Administración Unidad 4 PDF

1.1.1 Definición y etapas de la integración Definición Son los conocimientos que se dan a la empresa de los medios de la mecánica administrativa y deben ser eficaces para su mantenimiento y funcionamiento. Etapas de la integración A. Reclutamiento B. Selección: Técnicas para encontrar y escoger l...

1.1.1 Definición y etapas de la integración Definición Son los conocimientos que se dan a la empresa de los medios de la mecánica administrativa y deben ser eficaces para su mantenimiento y funcionamiento. Etapas de la integración A. Reclutamiento B. Selección: Técnicas para encontrar y escoger los elementos necesarios. C. Introducción: La mejor manera para lograr que los nuevos elementos se articulen lo mejor y más rápidamente posible a la empresa. D. Desarrollo: Todo elemento en una empresa, busca y necesita progresar. Integración de personal 1.1.2 Reclutamieno y selección de personal Definición de reclutamiento El reclutamiento se define como el proceso de atraer individuos oportunamente en suficiente número y con los debidos atributos y estimularlos para que soliciten empleo en la organización. Igualmente, puede ser definido como el proceso de identificar y atraer a la organización a solicitantes capacitados e idóneos. Es importante señalar que los planes de reclutamiento, selección, capacitación y evaluación deben reflejar como meta el promover y seleccionar a los colaboradores de la empresa lo cual incluye la elaboración de política de la empresa, los planes de los recursos humanos y la práctica de reclutamiento. A continuación se puede apreciar un diagrama del proceso de reclutamiento y selección: Como primer punto en el proceso de reclutamiento, podemos observar en la gráfica anterior es el surgimiento de la vacante. Tan pronto como un departamento se le presenta la existencia de una vacante, ya sea por renuncia, por aumento en el volumen de trabajo o por jubilación, etc. debe llenar un formulario de requisición el cual debe ser entregado al departamento de recursos humanos. El departamento de recursos humanos debe considerar la opción de buscar una alternativa de selección como el pago de horas extras a los trabajadores si se trata de un alto volumen temporal de trabajo (época de navidad) o de un contratación eventual (en caso de que la vacante sea por gravidez). Si luego de estudiar la requisición de empleado, observa que se necesita verdaderamente contratar a un nuevo colaborador, debe entonces buscar el candidato de forma interna. 1.1.3 Reclutamiento interno Reclutamiento interno En el reclutamiento interno se trata de cubrir la vacante mediante la reubicación de los colaboradores de la siguiente manera: Transferidos Transferidos con promoción Ascendidos Sin embargo, para que el departamento de recursos humanos efectúe un reclutamiento interno de manera eficaz se deben tomar en cuenta lo siguiente: Colocación de avisos de vacantes de empleo en los murales, tableros y boletines de la empresa... Revisión de los registros de personal o bancos de habilidades de los empleados, ya que allí se podrían descubrir a colaboradores que se han desempeñado en la empresa y que tienen las cualidades, conocimiento y experiencia para ejercer la posición vacante. Revisión de los resultados de las evaluaciones de desempeño, ya que de esta forma se puede observar si un determinado trabajador por su rendimiento podría ocupar la vacante. Revisión de las capacitaciones y entrenamiento recibidos por parte de los empleados. El departamento de recursos humanos debe revisar las capacitaciones que un trabajador ha recibido y que puede contribuir a cubrir la posición Ventajas y desventajas del reclutamiento interno Entre las ventajas del reclutamiento interno tenemos: Es una gran fuente de motivación El empleado se siente que la empresa lo está tomando en cuenta y visualiza su progreso dentro de ella Es más conveniente para la empresa. La compañía ya conoce al trabajador y su rendimiento reduciendo así las “sorpresas” Es más económico. La empresa se ahorra los gastos relacionados con la colocación de anuncios de vacantes en los periódicos y otros medios y costos relacionados con la recepción, admisión e integración de los nuevos empleados. Es más rápido. Sólo demoran los procesos de transferencia o ascenso del empleado, porque están ya familiarizados con la organización y sus miembros, acortando el tiempo de instalación y adaptación de uno externo. Desarrolla una sana competencia. Teniendo en cuenta que las oportunidades se les dan a quienes se las merecen y a quienes demuestren las condiciones necesarias Entre las desventajas del reclutamiento interno se puede señalar lo siguiente: Limita a la empresa en cuanto al talento disponible. Al solo reclutar internamente, no existe la oportunidad de que la empresa se fortalezca con nuevos talentos. Pérdida de autoridad. Esta situación ocurre debido a que los ascendidos a posiciones de mando podrían relajar su autoridad por su familiaridad con los subalternos. Dar un ascenso sólo por motivos de antigüedad. Si una empresa procede de esta forma, sus colaboradores podrían presuponer que con sólo tener muchos años de trabajo podrán lograr un ascenso. El principio de Peter puede aparecer Es necesario realizar una evaluación cuidadosa antes de promover a personas internamente (sobre todo a posiciones de mando), ya que podría ocurrir el principio de Peter. Imposibilidad de regreso al puesto anterior. Si una persona es promovida internamente a una posición superior y no se desempeña satisfactoriamente existe, en la mayoría de los casos, no hay camino de regreso hacia el puesto anterior. Por lo que existen grandes posibilidades de que sea despedida. La depresión y rotación La depresión puede aparecer entre el personal de la empresa que fue considerado para una posición vacante y es elegido un candidato externo. Este personal incluso puede considerar presentar renuncia e irse hacia a otra empresa al concluir que no tienen oportunidad de crecer allí. 1.1.4 Reclutamiento externo Reclutamiento externo Entre las fuentes de reclutamiento externo tenemos los siguientes:  Candidatos espontáneos. Son aquellos que se presentan enana empresa para dejar su hoja de vida o envían por apartado postal o correo electrónico su "curricular vitae". Recomendaciones de los empleados de la empresa. Uno cesiones, los empleados de una empresa pueden recomendar a personas para las vacantes que surjan lo cual se considera ventajoso, ya que en posiciones muy especializadas conocen a colegas que pudieran llenarlas Además, es muy probable que el recomendado se desempeñe mejor para corresponder a quien lo recomendó. Anuncios de prensa. Los anuncios en los periódicos sirven para buscar candidatos cuando son posiciones que por su especialidad son difíciles de llenar. Los anuncios deben ser redactados incluyendo los siguientes elementos: o Indicar el título de la posición y el área o No mencionar la edad o decir “Preferiblemente” o Detallar requerimientos en: (Experiencia, habilidades y conocimientos, educación o formación) o Enviar hoja de vida a correo electrónico, fax o apartado postal (no indicar dirección física de la empresa) o Establecer fecha límite para enviar hoja de vida. Agencias de empleos tradicionales / agencias de empleo online. Son empresas que actúan como un puente entre las vacantes y los candidatos. Las agencias de empleo online pueden ser muy útiles ya que se pueden obtener grandes cantidades de currículo en poco tiempo y de forma electrónica lo que facilita su almacenamiento. Compañías de identificación de nivel ejecutivo o empresas de cazadores de cabeza (Llamados así por la traducción del inglés manhunter) Son empresas que se dedican a la búsqueda de candidatos a posiciones gerenciales o ejecutivas a cambio de un pago el cual es proporcionado por la empresa contratante. Es importante que al trabajar con una agencia de cazadores de cabeza, el departamento de recursos humanos de la empresa contratante: Investigar si la empresa es buena Conocer a la persona que se encarga de la búsqueda Preguntar cuánto le cobrarán Instituciones educativas. Las universidades, los institutos, las academias técnicas y centros educativos, son también una buena fuente de candidatos. Ventajas y desventajas del reclutamiento externo Entre las ventajas de las fuentes de reclutamiento externo tenemos:  Enriquece la empresa con ideas nuevas y experiencias. Personal que ha sido contratado de forma externa puede proporcionar nuevas formas de solucionar problemas organizacionales y, a la vez, la empresa se mantiene actualizada con respecto a otras del exterior. Aprovechar inversiones en capacitación y desarrollo efectuadas por otras empresas o por los candidatos... Entre las desventajas tenemos los siguientes: Es más costoso, ya que en la mayoría de los casos involucra un pago (anuncio de periódico, agencias de colocación de empleo, cazadores de cabeza, etc.) Es menos seguro, ya que se desconoce totalmente los candidatos... Frustración del personal interno que considera que se ha preferido alguien de afuera que no conoce la cultura de la empresa y que se ha pasado por encima de ellos 4.1. La Integración De lo constructivo a lo operativo Al enunciar los elementos de la administración, dijimos que los dos primeros se dirigían a la construcción o estructuración del organismo social; planeación y organización. Iniciaremos aquí el estudio de los que tienen por fin manejar, hacer, actuar y operar o funcionar ese organismo social ya construido teóricamente, a saber: la integración, la dirección y el control. En los 2 elementos de la mecánica administrativa, predomina lo que debe ser: prevemos, planeamos y organizamos como deben ser las cosas. En la división cuatripartita, tan extendida, lógicamente la organización comprende tanto el determinar: La estructura de funciones, Niveles jerárquicos y obligaciones, Reclutamiento, la selección, introducción del personal y Articulación de los elementos reales. Esto a nuestro juicio, tiene el inconveniente de reunir bajo las mismas reglas y técnicas lo que “debe ser”, con lo que realmente es, los cual trae como consecuencia una práctica indeseable, es decir, la subordinación casi sistemática de lo uno a lo otro, como antes señalamos. Estudiando separadamente la parte final de mecánica y la inicial de la dinámica, podemos mejor adaptar la realidad a lo ideal, o, momentáneamente lo segundo a lo primero, pero sin perder de vista las exigencias de cada aspecto. 4.2. Concepto e Importancia de la Integración Integrar es obtener y articular los electos materiales y humanos que la organización y la planeación señalan como necesarios para el adecuado funcionamiento de un organismo social. La planeación nos ha dicho, qué debe hacerse, y cuando. La organización nos ha señalado quienes, dónde y cómo deben de realizarlo. Falta todavía obtener los elementos materiales y humanos que llenen los cuadros teóricos formados por la planeación y la organización: esto lo hace la integración. Puesto que en las clases de producción, ventas, seguridad industrial, finanzas, etc., se estudiara la integración de las cosas, aquí nos referimos especialmente a las personas, y sobre todo, al aspecto específicamente administrativo. Su Importancia -Es el primer paso práctico de la etapa de la dinámica y, por lo mismo, de ella depende en gran parte que la teoría formulada en la etapa constructiva o estática, tenga la eficiencia prevista y planeada. -Es el punto de contacto entre lo estático y lo dinámico, lo teórico y lo práctico -Aunque se da en mayor amplitud al iniciarse la operación de un organismo social, es una función permanente, por que en forma constante hay que estar integrando el organismo, tanto como para proveer a su crecimiento normal, ampliaciones, etc., como para sustituir a los hombres que han salido por muerte, renuncia, etc. a las maquinas que se han deteriorado, los sistemas que resultan obsoletos, entre otros. 4.3. Principios de la Integración de Personas 1.-El hombre adecuado para el puesto adecuado. Los hombres que han de desempeñar cualquier función dentro de un organismo social, deben buscarse siempre bajo el criterio de que reúnan los requisitos mínimos para desempeñarla adecuadamente. Es claro que quien carezca de los requisitos mínimos para desempeñar un puesto o función, por sencillos que parezcan, lo realizará mal, es ya un axioma el que expresa el hombre adecuado para el puesto adecuado. Pero a menudo, sobre todo en empresas pequeñas, se piensa en que las funciones deben de adaptarse a los hombres, ordinariamente hay más de ilusión en esto, porque lo que suele ocurrir es que a un mismo hombre se le encomiendan dos o tres funciones como lo señalamos en la organización. Pueden ocurrir, además, que en los altos niveles administrativos y directivos, si exista cierta adaptación de la función al hombre, ya que, dice v.g.r.. Un gerente tiene ante sí una casi infinita gama de posibilidades, y dependerá de su personal capacidad, iniciativa, etc, el hacer su puesto más importante, ya que, de cierto modo la empresa será Toda ella como sea su jefe supremo. Pero en términos generales, y sobre todo tratándose de los niveles medios e inferiores, es lógico que lo racional es adaptar al hombre a la función, y no viceversa, como la racional es adaptar una llave a una cerradura, y no al contrario, ya que el puesto representa las condiciones teóricamente establecidas y deseables, en tanto que el hombre real, como elemento eminentemente activo, puede ser adaptado a eso que deber ser, debe ser. Por eso Drucker ha dicho que la adaptación del hombre al puesto es el problema básico de la industria moderna. Debe cuidarse de que no se busque de suyo hombres con cualidades excesivamente superiores a las que un puesto demanda, pues también en este supuesto se violará el principio, ya que quien lo ocupara, carecería de interés para desempeñar dicho puesto. 2.- De la provisión de elementos administrativos Debe proveerse de cada miembro de un organismo social, de los electos administrativos necesarios para hacer frente en forma eficiente a las obligaciones de su puesto. Este principio, que podría parecer obvio tratándose de la provisión de elementos materiales como instrumentos, materias primas, etc. No lo es tanto por desgracia, cuando se trata de los elementos que la admón exige para la eficiente realización de un trabajo. Así, v. gr.: es muy frecuente considerar que un trabajador puede desarrollar todo su puesto aunque no lo conozca con precisión, que pueda alcanzar grado de eficiencia adecuados sin un adiestramiento sistemático, que debe obedecer fielmente órdenes imprecisas o inadecuadas, que un jefe podrá hacer frente a las responsabilidades, sin la delegación conveniente y eficaz de la autoridad que requiere, que un alto ejecutivo podrá permanecer adicto a la empresa aunque no vea ni una posibilidad de progreso en la misma, etc. 3.-De la importancia de la introducción adecuada El momento en que los electos humanos se integran a una empresa tiene especialísima importancia y por lo mismo debe de ser vigilado con especial cuidado. Si alguien ha señalado que una fábrica puede considerarse como una máquina gigantesca, cuya eficiencia dependerá de la articulación de las diversas partes, con mayor razón podrá decirse que una empresa debe considerarse como una articulación social de los hombres que la forman: desde el gerente hasta el último mozo, es evidente que en el momento que esas partes se van a articular, a introducir a esa empresa, reviste importancia básica. Si tratándose de una máquina, jamás al recibirla se pone a trabajar sin más, si no que se le ajusta a su sitio, se la aceita, prueba, conecta, etc. Y, hasta que se está seguro de que funciona, perfectamente acoplada a todas las circunstancias que la rodean, se la pone a trabajar en firme, con mayor razón debe hacerse tratándose de un hombre, que no es maquina si no persona. Pero, desgraciadamente, es muy frecuente que al contratar un trabajador se le mande con solo una cédula a su puesto de trabajo donde su jefe se limitara a señalarle sus sitio de labores, darle una explicación de unos cuantos segundos sobre un puesto y deja a él, por sí mismo trate de adaptarse y solo sea ayudado por sus fracasos, las correcciones que reciba, etc. La introducción como veremos adelante, es quizá una de las técnicas más sencillas, y de las que más grandes rendimientos pueden dar. 4.4. Principios de la Integración de las cosas Ya hemos señalado anteriormente, que la integración de “las cosas” se estudia en todo su detalle dentro de las materias de producción, ventas, finanzas, etc. Con todo, señalaremos aquí las nociones fundamentales al respecto. Si la integración, como todas las demás partes de la administración, requiere fundarse en principios generales que sirvan en base a las políticas en ese campo, y, al mismo tiempo, usar de reglas para poner en acción eficazmente las técnicas respectivas. A) Del carácter administrativo de esta integración Podrá parecer, ante todo, que estudiar sistema de reproducción, ventas, finanzas, etc. Es problemas técnicos, más no administrativo. Así, para la producción, parece más adecuado un Ingeniero, que un Administrador, para las finanzas, un contador especializado a estos financieros, etc. B) Del abastecimiento oportuno “representando todos los elementos materiales una inversión. Debe disponerse en cada momento de los precisamente necesarios dentro de los márgenes fijados por la planeación y organización, en forma tal que, ni falten en determinado momento, estando eficiencia, ni sobren necesariamente, recargados costos y disminuyendo correlativamente las utilidades” C) De la instalación y mantenimiento “Supuesto que la instalación y mantenimiento de los elementos materiales representa costos necesarios, pero también supone momentos directamente improductivos, debe planearse con máximo cuidado la forma sistemática de conducir éstas actividades, en forma tal que esa improductividad se reduzca al mínimo” D) De la delegación y control “Si toda administración supone delegación, en materia de integración de cosas - --aspecto eminentemente técnico--- con mayor razón debe delegar la gerencia general dentro de un sistema estable la responsabilidad o los detalles establecidos al mismo tiempo sistemas de control que la mantenga permanentemente informada de resultados generales” 4.5. Reglas y Técnicas de la Integración de personas Advertencia previa Por tratarse de un campo eminentemente “factual”, creemos que resulta mas claro que objetivo presentar conjuntamente las reglas que presiden el proceso de integración y las técnicas que ayudan a lograrlo. Se ha dicho que la integración nace de personas totalmente extrañas a la empresa miembros debidamente articulados en su jerarquía A) Reclutamiento: tiene por objeto hacer, de personas totalmente extrañas a la empresa, candidatos a ocupar un puesto en ella, tanto haciéndolos conocidos a la misma como despertando en ellos el interese necesario. B) Selección: tiene por objeto escoger entre los distintos candidatos, aquellos que para cada puesto concreto sean los más aptos, de acuerdo con el principio anunciado antes. C) Introducción: tiene por fin articular y armonizar el nuevo elemento al grupo social del que formara parte, en la forma más rápida y adecuada. D) Desarrollo: busca desenvolver las cualidades innatas que cada persona tiene, para obtener su máxima realización posible. Adiestramiento de Obreros y Empleados Suele comprender dos pasos principales: A) Como debe prepararse la introducción. B) Como debe darse la introducción Lo primero comprende estos cuatro puntos: 1. Hacer una tabla de tiempo, 2. Hacer un esquema de trabajo que se va a enseñar, 3. Tener todo listo 4. Tener el lugar de instrucción correctamente arreglado. Capacitación de Supervisores Todo supervisor requiere dos capacitaciones diversas: 1. La que necesita como técnico que va dirigir un sistema especial de producción, ventas, servicios, etc. 2. Y la que requiere en cuanto que va a ser jefe. Si el obrero requiere principalmente adiestramiento, el supervisor, como jefe sobre todo requiere capacitación administrativa. Todo supervisor necesita por lo mismo ser capacitado en: a) como distribuir el trabajo b) como tratar en su personal relaciones humanas. c) Como calificar a su personal d) Como instruir a su personal e) Como recibir y tratar las quejas de sus subordinados f) Como realizar entrevistas con estos g) Como hacer informes deportes, etc. h) Como coordinarse con los demás jefes i) Como conducir reuniones, juntas, mesas redondas, etc. j) Como mejorar los sistemas a su cargo k) Como resolver los problemas que plantea la supervisión Las Técnicas apropiadas 1. El primer problema supone, además de la precisión de las políticas de crecimiento expansión, mejoramiento, etc., la formación de gráficos de organización toma actuales y potenciales pero si tomamos en cuenta que la técnica de desarrollo de ejecutivos supone tiempo para prepararlos adecuadamente, y que, por lo mismo, debemos comenzar a desarrollar ahora los que habremos de requerir dentro de 2 a 3 años, necesitaremos tener también una gráfica potencial, ya que a un reconocimiento que “deberían existir” en nuestra empresa no podemos tenerlos ahora, pero confiamos en tener un futuro próximo tales ejecutivos. 2. Las cualidades, aptitudes, requisitos en general para cada puesto deberían quedarse, como mínimo, a quienes hayan de ocupar esos puestos ejecutivos. 3. La determinación de cuál y cómo es el material humano con que contamos, implica uno de los problemas mas serios en el desarrollo ejecutivo 4. La determinación de las fechas en que iremos requiriendo a los futuros ejecutivos, y de la forma concreta de llenar las vacantes, parece solucionarse del mejor modo posible con las llamadas “tablas de reemplazo” 5. El desarrollo de ejecutivos propiamente dicho, supone, en nuestra opinión a distraimiento capacitación y formación. 4.6. Integración y Relaciones Industriales De la somera exposición de las reglas y técnicas fundamentales que se requieren a la integración de personas, fácilmente podremos deducir que éstas forman parte de lo que se conoce con el nombre de administración de personal, dentro del aspecto concreto de la sección que se refiere a “empleo”. De la administración de personal, como la concebimos no está restringida a las fábricas y los obreros. También es importante en oficinas, departamentos de ventas de laboratorios y en los rasgos del manejo mismo, donde los funcionarios superiores deben ganarse la cooperación de sus subordinados, ni es tampoco la buena administración de personal algo que solamente se necesita en la industria privada. Las instituciones no lucrativas, el gobierno y los servicios armados, han agregado a su cuerpo de personal funcionarios de personal en la creencia en la seguridad de que, como lo expresó la fuerza aérea estadounidense, todo oficial que manda hombres debe utilizar prácticas y procedimientos de personal elaboradas para hacerlos efectivos en sus tareas, hasta el grado máximo posible. Fines de la Administración de personal del punto de vista de la Empresa Con frecuencia se menciona como los fines fundamentales de la administración de personal de los dos siguientes: Obtener la máxima capacidad de todo el personal que trabaja en los distintos departamentos y niveles de la empresa: obreros, empelados, supervisores inmediatos, técnicos, ejecutivos, etc. Más no basta con la capacidad de personal: es necesario obtener su plena colaboración esto es, que quiere poner sus capacidades al servicio de la empresa. Un personal, aunque sea capaz si no tiene deseos de colaborar, si trabaja al mínimo, o lo que es peor, si trata de tomar desquite de verdaderas o supuestas injusticias que ha recibido, jamás dará el rendimiento adecuado. Fines de la Administración de personal desde el punto de vista del Trabajador Es indiscutible que el trabajador, Manual, oficinesco, administrativo, técnico o ejecutivo, consiente en subordinar su actividad parcialmente en los fines de una empresa, porque esperan obtener de ella determinados bienes, que son un medio para el logro de sus fines personales. Estos fines que el trabajador busca en una empresa, deben ser tomados en cuenta por la administración de personal, indiscutidamente, por lo contrario dicho trabajador no prestará su colaboración, e inclusive no admitirá recibir la capacitación necesaria, si no en tanto y cuando esta sirva para sus interese personales. Por lo tanto, no solo por razones éticas, si no aun por razones administrativas, la administración del personal tiene que buscar las finalidades que el trabajador, consciente o inconscientemente busca incorporarse a un empresa, y cuando mejor lo logre tanto mejor logrará también los fines que la empresa busca. La Coordinación de los Intereses: Fin último de la Administración de personal Es indiscutible que los fines que la empresa busca, no solo pueden coordinarse con los que el trabajador desee, si no que en la mayor parte de la ocasiones, esa coordinación es espontánea: así, ya hemos señalado que no puede lograse la colaboración de quien no ve resueltos por su trabajo en la empresa sus intereses básicos, Esto se puede demostrar, v.gr.: en las técnicas de sueldos y salarios, que no solo buscan dar al trabajador el salario más justo y adecuado según el trabajo que realiza, si no también lograr con ello su máxima colaboración. 4.7. Integración y Relaciones Públicas Mientras que la integración del personal de las personas, desde el punto de vista de la empresa se manifiesta en los principios, reglas y técnicas de la administración de personal. Cabe destacar el hecho de que algunas de esas relaciones públicas, se basa en la justicia estricta, como son las que se tiene con los proveedores, compradores etc., como las que se tienen con las autoridades, y otras con la justicia social, con las que se llevan con las organizaciones intermedias, medios de publicidad, etc. Sin embargo, el uso de términos” relaciones humanas” ha recibido un incremento en los últimos tiempos, para designar las relaciones que en la empresa se realizan bajo el criterio de concordia, la paz en el trabajo etc., por contraposición a otros tipos de relaciones, v.gr.: a las obligaciones jurídicas así concebidas, se identifican realmente con las de tipo administrativo, ya que la esencia de la administración es coordinar, lograr la máxima cooperación. Diversas definiciones: entre las diversas que se han dado, escogemos las siguientes: es el esfuerzo planeado para influenciar la opinión por medio de la actuación aceptable y de la comunicaron recíproca. ( S. Cutlip y A. Center) Afinidad provechosa con el público (ídem) Las actividades de toda industria, unión o sindicato, corporación, profesional, gobierno u otra organización cualquiera, en la creación de mantenimiento de relaciones sanas y productivas son sectores determinados del público en general, a fin de adaptarse al medio ambiente de éstos y justificar su existencia ante la sociedad (ídem). Las relaciones publicas, en sí, una funciona administrativa que evalúa la actitud del público, identifica la política y los procedimientos de un individuo o de una organización con el interés del público, y lleva a cabo un programa de acción destinado a atraerse la comprensión y la aceptaron del público (public relation news). Las relaciones públicas no buscan forzosa ni directamente promover acrecentar las ventas. Es obvio y natural que el ambiente creado por las buenas relaciones públicas facilitará la venta de los productos o la colocación de los servicios que brinda una empresa. Pero en el campo de aquellas es mucho más amplio: busca que la empresa conserve la mejor posición posible frente a todas las personas e instituciones con quienes está relacionados. Por ello las relaciones públicas han sido designadas “como la atmósfera en la que vive una empresa” si esa atmósfera no existe o es adecuadamente una empresa puede parecer, inclusive teniendo una magnífica publicidad de ventas que se dirige exclusivamente a los consumidores o usuarios. Sus fines: El fin de las relaciones públicas es triple: 1.- Que la empresa y sus objetivos sean bien conocidos. 2.- Que la empresa y sus objetivos sean bien interpretados: no basta con tener buenos fines, es necesario que los demás los interpreten. 3.- Que la empresa y sus objetivos sean apreciados: podemos decir que los dos fines anteriores son próximos con relación a este. Podríamos añadir: “que la empresa sea respaldada por las demás personas e instituciones” ; pero esto, de suyo queda comprendido en lo anterior. Podríamos decir que el fin de las relaciones públicas es crear un ambiente de comprensión y cordialidad hacia la empresa. Núcleos con quienes se tienen Relaciones Públicas Podemos mencionar entre los principales grupos de personas e instituciones con quienes se establecen las relaciones públicas, los siguientes: 1.- El gobierno y sus diversas dependencias. La empresa forzosamente necesita tener contacto con diversas dependencias del gobierno, para obtener concesiones, permisos, arreglar problemas, etcétera. 2.- Los Proveedores. La empresa necesita en muchas ocasiones obtener preferencias en el abastecimiento de materias primas, rapidez en su entrega, etcétera. 3.- Los inversionistas. En algunas grandes empresas los accionistas u obligacionistas son tantos, que realmente se distinguen de la empresa misma, y forman un núcleo en el que hay que desarrollar intensas relaciones públicas. 4.- Los competidores. La empresa tiene forzosamente contactos, y de los más delicados por cierto, con sus competidores. Por una parte, muchos intereses son comunes y muchas actividades tienen que realizarse en forma conjunta. Por la otra, sus intereses inmediatos parecen contrarios. Esto supone un máximo de buena comprensión para cuidar o incrementar los intereses comunes, y buscar la posibilidad de coordinar y armonizar los intereses opuestos. 5.- Los consumidores de los productos o usuarios de los servicios. Evidentemente, constituyen un factor de primera importancia en las relaciones públicas para una empresa. No olvidemos que a ellos, sean clientes actuales o potenciales, es a quienes se dirige la publicidad. 6.- Las Organizaciones de empresarios y las centrales obreras. Es indispensable que comprendan la bondad de los objetivos que persigue nuestra empresa, para que puedan coadyuvar en la eficiencia de sus actividades; representarnos en el primer grupo; tratar con nosotros o de nosotros adecuadamente, en el segundo. 7.- La prensa, la radio, el cine noticioso o comercial, la televisión, etcétera. En la actualidad son un factor de primera importancia, porque por su medio se llega principalmente al público en general. No se trata exclusiva, ni aún principalmente, de pagar anuncios, inserciones etcétera, sino de la apreciación general que estos medios de publicidad puedan hacer nuestras actividades, y la interpretación que dan a nuestra línea de conducta. 8.- Las organizaciones culturales, científicas, religiosas, deportivas, etcétera. Modernamente se da una enorme importancia a la opinión que estas instituciones puedan tener de la actividad de una empresa, la cual se logra principalmente por medio de la colaboración en los fines de aquellas. 9.- Los clubes de servicio. Especial importancia tienen estos organismos, tan numerosos y de tanta actualidad, qué muchas veces son de hecho usados por sus miembros con fines primordiales de relaciones públicas. 10.- Los organismos internacionales. Para ciertas empresas, cuyo mercado se encuentre, aunque sea parcialmente en el exterior, la buena opinión de organizaciones como la ALALC, CICYP, etc. Puede ser vital. 11.- El público en general. El desarrollo de nuestra empresa será más fácil, cuando mayor sea el número de personas que la conozcan y tengan de ella una buena opinión. 4.8. Importancia de la Integración y Relaciones Públicas Las relaciones públicas no son un medio para preparar la publicidad. No son tampoco un aspecto de cortesía social. Constituyen en realidad un elemento esencial para la buena administración, para el progreso, y aun para la existencia misma de una empresa. Lo que para una empresa física es la buena fama, elemento tan necesario que sin ella no puede desarrollarse convenientemente la vida de un ser sociable por naturaleza, son las relaciones públicas por cuanto hace la institución empresa, y en cierto sentido aun algo más. Es precisamente cuando alguna acción inapropiada comienza la idea de que la empresa puede perseguir objetivos injustos o inconvenientes, cuando se siente la importancia que tienen esas buenas relaciones públicas, al modo como la virtud vivificante del aire solo se aprecia cuando éste comienza a enrarecerse, a viciarse y a faltar. Fácilmente se comprende por lo anterior, no solo la importancia, sino la trascendencia vital que tiene un programa de relación pública, técnica y prudentemente estructurada. Fácilmente se ve también porque esta materia tiende a convertirse en una verdadera profesión. La comunicación escrita Tiene, indiscutiblemente, mayor duración y efecto que laboral; por ello se recomienda la formulación de folletos, con fines directos o indirectos de relaciones públicas. Los folletos directamente formulados para este fin, suelen obtener la historia de la empresa, sus características, sus objetivos, sus obras sociales, etc. La comunicación oral Además de los medios de comunicación escrita, podemos mencionar medios de comunicación oral, como conferencias, mesas redondas o entrevistas. Estos medios de comunicación oral pueden, igualmente, ser usados en forma directa y específica para promover las relaciones públicas. La prensa Es sin duda alguna, uno de los medios que más utilidad presta a una empresa para sus relaciones públicas. Nos limitaremos a señalar aquí algunas normas de carácter general, las que, obviamente, son de especial utilidad para las medianas y grandes empresas: - Debe establecerse previamente y en forma permanente contacto personal con las fuentes adecuadas en cada diario, revista, magazines, etc. - Querer que los reporteros y editorialistas se interesen por nuestras informaciones en el momento que a la empresa convenga, es coordinar el fracaso toda información a través de la prensa. La radio y la televisión Constituyen una fuerza de primera categoría para formar la opinión pública en la actualidad; por ello deben usarse para fomentar las relaciones públicas cuando hay posibilidades económicas de hacerlo. Ante todo, es frecuente que las empresas sostengan, o cooperen al menos, a ciertas campañas de beneficio social que se realizan por estos medios de comunicación. Ciertos programas cívicos pueden ser financiados o patrocinados por la empresa y, cuando constituye un medio de educación al pueblo. Los noticieros de cine Aunque de costo muy alto, suelen constituir también un magnífico medio para relaciones públicas. Así películas cortas realizadas sobre monumentos del país, capítulos de su historia, acontecimientos internacionales, etc., patrocinados por una empresa, son también de gran valor en relaciones públicas. Las Obras de Servicio Social como Medio de Relaciones Públicas Si bien los medios de comunicación como los citados son más aptos por su naturaleza para transmitir el mensaje de relaciones públicas y crear la imagen que la empresa pretende formar, las obras de servicio social es quizás de mayor eficacia por las siguientes razones. Dos tipos de obras sociales Las obras de carácter social que puede realizar una empresa, y que pueden servirle como medio de relaciones públicas, pueden clasificarse en dos grupos principales: 1. Obras tendientes a realizar la justicia o la equidad social. Pudiéramos decir que en este grupo se encuentran todas aquellas, que sin constituir una obligación escrita de la empresa, ésta, de alguna manera se halla comprometida moralmente para ayudar en su realización. 2. Obras de beneficencia social. Son aquellas para las cuales la empresa no tiene ninguna obligación directa, sino solo la que se deriva de su posibilidad económica para realizarlas. Dos formas de realizar estas obras. Una empresa puede llevar a cabo estas obras sociales, sea individualmente, sea agrupada con otras, en organizaciones profesionales específicas. En el primer supuesto, el beneficio de relaciones públicas es más claro y evidente, pero la posibilidad de hacerlas esta más limitada a las grandes empresas, y, en muchas ocasiones, el beneficio que producen es también muy inferior al que podría lograrse coordinando su esfuerzo con otras instituciones. Algunos ejemplos de este tipo de obras Escuelas: la colaboración para construir escuelas primarias o secundarias, para renovarlas, sostenerlas, etc. Es obra de primera importancia en un país que, como el nuestro, tiene en la resolución de este problema uno de los requisitos esenciales para su desarrollo. Escuelas superiores y técnicas: de mayor responsabilidad e importancia para las empresas, es la formación y ayuda a aquellas instituciones de las  que habrá de salir el personal técnico y profesional que más tarde tendrá que trabajar en la empresa. La Investigación, Programación y Control en materia de Relaciones Públicas La Investigación, Programación y Control en materia de Relaciones Públicas Todo lo que antes queda señalado, tiene valor tan solo cuando se formula un programa concreto de relaciones públicas. Mencionaremos aquí tan solo las ideas fundamentales relacionadas en dicho programa, y sus lineamientos básicos: 1.- Objetivos Debe precisarse, ante todo, que es lo que la empresa concreta, un periodo determinado, busca lograr con un programa si por el momento busca tan solo dar a conocer una nueva empresa; si busca explicar una situación difícil por la que está por algún motivo se ha deteriorado si trata de hacer frente a una campaña que en contra suya se ha lanzado, etcétera. 2.- Investigaciones Es obvio que alguna investigación debe realizarse si se desea que el programa de relaciones públicas sea realista. Las investigaciones en materia de relaciones públicas presentan ventaja y limitaciones. Ventajas: a) Son una guía para determinar con realismo los objetivos y las estrategias de un programa a de relaciones públicas. b) Ofrecen sugerencias de lo que puede hacerse, o conviene hacer. c) Satisfacen el deseo que existe en el público de manifestar a la empresa sus motivos de satisfacción o insatisfacción. Limitaciones: a) Por su propia naturaleza, lo investigado es algo intangible, subjetivo y muy difícil de medir. b) El número de personas entre quienes se pueden investigar, es muy pequeño para conocer la opinión del grupo en su conjunto; la determinación de estratos es sumamente difícil de realizar objetivamente. 3.- Tipos de encuestas en relaciones públicas Existen tres principales: 1. Investigación de la imagen: tiene por objetivo determinar la imagen o perfil de la institución en la mente del público. Descubre la actitud general de público, lo que piensa de la empresa, lo que le gusta o le desagrada, como comprende sus objetivos, su reputación, y sus juicios sobre aspectos específicos. 2. Investigación motivacional: tiene por fin revelar porque el público mura con agrado a una empresa, o porque no la ve bien. No busca determinar lo que el público dice de la empresa, sino lo que realmente piensa y quiere. Supone estudios realizados por técnicos en psicología, sociología y antropología. 3. Estudio de públicos individuales: busca determinar la opinión de cada tipo de público: consumidores, proveedores, distribuidores, líderes de opinión, etcétera. Muchas veces se realiza específicamente sobre aspectos concretos: condiciones de trabajo, publicidad, prácticas comerciales, etcétera. 4.- Investigación de influencias básicas Tiene por fin conocer aquellas condiciones económicas, sociales, políticas, internacionales, etc. Que puedan influir en la actitud del público ante las empresas. Obviamente, solo pueden ser realizadas por empresas muy poderosas u organizaciones de empresarios. 5.- Investigaciones de efectividad Tienen por objeto medir el impacto que produce en la opinión pública una campaña de relaciones públicas. 6.- Formulación del programa Deben fijarse las funciones básicas de relaciones públicas, enumerado dentro de cada una de ellas, las actividades específicas, en la función: actividades de los empleados, se deberá precisar que actividades o medios deberán usarse para enseñarles la forma de servir al público. 7.- Debe precisarse que responsabilidades de la empresa, su magnitud, etcétera, la responsabilidad fundamental de relaciones públicas suele encargarse a una de estas personas o grupos.