49. Gestió de projectes TIC (PMBOK) PDF

49. Gestió de projectes TIC (PMBOK). Conceptes bàsics. Factors claus d'èxit. 49. Gestió de projectes TIC (PMBOK). Conceptes bàsics. Factors claus d'èxit. 5 49.1. Gestió de projectes TIC Mitjançant l'aplicació i la integració dels processos de la gestió de projectes: l'inici, la planificació, l'exe...

49. Gestió de projectes TIC (PMBOK). Conceptes bàsics. Factors claus d'èxit. 49. Gestió de projectes TIC (PMBOK). Conceptes bàsics. Factors claus d'èxit. 5 49.1. Gestió de projectes TIC Mitjançant l'aplicació i la integració dels processos de la gestió de projectes: l'inici, la planificació, l'execució, la monitorització, el control i el tancament. Cal diferenciar entre la creació de productes TIC i la gestió de projectes. En un projecte es fan més coses (gestionar persones, pressupostos, riscos, factures, contractes, expectatives, etc.) i es fan d'una altra manera (amb una altra classe de processos i documents) que per a produir o instal·lar productes, i s'hi utilitzen altres habilitats. 49.1.1 Què és un projecte. Un projecte és un procés; és a dir, un conjunt d'activitats interrelacionades, en què es transformen un conjunt de recursos (inputs) en un conjunt de resultats (outputs) que tenen un sentit per a algú (un client). Un projecte té un objectiu Té una durada, un inici i un final És únic i diferent. Davant les operacions que són repetitives. És multidisciplinari, Té recursos limitats És un encàrrec específic 49.1.2 Aspectes bàsics de la Direcció de Projectes 47 processos de direcció de projectes, agrupats en 5 grups de processos: Inici Planificació Execució Monitoratge i Control Tancament 2 49.2. Conceptes bàsics Portfoli: conjunt de projectes o programes i altres treballs, també operacions relacionats amb un objectiu estratègic. Programa: conjunt de projectes i/o activitats relacionats. Projecte: activitat temporal destinada a crear un servei o producte únic Dimensions i/o els components principals de qualsevol projecte són: Els objectius o els resultats que es volen assolir. S'han d'expressar en termes de lliurables, productes, aplicacions, documentació, etc., que han de complir uns estàndards de qualitat i rendiment. La qualitat o la conformitat dels resultats amb els objectius i estàndards establerts L'abast o el contingut detallat i les limitacions o exclusions en els objectius del projecte Recursos humans i materials. El temps de durada. El risc del projecte deriva de la incertesa d'assolir els resultats en el temps, amb el cost i els nivells de qualitat acordats i altres aspectes de gestió. 5 grups de processos : Inici. Aquells processos realitzats per definir un nou projecte o una nova fase d'un projecte existent. Planificació. Aquells processos necessaris per establir l'abast del projecte, refinar els objectius i definir l'estratègia per assolir els objectius marcats a l'inici del projecte. Execució. Aquells processos realitzats per completar el treball definit en el pla de projecte i així satisfer les seves especificacions. Seguiment (monitoratge) i control. Aquells processos necessaris per realitzar el seguiment, revisar i controlar el progrés i l'eficiència del projecte. S'identifiquen les àrees en les quals són necessaris canvis en el pla i, seguidament, s'inicien els canvis corresponents. Tancament. Aquells processos realitzats per finalitzar formalment totes les activitats de tots els processos. 10 àrees de coneixement: Gestió de la integració. S'inclouen totes les activitats i processos que cal realitzar per identificar, combinar i coordinar els diversos processos i activitats dins dels grups de gestió de processos. Gestió de l'abast. S'inclouen els processos per tal d'assegurar que el projecte té definit el treball necessari, i només l'estrictament necessari, per completar el projecte de forma satisfactòria. Gestió de terminis. S'inclouen els processos necessaris per finalitzar el projecte de forma satisfactòria en el termini previst. Gestió de costos. S'inclouen els processos necessaris per poder identificar, estimar, pressupostar i controlar els costos, de forma que es pugui finalitzar dins dels costos planificats. Gestió de la qualitat. Es determinen les polítiques de qualitat, objectius i responsabilitats de forma que el projecte pugui satisfer les necessitats previstes. Gestió dels RRHH. S'encarregà d'organitzar i gestionar l'equip del projecte, assignant rols i responsabilitats a les persones que integren l'equip. Gestió de la comunicació. S'assegura la generació temporal adequada i la distribució, col·lecció i emmagatzematge de la informació del projecte. Gestió del risc. Són els processos que realitzen la planificació, la identificació i l'anàlisi qualitativa i quantitativa dels riscos, així com la planificació de les mesures a adoptar i els seus controls. Gestió d'aprovisionament. Són els processos que inclouen l'adquisició de productes, serveis o resultats necessaris i que, tot i ser aliens a l'equip del projecte, són necessaris per a realitzar el treball. Gestió d'involucrats. S'inclouen els processos necessaris per identificar a totes les persones o organitzacions afectades pel projecte, analitzant les seves expectatives i l'impacte de les parts interessades en el projecte. També s'inclou el desenvolupament d'estratègies de gestió adequades per la participació activa dels interessats en les decisions i en l'execució del projecte. 49.2.1 Les cinc etapes o grups de processos Inici En l'etapa d'inici, la direcció de la companyia identifica de diferents maneres un problema o necessitat, l'interpreta o conceptualitza en forma de projecte, n'encarrega i n'analitza la viabilitat tècnica i econòmica i els riscos i, si escau, l'aprova. Sol incloure activitats de priorització i selecció de projectes. El resultat d'aquesta fase és un mandat (project charter, o acta de constitució del projecte) i una definició inicial del contingut, l'abast i els requisits del treball que s'ha de dur a terme. Les activitats prèvies a l'aprovació no formen part del projecte en si mateix. Planificació s'estableix el full de ruta Resultat: document detallat d'abast (scope definition, o document d'abast) Seguint la metodologia de gestió de projectes orientada a objectius (goal directed project management), separem: la planificació estratègica del projecte (enfocada a fites i objectius): Descomposició del treball en parts o paquets de treball més petits, o EDT (work breakdown structure, o Estructura de Distribució del Treball), que en realitat són lliurables (deliverables) parcials o generals. La planificació operativa (enfocada a activitats i tasques): Descomponent cada EDT en activitats, posantles en seqüència, estimant els recursos necessaris i establint un calendari preliminar. Finalment, s'estimen els costos i s'elabora el pressupost. La fase de planificació també inclou altres plans, de qualitat, recursos humans, comunicació, gestió de riscos i administració i compres. Execució Conté un exercici permanent de preparació de plans més detallats, revisió dels plans elaborats i comprovació del seu estat d'avenç, replanificació de treballs... La gestió i documentació rigorosa dels canvis és un altre aspecte central d'aquesta fase. També inclou els processos d'assegurament de la qualitat, gestió de recursos humans i tècnics, gestió de la comunicació i administració de les compres i contractes. Seguiment i control. Es poden considerar permanents i paral·lels a tot el projecte, especialment "pesats" en la fase d'execució. Tots els aspectes continguts en els diferents plans s'han de perseguir, avaluar i, si escau, reajustar. Els processos més crítics són els de control de canvis i els de gestió de riscos. Tancament Normalment, inclou l'acceptació dels productes per part del client, fer les revisions acordades posteriors al tancament, tancar els contractes amb el client i els proveïdors, documentar les lliçons apreses, etc. 49.3. Cicle de vida És el conjunt de fases, generalment seqüencials i a vegades superposades. Els projectes es divideixen en fases amb l'objectiu de facilitar la seva gestió, millorar el control i mantenir el projecte alineat amb els objectius. Cadascuna de les fases del projecte finalitza amb la realització d'un o diversos lliurables. La successió de fases es pot ampliar amb bucles de realimentació Les fases són acotades en el temps, amb un inici o final i punt de control. Depenen del producte a desenvolupar, però tots comparteixen les següents característiques: L'ús de recursos al començament és baix, augmenta a mesura que avança el projecte i decreix cap al final. La probabilitat de completar amb èxit el projecte augmenta a mesura que el projecte avança a conseqüència de la disminució del risc i de la incertesa. La capacitat per influir en les característiques finals del producte del projecte (costos, qualitat, terminis) és alta al principi i baixa al final. Això és conseqüència directa de l'augment del cost de realitzar canvis a mesura que el projecte avança. Els cicles de vida dels projectes poden variar contínuament des d'enfocaments predictius o orientats al pla, fins a enfocaments adaptatius o orientats al canvi. Els productes que s'obtenen en un projecte TIC tenen el seu propi cicle de vida 49.3.1 Característiques del Cicle de Vida del Projecte 4 fases: inici organització i preparació execució tancament No s'ha de confondre aquesta estructura genèrica de cicle de vida amb els Grups de Processos de la Direcció de Projectes, ja que els processos d'un Grup de Processos són activitats que poden realitzar-se i repetir-se dins de cada fase. El cicle de vida del projecte és independent del producte, però el projecte ha de tenir en compte la fase actual del cicle de vida del producte. Aquesta perspectiva general pot proporcionar un marc de referència comú per comparar projectes. Característiques de la estructura del cicle de vida: Els nivells de cost i dotació de personal són baixos a l'inici del projecte, i arriben al seu punt màxim a mesura que es desenvolupa la feina i cauen ràpidament quan el projecte s'apropa el tancament. La influència dels interessats, així com els riscos i la incertesa són majors a l'inici del projecte i van disminuint durant la vida del projecte La capacitat d'influir sense afectar significativament el cost, és més alta a l'inici del projecte i va disminuint a mesura que el projecte avança ... 49.3.2 Fases del Projecte Una fase del projecte és un conjunt d'activitats del projecte relacionades de manera lògica, que culmina amb la finalització d'un o més lliurables Solen completar-se en forma seqüencial, però es poden superposar. L'estructuració en fases permet la divisió del projecte en subconjunts lògics per facilitar la seva direcció, planificació i control Característiques: El treball té un enfocament únic que difereix del de qualsevol altra fase L'assoliment de l'objectiu o lliurable principal de la fase requereix controls o processos que són exclusius d'aquesta fase o de les seves activitats. El tancament d'una fase acaba amb alguna forma de transferència o lliurament del treball. És un punt natural per revaluar: Revisió d'etapa, fita, revisió de fase, punt de revisió de fase o punt de cancel·lació. 49.3.3 Relacions entre Fases. Hi ha dos tipus bàsics de relacions entre fases: Relació seqüencial. Redueix la incertesa, però pot eliminar opcions per escurçar el cronograma Relació de superposició 49.3.4 Models de Cicles de vida Cicles de vida predictius L'abast del projecte, el temps i cost requerits per aconseguir aquest abast, es determinen al més aviat possible en el cicle de vida del projecte. Aquests projectes travessen una sèrie de fases seqüencials o superposades, on cada fase sol enfocar-se en un subconjunt d'activitats del projecte i en processos de la direcció del projecte. El treball realitzat en cada fase normalment és de naturalesa diferent del realitzat en les fases anteriors En l'inici del projecte, l'equip del projecte s'enfocarà a definir l'abast global del producte i del projecte, desenvolupar un pla per lliurar el producte (i qualsevol lliurable associat) i posteriorment procedirà a través de les fases per executar el pla dins d'aquest abast. Els canvis en l'abast del projecte es gestionen acuradament i requereixen la revisió de la planificació i l'acceptació formal del nou abast. S'opta per cicles de vida predictius quan el producte a lliurar es comprèn bé. Poden utilitzar el concepte de planificació progressiva, en què es disposa d'un pla d'alt nivell més general i s'executa una planificació més detallada per les finestres de temps adequades, a mesura que s'aproximen noves activitats i es van assignant recursos. Cicles de vida iteratius o incrementals Dins de les fases del projecte (també anomenades iteracions), es repeteixen una o més activitats del projecte a mesura que augmenta el coneixement sobre el producte per part de l'equip del projecte. Les iteracions desenvolupen el producte a través d'una sèrie de cicles repetits, mentre que els increments van afegint successivament funcionalitat al producte. Aquests cicles de vida desenvolupen el producte de forma iterativa i amb increments graduals. Durant una iteració, es realitzaran activitats de tots els grups de Processos de la Direcció de Projectes. Al final de cada iteració, s'haurà completat un lliurable o un conjunt d'entregables. Les futures iteracions poden millorar aquests lliurables o crear nous Visió d'alt nivell per a l'emprenedoria global, però l'abast detallat s'elaborarà per a una iteració alhora Pot variar en durada i esforç, i l'equip del projecte pot canviar entre o durant les iteracions. Els lliurables no inclosos dins l'abast de la iteració en curs, solen definir-se en termes d'abast només a alt nivell i poden assignar-se temptativament a una iteració futura en particular. Els canvis en l'abast d'una iteració es gestionen acuradament una vegada que comença la feina. Els cicles de vida iteratius i incrementals s'usen quan una organització necessita gestionar objectius i abast canviants, per reduir la complexitat d'un projecte o quan el lliurament parcial d'un producte beneficia i genera valor. Per reduir el risc. Cicle de vida adaptatius Mètodes orientats al canvi o mètodes àgils. Pretenen respondre a nivells alts de canvi i a la participació contínua dels interessats. Són iteratius i incrementals, però difereixen dels anteriors en el fet que les iteracions són molt ràpides (normalment amb una durada de 2 a 4 setmanes) i de durada i cost fixos. Al començament d'una iteració, l'equip treballarà per determinar quants dels elements d'alta prioritat de la llista de pendents es poden lliurar dins de la següent iteració. Al final de cada iteració el producte ha d'estar llest per a la seva revisió pel client. 49.3.5 Relacions entre el cicle de vida del producte i del projecte El cicle de vida del producte consta de fases del producte generalment seqüencials i no superposades, i que es determinen en funció de les necessitats de fabricació i control de l'organització. L'última fase del cicle de vida del producte, per al producte mateix, és en general el seu retir. Un producte pot tenir molts projectes associats De les metodologies de producció, la més comuna i coneguda és l'SDLC (systems development life cycle) ... cinc fases següents: fase de planificació: s'identifiquen els objectius del producte i s'estableixen els processos, les activitats, les eines, els mètodes de treball i recursos, dins del temps i el pressupost disponibles. fase d'anàlisi, s'analitza el sistema tal com funciona en l'actualitat. Es prenen els requisits de les parts interessades i tot seguit s'estableix un model lògic de funcionament futur o to be. fase de disseny: s'estableix l'arquitectura de maquinari, bases de dades, comunicacions, interfícies d'usuari, integració amb altres aplicacions i, sobretot, l'arquitectura del programari o programes d'aplicació. fase de construcció fase de manteniment i suport Les fases de disseny i construcció, gairebé totalment, formen part dels processos d'execució. La fase de planificació es pot incorporar com a part dels processos de planificació de la gestió de projectes, en la mesura que aporta l'instrumental tècnic i el saber fer (know-how) específic de cada tipus de projecte. La fase de manteniment i suport acostuma a estar fora del projecte. La visió del PMBOK Els processos d'iniciació, seguiment i control i tancament no estan habitualment dins de les metodologies de desenvolupament estructurat de sistemes. El cicle de vida de desenvolupament és una part de la gestió de projectes principis de la gestió de projectes que són intrínsecament diferents de la fabricació La gestió de projectes s'aplica a qualsevol classe de projecte TIC, tant si són de desenvolupament d'aplicacions, d'implantació de productes estàndard, d'instal·lació d'infraestructures o de prestació de serveis La gestió de projectes no és seqüencial o per fases, sinó que consisteix en l'aplicació diferencial d'un conjunt d'habilitats, eines i activitats (que anomenem grups de processos o àrees de coneixement) al llarg de tot el cicle de vida de qualsevol projecte. Per tant, és iterativa i permanent. L'esforç més important de la gestió de projectes no es produeix en els processos d'execució, sinó en la resta dels processos involucrats, especialment en la planificació i en el control. Els processos de producció (normalment inclosos en l'execució) són la part individualment més gran, però en tot el conjunt només representen un 40% de la gestió del projecte. La gestió de projectes està orientada, principalment, a la satisfacció del client i dels seus objectius de negoci, mentre que la fabricació d'un producte està orientada a la satisfacció d'uns requisits i el compliment d'uns estàndards de qualitat Involucra habilitats, eines i activitats més àmplies i variades, encara que probablement menys especialitzades, que les de la fabricació d'un producte. Els elements crítics d'un projecte no tenen tant a veure amb la qualitat de la producció com amb la qualitat de la gestió del projecte. 49.4. Factors claus d'èxit L'èxit d'un projecte ha de mesurar-se en termes de completar el projecte dins de les restriccions. Causes més freqüents d'error: 1. Gestió inadequada del projecte, 2. falta de comunicació i 3. valoració incorrecta de l'abast i complexitat del projecte. Un projecte es considera que no ha estat un èxit si: no s'han assolit els objectius o resultats previstos s'han sobrepassat els temps assignats s'han sobrepassat els recursos o costos previstos no s'han assolit els estàndards de qualitat desitjats el client i els usuaris principals no estan satisfets. Causes comunes de fracàs: Falta de compromís de la direcció. Els usuaris no s'hi involucren. Falta de coneixement tècnic per part de l'equip. Falta de maduresa o estabilitat de la tecnologia. Males relacions amb altres parts o departaments interessats en el projecte. Mala gestió administrativa i econòmica del treball. Falta de supervisió sobre l'equip de projecte. Falta de dedicació del gerent i supervisors. Poques reunions de seguiment i control. Documentació insuficient de progrés i seguiment. Planificació dolenta. Venda i contractació per sota de les necessitats de temps i recursos. Terminis d'execució no realistes. Mala definició d'autoritat i rols dins de l'equip de projecte. Mal ambient de treball i falta de comunicació en l'equip. Assignació inadequada de personal en quantitat o en els perfils. No es van identificar els riscos. Factors contribueixen a l'èxit: Estan clarament establerts els valors i els beneficis de negoci (augment d'ingressos, reducció de costos, etc.) que s'obtenen en dur-lo a terme. S'estableixen clarament els objectius, resultats i productes que cal obtenir. S'estableixen clarament l'abast i les limitacions del treball. S'elaboren, es controlen i s'actualitzen plans detallats, en els quals les fites, els lliurables i les activitats apareixen ben especificats en el temps. S'assegura constantment el suport de la direcció, en termes d'autoritat, consistència dels objectius i provisió de recursos. S'escolten i s'interpreten les expectatives de tots els usuaris i parts involucrades i es planifiquen i gestionen adequadament. S'assegura l'acceptació del treball per part dels usuaris i altres parts interessades. S'assignen els recursos adequats, amb les habilitats necessàries, tant tècniques com de gestió de projectes, i altres habilitats funcionals que es requereixin en cada cas. Es monitora, s'avalua i s'obté retroalimentació puntual al llarg de tota l'execució del projecte. Hi ha tecnologies madures i personal format i disponible per a donar el servei. S'identifiquen a temps i es gestionen les incidències, crisis i desviacions. Referències: 49_Gestió projectes_190516.pdf 2 49_Gestió_projectes_190516.pdf-Ajuntament de Barcelona ✅ 4