La Planificación - PDF

# La Planificación ## No es otra cosa que una previsión - Del QUÉ, CÓMO, CUÁNDO, CONQUÉ, DÓNDE - Y PORQUE se va a hacer algo a partir - De un marco conceptual de la realidad ## ¿En qué consiste? - Pensar de manera anticipada qué - Queremos hacer en el futuro. - LLENAR EL VACÍO...

# La Planificación ## No es otra cosa que una previsión - Del QUÉ, CÓMO, CUÁNDO, CONQUÉ, DÓNDE - Y PORQUE se va a hacer algo a partir - De un marco conceptual de la realidad ## ¿En qué consiste? - Pensar de manera anticipada qué - Queremos hacer en el futuro. - LLENAR EL VACÍO ENTRE DÓNDE ESTAMOS - Y DÓNDE QUEREMOS LLEGAR. - Establecer a dónde vamos mañana - Y qué debemos hacer hoy para llegar allá. - Trazar los planos para fijar dentro - De ellos nuestra futura acción. ## ¿Qué produce el no planificar? - Rutina e Improvisación - Dos males que debilitan cualquier - Proceso de actividad y empobrecen el rendimiento. ## ¿Qué hacer para evitarlos? - Pensar en el futuro decidiendo: - ¿QUÉ VAMOS A HACER? - Tiene que ver con las actividades - El nivel de las mismas - Y en qué consiste cada una de ellas. - ¿CÓMO VAMOS A HACER? - Tiene que ver con las formas, los métodos, los procedimientos, etc. - Que se deben aplicar para realizar - Las actividades que se han decidido - ¿CUÁNDO LO VAMOS A HACER? - Se refiere al momento preciso en el que debe iniciarse cada una de las actividades a realizar. - ¿CON QUÉ LO VAMOS A HACER? - Se refiere a la necesidad de determinar el tipo de elementos o recursos que se van a requerir para la realización de las actividades. - ¿DÓNDE LO VAMOS A HACER? - Se refiere a la determinación del medio físico, y sociocultural que se van a realizar las actividades. - ¿PARA QUE LO VAMOS A HACER? - Se refiere a lo que pretendemos lograr con las actividades a realizar, es decir a los propósitos, objetivos o metas. ## ¿Para qué planear? - Si se quiere eliminar la rutina y la improvisación, no correr riegos innecesarios - Y evitar el desperdicio de esfuerzos y recursos; es imprescindible - Que antes de cualquier acción administrativa se planifique. ## ¿Qué es la planificación? ### Diferentes conceptos: - Proceso mediante el cual se fija el curso concreto de acción a seguirse - Establecer los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo - Y la determinación de tiempos y números necesarios (Agustin Reyes Ponce) - Proceso a través del cual el administrador mira hacia el futuro y descubre los cursos alternativos de acción, a partir de los cuales esta elige los objetivos (Joseh Massie) - Proceso para decidir las acciones que deben realizarse en el futuro, considerando las diferentes alternativas de acción que se pueden seguir y decidir cual de ellas es la mejor para alcanzar los objetivos. (Robert Anthony) - Proceso que consiste en determinar los objetivos, formular políticas, procedimientos y métodos para alcanzarlos (Leonard Kaznier) - Proceso intelectual que requiere la determinación concienete de los cursos de acción a seguir y que las decisiones se basen en propósitos, conocimientos y estimaciones consideradas. ## Elementos comunes del concepto - **A. Objetivo** - Refleja los resultados que se pretenden alcanzar y para qué se quiere alcanzar. - **B. Cursos alternativos de acción** - Reflejan los diversos caminos que se pueden seguir para lograr los objetivos. - **C. Decisión** - Establece la elección que se va a hacer del curso concreto de acción, que conduzca mejor hacia los objetivos que se desean lograr. - **D. Futuro** - Refleja las previsiones y anticipación y preparación a hechos inciertos y contingen- cias que se puedan presentar en el futuro. ## Conclusión "La planificación es la determinación de los objetivos y la elección de los cursos de acción para lograrlos, con base en la investigación y elaboración de un esquema detallado que habrá de realizarse en el futuro". ## Naturaleza de la planificación - Tiene su origen en cuatro principios esenciales - **1. La contribución de la planeación** - Todo proceso - De planificación debe orientar su esfuerzo al logro de objetivos. - **2. Primacía de la planificación** - La planeación es única. Está por delante de las demás funciones administrativas y se encuentra en cada una de ellas. - **3. Generalización de la planificación** - Todos los gerentes hacen planes. - **4. La eficiencia de los planes** - La planeación debe facilitar la consecución de los objetivos, con un costo razonable. ## ¿Por qué planear? - En la actualidad todas las empresas que planean son exitosas y crecen constantemente. - Es importante establecer un rumbo o destino para el esfuerzo de grupo. - Cuando no se planea se pierde el control de lo que se está haciendo y se deja que las cosas pasen sin un rumbo definido. - Al no planear podemos encontrarnos con sorpresas que nos pueden hacer perder el rumbo y dejarnos manejar por la improvisación. - Visualizar el futuro es importante para saber a dónde vamos y cómo debemos llegar allá. ## Importancia de la planificación - Propiciq el desarrollo de las empresas estableciendo métodos para el uso racional de recursos. - Reduce la incertidumbre del futuro. - Permite a las empresas mirar al porvenir con mayores garantías de éxito. - Condiciona a la empresa al ambiente que la rodea. - Establece racionalidad en la toma de decisiones reduciendo al mínimo la improvisación. - Reduce al mínimo los riesgos y aprovecha al máximo las oportunidades. - Las decisiones se basan en hechos y no en simples emociones. - Suministra bases sobre las cuales opera la empresa. - Permite a los ejecutivos evaluar alternativas antes de tomar una decisión. - Eleva la moral de los miembros de la empresa al conocer estos hacia donde se dirigen sus esfuerzos. - Maximiza el uso del tiempo y los recursos a lo largo y ancho de la empresa. - Ayuda a identificar problemas. - Asegura éxito en lo que hacemos. - Ayuda a conocer qué es más importante. - Ayuaa aprovechar mejor el tiempo. ## Objetivos de la planificación administrativa - Aumentar la eficacia y la eficiencia de los procesos de actividad administrativa. - Asegurar un adecuado control de los procesos. - Evitar improvisaciones que produzcan confusiones.. - Proporcionar secuencia y progresividad a la actividad de las personas de la organización.. - Dar mayor atención a los aspectos esenciales de las actividades y otros componentes. - Proponer trabajos adecuados al tiempo disponible. - Proponer actividades acordes a las posibilidades de quienes trabajan en la organización. - Posibilitar la coordinación de las actividades entre sí, a fin de alcanzar un esfuerzo integral. - Definir horarios oportunos para cada actividad. - Facilitar actitudes de consideración y respeto hacia el personal que el administrador deberá haber reflexionado sobre lo que va a hacer en la empresa. - Posibilitar rectificaciones en el propio proceso de planificación, de manera de ajustarlo gradual y permanentemente a la realidad de la empresa. ## Principios de la planificación - La planeación al igual que los demás elementos del proceso administrativo basan su accionar en principios que son indispensables para lograr una administración racional. - **1. Principio de factibilidad** - Los planes deben ser realizables antes que demasiado ambiciosos u optimistas, que sean imposibles de alcanzar. "Los planes deben ajustarse a la realidad y a las condiciones del medio ambiente en el que actúan". - **2. Principio de objetividad y cuantificación.** - "Los planes deben basarse en datos reales y razonamientos precisos y exactos y nunca en opiniones subjetivas, especulaciones o cálculos arbitrarios". "Los planes serán mas confiables en tanto que puedan ser cuantificados en términos de tiempo, dinero, cantidades etc. - **3. Principio de la flexibilidad** - "Los planes deben de dejar márgenes de holgura que permitan afrontar situaciones imprevisibles". Es decir deben establecer colchones de seguridad proporcionando nuevos cursos de acción alternativos que se ajusten fácilmente a las condiciones. - **4. Principio de unidad** - Todos los planes específicos de la empresa deben integrarse a un plan general y dirigirse a los objetivos generales de la empresa. - **5. Principio de cambio de estrategia** - "Cuando un plan se extiende por mucho tiempo será necesario rehacerlo completamente". No implica renunciar a los objetivos, sino, más bien modificar estrategias. (Cursos de acción para lograrlos) ## Clasificación de los planes - Tipos de planes - **1. Por la naturaleza de los planes.** - **2. Por la jerarquía de los planes de la organización.** - **3. Por el tiempo por que dura la ejecución de los planes.** - **4. Por el área de la empresa en que se aplican los planes.** **1. Por la naturaleza de los planes** - **a. Propósitos o misiones** - **b. Objetivos o metas** - **c. Estrategias** - **d. Políticas** - **e. Procedimientos** - **f. Reglas** - **g. Programas** - **h. Presupuestos** **2. Por la jerarquía de los planes de la organización** - **A. Estratégicos** - **B. Operativos** **3. Por el tiempo por qué dura la ejecución de los planes** - **A. Planea a corto plazo (1 hasta 2 años)** - **B. Planea a mediano plazo (3 hasta 4 años)** - **C. Planea a largo plazo (5 años para adelante)** **4. Por el área de la empresa en que se aplican los planes** - **A. Planes de producción** - **B. Planes de comercialización** - **C. Planes financieros ** - **D. Planes de personal** - **E. Planes de seguridad** - **F. Planes administrativos** # Los planes por su naturaleza **A. Propósitos o misiones:** - Representan normalmente la función o tarea fundamental que la sociedad asigna a las empresas. - **Ejemplo:** El propósito de la universidad es la enseñanza y la investigación; el propósito de una industria es la producción. **B. Objetivos o metas:** - Significan los fines hacia los cuales se dirige una actividad o propósito y constituyen el plan básico de la empresa. - **Ejemplo:** El objetivo o meta de la universidad es el de formar profesionales de alto nivel. **C. Políticas** - Son planes en el sentido de que constituyen declaraciones de intenciones o entendimientos generales que orientan o encausan una decisión. Es dicho de otra manera son guías de pensamiento para la toma de decisiones. - **Ejemplo:** Las políticas definen las áreas dentro de las cuales debe tomarse una decisión y asegurar que esta sea congruente con el objetivo y contribuya a su cumplimiento. - **Ejemplo:** La política como tal no tiene sentido activo que requiera acción, sino más bien ofrece en forma pasiva una guía para los ejecutivos que enfrentan a alguna decisión. - **Ejemplo:** Política de la universidad contratar únicamente docentes preparadas dos de la misma universidad. **D. Estrategias** - La palabra estrategia viene del griego "strategia" que significa: "El arte de ser general". - **Ejemplo:** Los generales de la antigua Grecia debian dirigir un ejército para conquistar, retener, proteger o arraza al ejército enemigo. Cada tipo de objetivo, demandaba la aplicación de diferentes recursos y de diferentes tipos de acción (estrategias), que se debían adoptar para conseguir los fines. **Moraleja:** - Las estrategias como planes representan el patrón de acciones reales que se requieren para responder al enemigo (competencia) - **Ejemplo:** La estrategia, sin embarco, significa algo más que simplemente lidiar con los enemigos o (competidores) ya que también implica "definir líneas adecuadas de suministro"; decidir cuando entrar en combate (competencia) y cuando no; administrar las relaciones del ejército (empresa) con los ciudadanos, (clientes) políticos (la competencia) y los diplomáticos (negociadores). - **Ejemplo:** El concepto de estrategia incluye un componente tanto de "planificación", como un componente de "toma de decisión o acción". **Moraleja:** - "Los buenos generales (ejecutivos) no solo tienen que hacer planes, también tienen que actuar". - **Ejemplo:** Los negocios son de cierta manera, como la guerra si la estrategia general es acertada, se puede cometer cualquier cantidad de errores tácticos y, a pesar de ello, la empresa será un éxito". - **Ejemplo:** Aunque las estrategias se han usado habitualmente como planes de mercadotecnia, sin embargo en la actualidad los gerentes las usan en áreas amplias de la empresa. Por ejemplo: - En programas generales de acción y señalr cambios, y el despliegue de recursos para obtener objetivos generales. - En programas de objetivos organizacionales y sus cambios. - En la determinación de los objetivos básicos, a largo plazo, de la empresa, etc. ## En resumen - Una estrategia se puede concebir como "una decisión acerca de como usar los recursos disponibles para obtener fines primordiales en la presencia de obstáculos (competidores) de opinión pública, disposiciones legales, usos y costumbres etc. **Ejemplo de estrategia:** - Ante la elevada migración de gente joven (estudiantes), del campo hacia las ciudades y ante la proliferación de universidades privadas en la ciudad, la universidad pública emprendera la estrategia de una largo plazo, orientada en lo siguiente: - "Llevar la educación superior universitaria al campo creando centros universitarios en las provincias y, que eviten el éxodo de jóvenes estudiantes del campo hacia las ciudades, que mantenga la hegemonía de la universidad pública en cuanto a la cantidad de la matrícula universitaria en el departamento". ## Diferencias entre política y estrategia | Política | Estrategia | |---|---| | No tiene sentido activo ya que ofrece en forma pasiva una guía de pensamiento para que los ejecutivos tomen decisiones. | Se refiere a la forma en que los recursos humanos y materiales deben utilizarse para maximizar la posibilidad de obtener determinados resultados en presencia de ciertas dificultades. | | La esencia de la política es la existencia de autonomía en las decisiones. | Señala específicamente un curso concreto de acción a seguirse (toma de la decisión). | | Establece el marco dentro del cual los administradores pueden tomar sus decisiones. | Establece acción y da guía para la toma de decisiones. | | La estrategia puede existir sin una política (ejemplo) | La política puede existir sin una estrategia (ejemplo) | | El rector de la universidad puede tener como política "hacer cumplir" las disposiciones disciplinarias. | Como estrategia, el rector puede "esperar que sea la opinión pública quien exija su cumplimiento." | ## Coincidencias entre política y estrategias - Ambas se originan en el nivel más alto de la administración, quien la formula con el propósito expreso de guiar las operaciones de sus subordinados. - Tanto política como estrategia se desprenden de los objetivos de la empresa. - Ambas pueden formularse en términos generales, permitiendo a los subalternos principales precisar mejor o pueden detallarse tan completamente que no den lugar a interpretaciones ulteriores. ## E. Procedimientos - Son planes que establecen un método obligatorio - Para manejar actividades futuras. - Son verdaderas guías para la acción más bien que un pensamiento, porque describen la manera precisa en que deben realizarse ciertas actividades. - Son una secuencia cronológica de acciones requeridas para realizar una actitud completa. - Los procedimientos tienden a formas "rutinas" de actividades que de otra manera requerirían estudio, discusión, etc. ## Reglas sobre los procedimientos - **1ra.** Los procedimientos deben fijarse por escrito y preferentemente de forma gráfica. - **2da.** Los procedimientos deben revisarse periódicamente a fin de evitar tanto la rutina (defecto) como la superespecialización (exceso). - **3ra.** Debe cuidarse siempre el evitar la duplicidad innecesaria de procedimientos. ## F. Reglas o normas - Son el tipo de plan más simple que al igual que otros planes revisiten el carácter de un curso de acción requerido. - La regla demanda que de manera tácita se tome o no una acción específica requerida con respecto a una situación y no admite discusión. - La esencia de la regla es que refleja una decisión administrativa de que cierta acción se debe emprender o no. - Las reglas como planes pueden orientarse en dos sentidos: 1. Regular la disciplina 2. Determinar un tipo de comportamiento en relación directa con las responsabilidades de quienes ejecutan un plan. - **Ejemplo de regla**: "No fumar". ## Diferencia entre reglas, políticas y procedimientos - Suele confundirse las reglas con las políticas y los procedimientos, sin embargo son distintas, así: **La regla** - Es una guía de acción pero no específica, la secuencia en el tiempo ni admite discreción. **La política** - ES una guía de feneamiento en la toma de decisiones y señala caminos para el juicio discreccional y no una orden tácita pero puede comprender dentro de ellas. ## G. Programas - Son un complejo de metas, política, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos que han de darse, recursos que deben emplearse y otros elementos necesarios para llevar adelante una forma de acción determinada. - Son planes en los que no solamente se definen los objetivos y la secuencia de operaciones, sino, principalmente el tiempo requerido para realizar cada una de sus partes. - Un programa puede ser principal y necesitar de muchos otros programas de apoyo. ## H. Presupuestos - Los presupuestos son una modalidad especial de los programas, cuya característica esencial consiste en la determinación cuantitativa de los elementos programados, puede llamarse un "programa numérico". - Son un tipo de plan que definen la acción en término de cuanto costaría llevarla adelante y cuales serán los resultados esperados en términos numéricos. - Son planes que expresan en términos financieros, de horas hombre, unidades de producto, horas de máquina, o cualquier otro término numérico mensurable cada una de las actividades de un programa general. - Los presupuestos pueden relacionarse con operaciones de gasto, pueden reflejar gastos de capital, o mostrar flujos de caja. ETC. ## Pasos o proceso en la planificación - Los pasos prácticos son: - **1. Ser conciente de las oportunidades** - Comprende un vistazo preliminar a las posibles oportunidades y la capacidad de verlas con claridad a la luz de: - EL MERCADO - LA COMPETENCIA - LO QUE QUIEREN LOS CONSUMIDORES - NUESTRAS FORTALEZAS - NUESTRAS DEBILIDADES - LA VISIÓN DE LO QUE DEBEMOS GANAR - **2. Establecimiento de objetivos y metas** - Comprende fijar los objetivos para la empresa en su conjunto y luego para cada unidad subsidiaria, estableciendo de manera clara y precisa: - EN DÓNDE QUEREMOS ESTAR? - A DÓNDE QUEREMOS LLEGAR? - **3. Consideración de las premisas básicas de la planeación.** - Consiste en fijar las premisas capitales del proceso y obtener permiso para utilizarlas y difundirlas. Las premisas son suposiciones que a partir de pronósticos nos permiten establecer el ambiente interno y externo en el que actuarán nuestros planes, prediciendo: - QUÉ CLASE DE MERCADOS EXISTIRÍAN? - QUÉ CANTIDAD DE VENTAS? - QUÉ PRECIOS? - QUÉ PRODUCTOS? - QUÉ DESARROLLOS TÉCNICOS? - QUÉ COSTOS? - QUÉ SALARIOS? - QUÉ POLÍTICAS FISCALES Y QUÉ TASAS IMPOSITIVAS? - QUÉ NUEVAS FÁBRICAS? - QUÉ POLÍTICAS EN CUANTO A DIVIDENDOS? - CÓMO SE FINANCIARÁ LA EXPANSIÓN? - QUÉ ÁMBITO POLÍTICO Y SOCIAL? - **4. Identificación alternativas** - Comprende la búsqueda y examen de vías alternativas de acción más razonables para establecer: - CUÁLES SON LAS ALTERNATIVAS MÁS PROMETEDORAS PARA LOGRAR NUESTROS OBJETIVOS? - **5. Evaluación de las vías alternativas** - Comprende evaluar cada una de las alternativas razonables a la luz de las promesas y las metas para elegir: - QUÉ ALTERNATIVA NOS DARÁ LA MEJOR PROBABILIDAD DE SATIS- FACER NUESTRAS METAS AL COSTO MÁS BAJO Y CON LAS MAYORES UTILIDADES - **6. Selección de un curso concreto de acción** - Es el punto justo donde se toma una decision; se elige el curso concreto de acción que se seguirá. Es decir, se adopta el plan. - **7. Formulación de planes derivados** - Consiste en completar el plan básico sustentadolo con la formulación de planes derivados de apoyo, tales como por ejem: - PLANES PARA COMPRAR EQUIPOS - PLANES PARA COMPRAR MATERIALES - PLANES DE CONTRATACIÓN Y CAPACITACIÓN DE PERSONAL - PLANES PARA EL DESARROLLO DE NUEVOS PRODUCTOS, ETC. - **8. Cuantificación de los planes a través de presupuestos** - Consiste en dar significado al plan a través de "una expresión numérica que lo convierte en un presupuesto que represente aspectos medibles tales como: - VOLUMEN Y PRECIO DE VENTAS - GASTOS DE OPERACIÓN NECESARIOS PARA LOS PLANES - GASTOS EN EQUIPOS DE CAPITAL - VOLUMEN DE UTILIDADES ÚTILES ESPERADAS, ETC.