Apuntes UT4 Gestión Documental - Compras PDF

UT4 GESTIÓN DOCUMENTAL – COMPRAS 1.El proceso de compra En el desarrollo de su actividad, toda empresa firma una serie de acuerdos y lleva a cabo determinadas operaciones que deben reflejarse en documentos específicos. Estos actuarán como justificante ante posibles complicaciones, incu...

UT4 GESTIÓN DOCUMENTAL – COMPRAS 1.El proceso de compra En el desarrollo de su actividad, toda empresa firma una serie de acuerdos y lleva a cabo determinadas operaciones que deben reflejarse en documentos específicos. Estos actuarán como justificante ante posibles complicaciones, incumplimientos de obligaciones o confusiones. Las empresas necesitan proveedores adecuados para adquirir materiales con el fin de fabricar sus propios productos o comprar artículos ya terminados para su venta. La selección de los proveedores constituye el inicio del ciclo de compra de la empresa que, como veremos a continuación, pasará por una serie de etapas y terminará con el servicio posventa prestado a los clientes. 1.1.Etapas del proceso de compra La integración de los diversos departamentos en el ciclo de compras gráficamente sería: 2.Documentos que intervienen en la compra Cada una de las etapas del ciclo de compras da lugar a la generación de diversos documentos, considerados comerciales, en los que se reflejan por escrito las operaciones mercantiles y las condiciones en las que se pactan y llevan a cabo, siempre conforme a la ley vigente. Estos documentos comerciales tienen la característica de poder ser negociables o no, esto es, los documentos negociables sustituyen al dinero en efectivo a la hora de realizar el pago de una operación, como son la letra de cambio, el cheque y el pagaré, además de las modalidades de factoring y confirming. Por otro lado, los softwares especializados, como DelSOL o SAGE, integran diversas áreas de la empresa relacionadas con el ciclo de compras, desde la estimación de un presupuesto hasta la tramitación de devoluciones, y permiten introducir de forma automática todos los documentos relacionados (presupuesto, pedido, albarán, factura e inventario), ya que obtienen información de los distintos sistemas de gestión utilizados. A.Solicitud de oferta Normalmente, una empresa contacta por primera vez con un proveedor para solicitar información y precios de los productos que necesita. Las tecnologías actuales (el E-Procurement, que se estudiará con detalle más adelante) permiten abreviar este proceso a unas horas y conseguir la oferta óptima. La solicitud de oferta a los proveedores debe contener información sobre la empresa, los datos de la persona de contacto y la referencia de los productos sobre los que se precisa información. Cuanto más detallada sea esta solicitud, con más precisión se ajustará la oferta B.Presupuesto El proveedor transmite su oferta mediante un presupuesto, en el que detalla toda la información. Este suele ir acompañado de las fichas técnicas de los productos solicitados o de un catálogo en el que se amplía la información sobre los mismos. Si el presupuesto resultara atractivo para el cliente, se convoca una reunión de comerciales con el fin de negociar las condiciones y las ofertas específicas en función del volumen de compra y de la relación comercial posterior que se pueda establecer. Si se trata de una compra puntual, se dedicará menos tiempo a negociar. C.Contrato En las relaciones comerciales a largo plazo no basta con la simple negociación del presupuesto, sino que es necesario formalizar un contrato de compraventa que recoja todas las condiciones de la compra, como el pago, la entrega, el seguro y las especificaciones, según los productos objeto de la operación. Puede parecer un proceso tedioso, pero es una garantía frente a posibles incidencias e incumplimientos de las condiciones durante el proceso. Suele realizarse un único contrato, para relaciones duraderas, o un contrato por operación, en el caso de compras puntuales, principalmente si el volumen de compra es elevado o si se trata de una operación internacional, en la que el contrato deberá ir acompañado de una carta de crédito como garantía de cobro para el proveedor. D.Pedido Este documento se genera como consecuencia de la aceptación del presupuesto negociado, y debe contener, de forma clara y detallada, la cantidad de producto, su referencia y el precio pactado. Hay que especificar si se necesita su entrega antes de una fecha determinada. El resto de condiciones se habrán negociado previamente. E.Albarán Este documento acompaña a la mercancía recibida y en él se detallan los productos entregados. Debe ser contrastado con la mercancía en el control de calidad y con el pedido para comprobar que todo coincide. F.Carta de porte Este documento es expedido por la empresa de transporte, justifica la recogida de la mercancía y garantiza su entrega al comprador. La carta de porte debe contener la cantidad y el estado de la mercancía en el momento de su recogida. Sirve de acuse de recibo y certifica que se ha entregado la mercancía en las condiciones acordadas para que no haya problemas en caso de reclamaciones y devoluciones. Funciona asimismo como comprobante de la existencia de un contrato de transporte en el que se especifican los requisitos de recogida y entrega, así como las partes intervinientes. G.Ficha de almacén Tras ser recepcionada y una vez superado el control de calidad, la mercancía se registra en el sistema para ser identificada, catalogada y enviada a su posición dentro del almacén. La ficha de almacén se utiliza, como vimos en la UT anterior, para controlar cada unidad disponible en la empresa y realizar la gestión de forma eficaz. En esta ficha se detallarán las unidades recibidas, las referencias y su valor (que vendrá determinado por alguno de los métodos de valoración: FIFO, LIFO o PMP). H.Factura Finalizado el proceso de recepción, comprobación y control de la mercancía, el proveedor emite el documento que recoge la obligación de pago: la factura. En la factura se especifica la cantidad de cada referencia de producto, el precio unitario, el valor total, los descuentos, los gastos incluidos y los impuestos aplicados. Las condiciones de pago y otras posibles observaciones se recogen en una nota al pie del documento. Desde el 01/01/2013, cuando una empresa comercial realiza una venta, el consumidor final recibe una factura simplificada. Esta recoge la información fiscal de la empresa, el producto o servicio, el impuesto aplicado y el importe total. Gracias a la consolidación de una actitud más respetuosa con el medioambiente y al uso de las nuevas tecnologías, la factura en papel se está sustituyendo por la e-factura. La factura electrónica tiene el mismo valor legal, pero para su tramitación es necesario disponer de firma digital, sistema EDI o certificado digital. Grandes empresas como Endesa, Movistar o Vodafone ya no envían la factura impresa a no ser que el cliente lo solicite expresamente. Para determinados envíos, como, por ejemplo, los internacionales, en el paso de aduanas es necesario acompañar la mercancía de una factura proforma para facilitar el cálculo de los aranceles y de las distintas tasas a partir del valor de la mercancía. La factura proforma no es una factura ordinaria, sino un borrador. I.Hoja de reclamaciones La hoja de reclamaciones es el documento en el que se expresa la disconformidad del cliente con la mercancía recibida y se hace constar la infracción de las condiciones acordadas en el pedido o en el contrato de compraventa. En caso de no haber acuerdo entre las partes, la hoja de reclamaciones se remite a la administración correspondiente para su intervención, es decir, se abre un procedimiento arbitral que, si no es resuelto de buena voluntad, llegará a la jurisdicción ordinaria. 3.Documentos de pago y de cobro Son documentos comerciales negociables que permiten registrar la obligación de pago de una cantidad de dinero en una fecha determinada. A.Transferencia y recibo Cuando el pago se efectúe al contado entre bancos, se realizará mediante transferencia. Es indiferente el momento del pago (anterior, posterior o en el mismo momento de la entrega de la mercancía), pero se deberá cumplimentar un documento que incluya el número de cuenta bancaria o IBAN del receptor (beneficiario), su nombre y la cantidad. La transferencia se podrá efectuar por teléfono, en un cajero automático, a través de la app del banco (oficina electrónica) o presencialmente en la propia sucursal, y el documento generado será el justificante de la operación. Si se quiere hacer un pago en efectivo, al no quedar constancia de su realización, debe emitirse un documento denominado recibo, en el que se incluye el nombre del pagador (entidad o persona física), el importe, el concepto y la fecha de pago. El talonario de recibos tiene una doble matriz o una hoja de calco para que el cobrador se quede con una copia del recibo emitido. B.Cheque Es una orden de pago al contado escrita y girada contra una entidad financiera para que abone una cantidad de dinero en una fecha determinada. En todo cheque se identifica la entidad que lo emite (librado), el número de serie (identificación del cheque), la cantidad en números y letras, a quién se le expide (beneficiario), la fecha y el lugar de emisión y la firma del librador, que no puede ser ni impresa ni estampada. Distintos tipos de cheques: Cheque nominativo (5.6) C.Pagaré Es el medio de pago más utilizado junto con el cheque. La diferencia es que se especifica el momento del pago y que, a través del descuento bancario, se puede cobrar anticipadamente a cambio del pago de una tasa de descuento para obtener liquidez. La forma de emisión es similar a la del cheque. D.Letra de cambio Es un documento que emite la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre. Al ser, por tanto, un impreso oficial timbrado, supone una obligación de pago. La letra de cambio es expedida por el cliente (librador) para que sea el cobrador (tenedor) quien la firme, aceptando el medio de pago. Con este documento se ordena al librado el pago de la cantidad fijada en el lugar indicado y en la fecha establecida. En este caso se registrarán las entidades del librador y el tenedor y la fecha de pago, así como los datos del tenedor y la firma del mismo. Una de las diferencias con respecto al cheque y al pagaré es que el vencimiento puede ser una fecha fija, a varios días o meses desde la firma, a la vista (cuando se presenta al pago) o a un plazo desde la vista. Además, en la parte posterior existen dos matrices diferenciadas en las que se puede rellenar la información para endosar la letra o avalarla. E.Otras modalidades: factoring y confirming El factoring y el confirming son modalidades alternativas de pago cada vez más conocidas y utilizadas por las empresas. El factoring consiste en traspasar las facturas de una empresa a una entidad financiera (factor) para obtener de manera inmediata el dinero, con lo que será esta la encargada de la cobranza futura de las mismas. Es una alternativa de financiación inmediata a cambio de un tanto de descuento. El factoring reúne una serie de características: La entidad financiera asume el riesgo crediticio (factoring sin recurso), es decir, si el deudor no paga, la entidad financiera se hace cargo de la deuda. Si la entidad financiera no asume el riesgo crediticio (factoring con recurso), en caso de producirse un impago, la factura se devolverá y su importe se reclamará a la empresa. Se asume el riesgo de cambio si la factura es en moneda extranjera. Se realiza el cobro efectivo del crédito. Se proporciona asesoramiento financiero y comercial a los deudores. En cuanto al confirming, equivale a un pago certificado, con la diferencia respecto al factoring de que en esta modalidad el banco avala el pago al proveedor. Se puede decir que es un «factoring inverso», ya que lo inicia el cliente para poder adaptarse a las condiciones de pago del proveedor, siendo la entidad financiera quien gestiona el pago de sus compras. Se pueden dar tres formas de pago de la empresa a la entidad en el caso del confirming: La empresa transfiere los fondos antes del vencimiento acordado. La empresa realiza la transferencia después de la fecha de vencimiento, con los correspondientes costes financieros. La empresa paga en la fecha del vencimiento. Esta modalidad de pago cuenta entre sus ventajas con la flexibilidad, ya que permite a las empresas gestionar su tesorería sin necesidad de recurrir a préstamos o créditos, con el correspondiente coste de intereses. 4.Documentos internacionales En el caso de que la compra se haga fuera del país de origen, se utilicen medios de transporte no terrestres, se opere en otra moneda y sea necesario pasar aduanas, intervendrán documentos específicos del comercio internacional. A.Factura proforma Es una factura sin validez fiscal ni contable que acompaña a la mercancía con el fin de facilitar el cálculo de aranceles y de las distintas tasas en función del valor de la mercancía.