Clasificación de Documentos en Archivos

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Questions and Answers

¿Qué son las series documentales en la jerarquización de las categorías de agrupación?

Conjuntos de documentos que carecen de relación entre sí.

Unidades archivísticas que no cumplen con un propósito específico.

Documentos aislados sin conexión a un proceso administrativo.

Agrupaciones de documentos que reflejan actividades repetitivas de un área administrativa. (correct)

¿Cuál de las siguientes opciones describe mejor un expediente?

El testimonio de un asunto reflejado en un conjunto de documentos de un proceso administrativo. (correct)

Una colección de papeles sin organización temática.

Un archivo de documentos que carece de pruebas de actividad administrativa.

Un conjunto de documentos sin conexión con un proceso administrativo.

¿Qué relación existe entre las series documentales y las funciones específicas de un órgano?

Las series no tienen relación con las funciones específicas del órgano.

Las series se forman al azar y no reflejan las competencias específicas.

Las series son independientes de las actividades del órgano administrativo.

Las series documentales están asignadas según las funciones y competencias delegadas al órgano. (correct)

¿Qué caracteriza al testimonio de autos?

Es una pieza que reúne todos los documentos de un proceso administrativo en orden. Signup and view all the answers

¿Qué ejemplo no se clasifica como una serie documental?

Informes financieros únicos. Signup and view all the answers

Qué se entiende por fondo documental en el contexto de archivos?

Es la totalidad de la documentación producida y recibida por una institución. Signup and view all the answers

Cuál de las siguientes opciones describe correctamente un subfondo?

Es una agrupación de documentos con figura jurídica propia. Signup and view all the answers

Cómo se define una sección documental?

Es una subdivisión identificada con la producción documental de una unidad administrativa. Signup and view all the answers

Qué limita la sección documental en una institución?

Las funciones y actividades específicas de la institución. Signup and view all the answers

Cuál es una característica del fondo documental?

Es independiente y constituye una unidad. Signup and view all the answers

Qué representa el principio de procedencia en archivos?

La relación de un documento con la institución que lo genera. Signup and view all the answers

Qué sucede cuando una función de una institución desaparece?

La sección documental correspondiente puede continuar existiendo. Signup and view all the answers

Qué se entiende por unidad archivística compuesta?

Un expediente que incluye varios documentos relacionados. Signup and view all the answers

Study Notes

Desarrollo de Sistemas de Clasificación

Fondo Documental: Representa la totalidad de la documentación producida y recibida por una institución. Puede ser completa o incompleta, ininterrumpida o dispersa, pero siempre es una unidad independiente.
Limitaciones del Fondo: Tiene una limitación jurisdiccional, vinculada a la institución que lo produce, y una cronológica.
Subfondo: Parte integrante del fondo, con estructura y funciones propias; suele ser una agrupación amplia, a menudo de organismos desconcentrados fuera de la estructura administrativa principal.
Sección: Subdivisión del fondo o subfondo, identificada con la producción documental de una unidad administrativa o funcional de la institución. Es el conjunto de documentos generados por esa subdivisión orgánica o funcional. Aunque puede estar relacionada con la sección administrativa, no es lo mismo. Está afectada por el principio de procedencia.
Secciones (continuación): Pueden equivaler a la producción de un archivo de oficina, limitadas a una función y actividades específicas. Su duración depende de la vigencia de esa función; la limitación cronológica del fondo y de la sección pueden no coincidir.
Jerarquización de Categorías de Agrupación: Las secciones agrupan exclusivamente las series documentales correspondientes a sus funciones y competencias específicas.
Series: Grupos de documentos agrupados dentro de una sección o subsección, que representan actividades repetitivas desarrolladas por un órgano administrativo. Ejemplo: Expedientes presupuestarios, libros de intervención de ingresos y gastos.
Unidad Archivística: Los expedientes o testimonios de asuntos. Un expediente es un conjunto de documentos relacionados con un proceso administrativo específico. Puede no estar completo (no tener una resolución final), pero aún así ser considerado una unidad archivística.
Unidad Archivística Simple: Piezas documentales agrupadas por similitudes, temáticas, o materia.
Unidad Archivística Compuesta: Conocida como expediente, es un conjunto de documentos relacionados que componen un proceso administrativo.

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Description

Este cuestionario explora el desarrollo de sistemas de clasificación en archivos, abarcando conceptos como fondo documental, limitaciones, subfondo y secciones. Aprende a identificar y diferenciar las partes que conforman la organización de la documentación en una institución.