Gestion administrative du personnel de la PME PDF

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cterrier.com 1 23/10/2020 A3 - Gérer le personnel et contribuer à la gestion des ressources humaines de la PME Activité 3.1 - Gestion administrative du personnel de la PME Chapitre 2 - Organiser et suivre les dossiers du personnel Problématique Le dossier du salarié est au centre de la gestion du personnel. Obligations Il contient de nombreuses informations qui ont trait à sa légales situation personnelle, aux affiliations auprès des Informations Respect de la organismes sociaux, aux évaluations, aux formations, sur le salarié confidentialité aux arrêts de travail, etc. et des libertés Parmi elles, certaines sont confidentielles et doivent être protégées. Pour être efficace, le dossier doit être à jour, Dossier du tenu avec rigueur, complet, fiable tout en respectant le personnel cadre légal dans lequel il s’inscrit et notamment la RGPD. Sommaire (3 h 50) Problématique 1 Introduction QCM 2 10’ Réflexion 1 : identifier les droits et obligations d’information de l’employeur 3 10’ Réflexion 2 : identifier les fonctionnalités d’une application de RH 4 15’ Réflexion 3 : identifier les obligations légales de l’employeur 5 15’ Réflexion 4 : comprendre les objectifs de la médecine du travail 6 10’ Réflexion 5 : concevoir une arborescence de dossier 7 25’ Missions professionnelles 1. Identifier la durée de stockage des documents 8 15’ 2. Contrôler les documents du dossier du personnel 9 40’ 3. Organiser l'affichage des documents 10 30’ 4. Convoquer les salariés à la médecine du travail 11 1 h 00’ Ressources 1. Pourquoi créer un dossier du personnel 13 2. Contenu du dossier du personnel 13 3. Définir les modalités d’archivage 14 4. Législations et conventions en vigueur 16 5. Médecine du travail 16 Bilan de compétences 17 cterrier.com 2 23/10/2020 Introduction Chapitre 2 - Organiser et suivre les dossiers du personnel - QCM Questions Avant Réponses Après ☐ Complètent les remboursements de la Sécurité sociale ☐ Question 1 ☐ Complètent les remboursements de l’Urssaf ☐ Les organismes complémentaires ☐ Complètent les remboursements de retraite ☐ ☐ Complètent les remboursements de pôle emploi ☐ ☐ Les cotisations de prévoyance ☐ Question 2 ☐ Les cotisations chômages ☐ L’Urssaf est l’organisme qui collecte ☐ les cotisations patronales des salariés ☐ ☐ les cotisations salariales des salariés ☐ ☐ Obligatoire ☐ Question 3 ☐ Facultative ☐ Médecine du travail est ☐ Liée à la dangerosité du travail ☐ ☐ Un service dans l’entreprise ☐ ☐ Les risques liés à la maladie ☐ Question 4 ☐ Les risques liés au décès ☐ Les organismes de la Sécurité sociale prennent en charge ☐ Les risques liés aux accidents du travail ☐ ☐ Les risques liés au chômage ☐ ☐ ARCCO ☐ Question 5 L’organisme qui gère les retraites ☐ URSSAF ☐ complémentaires des cadres ☐ AGIRC ☐ s’appelle ☐ APEC ☐ ☐ ARCCO ☐ Question 6 ☐ URSSAF ☐ L’organisme qui gère les retraites complémentaires des non cadres ☐ AGIRC ☐ s’appelle ☐ APEC ☐ ☐ ASSEDIC ☐ ☐ Obligatoire après tout embauche ☐ Question 7 ☐ Dépend de la pénibilité du métier ☐ La visite auprès d’un médecin du travail est ☐ Dépend de la volonté du salarié ☐ ☐ Dépend de la volonté de l’employeur ☐ ☐ Les droits des salariés ☐ Question 8 ☐ Les droits des employeurs ☐ La CNIL défend ☐ Les droits d’accès à l’information ☐ ☐ Les droits d’accès à l’internet ☐ ☐ Gestion des ressources humaines ☐ Question 9 ☐ Gestion du personnel ☐ Le module d’un PGI qui gère les relations aux personnels s’appelle ☐ Gestion des salariés ☐ ☐ Gestion humaine ☐ ☐ Natif ☐ Question 10 Les documents dématérialisés ☐ Word ☐ sont sauvegardés principalement ☐ PDF ☐ au format ☐ TXT ☐ cterrier.com 3 23/10/2020 Réflexion 01 - Identifier les droits et obligation d’information de l’employeur Durée : 10’ Source Travail à faire Le document 1 est diffusé par l’entreprise auprès de ses salariés, pour quelle raison ? Doc. 1 Société Bio-Tech / Contenu des dossiers du personnel 1. L’énoncé de la politique : L’entreprise reconnaît l’importance de conserver des renseignements pertinents sur les employés. L’entreprise tiendra des dossiers confidentiels, exacts, complets et à jour sur les employés conformément aux lois en vigueur. 2. Les procédures : L’entreprise tiendra un dossier au sujet de chaque employé, peu importe sa situation. Les dossiers doivent contenir tous les renseignements requis en vertu des lois et les renseignements requis ou utiles pour la gestion efficace des ressources humaines. Renseignements au sujet de l’employé - Le nom de l’employé, son adresse et sa date d’embauche Identité et - Sa date de naissance, si l’employé est étudiant ou a moins de 18 ans coordonnées - Un nom et un numéro de téléphone en cas d’urgence - La banque utilisée par l’employé, Renseignements - Le titre du poste que l’employé occupe et sa date d’entrée en fonctions relatifs au poste - La plus récente description du poste Renseignements - Le dossier de scolarité complet et des copies des diplômes et des certificats relatifs à la - Un exemplaire du CV sélection et au - Les résultats de la période probatoire développement de l’employé - Le taux de salaire de l’employé et son salaire brut et net par période de paie - Le taux de salaire en cas d’heures supplémentaires - Les congés pris à la place du paiement d’heures supplémentaires - Toute indemnité de séjour, tout avantage et tout autre paiement auxquels l’employé a droit Rémunération et - Les contributions au régime d’épargne-retraite les avantages - Les périodes de paie sociaux - La somme versée à chaque paie après déductions et le détail des déductions - Les demandes de paiement d’indemnités - Les sommes payées pour les heures supplémentaires, les vacances, les jours fériés et les congés de décès - Les indemnités de départ (retenues durant cinq ans) - Les remboursements de frais - Toute entente relative à un horaire réaménagé ou flexible - Le nombre d’heures travaillées par l’employé chaque jour et chaque semaine Heures de - Les dates des vacances et des jours fériés travail, - Les heures supplémentaires payées et les dates des congés jours fériés et - Les congés de maladie utilisés et les certificats médicaux pertinents congés - Le nombre de jours de maladie accumulés et reportés d’une année à l’autre - Toutes les vacances que l’employé prend - Tous les documents relatifs aux congés de maternité, aux congés parentaux et aux congés personnels, les congés demandés et pris pour d’autres raisons Relations de - Les événements et actions en matière disciplinaire travail - Les lettres de réprimande, les avertissements et les punitions - Les actions convenues et les résultats des procédures de résolution de conflit Départ ou - La lettre de démission retraite de - La lettre de licenciement, les raisons de celui-ci et l’avis remis l’employé - Tous les documents qui constituent le dossier de licenciement - Les ententes de cessation d’emploi signées cterrier.com 4 23/10/2020 Réflexion 02 - Identifier les fonctionnalités d’une application RH Durée : 15’ Source Travail à faire Après avoir lu le document 1 répondez aux questions suivantes : 1. Quels sont les avantages annoncés de cette application ? 2. Quelle est l'utilité d'un logiciel dans un service de RH ? pourquoi est-il indispensable ? 3. Quels sont les modules disponibles ? Doc. 1 Logiciel Aragon – eRH Source : http://www.aragon-erh.com/ Le SIRH d’Aragon-eRH, c’est le choix de la simplicité pour les entreprises de 50 à 60 000 collaborateurs. Facile à utiliser, rapide à mettre en place, et techniquement robuste ! La gestion administrative du personnel (frais, temps, congés, planning…) Le pilotage et la gestion des talents (recrutement, évaluations, GPEC, formation) L’implémentation d’un réseau social d’entreprise La simplification de tous les processus Ressources Humaines Et l’interface, avec les principaux logiciels de paie du marché (ADP, Sage, Cegid, HR Access, SAP etc.) le partage d’un référentiel de données uniques. 100 % SaaS, 100 % Cloud Notre SIRH est en mode SaaS (Software as a Service) accessible directement par le web. Aussi sa mise en place est rapide et ne requiert pas d’investissements d’infrastructure. En J+5 : Vos frais, vos feuilles temps, vos demandes collaborateurs sont dématérialisées. En J+9: votre première campagne d’évaluation dématérialisée, la première étape d’un accord de GPEC. Notre solution est la seule du marché couvrant 100 % de vos besoins RH UNE INTERFACE INTUITIVE Un portail unique accessible via une interface Web par l’ensemble des collaborateurs, managers et RH (avec des menus contextuels). La solution est également accessible depuis tablettes ou smartphones, l’idéal pour les populations mobiles ! Chacun des 37 modules fonctionnels est intégré autour d’une plateforme logicielle unique, et activable à la demande de manière indépendante. Tous nos modules bénéficient d’un « reporting » avancé : cartographie des compétences et progrès de chaque collaborateur, indicateurs RH (assiduité, évaluations, rémunérations, recrutement, dépenses etc.), rapports légaux et managériaux (bilan social…). cterrier.com 5 23/10/2020 Réflexion 03 - Identifier les obligations légales de l’employeur Durée : 15’ Source Travail à faire Après avoir lu les documents 1 et 2 ci-dessous, répondez aux questions suivantes : 1. Quels sont les domaines concernés par l’affichage obligatoire ? 2. Pourquoi l’affichage de ces informations est-il obligatoire ? 3. Quelle est la finalité de la loi du 6 janvier 1978 et quels moyens se donne-t-elle pour y parvenir ? 4. Un salarié(e) peut-il(elle) avoir accès aux documents personnels ? Doc. 1 Affichage obligatoire de certaines informations L'employeur est tenu d'afficher certaines informations. Les principales sont les suivantes : adresse, nom et téléphone de l'inspecteur du travail territorialement compétent, adresse et numéro de téléphone du médecin du travail et des services de secours d'urgence, avis de l'existence d'une convention collective, règlement intérieur s'il en existe un, horaire de travail et durée du repos, interdiction de fumer dans les locaux de l'entreprise, modalités d'accès au document unique d'évaluation des risques. L'affichage doit être effectué à une place facilement accessible dans les lieux où le travail est effectué. Doc. 2 Loi du 6 Janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés Source : http://www.cnil.fr/ Les droits « informatique et libertés » Toute personne peut s’adresser à la CNIL pour être aidée dans l’exercice de ses droits (notamment si elle se heurte à un refus de droit d’accès). Droit d’information : Toute personne peut s’adresser directement à un organisme pour savoir si elle est fichée ou pas. Droit d’accès : Toute personne peut, gratuitement, sur simple demande avoir accès à l’intégralité des informations la concernant sous une forme accessible (les codes doivent être explicités). Elle peut également en obtenir copie moyennant le paiement, le cas échéant, des frais de reproduction. Droit de rectification et de radiation : Toute personne peut demander directement que les informations détenues sur elle soient rectifiées (si elles sont inexactes), complétées ou clarifiées (si elles sont incomplètes ou équivoques), mises à jour (si elles sont périmées) ou effacées (si ces informations ne pouvaient pas être régulièrement collectées par l’organisme concerné). Droit d’opposition : Toute personne peut s’opposer à ce qu’il soit fait un usage des informations la concernant à des fins publicitaires ou de prospection commerciale ou que ces informations la concernant soient cédées à des tiers à de telles fins. cterrier.com 6 23/10/2020 Réflexion 04 - Comprendre les objectifs de la médecine du travail Durée : 10’ Source Travail à faire Après avoir lu le document 1 répondez aux questions suivantes : 1. Les entreprises peuvent-elles se passer de la médecine du travail ? 2. Quel est son rôle ? 3. Qui prend en charge les coûts de la médecine du travail ? Doc. 1 : La médecine du travail ww.officiel-prevention.com La médecine du travail est une médecine exclusivement préventive : elle a pour objet d’éviter toute altération de la santé des salariés, du fait de leur travail, notamment en surveillant leur état de santé, les conditions d’hygiène du travail et les risques de contagion. L’essentiel Exercée au sein d’un « service de santé au travail », la médecine du travail est obligatoirement organisée, sur le plan matériel et financier, par les employeurs. Elle est placée sous la surveillance des représentants du personnel et le contrôle des services du ministère de l’emploi, du travail et de la cohésion sociale. Sont à la charge de l’employeur l’ensemble des dépenses liées à la médecine du travail et notamment les examens médicaux, les examens complémentaires, le temps et les frais de transport nécessités par ces examens, le temps passé par les médecins du travail à l’étude des postes de travail dans l’entreprise. La médecine du travail bénéficie à tous les salariés, quelle que soit la taille de l’entreprise. Comment sont organisés les services de santé au travail ? Assurés par un ou plusieurs médecins du travail, les services de santé au travail sont organisés en fonction de l’importance de l’entreprise : soit en service « autonome », dans le cadre de l’entreprise, ce service pouvant, en cas de plura- lité d’établissements, être un service médical du travail interétablissements ou un service médical d’établissement ; soit en service interentreprises, au niveau de plusieurs entreprises. cterrier.com 7 23/10/2020 Réflexions 05 - Concevoir une arborescence de dossiers Durée : 25’ Source Contexte professionnel Vous travaillez pour la société Orchis Parfums. Sa Directrice, Madame Cevrero a décidé de numériser tous les documents qui concernent les salariés de la société pour gagner de la place dans les archives et pour rendre les recherches de documents plus rapide. Aujourd’hui les documents qui concernent les salariés sont les suivants Dossier du personnel : contrat de travail, photocopie des diplômes, avenant au contrat de travail, fiche familiale, Dossier organismes sociaux : Déclaration préalable à l’embauche, déclaration mutuelle, déclaration complémentaires, déclaration pôle emploi, déclaration médecine du travail, Dossier des arrêts de travail : Déclaration d’arrêt maladie, déclaration d’accident du travail, avis de reprise du travail, Dossier médical : Certificat médicaux, avis médecine du travail, Dossier formation/ Evaluation : CR d’entretien, fiches des formations suivies, fiches des formations demandées, Dossier salaire : Bulletins de salaire. Travail à faire 1. Proposez une arborescence des dossiers destinées à enregistrer les différents documents qui seront numérisés À la suite du travail précédent, les bulletins de salaire seront tous enregistrés dans un dossier spécifique à chaque salarié. Mme Cevrero souhaite pourtant que chaque bulletin numérisé ait un nom qui évite toute erreur ou confusion entre les différents salariés. Extrait du registre du personnel Matricule Nom Date naissance Adresse Qualification Indice 0023 Girardin Gabriel 15/12/0980 2, rue de la Gare 74000 Annecy OS 320 0024 Herman Louise 25/03/1975 3, rue des Pinçon 74210 Faverges OP 380 0025 Dessoliez Amante 14/12/1990 23, routes des Nanette 74600 Annemasse Cadre 550 0026 Luisant Pauline 05/03/1986 23, rue du Prince Eugène 73000 Chambéry ETAM 430 0027 Berthier Jean 18/17/1966 4, route de Nant 73000 Chambéry OP 335 Travail à faire 1. Proposez une solution de nommage des bulletins de salaires qui évite les risques d’erreur. 2. Illustrez votre proposition à partir de deux exemples pris dans le registre du personnel. cterrier.com 8 23/10/2020 Missions professionnelles Mission 01 - Identifier la durée de stockage des documents Durée : 15’ Source Contexte professionnel Vous travaillez pour la société Charvin SA et un certain nombre de besoins et de dysfonctionnements sont apparues au cours du mois écoulé. Son directeur, M. Charvin, vous demande de résoudre ces problèmes concernant la durée de conservation des données du personnel ; Travail à faire Indiquez pour chaque document sa durée de stockage minimum. Durée de stockage/archivage Documents 1 an 5 ans 10 ans 30 ans Salariés Fiche de travail mensuel par salarié(e) Contrat de travail Déclaration préalable à l’embauche (DPAE) Déclarations Urssaf mensuelles Déclarations Pôle emploi mensuelles Déclarations arrêt de travail Déclarations accident du travail Journal de paie Fiche salarié cterrier.com 9 23/10/2020 Mission 02 - Contrôler les documents du dossier du personnel Durée : 40’ Source Contexte professionnel Au cours du mois précédent, M. Charvin et le responsable des ressources humaines ont recherchés divers documents dans le dossier du personnel et n’ont pas trouvés les documents recherchés (document 1 et 2). Travail à faire 1. Face à ces dysfonctionnements, il vous demande de concevoir une liste de contrôles des documents à placer dans le dossier du personnel et à réclamer au(à la) salarié(e). 2. Á la suite du travail précédent, M. Charvin vous demande d’informer les salariés du fait qu’ils doivent signaler le plus rapidement possible toutes les modifications qui concernent : l’état civil, l’adresse et les coordonnées (téléphone, mél, etc.) et tout changements susceptibles d’avoir une répercussion sur la vie du(de la) salarié(e) au sein de l’entreprise. Doc. 1 Dysfonctionnements concernant le dossier du personnel Divers problèmes rencontrés au cours des mois précédents : Au cours du mois précédent, M. Charvin a cherché à contrôler les diplômes d’un salarié et a constaté qu’ils n’étaient pas dans son dossier. Il a fait la même recherche dans un autre dossier et les résultats furent aussi infructueux. Il souhaite à présent que les dossiers soient à-jour (document 2). Par ailleurs, M. harvin a voulu consulter les diplômes possédés par un employé pour lequel il envisage un changement de poste. Il souhaitait connaître, avant de le rencontrer, ses compétences acquises au cours de sa formation, pour mieux envisager avec lui une formation destinée à lui faciliter une mise à niveau pour le nouveau poste. Á la suite de cette recherche, il n’a pas trouvé dans le dossier les copies des diplômes. Au cours du mois précédent, la société a envisagé de louer un véhicule pour le déplacement d’un salarié. La société Hertz a exigé que le conducteur ait plus de 3 ans de permis et plus de 21 ans. Lors de la recherche du permis de conduire dans le dossier du salarié, il est apparu que la copie de ce document était absente du dossier. Doc. 2 Les informations du dossier du personnel Chaque dossier est archivé dans une armoire avec dossier vertical contenant les chemises suivantes : Pochettes Documents - Fiche état civil - Un exemplaire du CV + lettre de Informations - Photocopie des diplômes motivation personnelles - Photocopie du permis de conduire (éventuel) - Test d’embauche - Contrat de travail - Adhésion caisse de retraite Contrat de travail - Description du poste - Contrat d’assurance individuel - DUE - Contrat assurance collective - Fiche de compétences, - Lettres éventuelles de recommandation Evaluation - Certificat de travail des emplois antérieurs - Compte rendu annuel d’évaluation Formation - Relevé des formations suivis - Fiche d’évaluation de la formation Médecine - Inscription du salarié - Compte rendu des visites du travail - Relevé des visites Arrêt maladie, - Déclaration d’arrêt maladie - Attestation de salaire accident du travail - Déclaration accident du travail Congés - Relevé des dates de congés payés - Fiche de suivi des congés payés payés - Fiche de demande de congés payés - Fiches d’autorisation d’absence de l’année en - Relevés des absences de l’année en Absences autres cours cours - Les bulletins de salaire de l’année en cours - Relevés des frais de l’année en cours Salaires - Relavés des heures de l’année en cours - Relevé des remboursements de frais de l’année en cours Dossier - Lettres de sanction (blâme, avertissement, mise à disciplinaire pied, etc.) Le départ ou la - Lettre de démission - Les ententes de départ signées retraite de - Lettre de licenciement - Certificat de travail l’employé - Les documents qui constituent le dossier de - Reçu pour solde de tout compte licenciement - Attestation pôle emploi cterrier.com 10 23/10/2020 Mission 03 - Organiser l'affichage des documents Durée : 30’ Source Contexte professionnel Le dossier du personnel contient de nombreux documents (document 1). Pour réduire la taille des dossiers, au début de chaque année comptable, les dossiers sont purgés des documents de l’année précédente (bulletins de salaire, relevés des heures, remboursement de frais, etc.) qui sont rangés dans des boites au sous-sol de l’entreprise : ils deviennent difficiles d’accès et occupent beaucoup de place. M. Charvin souhaite informatiser la gestion de ces dossiers en sauvegardant pour chaque salarié(e) les documents dans des dossiers informatiques. Les documents seront sauvegardés - au format natif (Excel, Word) pour les documents qui nécessitent des mises à jour (relevé des absences, etc.) - au format PDF pour les documents administratifs qui ne nécessitent pas une conservation papier. Travail à faire 1. Proposez une arborescence des dossiers du personnel. 2. Montez l’arborescence sur votre ordinateur dans un dossier appelé : Gestion du personnel. 3. Faire une copie d’écran de l’arborescence. Doc. 2 Les informations du dossier du personnel Chaque dossier du salarié est archivé dans une armoire avec dossier vertical. Chaque dossier vertical contient les chemises suivantes : Pochettes Documents - Fiche état civil - Un exemplaire du CV + lettre de Informations - Photocopie des diplômes motivation personnelles - Photocopie du permis de conduire (éventuel) - Test d’embauche - Contrat de travail - Adhésion caisse de retraite Contrat de travail - Description du poste - Contrat d’assurance individuel - DUE - Contrat assurance collective - Fiche de compétences, - Lettres éventuelles de recommandation Evaluation - Certificat de travail des emplois antérieurs - Compte rendu annuel d’évaluation Formation - Relevé des formations suivis - Fiche d’évaluation de la formation Médecine - Inscription du salarié - Compte rendu des visites du travail - Relevé des visites Arrêt maladie, - Déclaration d’arrêt maladie - Attestation de salaire accident du travail - Déclaration accident du travail Congés - Relevé des dates de congés payés - Fiche de suivi des congés payés payés - Fiche de demande de congés payés - Fiches d’autorisation d’absence de l’année en - Relevés des absences de l’année en Absences autres cours cours - Les bulletins de salaire de l’année en cours - Relevés des frais de l’année en cours Salaires - Relavés des heures de l’année en cours - Relevé des remboursements de frais de l’année en cours Dossier - Lettres de sanction (blâme, avertissement, mise à disciplinaire pied, etc.) Le départ ou la - Lettre de démission - Les ententes de départ signées retraite de - Lettre de licenciement - Certificat de travail l’employé - Les documents qui constituent le dossier de - Reçu pour solde de tout compte licenciement - Attestation pôle emploi cterrier.com 11 23/10/2020 Mission 4 - Convoquer les salariés à la médecine du travail Durée : 1 h Source Contexte professionnel La société vient de recevoir les dates des convocations des salariés aux visites périodiques de médecine du travail (document 1). Lors des visites de l’année dernière, L’attaché(e) de gestion avait photocopié la convocation reçue de MT2I (Médecine du travail) et l’avait remise à chaque salarié convoqué. Un salarié, qui a quitté notre établissement depuis, ne s’est pas rendu à cette visite alors qu’elle était obligatoire et a justifié sa position par le fait qu’il n’était pas précisé sur la convocation que cette visite avait un caractère obligatoire. Par ailleurs, l’entreprise ne tient pas à jours la liste des visites réalisée par ses salariés et elle n’a pas pu présenter de document à l’inspecteur du travail qui est venu dans les locaux. Travail à faire Le directeur M. Tardy vous demande de réaliser les tâches suivantes à l’aides des informations qui vous sont remises dans les documents 1, 2 et 3 : 1. Envoyez une convocation personnalisée à chaque salarié(e). 2. M. Bonnot ne peut se rendre à sa convocation car il a posé une semaine de congés pour partir au ski. Demander à MT2I de déplacer la convocation d’une semaine. 3. Concevez sur un tableur un fichier qui permet de connaitre l’état des visites de chaque salarié(e) de l’entreprise et complétez-le avec les informations communiquées dans le document 2. Doc. 1 Convocation médecine du travail MT2I Médecine Du Travail 15 rue des Bergeronnettes 38000 Grenoble Téléphone : 04 76 80 66 07 Alpes-Drones 69, route des Molettes 38000 GRENOBLE Grenoble Le 1/2/20xx Objet : Convocation médecine du travail Veuillez trouver ci-dessous les dates des visites périodiques de vos salariés au titre de l’année 20xx. Nom du salarié Date de la visite Lieu Donzelle robert 15/2/20xx à 9 h 15 rue des Bergeronnettes, Grenoble Rey Julienne 15/2/20xx à 9 h 30 15 rue des Bergeronnettes, Grenoble Voisin Louise 17/2/20xx à 10 h 15 rue des Bergeronnettes, Grenoble Bonnot Claude 18/2/20xx à 11 h 15 rue des Bergeronnettes, Grenoble Chaque salarié doit se présenter 15 minutes avant l’heure de la visite pour accomplir les formalités administratives auprès du secrétariat médical. Rappel : En cas d’impossibilité ou d’empêchement veuillez prendre contact avec le bureau de la médecine du travail par l’intermédiaire de votre entreprise pour trouver une autre date. Le directeur de MT2I cterrier.com 12 23/10/2020 Doc. 2 Liste des salariés de l’entreprise Date Matricule Nom Adresse embauche départ 001 Tardy Belisaire 5, rue de la Gare, 38000 GRENOBLE 01/01/2016 002 Berthod Camille 25, rue Royale, 38000 GRENOBLE 01/02/2016 003 Odin Pierre 25, rue A. Camus, 69001 LYON 01/03/2016 004 Sernier Roger 12, rue L. Aragon, 75001 PARIS 01/09/2016 005 Ludin Oscar 28, place de la Bastille, 38000 GRENOBLE 01/03/2018 006 Couturier Lise 188, routes des Aubers, 38000 GRENOBLE 01/04/2018 007 Bonnot Claude 25, rue Charles Dullin, 38421 SAINT MARTIN D’HERES 01/04/2018 008 Donzelle robert 18, rue de la Gare, 38169 FONTAINE 01/06/2018 009 Billot Lucien 16, place des Romains, 69002 LYON 01/09/2018 010 Yapon Luis 789, route du Vercors, 38000 GRENOBLE 01/01/2019 15/03/2021 011 Voisin Louise 23, place de la Grève, 38000 GRENOBLE 01/03/2019 012 Rey Julienne 23, rue Saint Marcellin, 38190 FROGES 01/03/2019 013 Fermant Albert 2, rue de minox, 38000 GRENOBLE 01/04/2020 014 Andlard Andrée 256, rue de la République, 38240 MEYLAN 01/02/2020 015 Berlioz André 125, rue de la Symphonie, 26000 VALENCES 01/06/2021 016 Flamant Elsa 34, rue du Monettier, 38000 GRENOBLE 01/03/2021 Doc. 3 Médecine du travail, les obligations de l’entreprise http://lentreprise.lexpress.fr/rh-management/droit-travail/medecine-du-travail-les-obligations-de-l-entreprise_1686259.html Quelles sont les visites médicales obligatoires que l'employeur doit proposer à son salarié ? Que risque-t-il s'il ne s'y soumet pas ? Pour l'heure, toutes les entreprises (publiques et privées) doivent faire appel à un service de médecine du travail pour un suivi médical préventif de leurs salariés. |…] L'employeur doit proposer à ses salariés plusieurs types de visites obligatoires auprès du médecin du travail. Voici un point sur ces visites. 1. La visite médicale d'embauche Le salarié doit se rendre à une visite médicale avant son embauche ou, plus généralement, avant la fin de sa période d'essai prévue dans son contrat de travail (article R. 241-48 du Code du travail) à la demande de son employeur (au moment de remplir la déclaration unique d'embauche). À cette occasion, le médecin du travail constitue le dossier médical en santé au travail du salarié et détermine s'il est apte au poste de travail proposé. Dans certains cas, l'examen d'embauche n'est pas obligatoire (nouvel emploi identique au précédent sans inaptitude reconnue). Par contre, le refus pour un salarié de se soumettre à l'examen médical est une cause réelle et sérieuse de licenciement. A noter, la visite médicale est obligatoire pour les travailleurs saisonniers dès lors qu'ils sont recrutés pour une durée supérieure à 45 jours de travail effectif. 2. La visite médicale périodique Tous les deux ans au minimum, le salarié doit consulter le médecin du travail afin qu'il s'assure du maintien de son aptitude à son poste de travail. En dehors des visites périodiques, le salarié peut bénéficier d'un examen médical à la demande de son employeur ou à sa demande. 3. La visite médicale de reprise et pré-reprise Au retour du salarié dans l'entreprise après certaines absences médicalement justifiées, une visite de reprise est imposée au plus tard dans les huit jours par l'employeur. (Congé maternité, maladie professionnelle, absence d'au moins 30 jours, accident non-professionnel ou accident du travail…) 4. Les visites complémentaires Le médecin du travail peut prescrire des visites complémentaires pour déterminer l'aptitude médicale d'un salarié à son poste de travail, dépister une maladie professionnelle ou une maladie dangereuse pour l'entourage du salarié. […] 5. Propositions du médecin suite aux visites Suite à la visite médicale, le médecin déclare le salarié apte, partiellement inapte ou totalement inapte. Il lui remet une fiche d'aptitude (ou d'inaptitude) en deux exemplaires (salarié et employeur). […] 6. Absence de visite médicale obligatoire L'employeur qui n'a pas fait bénéficier à son salarié de visites médicales obligatoires est passible de sanctions pénales sous forme d'amende (3 750 euros maximum) voire d'une peine de prison (4 mois) et jusqu'à 7 500 euros d'amende en cas de récidive. cterrier.com 13 23/10/2020 Ressources 1. Pourquoi créer un dossier du personnel Le dossier du salarié contient de nombreuses informations qui ont trait notamment à ses affiliations auprès des différents organismes sociaux chargés de gérer la protection maladie et la retraite du régime général, les complémentaires santé ou retraites, la prévoyance, le chômage, le décès… URSSAF Maladie Sécurité sociale URSSAF Retraite Complémentaire maladie Maladie ARCCO (non cadre) Complémentaire retraite Organismes AGIRC (cadre) Interlocuteurs Chômage Pôle emploi Medecine du travail Association des cadres APEC Prévoyance, assurances, etc. Assurance incapacité, décès Contrat de travail et avenant au contrat La déclaration et le suivi du salarié auprès de ces Relevé des d'heures organismes génèrent de nombreux documents qui doivent Dossier du personnel être classés dans le dossier du salarié. Medecine du travail Arrêts de travail, maladie Ces documents peuvent être sous une forme papiers (formulaire manuscrit), ou dématérialisés lorsqu’ils sont Entretien et évaluation conçus sur des applications bureautiques (texteur, tableur…), sur un PGI ou une autre application dédiée à la Formations gestion des ressources humaines ou de la paie. Corriers divers La plupart de ces documents sont essentiels à la vie du salarié et certains peuvent être réclamés par les organismes de gestion ou de contrôle du travail (médecine du travail, inspection du travail, Urssaf, complémentaire, Pôle emploi). Ils doivent être archivés et classés de façon rationnelle et sécurisée. 2. Contenu du dossier Aucune règle juridique ne fixe de façon précise le contenu d’un dossier. La loi impose cependant des délais de conservation des documents. Durée de conservation des documents fixée par la loi Durée Documents 1 an Comptabilisation des horaires, heures d'astreinte et de compensation 3 ans Dossiers des salariés après leur départ, feuille de présence Documents fiscaux, relatifs au droit social : contrat de travail, solde de tout compte, bulletins de 5 ans paie, registre du personnel, compte individuel, déclaration accident du travail 10 ans Documents comptables : livres de paie, journaux et pièces justificatives. 30 ans Fiches de répartition de la participation et de l'intéressement cterrier.com 14 23/10/2020 Documents à conserver dans le dossier du personnel - Contrat de travail - Documents fournis pour l’embauche : CV, lettre - Fiche de poste, fiche de fonction, de motivation, certificat de travail éventuellement fiche ROME correspondante - Selon les besoins du poste : extrait de casier - Immatriculations auprès des différents judiciaire, photocopie du permis de conduire, Source du organismes sociaux : Urssaf, pôle emploi, brevets, certificats attestant ou validant des contrat complémentaires, prévoyances, APEC, compétences ARRCO, AGIRC, etc. - Etc. - Récépissé de la DPAE qui atteste de l’immatriculation du salarié auprès des différents organismes - Relevé des heures et des absences, feuilles de - Bulletins de salaire et documents annexes présence - Déclarations d’arrêts maladie et accidents du Exécution - État des congés travail du contrat - Fiches de travail - Documents concernant la participation et - Suivi médecine du travail l’intéressement - Fiches d’évaluation - Etc. Dossier - Sanctions - Courrier de licenciement disciplinaire - Convocation à des entretiens - Etc. - Certificat de travail - Dossier de retraite Fin de - Etc. contrat - Attestation pôle emploi - Reçu pour solde de tout compte L'ensemble des informations qui ont trait à la gestion du personnel, de la paie et des ressources humaines constitue le système d'information des ressources humaines (SIRH). Des applications informatiques gèrent l’ensemble des opérations, des documents et des informations qui en découlent : - les opérations (recrutement, embauche, formation, évaluation, absences, horaires, maladie, paie, retenues IRPP, congés, médecine, départ...). - les documents (CV, contrat, fiche de travail, attestation et déclarations diverses, bulletin de paie, registre du personnel…). Le cœur de ces applications repose souvent sur un PGI qui gère au minimum le personnel et la paie. Il peut être enrichi de modules complémentaires qui prennent en charges le recrutement, les évaluations, l’archivage électronique des documents (GED)… et les diverses opérations liées à la gestion des salariés dans l’entreprise. 3. Définir les modalités d’archivage L’employeur doit pouvoir retrouver rapidement les informations et documents administratifs, juridiques ou comptables qui concernent un salarié. Contrairement à ce que son nom pourrait laisser penser le dossier du personnel n’est pas unique, il est éclaté en trois espaces matériels et dématérialisés. Les documents papiers sont Les documents numériques créés Les documents générés archivés dans un classeur ou sur d’autres applications ou par les applications de une pochette propre à chaque convertis au format PDF, sont ressources humaines sont salarié. La tendance est de les enregistrés dans un espace le plus souvent au format numériser afin de les numérique dédié au personnel, pdf et gérés par regrouper, au format PDF, avec un sous-dossier par salarié. Il l’application elle-même dans un espace numérique archivera tous les documents qui (bulletin de salaire, RTT, dédié. ont trait à la carrière du salarié. arrêts, etc.) 3.1 Élaborer un plan de classement Chaque entreprise essaye d’organiser le classement en imposant des règles et des procédures qui devront être partagées lors de la création, lors de la sauvegarde et lors de l’archivage des documents. - Harmoniser les documents par l’utilisation de modèles prédéfinis (attestation de travail, reçu pour solde Création de tout compte, CDD, CDI, etc.) - Utiliser des règles de nommages des fichiers destinées à faciliter les recherches ultérieures. Sauvegarde - Utiliser des formats de fichiers destinés à faciliter l’échange de fichiers : texteur =.docx (Microsoft) ou.XML (Microsoft ou open source) ou.odt (Open source) ou.PDF - Utiliser des règles de classement et une arborescence des dossiers partagé par tous. Archivage - Imposer des droits d’accès et de partage destinés à réduire les malveillances ou piratages. cterrier.com 15 23/10/2020 Nommer les fichiers Le nommage des fichiers doit respecter des règles communes. Noms de fichiers - Il ne doit pas comporter de caractères spéciaux : \ / : * ? % » >