Goethe University Frankfurt Lecture (PDF)

Leitung und Überwachung der AG, praktische Einblicke und internationale Perspektiven der Corporate Governance 23. November 2023 Prof. Dr. Peter Henning Wintersemester 2023/24 19.11.2023 Agenda Einführung in die Vorlesung “Leitung und Überwachung der AG, praktische Einblicke und internationale P...

Leitung und Überwachung der AG, praktische Einblicke und internationale Perspektiven der Corporate Governance 23. November 2023 Prof. Dr. Peter Henning Wintersemester 2023/24 19.11.2023 Agenda Einführung in die Vorlesung “Leitung und Überwachung der AG, praktische Einblicke und internationale Perspektiven der Corporate Governance“ 1 Theoretische Grundlagen 2 Corporate Governance Systeme 3 Führung und Überwachung als Bestandteil der Corporate Governance Wie funktioniert die Aktiengesellschaft in Deutschland ? 4 Maßnahmen zur Verbesserung der Corporate Governance 5 Unternehmensethik und Nachhaltigkeit 19.11.2023 1 3 Führung und Überwachung als Bestandteil der CG – Wie funktioniert die Aktiengesellschaft in Deutschland ? 3.2 Der Aufsichtsrat als Überwachungsorgan der Gesellschaft 3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.2.4 Verhältnis zu den anderen Organen Vorstand + Hauptversammlung Überwachung und Beratung der Geschäftsführung Die Aufsichtsratsmitglieder Zusammensetzung und Größe 3.2.5 Aufgaben 3.2.5.1 Überwachung der Vorstandsgeschäftsführung 3.2.6 3.2.7 19.11.2023 3.2.5.2 Prüfung Jahresabschluss 3.2.5.3 Festlegung der Vergütung des Vorstands 3.2.5.4 Beratungsfunktion Exkurs: Strategiediskussion mit dem Vorstand Rolle und Verantwortung des AR-Vorsitzenden Die innere Organisation 3.2.7.1 Geschäftsordnung 3.2.7.2 Ausschüsse des Aufsichtsrats 2 3.2.5.1 Überwachung der Vorstandsgeschäftsführung Zustimmungsvorbehalte § 111 IV S. 2 AktG Festlegung eines Katalogs zustimmungspflichtiger Geschäfte ▪ Entscheidungsrecht des Aufsichtsrats: bestimmte Arten von Geschäften unter Vorbehalt der Zustimmung des Aufsichtsrats ▪ Zustimmung = Mitwirkung des AR an der Geschäftsführung = Übernahme einer Mitverantwortung des Aufsichtsrats für die Geschäfte Keine Anweisung Vornahme des Geschäfts Vorstand uneingeschränkt verantwortlich Nur Möglichkeit Verhinderung des Geschäfts durch Verweigerung der Zustimmung ▪ Pflicht Erstellung des Katalogs in Satzung durch HV oder Geschäftsordnung durch AR ▪ Grundsatz 6 DCGK: für Geschäfte von grundlegender Bedeutung ▪ ▪ ▪ ▪ 19.11.2023 Pflicht schon erfüllt bei Katalog für existentielle Geschäfte Nicht für Maßnahmen des gewöhnlichen Geschäftsbetriebs (Leitungsbefugnis des Vorstands § 76 AktG - AR von Geschäftsführung ausgeschossen) nach Umfang, Gegenstand oder Risiko bedeutsame Geschäfte (Art hinreichend bestimmen !) Bei Verweigerung Zustimmung, kann der Vorstand HV um Zustimmung bitten (§ 111 IV AktG) 3 3.2.5.1 Überwachung der Vorstandsgeschäftsführung Beispiel: Zustimmungsvorbehalte: § 13 Satzung Deutsche Bank AG (1) Die Zustimmung des Aufsichtsrats ist erforderlich a) zur Erteilung von Generalvollmachten; b) zum Erwerb und zur Veräußerung von Grundstücken, soweit der Gegenstand 1 % des haftenden Eigenkapitals der Gesellschaft nach dem Gesetz über das Kreditwesen übersteigt; c) zu Kreditgewährungen einschließlich der Übernahme von Beteiligungen an anderen Unternehmen, die nach dem Gesetz über das Kreditwesen der Zustimmung des Aufsichtsorgans eines Kreditinstituts bedürfen; d) zum Erwerb und zur Veräußerung von sonstigen Beteiligungen, soweit der Gegenstand 2% des haftenden Eigenkapitals der Gesellschaft nach dem Gesetz über das Kreditwesen (KWG) übersteigt. Über Erwerb und Veräußerung solcher Beteiligungen ab 1 % des haftenden Eigenkapitals ist der Aufsichtsrat unverzüglich zu unterrichten. (2) Die Zustimmung nach Abs. 1 b) und d) ist auch dann erforderlich, wenn das betreffende Geschäft in einem abhängigen Unternehmen vorgenommen wird. (3) Der Aufsichtsrat kann noch andere Geschäfte bestimmen, die seiner Zustimmung bedürfen 19.11.2023 4 3.2.5 Aufgaben 3.2.5.2 Prüfung des Jahresabschlusses Vorlagepflicht des Vorstands Jahresabschluss Lagebericht Nichtfinanzieller Bericht Vorschlag Verwendung Bilanzgewinn § 170 AktG 19.11.2023 Prüfungspflicht des AR Prüfungsausschuss AR Bericht an HV • jedes Mitglied prüft • Unterstützung durch Abschlussprüfer • Empfehlung an AR Billigung Feststellung über Prüfungsergebnis §§ 171, 172 AktG 5 3.2.5 Aufgaben 3.2.5.2 Prüfung des Jahresabschlusses § 171 AktG ▪ Prüfungsgegenstand ▪ ▪ ▪ ▪ (Konzernabschluss und) Jahresabschluss (Konzern-) Lagebericht Nichtfinanzieller (Konzern-) Bericht (§§ 289b, 315b HGB) Gewinnverwendungsvorschlag ▪ Prüfungsmaßstab ▪ ▪ ▪ Rechtmäßigkeitskontrolle Zweckmäßigkeitskontrolle ▪ Ausübung von Wahlrechten ▪ Gestaltungspielräume Gewinnverwendungsentscheidung Plausibilität ▪ Zeitrahmen der Prüfung ▪ ▪ 19.11.2023 „unverzüglich“ nach Aufstellung von Jahresabschluss, Lagebericht + Vorlage an AR Vorlage Prüfungsbericht an Vorstand binnen 1 Monat (§ 171 III AktG) 6 3.2.5 Aufgaben 3.2.5.2 Prüfung des Jahresabschlusses § 171 AktG ▪ Hinzuziehung Dritter ▪ Keine Delegation - Einschaltung persönlicher Sachverständiger durch einzelne ARMitglieder grundsätzlich unzulässig (aber Unterstützung auf eigene Kosten möglich) ▪ Interne Prüfung durch AR = Klärung von Fragen innerhalb des Aufsichtsrats ▪ Ausnahmen mit Beschluss allenfalls bei speziellen Fragestellungen ▪ Einschaltung von Assistenten zulässig soweit Zuarbeit für AR-Mitglied ▪ Teilnahme Abschlussprüfer an Bilanzsitzung des Aufsichtsrats/ des Prüfungsausschusses obligatorisch 19.11.2023 7 3.2.5 Aufgaben 3.2.5.2 Prüfung des Jahresabschlusses § 172 AktG Feststellung des Jahresabschlusses + ggf. des Konzernabschlusses Feststellung des Jahresabschlusses = Zustandekommen durch Billigung durch den Aufsichtsrat, d.h. durch ausdrücklichen Beschluss Feststellung Vorlage Jahresabschluss durch Vorstand + Billigung durch AR ▪ Hierzu muss im Bericht des Aufsichtsrats an die Hauptversammlung Stellung genommen werden Ausnahme: AR + Vorstand einigen sich auf Feststellung durch die Hauptversammlung 19.11.2023 8 3.2.5 Aufgaben 3.2.5.2 Jahresabschluss § 171 AktG Bericht des Aufsichtsrats an die Hauptversammlung ▪ Bericht zu Jahresabschluss und Konzernabschluss ▪ Bericht über eigenes Prüfungsergebnis zu den Abschlüssen und Lageberichten ▪ Bericht über eigene Stellungnahme zum Ergebnis der jeweiligen Prüfer ▪ Erklärung, ob Einwendungen oder Billigung ▪ Bericht zum Dividendenvorschlag ▪ Bericht über Prüfung des Vorschlags des Vorstands zur Verwendung des Bilanzgewinns ▪ begründete Stellungnahme zum Vorschlag ▪ Rechenschaftsbericht ▪ Bericht über Art + Umfang der Überwachung + Überprüfung der Geschäftsführung ▪ gemäß § 111 Abs. 1 AktG ▪ Überwachung insb. auf Rechtmäßigkeit, Ordnungsmäßigkeit, Einhaltung von Informationspflichten, Risikomanagement und Wirtschaftlichkeit ▪ gebildete Ausschüsse, Anzahl der Sitzungen 19.11.2023 9 3.2.5 Aufgaben 3.2.5.3 Festlegung der Vergütung des Vorstands § 87 AktG Teil der Überwachungspflicht ▪ Alleinige Zuständigkeit + ausschließliche Personalkompetenz des Aufsichtsrats ▪ ▪ ▪ Keine Delegierung an Ausschuss mehr zulässig (§ 107 III S. 3 AktG) nur Übertragung vorbereitender und ausführender Aufgaben an Ausschuss Satzung: keine Ober- / Untergrenzen oder sonstige Richtlinien festlegbar ▪ Vergütungsentscheidungen sind Plenumsentscheidungen, § 107 III S. 3 AktG ▪ Pflichten bei der Festsetzung der Vergütung durch VorstAG (§ 87 AktG) zu beachten ▪ Die Hauptversammlung kann auf Antrag die nach § 87a Absatz 1 Satz 2 Nummer 1 ▪ festgelegte Maximalvergütung herabsetzen Festlegung + Beschließung für das abgelaufene Geschäftsjahr 19.11.2023 Ausweisung d. beschlossenen variablen Vergütung im Vergütungsbericht, (=Teil d. testierten Lageberichts) Zeitpunkt AR - Sitzung: sinnvoll + notwendig vor Bilanzsitzung 10 3.2.5 Aufgaben 3.2.5.3 Festlegung der Vergütung des Vorstands § 87 AktG Vergütung in angemessenem Verhältnis zu Aufgaben und Leistungen des Vorstandsmitglieds sowie Lage der Gesellschaft ▪ Aufgaben + Leistungen des Vorstandsmitglieds ▪ ▪ je nach Anstellungsvertrag, Geschäftsverteilung, faktische Handhabung Persönliche Leistung des Vorstandsmitglieds ▪ Lage der Gesellschaft ▪ ▪ wirtschaftliche Gesamtsituation unter Berücksichtigung des Vergleichsumfelds ▪ Kein Überschreiten der üblichen Vergütung ohne besondere Gründe (G.2 DCGK) ▪ ▪ Vergütungsstruktur, die ansonsten in der Gesellschaft gilt (Horizontale und vertikale Vergleichbarkeit) = Einhaltung von Vergütungsrelationen Weitere Angemessenheitskriterien ▪ Börsennotierte Gesellschaften: ▪ ▪ ▪ 19.11.2023 Ausrichtung der Vergütungsstruktur auf nachhaltige und langfristige Entwicklung der Gesellschaft (Grundsatz 24 DCGK) Mehrjährige Bemessungsgrundlage bei variablen Bestandteilen Begrenzungsmöglichkeit bei außergewöhnlichen Entwicklungen (G.11 DCGK) 11 3.2.5 Aufgaben 3.2.5.3 Festlegung der Vergütung des Vorstands § 87a AktG • • • • • • • • • • • Klares und verständliches System zur Vergütung der Vorstandsmitglieder börsennotierter Gesellschaften Festlegung einer Maximalvergütung der Vorstandsmitglieder Beitrag der Vergütung zur Förderung der Geschäftsstrategie und zur langfristigen Entwicklung der Gesellschaft; Offenlegung aller festen und variablen Vergütungsbestandteile und ihren jeweiligen relativen Anteil an der Vergütung; Finanzielle und nichtfinanzielle Leistungskriterien für die Gewährung variabler Vergütungsbestandteile einschließlich Erläuterung und Darstellung der Methoden Aufschubzeiten für die Auszahlung von Vergütungsbestandteilen Möglichkeiten der Gesellschaft, variable Vergütungsbestandteile zurückzufordern Im Falle aktienbasierter Vergütung: Fristen, Bedingungen für das Halten von Aktien nach dem Erwerb und Erläuterung, wie diese Vergütung zur Förderung der Ziele beiträgt Hinsichtlich vergütungsbezogener Rechtsgeschäfte: Laufzeiten und die Voraussetzungen ihrer Beendigung, einschließlich Kündigungsfristen, Erläuterung, wie die Vergütungs- und Beschäftigungsbedingungen der Arbeitnehmer bei der Festsetzung des Vergütungssystems berücksichtigt wurden Darstellung des Verfahrens zur Fest- und zur Umsetzung sowie zur Überprüfung des Vergütungssystems, einschließlich der Rolle eventuell betroffener Ausschüsse und Maßnahmen zur Vermeidung und zur Behandlung von Interessenkonflikten; Im Fall der Vorlage eines gemäß § 120a Absatz 3 überprüften Vergütungssystems Erläuterung aller wesentlichen Änderungen und Übersicht, inwieweit Abstimmung und Äußerungen der Aktionäre in Bezug auf das Vergütungssystem und die Vergütungsberichte berücksichtigt wurden. ➢ Der Aufsichtsrat der börsennotierten Gesellschaft hat die Vergütung der Vorstandsmitglieder in Übereinstimmung mit einem der Hauptversammlung nach § 120a Absatz 1 zur Billigung vorgelegten Vergütungssystem festzusetzen. Der Aufsichtsrat kann vorübergehend von dem Vergütungssystem abweichen, wenn dies im Interesse des langfristigen Wohlergehens der Gesellschaft notwendig ist und das Vergütungssystem das Verfahren des Abweichens sowie die Bestandteile des Vergütungssystems, von denen abgewichen werden kann, benennt. 19.11.2023 12 3.2.5 Aufgaben 3.2.5.3 Festlegung der Vergütung des Vorstands § 116 S. 3 AktG § 93 AktG gilt sinngemäß Haftung bei der Festsetzung unangemessener Vergütung Sorgfalt des ordentlichen und gewissenhaften Geschäftsleiters AR - Mitglied namentlich zum Schadensersatz verpflichtet, wenn festgesetzte Vergütung unangemessen höherer Sorgfaltsmaßstab bei Vergütungsfestsetzung: Gesetzesbegründung VorstAG: „… soll im Gesetz deutlicher gemacht werden, dass die angemessene Vergütungsfestsetzung zu den wichtigsten Aufgaben des AR gehört und dass er für Pflichtverstöße persönlich haftet.“ 19.11.2023 13 3.2.5 Aufgaben 3.2.5.3 Festlegung der Vergütung des Vorstands Vergütungskompetenz im Aufsichtsrat Verschärfte Anforderungen an Vergütungsregelungen + Sorgfaltsmaßstab Vergütungskompetenz in der AR Praxis ▪ ohne gesetzl. Regelung von Vergütungskompetenz im AR ▪ ▪ ▪ Empfehlung C.10 DCGK: Vorsitzender des Ausschusses, der die Vorstandsvergütung behandelt, soll unabhängig sein ▪ Keine dem unabhängigen Finanzexperten vergleichbare Regelung, insbesondere kein Vergütungsexperte vorgesehen (Ausnahme Banken, siehe nächste Seite) 19.11.2023 Auswahl + Aufbau von Kompetenzen ▪ ▪ Überprüfung der vorhandenen Kompetenzen im Gremium Ggfs. Aufnahme in bestehende Geschäftsordnungen Nachweise über Fortbildungen Tendenz ▪ erhöhte Beratungsabhängigkeit des AR RAe., Personalberatung etc. ▪ Professionalisierung der AR – Mitglieder 14 3.2.5 Aufgaben 3.2.5.3 Exkurs: Vergütungskontrollausschuss bei Banken § 25d Abs. 12 KWG Der Vergütungskontrollausschuss (1) überwacht die angemessene Ausgestaltung der Vergütungssysteme der Geschäftsleiter und Mitarbeiter, und insbesondere die angemessene Ausgestaltung der Vergütungen für die Leiter der Risikocontrolling-Funktion und der Compliance-Funktion sowie solcher Mitarbeiter, die einen wesentlichen Einfluss auf das Gesamtrisikoprofil des Instituts haben, und unterstützt das Verwaltungs- oder Aufsichtsorgan bei der Überwachung der angemessenen Ausgestaltung der Vergütungssysteme für die Mitarbeiter des Unternehmens; die Auswirkungen der Vergütungssysteme auf das Risiko-, Kapital- und Liquiditätsmanagement sind zu bewerten; (2) bereitet die Beschlüsse des Verwaltungs- oder Aufsichtsorgans über die Vergütung der Geschäftsleiter vor und berücksichtigt dabei besonders die Auswirkungen der Beschlüsse auf die Risiken und das Risikomanagement des Unternehmens; den langfristigen Interessen von Anteilseignern, Anlegern, sonstiger Beteiligter und dem öffentlichen Interesse ist Rechnung zu tragen; 19.11.2023 15 3.2.5 Aufgaben 3.2.5.3 Exkurs: Vergütungskontrollausschuss bei Banken Der Vergütungskontrollausschuss nach KWG (3) unterstützt das Verwaltungs- oder Aufsichtsorgan bei der Überwachung der ordnungsgemäßen Einbeziehung der internen Kontroll- und aller sonstigen maßgeblichen Bereiche bei der Ausgestaltung der Vergütungssysteme bereitet die Beschlüsse des Verwaltungs- oder Aufsichtsorgans über die Vergütung der Geschäftsleiter vor und berücksichtigt dabei besonders die Auswirkungen der Beschlüsse auf die Risiken und das Risikomanagement des Unternehmens; den langfristigen Interessen von Anteilseignern, Anlegern, sonstiger Beteiligter und dem öffentlichen Interesse ist Rechnung zu tragen; Mindestens ein Mitglied des Vergütungskontrollausschusses muss über ausreichend Sachverstand und Berufserfahrung im Bereich Risikomanagement und Risikocontrolling verfügen, ….. Wenn dem Verwaltungs- oder Aufsichtsorgan entsprechend den Mitbestimmungsgesetzen Arbeitnehmervertreter angehören, muss dem Vergütungskontrollausschuss mindestens ein Arbeitnehmervertreter angehören. ….Der Vergütungskontrollausschuss soll mit dem Risikoausschuss zusammenarbeiten und soll sich intern beispielsweise durch das Risikocontrolling und extern von Personen beraten lassen, die unabhängig von der Geschäftsleitung sind. ….Geschäftsleiter dürfen nicht an Sitzungen des Vergütungskontrollausschusses teilnehmen, bei denen über ihre Vergütung beraten wird. ….Der Vorsitzende des Vergütungskontrollausschusses ….. kann unmittelbar beim Leiter der Internen Revision und bei den Leitern der für die Ausgestaltung der Vergütungssysteme zuständigen Organisationseinheiten Auskünfte einholen. …………………Die Geschäftsleitung muss hierüber unterrichtet werden. 19.11.2023 16 3.2.5 Aufgaben 3.2.5.4 Beratungsfunktion ▪ Überwachungstätigkeit des AR vergangenheitsbezogen + zukunftsgerichtet ▪ Vorbeugende Kontrolle durch ▪ Prüfung der Unternehmensplanung ▪ Einführung von Zustimmungsvorbehalten ▪ Beratung mit Vorstand ▪ Grenzen der Beratungstätigkeit ▪ kein Übergriff auf eigenverantwortliche Leitung des Unternehmens durch Vorstand ▪ Beratung nur in Bereichen, die (auch) der Überwachung unterliegen, d.h. grundsätzlich keine Beratung im Tagesgeschäft ▪ keine Pflicht des Aufsichtsrats zur Entwicklung eigener Konzepte, nur Prüfung/Kommentierung der Planungen des Vorstands 19.11.2023 17 3.2.5 Aufgaben Exkurs: Strategiediskussion mit dem Vorstand DCGK 2017 Ziffer 3.2 „Der Vorstand stimmt die strategische Ausrichtung des Unternehmens mit dem Aufsichtsrat ab und erörtert mit ihm in regelmäßigen Abständen den Stand der Strategieumsetzung.“ • • • 19.11.2023 Die Erörterung der Strategie mit dem Vorstand ist eine der wichtigsten Aufgaben des Aufsichtsrats. Daher ist es besonders wichtig, dass die AR-Mitglieder auf Augenhöhe diskutieren können Voraussetzung dafür sind zahlreiche, qualifizierte Mitglieder, die auch über umfassende Branchenkenntnisse verfügen müssen 18 3.2.6 Rolle und Verantwortung des AR-Vorsitzenden gleiche Rechte wie einfaches AR Mitglied Sitzungsleitung ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ besondere Aufgaben Repräsentation d. AR insb. gegenüber Vorstand + HV Vertretung der Gesellschaft Aufgaben + Befugnisse nur teilweise gesetzlich geregelt Aufgaben umfassender + bedeutsamer wichtigste Aufgabe: laufende Beobachtung der Geschäftsführung Koordinierung der Arbeit des AR, Leitung der Sitzungen Garant für korrektes Handeln des Gremiums Entscheidender Einfluss auf Entwicklung + wirtschaftliche Stärke des Unternehmens Gegengewicht zum Vorstandsvorsitzenden 19.11.2023 19 3.2.6 Rolle und Verantwortung des AR-Vorsitzenden Sitzungsleitung ▪ ergibt sich natürlicherweise aus Funktion als Vorsitzender des Gremiums ▪ Verfahrensleitung und –koordination Tagesordnung ▪ ▪ ▪ Festlegung • Reihenfolge • Umstellung • Vertagung ▪ Festlegung • Art d. Abstimmung • Protokollführer • Sitzungssprache ▪ Entscheidung über Teilnahme von Sachverständigen Auskunftspersonen Bekanntgabe Erweiterungen Koordination der Ausschüsse Leitung der Sitzung Vorbereitung der Sitzung Einberufung der Sitzung ▪ ▪ ▪ Beratung Beschlussfassung Abstimmungsverfahren ▪ ▪ ▪ ▪ 19.11.2023 Anteilseignervorbesprechung Abstimmung mit anderen Ausschussvorsitzenden Vorbereitung der AR-Beschlüsse durch die Ausschüsse Empfehlungen an das Plenum 20 3.2.6 Rolle und Verantwortung des AR-Vorsitzenden Repräsentation des Aufsichtsrats Insbesondere gegenüber Vorstand und HV Bindeglied zwischen AR und Vorstand regelmäßiger Kontakt mit Vorstand - Empfehlung Ziffer D.6 DCGK Informationsvermittlung Ansprechpartner ▪ regelmäßiger Kontakt mit Vorstand, bes. Vorstandsvorsitzender ▪ Beratung Strategie ▪ Dialog mit Investoren 19.11.2023 Entgegennahme + Weiterleitung Vorstandsberichte ▪ Sicherstellung pünktliche + ordnungsgem. Erstattung der Regelberichte d. Vorstands ▪ Unverzügliche Informierung durch Vorstand über wichtige Angelegenheiten HV ▪ Erläuterung des ARBerichts ▪ Leitung der HV gesetzl. nicht geregelt, in der Praxis die Regel 21 3.2.6 Rolle und Verantwortung des AR-Vorsitzenden Vertretung der Gesellschaft ▪ Empfangszuständigkeit für Erklärungen an Organ AR ▪ nach besonderer Ermächtigung durch AR Bekanntgabe + Vollziehung von AR-Beschlüssen + Entscheidungen der Ausschüsse ▪ empfangsberechtigter Vertreter der Gesellschaft soweit diese durch AR vertreten ▪ Keine organschaftliche Vertretungsbefugnis für Gesellschaft gegenüber Vorstand oder Dritten ▪ Gesetzliche Vertretungsmacht ist dem Organ AR zugewiesen ▪ Übertragung von Vertretungsmacht auf AR Vorsitzenden möglich, dann handelt AR Vorsitzender in Vollmacht als Bevollmächtigter ▪ Vertretung bei Hilfsgeschäften insbesondere im Rahmen der Vorbereitung + Durchführung von AR Sitzungen z.B. Honorarvereinbarungen mit Sachverständigen 19.11.2023 22 3.2.6 Rolle und Verantwortung des AR-Vorsitzenden Praktische Problembereiche für den AR-Vorsitzenden ▪ Spannungsverhältnis Sitzungen ▪ AR-Vorsitzender ohne eigene Beschlusskompetenzen fortlaufende Überwachungspflichten Gefahr fehlender Legitimation + Haftungsrisiken ▪ Konzentration von zu vielen Informationen beim AR-Vorsitzenden, sofern keine Weiterleitung an den Aufsichtsrat ▪ Haftungsrisiken des Aufsichtsrats für Fehlverhalten des Vorsitzenden Mögliche Schadenersatzansprüche (Beispielsfall: Siemens) Lösungsansätze: ▪ Eilzuständigkeiten / Bevollmächtigungen ▪ Bildung von und Delegation von Beschlusszuständigkeiten auf Ausschüsse ▪ Verbesserung der Ausstattung, Einführung eines Aufsichtsratsbüros 19.11.2023 23 3.2.7 Die innere Organisation Aufgabenkatalog: Einfluss auf Arbeitsprogramm + innere Organisation des AR Rechnungslegungsprozess Abschlussprüfung Aufgabenkatalog Überwachung Risikomanagementsystems Wirksamkeit des internen Kontrollsystems ▪ Zielvorgaben für d. gesetzl. vorgesehenen Aufgabenbereiche ▪ Aufsichtsratskalender ▪ Überwachungsstrategie ▪ Delegierung an Ausschüsse od. externe Sachverständige ▪ Aktive Überwachungsarbeit ▪ Vertraulichkeit ▪ Erörterung und Verabschiedung im Plenum Geschäftsordnung (GO) des AR und seiner Ausschüsse = wesentliches Instrument der Selbstorganisation des AR 19.11.2023 24 3.2.7 Die innere Organisation 3.2.7.1 Geschäftsordnung §§ 107-110 AktG ▪ wenig gesetzliche Vorgaben zur inneren Ordnung, Arbeitsweise und Zusammenarbeit des AR AktG (Ausnahme Finanzinstitute) ▪ weitgehend Disposition von Satzung ▪ kann Regelungen zu Geschäftsordnungsfragen bindend regeln ▪ wenig Satzungsvorbehalte ▪ soweit nicht geschehen, kann AR sich selbst eine GO geben Organisationsautonomie des AR Empfehlung D.1 DCGK: „Der Aufsichtsrat soll sich eine Geschäftsordnung geben und diese auf der Internetseite der Gesellschaft zugänglich machen.“ ▪ Einzelfallbezogenes Abweichen des AR von eigener GO möglich ▪ Verstoß gegen Bestimmungen d. Satzung zur GO AR-Beschluss nichtig ▪ Eigene Geschäftsordnungen der Ausschüsse empfehlenswert 19.11.2023 25 3.2.7 Die innere Organisation 3.2.7.1 Geschäftsordnung Inhalt ▪ Ergänzung + Ausgestaltung organisatorischer Grundsätze in der Satzung ▪ Zusammensetzung des AR ▪ Aufgaben und Befugnisse der Ausschüsse ▪ Anzahl der Ausschussmitglieder ▪ Ausschussvorsitzender ▪ Maximen der AR – Tätigkeit ▪ Sitzungsfrequenz, Modi der Einberufung, Möglichkeit Telefonkonferenz ▪ Beschlussfassung ▪ Informationsfluss der Ausschüsse an AR – Vorsitzenden ▪ Kommunikationsprinzipien, Vertraulichkeit 19.11.2023 26 3.2.7 Die innere Organisation 3.2.7.1 Geschäftsordnung Aktualisierung der GO ▪ bleibt in Kraft bis zu ihrer Änderung oder Aufhebung; AR - Mitgliederwechsel berühren Wirksamkeit nicht ▪ Aktualisierung notwendig bei Änderung der AR – Organisation, z.B. durch: ▪ geänderte Prozesse in der Gesellschaft ▪ geänderte Vorgaben für Organisation d. AR ▪ Aufnahme neuer gesetzliche Vorgaben ▪ neue Empfehlungen des DCGK, z.B.: Altersgrenze AR – Mitglieder Empfehl.C.2 Diversität Empfehl. C.1 ▪ GO konform mit Entsprechenserklärung ▪ Effizienzprüfung – Erörterung Anpassungsbedarf GO 19.11.2023 27 3.2.7 Die innere Organisation 3.2.7.2 Ausschüsse des Aufsichtsrats § 107 III AktG Ermächtigung des AR zur Bildung von Ausschüssen ▪ Organisationsautonomie des AR ▪ Delegierung bestimmter Aufgaben + Rechte ▪ Kriterium: Effizienz der AR - Arbeit ▪ Grenze: ▪ nur Übertragung von Rechten, die AR selbst übertragen sind ▪ nach Gesetz Entscheidungen nicht d. Plenum vorbehalten ▪ Befugnisse Ausschuss zur Vorbereitung d. AR Sitzungen, Beschlüsse, + Überwachung seiner Beschlüsse 19.11.2023 Beschlusskompetenz Ausschuss fasst abschließende Beschlüsse 28 3.2.7 Die innere Organisation 3.2.7.2 Ausschüsse des Aufsichtsrats Grundsatz 14 DCGK: Ausschüsse fördern Wirksamkeit der Arbeit des AR ▪ Freiwillige Ausschussbildung (Ausnahme Prüfungsausschuss von Unternehmen im öffentlichen Interesse (§ 107 IV AktG) und Banken (25d VII KWG) ▪ Zweck: ▪ Steigerung Effizienz der Aufsichtsratsarbeit ▪ Bündelung Kompetenz ▪ Mitglieder ▪ Keine gesetzlichen Vorgaben ▪ Mindestens 2 Personen, bei Ausschüssen mit Beschlusskompetenz mind. 3 Mitglieder ▪ bei mitbestimmten Gesellschaften keine paritätische Besetzung d. Ausschüsse erforderlich, aber angemessene Repräsentierung d. Arbeitnehmervertreter 19.11.2023 29 3.2.7 Die innere Organisation 3.2.7.2 Ausschüsse des Aufsichtsrats Präsidialausschuss / Personalausschuss Nominierungsausschuss Vergütungskontrollausschuss Risikoausschuss Prüfungsausschuss Neu Nachhaltigkeits (ESG) Ausschuss Vermittlungsausschuss Ad-hoc Ausschuss Anmerkung: Zweifarbig unterlegte Ausschüsse haben eine gesetzliche Grundlage 19.11.2023 30