Niveles de un fondo para la clasificación PDF

DESARROLLO DE SISTEMAS Dra. Laura Cristina Torres DE CLASIFICACIÓN Martínez Semestre 2024-2 CONCEPTOS DE ACUERDO A LOS NIVELES DEL FONDO Y LA CLASIFICACIÓN Fondo documental Parte de lo general a lo particular Fondo: Va unidad a la totalidad de la documentación...

DESARROLLO DE SISTEMAS Dra. Laura Cristina Torres DE CLASIFICACIÓN Martínez Semestre 2024-2 CONCEPTOS DE ACUERDO A LOS NIVELES DEL FONDO Y LA CLASIFICACIÓN Fondo documental Parte de lo general a lo particular Fondo: Va unidad a la totalidad de la documentación producida y recibida. Están en las instituciones de archivo o en archivos específicos están en depósito o han sido donados por las instituciones o personas. Puede estar completa o incompleta por pérdida o destrucción, o dispersa, por división, pero constituyen siempre una unidad, independiente. Tiene una limitación jurisdiccional ceñida a la institución que lo produce y una limitación cronológica. Los siguientes niveles pueden considerarse: Subfondo: van a ser parte integrante del fondo y puede ser una agrupación lo suficiente mente amplia, con figura jurídica propia, estructura y funciones y por lo general son organismos desconcentrados, fuera de la estructura administrativa principal. Sección, subsección Serie, subseries Unidad archivística compuesta, conocida como expediente. Unidad archivística simple, cuando son piezas documentales unidas por sus similitudes, temáticas o de materia. SECCIÓN En teoría la sección documental es una subdivisión del fondo o del subfondo, identificada con la producción documental de una unidad o división administrativa o funcional de la institución que produce el fondo. La sección es, pues, el conjunto de documentos generados debido a la actividad de esa subdivisión orgánica o funcional. No es exactamente igual sección administrativa que sección documental, aunque puedan estar estrechamente relacionadas, incluso por el nombre. Tanto la sección, como el fondo, están afectados por el principio de procedencia, hablando en términos archivísticos. En el cuadro de clasificación del fondo, las secciones están identificadas ya con los Órganos, ya con las funciones, productoras de documentos. SECCIONES Las secciones documentales pueden equivaler a la producción de un archivo de oficina. Están limitadas a una función y actividades específicas y, en el tiempo, dependen de la vigencia de esa función. No tiene por qué haber coincidencia entre la limitación cronológica del fondo y de la sección. En cualquier fondo pueden crearse nuevas secciones y subsecciones en virtud del aumento de Órganos o funciones y actividades de la institución, en cambio la desaparición de alguna de éstas no supondrá la desaparición material de la sección documental. JERARQUIZACIÓN DE LAS CATEGORÍAS DE AGRUPACIÓN A las secciones que conforman el fondo se les asignarán exclusivamente las series documentales que les correspondan, con base en el ejercicio de las funciones y competencias específicas que se le hayan delegado a cada sección. SERIES Cada sección documental o subsección está integrada por documentos agrupados en series. Las series son el testimonio documental y continuado de actividades repetitivas desarrolladas por un Órgano, área administrativa en virtud de una función, que se agrupan en torno a ellos. Por ejemplo: Las series de: Expedientes presupuestarios, Libros de Intervención de ingresos y gastos, Libros auxiliares de gastos, etc. Estos son el resultado, la prueba de una acción de intervención económica desplegada en actividades y constituyen todas juntas, la sección documental que corresponde a dicho Órgano. LA UNIDAD ARCHIVÍSTICA Unidades archivísticas son los expedientes o los testimonios de asuntos. Entendemos por expediente el conjunto de testimonios escritos reflejo de un proceso administrativo iniciado por un peticionario que ha seguido su génesis al recibirse por el organismo de destino. Habrá expedientes que no tengan la resolución final, pero el hecho de que se conserven algunas de las etapas y las principales del proceso administrativo, los hará acreedores al calificativo de expedientes, aunque incompletos. Testimonio de autos es aquella pieza, generalmente cosida, que recoge la copia continuada de todos los documentos. Bibliografía Heredia, Antonia. (1991). Archivística general teoría y práctica, España: Sevilla, Gráficas del Sur, Pp. 141-149