Въведение в управление на знанието. PDF

**Въведение в управление на знанието.** **Формиране на фондове от информационни ресурси** ***Управление на знанието*** Информацията, такава, каквато я познаваме днес, се съхранява и предоставя на потребителите както на електронни и дигитални, така и на материални носители на информация. Необходим...

**Въведение в управление на знанието.** **Формиране на фондове от информационни ресурси** ***Управление на знанието*** Информацията, такава, каквато я познаваме днес, се съхранява и предоставя на потребителите както на електронни и дигитални, така и на материални носители на информация. Необходимостта от изучаване на техниките и методите за управление на знанието се дължи и на огромния обем от информационни ресурси, достъпни днес. Управлението на знанието е научно поле, което изследва създаването, подбора, организирането, съхраняването и използването на знание. Изучаването на тези процеси има редица предимства, сред които: - Придобиване на компетенции за подбор и оценка на информационни ресурси - Подпомага иновациите в бизнеса с осигуряване на информационни ресурси - Усъвършенства жизнения цикъл на информационните ресурси - Подпомага поддържането на конкурентоспособността на организациите - Осигурява устойчивост на организациите. За първи път терминът „управление на знанието" се използва от Carl Wiig през 1986 г. на конференция в Швейцария на Международната организация по труда, проведена под егидата на ООН. Обръща се специално внимание на съществуването на огромни масиви от знание за потребителите, на процесите, продуктите и услугите, свързани с тях и се защитава тезата, че организирането и разпространението на големите масиви от данни ще помогне на организациите да станат по-продуктивни, ефективни и успешни. В литературата съществуват множество определения, върху които няма да се спирам подробно, но е важно да се запомни определението на ИФЛА, което гласи: „Управлението на знанието е процес на създаване (генериране, подбор), съхраняване (опазване, организиране, интегриране), споделяне (разпространение), приложение (внедряване) и повторно използване (трансформиране) на организирано знание, за да позволи на организацията да постигне своите цели и задачи". Знанието се изграждане на основата на данни и информация. В основата на пирамидата са данните, на базата на които се формира информацията. Данните са неорганизирани факти по даден проблем. Ако данните са отделни единици от знание, то информацията е мрежа от свързани помежду си данни, които са представени в даден контекст и представляват систематизирани и структурирани данни. Знанието от своя страна е съвкупност от информационни ресурси, които в съчетание с опит, познаване на контекста и способности за тълкуване и размисъл позволяват на отделните индивиди да разбират и анализират информацията. Знанието е най-висшето представяне на информация, която включва в себе си и данни и информация. Знанието може да се предава устно, но може да бъде записано с цел повторно използване. *Концептуални различия между данни, информация и знание* +-----------------------------------+-----------------------------------+ | Данни | - Разпръснати, несвързани | | | факти, писмени материали, | | | цифри, символи | | | | | | - Обикновено данни са статични | | | по природа | | | | | | - Могат да представят набор от | | | отделни факти за събития | | | | | | - Данните са предпоставка за | | | информация | | | | | | - Сами по себе си данните не са | | | важни, ако не са свързани с | | | други данни | | | | | | - В някои случаи организацията | | | трябва да вземе решение | | | относно природата и обема от | | | данни, които са ѝ необходими, | | | за да създаде необходимата | | | информация | +===================================+===================================+ | Информация | - Подбрани, организирани и | | | анализирани данни | | | | | | - Когато данните са | | | организирани в логически | | | структуриран общ формат за | | | определени цели, те стават | | | информация | | | | | | - За информация се смятат | | | организирани факти и данни | | | организирани, за да | | | характеризират дадена | | | ситуация | | | | | | - Когато данните придобиват | | | значение, когато се поставят | | | в контекст, те стават | | | информация | | | | | | - Информацията се състои от | | | данни, които са | | | трансформирани чрез процеси с | | | добавена стойност като | | | контекстуализация, | | | категоризация, изчисления, | | | корекции и обобщаване | +-----------------------------------+-----------------------------------+ | Знание | - Информация в съчетание със | | | способностите и опита на | | | потребителя, която се | | | използва за разрешаване на | | | проблем или за създаване на | | | ново знание | | | | | | - Разбиране от страна на човека | | | на определена тема, която е | | | била получена чрез подходящо | | | проучване и опит | | | | | | - Знанието обикновено се базира | | | на обучение, разсъждение и | | | познаване на определена | | | проблемна област | | | | | | - Знанието се разглежда като | | | разбиране на информация, | | | базирана на нейното осъзнато | | | значение и релевантност към | | | даден проблем | | | | | | - Знанието се извлича от | | | информация по същия начин, по | | | който информацията се извлича | | | от данни | | | | | | - Знанието се смята като | | | интегриране на човешката | | | перспектива, която позволява | | | да се извлекат значими | | | заключения | | | | | | - Знанието е приложение на | | | информация и мисъл. Знанието | | | е по-сложно от данни или | | | информация; то е субективно, | | | често базирано на опита и | | | силно зависимо от съответния | | | контекст | +-----------------------------------+-----------------------------------+ Обобщение: Всичко, което съществува в „реалния свят" е или данни или информация, а всичко, което е въплътено в човека е знание. Знанието не може да съществува без човека. Информационните и комуникационните технологии са движещата сила за ефективно създаване, разпространение и използване на знанието. В последните години се наблюдава все по-голяма нужда от осигуряване на лесен достъп до качествена информация. Това се наблюдава във всички сфери на живота: напр. инвеститорите имат нужда от списъци на възможности за инвестиране, цени на стоковите борси и тяхната промяна, за да им помогне да вземат правилното решение; учените имат нужда от качествена релевантна информация, на базата на която да извършват научни изследвания и да потвърждават резултатите от своите изследвания; всеки човек е възможно в определени моменти да търси информация в определена област. Огромният обем от данни и информация, до които имаме достъп ни позволява да кажем, че живеем в общество на знанието. Такова е и определението на редица специалисти. Те дават за него следните определения: - „Общество на знание е общество, в което всички членове са ангажирани с обмен на знание в бизнес средата, в социалната сфера, в обществените дейности, и във всекидневия живот" - „Обществото на знанието се базира на създаването, разпространението и използването на знание, в което масиви от знания в дадена област, които имат по-голямо значение за капиталовите и трудовите активи. Това е икономика, в която знанието е необходимо, създавано, разпространявано и прилагано за усъвършенстване но икономическото развитие" (Икономическата комисия за Африка към ООН). В общество, основано на знанието, се очаква от хората не само да оценяват информацията и знанието, но и да могат да ги откриват, анализират и да създават бързо нова информация и знание. Очаква се също те да предоставят своите ресурси на другите, да работят продуктивно в координация и екип, за да изграждат и развиват нови възможности за обществото. Всяка организация в ерата на знанието трябва да действа на основата на най-добрата достъпна информация, знание и ноу-хау. Способността да се управлява знание е ключова компетентност за управление на икономика на знанието, за създаване и разпространение на информация. Ключовите елементи в обществото на знанието са достъпа до качествени данни и информация от външни източници, тяхната организация и предоставянето на достъп до тях. Всички тези елементи са част от управлението на знанието в областта на информационните науки. Едни от първите организации, които използват концепцията за управление на знанието са библиотеките, които имат богат опит в областта на комплектуване и организиране на информационни ресурси. Техният опит в комплектуването, каталогизирането и класифицирането, сигнирането и организирането на фондове от ресурси на материален носител може да служи като основа за изграждане на стратегия за подбор, управление и организиране на различни информационни ресурси. За целта е необходимо придобиването на различни умения, сред които: - Умения, ориентирани към хората (комуникация, подпомагане, подготовка, менторство, работа в екип, умения за договаряне) - Умения, свързани с обработване и управление на информация (разработване на системи за класифициране, знания за организиране на ресурси в информационни системи, установяване на информационните нужди на потребителите) - Умения за работа с информационни системи. Управлението на знанието се базира на правилно управление на информацията и информационните ресурси. Управлението на информацията е един цикъл, състоящ се от следните елементи: - необходимост от информация -- установяването на необходимостта от информация е от огромно значение за обществото на знанието и информацията, в което всичко се променя много бързо. Необходимостта от информация е променлива, която трябва да се актуализира постоянно - придобиване на информация (комплектуване) -- придобиването на информация трябва да отговаря на две основни изисквания -- удовлетворяване на информационните потребности и качествен подбор на информационните ресурси - организиране и съхранение на информацията -- тя трябва да бъде организирана така, че да може да бъде достъпна винаги, когато е необходимо, независимо от носителя на ресурса - информационни продукти и услуги -- продуктите и услугите трябва да отговарят на информационните потребности за развитие на дейностите на потребителите - разпространение на информация -- предоставянето на информацията трябва да отговаря на очакванията на потребителите, като им спестява време и усилия, за да достигнат до нея. - използване на информацията - става в момента, в който потребителите я получат, затова е важно разпространението да се осъществява по възможно най-бързия начин и в най-подходящия вид **Библиотечен фонд. Документален фонд. Музеен фонд. Фонд от информационни ресурси** В институциите на паметта съвкупността от различни видове ресурси се нарича фонд. В повечето случаи фондът е съставен от колекции, които могат да бъдат дефинирани по различни признаци -- вид на документи, тематика, периоди на създаване. Най-общото определение за библиотечен фонд е: *Съвкупност от различни видове документи (книги, периодични издания, продължаващи ресурси, официални документи, картографски издания, нотни издания, ръкописи, CD-ROM, DVD, уебсайтове, електронни и дигитални издания и др.), притежание на библиотека, които са библиотечно обработени и организирани с цел да са достъпни за потребителите*. Формира се в зависимост от вида, мисията, функциите, профила и задачите на библиотека. За да отговори на информационните потребности на потребителите библиотечните фондове трябва да са добре структурирани и достъпни за ползвателите чрез необходимите метаданни. Библиотеките полагат грижи за правилното дългосрочно съхранение на ресурсите във фонда. Основно изискване при изграждането на техния фонд е правилният подбор на включените ресурси и осигуряване на достатъчен обем от информационни ресурси с цел удовлетворяване на информационните потребности на ползвателите. Музейните фондове са съвкупност от музейни предмети и научно-спомагателни материали, които включват различни видове ресурси, които подпомагат дейността на музея. Комплектуването на музейните фондове, подобно на библиотечните фондове, се осъществява на базата на мисията на музея. С цел осигуряване на правилна систематизация се извършва научна инвентаризация на всеки предмет, включен във фонда. В архивите се използва терминът „документален фонд", който е съвкупността от документи, образувана при осъществяване на дейността на организацията. Документалният фонд се състои от архивни фондове, които имат постоянен състав, както и сформирана в архива съвкупност от документи, които исторически и/или логически са свързани помежду си. Придобиването на информационни ресурси и организирането им в колекции формират фондове от информационни ресурси. Те се комплектуват на базата на информационните потребности на потребителите. За осигуряването на достъп до информационните ресурси е необходимо те да бъдат правилно организирани и търсенето на данни (чрез метаданни) за тях да бъде организирано чрез добри информационни системи. Специално внимание е необходимо да се обърне и на дългосрочното съхранение на информационните ресурси. При подбора на информационни ресурс е необходимо да се обърне внимание на следните аспекти: - Необходимата на потребителя информация - Съдържанието на предлаганите ресурси - Форматът/ите на предлаганите ресурси - Възможностите за достъп до тях - Съхраняването им във времето Всички дейности на специалистите в областта на информацията (независимо дали са библиотечни специалисти, специалисти в областта на архивите и музеите или други информационни специалисти) имат една основна крайна цел, а именно удовлетворяване на информационните потребности на потребителите. През далечната 1931 г. д-р Шиали Рамамрита Ранганатан формулира пет кратки закона на библиотекознанието: 1. Книгите са за ползване 2. За всеки читател -- подходяща книга 3. За всяка книга -- подходящ читател 4. Пестете времето на читателя! 5. Библиотеката е развиващ се организъм. Ако разсъждаваме върху тези пет закона ще видим, че всички те са насочени към потребителя и удовлетворяването на неговите информационни потребности. Формирането на масиви от данни и информация се базира на формиране на масиви от информационни ресурси и данни. **Обект** на изучаване в дисциплината „Организация и управление на информационни ресурси" ще бъдат информационни ресурси на материален носител, както и електронни и дигитални ресурси. Основно внимание ще се обърне на управлението и организирането на електронни и дигитални информационни ресурси, като ще се наблегне на подбора на релевантни и качествени информационни ресурси, отговарящи на профила на целевата организация. **Литература:** Миланова, Милена. Библиотечни фондове и каталози : Учебник. София, ББИА, 2013. ISBN 978-954-9837-25-4 Bartlett, Jennifer A., Acadia, Spencer. Libraries that learn : Keys to managing organizational knowledge. Chicago : ALA, 2019. ISBN 9780838918319 \[Достъпен в EBSCO\] Gnoli, Claudio. Introduction to knowledge organization. London : Facet, 2020. ISBN 97817883304653 \[Достъпен в EBSCO\] Graham, Travis. Knowledge management : Progress, trends and challenges. New York, NY : Nova, 2019. ISBN 9781536160185 \[Достъпен в EBSCO\] Handzic, Meliha. Knowledge management : Through the technology glass. London etc. : World scientific, 2004. ISBN 981-256-024-6 \[Достъпен в EBSCO\] Holden, Jesse. Acquisitions: Core concepts and practices. 2. ed. Chicago, Ill : Neal-Schiman, 2017. ISBN 978-0-8389-1460-1 \[Достъпен в EBSCO\] Nazim, Mohammad, Mukhejee, Bhaskar. Knowledge management in libraries : Concepts, tools and approaches. Amsterdam etc. : Elsevier, 2016. ISBN 978-0-08-100564-4 \[Достъпен в EBSCO\] Perfetto, Fabio Viana, Sandra Gomes de Oliveira Reis, Francisco Carlos Paletta. Digital information management: possible paths. -- In: Digital journal of library and information science, Vol. 21, 2023. DOI: 10.20396/rdbci.v21i00.8671342/31552 Schopflin, Katharine, Walsh, Matt. Practical knowledge and information management. London: Facet, 2019. ISBN 9781783303359 \[Достъпен в EBSCO\]