Tema 15. La Descripción Archivística. Normalización (PDF)

A2. Tema 15. La descripción archivística: concepto y normas y recomendaciones nacionales e internacionales. Bibliografía. Indice 1. INTRODUCCIÓN............................................................................................................................1 1.1. CONCEPTO DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA...............................................................1 1.2. LOS NIVELES DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA...........................................................3................................................................................................................................................4 2. LA DESCRIPCIÓN EN EL REGLAMENTO DEL SISTEMA ARCHIVÍSTICO DE ANDALUCÍA......................................................................................................................................6 3. LA NORMALIZACIÓN DE LA DESCRIPCIÓN...........................................................................6 4. LAS NORMAS INTERNACIONALES DE DESCRIPCIÓN.......................................................11 4.1. ISAD(G): Norma internacional general de descripción archivística (1995, 2000)................12 4.2. ISAAR (CPF): Norma internacional sobre los registros de autoridad de archivos relativos a instituciones, personas y familias (1996, 2004).............................................................................17 4.3. ISDF: Norma internacional de descripción de funciones (2007)...........................................18 4.4. ISDIAH: Norma internacional para describir instituciones que custodian fondos de archivo (2008).............................................................................................................................................18 4.5. El Consejo Internacional de Archivos y su Modelo Conceptual RIC-CM.............................19 5. LAS NORMAS ESPAÑOLAS.......................................................................................................22 5.1. Manual de Descripción Multinivel (MDM) de Castilla y León.............................................22 5.2. Norma Española de Descripción Archivística (NEDA 1).......................................................23 6. BiBLIOGRAFIA...........................................................................................................................30 1. INTRODUCCIÓN. 1.1. CONCEPTO DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA. El Diccionario de Terminología archivística define descripción como la fase del tratamiento archivístico destinada a la elaboración de los instrumentos de consulta para facilitar el conocimiento y la consulta de los fondos documentales y colecciones de los archivos. La descripción consiste en un conjunto de herramientas y de tareas encaminadas a informar acerca del contenido de los documentos, desde la pieza simple hasta la agrupación documental mayor, el fondo, y con la finalidad de que cualquier potencial interesa consultar de entre el conjunto de posibilidades. La clasificación posee también cierta capacidad descriptiva a nivel macro, por cuanto que nos permite conocer a través de la organización qué es lo que está organizado y cómo está agrupado y, en ese sentido, las agrupaciones constituyen puntos de acceso; sin embargo, las necesidades informativas de los usuarios requieren mayor detalle, el que ofrecen los instrumentos de descripción. El Reglamento de Archivos de Andalucía dedica su Capítulo IV a la descripción archivistica (Art. 79-82) y la define 1 A2. Tema 15. La descripción archivística: concepto y normas y recomendaciones nacionales e internacionales. Bibliografía. “Se entiende por descripción archivística, el análisis que, aplicado a los documentos de archivo, a sus categorías o agrupaciones documentales, facilita a los usuarios la información en ellos contenida y su localización” art.93 Consulta pública e instrumentos de descripción. 1. La consulta pública de los documentos del Patrimonio Documental Andaluz se realizará preferentemente a través de los instrumentos de descripción de que disponga el titular de los documentos, éstos podrán ofrecerse en cualquier tipo de soporte estén o no editados. 2. A efecto de lo dispuesto en el apartado anterior, los archivos del Sistema Archivístico de Andalucía tienen la obligación de poner a disposición del público, en zonas de libre acceso, todos los instrumentos de descripción elaborados sobre los documentos que sean de consulta pública. La descripción archivística más antigua data de 1500 a. C. lo que indica que los archiveros han estado describiendo desde hace mucho tiempo. Los archiveros crean índices, listas, calendarios, guías,inventarios, registros y otros instrumentos de descripción para ayudar a los usuarios a buscar y entender el material archivístico, así como para apoyar las instituciones administrativas y de seguridad. Mykland propone que "la descripción...crea una conciencia sobre la coherencia de los fragmentos de información. Crea el potencial para entender el valor de los hechos y de la información como pruebas, no como una desmembrada materia de confusión y alienación." (Mykland 1992). De una manera similar, MacNeil sugiere que el propósito de la descripción "es el de conservar, perpetuar y autentificar el significado por encima del tiempo en el que esté disponible y sea comprensible para todos los usuarios -presentes y potenciales- "(MacNeil 1995). La función de la descripción es promover y facilitar el uso de los fondos y colecciones o como se establece en los Principios de Descripción Archivística del ClA "la función de la descripción archivística es hacer que los fondos y colecciones de los depósitos de archivo estén disponibles para los usuarios" (lCA 1990). Michael Fox señaló que los archivos llegaron tarde el proceso de normalización y las descripciones, habitualmente, variaban dependiendo de la institución, del tipo de instrumentos, del formato del material y de los archiveros que creaban la descripción. Según documento de Recomendaciones de la NEDA (Norma de La Descripción es un proceso de gestión documental consistente en elaborar representaciones que permitan hacer accesible la documentación sobre la que informan. Según el ámbito o la disciplina desde donde se aborde, la Descripción puede recibir diversas formas de denominación, entre las que destacamos como mínimo las siguientes: - Descripción - Catalogación - Asignación de metadatos 2 A2. Tema 15. La descripción archivística: concepto y normas y recomendaciones nacionales e internacionales. Bibliografía. - Inventariado En realidad, todas estas denominaciones son sinónimos cuando se refieren a aquella documentación que es producida, recibida o acumulada por una persona u organización en el ejercicio de unas funciones. La Descripción, por tanto, constituye una función esencial en el tratamiento de la información, puesto que facilita el acceso a los datos contenidos en los documentos, así como a toda la información contextual que gira en torno a ellos, simplificando su uso, pero también facilitando la comprensión de su procedencia, de las funciones de las que son reflejo, de los asuntos que tratan, de sus características, de su volumen, etc. 1.2. LOS NIVELES DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA. La descripción archivística organiza los documentos en niveles jerárquicos denominados agrupaciones documentales: fondo, colección, serie, subsección, expediente y documento, entre otros. La base común de este sistema es el fondo documental, definido por el principio de procedencia. A continuación, se resumen los principales niveles: 1. Fondo Agrupación documental que incluye todos los documentos producidos o recibidos por una institución, persona física o jurídica, considerados una unidad coherente. - Características: - Es la unidad básica para el control administrativo y la organización archivística. - En archivos con varios fondos, se describe y organiza cada uno mediante cuadros de clasificación independientes. - Regulación: Según el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos, el fondo agrupa todas las series documentales de un productor. 2. Colección Conjunto de documentos reunidos de manera artificial, basados en características comunes, como temas o criterios subjetivos, y no en su procedencia. - Tipos: - Colección general: Ejemplo, colecciones reunidas para exposiciones. - Colección facticia: Formadas por archiveros con fines de conservación o difusión. - Distinción del fondo: La colección carece de estructura orgánica, y su productor no es el origen de los documentos. --- 3. Sección y Subsección - Sección: Es la primera división del fondo, organizada según las líneas de acción de la entidad productora. - Relacionada con las unidades funcionales de la institución. 3 A2. Tema 15. La descripción archivística: concepto y normas y recomendaciones nacionales e internacionales. Bibliografía. - Subsección: División de una sección, basada en funciones específicas o áreas de actividad de la institución. 4. Series Conjunto de documentos producidos de manera continua y homogénea, como resultado de una misma actividad o función. - Características: - Vinculadas a la repetición de actividades o procedimientos administrativos. - Representan una tipología documental específica y se repiten en el tiempo. - Ejemplo: Expedientes generados por una función concreta. 5. Unidades Documentales Definición Las unidades documentales constituyen la unidad mínima de una serie documental y pueden estar formadas por un único documento (unidad documental simple) o por un conjunto de documentos relacionados (unidad documental compuesta). Son la base de la organización archivística y el punto más detallado de la jerarquía de descripción en los fondos documentales. Características 1. Unidad básica: La unidad documental es la menor división dentro de la organización archivística y, como tal, representa el nivel más específico de agrupación en un fondo. 2. Identidad propia: Cada unidad documental tiene características únicas que la diferencian de otras unidades dentro de una misma serie. 3. Relación jerárquica: Las unidades documentales heredan características del fondo y de la serie a la que pertenecen, estableciendo una conexión lógica y funcional entre niveles. 4. Tipos de unidad documental: Simple: Formada por un único documento que tiene valor por sí mismo. Compuesta: Conformada por varios documentos relacionados que juntos tienen sentido, como un expediente o dosier. 5.1. Unidades Documentales Simples Estas son los documentos que representan una acción o hecho concreto y no contienen otros documentos relacionados. Ejemplos: 1. Correspondencia: Cartas u oficios que documentan comunicaciones específicas. 2. Registros: Asientos ordenados de datos o hechos, como libros contables, inventarios o censos. 3. Informes: Documentos que exponen análisis o juicios sobre un tema específico, utilizados como soporte para la toma de decisiones. 4. Actas: De órganos colegiados: Recogen acuerdos y deliberaciones de comités o juntas. De infracción: Emitidas por autoridades, con presunción de veracidad, para documentar hechos que podrían constituir infracciones. 5. Certificados: Documentos emitidos para dar constancia oficial de un hecho o situación. 5.2. Unidades Documentales Compuestas 4 A2. Tema 15. La descripción archivística: concepto y normas y recomendaciones nacionales e internacionales. Bibliografía. Estas están formadas por múltiples documentos interrelacionados que conforman un conjunto. 1. Expediente: Definición: Según el artículo 70.1 de la Ley 39/2015, es un conjunto ordenado de documentos y actuaciones administrativas que fundamentan una resolución. Importancia: Constituyen el 90% de la producción documental de las Administraciones Públicas, ya que la mayoría de los procedimientos están reglados y requieren acumulación documental. Ejemplo: Expedientes de contratación pública, recursos administrativos o licencias urbanísticas. 2. Dosier: Definición: Conjunto de documentos reunidos sin regulación formal, generalmente con un propósito informativo o como apoyo a la gestión administrativa. Diferencia con expediente: Los dosieres no obedecen a un procedimiento reglado, aunque contienen información valiosa que sustenta decisiones operativas o estratégicas. Ejemplo: Documentos sobre una temática específica o recopilaciones informativas de un proyecto. 5.3. Procesos Archivísticos Aplicados a las Unidades Documentales 1. Organización: Las unidades documentales se agrupan en series, que a su vez se relacionan jerárquicamente con los niveles superiores del fondo. Este proceso sigue los principios archivísticos de procedencia y orden original. 2. Descripción: La información asociada a las unidades documentales se registra en instrumentos descriptivos (inventarios, catálogos). Para unidades compuestas, se puede optar por describir tanto el conjunto como los documentos individuales que lo integran. 3. Conservación: Según su valor documental, se aplican medidas para garantizar la integridad, autenticidad y preservación de las unidades documentales. Las decisiones sobre conservación o eliminación son dictaminadas por comisiones de valoración documental. 4. Acceso y uso: Las unidades documentales, una vez organizadas y descritas, se ponen a disposición de los usuarios, respetando los criterios de acceso, confidencialidad y protección de datos. 5.4. Importancia de las Unidades Documentales en la Gestión Documental Constituyen el eslabón final del ciclo de vida documental, siendo esenciales para garantizar la trazabilidad de la información. Sirven como base para la prestación de servicios, investigación histórica y administración eficaz. Su adecuada descripción y organización optimizan la recuperación de información y contribuyen a la transparencia y acceso público. Las unidades documentales, tanto simples como compuestas, son la piedra angular de cualquier sistema archivístico, y su correcta gestión es fundamental para mantener la integridad del patrimonio documental. Importancia y regulación 5 A2. Tema 15. La descripción archivística: concepto y normas y recomendaciones nacionales e internacionales. Bibliografía. - La jerarquía de los niveles de descripción asegura la representación adecuada de las relaciones entre los documentos. - Los niveles de descripción no deben confundirse con las divisiones administrativas de las instituciones. - Los reglamentos y normas, como la ISAD(G) y el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos, definen los principios técnicos que guían esta organización. Este sistema garantiza la coherencia en la organización, recuperación y conservación de los documentos, facilitando su uso administrativo, histórico y social. 2. LA DESCRIPCIÓN EN EL REGLAMENTO DEL SISTEMA ARCHIVÍSTICO DE ANDALUCÍA. 2.1. Los instrumentos de descripción. A los efectos del Reglamento del Sistema Archivístico de Andalucía, se entiende por instrumentos de descripción los resultados de la descripción archivística, que permiten la presentación de la información jerarquizada a través de guías, cuadros de clasificación, inventarios y catálogos, así como aquellos otros que permiten la búsqueda aleatoria de la información. Para realizar dichas descripciones archivísticas determina el RSAA dos requisitos: atender a lo dispuesto en la normas internacionales sobre la materia y llevar a cabo esta descripción mediante una planificación que irá de lo general a lo particular, de los instrumentos de descripción más amplio a los más específicos. A efectos de la propiedad intelectual de los instrumentos de descripción se estará a lo dispuesto en la legislación vigente sobre esta materia. En todo caso, en la edición o difusión de los instrumentos de descripción se citará al archivero o la archivera, o a los archiveros o a las archiveras, que hubieran intervenido en su confección. 3. LA NORMALIZACIÓN DE LA DESCRIPCIÓN La normalización en la Archivística, aplicada de forma correcta, es un instrumento muy ventajoso que facilita el trabajo y garantiza calidad. La utilización de normas en el Archivo ayuda a aunar criterios y procedimientos y garantiza el acceso a la información. Es decir, la normalización favorece el tratamiento documental y la interoperabilidad de registros, unifica las tareas repetitivas, mejora la gestión de los procesos documentales y facilita el trabajo en grupo. La normalización persigue fundamentalmente tres objetivos: la simplificación, es decir, reducir el número de modelos y de normas, para quedarse únicamente con los más necesarios; la unificación, que permite los intercambios a nivel internacional; y la especificación, que intenta evitar errores de identificación, creando un lenguaje claro y preciso. Para llevarlo a cabo existen diversos organismos partícipes en la elaboración de normas, tanto a nivel nacional como internacional. Organismos nacionales La UNE (Asociación Española de Normalización) es el organismo español que posee el reconocimiento oficial para emitir normas nacionales, denominadas normas UNE. La base jurídica de UNE viene regulada 6 A2. Tema 15. La descripción archivística: concepto y normas y recomendaciones nacionales e internacionales. Bibliografía. por el Real Decreto 2200/1995, por el que se aprueba el Reglamento de la Infraestructura para la Calidad y Seguridad Industrial. AENOR (Asociación Española de Normalización y Certificación) es la encargada de promover y coordinar los trabajos para la elaboración de las normas españolas UNE. Los trabajos se desarrollan en Comités Técnicos de Normalización (CTN). Los miembros del CTN participan en estas actividades a través de los grupos de trabajo y del SC1 Subcomité de Gestión de Documentos y Aplicaciones. La Subdirección General de los Archivos Estatales (Ministerio de Cultura y Deporte) dirige el Sistema de los Archivos Estatales; coordina las actuaciones con las comunidades autónomas referentes a la conservación y la difusión del patrimonio documental español; y coordina la cooperación archivística internacional. El CIDA (Centro de Información Documental de Archivos) es un órgano español dependiente de la Subdirección General de los Archivos Estatales, fue creado en 1978. Ha realizado una importante labor de normalización terminológica de vocabularios y normalización descriptiva de las tipologías documentales. Su principal objetivo es la difusión del patrimonio documental custodiado en los archivos españoles. Organismos internacionales La ISO (Organización Internacional de Normalización) nació tras la Segunda Guerra Mundial (el 23 de febrero de 1947). Es el organismo encargado de promover el desarrollo de normas internacionales de fabricación, comercio y comunicación para todas las ramas industriales a excepción de la eléctrica y la electrónica. Su función principal es buscar la estandarización de normas de productos y de seguridad para las empresas u organizaciones a nivel internacional. Las normas ISO no contienen reglas específicas o listas de control, los estándares ISO ofrecen la posibilidad de que cada empresa pueda crear su propia estrategia ISO. Está compuesta por una red de organismos nacionales de normalización de 159 países. CEN (Comité Europeo de Normalización) es el equivalente europeo a la ISO y fue fundado en 1961. Es una organización no lucrativa privada cuya misión es fomentar la economía europea en el negocio global, el bienestar de ciudadanos europeos y el medio ambiente proporcionando una infraestructura eficiente a las partes interesadas para el desarrollo, mantenimiento y distribución de especificaciones y sistemas estándares coherentes. El CIA (Consejo Internacional de Archivos) es la organización no gubernamental que promueve la cooperación, la investigación y el desarrollo internacional en todos los campos relacionados con los archivos. Fue creada en 1948. Dentro del CIA destacan el Comité de Normas de Descripción (CDS) y el Comité de Buenas Prácticas y Normas (CBPS). Las normas imprescindibles que un Archivo debe seguir son las siguientes: 1. ISAD(G) 7 A2. Tema 15. La descripción archivística: concepto y normas y recomendaciones nacionales e internacionales. Bibliografía. La ISAD(G) (General International Standard Archival Description) es la Norma Internacional General de Descripción Archivística. Publicada por el Consejo Internacional de Archivos en 1994, pero su versión definitiva no se aprueba hasta el año 2000 durante el XIV Congreso Internacional de Archivos celebrado en Sevilla. Esta norma constituye una guía general para la elaboración de descripciones archivísticas, con independencia del tipo documental o del soporte físico de los documentos de archivo. Su finalidad es la creación de metadatos descriptivos de documentos de archivo a nivel internacional. Sigue un modelo jerárquico de descripción que se desarrolla por niveles. Las reglas de esta norma se estructuran en 7 áreas, contiene 26 elementos e incluye un glosario de términos con sus definiciones. NEDA es la Norma Española de Descripción Archivística. Esta norma es la adaptación de la ISAD(G) al ámbito archivístico español. Surge por iniciativa de la Subdirección General de los Archivos Estatales, con la participación de los Archivos Estatales y de las comunidades autónomas. Engloba todo el ciclo vital de los documentos y al igual que la ISAD(G), la NEDA también consta de 7 áreas. 2. ISAAR (CPF) La ISAAR (CPF) (International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons, and Families) es la Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias. Fue publicada por el Consejo Internacional de Archivos en 1996 y durante el XV Congreso Internacional de Archivos, celebrado en Viena en el año 2004, se presentó la segunda edición. Esta norma tiene dos funciones: por un lado, la de controlar la creación y empleo de los encabezamientos como puntos de acceso; y por otro, la de describir una entidad, persona o familia. 3. ISDIAH La ISDIAH (International Standard For Describing Institutions with Archival Holdings) es la Norma Internacional para describir Instituciones que custodian Fondos de Archivo. El primer borrador de la norma se preparó en Milán en enero de 2006 y fue nuevamente discutido, corregido y desarrollado en Madrid en mayo de 2007. Este borrador se difundió a la comunidad archivística internacional desde julio a noviembre de 2007. El principal objetivo de esta norma es facilitar la descripción de aquellas instituciones cuya función primordial es la conservación de los documentos de archivo y de su difusión al público en general. Además, esta norma ofrece directrices para vincular la información relativa a las instituciones, con la descripción de los documentos que estas custodian y con sus productores. Las mencionadas descripciones deben ser elaboradas conforme a las normas ISAD(G) e ISAAR(CPF). 4. ISDF La ISDF (International Standard for Describing Functions) es la Norma Internacional para la Descripción de Funciones. Fue elaborada por el Comité de Buenas Prácticas y Normas Profesionales en Dresde (Alemania) en mayo de 2007. 8 A2. Tema 15. La descripción archivística: concepto y normas y recomendaciones nacionales e internacionales. Bibliografía. Esta norma sirve de guía para elaborar descripciones de funciones de instituciones vinculadas con la producción y la conservación de documentos. La norma puede utilizarse para describir una función o cualquiera de sus divisiones. 5. Normas DTDs (EAD, EAC y EAG) Estas normas utilizan vocabularios basados en XML. En los lenguajes de marcado, todos los documentos de un mismo tipo poseen una estructura común, por lo que se pueden codificar usando el mismo conjunto de etiquetas o vocabulario. Las etiquetas válidas para los documentos de un mismo tipo reciben el nombre de DTD (Document Type Definition): EAD (Encoded Archival Description) es la Norma de Descripción Archivística Codificada, se usa para la codificación en formato electrónico de descripciones de documentos de archivo. Fue desarrollada en Estados Unidos, su finalidad es proporcionar un formato normalizado para el intercambio de información basado en ISAD(G). EAC (Encoded Archival Context) es la Norma de Contexto Archivístico Codificado, permite la codificación en formato XML de los registros de autoridad, por lo que está relacionada con la ISAAR (CPF). Se inició en el año 2000, pero no está tan desarrollada como la EAD. EAG (Encoded Archival Guide) es la Norma de Guía de Archivo Codificada, es una herramienta para la redacción de guías de archivo en formato electrónico. Surge como una propuesta de la Subdirección General de los Archivos Estatales y está estrechamente vinculada a los proyectos Censo-guía y AER (Archivos Españoles en Red). Su última versión es del año 2012. 6. ISO 15489 La norma ISO 15489, tanto la parte 1 como la parte 2, fue creada por la Organización Internacional de Normalización ISO en Ottawa, en el año 2000. Esta norma es la primera norma ISO elaborada para la gestión integral de los sistemas archivísticos, los archivos y los documentos de archivo. La ISO 15489 sobre gestión de documentos tiene como objetivo homogeneizar las políticas de implementación de sistemas de gestión de documentos, en cualquier soporte y formato, tanto en organizaciones públicas como privadas. Esta norma consta de dos partes, la parte 1 versa sobre las generalidades y la parte 2 sobre las directrices. Ha sido traducida al español por el SC1 Subcomité de Gestión de Documentos y Aplicaciones. 7. MoReq El MoReq (Model Requirements for the Management of Electronic Documents and Records) es el Modelo de Requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo. Es un conjunto de requisitos para la organización de archivos electrónicos, desarrollado en el marco de la Unión Europea. Es un enfoque operacional de la norma de gestión de documentos ISO 15489. Esta norma contribuye a la normalización y al impulso de la gestión de documentos de archivo en el marco de la administración electrónica. Se publicó por primera vez en el año 2001, traduciéndose posteriormente a distintas lenguas oficiales comunitarias. En 2008 se edita una nueva versión MoReq2. En total reúne 390 requisitos y 127 elementos de metadatos que tienen como finalidad garantizar que los documentos electrónicos de archivo producidos por una 9 A2. Tema 15. La descripción archivística: concepto y normas y recomendaciones nacionales e internacionales. Bibliografía. organización se gestionen de forma adecuada de cara a su conservación y su disponibilidad a largo plazo. Actualmente existe la MoReq2010 publicada en el año 2011. 8. ISO 30300 e ISO 30301 La ISO 30300 Información y documentación. Sistemas de gestión de registros. Fundamentos y vocabulario y la ISO 30301 Información y documentación. Sistemas de gestión para los documentos. Requisitos se publicaron a finales del año 2011. Son integrantes de la serie de normas ISO 30300 Sistemas de gestión para los documentos. La norma ISO 30300 tiene como propósito describir los principios del sistema de gestión y definir los términos relacionados. Esta norma ha sido revisada por ISO 30300: 2020. Por su parte, la norma ISO 30301 establece los requisitos de un sistema de gestión para los documentos y el modo en que las organizaciones puedan desarrollar una política de gestión documental. Los requisitos contemplan desde el diseño de procesos y aplicaciones, hasta el control, medición y evaluación de resultados dentro de una gestión acorde con el ciclo de mejora continua. Esta norma ha sido revisada por ISO 30301: 2019. 9. ISO 19005 La norma ISO 19005 de Gestión de documentos. Formato de archivo de documento electrónico para preservación a largo plazo tiene el objetivo principal de definir un formato de archivo basado en PDF, conocido como PDF/A, que proporciona un mecanismo para representar documentos electrónicos de forma que se conserven a largo plazo, independientemente de las herramientas y sistemas utilizados para crear o almacenar los archivos. En la actualidad, hay 3 partes en la familia de esta norma: ISO 19005-1 (PDF/A-1), ISO 19005-2 (PDF/A-2) y ISO 19005-3 (PDF/A-3). 10. ISO 14721 La norma ISO 14721 Sistemas de transferencia de información y datos espaciales. Sistema de información de archivo abierto. Modelo de referencia especifica un modelo de referencia para un sistema de información de archivo abierto OAIS (Open Archival Information System). El objetivo de esta norma es establecer un sistema para archivar información, tanto digitalizada como física, con un esquema organizacional compuesto por personas que acepten la responsabilidad de preservar la información y ponerla a disposición de una comunidad designada. 11. ISO 11799 La norma ISO 11799 Información y documentación: requisitos de almacenamiento de documentos para materiales de archivo y biblioteca especifica las características de los repositorios utilizados para el almacenamiento a largo plazo de materiales de archivo y biblioteca. Cubre la ubicación, la construcción y la renovación del edificio, así como la instalación y el equipo que se utilizará tanto dentro como alrededor del edificio. Se aplica a todos los materiales de archivos y bibliotecas almacenados en repositorios, donde los medios mixtos se pueden almacenar junto con materiales en papel. 12. ISO 25964 La norma ISO 25964 Información y documentación. Tesauros e interoperabilidad con otros vocabularios surge como revisión de las normas ISO 2788 y 5964 (dedicadas respectivamente a los tesauros monolingües 10 A2. Tema 15. La descripción archivística: concepto y normas y recomendaciones nacionales e internacionales. Bibliografía. y multilingües), que después de 25 años ya no responden a las prácticas actuales de procesos de indización y recuperación de la información, ni cubren la demanda de aplicaciones de red que quieren utilizar recursos heterogéneos. Por tanto, por una parte estamos hablando de un cambio por obsolescencia del formato (del papel a soporte electrónico), y por otro lado, de un cambio de funcionalidad. Esta norma tiene 2 partes: la ISO 25964-1: 2011 y la ISO 25964-2: 2013. 13. ISO 23081-2 “Información y documentación. Procesos de gestión de documentos. Metadatos para la gestión de documentos. Parte 2: Elementos conceptuales y de implementación”. 14. ISO/TR 21965 “Información y documentación. Gestión de documentos en la arquitectura empresarial”. 15. ISO/TS 16175-2 “Información y documentación. Procesos y requisitos funcionales para software para la gestión de documentos. Parte 2: Guía para la selección, diseño, implementación y mantenimiento de software para la gestión de documentos” 16. ISO/TR 18492:2008 Conservación a largo plazo de la información basada en documentos. 17. ISO 23081-1:2008 Información y documentación. Procesos de gestión de documentos. Metadatos para la gestión de documentos. Parte 1: Principios. 18. ISO/TR 26122:2008 Requisitos de accesibilidad para contenidos en la Web Las prácticas relativas a la gestión de documentos que aseguren la existencia de información fiable y sirvan como evidencia de las actividades que se realizan en todo tipo de organizaciones. Esto incluye el establecimiento de una infraestructura de gestión que asegure el control sistemático y eficiente de los procesos de creación, registro, clasificación, acceso, conservación y disposición de documentos en todos los formatos. También incluye las especificaciones para las soluciones técnicas que deben existir para la gestión de los documentos electrónicos incluyendo la captura, indización, almacenamiento, recuperación, distribución y comunicación, presentación, migración, intercambio, conservación y eliminación. 19. UNE 139803:2012 La norma EN 301 549:2018 versión 2.1.2 especifica los requisitos funcionales de accesibilidad aplicables a los productos y servicios que incluyan TIC (sitios web, software, apps nativas, documentos, hardware, etc). Además de describir los procedimientos de prueba y la metodología de evaluación a seguir para cada requisito de accesibilidad. 4. LAS NORMAS INTERNACIONALES DE DESCRIPCIÓN 11 A2. Tema 15. La descripción archivística: concepto y normas y recomendaciones nacionales e internacionales. Bibliografía. Como hemos comprobado, los instrumentos de descripción documental que elaboramos en las décadas finales del siglo XX estaban estrechamente relacionados con los niveles de descripción. Pero, a partir de 1995, el esfuerzo normativo del Consejo Internacional de Archivos y sus desarrollos nacionales, junto con la implantación de la gestión documental electrónica, ha supuesto un nuevo modelo, denominado por la CNEDA como sistema de descripción archivística, que contempla todas las entidades, sus funciones y relaciones. Como bien ha escrito Javier Barbadillo, con el desarrollo de las normas de descripción y el avance en la informatización del trabajo descriptivo, "desde principios de los noventa, se ha reconocido que la función de descripción puede ser considerada independientemente de los instrumentos de descricpción". Implica, en consecuencia, la distinción entre el sistema de descripción de un archivo, que registra los datos basándonos en la Norma, y el sistema de acceso, que comunica y difunde esa información a través de determinados instrumentos. De entre las cuatro normas aprobadas por el CIA, la más relevante a nuestro propósito es la ISAD(G), considerada como la más importante de todas ellas. Antonia Heredia ha afirmado que el texto de esta norma dará carta de naturaleza a la unidad documental, a la unidad de descripción y a la descripción multinivel. Indicamos ya que las unidades de descripción se limitan en la ISAD(G) a las categorías documentales relacionadas con el fondo, aunque también abarca las colecciones. Detengámonos ahora, siquiera brevemente, en su génesis y contenido. El Coloquio Internacional de Archivística, celebrado en San Sebastián en 1990, había permitido conocer de primera mano los avances desarrollados en la normalización descriptiva en Canadá y en otros países. Pero el proceso se había iniciado en la década anterior. En Estados Unidos, en 1983, Steven L. Hensen, había editado su Archives, personal papers, and manuscripts... (MARC AMC). Tres años después,en Gran Bretaña se había publicado la obra A manual of archival description (MAD) de Michael Cook, y en 1990 apareció en Canadá la titulada Rules of archival description (RAD), fruto de la colaboración entre la Asociación de Archiveros de Canadá y la de Archiveros de Quebec. Es obvio que existía esta necesidad en la comunidad archivística internacional a la que quiso dar respuesta el Consejo Internacional de Archivos. 4.1. ISAD(G): Norma internacional general de descripción archivística (1995, 2000) Esta institución, ya en 1989, había nombrado una Comisión de entre sus miembros para el establecimiento de unas normas internacionales de descripción archivística. Un subgrupo de esa Comisión, entre los que estaba Michael Cook, preparó un primer borrador, que sería aprobado en enero de 1992, en una reunión celebrada en Madrid (por eso ese texto se conoce como "Borrador de Madrid de la ISAD(G)") que sería publicado ese mismo año como Declaración de principios sobre la descripción archivística.., Ese documento, tras circular para su revisión entre profesionales de diferentes países, fue aprobado por esa Comisión en una nueva reunión celebrada en Estocolmo en 1993'89 y, definitivamente, por el CIA en 1994. Esta edición fue impresa en castellano, en 1995, con el título ISAD(G): Norma Internacional General de Descripción Archivística. Las obras de referencia utilizadas para la elaboración de la ISAD(G) son los manuales anteriormente citados. La influencia del ámbito bibliotecario es evidente en su terminología, especialmente en la denominación de las áreas y de los elementos de descripción. Ahora bien, sin lugar a dudas, su presentación significó un gran paso hacia la normalización en la descripción de documentos, pues se pretendía que fuera aplicable "sin tener en cuenta la naturaleza o volumen de la unidad de 12 A2. Tema 15. La descripción archivística: concepto y normas y recomendaciones nacionales e internacionales. Bibliografía. descripción". Con la Norma se estableció lo que se ha denominado como descripción multinivel basada en cuatro reglas fundamentales: 1) Descripción de lo general a lo específico; 2) Información pertinente según cada nivel de descripción, 3) Interconexión de las descripciones, es decir se debe relacionar cada descripción con la unidad de descripción inmediatamente superior; y 4) No repetición de la información, si ya se ha aportado en niveles superiores. Antonia Heredia ha indicado que la Norma ISAD(G) supuso la aceptación en nuestra profesión de los siguientes principios fundamentales: 1) Planificación de lo general a lo particular; 2) Aceptación del principio de procedencia; 3) Uso de los elementos de descripción coincidentes con los denominados caracteres internos y externos de los documentos; 4) Acotación de las agrupaciones documentales; y 5) La descripción precisa previamente de la clasificación. La Norma contemplaba veintiséis elementos de descripción articulados en torno a seis grandes áreas (Identificación, Contexto, Contenido y estructura, Acceso y utilización, Documentación asociada, y Notas). De ellos solo cinco debían recogerse obligatoriamente en la descripción de documentos y de sus agrupaciones: a) Código de referencia; b) Título; c) Fechas extremas; d) Volumen de la unidad de descripción, y e) Nivel de descripción. A los que se debía añadir un sexto, el de Productor, si el nombre de este no estaba incluido en el de Titulo. Es decir, esos elementos se recogerían siempre con independencia del nivel de descripción, que en esa primera versión española de la ISAD(G) eran cuatro: Fondo, Sección de Fondo, Serie y Unidad documental, al menos si utilizamos como fuente el glosario incluido en la Norma. El concepto de unidad de descripción se refería exclusivamente al documento y a cualquiera de sus agrupaciones documentales naturales, que se correspondían con los niveles de descripción mencionados. Esta primera versión española de la ISAD(G) incluyó interesantes notas de los traductores (para intentar acomodar su texto a nuestra tradición archivística) que aportaron, además, ejemplos cercanos de su aplicación. Pero no abordaron la publicación de descripciones completas de los seis elementos obligatorios aplicados a un fondo, a una serie o a una unidad documental concreta. Posiblemente, por ser una traducción, se limitaron a incluir ejemplos españoles de cómo se debían reflejar los distintos elementos obligatorios sin tener en cuenta el nivel de descripción. Es decir, no especificaron las diferencias del código de referencia, pongamos por caso, cuando se describía un fondo, una serie o una unidad documental. Solo lo hicieron en el elemento "Título". Ejemplos de descripción del elemento "Título". ISAD(G): Norma Internacional General de Descripción Archivística, 1995, p. 22. Sanatorio Marítimo Nacional de Oza (título a nivel de fondo) Secretaría (título a nivel de sección de fondo) Expedientes de justificación de gastos (título a nivel de serie) Expediente de justificación de los gastos corrientes del mes de enero, correspondiente al período presupuestario de 1961 (título a nivel de unidad documental compuesta) Archivo Municipal de Monzón (título a nivel de fondo) Obras y urbanismo (título a nivel de sección de fondo) Obras municipales (título a nivel de serie) Expediente de limpieza y del río Ucieza (título a nivel de unidad documental compuesta) 13 A2. Tema 15. La descripción archivística: concepto y normas y recomendaciones nacionales e internacionales. Bibliografía. Esta primera versión de la ISAD(G) encauzamiento tendrá muy poco recorrido dado que el Consejo Internacional de Archivos dio un plazo de cinco años a su Comisión para la redacción de un texto definitivo. De ahí que este fuera aprobado en 1999 al tema específico de “Normalizar la descripción archivística" con interesantes textos sobre la 1SAD(G). También se difundieron algunas publicaciones con aplicaciones prácticas. Los redactores de la Norma eran conscientes de sus limitaciones y en su Introducción aclararon que se deberían "formular otras reglas específicas para regular la descripción de clases de documentos especiales (tales como documentos cartográficos, películas o ficheros electrónicos, privilegios, escrituras notariales, títulos de propiedad). No se entiende bien esa condición de documento especial al menos en los tres últimos casos y, lo cierto, es que en el texto definitivo de la Norma (1999) ya solo se mencionará esa circunstancia para los "sellos, registros sonoros o mapas". Su aplicación no pareció sencilla toda vez que en ese periodo de prueba se realizaron y publicaron instrumentos híbridos. Es decir, en una misma obra se utilizó la descripción normalizada para el fondo o colección, y la tradicional para los niveles inferiores. Podemos citar como ejemplo el libro Sanatorio Marítimo de Oza: instrumentos descriptivos, aparecido en 1996, que recoge la descripción del fondo siguiendo la Norma ISAD(G), acompañada del inventario tradicional y de la descripción, también tradicional, de la serie de expedientes de obras, junto con distintos índices. Y lo mismo ocurrirá en otras publicaciones editadas por entonces del Arquivo do Reino de Galicia o del Archivo General de Andalucía. El Archivo Municipal de A Coruña utilizó el mismo criterio en las publicaciones de sus colecciones de postales y de carteles taurinos, aparecidas en 1998. El contenido de esta primera edición suscitó interesantes debates profesionales. Las escasas publicaciones que intentaron su aplicación mostraban diferencias notables. Amoldar la descripción tradicional realizada en España y concretada en los instrumentos ya estudiados no parecía sencillo. Pero el proceso era necesario e imparable. El texto definitivo (2ª edición) de la Norma ISAD(G) sería adoptado por el Comité de Normas de Descripción del CIA en la reunión celebrada en Estocolmo, en septiembre de 1999. La versión en castellano sería publicada por e! Ministerio de Cultura y difundida especialmente durante el XIV Congreso Internacional de Archivos que tuvo lugar en Sevilla justo un año después. La asistencia masiva de archiveros españoles a ese evento, que reunió a unos 2000 profesionales de todo el mundo, facilitó su difusión. Ya no era un texto preliminar susceptible de modificaciones. Ahora se presentaba como norma internacional, amparada por el Consejo Internacional de Archivos, aunque en el primer párrafo de su introducción se indicara que debía "utilizarse juntamente con las normas nacionales existentes o como base para el desarrollo de normas nacionales". Era una propuesta de mínimos, básica, susceptible de diferentes interpretaciones, algo que se pondría de manifiesto muy pronto en esos desarrollos. Además, venía acompañada, como uno de sus apéndices, de ejemplos de descripciones de fondos, series y unidades documentales, así como de subseries y colecciones, redactadas por archiveros de Canadá, Estados Unidos, Australia, Francia, Italia, Brasil y España. La Norma ISAD(G), publicada en 2000, con respecto a la edición anterior, incluía un nuevo Área, la 7, dedicada al Control de la descripción y formada por tres elementos (Nota del archivero, Regla o Norma seguida, y Fecha de la Descripción). Y eliminaba tres elementos presentes en otras áreas, por lo que su número definitivo siguió siendo el de veintiséis. Cada uno de ellos aparecía en la publicación incluyendo párrafos dedicados a objetivo, reglas y ejemplos. 14 A2. Tema 15. La descripción archivística: concepto y normas y recomendaciones nacionales e internacionales. Bibliografía. Nos interesa además resaltar que la Norma, indica expresamente que "no define los formatos de edición ni el modo de presentación de estos elementos, por ejemplo, en los inventarios, catálogos, listas, etc.". O sea, la información que publiquemos en un inventario o en un catálogo y su estructura es una decisión del archivero no de la Norma. Es obvio que los archiveros españoles, que tradicionalmente se habían servido de las guías, inventarios y catálogos para facilitar el acceso a sus documentos, tenían que adecuar sus técnicas descriptivas, para incorporar datos en su sistema de descripción, a los imperativos de la Norma si querían apuntarse al carro de la descripción normalizada multinivel. Ahora tenían que describir de lo general a lo particular, priorizando los niveles superiores sobre los inferiores (del fondo a la unidad documental). Y para ello era imprescindible disponer del cuadro de clasificación del fondo que reflejaría esa jerarquía, resultado de !os trabajos de identificación e historia institucional. Los niveles de descripción aparecen ahora claramente reflejados en ella, algo que no ocurría con la versión ministerial de 1995. Esta 2' edición de la ISAD(G) sanciona la existencia de Fondo, Subfondo, Serie, Subserie, Unidad documental compuesta y Unidad documental simple, como ya hacía la 1 a edición en inglés aprobada en 1994. De los instrumentos tradicionales redactados en España el que tiene peor encaje en la Norma es el inventario, si tenemos en cuenta los elementos que utilizábamos en su descripción (Signatura de cada unidad de instalación, Entrada descriptiva, Fechas extremas y Dígitos del cuadro de clasificación). Pero este parece imprescindible si queremos realizar adecuadamente la descripción de un fondo. Es más, ya por entonces hubo propuestas de incluir un nuevo nivel de descripción denominado "unidad de localización", por debajo de serie, al igual que la unidad documental, pero sin que existiera relación jerárquica entre ellos, algo que sería asumido en el Manual de Descripción Multinivel (2000) de los archiveros de Castilla y León. Lo mismo harían los archiveros catalanes redactores de la NODAC, denominándola como "unidad de instalación". La NOGADA gallega utilizaría la "fracción de serie" con este mismo fin, mientras que en la NEDA las fracciones de serie y de subserie tienen dobles funciones. Pero de todo ello hablaremos más adelante. La descripción de las series documentales realizada siguiendo la ISAD(G) se asemeja a la que se incluía en las guías de fondo pues se ofrece una única entrada por serie, con sus fechas extremas y su volumen total, presuponiendo que los dígitos de clasificación figuren contemplados en el código de referencia. O al menos así se recoge en el ejemplo aportado en la versión española del año 2000, redactado por facultativos del Estado Ejemplo de descripción de una serie documental. ISAD(G): Norma Internacional General de Descripción Archivística, 2000, pp. 121-122 3.1.1. Código( s) de ES AGS, Consejo Real de España e Indias, 5-8 referencia 3.1.2. Título Expedientes 3.1.3. Fecha(s) 1834-1836 3.1.4. Nivel de descripción Serie 3.1.5. Volumen y soporte 4 legajos 3.3.1. Alcance y contenido Los expedientes que pasan a consulta de la Sección de Hacienda contienen dos tipos de infomación. En primer lugar información tanto de actividades económicas (...) como sobre política hacendística, fiscal y comercial (...). 15 A2. Tema 15. La descripción archivística: concepto y normas y recomendaciones nacionales e internacionales. Bibliografía. 3.3.4. Organización Orden cronológico por años Y en la descripción de una unidad documental, aportada en esa misma obra, se ofrece menos información de la que solía publicarse en los catálogos de documentos publicados por entonces. En el elemento "Fechas" parecen seguir la versión impresa de 1995 y no la del 2000. El Código de referencia es muy incompleto (similar en su contenido al ejemplo de descripción de Serie). No aparece el nombre del Productor, salvo que lo tomemos del elemento 1.1. Pero la propuesta no deja de ser un ejemplo, sin más pretensiones. Veámoslo. Ejemplo de descripción de una unidad documental compuesta. ISAD(G): Norma Internacional General de Descripción Archivística, 2000, p. 123. 3.1.1. Código( s) de ES AGS, Consejo Real de España e Indias, 6/25 referencia 3.1.2. Título Expediente sobre indemnización por el valor de un bergantín con su cargamento de esclavos, apresado por dos embarcaciones de guerra inglesas. 3.1.3. Fecha(s) 27.11.1834-27.8.1835 3.1.4. Nivel de descripción Unidad documental compuesta 3.1.5. Volumen y soporte 40 hojas tamaño cuarta (ca.). 3.3.1. Alcance y contenido Indemnización a la Condesa viuda de Santa María de Loreto, como albacea de Francisco Peñalver y Cárdenas, su esposo, y a D. José Joaquín Carrera, vecinos y del comercio de La Habana (Cuba), por importe de (...) Contiene: - Cuaderno de Extractos. Oficios del Secretario General y del de la Sección de Hacienda disponiendo el pase del expediente y de los informes a las Secciones de Hacienda, Estado e Indias. Dictámenes de las Secciones de Hacienda, Estado e Indias. Dictamen conjunto de las tres Secciones. Hay autores que por entonces intentaron distinguir entre la acción de describir, que supone añadir registros en todos los niveles al sistema de descripción utilizado, con arreglo a lo establecido en la ISAD(G), y la de elaborar los instrumentos de descripción, que suponía decidir qué parte del total de la información se publicaría en papel o en otro medio, qué criterios se utilizarían para ello y cómo se presentaría. Y los había que entendían que los instrumentos de descripción resultantes de aplicar la Norma adoptarían la forma de una base de datos, debido al 16 A2. Tema 15. La descripción archivística: concepto y normas y recomendaciones nacionales e internacionales. Bibliografía. uso cada vez más frecuente de las tecnologías de la información. ¿Los campos de esa base serían los elementos de descripción de la ISAD(G) sin cambios? Elaborar un inventario no resulta nada sencillo con la información recogida en nuestro sistema de descripción siguiendo la ISAD(G) y para cumplimentar un catálogo debemos manejar datos que figuran en distintos elementos y esto puede complicarse si las unidades documentales seleccionadas se conservan en distintos fondos, algo habitual en los catálogos temáticos. En todo caso, lo lógico es incluir en estos instrumentos la descripción del fondo (o fondos) al que pertenecen, con arreglo a lo establecido en la 1SAD(G), al menos sus elementos obligatorios. Nos interesa ahora recordar que en la Norma ISAD(G) se incluye un elemento, el 4.5, "Instrumentos de descripción", incluido en el Área de Condiciones de acceso y uso, definido como "Término genérico que sirve para denominar cualquier descripción o instrumento de referencia realizado o recibido por un servicio de archivos en el desarrollo del control administrativo e intelectual de los documentos". Su finalidad es "Informar sobre cualquier instrumento de descripción que se encuentre en poder del archivo o del productor y que proporcione información relativa al contexto y contenido de la unidad de descripción". Es decir, la ISAD(G) contempla los "instrumentos de descripción", entendidos como los ya elaborados, manuscritos o impresos, en los que se ofrece información sobre el documento y sus agrupaciones. Y así se definen en su glosario. La Norma no pretendió, pues, normalizar las denominaciones de los instrumentos resultantes obtenidos de las descripciones efectuadas aplicando su contenido. Cada país seguirá utilizando las propias. Por lo que el debate en España seguirá abierto. El objetivo fundamental de la ISAD(G) era posibilitar el intercambio internacional de información archivística. Para la presentación de las descripciones archivísticas en Internet se elaboraron unas Normas, las EAD- Encoded Archival Description (Descripción Archivística Codificada), cuya primera versión se presentó en 1998 y la segunda en 2002. Con ellas se pretende crear estructuras de datos (las descripciones) que fueran libremente intercambiables entre plataformas y aplicaciones informáticas. Para garantizarlo utiliza las reglas sintácticas SGML y XML. Estamos ante un formato de comunicación que permite a los archivos distribuir electrónicamente sus instrumentos de descripción, pero escasamente utilizado. 4.2. ISAAR (CPF): Norma internacional sobre los registros de autoridad de archivos relativos a instituciones, personas y familias (1996, 2004) La ISAD(G) vino acompañada de otras tres dentro del proyecto de normalización de la descripción promovido por el CIA. Esta institución había aprobado en 1996, como complementaria de la ISAD(G), la primera edición de la Norma ISAAR (CPF) International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families, que debía servir de guía para elaborar registros para el control de autoridades (instituciones, familias y personas) relacionadas con los documentos. Era la adaptación a los archivos de los "sistemas de autoridad vinculados" utilizados en las bibliotecas. Es decir, ofrecía reglas para normalizar los nombres de los productores de documentos y para otros elementos del Área de Contexto. Recordemos que el elemento Productor es considerado como uno de los seis obligatorios en la descripción documental normalizada siguiendo la ISAD(G). La segunda edición y definitiva de la Norma ISAAR (CPF) se aprobaría ya en 2004, siendo presentada en el Congreso del CIA celebrado en Viena ese mismo año. 17 A2. Tema 15. La descripción archivística: concepto y normas y recomendaciones nacionales e internacionales. Bibliografía. Esta Norma suponía la ampliación de los sujetos de la descripción al abar car no solo los documentos y sus agrupaciones como hacia la ISAD(G), sino también a los denominados "agentes" (instituciones, familias, personas) cuyos nombres pretende normalizar. Este concepto de agente abarca tanto al productor como al autor, al destinatario, etc. Y para facilitar el intercambio codificado se elaboró la EAC-CPF Encoded Archival Context-Corporate Bodies, Persons and Families, norma de codificación para etiquetar los nombres de agentes (instituciones, familias o personas), que constituye el desarrollo de un estándar de comunicación para el intercambio de descripciones de agentes en el que se regula de manera detallada la estructura y codificación XML de estas representaciones. En la ISAAR(CPF) los elementos de la descripción de un registro de autoridad de archivos están organizados en cuatro áreas de información: Área de identificación (con seis elementos), Área de Descripción (con ocho), Área de relaciones (con cuatro) y Área de control (con nueve). Entre ellas se distribuyen, pues, un total de 27 elementos, de los que se consideran obligatorios el Tipo de entidad (elemento 5.1.1), la Forma autorizada del nombre (elemento 5.1.2), las Fechas de existencia (elemento 52.1) y el Identificador del registro de autoridad (elemento 5.4.1). La mayoría de los elementos de descripción que figuran en un registro de autoridad, según la norma ISAAR(CPF), pueden ser utilizados como puntos de acceso a la descripción.32' 4.3. ISDF: Norma internacional de descripción de funciones (2007) A los agentes se unieron después las funciones, cuyo estudio es fundamental para la clasificación documental. Estas serán objeto de atención de la ISDF, Norma internacional de descripción de funciones, publicada en 2007. Con ella se pretende uniformar la descripción de las funciones y sus divisiones (subfunciones, procesos, actividades, tareas o acciones), normalizando sus denominaciones, de instituciones vinculadas con la producción y conservación de documentos. Los elementos de descripción de una función, según la ISDF, se estructuran en cuatro áreas de información: Área de identificación (con cinco elementos), Área de contexto (con cuatro). Área de relaciones (con cinco) y Área de control (con nueve). De esos 23 elementos solo se consideran esenciales, del Área de identificación, el Tipo (elemento 5.1.1) y la Forma(s) autorizada(s) del nombre (elemento 5.1.2) y, del Área de control, el Identificador de la descripción de función (elemento 5.4.1). Como es común a las normas de descripción del CIA, de cada elemento se recoge su nombre, una exposición del objetivo de ese elemento de descripción, una exposición de la(s) regla(s) aplicable(s) y ejemplos que ilustran su aplicación. 4.4. ISDIAH: Norma internacional para describir instituciones que custodian fondos de archivo (2008) Más interés si cabe tiene la ISDIAH, International Standard for Describing Institutions vvith Archival Holdings, (Norma internacional para describir instituciones que conservan fondos de archivo), destinada a uniformar la descripción de los Archivos y de otras instituciones que conserven documentos de archivo de otros productores y cuya primera versión fue aprobada en el Congreso Internacional de Archivos celebrado en Kuala Lumpur en 2008326. Su principal objetivo es facilitar la descripción de aquellas instituciones cuya función primordial es la conservación de los documentos de archivo y su difusión pública. Además, ofrece directrices para vincular la información relativa a las instituciones con la descripción de los documentos que éstas custodian y con sus productores, elaboradas conforme a las normas ISAD(G) e ISAAR(CPF). 18 A2. Tema 15. La descripción archivística: concepto y normas y recomendaciones nacionales e internacionales. Bibliografía. La ISDIAH es esencial para normalizar la descripción de los Archivos en el mundo dado el respaldo del CIA. Hasta su aprobación se habían venido elaborando guías de archivos que en España tenían una extensión, una estructura y unos contenidos muy variados. Desarrollar la descripción de un Archivo cumplimentando los 31 elementos, distribuidos en 6 áreas, de la ISDIAH es un gran paso en la normalización descriptiva. De todos esos elementos solo consideran obligatorios el Identificador (elemento 5.1.1), la Forma autorizada del nombre (elemento 5.1.2) y la Localización y dirección (elemento 5.2.1). La importancia del primero queda manifiesta cuando se recomienda que cada país debe establecer y mantener un único identificador para cada institución archivística327, algo que para España parece una quimera como veremos más adelante. Los elementos de la descripción para las instituciones que conservan recursos archivísticos están organizados en la ISDIAH en seis áreas de información: 1. Área de identificación, que incluye la información que identifica unívocamente a la institución detentora de los fondos de archivo que se está describiendo y que define un punto de acceso normalizado; 2. Área de contacto, que proporciona información sobre cómo contactar con la institución detentora de los fondos de archivo que se está describiendo; 3. Área de descripción, que incluye la información pertinente sobre la historia de la institución detentora de los fondos de archivo que se está describiendo, su estructura y política de ingresos, etc.; 4. Área de acceso, que consigna los datos correspondientes sobre el acceso a la institución detentora de los fondos de archivo que se está describiendo: horario de apertura al público, acceso libre o restringido, etc.; 5. Área de servicios, que incluye la información necesaria relativa a los servicios técnicos que la institución detentora de los fondos de archivo ofrece; y 6. Área de control, que identifica de forma unívoca la descripción de la institución detentora de los fondos de archivo e incluye la información necesaria sobre cómo, cuándo y por quién se creó y actualizó la descripción. No olvidemos que en esta Norma se especifican las reglas para la entrada de datos en la descripción de una institución que detenta fondos de archivo, pero no establece los formatos de edición o de presentación de esa información, para los cuales hay infinita variedad de posibles propuestas, todas correctas. Es más, en ella se aclara que, para el intercambio automatizado de información sobre estas instituciones, a través de redes informáticas, se requiere la adopción de un formato común de comunicación y/o intercambio de datos que lo haga posible. 4.5. El Consejo Internacional de Archivos y su Modelo Conceptual RIC-CM Estas cuatro normas de descripción auspiciadas por el CIA fueron el punto de partida para la elaboración de modelos conceptuales de descripción que han pretendido su integración. El propio Consejo Internacional creó a finales de 2012 un Grupo de Expertos de Descripción Archivística (EGAD) con la finalidad de desarrollar un modelo conceptual que reflejase un concenso profesional internacional. El objetivo del EGAD, por consiguiente era elaborar un modelo conceptual para la descripción archivística que abordará las deficiencias de las normas del CIA existentes y proporcionará orientación para el desarrollo de los nuevos sistemas de descripción archivística. Su principal resultado fue la publicación en fase de borrador, en el año 2016, de un Modelo Conceptual de Descripción Archivística Internacional, conocido corno RiC-CM, cuya consulta pública terminó el 31 de enero de 2017. El proceso normalizador promovido por el CIA hay que ponerlo en relación con otros esfuerzos realizados por otras instituciones con una clara relevancia archivística. No está de menos recordar que a la vez que se trabajaba sobre las Normas ISAD(G) e ISAAR (CPF) en los últimos años del siglo XX se elaboraba el borrador de la norma OAIS (Open Archival Information System), cuya primera versión 19 A2. Tema 15. La descripción archivística: concepto y normas y recomendaciones nacionales e internacionales. Bibliografía. como Norma ISO 14721 apareció en 2002 y la segunda en 2012. Estamos ante un modelo conceptual de referencia para la preservación de la información a largo plazo en soporte digital. El objetivo de RiC es conciliar e integrar las cuatro normas ya existentes: Norma Internacional General de Descripción Archivística (ISAD(G)); Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias (ISAAR(CPF)); Norma internacional para la descripción de funciones (ISDF); y la Norma internacional para describir instituciones que custodian fondos de archivo (ISDIAH). Fechas clave Septiembre de 2016: Publicación y convocatoria a comentarios del "Records in Contexts - Conceptual Model (V.0.1)". Disponible en el pie de página bajo el título "Records in Contexts Conceptual Model Version 0.1". Diciembre de 2019: Presentación preliminar de Records in Contexts - Conceptual Model (V.0.2) y publicación simultánea de la "Records in Contexts - Ontology v0.1 (RiC-O 0.1)." Disponible en el pie de página bajo el título "Preview - Records in Contexts Conceptual Model Version 0.2". Esta versión preliminar no incluye aún la introducción conceptual al modelo, los diagramas o los apéndices. Julio de 2021: Publicación de la versión completa 0.2 de Records in Contexts - Conceptual Model (RiC-CM 0.2). Esta versión reemplaza a la versión anterior. Es para uso con Records in Contexts Ontology v0.2 (RiC-O 0.2) que se lanzó en febrero de 2021. Es disponible en el pie de página bajo el título "Records in Contexts Conceptual Model 0.2 (RiC-CM 0.2)". La versión 1.0 de RiC-FAD, RiC-CM y RiC-O, que se lanzó a finales de 2023, marca la primera versión estable y completa de las tres primeras partes de RiC y, por lo tanto, un hito importante en el desarrollo del estándar. EGAD está trabajando ahora en la creación de la cuarta y última parte de RiC: Directrices de aplicación (RiC- AG). La Norma “Records in Contexts (RiC)”, “Records in Contexts: Fundamentos de la Descripción Archivística incluye: RiC-FAD : es una breve introducción a los principios y a la finalidad de la Descripción Archivística RIC-CM: Un modelo conceptual. RIC-O: Una ontología. RiC-FAD: se publicó inicialmente en 2016 como parte de la versión 0.1 de RiC-CM, pasando más tarde a ser un documento revisado y separado con la denominación de “Introducción a la Descripción Archivística, versión 0.2”. En 2023, fue revisado de nuevo, pasando a llamarse “Fundamentos de la Descripción Archivística, versión 1.0”. RiC-FAD puede descargarse desde https://www.ica.org/app/uploads/2023/12/RiC-FAD-1.0.pdf o https://github.com/ICA-EGAD/RiC-FAD/tree/main/current-version. 20 A2. Tema 15. La descripción archivística: concepto y normas y recomendaciones nacionales e internacionales. Bibliografía. RiC-CM: El Modelo Conceptual de Registros en Contextos (RiC-CM) es un modelo conceptual de alto nivel que se centra en identificar y describir intelectualmente los recursos de registro, los agentes que los crearon, utilizaron o están documentados en ellos, y aquellas actividades, perseguidas por los agentes, que los recursos de registro facilitan y documentan. RiC-CM concilia, integra, desarrolla y reemplaza las cuatro normas existentes: Descripción Archivística Internacional Normalizada General (ISAD(G)); Registros de la Autoridad Archivística Internacional Normalizada – Personas Jurídicas, Personas y Familias (ISAAR(CPF)); Descripción Internacional Normalizada de Funciones (ISDF); y la Norma Internacional para la Descripción de Instituciones con Fondos Archivísticos (ISDIAH). RiC-O. Records in Contexts-Ontology (RiC-O) es una ontología OWL para describir los recursos de registros de archivo y sus entidades contextuales. Es la tercera parte del estándar Records in Contexts, RiC-O es una representación formal de RiC-CM. RiC-O proporciona un vocabulario genérico y reglas formales para crear conjuntos de datos RDF (o generarlos a partir de metadatos de archivo existentes) que describen de manera coherente cualquier tipo de recurso de registro de archivo y sus entidades contextuales. Por lo tanto, es un modelo de referencia para publicar conjuntos de metadatos archivísticos como Datos Vinculados, consultarlos mediante SPARQL y realizar inferencias utilizando la lógica de la ontología. El Marco de Descripción de Recursos (del inglés Resource Description Framework, RDF) es una familia de especificaciones de la World Wide Web Consortium (W3C) originalmente diseñado como un modelo de datos para metadatos. Ha llegado a ser usado como un método general para la descripción conceptual o modelado de la información que se implementa en los recursos web, utilizando una variedad de notaciones de sintaxis y formatos de serialización de datos. El modelo de datos RDF es similar a los enfoques de modelado conceptual clásicos como entidad-relación o diagramas de clases, ya que se basa en la idea de hacer declaraciones sobre los recursos (en particular, recursos web) en forma de expresiones sujeto-predicado-objeto. El origen de RDF se debe a Ramanathan V. Guha cuando trabajaba en Apple Computer en su forma inicial conocida como MCF, más tarde continuada durante su etapa en Netscape Communications Corporation. Este modelo se basa en la idea de convertir las declaraciones de los recursos en expresiones con la forma sujeto-predicado-objeto (conocidas en términos RDF como tripletes): El sujeto es el recurso, es decir aquello que se está describiendo. El predicado es la propiedad o relación que se desea establecer acerca del recurso. Por último, el objeto es el valor de la propiedad o el otro recurso con el que se establece la relación. La combinación de RDF con otras herramientas como RDF Schema y OWL permite añadir significado a las páginas, y es una de las tecnologías esenciales de la Web semántica. SPARQL es un acrónimo recursivo del inglés SPARQL Protocol and RDF Query Language. Se trata de un lenguaje estandarizado para la consulta de grafos RDF, normalizado por el RDF Data Access Working Group (DAWG) del World Wide Web Consortium (W3C). Es una tecnología clave en el desarrollo de la web semántica. 21 A2. Tema 15. La descripción archivística: concepto y normas y recomendaciones nacionales e internacionales. Bibliografía. Videos de formación: Records in Contexts | “Records in Contexts Modelo conceptual de descripción archivística”. Conferencista: Beatriz Franco Espiño Día Internacional por el Derecho de Acceso... | By Archivística - UCR | Facebook Iñaki Miguel Aguayo. Técnico de Archivo en el Gobierno Vasco. CNADE, 2022. Sala de Estudio. I Jornada « (cnade.es) 5. LAS NORMAS ESPAÑOLAS Como bien sabemos, la ISAD(G) recomendó su utilización corno base para el desarrollo de normas nacionales. Antonia Heredia abogó enseguida (ya en 2001) por la elaboración de un "Manual nacional de aplicación de la Norma ISAD(G) y de su complementaria la ISAAR(CPF)" reconociendo que, aunque no ofrecía problemas para su aplicación a nivel de fondo, sí había diferentes interpretaciones cuando se utilizaba para describir niveles inferiores tanto en el elemento título como en el de fechas, contenido, características físicas, productor, historia archivística, etcétera. Defendía, pues, la elaboración de un único texto oficial de la Norma que sirviera de base para la redacción de un manual nacional merced a la formación de un grupo de trabajo que estudiara toda la casuística de su aplicación. Pero esto último se demoraría varios años. Además ya por entonces se había publicado la primera "propuesta de adaptación" española. 5.1. Manual de Descripción Multinivel (MDM) de Castilla y León En 1993, los archiveros de Castilla y León comenzaron a trabajar en la informatización de la gestión archivística. En 1995, desarrollaron un grupo para adaptar las necesidades archivísticas tomando como base la norma ISAD(G). En el año 2000, publicaron una traducción de esta norma, con una versión más literal que la adaptada por el Ministerio de Cultura. El Manual de Descripción Multinivel (MDM) El MDM fue presentado en el Congreso del Consejo Internacional de Archivos (CIA) en Sevilla en 2000. Este manual se divide en dos partes: 1. Descripción: Basada en la ISAD(G), organiza información en niveles: fondo, subfondo, sección, serie, entre otros. Diferencia entre macrodescripción (niveles intelectuales) y microdescripción (niveles físicos). 2. Puntos de acceso y control de autoridades: Utiliza la norma ISAAR(CPF). La descripción multinivel se define como un conjunto coherente de descripciones relacionadas, basado en el principio de procedencia y organizando información en niveles jerárquicos. Evolución del MDM 1. Segunda edición (2006): Revisada, en formato electrónico, y con carácter de norma técnica para los archivos de Castilla y León. 2. Convenciones específicas: Elaboradas entre 2006 y 2011, adaptan las normas generales del MDM a fondos específicos como notarías, juzgados o colecciones fotográficas, buscando unificar la descripción archivística. 22 A2. Tema 15. La descripción archivística: concepto y normas y recomendaciones nacionales e internacionales. Bibliografía. Contribuciones destacadas Niveles de descripción: Obligatoriedad de describir al menos el fondo. La información fluye desde los niveles superiores a los inferiores. Normas de presentación: Apéndice de la segunda edición dedicado a la salida de datos, abarcando elementos obligatorios de la ISAD(G) como código de referencia, título, fechas, lugares y nivel de descripción. Destaca el uso de formatos estándar para fechas y el nivel de descripción numérico. Innovaciones técnicas: Consideración de estándares como EAD, EAC, MARC21 y Dublín Core para favorecer la interoperabilidad y comunicación de la información archivística. Impacto El MDM marcó un hito en la descripción archivística española, sentando las bases para una gestión documental más coherente y normalizada, especialmente en Castilla y León. Sus contribuciones en la descripción multinivel, la estandarización y las herramientas tecnológicas han influido en desarrollos posteriores en el ámbito archivístico. 5.2. Norma Española de Descripción Archivística (NEDA 1) https://www.culturaydeporte.gob.es/cultura/areas/archivos/mc/cneda/documentacion/normas.html Ya en 2001 se constituyó un Grupo de Trabajo de la Administración Central y Administraciones Autonómicas para la elaboración de las Normas Nacionales de Descripción (GTACAA). Durante los años 2001-2003 tuvieron lugar nueve reuniones de ese Grupo en diferentes ciudades españolas en las que se abordó especialmente la regulación del contenido de datos de los seis elementos esenciales de la ISAD(G). Pero su actividad cesó en abril de 2003 sin que se culminara ese esfuerzo. La Subdirección General de Archivos Estatales lo retomó y constituyó un Grupo de Trabajo Estatal de Normas de Descripción que elaboró un borrador (NEDA) para regular esos seis elementos. A comienzos de diciembre de 2005, la Subdirección envió ese borrador a las comunidades autónomas y a las asociaciones de archiveros para que plantearan sus comentarios y sugerencias. Ese primer texto es el que conocíamos como 1' versión de la Norma Española de Descripción Archivística (NEDA), dado que así figuró en su cubierta, aunque en la actualidad esa información ya no aparezca en la edición digital que de él difunde el Ministerio sino la de "Borrador". Los miembros de la CNEDA la consideran ahora como una propuesta "obsoleta y retirada" que nunca llegó a ser aprobada por ningún organismo de normalización, ni por el Ministerio, aunque puede "llegar a ser útil como recomendación para formalizar la edición y presentación de contenido tan sólo en ciertos sistemas de descripción que empleen metadatos estructurados según la presentación de los elementos informativos de ISAD(G), como, por ejemplo, el sistema de descripción empleado por la Subdirección General de los Archivos Estatales (PARES)". Esta "I' versión" de la NEDA (ahora "Borrador") carece en su texto de la mención concreta de su autoría, aunque debió ser un trabajo colectivo realizado por facultativos del Estado. En algunos textos profesionales se conoce también como NEDA I. O sea que vamos a analizar ahora el contenido de una Norma, que no es norma, pero que es el principal referente español a la hora de reflejar los seis campos obligatorios de la ISAD(G) cuando elaboramos instrumentos de descripción para las agrupaciones documentales en las que se estructuran los fondos. Al menos es la inspiradora de la descripción ofrecida a través del Portal de Archivos Españoles (PARES) con sus millones de registros. La NEDA-2005 dedicó, pues, apartados concretos, y con su paginación independiente, a los elementos de descripción considerados obligatorios por la ISAD(G): código de referencia, titulo, fechas, nivel de descripción, volumen y soporte, y nombre del productor. El texto de cada uno de ellos estaba dividido en diferentes apartados: código y nombre del elemento, objetivo, reglas, aplicación de la regla, formalización 23 A2. Tema 15. La descripción archivística: concepto y normas y recomendaciones nacionales e internacionales. Bibliografía. y fuentes de información. Y sus últimas páginas están dedicadas a un amplio "Apéndice" en el que se incluyen ejemplos de su aplicación a los distintos niveles. Precisamente es al nivel de descripción al que más páginas dedica, distinguiendo, como hacía el MDM, entre los que formarían la macrodescripción, desde el grupo de fondos/fondo/ colección hasta la subserie, pasando por las divisiones de fondo y las series, y los de la microdescripción que incluyen la unidad documental simple, la unidad documental compuesta y el elemento de descripción asociado. Entre medias quedarían la fracción de serie y la de subserie que podrían adscribirse tanto a la macrodescripción como a la microdescripción. En relación con la ISAD(G) lo más novedoso fue la utilización del término "División de fondo", con su jerarquía numérica si se precisaba, en vez del concepto de "Subfondo", y la inclusión de las fracciones de serie y de subserie corno niveles de descripción, algo que en la Norma internacional no existía. También se añadió un nuevo nivel por debajo de la unidad documental simple denominado "Elemento de descripción asociado" destinado a describir partes integrantes de una unidad que tienen entidad propia (caso de los sellos o las fotografías adheridas). Ahora bien nunca hemos entendido la descripción de las fracciones de serie y de subserie porque siguiendo el mismo criterio también hay fracciones de fondo, de divisiones de fondos y de unidades documentales compuestas. En realidad, en los archivos no conservamos fondos completos, ni divisiones, series..., sino fracciones de esas agrupaciones más o menos extensas. Muchos documentos producidos nunca llegarán al archivo por causas diversas. Y hay instituciones cuyos documentos que se conservan en varios archivos. Pero sigamos con la NEDA 1. Más interés si cabe tiene la materialización del Código de referencia del Área de identificación puesto que la NEDA pretendió resolver uno de los puntos más cuestionados por los archiveros españoles, la inclusión de la signatura, especialmente en la microdescripción, pues los ejemplos de la ISAD(G) no eran nada claros, ofreciendo notables diferencias entre los aportados por los distintos países. Para ello estableció que debía estar compuesto por la ubicación territorial e institucional (País y Archivo) y el código de referencia local especifico. Lo primero se resolvía con las siglas ES (España), seguidas del código del INE del municipio donde se ubicara el Archivo y del acrónimo que identificase a este, separados por puntos (Ej. ES.28079.AHN). A continuación, y tras una barra inclinada a la derecha, iría la información relativa a la macrodescripción generalmente reflejada por números (aunque también incluyen ejemplos con letras) que identificarían su posición en el cuadro de clasificación y en el fondo correspondiente. Y si se describían unidades documentales o elementos asociados (microdescripción) sería preciso añadir, tras dos barras inclinadas a la derecha, la signatura que reflejaría la unidad o unidades de conservación. Ejemplos de formalización del "Código de Referencia - de una unidad documental. ISAD(G)-2000 NEDA 1-2005 FR AN 320 AP 3, dossier 3, piece fi° 11 ES.28079.AHN/1.1.1//CONSEJOS,L.635 ES AGS, Consejo Real de España e Indias, 6/25 ES.28005,AGA/999.1.1.11131/08092 ES.47 I 86.ARCHV/1.3.2.1//Pl. Civiles. Pérez ESP AGGCE, FOTOGRAFÍAS-DESCHAMPS, Foto 23 Alonso (F). Caja 3154.0001/3211.0001 24 A2. Tema 15. La descripción archivística: concepto y normas y recomendaciones nacionales e internacionales. Bibliografía. Como ya sabemos esta manera de formalizar el Código difiere de la recogida en el MDM tanto en su edición de 2000 como la de 2006. En esta última los puntos del apartado de la ubicación del centro han sido sustituidos por guiones y se han incluido las siglas de Castilla y León (CYL) tras el acrónimo de España y antes del código que identifica la localidad. Sí parece que apuestan por el uso de las barras inclinadas para diferenciar los siguientes apartados de ese Código tal y como hace la NEDA 1. En el elemento Título, la NEDA 1 distingue entre el formal que figura en la propia documentación que se describe en lugar preferente, recogido entre comillas (algo que también propone el MDM-2000), y el atribuido elaborado por el archivero cuando la unidad de descripción carece de título formal. Así lo hacía también la versión definitiva de la 1SAD(G), aunque en ella no se estableciera un criterio gráfico concreto para su distinción. La NEDA 1 considera como "título atribuido" el extraído de los textos normativos, lo que para el MDM era su “título oficial”, Al margen de estas cuestiones, lo interesante es que ahora este elemento, el Título, se cumplimenta utilizando la tradición archivística española y en concreto el contenido del área de caracteres internos de las descripciones catalográficas clásicas, completado con la mención inicial de la tipología documenta1. Y tiene toda su lógica ya que los títulos formales, tomados generalmente de las carpetillas que los protegen, suelen ofrecer datos sobre el tipo, autor, destinatario y asunto o contenido. La NEDA 1 contiene muchos ejemplos de su aplicación y no solo para los niveles inferiores de descripción (unidad documental simple y compuesta). En lógica los títulos formales solo tienen sentido en estas últimas. En el elemento "Fechas", la ISAD(G) se refería a las de acumulación y producción (lo que siempre ha motivado discrepancias) y ofrecía ejemplos muy dispares, especialmente para las unidades documentales. Esto, en buena medida, quedó mucho mejor resuelto en la NEDA 1, al menos en la manera de plasmar la data de las unidades documentales. Ejemplos de formalización de las "Fechas" de una unidad documental. ISAD(G)-2000 NEDA 1-2005 27.11.1834-27.8.1835 1143-11-27 1922 1606-07-20. Santiago de León 1939, febrero 1823-02-31 (sic) 1871-1874 1876-09-00 (sd; probable) 1713 09 15 1599/1603 August 11, 1999 1798 / 1806 (comprendido entre) La NEDA 1 distingue dos tipos de fechas, como hacía la ISAD(G), pero las denomina fecha de formación o tramitación y fecha de creación. El uso de una u otra se reflejaría al incluir, antes de la data o periodo concreto, las letras iniciales "f' o "c" entre corchetes; y la [al serviría para otras fechas, caso de la de los documentos insertos. La normalización como "formato facultativo" de la data crónica, con la secuencia del año-mes-día expresado en cifras arábigas separadas por guiones, siguiendo la Norma ISO 8601 , fue una buena decisión que mejora la ambigüedad de la ISAD(G), como hemos visto en la tabla anterior. La inclusión de la data tópica y de la casuística de todo tipo de calificadores y de observaciones en la NEDA 1 es también positivo. La inclusión de los dos tipos de fechas, cuando sean diferentes, es conveniente en cualquier nivel de descripción aunque para las unidades documentales simples solo cabe la de creación. 25 A2. Tema 15. La descripción archivística: concepto y normas y recomendaciones nacionales e internacionales. Bibliografía. Si describimos una unidad documental compuesta, la fecha de formación o tramitación, también denominada de acumulación o agregación en otras Normas, estaría representada por la del documento de inicio y la del documento final. La fecha de creación, o de producción o generación en otras Normas, sería diferente si incluyera documentos datados con anterioridad o posterioridad al periodo de su tramitación reflejado por el documento inicial (caso, por ejemplo, de una solicitud en un expediente administrativo) y final (notificación de la resolución). Pero la interpretación de este apartado de la ISAD(G) ha sido a veces diversa y contradictoria. En cuanto al elemento Volumen y soporte, con el que se pretendía identificar y describir la extensión física o lógica y el soporte de la unidad de descripción, es decir, dos de los caracteres externos en las descripciones catalográficas tradicionales, la norma internacional aporta pocos ejemplos en relación con las unidades documentales y en la NEDA 1 los hay muy precisos y otros no tanto. Pero no hay especiales diferencias en su materialización. Ejemplos de formalización del "Volumen y soporte" de una unidad documental. ISAD(G)-2000 NEDA 1-2005 40 hojas tamaño cuarta (ca.). 1 hoja 1220 x 245 mm], pergamino. Con sello de cera roja 11 documentos 1 expediente 60 x 60 mm. NEG: Acetato de celulosa. B/N 1 fotografía De todas formas en ella, y para las unidades documentales, se establece que se debe consignar el número de unidades físicas (hojas, páginas...) y/o lógicas (expedientes, mapas y planos...), las dimensiones o tamaño en milimetros (mm), alto por ancho recogido entre corchetes, el soporte o soportes, y cualquier otra información que se considere relevante para su explicación. Además la NEDA 1 aporta un lenguaje controlado para unidades físicas y lógicas, para tamaños normalizados y para soportes. El otro elemento obligatorio de la ISAD(G) recogido en la NEDA es el Nombre del productor. Recordemos que con él se pretendía identificar al productor de la unidad de descripción y para ello ese nombre debería especificarse de manera normalizada de acuerdo con las normas nacionales e internacionales y con los principios de la 1SAAR (CPF). Es una información esencial pues actúa como uno de los puntos de acceso principales a la unidad de descripción, sitúa los documentos de archivo en su contexto de producci ón, permite compartir los registros de autoridad y facilita la recuperación y el intercambio de información. Es el único elemento que se puede repetir en todos los niveles de descripción de un fondo ya que al consignarse en la unidad superior de descripción (generalmente el fondo), se recoge en las unidades de descripción jerárquicamente dependientes y, especialmente, en las unidades documentales. Casuísticas singulares (grupos de fondos, colecciones...) son tratadas con claridad en las páginas de la NEDA siguiendo la ISAAR (CPF). Más discutible es incluir en ese elemento el nombre del autor cuando se describe un documento literario, artístico, científico, técnico o similar que sea objeto de propiedad intelectual. El resultado no nos deja indiferentes. Lo lógico sería recogerlo en el elemento Título. Veamos el ejemplo de la NEDA 1: 26 A2. Tema 15. La descripción archivística: concepto y normas y recomendaciones nacionales e internacionales. Bibliografía. Ejemplo de descripción de una unidad documental con "Autor". Código de referencia: ES.47186.ARCI-IV/5//PLANOS Y DIBUJOS. DESGLOSADOS 0477 Título: Planta y alzado de dos casas de Becerril de Campos (Palencia) Fecha(s): Id 1786 Nivel de descripción: Unidad documental simple Volumen y soporte: 1 plano 1145051 mm I Nombre del o de los Real Chancillería de Valladolid. Salas de lo Civil. Escribanía de Pérez productores: Alonso [Autor] Aguirre, Manuel [Coleccionista] Archivo de la Real Chancillería de Valladolid Los ejemplos publicados en el Apartado de Apéndice de la NEDA 1 muestran algunas divergencias a la hora de su aplicación, especialmente en los niveles inferiores. La descripción de las series documentales, fracciones de series y de subseries es bastante similar. La información ofrecida de ellas dista mucho de la que tradicionalmente se había venido recogiendo en los inventarios, al menos en cuanto a la precisión de su localización. Ahora para su utilización es preciso manejar la información ofrecida tanto en sus niveles superiores como en los inferiores. Ejemplos de descripción de series documentales en la NEDA1-2005. Código de ES.41091.AGI/1.1.6.3 ES.28005.AGA1999.1.2.1 referencia: Título: "Reales Despachos" Expedientes de oposiciones y concursos a cátedras y auxiliarías. Fecha(s): [f] 1513/1759 If] 1851/1900 Nivel de descripción: Serie Serie Volumen y soporte: 30 legajos 60 ml = 420 cajas. Aproximadamente Nombre del o de Consejo de Indias. España. Ministerio de Fomento (1851/1931). los productores: Sala de Gobierno Dirección General de Instrucción Pública. Negociado de Universidades Y en las descripciones de las unidades documentales los seis campos obligatorios son insuficientes para una adecuada comprensión de su contenido. Se requiere la cumplimentación de otros elementos de la ISAD(G). Pero la estructura esencial está bien definida y su aplicación es sencilla. 27 A2. Tema 15. La descripción archivística: concepto y normas y recomendaciones nacionales e internacionales. Bibliografía. Ejemplos de descripción de unidades documentales simples en la NEDAI-2005. Código de referencia: ES.4 1 0 9 1. A G I/ I.1.6.3 // ES.45168.SNAHN/2.2.2.1// FRIAS,CP.9,D.3 PANAMA, 233, L.1, E 20v- 21r Título: Real Cédula a los oficiales de Privilegio rodado de Juan II confirmando la la Casa de la Contrata- ción donación de las villas de Villena, Saz y Yecla, para que dejen pasar al Doctor hecha por el príncipe Enrique a favor de Juan Sancho de Matienzo, tesorero Pacheco. de la Casa, ocho esclavos a la isla Española. Fecha(s): [e] 1513-06-18. Valladolid lcl 1116-0416. Burgos Nivel de descripción: Unidad documental simple Unidad documental simple Volumen y soporte: 2 hojas [folio] 1 pergamino [655 x 660 mm.] Nombre del o de los Consejo de Indias. Sala de Marquesado de Villena productores: Gobierno Consejo de Castilla La versión (ahora borrador) de la NEDA supuso un revulsivo para el ámbito profesional situado al margen de las comunidades de Castilla y León, Cataluña y Galicia que por esos años venían trabájando e incluso publicando su "adaptación" de la ISAD(G). Parecía que el Ministerio quería enseñarnos cómo debíamos mostrar nuestras descripciones de los documentos de archivo y sus agrupaciones. No olvidemos que pretendía ser una "norma española", susceptible de ser utilizada por todos los archivos, no solo los estatales. Pero esta propuesta era insuficiente, pues era preciso iniciar un proceso orientado a consensuar entre la profesión un mínimo modelo conceptual de descripción archivística con el cual pudiéramos identificar de manera clara las entidades archivísticas (no solo los documentos), con sus atributos o propiedades, y las relaciones entre ellas. Esto ya fue expuesto en el texto, promovido por la Subdirección General de Archivos Estatales, en julio de 2006, titulado "La Norma Española de Descripción Archivística (NEDA): Análisis y Propuesta de Desarrollo". En él ya se plantea la creación de un Comité de Normas Españolas de Descripción Archivística para el desarrollo de ese modelo conceptual entidad-relación. La NEDA 1 había servido para abordar la regulación del contenido de datos de las descripciones de los documentos de archivo y la presentación de estos en pantalla o en salida impresa, pero no se detenía en la normalización de la estructura de datos ni establecía normas o recomendaciones de codificación para el intercambio/comunicación de esos datos entre sistemas. NEDA-Voc: Vocabulario para la descripción archivística Los términos que aparecen en este estándar corresponden a un vocabulario técnico y deben ser interpretados en el contexto específico de la descripción archivística. Este vocabulario responde a la necesidad de aclarar ciertos términos empleados en los estándares NEDA para designar los conceptos 28 A2. Tema 15. La descripción archivística: concepto y normas y recomendaciones nacionales e internacionales. Bibliografía. técnicos relativos a terminología archivística, proporcionando definiciones para ellos en este contexto determinado. Para ello, el estándar NEDA-Voc identifica una listado alfabético de términos empleados en los estándares NEDA que precisan de una definición o más definiciones aclaratorias y una serie de vínculos entre los diversos términos sinónimos o relacionados. NEDA-Req: Datos básicos para la descripción archivística Identifica los requisitos mínimos para describir documentos de archivo, agentes y funciones. La CNEDA ha publicado el estándar "NEDA-Req. Datos básicos para la descripción archivística", el cual constituye la tercera parte del proyecto de desarrollo de Normas Españolas de Descripción Archivística. El objetivo específico del estándar NEDA-Req es identificar los requisitos básicos para describir documentos de archivo, agentes y funciones, constituyendo así una base inicial sólida sobre la que regular la estructura y el contenido de los datos en los sistemas de información archivística. Este documento es el resultado de diversos trabajos realizados por la CNEDA desde el año 2015 y tras un período de información pública, para recibir observaciones, comentarios o sugerencias que pudieran resultar de interés para redactar la versión definitiva de este estándar. Desde la CNEDA, se realizó una invitación a cualquier persona u organización interesada a remitir cualquier observación, comentario o sugerencia sobre este borrador hasta el 30 de abril de 2018. Las propuestas recibidas fueron analizadas y estudiadas por la CNEDA antes de redactar formalmente este documento como un estándar NEDA. NEDA-Ex1: Documentos de naturaleza musical Extensión de atributos para documentos de naturaleza musical (actualmente difundido un borrador en período de información pública hasta el 30 de septiembre de 2018). En el año 2016, la CNEDA sometió a consulta pública la última parte del Modelo Conceptual de Descripción Archivística, correspondiente a los atributos de las entidades y relaciones, que finalmente sería aprobado en su totalidad en 2017 bajo la denominación de estándar NEDA-MC. Durante dicho período de consulta pública se recibió una propuesta, presentada por un grupo de técnicos de archivo y musicología de Salamanca, que contemplaba la adición de un anexo de atributos especiales para describir documentos de carácter musical. Aunque dicha propuesta no fue incluida en el cuerpo general del estándar NEDA-MC, se admitió la posibilidad de desarrollar extensiones al Modelo para describir categorías específicas de ciertas entidades 29 A2. Tema 15. La descripción archivística: concepto y normas y recomendaciones nacionales e internacionales. Bibliografía. que no estaban contempladas como tal, por ejemplo, documentos con una naturaleza específica que precisaran atributos especiales o relaciones más específicas. Este borrador es el resultado de diversos trabajos realizados por la CNEDA y con su difusión se abre a un período de información pública para recibir observaciones, comentarios o sugerencias que puedan resultar de interés para redactar la versión definitiva de esta extensión al estándar, hasta el 30 de septiembre de 2018 Las propuestas recibidas serán analizadas y estudiadas por la CNEDA antes de redactar formalmente el documento como una extensión al estándar NEDA-MC. NEDA-Ex1: Documentos de naturaleza musical (borrador junio 2018)Enlace externo, se abre en ventana nueva PDF. Documento difundido para información pública hasta el 30 de septiembre de 2018. NEDA-Ex2: Extensión de atributos para agentes con funciones de custodia de documentos de archivo. 6. BiBLIOGRAFIA BARBADILLO ALONSO, Javier. Las normas de descripción archivística: qué son y cómo se aplican. Somonte- Cenero, Gijón, Asturias: Trea, 2011 BONAL ZAZO, José Luis. La descripción archivística normalizada: origen, fundamentos, principios y técnicas. Gijón (Asturias): Trea, 2001 BONAL ZAZO, José Luis, Juan José GENERELO LANASPA, Carlos TRAVESÍ DE DIEGO. Manual de descripción multinivel: propuesta de adaptación de las normas internacionales de descripción archivística. 2º ed. rev. [Valladolid]: Consejería de Educación y Cultura, 2006. [Consulta 10-02-2021]. DELGADO GÓMEZ, Alejandro. El centro y la equis: una introducción a la descripción archivística contemporánea. Cartagena: Concejalía de Cultura: 3000 Informática, 2007 DEL

Tema 15. La Descripción Archivística. Normalización (PDF)

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