Tema 1: Introducción a la Administración de Empresas PDF

TEMA 1: INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS 1. La propiedad, la dirección y el gobierno de la empresa 2. ¿Quiénes son los gerentes? 3.¿Qué es la administración? 4. ¿Qué hacen los gerentes? 5. Evolución de la administración de empresas 6. ¿Por qué estu...

TEMA 1: INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS 1. La propiedad, la dirección y el gobierno de la empresa 2. ¿Quiénes son los gerentes? 3.¿Qué es la administración? 4. ¿Qué hacen los gerentes? 5. Evolución de la administración de empresas 6. ¿Por qué estudiar administración? 1. LA PROPIEDAD, LA DIRECCIÓN Y EL GOBIERNO DE LA EMPRESA Propiedad. Los propietarios son una persona o personas que poseen la titularidad de la empresa. Los propietarios son aquellos que: Aportan dinero para poner en marcha la empresa, o bienes como terrenos, instalaciones.. O en algunos casos ambas cosas Pueden haber creado la empresa, comprado, heredado o poseer participaciones o acciones Pueden dirigir personalmente la empresa o contratar a una persona Los propietarios que ejercen la dirección son llamados empresarios. Mientras que los propietarios que no ejercen la dirección son inversores o accionistas. Dirección. Los directivos son personas con autoridad para fijar objetivos y tomar decisiones para alcanzarlos, además, dirigen y coordinan el trabajo de otras personas. No todos los directivos tienen el mismo nivel aunque todos tienen subordinados y son responsables de las actuaciones de las personas que tienen a su cargo. En las grandes empresas la propiedad suele estar repartida entre varias personas, y la dirección recae en un número reducido de directivos; esto provoca una separación entre la propiedad y el control, aumentando un posible conflicto de intereses entre propietarios y directivos. El gobierno de la empresa son mecanismos implantados con fin de asegurar el comportamiento leal y honesto de los directivos a favor de los propietarios y de los grupos de interés de la empresa. Las personas que supervisan el comportamiento de los directivos y aseguran la supervivencia de la empresa a l/p forman parte del gobierno de la empresa. Pongamos de ejemplo los órganos de gobierno de las sociedades anónimas: 1 2. ¿QUIÉNES SON LOS GERENTES? Antes se podía definir a los gerentes fácilmente diferenciándolos de los empleados sin una posición general, ahora no es tan sencillo. Podemos definir a los gerentes como aquellos que coordinan y supervisan el trabajo de otras personas para lograr los objetivos de la organización. Pueden: Coordinar el trabajo de un departamento o supervisar a una sola persona Coordinar un equipo de personas de distintos departamentos o personas ajenas a la organización Realizar labores distintas a la coordinación y supervisión CLASIFICACIÓN DE LOS GERENTES Organizaciones estructuradas de forma tradicional Podemos dividir a los gerentes en: Gerentes de alto nivel: toman las decisiones de mayor alcance (más importantes) y establecen los planes y objetivos de toda la organización Gerentes de nivel medio: administran el trabajo de los gerentes de primera línea. Ponen en acción la estrategia de organización Gerentes de primera línea: administran el trabajo de los empleados no gerenciales. Pueden obtener diversos tipos de títulos, como supervisores entre otros. Organizaciones más flexibles y menos rígidas Los equipos de empleados pasan de un proyecto a otro. Es complicado decir quiénes son los gerentes pero alguien coordina y supervisa a los demás. IMPORTANCIA DE LOS GERENTES Un buen gerente inspira a nivel profesional y personal, inyecta de energía a los que le rodean para lograr en conjunto las metas, proporciona orientación y guía para resolver 2 los problemas, brinda retroalimentación sobre el desempeño, ayuda a mejorar el desempeño, informa de los cambios organizacionales… Aunque no tengan estos ideales, los gerentes son importantes puesto que: Las organizaciones necesitan de sus aptitudes y habilidades gerenciales o administrativas sobre todo en tiempos inciertos, complejos y caóticos Los gerentes son una pieza clave para que las cosas se lleven a cabo en las organizaciones. Los gerentes contribuyen a la productividad y lealtad de los empleados. 3. ¿QUÉ ES LA ADMINISTRACIÓN? La administración se encarga de coordinar y supervisar las actividades laborales de otras personas de tal manera que se realicen de forma eficiente y eficaz. Debemos conocer la diferencia entre eficiencia y eficacia: Eficiencia: consiste en obtener mejores resultados a partir de la menor cantidad de recursos posibles (“hacer bien las cosas” → no desperdiciar recursos). No basta con ser eficiente, se debe ser eficaz Eficacia: se trata de realizar todas aquellas actividades laborales qué derivarán en el logro de los objetivos de la organización (“hacer lo correcto”) Una organización exitosa incluye eficacia y eficiencia, y si falta alguna de ellas estamos hablando de mala administración (es ineficiente e ineficaz o eficaz pero ineficiente). 4. ¿QUÉ HACEN LOS GERENTES? FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN Los responsables de administrar y asegurar el éxito de las organizaciones son los gerentes. Es decir, los gerentes desempeñan ciertas funciones mientras que coordinan eficiente y eficazmente el trabajo de otras personas. Como administradores los gerentes realizan las funciones gerenciales de planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar. Henri Fayol fue el primero en proponer estas 5 fuerzas: Planear: es la función administrativa donde se definen la misión, objetivos y metas de la organización, así como las estrategias generales para alcanzarlas y el desarrollo de los planes. Organizar: se establece una clara estructura de roles, permitiendo determinar qué actividades hay que realizar, quién las ejecutará y cómo se relacionan entre sí. Esta función administrativa define todas las tareas necesarias para lograr los objetivos de la organización, asignándolas a las personas que mejor puedan desarrollarlas. Dirigir: la función de dirección es la responsable de mantener la motivación y el liderazgo para lograr en el empleado un nivel de motivación suficiente que lo mantenga permanentemente en busca de los objetivos de la organización. Por esta razón la función de dirigir debe incluir a personas que tengan y puedan 3  manejar habilidades de liderazgo, motivación y comunicación muy desarrolladas. Controlar: significa vigilar, medir o corregir el desempeño del personal dentro de una organización y compararlo con las normas, políticas u objetivos de la misma, para realizar o no las acciones correctivas correspondientes para su aplicación. Es necesario estar evaluando periódicamente el desempeño, para evitar las desviaciones que surgen en la operación diaria y corregir las que se observen. ROLES GERENCIALES Los roles gerenciales se definen como una serie de conductas que realizan los directivos de una organización, sin importar el nivel, durante el desarrollo de sus tareas y actividades. El concepto de roles gerenciales fue definido por Henri Mintzberg, quien parte de la base de que el directivo está investido de autoridad formal sobre una unidad o sobre toda la organización. Dicha autoridad le confiere un estatus, el cual da lugar a una serie de relaciones interpersonales que le proporcionan información. La información capacita al directivo para tomar decisiones. De esta manera, Mintzberg identificó 10 roles que se pueden agrupar en 3 bloques: tres de ellos se refieren a las relaciones interpersonales, tres más están relacionados con la información, y los cuatro últimos tienen que ver con la toma de decisiones: Roles interpersonales: surgen directamente de la autoridad formal e incluyen relaciones del directivo con otras personas, tanto dentro como fuera de la organización. Distinguimos: ➔ Representante o rol de cabeza visible: son todas aquellas actividades en las que el directivo representa a su unidad y a su organización, es decir, representa a su empresa y es un símbolo de la organización, lo que le obliga a una serie de deberes. Ejemplo: la firma de un contrato ➔ Líder o rol de líder: son todas las actividades en las que el directivo se relaciona con los subordinados, los dirige, los coordina y los controla. Además, define el clima que existirá en la organización, ya que los directivos tienen que motivar a sus subordinados, animándoles a seguirle voluntariamente. Suele asociarse con el trabajo de administrador. ➔ Enlace o rol de enlace: son las actividades que permiten al directivo conectar a su unidad con otras que están en su mismo nivel, es decir, se relacionan con personas que no están en su jerarquía, que no son superiores o subordinados (relaciones horizontales). Estos contactos son otros administradores de la empresa, pero también individuos fuera de ella como clientes y proveedores. Roles de información: en los tres roles anteriores, el directivo se relaciona con diversas personas, lo cual le proporciona una situación privilegiada para obtener información, tanto interna como externa. Como consecuencia aparecen los roles 4  de información, debido a que el directivo tiene un acceso excepcional a ella. Son los siguientes: ➔ Rol de monitor: Los contactos personales que ha desarrollado el directivo le convierten en el principal receptor de información, tanto formal como informal, permitiéndole desarrollar un conocimiento profundo de su organización y su entorno. Busca estar al tanto de los avances que afectan al trabajo de su unidad y el suyo propio. ➔ Rol de difusor: ocurre cuando el directivo transmite información a sus subordinados que, de otra forma, no tendrían acceso a ella. Parte de esa información es formal y hace referencia a datos, hechos y acontecimientos, pero otra parte de su actividad como difusor de información es aportar y diseminar criterios valorativos que interpretan, evalúan y jerarquizan la información y que son de gran utilidad a la hora de tomar decisiones. ➔ Rol de portavoz: Se refiere a la difusión de la información que el directivo da a personas fuera de su unidad sobre la organización o su unidad. Como por ejemplo a los proveedores, inversores financieros… Roles decisorios: el acceso que los directivos tienen a la información lo convierten en el núcleo central de la toma de decisiones, ya que la información es el input de la decisión. Esto da lugar a otros cuatro roles: ➔ Rol de empresario: Al directivo le corresponde iniciar el cambio. En este rol el directivo busca las oportunidades del entorno y diseña las estrategias adecuadas para poder aprovecharlas. Incluye todas las actividades en las que el directivo toma decisiones que implican una actitud activa de su organización. Decisiones en las que la empresa se anticipa. ➔ Solucionador de conflictos: incluirían todas las actividades en las que el directivo toma decisiones de forma reactiva ante problemas surgidos que requieren soluciones. ➔ Asignador de recursos: El directivo diseña la estructura de la unidad y decide cómo se reparten y utilizan los recursos que tiene asignado ➔ Rol de negociador: todas aquellas decisiones en las que el directivo negocia con diversos grupos, equipos o personas, bien en el seno de su organización, bien con personas ajenas a la misma. Estos diez roles forman todo un integrado, difíciles de separar en la práctica. Dependiendo del nivel directivo, cada uno de los roles son desempeñados con mayor o menor intensidad. En algunos casos, las empresas optan por tener una dirección compartida, de forma que las habilidades de los distintos directivos se complementan, aunque es complicado combinar los distintos roles entre varias personas, derivando de esta manera uno de los principales problemas de los equipos de dirección. 5 HABILIDADES GERENCIALES Robert L. Katz propuso que los gerentes necesitan tener tres conjuntos de habilidades: Habilidades técnicas: Es conocer el trabajo y las técnicas necesarias para realizar las tareas correctamente. Son más importantes para los gerentes de primera línea, ya que manejan a los empleados que utilizan herramientas y técnicas para producir los productos o servicios. Los empleados con mejores habilidades técnicas suelen ser ascendidos a gerentes de primera línea. Habilidades humanas o interpersonales: es la capacidad de trabajar bien con otras personas, tanto individual como en grupo. Es importante para todos los niveles. Los gerentes con buenas habilidades humanas consiguen lo mejor de sus trabajadores, al saber comunicarse con ellos, motivarlos, dirigirlos y darles confianza. Habilidades conceptuales: es la capacidad para pensar y conceptualizar situaciones abstractas y complicadas. Es importante para gerentes de alto nivel ¿CÓMO SE ESTÁ TRANSFORMANDO EL TRABAJO GERENCIAL? Los clientes son indispensables, durante mucho tiempo se ha pensado que el marketing es responsable de los clientes con los que cuenta una empresa, pero ahora nos hemos dado cuenta que las actitudes y comportamientos de los empleados tienen un papel muy importante en la satisfacción del cliente. Por ello, los gerentes deben crear una organización sensible a los clientes, con empleados amistosos y dispuestos a hacer lo que sea para complacerlos. Tecnología: ha transformado la manera de hacer las cosas. Se trata de un desafío lograr que los empleados se integren en ella y comprendan las mejoras que proporciona. Las redes sociales; A día de hoy la nueva frontera está representada por las redes sociales, mediante las cuales los usuarios crean comunidades online para compartir ideas, información, mensajes personales, etc. Los empleados no solo las usan para lo personal, sino también para propósitos de trabajo. Cada vez son más usadas por las empresas para conectarse con los clientes, administrar los recursos humanos y aprovechar las innovaciones. El riesgo está en cómo son utilizadas. 6  Innovación: Es muy importante hacer las cosas de forma diferente, explorar nuevos territorios y asumir riesgos. La innovación no es exclusiva de alta tecnología, es posible detectar esfuerzos de innovación en todo tipo de organizaciones. El gerente debe alentar a sus empleados para que estén atentos a nuevas ideas y metodologías. Sostenibilidad: La sostenibilidad es la capacidad que tienen las organizaciones para lograr los objetivos empresariales y aumentar su valor para los accionistas en el l/p, integrando oportunidades económicas, medioambientales y sociales en sus estrategias. Es muy importante administrar de manera eficaz y eficiente, respondiendo a desafíos medioambientales y sociales. Es decir "satisfacer las necesidades de la gente actual, sin comprometer la capacidad de las futuras generaciones para satisfacer sus propias necesidades" Empleado: Es una parte muy importante de la empresa, por lo que es importante tratarlos bien, incrementando así la posibilidad de que este se esfuerce al realizar su trabajo. Los gerentes eficaces se esfuerzan por recompensar a los trabajadores con sueldos competitivos, ofreciendo ascensos, ayudando para que haya un equilibrio entre su vida laboral y personal. 5. EVOLUCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Un hecho importante es la publicación en 1776 de La Riqueza de las Naciones de Adam Smith. En este plantea las ventajas económicas de la división del trabajo (especialización). La división del trabajo aumenta la productividad, ya que mejora la habilidad y destreza del trabajador, y evita la pérdida de tiempo en el cambio de una actividad a otra A finales del siglo XVIII, en la revolución industrial, el poder de las máquinas sustituyó a la fuerza humana e hizo más económico producir en fábricas que en hogares. Esto provocó que los gerentes necesitaran teorías para dirigir. Como consecuencia surgen las siguientes teorías: MODELO CLÁSICO Se centra en la racionalidad y la eficiencia de las organizaciones y trabajadores. Administración científica:En 1911, Taylor publicó Principios de la Administración Científica. Estudió el trabajo manual utilizando métodos científicos para definir “la mejor forma” de realizar un trabajo y aumentar la productividad. Frank y Lilian Gilbreth fueron los seguidores más notables de Taylor. Eliminaron movimientos manuales y corporales ineficientes, y diseñaron herramientas y equipos para optimizar el rendimiento laboral. 7 En la actualidad los gerentes utilizan la administración científica analizando tareas básicas que se deben realizar, contratando los mejores empleados… Teoría general de la administración: Fayol creía que las funciones de la administración eran comunes en todos los negocios, y por ello estableció 14 principios de administración. Weber describió un tipo de organización ideal, la burocracia, una forma de organización caracterizada por la división del trabajo, una jerarquía claramente definida, normas y reglamentos detallados y relaciones … En la actualidad, los gerentes utilizan la teoría general de la administración cuando desempeñan funciones gerenciales y estructuran sus organizaciones para que los recursos se utilicen con eficacia y eficiencia MODELO CUANTITATIVO O CIENCIA DE LA ADMINISTRACIÓN Utiliza las técnicas cuantitativas para mejorar la toma de decisiones. Contribuciones importantes: Aplicación de la estadística, modelos de optimización e información y simulaciones por ordenador a actividades gerenciales Administración de la calidad total: Es una filosofía de administración comprometida con la mejora continua para responder las necesidades y expectativas del cliente En la actualidad los gerentes utilizan el modelo cuantitativo en tomar decisiones relacionadas con la planificación y control: asignación de recursos, mejora de la calidad, programación del trabajo o determinación de los niveles óptimos de inventario MODELO CONDUCTUAL Analiza la administración enfocándose en las personas. Todos creían que las personas eran el activo más importante de las organizaciones y debían ser tratados como tal. Comportamiento organizacional: investiga las acciones de la gente en el trabajo. Primeros partidarios del comportamiento organizacional: Owen, Munsterberg, Follett y Barnard Los estudios de Hawthorne: Proporcionaron ideas sobre el comportamiento individual y grupal. Efecto importante sobre las ideas de administración relacionadas con el rol de las personas en las organizaciones En la actualidad, los gerentes utilizan el modelo conductual de la siguiente forma: Ha moldeado la forma de manejar las organizaciones actuales: diseño de los trabajos, la forma de trabajar con equipos de empleados, cómo se comunican. Muchas teorías tienen su origen en este enfoque: teoría de la motivación, liderazgo, comportamiento grupal y desarrollo. 8 MODELOS CONTEMPORÁNEOS Analiza lo que ocurre en el entorno que está fuera de los límites de la organización Modelo sistémico: Barnard aplicó una teoría de las ciencias físicas a la organización: “una organización funciona como un sistema cooperativo” Una organización toma elementos (recursos) de su entorno y los transforma o procesa como productos que distribuye en el entorno. ➔ Modelo sistémico y los gerentes: Deben garantizar que todas las unidades interdependientes funcionen juntas, comprender que las decisiones/acciones en un área de la organización afectarán a otras áreas y ayuda a reconocer que las organizaciones no están aisladas sino que depende del entorno. Modelo de contingencias: Los primeros teóricos nos presentaron principios que asumieron como universales, pero los principios no pueden aplicarse a todas las situaciones; las organizaciones no son iguales, se enfrentan a situaciones distintas y requieren diferentes formas de administración. ➔ Modelo de contingencias y los gerentes: No existen reglas universales o simplistas a seguir por los gerentes. La forma de dirigir depende de la situación (identificar variables situacionales o de contingencia). Analizar sus situaciones consiste en determinar su situación y la mejor forma que tiene para manejarla. 6. ¿POR QUÉ ESTUDIAR ADMINISTRACIÓN? Lo podemos explicar a través de: La universalidad de la administración: La administración es importante en organizaciones de todo tipo y tamaño, en todos los niveles y áreas. Pero no en todas las organizaciones es la misma. Buscamos mejorar las maneras de administrar las organizaciones, ya que si estas están bien administradas desarrollan una base de clientes leales, crecen y prosperan. Si estudia administración, será capaz de reconocer una mala administración y corregirla. La realidad laboral: Una vez que comience su vida profesional, administrará o será administrado. ➔ Administrar: entender la administración y desempeñarse como gerente. 9 ➔ Ser administrado: trabajar en una organización, tratar con gerentes, conocer a los jefes y el funcionamiento interno de una organización, y puede que tengas responsabilidades gerenciales. 10