Resumen UT4: Gestión Documental en Compras PDF

UT4: Gestión Documental en Compras PARTE 1 1. Proceso de Compra El proceso de compra incluye actividades y documentos que respaldan las transacciones comerciales, esenciales para garantizar la operatividad de la empresa. Importancia del ciclo de compra: Justifica operaciones y acuerdos ante...

UT4: Gestión Documental en Compras PARTE 1 1. Proceso de Compra El proceso de compra incluye actividades y documentos que respaldan las transacciones comerciales, esenciales para garantizar la operatividad de la empresa. Importancia del ciclo de compra: Justifica operaciones y acuerdos ante posibles incumplimientos. Facilita la organización y trazabilidad de las operaciones. Etapas del proceso de compra: 1. Solicitud de oferta a proveedores: solicitar su catálogo de producto, listado de precio,condiciones de entrega y pago 2. Selección del proveedor: se selecciona el mas adecuado 3. Negociación de las condiciones de compra: Ajustar condiciones comerciales. 4. Seguimiento del pedido: (GPS y Software) 5. Recepción de la mercancía: Verificar cumplimiento de especificaciones. 6. Recepción de la factura 7. Servicio posventa: Resolver incidencias y mantener relaciones con los clientes. 2. Documentos Generados en el Ciclo de Compras Cada etapa del ciclo genera documentos que aseguran el correcto desarrollo de las operaciones. 2.1 Solicitud de oferta: Documento inicial para contactar a los proveedores. Incluye detalles como datos de contacto, descripción del producto, cantidades y referencias. Uso de tecnologías como E-Procurement para agilizar este paso. 2.2 Presupuesto: Respuesta del proveedor que especifica: Costos unitarios. Condiciones comerciales. Fichas técnicas o catálogos anexos. Base para negociar volúmenes y precios. 2.3 Contrato: Formaliza la relación entre proveedor y empresa. Incluye: plazos, métodos de pago, seguros, especificaciones y garantías.  Dos tipos principales: Relación duradera: Contrato único. Compra puntual: Contrato por operación (especialmente en comercio internacional). 2.4 Pedido: Documento generado tras aceptar el presupuesto. Contiene: Referencias, cantidades y precios. Fecha límite de entrega. 2.5 Albarán: Acompaña a la mercancía al ser entregada. Sirve para verificar la correspondencia con el pedido. 2.6 Carta de porte: Documento de la empresa de transporte. Detalla la cantidad y estado de la mercancía al momento de la recogida. Sirve como garantía y comprobante en caso de incidencias. 2.7 Ficha de almacén: Registro de la mercancía en inventario. Detalla: Unidades recibidas. Referencias y método de valoración (FIFO, LIFO, PMP). 2.8 Factura: Documento que obliga al pago. Especifica: Cantidades, precios unitarios, impuestos, descuentos y condiciones de pago. Tipos: Ordinaria. Simplificada (para consumidores finales). Electrónica (e-factura): Sustituye al papel, requiere firma digital. 2.9 Hoja de reclamaciones: Documento donde el cliente expresa su disconformidad. Incluye: Detalles de incumplimiento o defectos. Procedimiento arbitral si no hay acuerdo entre las partes. 3. Documentos de Pago y Cobro 3.1 Transferencia y recibo: Transferencias: Operación bancaria que incluye IBAN, nombre del beneficiario y monto. Recibos: Documento que justifica pagos en efectivo. 3.2 Cheque: Orden de pago escrita para transferir fondos. Contiene: Datos del librador y beneficiario. Cantidad en números y letras. Fecha, lugar de emisión y firma. 3.3 Pagaré: Similar al cheque, pero especifica un pago diferido. Puede descontarse en bancos para obtener liquidez. 3.4 Letra de cambio: Documento oficial que compromete al librado al pago en una fecha y lugar acordados. Características: Registro del librador y tenedor. Avales y endosos posibles. 3.5 Factoring y Confirming: Factoring: Venta de facturas a una entidad financiera para obtener liquidez inmediata. Confirming: El cliente utiliza un banco para gestionar los pagos a sus proveedores. 4. Documentos en Comercio Internacional En compras internacionales se requieren documentos adicionales: Factura proforma: Usada para calcular aranceles y tasas aduaneras. Cartas de crédito: Garantizan el pago. Certificados de origen: Confirman la procedencia de la mercancía. 5. Tecnologías Aplicadas a la Gestión Documental 5.1 Software especializado: Herramientas como DelSOL y SAGE automatizan: Presupuestos. Inventarios.  Facturación. Devoluciones. 5.2 E-Procurement: Digitaliza solicitudes de ofertas, haciendo el proceso más rápido y preciso. 5.3 Factura electrónica: Alternativa al papel. Ventajas: Sostenibilidad. Reducción de costos. Facilidad de tramitación. PARTE 2 1 Búsqueda y selección de proveedores ¿Qué son los proveedores? Son entidades o personas externas que proveen bienes o servicios a una empresa para que esta pueda operar o vender al consumidor final. Departamento encargado El departamento de compras gestiona la búsqueda y selección de proveedores. Trabaja en conjunto con el departamento de ventas, que se encarga de atender clientes y gestionar las existencias. Factores a considerar al buscar proveedores Productos necesarios: Identificar qué se necesita adquirir. Cantidad: Determinar los niveles mínimos de stock requeridos. Calidad: Garantizar que los productos cumplan con los estándares deseados. Frecuencia de compra: Establecer un calendario para reposición. Casos comunes 1. Búsqueda de nuevos proveedores: Cuando la empresa no tiene proveedores actuales o busca ingresar a un nuevo mercado. 2. Cambio de proveedores: Cuando los actuales no cumplen con las expectativas. 3. Ampliación de proveedores: Necesaria para diversificar o cubrir la demanda de nuevos productos. Fases del proceso 1. Búsqueda de información: Fuentes como internet, ferias, catálogos, etc. 2. Solicitud de información adicional: Contactar a los proveedores para obtener más detalles. 3. Evaluación comparativa:  Analizar precio, calidad, tiempos de entrega, y flexibilidad. 4. Selección del proveedor: Elegir al que mejor se alinee con los objetivos de la empresa. 2. Conceptos básicos: costos, precios y márgenes Precio de compra Es el costo total de adquirir un producto, incluyendo: Portes: Transporte del proveedor al cliente. Seguros: Protección contra daños o pérdidas. Envases y embalajes: Materiales para proteger el producto. Intereses y comisiones: Derivados de aplazamientos de pago. Ejemplo: Compramos productos por valor de 1,000 €, pero incurrimos en: Transporte: 50 € Seguro: 20 € Embalajes: 10 € Total: 1,080 € El precio unitario será: Precio unitario=Costo totalUnidades.\text{Precio unitario} = \frac{\text{Costo total}}{\text{Unidades}}.Precio unitario=UnidadesCosto total. Precio de venta Se fija tomando en cuenta: 1. Demanda: Elástica: Cambia con variaciones de precio. Inelástica: Poco sensible al precio. 2. Competencia: Analizar precios de rivales. 3. Costos de fabricación o adquisición. Margen comercial El beneficio por cada unidad vendida: En valor absoluto: Pventa−CunitarioP En porcentaje: Margen %⋅ Cunitario Beneficio Se calcula como: Beneficio=Ingresos totales−Gastos totales.\ Si los ingresos superan los gastos, hay ganancia; si no, hay pérdida. 3. Cálculos en facturación Elementos clave de una factura 1. Cantidades y precios unitarios. 2. Descuentos. 3. Gastos adicionales (transporte, intereses). 4. IVA. Pasos para calcular una factura 1. Determinar el importe bruto: Ejemplo: Compramos: 5 ordenadores a 400 €: 5⋅ 400=2,000€ 2 impresoras a 150 €: 2⋅ 150=300€ Total bruto: 2,000+300=2,300€ 2. Aplicar descuentos progresivamente: Descuento comercial del 2%: 2.300⋅ 2%=46 2.300-46=2254 Descuento por volumen del 1%: 2.254⋅ 1%=22,54 2254-22,54=2.231,46 Descuento por pronto pago del 0.5%: 2.231.46⋅ 0,5%=11,16 2.231,46-11,16=2.220,30 3. Añadir gastos adicionales: Transporte: 200 € 4. Calcular IVA: IVA al 21%: 2,420.30⋅ 21%= 508,26 5. Total neto: ▪ 2.220,30+200+508,26= 2.928,56 4. Gestión de pagos y cobros Modalidades de pago 1. Anticipado: Se paga antes de recibir el producto. 2. Al contado: Se paga al recibir el producto. 3. Aplazado: Pago en cuotas posteriores. Instrumentos de pago Cheque: Documento emitido por el comprador. Pagaré: Similar al cheque, pero con vencimiento. Transferencia bancaria. Tarjeta de crédito. Pago contra reembolso. 5. Descuentos, intereses y recargos Tipos de descuentos 1. Comercial: Sin motivo específico, usado como promoción. 2. Volumen: Por comprar en grandes cantidades. 3. Pronto pago: Reducción por pagos rápidos. Intereses y recargos Intereses: Por pagos aplazados. Recargos: Costos administrativos o bancarios. Ejemplo: Compra de 8,000 € aplazada 4 meses, con 3.5% de interés anual: I= 8,000*3.5%*(4/12) = 93.33