Gestión de Compras y Almacenamiento de Material (PDF)

TEMA 6. ADQUISICIÓN Y ALMACENAMIENTO DE MATERIAL GESTIÓN DE COMPRAS La gestión correcta de los suministros asegura la disponibilidad de los productos de uso habitual. Su falta provocaría dificultades en su funcionamiento. Los grandes centros sanitarios tienen un Servicio de Suministros, realizan la...

TEMA 6. ADQUISICIÓN Y ALMACENAMIENTO DE MATERIAL GESTIÓN DE COMPRAS La gestión correcta de los suministros asegura la disponibilidad de los productos de uso habitual. Su falta provocaría dificultades en su funcionamiento. Los grandes centros sanitarios tienen un Servicio de Suministros, realizan la adquisición, almacenamiento y distribución del equipo e instrumental y material de consumo del hospital. En los pequeños centros sanitarios y consultas médicas la gestión es menos compleja puede ser llevada por 1 persona por llamada telefónica o fax. La gestión de suministros se realiza en varias etapas: - Adquisición del material. - Almacenamiento. - Distribución entre los servicios. En grandes centros sanitarios las compras son gestionadas desde el servicio de suministros, y se lleva a cabo por tres métodos : Centralizada: La realiza el INSALUD y luego el centro sanitario le solicitan el material. Los productos comprados por este procedimiento se llaman material homologado. Descentralizada: Cada centro gestiona sus propias compras. Mixta: Unos materiales se adquieren de forma centralizada y otros descentralizada. La más frecuente. TIPOS DE BIENES A ADQUIRIR Bienes corrientes: Suministros sanitarios, ropa, vestuario, víveres, limpieza, material de oficina, de mantenimiento, de cocina y comedor. Pueden ser : - Artículos de consumo o stocks: Disponibles en cualquier momento. - Artículos de consumo especial: No disponibles habitualmente. Bienes de inversión: Productos de larga duración y muy costosos, que pueden ser: - Material sanitario. - Mobiliario y enseres. Servicios: Contratos de mantenimiento, limpieza, seguridad, cafetería, gas, electricidad, agua, combustible, etc. Material fungible : Se agota en un corto periodo de tiempo, como el material de oficina, material sanitario desechable, material de laboratorio. Materiales de consumo habitual. Material inventariable : No se consume con el uso, ni en cortos periodos de utilización, como los equipos informáticos, de rayos X. EL ALMACÉN El almacén es el lugar donde se ubicarán los productos que deberán estar en stock. Stock : Conjunto de artículos de diferentes tipos que tiene el centro en espera de su utilización por los distintos servicios. Se crean para mantener la continuidad de la atención sanitaria, sin que se paralicen las actividades por falta de materiales. Hay que mantener un equilibrio entre las entradas y salidas de material, para evitar que el material almacenado no sea excesivo, pero suficiente para poder suministrar los productos con rapidez y poder mantener el ritmo de trabajo. GESTIÓN DE STOCKS Se denomina gestión de stocks o fijación de stocks a determinar la cantidad y tipo de los productos que deben ser almacenados. Debe haber equilibrio, para que la demanda se satisfaga y el coste del almacenamiento no sea excesivo. No se almacenan todos los artículos, sólo los de uso más habitual. Hoy en día los productos son almacenados por el propio proveedor, que los suministra en el momento necesario. Así reduce la cantidad de productos almacenados, disminuyendo los gastos de almacenamiento, requiere una buena gestión de suministros, el fallo ocasionará deficiencia en el funcionamiento del centro. El stock máximo : Es la máxima cantidad de un determinado artículo, por encima que, no es conveniente almacenarlo ya que aumentaría los costos. El stock mínimo : Es la cantidad mínima de un determinado artículo que siempre debe haber en el almacén para garantizar un correcto suministro. Las existencias máximas y mínimas deben fijarse individualmente para cada producto. VALORACIÓN DE EXISTENCIAS El servicio de almacén debe conocer lo que tiene almacenado y realiza la valoración de existencias que es el recuento físico o inventario. Inventario rotativo: Revisa un número de artículos en cada ocasión, hasta completar el inventario. Para el recuento se dividen los productos en tres categorías: A, B y C. - Grupo A : Productos más costosos del stock, son poco numerosos. - Grupo B : Intermedios en cuanto a valor y cantidad. - Grupo C : Menos costosos pero el número es muy elevado. El control es más riguroso son los productos del grupo A. Inventario anual : Se cierra el almacén durante su realización. Se hace al menos una vez al año, contando todos los artículos existentes en una fecha, suele ser el 31 de diciembre. La cifra ha de coincidir con la resultante de restar las entradas y las salidas. Al conocer el número de unidades de cada artículo, se estima el valor del stock aplicando métodos. El más habitual en hospitales es el Precio Medio Ponderado (PMP): Se obtiene un valor medio del precio de cada artículo, teniendo en cuenta que los pedidos siguientes de este artículo entraron en el almacén a distinto precio. Se utiliza la fórmula: PMP = C1. P1 + C2. P2 + C3. P3 + … ÷ C1 + C2 + C3 + … C es la cantidad de un artículo almacenado y P el precio de adquisición del artículo. DOCUMENTOS EN OPERACIONES DE COMPRAVENTA HOJA DE PEDIDO El vendedor es el que inicia una oferta al posible comprador de manera : - Verbalmente, por un representante de la empresa. - Por carta, se detallan las ofertas. - Enviar un catálogo. - Teléfono, correo y fax. Si el comprador está interesado en el producto, realiza un pedido al vendedor, por un impreso llamado “hoja de pedido” puede pertenecer al comprador o al vendedor. Normas de cumplimentación del pedido La hoja de pedido deberá contener : - Nombre y domicilio del comprador y vendedor. - Nº de orden, normalmente está en el documento. - Fecha de realización del pedido. - Fecha de entrega del producto. - Dirección donde debe entregarse la mercancía, medio de transporte, embalaje. - Relación de artículos solicitados, precio por unidad y precio total. - Forma de pago. - Firma y sello. ALBARÁN O NOTA DE ENTREGA : Justifica una salida de género del almacén. Se detalla la mercancía entregada por el vendedor y acompaña siempre al producto entregado. Sirve al comprador para comprobar la cantidad y precio de los productos recibidos y coincidencia con el pedido realizado. Para el vendedor es un justificante de que entregó la mercancía, la copia debe firmarla el comprador en el momento de recibir el pedido. Suelen hacer varias copias de diferente color: - Dos para el comprador, una de ellas se la queda y la otra devolverla firmada al vendedor. - Una o dos copias para el vendedor, para operaciones internas, una copia para el almacén y otra para oficinas para facturación y contabilidad. Normas de cumplimentación. - Nombre y apellidos, domicilio y NIF del comprador y vendedor, si es persona física o CIF si es persona jurídica o empresa. - Fecha y forma de entrega. - Número correlativo de orden, impreso en el documento. - Descripción y precio del género entregado. En los albaranes pone el precio unitario de la mercancía, no el coste total ni el IVA. - Las función del albarán es acreditar la entrega de una mercancía, entrega de material,como reparaciones, alquileres, demostraciones, una vez devuelto el producto se cancela el albarán. - Los albaranes pueden servir de facturas si se añaden datos necesarios para completar los requisitos legales. - Si la compra se realiza al contado, en comercios o grandes almacenes, se da al comprador “talón de venta”, documento similar y sirve para reclamaciones FACTURA. Documento definitivo que acredita legalmente la operación de compraventa. La factura es el único documento válido para reclamaciones y está regulada la obligación de expedir y entregar facturas. Debe poner con detalle los géneros vendidos o servicios prestados. Se realiza con los datos de la hoja de pedido o en el albarán. Normas de cumplimentación - Número y serie de la factura. - Nombre, apellidos y NIF del destinatario. Si el importe es menor 90 euros no es necesario identificación. - Importe total de la operación, gastos de embalaje, portes y transporte. - Descripción de la operación. - Tipo de IVA y cuota. - Lugar y fecha de emisión. Otros datos : Descuentos, forma de pago, número de albarán, nombre del banco. Si el importe es abonado se pone “Recibí”, con firma y sello del vendedor. Los empresarios y profesionales tienen la obligación de expedir factura por cada operación que hagan, conservando copia de las facturas durante 6 años. No es obligatorio los datos de identificación en operaciones de : Transporte de personas, hostelería, restaurante, aparcamiento, ventas al por menor, espectáculos, actividades recreativas y servicios telefónicos. Se permite que las facturas del mismo destinatario tengan varias operaciones, operación por separado. Puede incluir la totalidad de operaciones hechas por el mismo comprador durante un mes o inferior. Los empresarios y profesionales sujetos a IVA les obligan llevar dos libros de registro: - Libro de registro de facturas emitidas. - Libros de registro de facturas recibidas. NOTA DE GASTOS Los gastos de compraventa, portes, embalajes, pueden ser facturados con la mercancía, llamado facturación conjunta, o por separado “nota de gastos”. El primer caso con el mismo tipo de IVA que el resto de la mercancía. Si es por separado, la nota de gastos tiene que cumplir los mismos requisitos que la factura, con el IVA. NOTA DE ABONO Cuando el vendedor da descuentos al comprador, una vez emitida la factura, o por devolución de material. Por cantidad, bonificaciones que da el vendedor al comprador cuando supera una cantidad de mercancía obtenida. El vendedor debe abonar al comprador el importe de estos conceptos por “nota de abono”, con los requisitos de la factura, describiendo la operación, IVA a devolver al comprador. Hacer referencia a la factura que modifica. El vendedor abonará el importe en efectivo, cheque o con pagos pendiente al comprador.