar sayesinde, yeni bir psikoloji dalı oluşmuştur: örgütsel psikoloji. 29  Hawthorne araştırmaları, iş görene karşı gösterilen tutum ve davranışın; verim ve üretim bakımından dinlenme, ışık ve hatta ücretten daha etkili olduğu sonucunu ortaya koymuştur.  Bu sonuç klasik kuramın temel savını (maddi faktörler düzenlendiğinde insanın buna uygun davranacağı) çürütmüştür.  Böylece insan ilişkileri ya da davranışsal kuramlar da denilen Neo-Klasik kuram yönetim alan yazınına girmiştir. 30  Neo-Klasik Kuramlar ve İletişim  Neo-klasik kuramı savunan bilim adamları; örgüt kültürü, örgüt iklimi, örgüt misyonu ve paylaşılan bir vizyon oluşturmada etkin ve doğal iletişimin önemini Hawthorne Araştırmaları sayesinde görmüş oldular.  Bu nedenle, örgütlerde, enformel iletişimin varlığını kabul etmekle kalmayıp; aynı zamanda formel iletişimin etkinliğinin ancak enformel (doğal) iletişim yoluyla sağlanabileceğini savundular. 31  Neo-Klasik Kuramlar ve İletişim  Klasik düşüncenin tersine örgütlerde aşağıdan yukarıya bir iletişimin sağlanması gerektiğine inanarak, dilek ve şikâyet kutuları ve özel komitelerin kurulmasına öncülük etmişlerdir.  Ayrıca örgütlerde eşit seviyedeki birimler arasında yatay iletişim kurulmasını önermişlerdir. 32  Neo-klasik kurama yöneltilen eleştirilerin başında örgütü ve yapıyı göz ardı ederek, büyük önemi örgütün iş görenlerine ve onlar arasındaki iletişime kaydırmış olmasıdır.  Bununla birlikte örgütün dış çevre ile iletişimine gereken önem verilmemiştir. Bir diğer eleştiri noktası da örgütün bütün sorunlarının duygu sorunlarıymış gibi görülmesidir. Oysa örgütlerin yapılarından kaynaklanan sorunlar yaşayabilecekleri de kesindir.  En önemlisi klasik yönetim kuramcılarının düştüğü hatanın tersine düşmüş ve örgütte formel iletişimle yeterince ilgilenmemişlerdir. 33  MODERN YÖNETİM KURAMLARI ve İLETİŞİM  Klasik ve neo-klasik yönetim kuramları örgütleri içinde bulundukları çevreden soyutlanmış kapalı bir sistem olarak görmekteydiler.  Modern kuram ise örgütü, bütün yönleriyle içinde bulunduğu çevreyle devamlı ilişki halinde bulunan bir yapı olarak ele almıştır.  Bu yeni yaklaşıma sistem yaklaşımı adı verilmektedir.  Sistem, karmaşık ve etkileşimli yapıların bütünleşmiş bir topluluğudur. 34  Açık ve Kapalı Sistemler ÖRGÜT Açık Sistemler Kapalı Sistemler Değişen ihtiyaçlara Dış çevreden söz kendilerini uydurabilen edilemez. Örgütün örgütlerdir. sadece kendi yapı ve Çevreyle etkileşim fonksiyonları dikkate halindedir. alınır. 35  Örgütlerin açık sistemler olarak görülmesinin doğal sonucu olarak, örgüt ve çevre arasında yoğun ve sürekli bir iletişimin varlığı en önemli gereksinim kabul edilmiştir.  Gerek örgüt hakkında çevrenin ne tür bir tutum, düşünce ve davranış içinde olduğunun bilinmesi, gerekse örgütün çevreye ne tür katkılarda bulunabileceğinin anlaşılabilmesi amacıyla iletişime büyük önem verilmiştir. 36  Modern yönetim kuramları, klasiklerin rasyonel-ekonomik insan, neoklasiklerin sosyal insan kavramlarının yanına yeni bir insan tipi eklemişlerdir: karmaşık insan.  Çünkü birey kendi doğasında karmaşıktır. Örgütteki koşulların ve çevrenin koşullarının değişmesiyle bu karmaşıklığı daha da artar. Bu nedenle insanın örgütsel davranışlarını açıklamada kuramlar yeterli olmayabilir. 37  Sistem, birbiriyle karşılıklı ve iç bağımlılıkları olan ögelerden meydana gelmiş bir bütün olarak tanımlanır. Bu bütünün her ögesinin diğerleriyle uyumlu bir etkileşim içinde olması gerekir. Bunun tek yolu iletişimdir.  Başlangıçta örgütü kapalı sistemler olarak görenler, içeride ast ve üstler arasında aşağı ve yukarı yönü iletişimi yeterli görmüşlerdir.  Ancak örgüte açık sistem yaklaşımını savunanlar, örgütte entropiyi (güç yitimi) engellemenin yolunun çevre ile etkili iletişimden geçtiğini ve bu yolla entropinin negatif entropiye dönüştürülebileceğini savunmuşlardır. 38  Postmodern Örgüt  Postmodern dönemde; kültürel-ekonomik- sosyal alanlarda yaşanan gelişmeler örgütlere de yansımıştır.  Bu örgütler eskiye benzeyen ama yeni yapılara sahiptir. 39  Postmodern Örgüt  Faaliyet tarzlarına göre bu örgütler üçe ayrılabilir: Fiziki Mekanlarda Maddi Üretimde Bulunarak Faaliyet Gösteren Örgütler Faaliyet Alanları Farklı Olsa Faaliyetlerinin Tamamını da Hem Fiziki Mekanda İnternette Gerçekleştiren Hem de İnternette Faaliyet Örgütler. Gösteren Örgütler 40  Postmodern Örgütlerin Özellikleri  Zaman ve mekan bütünlüğünün kırılması  Bilgi ve enformasyon teknolojileri odaklılık  Esnek yapılanma,  İttifaklar ve proje odaklılık,  Eğitimli, profesyonel, geçici kariyer merkezli çalışan profili,  Katılımcı ve ademi merkezi yönetim odaklı,  Müşteri ve hız odaklılık,  Değişime ve kaotik çevreye uyumlu,  Denetim yeni tarzda yükselişi,  Hiper gerçeklik: simülasyon ve fantazma odaklı  Farklılaşma ve yeniden homojenleşme,  Çok seslilik. 41  Modern Örgüt ve Postmodern Örgüt Modern Örgüt Postmodern Örgüt  Kitle üretimi  Esnek üretim  Yukarıdan aşağıya dikey  Yatay yapılanma yapılanma  Becerikli çalışan  Vasıfsız işçi  Farklılık  Homojenlik  Ademi merkezi yapılar  Merkezi yapılar  Esneklik  Katılık  İşlerde benzerlik  Ayrışmış işler  Alt sözleşmeler ve network  Sözleşme ile çalışma çalışma 42  ÇAĞDAŞ YÖNETİM KURAMLARI VE İLETİŞİM  Çağdaş örgüt ve yönetim sistemleri arasında son yıllarda büyük ilgi gören anlayış Toplam Kalite Yönetimi’dir.  Toplam Kalite Yönetimi, müşteri beklentilerini her şeyin üzerinde tutan ve müşteri tarafından tanımlanan kaliteyi, tüm faaliyetlerin yürütülmesi sırasında ürün ve hizmet bünyesinde oluşturan bir yönetim biçimidir.  Bu yönetimin temel amacı, örgütte değişimi yönetebilmek ve müşteri isteklerinin karşılanması anlamında «kaliteye» ulaşmaktır. 43  Toplam kalite yönetimi kavramını ilk olarak ortaya atan Feigenbaum’dur. 1950’li yıllarda bir firmada kalite yöneticisi olarak çalışırken örgütsel etkililik sorunlarına ilgi duymuş ve Total Quality Management adlı kitabını yazmıştır.  Buna göre, kalitenin iki boyutunu bulunmaktadır. Birinci boyut kalite ölçmeyle ilgilidir. Ölçülenin önceden belirlenmiş standartlara uyup uymadığının kararlaştırılmasıdır.  İkinci boyutta ise kalite dönüşümle ilgilidir. Üründen çok tüketiciye odaklanarak; tüketiciye özen gösterme, tüketici hizmeti, sosyal sorumluluk, tüketici doyumu gibi kavramları içerir. 44 Toplam kalite yönetimini benimseyen örgütlerin şu ilkelere uymaları beklenir: 1. Örgütlerin dikkatinin müşteri istek ve beklentilerine yöneltilmesi. 2. Örgütte yapılan tüm işlemlerde kaliteli ürünler sunabilmek için üst yöneticilerin modellik yapması. 3. Örgüt iş görenlerinin en iyi hizmeti sunabilmeleri için gerekli eğitim, gelişme, yenileşme olanağına sahip olmaları. 4. Sürekli gelişim ve ilerleme için, herkes için sistematik yenileşme süreçlerinin oluşturulması. 5. İnsan odaklı yönetim tarzının benimsenmesi. 45  Toplam kalite yönetimi müşteri ve iş gören odaklıdır.  Müşteri memnuniyetinin sağlanabilmesi için ürün sürekli geliştirilmeli; ürünü üreten iş gören de sürekli eğitilmelidir.  Gerek üründeki eksiklerin, gerekse gelişime açık yönlerin belirlenmesi için örgüt müşterileriyle daima iletişim halinde bulunmalıdır. 46  Toplam kalite yönetiminde iletişim sistemlerinin genel amacı sürekli gelişimi sağlamaktır.  Müşterinin örgütten beklentilerini öğrenmek, örgütün güçlü ve zayıf yanlarını ortaya çıkarmak, fırsat ve tehditler hakkında araştırmalar yapmak etkin bir iletişimle gerçekleştirilir.  Bu örgütler yazılı iletişimde toplam kalite standartlarına göre hazırlanmış belgeler kullanılır. 47  Örgütlerde iletişimin geliştirilebilmesi için açık ve yalın bilgi sistemlerinin kurulması gerekmektedir.  Örgütlerde toplam kalite yönetiminin gerçekleşebilmesi sağlıklı, açık ve doğru bir iletişim ağının kurularak işletilmesine bağlıdır. 48  İnsan Kaynakları Yönetimi  Küreselleşme ve uluslararası rekabette yer alma isteği örgütlerde yönetici, insan etkeni ve çalışma normlarının yeniden düzenlenmesini gerektirmektedir.  İnsan kaynakları yönetimi, bir örgütte iş görenlerin yönetimiyle ilgili felsefeyi, politikaları, yöntemleri ve uygulamaları anlatmada kullanılan bir kavramdır. 49  Makineler ve teknoloji insan aklının ürünleridir. Bu araçlar ancak insanlar tarafından verimli kullanılabilir. Örgütlerin herhangi bir projede başarılı olabilmeleri, insan kaynağının etkin kullanımıyla olanaklıdır.  Bu yaklaşımla çağdaş örgüt kuramları;  örgütlerin doğasında bulunduğu varsayılan örgüt amaçları ile iş gören amaçları arasındaki çatışmayı aşmaya,  örgütsel amaçlarla iş gören amaçlarını dengelemeye ve  İş görenle örgüt arasında bir uzlaşma ve uyum sağlamaya çalışmaktadır. 50  Çağdaş örgüt kuramlarına göre iletişim, sistemin ögelerini ve alt sistemleri birbirine bağlayan bir denetim ve eşgüdüm mekanizması işlevini üstlenen bir süreçtir.  Bu açıdan iletişim, diğer örgüt kuramlarında olmadığı kadar büyük bir öneme sahiptir.  Örgütte, iş görenin diğer iş görenlerle ve örgütüyle, örgütü oluşturan alt sistemlerin birbirleriyle, örgütün çevresiyle uyumlu etkileşimi, ancak sağlıklı işleyen bir iletişim sistemi ile mümkündür. 51