Procedimiento de Pago a Proveedores PDF

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DEPARTAMENTO DE OPERACIONES OPS-EXPL-3.4 EXPLICATIVO DE PROCESOS Pagina 1 / 2 PAGO A PROVEEDORES V 1.1 26/09/2024 1. Objetivo: Este manual tiene como objetivo establecer las pautas necesarias y/o parámetros bajo los cuales se deben de preparar las órdenes de compra y gestionar las solicitudes de pagos a proveedores en el sistema Odoo, asegurando la correcta especificación de los términos de pago la coordinación efectiva entre los Departamentos involucrados para garantizar la eficiencia en el proceso. 2. Alcance: Este manual incluye desde la validación de la Orden de Compra, la configuración de términos de pago, hasta la confirmación y seguimiento del pago. El proceso es aplicable a todos los proveedores y cubre todas las modalidades de pagos descritas en el sistema de Odoo. 3. Responsables: Departamento de Compras 4. Descripción: 1. Preparación de la Orden de Compra: Responsable: Jefe de Compras/Analista de Compras Para elaborar una solicitud de pago a los proveedores, primero se necesita validar que la Orden de Compra esté completa con todos los códigos y cantidades necesarias, también se debe de asegurar que la moneda y el plazo de pago estén correctamente especificados. En el sistema Odoo se debe de seleccionar la opción de ‘Venta y Compra’ y luego se procede a llenar los espacios correspondientes. Una vez validada se guardan los cambios en el sistema. ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN Gabriela Reyes Irías Luis Talavera Nashwa Sabillon Gestión de Calidad Jefe de Compras Sub-Gerente General  DEPARTAMENTO DE OPERACIONES OPS-EXPL-3.4 EXPLICATIVO DE PROCESOS Pagina 2 / 2 PAGO A PROVEEDORES V 1.1 26/09/2024 2. Solicitud de pago: Responsable: Jefe de Compras/Analista de Compras Desde la Orden de Compra se debe de ir a la pestaña de ‘Tracking’, luego se debe de ‘Agregar una línea’ para una nueva solicitud de pago. En la ‘Fecha de Creación’ se debe de indicar una fecha aproximada para cuando se necesita el pago. La opción ‘Tipo de mensaje’ se indica el tipo de pago. Anticipo: Cuando se requiere el pago antes de que el proveedor despache la mercancía. Pago con Emisión de Factura: Si el pago se realizará con la factura emitida. Liberación de BL: Para pagos vinculados con la liberación de conocimientos de embarque. En el apartado de referencia se debe de colocar el número de la proforma o cotización relevante para el pago. Luego se selecciona la opción de ‘Guardar y Cerrar’ Una vez realizado todo el proceso anterior, automáticamente se generará una solicitud en el sistema que será recibida por el Departamento de Administración y Finanzas. 3. Confirmación y seguimiento: Responsable: Auxiliar contable El Departamento de Administración y Finanzas revisará la solicitud de pago, confirmando el monto y la fecha de pago. Para finalizar el pago se procesa y se notifica al proveedor para proceder con el envío del producto. ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN Gabriela Reyes Irías Luis Talavera Nashwa Sabillon Gestión de Calidad Jefe de Compras Sub-Gerente General