Temario Completo Del Documento De Archivo PDF

Contenido {#contenido.ListParagraph.TtuloTDC} ========= [[U1: EL CONCEPTO DE ARCHIVO] 2](#_Toc181605770) [ [La archivística] 2](#la-archiv%C3%ADstica) [[1.1] [Definición de archivística] 2](#definici%C3%B3n-de-archiv%C3%ADstica) [[1.2] [La archivística y otras ciencias de la documentación] 3](#l...

Contenido {#contenido.ListParagraph.TtuloTDC} ========= [[U1: EL CONCEPTO DE ARCHIVO] 2](#_Toc181605770) [ [La archivística] 2](#la-archiv%C3%ADstica) [[1.1] [Definición de archivística] 2](#definici%C3%B3n-de-archiv%C3%ADstica) [[1.2] [La archivística y otras ciencias de la documentación] 3](#la-archiv%C3%ADstica-y-otras-ciencias-de-la-documentaci%C3%B3n) [[1.2.1] [Archivística y la biblioteconomía] 5](#archiv%C3%ADstica-y-la-biblioteconom%C3%ADa) [[1.2.2] [Archivística y documentación] 6](#archiv%C3%ADstica-y-documentaci%C3%B3n) [[1.2.3] [Archivística y diplomática] 6](#archiv%C3%ADstica-y-diplom%C3%A1tica) [[1.2.4] [Otras ciencias relacionadas con la Archivística] 7](#otras-ciencias-relacionadas-con-la-archiv%C3%ADstica) [[1.3] [Principios y conceptos fundamentales de la archivística] 9](#principios-y-conceptos-fundamentales-de-la-archiv%C3%ADstica) [[1.3.1] [Principio de procedencia] 9](#principio-de-procedencia) [[1.3.2] [El ciclo vital de los documentos] 12](#el-ciclo-vital-de-los-documentos) [[1.3.3] [Teoría de las 3 edades de los documentos] 12](#teor%C3%ADa-de-las-3-edades-de-los-documentos) [[1.3.4] [Principio de la evidencia del documento] 15](#principio-de-la-evidencia-del-documento) [[1.3.5] [Record Managment y gestión de documentos] 15](#record-managment-y-gesti%C3%B3n-de-documentos) [[1.3.6] [El *continuum* documental] 16](#el-continuum-documental) [[1.4] [La palabra archivo] 16](#la-palabra-archivo) [[1.4.1] [Clases de archivos] 17](#clases-de-archivos) [[U2: EL DOCUMENTO DE ARCHIVO] 19](#_Toc181605787) [[El documento de archivo] 19](#el-documento-de-archivo) [[2.1] [Características] 20](#caracter%C3%ADsticas) [[2.1.1] [Carácter seriado] 20](#car%C3%A1cter-seriado) [[2.1.2] [Génesis] 20](#g%C3%A9nesis) [[2.1.3] [Exclusividad] 20](#exclusividad) [[2.1.4] [Interrelación] 21](#interrelaci%C3%B3n) [[2.1.5] [Unicidad] 21](#unicidad) [[2.2] [Los caracteres del documento] 21](#los-caracteres-del-documento) [[2.3] [Los valores del documento] 22](#los-valores-del-documento) [[2.3.1] [Valor primario] 22](#valor-primario) [[2.3.2] [Valor secundario] 23](#valor-secundario) [[2.3.3] [La tradición documental] 23](#la-tradici%C3%B3n-documental) [[Las agrupaciones documentales] 23](#las-agrupaciones-documentales) [[2.4] [Expediente administrativo y censo] 26](#expediente-administrativo-y-censo) [[2.5] [Las agrupaciones documentales] 26](#las-agrupaciones-documentales-1) []{#_Toc181605770.anchor}U1: EL CONCEPTO DE ARCHIVO Concepto de Archivo y sus principios La archivística =============== Imagen que contiene objeto, reloj Descripción generada automáticamente Definición de archivística -------------------------- Se entiende por archivística como la disciplina que trata de los aspectos teóricos y prácticos (tipología, organización, funcionamiento, planificación) de los archivos y el tratamiento archivístico de sus fondos[^1^](#fn1){#fnref1.footnote-ref}. En términos generales, esta definición se ajusta a la comprensión de la Archivística como una disciplina que: - Estudia los archivos como instituciones, incluyendo su tipología (públicos, privados, históricos, administrativos, etc.). - Se ocupa de la organización de los archivos y su funcionamiento, desde su creación hasta su conservación y acceso. - Abarca la planificación de sistemas y políticas archivísticas. - Se encarga del tratamiento de los fondos documentales, lo que incluye su clasificación, descripción, valoración y conservación. La Archivística tiene como [objeto de estudio] de los archivos, entendidos como conjuntos de documentos que son portadores de información. No se centra en los documentos de forma aislada, sino en el archivo como un todo, con su organización, contexto y función. - Archivos: Conjuntos de documentos que se producen en el transcurso de las actividades de una institución, organización o persona. - Documentos: Registros escritos, gráficos o electrónicos que forman parte de los archivos. - Información: El contenido que los documentos portan, útil para la toma de decisiones y la preservación del conocimiento. La [finalidad] de la Archivística es poner los archivos al servicio de la sociedad, asegurando su accesibilidad y uso para diversos fines, como la transparencia institucional, el reconocimiento de derechos y la preservación de la memoria histórica. Esto se materializa en el ofrecimiento de la información contenida en los archivos a las instituciones, ciudadanos e investigadores. La Archivística, como ciencia, se basa en una [metodología] científica que le permite organizar, gestionar y conservar los archivos de manera eficiente y garantizar su accesibilidad. Este método está fundamentado en una serie de principios archivísticos y procesos técnicos que abarcan desde la producción de los documentos hasta su conservación y consulta. La archivística y otras ciencias de la documentación ----------------------------------------------------  La archivística parte del principio del que documento es parte de un todo estructurado que, de forma aislada, no tiene sentido. El interés de la Archivística reside en la relación de los documentos con los que le anteceden y los que le siguen dentro de un archivo, ya que cada documento puede considerarse como una instantánea o un momento dentro de una secuencia documental continua. En Archivística, los documentos no se entienden de forma aislada, sino como parte de un conjunto mayor que está relacionado entre sí. Cada documento es parte de una secuencia que refleja el desarrollo de una actividad o un proceso administrativo, jurídico o histórico. Esta secuencia tiene dos aspectos importantes: 1. Relación con los documentos que le preceden: Un documento está conectado con los anteriores porque responde a un proceso o acción que ha venido sucediendo. Por ejemplo, una solicitud de un ciudadano a una institución está precedida por un documento que la motivó o dio origen al proceso. 2. Relación con los documentos que le siguen: A su vez, un documento desencadena otras acciones que generan nuevos documentos, lo que sigue conformando esa secuencia documental. Por ejemplo, la resolución de esa solicitud dará lugar a una respuesta, una nota de archivo, y quizás un registro final. Interfaz de usuario gráfica, Texto, Aplicación, Chat o mensaje de texto Descripción generada automáticamente La idea de que el documento es como una instantánea dentro de esta secuencia implica que cada documento ofrece una imagen fija de un momento particular dentro de un proceso más amplio. Así, la totalidad de los documentos de una serie o expediente representa la evolución completa de dicho proceso.  - Seriados: Documentos que forman parte de una serie dentro de un archivo. Estos documentos se generan de manera repetida y sistemática en el curso de actividades administrativas o legales regulares. Por ejemplo, los registros de entradas y salidas, informes anuales o correspondencia institucional. - Interrelacionados: Son aquellos que están conectados entre sí dentro de un archivo o expediente. Su contenido o propósito no puede entenderse plenamente de forma aislada, sino que es necesario analizarlos en conjunto, ya que forman parte de un proceso continuo. Estos documentos pueden reflejar acciones, decisiones o eventos sucesivos y dependientes unos de otros. - Exclusivos: Son documentos específicos de una entidad o situación particular, lo que los distingue de documentos más generales o de uso común. Pueden estar relacionados con actividades o decisiones que solo afectan a una entidad o un individuo en particular - Únicos: Aquellos que no tienen copias ni versiones duplicadas, y que existen en un solo ejemplar. Esto les otorga un valor especial dentro del archivo, ya que, si se pierden, no pueden recuperarse. Son especialmente relevantes en contextos históricos o jurídicos, como los originales de ciertos contratos, escrituras, o testimonios. - Génesis: Se refiere a la creación u origen del documento. El concepto de génesis documental en Archivística hace referencia a todo el proceso de producción de un documento: desde su creación por una entidad o persona, pasando por su organización en el archivo, hasta su conservación y posible consulta. Es fundamental para entender el contexto en el que un documento fue producido y el porqué de su existencia. ### Archivística y la biblioteconomía La Biblioteconomía es la ciencia documental que se centra en la gestión de bibliotecas. Su objeto de estudio es la biblioteca entendida como un sistema de información, en el que se gestionan diferentes tipologías documentales y se desarrollan sistemas de cooperación entre bibliotecas. La biblioteca es una colección de libros y otros materiales (como revistas, mapas, y más recientemente documentos electrónicos) que contienen información y están a disposición del usuario para su consulta o préstamo. El propósito principal de la biblioteca es facilitar el acceso a la información de forma organizada y accesible. Por su parte, la Archivística se ocupa de los archivos, que son conjuntos de documentos acumulados de forma natural por instituciones, organismos o individuos en el transcurso de su actividad diaria. Los archivos reflejan de manera orgánica las actividades y funciones de las entidades productoras, lo que les otorga un valor único como evidencia de estas actividades. **Archivística** **Biblioteconomía** --------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- **Objeto de Estudio** Archivos: Conjuntos de documentos acumulados por una institución o persona en el curso de su actividad. Bibliotecas: Colecciones de libros y otros materiales informativos reunidos voluntariamente. **Tipo de Documentos** Documentos creados de forma natural por la actividad institucional o personal. Documentos reunidos de forma voluntaria para ser consultados o prestados. **Organización** Basada en el principio de procedencia y respeto al orden original. Los documentos se organizan según su productor y contexto de creación. Clasificación por materias usando sistemas como la Clasificación Decimal Dewey o el Sistema de Clasificación de la Biblioteca del Congreso. **Servicios Prestados** Consulta in situ, sin préstamo. Los documentos son fuentes de prueba, de referencia y deben conservarse. Préstamo de libros y otros materiales a los usuarios. Consultas físicas y digitales. **Finalidad** Preservar y gestionar documentos como evidencia de la actividad de una entidad para consulta futura y referencia. Facilitar el acceso a la información mediante colecciones de materiales disponibles al público. **Relación con la Información** Garantiza la conservación y autenticidad de los documentos a largo plazo. Ofrece acceso inmediato a la información mediante la consulta o préstamo de materiales. **Estructura de Colección** Los documentos no se seleccionan, sino que se acumulan de manera natural a lo largo del tiempo. Los documentos y materiales son seleccionados cuidadosamente por la biblioteca para su colección. ### Archivística y documentación Un centro de documentación es un organismo que procesa la información de los documentos de un campo temático, en el que está especializado, con el fin de proveer información abreviada a una comunidad de usuarios especializados. Según la norma UNE 50/113, un centro de documentación es el organismo que desarrolla tareas de documentación y de manejo y difusión de información de diversos grados. En función a su volumen y características, se llaman también "servicios", "departamentos" o "unidades". Un centro de documentación es algo más especializado y volcado en la búsqueda de información en grandes bases de datos, pero son gestionadas por el documentalista para el usuario. El documento de archivo es una fuente primaria y la labor de un documentalista es una fuente secundaria. Información elaborada. ### Archivística y diplomática La diplomática es la disciplina que tiene por objeto el estudio y la crítica de la tradición, forma y elaboración de los documentos escritos resultantes de acciones jurídicas y actividades administrativas realizadas por personas físicas o jurídicas Podemos definir a la Diplomática como la ciencia que estudia el documento, su estructura, sus cláusulas, para establecer las diferentes tipologías y su génesis dentro de las instituciones escriturarias, con el fin de analizar su autenticidad. El objeto de la Diplomática, a pesar de la Escuela alemana y algunos otros diplomatistas de habla castellana, sigue siendo de hecho el documento jurídico y su finalidad no es otra que el establecimiento del método crítico con que aquél, ha de ser estudiado a través de sus caracteres externos e internos, a fin de fijar su autenticidad, datación, origen, transmisión y fijación del texto para determinar el valor del documento como testimonio histórico, para lo cual necesaria- mente ha de establecer su específica tipología. El objeto de la Archivística es mucho más amplio en extensión y en límites cronológicos: no se limita al documento jurídico y alcanza y sobrepasa a nuestros días. En cuanto al tratamiento de los documentos, el diplomatista no precisa de la organización de los mismos. El análisis que hace de ellos añade expresamente la crítica, la valoración, que no suelen -salvo excepciones- resultar indispensables para los archiveros, aun- que de hecho las tengan que hacer en más de una ocasión. [Diferencias] - Objeto de estudio - Archivística: Se centra en los archivos como conjuntos documentales, su organización, conservación y gestión. - Diplomática: Se enfoca en los documentos en sí mismos, especialmente en su génesis, autenticidad, forma y validez. - Finalidad - Archivística: Su objetivo es asegurar la conservación y accesibilidad de los archivos a largo plazo. - Diplomática: Busca analizar los aspectos formales y jurídicos de los documentos para garantizar su autenticidad y entender su contexto de producción. - Metodología - Archivística: Aplica técnicas para la organización y clasificación de fondos documentales, siguiendo principios de procedencia y orden original. - Diplomática: Emplea un análisis interno y externo de los documentos, examinando su estructura, forma, signos de validación, y contexto histórico. - Ámbito de aplicación - Archivística: Gestiona el archivo en su conjunto, desde su creación hasta su conservación y consulta. - Diplomática: Se aplica al estudio de documentos individuales, principalmente de carácter histórico y jurídico. ### Otras ciencias relacionadas con la Archivística Difícilmente una Ciencia o una disciplina poseen autonomía científica. Las disciplinas cuyos métodos o resultados son utilizados por otro profesional o por otro científico en su trabajo o en su investigación, pueden ser consideradas por éste como auxiliares en cuanto que son utilizadas en los estadios preliminares de su trabajo específico. El carácter de auxiliar viene de la toma de postura de una ciencia con respecto a las otras, de tal manera que si la Archivística estima como auxiliares a la Paleografía, a la Diplomática e incluso a la Historia, aquélla puede convertirse en auxiliar desde la perspectiva de éstas. La Archivística, aunque nacida como ciencia auxiliar de la Historia junto con la Diplomática, la Paleografía y otras afines, la Sigilo- grafía, la Neografía, la Cronología, hemos visto que tiene unas características propias y su objeto, su metodología y sus fines se imponen configurando su independencia, hasta el extremo de que llegados a este punto y *desde la perspectiva del archivero* habremos de considerar la dependencia de todas aquellas otras disciplinas hasta estimar- las como auxiliares de la Archivística. La disparidad respecto de todas ellas no anula la estrecha relación con las mismas. Para justificar esta postura necesariamente hemos de centrar la fi- gura del archivero como un profesional especializado, con conocimientos concretos y específicos sostenidos sobre la base de saberes muy amplios. Y algo que no debemos olvidar nunca: el archivero realiza su trabajo no como un fin en sí mismo, sino que es intermedio e instrumento para que otros consigan su propio fin, su propio objetivo. El archivero, en definitiva, no «explota» para sí el contenido de los documentos El archivero es alguien distinto al historiador, al diplomatista y al paleógrafo, pero a diferencia del historiador que no necesita de preparación archivística para elaborar su trabajo y a diferencia del diplomatista y del paleógrafo que tampoco precisan de estudios archivísticos para desarrollar su propia tarea, el profesional de archivos ha de contar, además de su preparación especializada basada en esa disciplina que es la Archivística, con una formación semejante al historiador, al paleógrafo y al diplomatista. Un buen archivero ha de conocer y saber hacer historia, adentrándose en las instituciones, ha de leer la escritura de los documentos de cualquier época y ha de distinguir la tipología documental para describir cualquier documento. - Ciencias del derecho - La evolución de las instituciones de derecho político, tanto históricamente como en la actualidad, requiere de una gestión documental adecuada para preservar la legalidad y garantizar los derechos de los ciudadanos. La Archivística permite que estos documentos sean accesibles y verificables, protegiendo el Estado de derecho. - Los archivos albergan documentos que permiten rastrear cómo se han constituido, modificado y adaptado las estructuras jurídicas a lo largo del tiempo, siendo esenciales para la investigación histórica y para la legitimidad de las acciones administrativas. - Los archivos jurídicos-administrativos no solo son esenciales para la práctica actual del derecho, sino que también permiten el estudio de las fuentes normativas del pasado. La Archivística aporta las herramientas necesarias para organizar, conservar y poner a disposición los documentos que constituyen la base documental del Derecho. - Los archivos también tienen un papel crucial en la preservación de pruebas legales, asegurando que los documentos generados por las instituciones puedan ser consultados en caso de litigios, investigaciones judiciales o revisiones administrativas. Principios y conceptos fundamentales de la archivística ------------------------------------------------------- Los principios fundamentales o generales de la archivística son los enunciados teóricos y metodológicos que sintetizan la práctica archivística y aporta las líneas esenciales a seguir en el ejercicio profesional[^2^](#fn2){#fnref2.footnote-ref}. Paradigma → Teoría cuyo núcleo central se acepta sin cuestionar y que suministra la base y modelo para resolver problemas y avanzar en el conocimiento. Un paradigma no es cualquier teoría, solo aquella que se constituye en modelo[^3^](#fn3){#fnref3.footnote-ref}. ### Principio de procedencia El principio de procedencia documental, enunciado por Natalis de Wally, jefa de sección, es uno de los pilares fundamentales en la gestión archivística. Este principio implica que los documentos deben ser preservados y organizados manteniendo su vínculo con la institución productora que los originó. Este proceso tiene varias dimensiones: 1. Identificación de la institución productora: Es fundamental para este principio poder identificar con precisión qué entidad ha creado un conjunto de documentos, asociando dicho fondo documental al organismo productor que lo generó. El fondo debe ser entendido como un conjunto orgánico de documentos que refleja las funciones y actividades del ente que los produjo. 2. Separación y delimitación de fondos: Una parte esencial de este principio es la separación y delimitación clara de los fondos documentales de cada institución respecto a otros. Esto implica que cada fondo documental debe mantenerse aislado y bien identificado para evitar confusiones y mezclas con documentos de otras instituciones. De esta manera, se respeta la integridad y autenticidad de los documentos de cada organismo. 3. Segundo nivel del principio: respeto al orden original: Además de respetar la procedencia, es crucial respetar el orden original con el que los documentos fueron organizados por la entidad productora. Es decir, los archivos deben conservar el orden interno que les dio la institución que los creó, pues este orden refleja el funcionamiento administrativo y operativo del organismo. Esta organización interna no debe alterarse, ya que guarda un valor funcional e histórico. [Definición del principio de procedencia documental] El principio se define como el respeto a la organización y estructura dada a cada fondo documental por el organismo que lo creó. Cada entidad productora tiene su propio sistema de archivo, que responde a sus funciones, estructura administrativa y procedimientos internos. Este principio, por tanto, asegura que los documentos no pierdan su relación con el contexto en que fueron generados. *Requisitos:* - Identificar al ente productor: Conocer la estructura administrativa, las funciones, los procedimientos y la evolución histórica de la institución productora es esencial. Esto proporciona el marco adecuado para organizar los documentos de manera coherente con la historia y el funcionamiento de la entidad. - La institución marca el modelo de organización: Es la propia entidad productora la que establece cómo se organiza su archivo, por lo que el archivero debe respetar este modelo de organización original. Premisas resultantes de la aplicación de los principios de procedencia y respeto al orden original. - Todo fondo es producto natural de la actividad de una entidad, persona física o jurídica; en consecuencia, resulta imprescindible identificar al productor, su naturaleza y área de actividad. - La concepción de un fondo no viene dada por el uso jurídico administrativo o histórico cultural, sino por su estructura interna que viene dada por la propia del ente que lo ha producido - La estructura de un fondo de acuerdo con el principio de procedencia exige el conocimiento de los procedimientos administrativos del productor y evolución histórica. OBJECIONES AL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA - La identificación de los organismos productores y su distinción respecto de otros no es una tarea fácil, sobre todo en instituciones antiguas. - Los cambios estructurales dentro de las administraciones son frecuentes y se da paradoja de que algunos asuntos son iniciados por una institución y concluidos por otra. - Discernir la forma en la que gestionaban los asuntos es muy complejo. - No resulta fácil mantener la unidad física de los fondos en los depósitos. En Archivística, los elementos orgánico y funcional son fundamentales para comprender la organización y gestión de los archivos, ya que permiten identificar cómo se generan y estructuran los documentos en función de la entidad que los produce y las actividades que realizan: - El elemento orgánico se refiere a la relación entre el archivo y la estructura organizativa del ente productor de los documentos. Este elemento pone énfasis en la naturaleza y jerarquía de la entidad que produce los documentos, que puede ser una institución pública, una empresa privada o una persona física. - Se refiere a la forma en que los documentos se agrupan y se organizan de acuerdo con la estructura interna del organismo que los produjo. - Refleja las unidades administrativas y departamentos que, en conjunto, dan lugar a la producción de los documentos. - Este elemento ayuda a mantener la integridad del archivo, ya que asegura que el fondo se mantenga vinculado a la estructura y funciones originales de la entidad productora, conservando el contexto histórico en que se generaron los documentos. - El elemento funcional se refiere a la actividad o función que genera los documentos dentro del organismo productor. Este elemento pone el foco en las tareas, operaciones y procesos administrativos o legales que la institución realiza y que son la causa de la producción de los documentos. - Los documentos se generan en respuesta a funciones o actividades específicas del organismo, como la emisión de decretos, contratos, comunicaciones oficiales, entre otros. - Es importante para comprender la razón de ser de los documentos y cómo estos se relacionan con las tareas y competencias de la entidad. - Permite estructurar los documentos en función de los procesos y procedimientos que originaron su creación, ayudando a entender el ciclo vital de los documentos, desde su producción hasta su archivo. En Archivística, un fondo es el conjunto orgánico de documentos generados o recibidos por una persona física o jurídica (una institución, organización o individuo) en el ejercicio de sus funciones o actividades a lo largo del tiempo. Estos documentos son producidos de manera natural y continua como resultado de la gestión diaria de la entidad, y están vinculados por su procedencia común. [Características clave de un fondo:] 1. Unidad orgánica: Un fondo no es una colección arbitraria de documentos; está vinculado a un productor concreto (persona o institución) que los ha generado a lo largo de su actividad. Por eso, su contenido y estructura reflejan la vida administrativa y funcional del ente productor. 2. Procedencia: Los documentos que conforman un fondo provienen de un único productor. Este principio de procedencia implica que los documentos deben permanecer organizados de acuerdo con el productor que los creó, sin mezclarse con otros fondos. 3. Orden original: El fondo documental debe conservar el orden en el que los documentos fueron organizados por la entidad productora. Este es el principio de respeto al orden original, que permite mantener la integridad y el contexto en el que fueron producidos. 4. Evolución histórica: El fondo refleja la evolución histórica del ente productor, ya que, a lo largo del tiempo, la estructura administrativa y las funciones de una entidad pueden cambiar, y esto se refleja en los documentos que va generando. [Tipos de fondos:] - **Fondos institucionales**: Generados por organizaciones, empresas o instituciones públicas (por ejemplo, el fondo de un ministerio o una universidad). - **Fondos personales**: Generados por una persona física a lo largo de su vida, generalmente en el contexto de su carrera o actividad profesional. En resumen, un fondo es el reflejo documental de las actividades y funciones de una entidad productora a lo largo del tiempo, preservado en su integridad para garantizar su valor informativo, jurídico y administrativo. ### El ciclo vital de los documentos Schellenberg estableció en los años 50s la teoría de los valores del documento que se puede sintetizar en lo siguiente: el documento atraviesa, como ser vivo, por distintas fases: 1. Desde su elaboración o recepción es objeto de un uso intensivo para la resolución de los asuntos para los que se ha creado (*valor primario*). En esta fase, el documento tiene un valor inmediato para la institución o persona que lo ha creado, ya que es una herramienta activa para la gestión administrativa o jurídica. Es el momento en que los documentos están plenamente vigentes y operativos en su contexto original. Se utiliza para resolver problemas administrativos, legales o financieros, y en muchos casos, tiene una validez jurídica. Este valor primario está relacionado con el valor administrativo, legal y fiscal que el documento pueda tener en la tramitación de sus asuntos. 2. Con el transcurso del tiempo se utiliza menos y va perdiendo su valor según los fines para los que se creó, pero puede mantener su valor secundario. A medida que el documento pierde relevancia para su propósito original, comienza a tener un uso menos frecuente. Sin embargo, los documentos pueden ser retenidos por su valor secundario, es decir, el valor que adquieren más allá del uso para el que fueron creados originalmente. l valor secundario está compuesto por el valor histórico, cultural o informativo que pueda tener para futuras investigaciones o para entender mejor los contextos administrativos, sociales o políticos de su creación. Un archivo, por ejemplo, puede ser relevante como prueba o testimonio de prácticas, normativas, o decisiones importantes que afectan a la memoria institucional o histórica. Schellenberg divide este valor secundario en dos subcategorías: - Valor testimonial o histórico: El documento conserva información clave para reconstruir el pasado y ofrece evidencia sobre los eventos y decisiones del contexto en el que fue generado. Se utiliza para investigaciones históricas o académicas. - Valor informativo: Algunos documentos, aunque no sean parte esencial de la historia de una institución, contienen información relevante sobre personas, lugares o hechos, y por tanto, su contenido es valioso para futuras consultas, ya sea en estudios demográficos, sociológicos, o culturales. ### Teoría de las 3 edades de los documentos Teoría de las Tres Edades La Teoría de las Tres Edades es un marco conceptual fundamental en Archivística, desarrollado para explicar el ciclo vital de los documentos en función del uso que tienen a lo largo del tiempo, desde su creación hasta su disposición final, ya sea conservación permanente o eliminación. Esta teoría fue sistematizada por el archivero estadounidense Theodore R. Schellenberg en la década de los 50 y sigue siendo clave en la gestión documental contemporánea. A continuación, se detallan las tres fases o edades: **1. Edad Administrativa o Primaria** Características: \- Esta primera etapa corresponde al momento en que los documentos se crean o reciben en el seno de una institución o entidad, y se utilizan de manera activa para cumplir con los fines administrativos inmediatos. \- Durante este período, el documento tiene valor primario, es decir, sirve directamente a las actividades para las que fue creado: la gestión diaria, la toma de decisiones, el cumplimiento de normas legales y procedimientos administrativos. Uso: \- Los documentos se consultan frecuentemente por las mismas unidades administrativas que los han generado o por otras unidades dentro de la organización. \- Son documentos que pueden tener vigencia legal, fiscal o administrativa. Ejemplos: \- Contratos en curso, informes en proceso, actas de reuniones recientes. Duración: \- Corta, relacionada con la validez legal o administrativa del documento. Finalidad: \- Cumplir con los objetivos inmediatos y resolver los asuntos para los que se generaron los documentos. **2. Edad Secundaria o Intermedia** Características: \- Los documentos dejan de ser utilizados con la misma frecuencia para los fines originales, pero aún conservan cierto valor secundario. Este valor puede ser jurídico, fiscal, evidencial o para consultas esporádicas. \- Los documentos son trasladados a un archivo intermedio o semiactivo, donde se siguen conservando, pero con menos acceso y uso regular. Uso: \- Aunque se consultan con menos frecuencia, los documentos pueden ser requeridos para auditorías, revisión de procedimientos, o para la justificación legal de decisiones pasadas. \- Se utilizan en algunos casos para estudios o análisis administrativos. Ejemplos: \- Expedientes cerrados, contratos vencidos que aún deben conservarse por un tiempo determinado, documentos que siguen siendo relevantes para algún proceso de revisión legal o financiera. Duración: \- Variable dependiendo de los plazos legales, fiscales o administrativos de conservación, que pueden ser de 5 a 10 años, o más, dependiendo del tipo de documento. Finalidad: \- Dar soporte a la justificación de actividades pasadas y servir como prueba documental en caso de controversias, auditorías o estudios históricos. **3. Edad Histórica o Permanente** Características: \- En esta última fase, los documentos adquieren un valor histórico, cultural o testimonial. Son transferidos a un archivo histórico o de conservación permanente debido a su relevancia para la memoria institucional, histórica o social. \- Estos documentos han dejado de tener valor administrativo directo, pero su conservación es fundamental para el conocimiento histórico de la entidad, región, o del propio sistema político y social. Uso: \- Se consultan para investigación histórica, conmemoraciones, o para estudios de carácter administrativo o jurídico que puedan necesitar un testimonio documental de hechos pasados. \- En esta etapa, el documento pasa a formar parte del patrimonio documental de una entidad o de un país. Ejemplos: \- Documentos de relevancia histórica, actas fundacionales, documentos originales de tratados o convenios, informes que ilustran momentos clave de la historia institucional. Duración: \- Indefinida. Los documentos se conservan de forma permanente en archivos históricos. Finalidad: \- Conservar la memoria de la entidad y contribuir al conocimiento histórico y social. Sirven como fuente de investigación y preservación cultural. Esta teoría refleja el ciclo vital del documento, que empieza con una utilidad administrativa y, dependiendo de su importancia, termina siendo parte del patrimonio documental o siendo destruido si no tiene valor en las fases posteriores. La teoría implica un proceso de valoración documental en cada fase, donde se decide si el documento sigue teniendo valor (ya sea primario o secundario) y si debe conservarse en las fases siguientes o si puede ser eliminado. La Teoría de las Tres Edades es clave para desarrollar planes de conservación, transferencia y eliminación de documentos, garantizando la eficiencia en el uso de recursos de almacenamiento y la correcta preservación de la memoria institucional y social. En su conjunto, esta teoría se inscribe dentro del concepto de archivo total, que aboga por la conservación y gestión de los documentos desde su creación hasta su disposición final, de manera que los documentos sean gestionados durante todo su ciclo de vida. ### Principio de la evidencia del documento La evidencia del documento es uno de los aspectos clave en el análisis archivístico y diplomático, ya que establece la capacidad del documento para ser considerado prueba de los hechos o actos que en él se recogen. Un documento es considerado evidencia cuando refleja de manera fiel la realidad que busca testimoniar, lo que implica una serie de requisitos tanto en su forma como en su contenido. La autenticidad, integridad y fiabilidad son los pilares fundamentales que garantizan esta función probatoria. La autenticidad se refiere a que el documento es genuino, es decir, ha sido producido por quien lo declara y en las circunstancias que especifica. Este aspecto puede ser verificado mediante elementos como firmas, sellos, testigos, y procedimientos propios de la época o institución que lo generó. La integridad asegura que el documento no ha sido alterado o modificado desde su creación original, manteniendo su forma original y el contenido completo. Por último, la fiabilidad se refiere a la confianza que se puede tener en el contenido del documento, ya sea por la posición de la autoridad que lo emitió o por el proceso de generación. Los documentos, además, deben haber seguido un proceso administrativo regular y ser coherentes con las normativas y costumbres de su contexto histórico para que su valor como prueba sea indiscutible. Su función como evidencia va más allá del valor inmediato en el momento de su creación, ya que puede extenderse a lo largo del tiempo, proporcionando una base para investigaciones legales, históricas o administrativas. La evidencia documental es crucial tanto para el archivo, que lo conserva, como para el usuario que lo consulta, pues garantiza la veracidad de los datos y su uso para fines oficiales o de investigación. ### Record Managment y gestión de documentos Dos corrientes profesionales: 1. Quienes consideran documentos de archivo los seleccionados para su conservación permanente, es decir los documentos históricos -- archiveros--- 2. Quienes defienden la gestión de documentos. Postulan que los documentos son resultado de un proceso que se inicia en el momento de la producción documental, de ahí que sus gestores atiendan a las distintas fases de su ciclo vital, supervisando su evolución hacia su conservación definitiva o su eliminación. a. Según la doctrina del *record management* prima el punto de vista administrativo y son las oficinas productoras las encargadas de seleccionar los documentos a conservar b. La profunda separación entre el gestor de documentos y el archivero, que no participa en la selección documental, implica el riesgo de que el gestor no evalúe correctamente los valores secundarios del documento. ### El *continuum* documental El principio de evidencia es lo que distingue al documento de archivo de los que no lo son y perdura a lo largo del tiempo La capacidad del documento para servir de videncia de las actividades humanas transciende su actividad o inactividad administrativa y le confiere un valor continuo y perdurable La gestión de documentos es una labor continuada y por lo tanto los archiveros deben intervenir en: 1) La definición de sus características. 2) La determinación de los plazos de conservación. 3) El acceso a los mismos. «Para conseguir una conexión o continuidad entre la gestión de los documentos como instrumentos administrativos y la gestión de los documentos como testimonios históricos se ha propuesto un modelo archivístico global que reconoce la existencia de un record continuum a lo largo de todas las fases del ciclo de vida de los documentos, desde su nacimiento»[^4^](#fn4){#fnref4.footnote-ref}. De esta forma se trata de dar respuesta a los problemas más acuciantes: 1. El crecimiento exponencial del número de documentos que produce nuestra sociedad. 2. La implantación general de la administración electrónica. Para controlar, describir y valorar la enorme masa documental que hoy se produce en todos los ámbitos, es necesario que sea controlada, descrita y valorada cuando se produce y no muchos años después cuando se transfiere a los centros de conservación permanente. La palabra archivo ------------------ Archivo como conjunto de documentos: Hace referencia al conjunto de documentos, independientemente de su fecha, forma o soporte material, que han sido producidos o recibidos por cualquier persona física o moral, o por cualquier servicio u organismo, ya sea público o privado, en el ejercicio de sus actividades. Estos documentos son conservados por su productor o por sus sucesores para satisfacer sus propias necesidades, o bien pueden ser transferidos a la institución de archivos competente en función de su valor archivístico. Archivo como institución: Se refiere a la institución responsable de la reunión, tratamiento, inventario, conservación y comunicación de los archivos. Estas tareas son fundamentales para garantizar que los documentos sean accesibles y preservados para el uso actual y futuro. Archivo como edificio: También hace referencia al edificio o parte de un edificio donde se conservan y comunican los archivos. Este lugar garantiza la adecuada preservación física de los documentos y facilita su acceso por parte de los usuarios interesados[^5^](#fn5){#fnref5.footnote-ref}. Estas definiciones subrayan la triple acepción del archivo: como conjunto de documentos, como institución y como lugar físico, todos ellos fundamentales en la memoria histórica y en la sociedad del conocimiento. ARCHIVO «Uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la persona o institución que los produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia»[^6^](#fn6){#fnref6.footnote-ref}. - Ideas claves - El archivo es un conjunto de documentos, no una colección - No es el resultado de un acto voluntario, sino de la actividad de una institución con función propia - El archivo tiene un origen institucional y su formación sigue un proceso natural de creación -- Principio de procedencia - Requisitos para poder hablar de archivo - Documentos producidos por cualquier entidad en el desarrollo de su actividad para obtener información. - Dichos documentos deben conservarse, ya sea por sus creadores o por quienes les suceden, de forma organizada, respetando el orden según el cual fueron creados, manteniéndolos ligados por un vínculo necesario (conjuntos orgánicos) - LOS DOCUMENTOS HAN DE ESTAR ORGANIZADOS Y SU INFORMACIÓN DEBE SER RECUPERABLE PARA SU USO. ***[Archivo]*** Conjunto orgánico de documentos o la reunión de varios de ellos, reunidos por personas jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la investigación, para a cultura, la información y la gestión administrativa. Asimismo, se entienden también como archivos las instituciones culturales donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden para los fines anteriormente mencionados dichos conjuntos orgánicos. -- Definición dada por la Ley de Patrimonio Histórico español de 1985. ### Clases de archivos #### Según el organismo productor **Archivos de la Administración Central:** Estos archivos reúnen los documentos producidos y recibidos por los diferentes ministerios del gobierno central en el ejercicio de sus funciones. Estos documentos son clave para la gestión de políticas nacionales y asuntos de relevancia estatal. **Archivos de la Administración Periférica:** Comprenden los documentos generados por los organismos descentralizados que representan a la administración central en territorios específicos. Ejemplos incluyen las delegaciones y subdelegaciones del gobierno en distintas provincias o comunidades autónomas. **Archivos de la Administración Local:** Reúnen los documentos producidos por los ayuntamientos, diputaciones provinciales y otras entidades de ámbito local en el ejercicio de sus funciones administrativas. La administración local tiene competencias específicas en cuestiones de ámbito municipal, como el urbanismo o servicios locales. **Archivos de la Administración Militar:** Estos archivos contienen documentos producidos por los organismos de las Fuerzas Armadas en el ejercicio de sus funciones militares y administrativas. Estos incluyen documentos relacionados con la defensa nacional, operaciones militares y la gestión interna de las instituciones militares. #### Según su naturaleza **Archivos Públicos:** Son aquellos que reúnen documentos producidos y/o recibidos por personas físicas o jurídicas en el ejercicio de sus funciones administrativas, dentro del marco del derecho público. Los documentos en estos archivos son generados como parte de actividades administrativas sujetas a regulación pública. **Archivos Privados:** Se refiere a los archivos que reúnen documentos producidos y/o recibidos por personas físicas o jurídicas en el curso de actividades no regidas por el derecho público, es decir, actividades que son de índole privada o empresarial, sin intervención directa del Estado. #### Según el ciclo vital del documento **Archivos Administrativos:** Son aquellos archivos que contienen los documentos correspondientes a las tres primeras etapas del ciclo vital de los documentos: creación, uso activo y uso intermedio. Estos documentos aún tienen valor administrativo o legal y se utilizan en la gestión diaria de la institución productora. **Archivos Históricos:** Se refiere a los archivos que contienen documentos que, tras haber perdido su valor administrativo inmediato, son conservados permanentemente por su valor histórico, cultural o informativo. Estos documentos ya no son utilizados con fines administrativos, pero son fundamentales para la memoria histórica y la investigación.  []{#_Toc181605787.anchor}U2: EL DOCUMENTO DE ARCHIVO CARACTERÍSTICAS, VALORES Y EDADES. El documento de archivo {#el-documento-de-archivo.ListParagraph} ======================= Definición del documento de archivo → El documento de archivo es un recurso fundamental para la organización, conservación y transmisión de la información registrada en distintos soportes. A continuación, se presentan algunas definiciones relevantes que abarcan sus aspectos clave: - **Fuente de información registrada**: Un documento de archivo es toda fuente de información que ha sido registrada en cualquier tipo de soporte, cumpliendo la función de preservar y comunicar información relevante. - **Ley de Patrimonio Histórico Español**: Define el documento como \"toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen recogida en cualquier tipo de soporte material, incluidos los soportes informáticos.\" - **Definición técnica en archivística**: Se entiende el documento de archivo como una combinación de soporte e información registrada en él, de modo que este conjunto puede utilizarse como prueba documental o consulta histórica y administrativa. Esta perspectiva reconoce la importancia del soporte material y la integridad de la información para su uso legal y administrativo (Diccionario de Terminología Archivística). - **Aspecto jurídico y testimonial**: Constituye el \"testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de funciones oficiales o privadas.\" Este enfoque destaca su valor de evidencia, ya que los documentos de archivo son registros de actos o decisiones emitidos por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, dentro de un contexto oficial, con una estructura material y formal adecuada. [Concepto de fuente de información registrada en cualquier soporte] - **Libro**: registro en formato impreso, utilizado tradicionalmente para la preservación de grandes volúmenes de información. - **Cinta magnética**: soporte para el almacenamiento de datos en formatos analógicos o digitales, como grabaciones de audio. - **Carta**: documento escrito y dirigido generalmente a una persona o institución, esencial para la comunicación oficial o personal. - **Vídeo**: recurso audiovisual que preserva información mediante imágenes en movimiento y sonido. 1. Soporte: Da al documento su entidad física y permite su preservación, asegurando que la información pueda conservarse en su estado original. 2. Información: El contenido del documento, o la noticia que transmite, es el aspecto central del documento, ya que proporciona el valor informativo y de testimonio. 3. Registro: Se refiere a la fijación de la información en el soporte; este proceso garantiza que los datos sean capturados de manera estable para su consulta futura y que puedan ser revisados o auditados como evidencia. 1. Características --------------- ### Carácter seriado En Archivística, el carácter seriado del documento refiere a su producción individual y continua, que con el tiempo forma series documentales interrelacionadas. Esta condición otorga a los documentos una identidad orgánica, esencial para el archivo. Esto diferencia a la Archivística de otras disciplinas, siendo la base del principio de procedencia que exige respetar la vinculación original de los documentos con el ente productor. Según Cencetti, este carácter impide que un documento de archivo se considere de manera aislada; su significado y utilidad dependen del conjunto, ya que fueron creados con una finalidad administrativa que adquiere sentido solo en su contexto serial. ### Génesis La génesis documental en Archivística se refiere al proceso natural de creación de los documentos de archivo, los cuales son producto y reflejo directo de las actividades y funciones de su ente productor. En este sentido, los documentos no surgen de manera arbitraria, sino como resultado de un ciclo orgánico dentro de la organización o persona que los genera, lo que asegura que cada documento conserve información relevante sobre los procedimientos y decisiones del productor. Esta relación entre el documento y las funciones del organismo que lo origina es esencial para su interpretación y contextualización en el archivo. ### Exclusividad La exclusividad es una característica fundamental de los documentos de archivo, pues la información que contienen es única y específica, lo cual implica que rara vez se encuentra repetida en otro documento con la misma extensión, profundidad y detalle. Esto dota al documento de un valor singular e irrepetible dentro del conjunto documental, dado que cada archivo es un testimonio individual e intransferible del contexto y de la actividad de su productor. ### Interrelación La interrelación entre los documentos es esencial en Archivística, ya que las piezas documentales aisladas suelen carecer de sentido completo. Su verdadero valor surge de su pertenencia a un conjunto orgánico, como una unidad archivística o expediente, en el que cada documento se conecta y complementa con otros. Las relaciones establecidas entre ellos reflejan las actividades y procedimientos del productor, ofreciendo una visión integral de la información y permitiendo que los documentos cobren significado dentro del contexto general del archivo. ### Unicidad La unicidad de los documentos de archivo radica en que cada uno posee la condición de original, dado que representa fielmente un acto administrativo o jurídico concreto, funcionando como prueba o testimonio único de dicho acto. Esta singularidad permite que el documento adquiera un valor especial dentro del archivo, pues refleja una acción específica e irrepetible del productor, y se conserva como evidencia única y directa de esa actividad o decisión. Los caracteres del documento ---------------------------- En el ámbito de la Archivística, los caracteres de los documentos son considerados como los aspectos distintivos que permiten describirlos y clasificarlos. Según Schellenberg, estos se dividen en dos categorías principales: Los caracteres externos se refieren a la estructura física y a las características materiales del documento. Estos son elementos visibles que incluyen el soporte, el tipo de escritura, las marcas como las filigranas, y el estado de conservación. También abordan la apariencia del documento, como su formato, diseño y organización visual. Por otro lado, los caracteres internos están relacionados con el contenido del documento. Se enfocan en el tipo de información que transmite, el lenguaje o código utilizado, y el contexto en el que fue creado. Los caracteres internos son esenciales para determinar el valor y la función del documento, además de su capacidad para servir como evidencia o prueba de un hecho. En Archivística, los documentos pueden clasificarse en varias clases según la naturaleza del medio y la forma en la que expresan la información: - **Textuales**: Emplean el lenguaje escrito para transmitir información, como cartas, informes y decretos. - **Iconográficos**: Comprenden imágenes, dibujos, ilustraciones o mapas, cuya información se transmite a través de representaciones visuales. - **Sonoros**: Aquellos que registran información a través de sonidos, como grabaciones de audio, discursos o entrevistas. - **Audiovisuales**: Incluyen tanto imagen como sonido, como los videos y películas, que ofrecen una perspectiva visual y auditiva de la información. - **Otros tipos**: Existen otros documentos con distintas formas de expresión, como los digitales e interactivos, que pueden combinar varios elementos multimedia. Esta clasificación según el medio y el tipo de contenido es fundamental en Archivística, ya que permite gestionar de forma adecuada la preservación y consulta de documentos, considerando su materialidad y el contenido que albergan. Los valores del documento ------------------------- Los valores del documento de archivo están íntimamente relacionados con el ciclo vital de los mismos y con la selección y valoración que se realiza en los archivos. Estos valores se refieren a las diferentes etapas por la que pasan los documentos hasta que adquieren la consideración de documentos histórico, por lo que hay que tener presentes los plazos de vigencia administrativa. Todos los documentos tienen un valor primario intrínseco según el fin para el que se han creado que van perdiendo vigencia a lo largo del tiempo. Algunos documentos adquieren un valor secundario como fuente de información histórica que va a ser permanente. ### Valor primario El valor primario de un documento se relaciona con su utilidad en la gestión administrativa y con el cumplimiento de la función específica para la que fue creado. Dentro del valor primario, se destacan varios tipos según su función: - [Valor Jurídico:] - Es el valor asociado a documentos de carácter jurídico, en los que se fundamentan derechos y obligaciones legales. - Este valor es fundamental para preservar los derechos y las garantías de las partes involucradas y no prescribe, pues puede ser requerido en cualquier momento para acreditar tales derechos u obligaciones. - [Valor Legal:] - Este valor confiere al documento un carácter probatorio, convirtiéndolo en un testimonio que puede ser utilizado ante la ley. - La vigencia de este valor puede o no coincidir con la duración de su valor administrativo, dependiendo de su relevancia en procesos legales específicos. - [Valor Fiscal:] - Es el valor que tienen los documentos en relación con los asuntos fiscales, es decir, los ingresos y la gestión de fondos dentro de la administración pública o privada. - Estos documentos pueden ser necesarios para auditorías y la gestión de recursos. - [Valor Contable:] - Hace referencia a los documentos empleados para registrar y gestionar las transacciones financieras y los estados contables. - Este valor es esencial en la contabilidad y auditoría, ya que garantiza la transparencia y exactitud en la gestión financiera de una institución. Cada tipo de valor dentro del valor primario determina la permanencia de los documentos en los archivos activos mientras se mantenga su vigencia administrativa o su necesidad para la gestión de la institución. ### Valor secundario El valor secundario se refiere a la utilidad de los documentos una vez que han perdido su valor primario. Es el valor que adquieren al ser considerados como fuente de información histórica o de referencia para la investigación y preservación del patrimonio documental. Los documentos pueden retener este valor de manera permanente y se clasifican en los siguientes tipos:  Valor [Informativo:] - Lo adquieren aquellos documentos que sirven como referencia para investigaciones históricas, sociales, culturales, y académicas. - Estos documentos contienen información útil para la comprensión de procesos pasados y son fuentes primarias en estudios sobre el desarrollo institucional, las actividades administrativas, y los cambios en la estructura social o política.  [Valor Intrínseco]: - Este valor se atribuye a documentos que presentan elementos de solemnidad y autenticidad, como sellos, firmas, suscripciones y otros signos de validación. - Dichos elementos no solo confieren autenticidad, sino también relevancia histórica o simbólica, y pueden hacer que el documento sea digno de conservación permanente, independientemente de su contenido informativo. ### La tradición documental La tradición documental hace referencia al conjunto de prácticas y procedimientos adoptados por los organismos y autoridades en la producción, autenticación, conservación y transmisión de documentos. Esto incluye tanto el modo en que los documentos son creados y validados, como los métodos de conservación y los protocolos que aseguran su autenticidad y valor a lo largo del tiempo. La tradición documental permite comprender la evolución histórica de los sistemas administrativos y la continuidad de los métodos de archivo. Las agrupaciones documentales {#las-agrupaciones-documentales.ListParagraph} ============================= En Archivística, el fondo representa el conjunto de documentos generados, acumulados y empleados de forma orgánica por una persona física, familia o entidad en el curso de sus actividades y funciones como productor documental. Esta agrupación está determinada por el principio de procedencia, lo que significa que los documentos que forman un fondo son el reflejo de la estructura y actividad de su creador y están destinados a preservarse juntos, sin dividirse, como una unidad integral. *[Características del Fondo:]* - Organización y Estructura Orgánica: - El fondo no se forma de manera arbitraria, sino que surge de un proceso natural, relacionado estrechamente con las funciones y la estructura del productor documental. - No depende del propósito o uso individual de los documentos, sino de la conexión orgánica derivada del funcionamiento interno de la persona o entidad que los creó. - Su organización refleja las actividades, procedimientos y evolución de la institución o persona, siendo testimonio de sus funciones y estructura. - Totalidad e Integridad: - La idea de fondo está asociada a la totalidad de los documentos producidos o reunidos por un creador a lo largo de su vida institucional o individual. - Esta integridad no implica la existencia de un fondo completo en cada archivo, ya que puede haber fracciones de fondos dispersas en diferentes archivos de una red. Sin embargo, incluso en estos casos, el fondo conserva su unidad y es distinguible de otros fondos. - Unicidad y Autonomía: - Un fondo siempre debe reconocerse como una unidad distinguible, incluso en el caso de mermas o fragmentación. Esta independencia es fundamental para su preservación y manejo archivístico, asegurando la cohesión del conjunto documental frente a otros fondos. Estas características hacen que el fondo sea una agrupación documental esencial en Archivística, ya que preserva el vínculo orgánico y la coherencia de los documentos en relación a su productor. El concepto de fondo en Archivística no solo implica la agrupación de documentos creados por una entidad específica, sino que se sujeta a limitaciones y criterios de delimitación rigurosos que definen su alcance y organización interna. [Limitaciones del fondo] - Jurisdiccional El fondo está restringido a la jurisdicción de la institución productora, lo que significa que se limita a reflejar las actividades, derechos y funciones de la entidad que lo generó. Esta limitación define también el contenido y la naturaleza de la información archivada, ya que toda documentación debe responder a los ámbitos propios de dicha institución. - Cronológica La cronología del fondo depende de la duración de la vida institucional de su creador. Los documentos abarcan el periodo en que la entidad estuvo activa, estableciendo así un marco temporal específico y cerrado que se ajusta a la existencia formal de la institución. [Clasificación del fondo] Un fondo exige un tratamiento específico que se traduce en un *cuadro de clasificación*, que organiza sus documentos de acuerdo con las funciones y actividades de la entidad que los produjo. Este cuadro, preferentemente de carácter funcional, representa los niveles de organización y las categorías que componen el fondo, facilitando así su acceso y consulta. *Tipos de fondos según su estado:* - Fondo cerrado Un fondo cerrado proviene de una institución extinta, lo que significa que no es susceptible de incremento ni de nuevas series documentales. Su contenido queda fijo en el tiempo, representando únicamente la actividad desarrollada hasta el momento de su disolución. - Fondo abierto En contraste, un fondo abierto pertenece a una entidad que sigue en funcionamiento, permitiendo la incorporación de nuevos documentos y series a medida que la institución continúa sus actividades. [Delimitación del fondo] La delimitación de un fondo puede ser compleja y requiere establecer dónde empieza y dónde termina, siguiendo varios criterios que permitan identificar con precisión los límites documentales y orgánicos del fondo. [Criterios para la Delimitación de Fondos] - Identidad Jurídica y Legal: La entidad productora debe poseer un nombre y una existencia jurídica independiente, reconocida por un decreto o ley. Es esencial que estos datos sean precisos y con fechas, siempre que sea posible, para definir el ámbito legal del fondo. - Atribuciones Oficiales: Las funciones y atribuciones de la institución deben estar claramente establecidas y detalladas en documentos legales o reglamentarios, lo que permite acotar la producción documental a las actividades oficiales y formales de la entidad. - Autonomía de Decisión: El organismo productor debe tener la capacidad de tomar decisiones autónomas en su actividad, lo cual justifica la creación de documentos propios que reflejan su funcionamiento independiente. Expediente administrativo y censo --------------------------------- El expediente administrativo es un conjunto estructurado y ordenado de documentos que actúan como base y antecedente para fundamentar una resolución administrativa. Este expediente no solo incluye la documentación pertinente, sino también las diligencias necesarias para ejecutar dicha resolución. Su organización responde al orden cronológico y funcional de las acciones administrativas, de modo que proporciona una visión coherente y lógica del proceso, facilitando la consulta y el seguimiento de cada caso en particular. Es, por tanto, un conjunto documental que refleja de manera exhaustiva el desarrollo y conclusión de una actuación administrativa específica. El *censo*, por su parte, es un registro documental que compila información detallada de personas, bienes o entidades dentro de un ámbito territorial determinado. Este registro permite identificar, cuantificar y caracterizar aspectos clave de una población o de los recursos disponibles, brindando así datos fundamentales para la planificación y toma de decisiones administrativas. Los censos, según sus objetivos, pueden variar en alcance y periodicidad, pero su función siempre es ofrecer un retrato claro y actualizado del objeto censado. Las agrupaciones documentales ----------------------------- La serie documental es una agrupación ordenada de documentos producidos por una entidad o sujeto en el desarrollo de una actividad administrativa específica y regulada por una norma jurídica o procedimiento concreto. Cada serie se compone de tipos documentales homogéneos, vinculados tanto a un mismo productor como a una actividad específica, siempre siguiendo una normativa común. La serie documental es producto de la aplicación del principio de respeto al orden original de los documentos y representa el carácter de la documentación producida, permitiendo una lectura orgánica de las actividades administrativas. Por lo general, las series responden a un procedimiento reglado y suelen estar formadas por expedientes que, en su conjunto, reflejan los procedimientos seguidos en la administración. No obstante, existen series formadas por acumulación de documentos relacionados con un mismo asunto o tema, creadas no tanto para cumplir un trámite administrativo específico sino para satisfacer una necesidad informativa de la administración. Estas agrupaciones no siempre tienen un carácter resolutorio, sino que pueden servir para documentar, informar y seguir un asunto, sin que ello implique una decisión final. Las series se organizan dentro del fondo documental según categorías jerárquicas que reflejan la estructura de la institución productora. Estas categorías se establecen, preferentemente, en función de las actividades y funciones que desempeñan las distintas unidades administrativas de la institución. Dichas categorías, llamadas \"secciones\", pueden dividirse en niveles jerárquicos adicionales que permiten detallar aún más la estructura de la organización. La clasificación puede seguir un criterio orgánico o funcional. En el criterio orgánico, las categorías y niveles del cuadro de clasificación se basan en los órganos de la institución, es decir, en las unidades administrativas que la integran y su jerarquía. En el criterio funcional, en cambio, la clasificación se organiza en torno a las funciones específicas que desempeñan estas unidades, destacando las tareas y competencias que se ejercen en el marco de la institución. Las series documentales pueden clasificarse en dos tipos: series únicas y series paralelas. Las series únicas son aquellas que solo pueden ser producidas por un organismo o unidad administrativa específica. Esto se debe a que reflejan actividades o funciones exclusivas de dicho organismo, lo cual asegura que su documentación tiene una procedencia inconfundible. Las series paralelas, en cambio, pueden ser producidas por distintos organismos, dado que representan actividades o funciones comunes a varias unidades administrativas. Un ejemplo de estas son las series de \"gestión de personal,\" donde se documentan actividades administrativas similares pero que se llevan a cabo en diferentes áreas u organismos de una institución. Además, existen las denominadas \"series complementarias\". Estas series incluyen documentos cuyo contenido está replicado en otras series documentales. La información que contienen no es única ni exclusiva de una unidad productora, ya que se trata de datos que pueden estar registrados o contenidos en otras agrupaciones, resultando de apoyo más que de información exclusiva. Esto da lugar a una superposición de datos, sin llegar a constituir un aporte sustancialmente nuevo. Por otra parte, en ocasiones también encontramos "fracciones de series," una situación que puede presentarse en los archivos de redes documentales o al realizar transferencias. Estas fracciones consisten en porciones de una serie completa que han sido separadas por razones prácticas, administrativas o de ubicación geográfica, lo que las convierte en partes incompletas de una serie que, en su origen, es más amplia y homogénea. ### Sección y colección documental La *sección de fondo* corresponde a una agrupación documental que refleja las subdivisiones administrativas de la entidad que generó los documentos. Esta organización se basa en la estructura administrativa de la institución productora y permite que los documentos se clasifiquen en función de las diferentes áreas o unidades de operación de dicha entidad. Sin embargo, en aquellos casos en que no es posible realizar una clasificación en función de las divisiones administrativas reales, se puede optar por criterios funcionales o temáticos para organizar las secciones, siempre buscando preservar el principio de procedencia y el orden natural del fondo. Por otro lado, la *colección documental* se distingue de las agrupaciones naturales por su carácter artificial. Siguiendo la clasificación de Antonia Heredia, las colecciones pertenecen a agrupaciones formadas de manera intencional y no natural, es decir, no responden al orden original de producción o acumulación de documentos. Las colecciones documentales pueden adoptar dos formas principales: en primer lugar, aquellas creadas por un coleccionista que reúne documentos según un criterio subjetivo, como una temática de interés personal o particular, lo que significa que no reflejan la estructura administrativa de un fondo ni respetan el principio de procedencia. En segundo lugar, existen colecciones formadas por documentos de diferentes fondos que se han reunido de manera intencionada por motivos de conservación, especial valor histórico, interés específico o cualquier otro criterio externo. Estas colecciones, al ser facticias, no tienen una organización que emane de su producción original, sino de la agrupación artificial establecida por el coleccionista o conservador. ### Agrupaciones documentales En Archivística, las **agrupaciones documentales** están organizadas en distintas unidades que facilitan el orden y manejo de los documentos de archivo según el principio de procedencia y el respeto al orden original. La **unidad documental** es el elemento básico e indivisible dentro de una serie documental y se divide en unidades simples o compuestas, según su complejidad y el uso que se les da en el contexto administrativo. La **unidad documental simple** es la estructura archivística más pequeña y de naturaleza indivisible desde el punto de vista intelectual; es decir, se constituye por un único documento que puede analizarse y consultarse como unidad completa e independiente. Por otro lado, la **unidad documental compuesta** está conformada por varios documentos organizados bajo una misma estructura, que el productor ha reunido bien para su gestión corriente o como parte de un proceso que exige su conjunto. Dentro de las unidades documentales compuestas se encuentra el **expediente**, que es la agrupación formada por la agregación de múltiples documentos, pruebas y dictámenes, a lo largo del proceso administrativo. Un expediente se estructura siguiendo un ritmo de tramitación donde cada documento se une sucesivamente como eslabón de una cadena y, por tanto, debe ser ordenado en función de la relación causa-efecto que guardan los elementos entre sí. Las principales **partes del expediente** son las siguientes: 1. [Carpetilla]: una cubierta que identifica y protege el expediente, facilitando su consulta y conservación. 2. [Extracto]: un breve resumen que indica el contenido principal o puntos destacados de los documentos del expediente. 3. [Relación del contenido]: un índice o listado detallado de los documentos que componen el expediente, permitiendo una visión general de los elementos contenidos en él. 4. [Documentos]: cada documento dentro del expediente se inserta siguiendo el proceso de tramitación, de modo que su orden respete el flujo de acciones y decisiones, garantizando que se conserven las secuencias y relaciones necesarias para el entendimiento completo del proceso o trámite. ::: {.section.footnotes} ------------------------------------------------------------------------ 1. ::: {#fn1} Consejo Internacional de Archivos (ICA).[↩](#fnref1){.footnote-back} ::: 2. ::: {#fn2} *Archivística avanzada. Cuerpo de facultativos y ayudantes.*[↩](#fnref2){.footnote-back} ::: 3. ::: {#fn3} *Cruz Mundet; Archivística: gestión de documentos y administrativos de archivos.*[↩](#fnref3){.footnote-back} ::: 4. ::: {#fn4} *Las normas de descripción archivística: Que son y como se aplican*.[↩](#fnref4){.footnote-back} ::: 5. ::: {#fn5} Albert Fugueras.[↩](#fnref5){.footnote-back} ::: 6. ::: {#fn6} *A. Heredia Herrera. Archivística general.*[↩](#fnref6){.footnote-back} ::: 7. ::: {#fn7} Archivística Avanzada, Cuerpos de Facultativos Superiores y Ayudantes.[↩](#fnref7){.footnote-back} ::: :::