Políticas de administración de activo fijo.2024.08.08_VF_.pdf

Políticas de Administración de Activos Fijos Autorizador de la Política: Firma: Versión: Cecilia Argüelles Kubli 2.0 Director de Administración, Finanzas y Servicios ...

Políticas de Administración de Activos Fijos Autorizador de la Política: Firma: Versión: Cecilia Argüelles Kubli 2.0 Director de Administración, Finanzas y Servicios  Políticas de Administración de Activos Fijos Página 1 de 9 Fecha de última actualización: 01/08/2024 Versión: 2.0 Índice I. Propósito y alcance............................................................................. 2 II. Riesgos y Actividades de Control…………………………………………2 III. Políticas............................................................................................... 2 IV. Definiciones......................................................................................... 8 V. Responsabilidad de propiedad y control de cambios.......................... 9  Políticas de Administración de Activos Fijos Página 2 de 9 Fecha de última actualización: 01/08/2024 Versión: 2.0 I. Propósito y alcance: Riesgo del proceso - Finanzas Establecer políticas aplicables a los colaboradores de la EBC para la administración de los activos fijos de la institución de acuerdo a las normas de Información Financiera garantizando que la información sea útil y confiable para la toma de decisiones de los interesados, a fin de mitigar los riesgos financieros de costos de espacio en bodegas por equipo en desuso, compras innecesarias o improductivas, pérdida de activos, desaprovechamiento de los existentes, errores en cálculo de impuestos y pagos de seguros. II. Riesgos y Actividades de Control Riesgos a mitigar Actividades de Control para Mitigar Riesgos 1. Realización de un comité para definir el destino de Robo o salida no autorizada de un los activos fijos a darse de baja. activo fijo 2. Formato de control solicitando autorización de la máxima autoridad Institucional: Rector. 1. Establecimiento de reglas claras para la utilización del equipo de transporte en actividades Utilización indebida del equipo de exclusivamente laborales. transporte 2. Autorizadores para la utilización de los equipos de transporte. 1. Se establece un apartado exclusivo para la Control deficiente de activo fijo realización de inventarios de activos fijos. III. Políticas: 2.1 Altas Es responsabilidad del Jefe de Información Financiera y Servicios a través del área de activo fijo administrar la adquisición de los activos por medio del sistema UNO, con la finalidad de asignar un número de inventario y que quede registrado contablemente en el mes de adquisición. Toda recepción de activos fijos adquiridos por cada compra corresponderá a una factura electrónica a fin de ratificar la recepción del mismo. Cualquier colaborador que tenga asignado un activo fijo será responsable del resguardo y buen uso del mismo. El área de activo fijo asignará un número de activo y enviará las etiquetas al usuario responsable, tratándose de mobiliario y equipo al Jefe de Administración de Campus o al Subdirector de Instalaciones en Rectoría y en caso de equipo electrónico al Jefe del Centro de Atención Tecnológica; los números de inventario no podrán ser modificados por ningún motivo. El Jefe de Administración de Campus o el Subdirector de Instalaciones, en su caso, validarán las altas de acuerdo al Procedimiento 5.15.1.1 Altas de Activo Fijo, de forma mensual, a través de un archivo compartido, el cual podrá descargar la información para su uso interno.  Políticas de Administración de Activos Fijos Página 3 de 9 Fecha de última actualización: 01/08/2024 Versión: 2.0 Tratándose de activos fijos de características técnicas especiales, el área solicitante asesorará al responsable del activo fijo para el registro en el sistema UNO. Es responsabilidad del área de activo fijo, participar anualmente en la renovación del seguro de contenidos, así como reportar mensualmente y trimestralmente las altas de equipo electrónico fijo, móvil y mobiliario general respectivamente. 2.2 Camioneta de transporte de personas y automóvil utilitario: Para la asignación de una camioneta de transporte de personas se requiere la firma de una carta responsiva por parte del Director del campus y la Jefatura de Administración. Las camionetas deben ser usadas de la siguiente manera:  Todos los conductores deben obedecer las leyes y regulaciones de tránsito.  Las camionetas deben ser utilizadas exclusivamente para fines laborales, como promoción, traslado de personal a eventos, entre otros. No se permite el uso de estos vehículos para actividades personales o ajenas al trabajo.  Cualquier incidente, accidente o problema relacionado con las camionetas de transporte de personas debe ser reportado de inmediato a la Jefatura de Información Financiera y Servicios por la Dirección del campus o la Jefatura de Administración del campus.  Todo uso de camioneta de transporte de personas debe ser autorizado por la Dirección en campus a través de correo electrónico. Cada que se apertura un campus, se pondrá a disposición una camioneta de transporte de personas, previa autorización del Director de Administración, Finanzas y Servicios (DAFS). La segunda adquisición de la camioneta de transporte de personas para el campus correspondiente, se hará una vez transcurriendo tres años de la primera adquisición previa autorización del Director de Operaciones (DO) y el Director de Administración, Finanzas y Servicios (DAFS). Cada campus debe tener un máximo de dos camionetas de transporte de personas para su operación. Para la asignación de los automóviles utilitarios de Rectoría se requiere la firma de una carta responsiva por parte del Subdirector de Administración y Finanzas. Los automóviles utilitarios deben ser usadas de la siguiente manera:  Todos los conductores deben obedecer las leyes y regulaciones de tránsito.  Las camionetas deben ser utilizadas exclusivamente para fines laborales de las diferentes áreas de Rectoría. No se permite el uso de estos vehículos para actividades personales o ajenas al trabajo.  Cualquier incidente, accidente o problema relacionado con las camionetas de transporte de personas debe ser reportado de inmediato a la Jefatura de Información Financiera y Servicios por la Dirección del Área.  Todo uso de automóviles utilitarios debe ser autorizado por la Subdirección de Administración y Finanzas a través de correo electrónico.  Políticas de Administración de Activos Fijos Página 4 de 9 Fecha de última actualización: 01/08/2024 Versión: 2.0 El periodo de tenencia o renovación se puede extender si las condiciones estéticas y mecánicas del vehículo se encuentran en buenas condiciones. Para la sustitución de equipo de transporte se requerirá del Vo.Bo. del Rector y de la Dirección de Administración, Finanzas y Servicios. 2.3 Bajas Son razones por las que la institución da de baja activos fijos:  Obsolescencia  Robo  Siniestro Para determinar la obsolescencia de un activo fijo y que ya no cumple con su objetivo de uso o aprovechamiento para la prestación de los servicios para lo cual fue adquirido, se debe contar con la evaluación y autorización del área responsable (para mobiliario en general por el Subdirector de Instalaciones; para equipo electrónico por el Director de Tecnología de Información y Comunicaciones, para el equipo de camionetas de transporte de personas por el Jefe de Administración del Campus). La evaluación de obsolescencia mencionada se realizará conforme al Procedimiento de Baja de Activo Fijo vigente. Además de la evaluación mencionada, el área responsable deberá determinar si el Activo obsoleto se encuentra en buenas o malas condiciones. Una vez se determine la obsolescencia del activo, se podrá proceder a una de las siguientes opciones para su baja:  Donación  Venta a un tercero  Venta a un colaborador  Reciclaje Previo a la elaboración del Acta de hechos, se deberá reunir un comité para definir el destino del Activo Fijo. El comité se integrará por el área responsable, la Subdirección de Administración y Finanzas, la Dirección de Administración, Finanzas y Servicios y el Rector quien dará una resolución final. Se hará constar en el Formato de Acta de Hechos de Activo Fijo, que se validaron todas las opciones a disponibles para definir el destino del equipo y elaborará el Formato 5.15.1.1-FT02.1 Control de Activo Fijo, se capturará los activos a darse de baja, el destino, la funcionalidad para la EBC y las condiciones físicas del mismo. El formato Control para bajas deberá ser autorizado de acuerdo con la siguiente tabla:  Políticas de Administración de Activos Fijos Página 5 de 9 Fecha de última actualización: 01/08/2024 Versión: 2.0 Para el caso de donaciones, se solicitará apoyo a la Jefatura de EXU para contactar a donatarias autorizadas para recibir donativos deducibles para impuesto sobre la renta que puedan estar interesadas en la donación de los activos fijos. Cuando la venta de activos se realice a un tercero, el precio de venta lo determinará el Subdirector de Administración y Finanzas con la asesoría del área y el vo.bo. del Director de Administración, Finanzas y Servicios (DAFS), para definir el valor de venta de cualquier activo se debe considerar como referencia el valor de mercado o el de avalúo de dichos bienes. Todo precio de venta deberá ser autorizado por el Rector. Cuando la venta de activos se realice a los colaboradores, la venta podrá realizarse con el sistema de subasta o con venta a precio determinado por el Subdirector de Administración y Finanzas con vo. bo. del Director de Administración, Finanzas y Servicios. Para el caso de venta por subasta, se venderá el activo fijo al colaborador que realice la mejor oferta, para el caso de venta por precio determinado, la venta se realizará a través de un registro el cual determinará el orden en que los colaboradores pueden comprar los activos. Todo precio de venta deberá ser autorizado por el Rector. Para el caso de reciclaje se llevará a cabo con una empresa recicladora aprobada por el Director de Administración, Finanzas y Servicios (DAFS) y por el Subdirector de Administración y Finanzas (SAF). Por ningún motivo, la recicladora propuesta podrá ser parte relacionada de algún colaborador de la EBC. En caso de siniestro o robo será responsabilidad del usuario responsable y de las diferentes Direcciones de llevar a cabo el procedimiento, en los plazos establecidos para ello en el Procedimiento 5.15.1.2 Baja de Activo Fijo, Caso 5 Baja por Pérdida, Robo o Siniestros de Activo Fijo - Campus/Rectoría, a través del Coordinador de Activo Fijo.  Políticas de Administración de Activos Fijos Página 6 de 9 Fecha de última actualización: 01/08/2024 Versión: 2.0 Para el caso de la pérdida, robo, daños o destrucción de un activo fijo, cuando sea consecuencia del descuido o mal uso atribuible al colaborador, éste deberá cubrir a la institución el monto de la reparación o reposición del bien o en su caso el importe del deducible fijado por la aseguradora para solventar la reposición del activo. Para efectuar la baja de activos adquiridos antes de 2020, que no se identifique su factura dentro de la base de datos del sistema UNO, se considerará un criterio de excepción, el cual consiste en dar de baja activos que coincidan con la descripción y que estén depreciados totalmente. La Subdirección de Administración y Finanzas a través del Jefe de Información Financiera y Servicios serán las únicas áreas autorizadas para la aplicación de las bajas contables de los activos fijos. El área de Activo Fijo proporcionará al Jefe de Administración y/o Jefe del Centro de Atención Tecnológica y/o Subdirector de Instalaciones un reporte de las bajas realizadas durante el mes, a más tardar en el mes calendario siguiente a la realización de la baja. Las camionetas de transporte de personas serán vendidas a precio de mercado, considerando el costo de reparaciones necesarias para su uso, condiciones mecánicas y estéticas. La venta se realizará a través de las páginas web dedicadas a la compra/venta de automóviles. En caso de que no sea posible realizar la venta a través de los referidos sitos, se podrán ofrecer a los colaboradores interesados. El precio de venta lo determinará el Subdirector de Administración y Finanzas y el Director de Administración, Finanzas y Servicios (DAFS). Todo precio de venta deberá ser autorizado por el Rector. En el caso en que la venta a que se refiere el párrafo anterior se realice a un colaborador, éste tendrá la opción de solicitar financiamiento hasta por 12 meses con una tasa de interés Igual a la TIIE 28 días de la fecha en que solicite el financiamiento+ 7 puntos. El interés que se genere se considerará como parte del precio de venta del automóvil. La EBC se reserva el derecho de aceptar o declinar la solicitud de financiamiento. 2.4 Transferencias Todas las reasignaciones y/o cambios de ubicación de activos que se realicen en las oficinas de Rectoría y en los diferentes campus de la institución deben ser informados y solicitados a través de correo electrónico, justificando la necesidad de este movimiento a la Coordinación de Activo Fijo de Rectoría mediante el 5.15.1.1-FT02.1 Formato Control de Activo Fijo autorizado por las áreas correspondientes. El Jefe de Administración y/o Jefe de Atención Tecnológica y/o Subdirector de Instalaciones deben confirmar la recepción de la transferencia de los activos a través del 5.15.1.1-FT02.1 Formato Control de ActivoFijo. Las transferencias de activo fijo sólo podrán realizarse entre centros de trabajo que pertenezcan a la misma razón social. Será responsabilidad del Jefe de Centro de Atención Tecnológica y/o del Subdirector de Instalaciones, evaluar si el equipo electrónico y/o mobiliario, según el caso se encuentra en buenas condiciones para su transferencia El formato Control para transferencias deberá ser autorizado por:  Políticas de Administración de Activos Fijos Página 7 de 9 Fecha de última actualización: 01/08/2024 Versión: 2.0 El área de activo fijo proporcionará al Jefe de Administración y/o Jefe de Atención Tecnológica y/o Subdirector de Instalaciones un reporte de las transferencias realizadas durante el mes a más tardar en el mes calendario siguiente de haberse realizado las mismas. 2.5 Depreciación En cuanto a los registros de activo fijo que dejaron de ser útiles, que estén disponibles para su venta y se encuentren totalmente depreciados, se deben mantener en contabilidad mientras el área responsable no solicite la baja correspondiente, con valor de $0.00. 2.6 Inventario Físico El Jefe de Instalaciones y/o el Jefe de Administración en Campus y/o el Jefe de Centro de Atención Tecnológica deben realizar inventarios físicos de acuerdo a los procedimientos vigentes. El Coordinador de Activo Fijo capacitará y proporcionará los formatos, etiquetas y dará retroalimentación durante el inventario efectuado al campus. El Coordinador de Activo Fijo deberá entregar al Jefe de Instalaciones y/o al Jefe de Administración en Campus y/o Jefe de Centro de Atención Tecnológica un reporte de inventario al mes siguiente de su realización, con la finalidad de tener un control y conciliación de los activos fijos con la finalidad de conocer el total de los activos físicos vs registrados contablemente en sistema UNO. La EBC asegurará, con una póliza de seguros de contenidos, los bienes muebles contenidos en campus y Rectoría. La Subdirección de Administración y Finanzas, mediante la Jefatura de Información Financiera y Servicios (JIFS), será la responsable de la contratación de dicho seguro. Los usuarios deben informar en caso de mobiliario al Jefe de Administración de cada Campus y/o Subdirector de Instalaciones y tratándose de equipo electrónico al Jefe del Centro de Atención Tecnológica de forma inmediata, cualquier pérdida o deterioro de la etiqueta que contiene el número de  Políticas de Administración de Activos Fijos Página 8 de 9 Fecha de última actualización: 01/08/2024 Versión: 2.0 inventario del activo fijo y a su vez solicitar al Coordinador de Activo Fijo la sustitución o reposición de las etiquetas. Los inventarios se realizarán cada tres años y, en los años en que no se realicen, se harán revisiones oculares selectivas para validar ubicación, existencia y correcto etiquetado de los bienes de activo fijo. 2.7 Criterios para la clasificación de Activos Fijos: Monto:  De acuerdo a los conceptos que marca el Art.32 de la Ley del Impuesto sobre la Renta (L.I.S.R.) independientemente de su valor, será considerado como activo fijo. Años de vida útil:  Los años de vida serán los máximos que se contempla en el Art.34 de la Ley del Impuesto sobre la Renta (L.I.S.R.) Tipo de uso:  Activo colocado en un espacio de manera permanente (aula, oficina, sala de juntas, etc.) o en diferentes espacios y que se encuentren en constante traslado. 2.8 Excepciones Las situaciones y criterios no previstas en la presente política y las excepciones a los puntos contenidos en esta política serán resueltas y/o autorizadas por la DAFS, en función del ámbito de su competencia. IV. Definiciones: Activo Fijo: Bienes muebles, equipo electrónico que es utilizado para la operación diaria, propiedad de lainstitución. Inventario Físico: Conteo manual físico de los bienes propiedad de la Institución. L.I.S.R.: Ley del Impuesto Sobre la Renta, rige las obligaciones fiscales que tienen las empresas constituidas enMéxico. Obsolescencia: Estado en el que un bien deja de ser útil, aunque pueda estar aún en buen estado de funcionamiento. Parte relacionada: Se considera que dos o más personas son partes relacionadas, cuando una participa de manera directa o indirecta en la administración, control o capital de la otra, o cuando una persona o grupo de personas participe directa o indirectamente en la administración, control o capital de dichas personas o cuando sean familiares de alguna de las personas mencionadas anteriormente.  Políticas de Administración de Activos Fijos Página 9 de 9 Fecha de última actualización: 01/08/2024 Versión: 2.0 V. Responsabilidad de propiedad y control de cambios: Dueño de la política David Alejandro Eudave Sodi Subdirector de Administración y Finanzas Autorizadores Cecilia Argüelles Kubli Director de Administración, Finanzas y Servicios Versión Fecha de revisión / Cambios principales Próxima revisión Participación en la renovación del seguro de contenidos por parte del área de Activos Fijos, así como de reportar Altas mensual y trimestralmente. Actualización de políticas en el rubro de camionetas de transporte de personas y automóviles utilitarios. Precisión de los responsables para la evaluación de obsolescencia en el apartado de bajas. Control de la aplicación y autorización de bajas de activos. 2.0 01/08/2024 Definición de los responsables para 01/08/2026 ejecución del procedimiento para los casos de baja de activos por siniestro o robo Definición del control y autorizaciones de transferencias de activo fijo. Precisión del registro contable de activos depreciados para venta Mención de responsabilidades en tareas por parte de la Subdirección de Instalaciones y de Subdirección de Administración y Finanzas. Actualización del Dueño del Proceso. Se agrega política para compra venta de camionetas de transporte de personas. 17/08/2023 Se elimina casos de autos utilitarios, 1.3 17/08/2025 renovaciones y consideraciones. Se agregan políticas de inventario de activo fijo: Periodicidad de los inventarios y actualización de puestos. Se agregan políticas sobre el uso de camioneta de transporte de personas.