Manual de Procesos para la Gestión de Suministro de Medicamentos PDF

MANUAL DE PROCESOS PARA LA GESTIÓN DE SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS MODELO DE GESTIÓN DE SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS MODELO DE GESTIÓN DE SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS Procesos productivos SELECCIÓN Pilar fundamental. Elección de los medicamentos esenciales teniendo en cuenta su pertinencia para l...

MANUAL DE PROCESOS PARA LA GESTIÓN DE SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS MODELO DE GESTIÓN DE SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS MODELO DE GESTIÓN DE SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS Procesos productivos SELECCIÓN Pilar fundamental. Elección de los medicamentos esenciales teniendo en cuenta su pertinencia para la salud pública. análisis de la eficacia y la seguridad para satisfacer las necesidades prioritarias en base al perfil epidemiológico local. Cuadro Nacional de Medicamentos Básicos (CNMB) Comité de Fármacoterapia Lista de Medicamentos Esenciales del Área (LMEA) o del Hospital (LMEH). Medicamentos esenciales OMS Pertinencia para la salud pública Pruebas de su eficacia y seguridad Eficacia comparativa en relación a su costo. Deben estar disponibles en los sistemas de salud en todo momento En cantidades suficientes En la presentación farmacéutica adecuada Con las garantías de calidad e información. Procesos productivos PROGRAMACIÓN Nivel local Estimación de las necesidades de medicamentos para el grupo poblacional de cobertura de las Unidades Operativas (Áreas de Salud u Hospital) para un período determinado (generalmente un año). En base a la Lista de Medicamentos Esenciales definida para el Área u Hospital. Forma farmacéutica a adquirir de acuerdo a los grupos etáreos y según el perfil epidemiológico. Procesos productivos PROGRAMACIÓN Nivel nacional. La realiza cada programa (Programas de Salud Pública). Requerimientos para cada grupo de atención prioritaria. De acuerdo a los protocolos de atención oficiales y vigentes. Tomando en consideración la cobertura a nivel nacional. Especificando la forma farmacéutica a adquirir. Procesos productivos ADQUISICIÓN Se inicia con la planificación Comprende la formulación de políticas y objetivos de adquisición la determinación de funciones la elaboración de planes y periodicidad de compra cuantificación de necesidades ajustada para evitar la ruptura de las existencias de algunos medicamentos y la acumulación de otros la utilización de variables como stocks máximos y mínimos punto de reposición y cantidad a comprar aplicando técnicas de priorización elaboración de especificaciones técnicas para la adquisición Procesos productivos ADQUISICIÓN Posteriormente la adjudicación De acuerdo al proceso de compras públicas establecido en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública. Por último se realiza la evaluación la adquisición Del cumplimiento Frente a lo programado Los resultados disponibilidad de medicamentos Precios de adquisición en relación a precios de referencia Oportunidad, calidad y servicio prestado por los proveedores. Procesos productivos ALMACENAMIENTO Es el proceso implementado para precautelar la conservación de los medicamentos Bajo las condiciones establecidas por el fabricante, de manera que se garantice su efectividad a la hora de ser utilizados por las personas. Involucra actividades para garantizar la custodia y control de los inventarios. Procesos productivos DISTRIBUCIÓN Es un proceso fundamental dentro de la gestión de suministro de medicamentos siendo importante la oportunidad en la entrega y cumplimiento de las especificaciones del pedido, como aspectos que facilitan los procesos administrativos y que permiten ingresar los productos. A nivel nacional: Se debe realizar a petición de las Unidades Operativas en función de su perfil epidemiológico y sus necesidades A nivel local: A nivel local se da en dos momentos: distribución externa y distribución intrahospitalaria Procesos productivos DISTRIBUCIÓN A nivel local: Distribución externa Traslado desde la bodega de la Jefatura de Área a las farmacias y botiquines de las Unidades Operativas. Distribución interna Traslado de medicamentos dentro del establecimiento de salud desde la farmacia hacia los servicios de hospitalización Emergencia Coches de paro Requiere que se garanticen las condiciones técnicas adecuadas para el transporte. La distribución intrahospitalaria es por dosis unitaria o dosis diaria Permite mayor eficiencia y control en el manejo de medicamentos en pacientes hospitalizados; este sistema es el más seguro para el paciente, el más eficiente desde el punto de vista económico, y a la vez es el método que utiliza más efectivamente los recursos profesionales. Procesos productivos DISPENSACIÓN INFORMADA La interpretación correcta de una receta La entrega oportuna del medicamento correcto Al paciente indicado En el momento apropiado Acompañado de la información y seguimiento para su buen uso. La dispensación informada hace parte de las estrategias de promoción del uso racional. Uso racional de medicamentos (URM) Prescripción del medicamento apropiado Disponible a un precio asequible Correctamente dispensado Administrado a la dosis y durante el tiempo adecuado El medicamento más indicado para su situación clínica Con la pauta terapéutica más adecuada Durante el tiempo que sea necesario Menor costo posible URM compromete al personal de salud, la población, medios de comunicación entre otros. Programa de farmacovigilancia URM USO RACIONAL DE PROGRAMA DE MEDICAMENTOS FARMACOVIGILANCIA Identificación Cuantificación De los riesgos asociados Evaluación a los medicamentos Prevención FUNCIONES RELACIONADA A LA GESTION DE SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS EN LOS DIFERENTES NIVELES NIVEL NACIONAL Apoyar técnicamente en el desarrollo de la política nacional de medicamentos. Desarrollar estrategias para garantizar la disponibilidad y acceso a medicamentos esenciales, de calidad, seguros y eficaces en las Unidades de Salud del MSP. Implementar un Sistema Único de Gestión del Suministro de Medicamentos a nivel nacional. Participar en el desarrollo de un Sistema de Información de la gestión de suministro de medicamentos. Desarrollar herramientas para el monitoreo y evaluación de la gestión de suministro de medicamentos. Apoyar técnicamente la actualización del Cuadro Nacional de Medicamentos Básicos la que contiene la Lista Nacional de Medicamentos Esenciales. FUNCIONES RELACIONADA A LA GESTION DE SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS EN LOS DIFERENTES NIVELES NIVEL NACIONAL Elaborar los reglamentos, normas y demás disposiciones requeridas para el buen funcionamiento de la gestión de suministro de medicamentos en las Unidades Operativas del MSP, con elementos que garanticen el acceso y la disponibilidad a medicamentos de calidad, seguros y eficaces. Elaborar la lista de precios referenciales para la adquisición de medicamentos a nivel nacional. Elaborar las normas técnicas para suministro de medicamentos para los programas de salud pública: VIH-SIDA, Tuberculosis, Micronutrientes, Leishmaniasis y otras prioritarias. Elaborar bases de datos de proveedores de medicamentos con certificado sanitario de provisión de medicamentos. Recibir, analizar, y tramitar las solicitudes de inclusión o exclusión de medicamentos en el CNMB presentados por las Áreas de Salud y Hospitales. FUNCIONES RELACIONADA A LA GESTION DE SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS EN LOS DIFERENTES NIVELES NIVEL NACIONAL Elaborar y difundir el manual de gestión de suministro de medicamentos a nivel nacional. Desarrollar el proceso de certificación sanitaria para la provisión de medicamentos. Coordinar el desarrollo de actividades para la detección y reporte de reacciones adversas e interacciones medicamentosas, de acuerdo a las directrices específicas del Programa Nacional de Farmacovigilancia. Revisar y consolidar anualmente la información sobre consumo de medicamentos por provincias, así como la consolidación y análisis de la estimación de necesidades. Asesorar y controlar la aplicación y el cumplimiento de las disposiciones legales, que regulan el funcionamiento y organización de la gestión de suministro de medicamentos. Desarrollar programas de capacitación / formación dirigidos al equipo de salud y a la comunidad sobre uso racional de medicamentos. FUNCIONES RELACIONADA A LA GESTION DE SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS EN LOS DIFERENTES NIVELES NIVEL PROVINCIAL Elaborar el Plan provincial para la gestión de suministro de medicamentos. Desarrollar el Plan provincial de monitoreo, evaluación y mejoramiento de los procesos de gestión de suministro de medicamentos. Promover y coordinar el funcionamiento de los Comités de Fármacoterapia a nivel provincial. Apoyar técnicamente a las Áreas de Salud y Hospitales a fin de fortalecer la gestión de suministro de medicamentos de su provincia. Difundir los reglamentos, normas y otras disposiciones legales que deben cumplir los establecimientos farmacéuticos de las Unidades Operativas del MSP y vigilar el cumplimiento FUNCIONES RELACIONADA A LA GESTION DE SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS EN LOS DIFERENTES NIVELES NIVEL PROVINCIAL Elaborar la lista provincial de precios referenciales para la adquisición de medicamentos. Consolidar anualmente la información relacionada con la estimación de necesidades, incluyendo la de los de Programas de Salud Pública requeridos por las diferentes Áreas de Salud y Hospitales de la provincia. Consolidar la información de los Planes Anuales de Compras de las Áreas de Salud y Hospitales de la provincia. Recibir, consolidar y tramitar las solicitudes de modificación al CNMB, presentadas por los Comités de Fármacoterapia de las Áreas y Hospitales de la provincia de acuerdo a lo establecido en el procedimiento específico. Consolidar los informes mensuales de consumo de medicamentos de los Áreas de Salud y Hospitales de la provincia. FUNCIONES RELACIONADA A LA GESTION DE SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS EN LOS DIFERENTES NIVELES NIVEL PROVINCIAL Difundir y supervisar la aplicación del CNMB en los procesos de gestión de suministro. Asesorar a las Áreas de Salud y Hospitales la implementación de la distribución por dosis unitaria o dosis diaria. Desarrollar programas provinciales de capacitación dirigidos al equipo de salud, sobre uso racional de medicamentos. Analizar la información reportada sobre reacciones adversas e interacciones de medicamentos como parte de las acciones de Fármacovigilancia y reportar al Programa Nacional de Fármacovigilancia. Remitir cuatrimestralmente a nivel nacional, los resultados de los indicadores establecidos en el manual de procesos para gestión de medicamentos para la provincia, determinados en el Anexo N° 2, de acuerdo a las funciones que compete a este nivel. FUNCIONES RELACIONADA A LA GESTION DE SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS EN LOS DIFERENTES NIVELES NIVEL LOCAL Cumplir y hacer cumplir, los reglamentos, normas y demás disposiciones que regulan la organización y el funcionamiento de la gestión del suministro de medicamentos en los servicios farmacéuticos de las Unidades Operativas y del Hospital. Elaborar el plan del Área u Hospital para el suministro de medicamentos. Garantizar el funcionamiento de los Comité de Fármacoterapia del Área u Hospital. Elaborar la Lista de Medicamentos Esenciales del Área (LMEA) o del Hospital (LMEH), en base al perfil epidemiológico, observando el Cuadro Nacional de Medicamentos Básicos (CNMB), los protocolos oficiales vigentes y el nivel de complejidad de los servicios de salud. Aplicar el manual de procesos para la gestión de suministro de medicamentos. FUNCIONES RELACIONADA A LA GESTION DE SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS EN LOS DIFERENTES NIVELES NIVEL LOCAL Realizar la programación y estimación de necesidades de acuerdo al instructivo elaborado para el efecto. Elaborar el Plan Anual de Compras (PAC) de medicamentos de acuerdo a las disposiciones legales. Enviar a nivel provincial las solicitudes de modificación del Cuadro Nacional de Medicamentos Básicos propuestas por el Comité de Fármacoterapia, con la justificación técnica necesaria. Programar la distribución externa de medicamentos a las Unidades Operativas correspondientes, a fin de que se garantice la disponibilidad oportuna de los medicamentos esenciales requeridos. Implementar mecanismos de distribución interna e intrahospitalaria de los medicamentos. Elaborar informes mensuales de consumo de los medicamentos. FUNCIONES RELACIONADA A LA GESTION DE SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS EN LOS DIFERENTES NIVELES NIVEL LOCAL Elaborar informes de recepción de los medicamentos adquiridos. Garantizar las condiciones más adecuadas de almacenamiento de los medicamentos de acuerdo a los requerimientos de cada uno de ellos. Realizar seguimiento a los proveedores de medicamentos y elaborar los informes respectivos. Elaborar programas y campañas de capacitación dirigidos al equipo de salud, pacientes y comunidad sobre uso racional de medicamentos. Elaborar reportes de eventos adversos e interacciones medicamentosas de acuerdo a las directrices del Programa Nacional de Farmacovigilancia, y remitir a la coordinación regional de la gestión de medicamentos. Elaborar reportes de evaluaciones periódicas de los subprocesos de la gestión de suministro de medicamentos, mediante la aplicación de los indicadores establecidos en este manual y otros que se determinen Adquisición a nivel central Adquisición a nivel central Adquisición a nivel local  Adquisición a nivel local  Adquisición a nivel local  Adquisición a nivel local- hospital Adquisición a nivel local- hospital Adquisición a nivel local- hospital Programación de necesidades de medicamentos Métodos de consumo Consumo histórico De acuerdo al perfil epidemiológico o morbilidad En base a la población Programación de necesidades de medicamentos Método de consumo Se origina en la “experiencia” acumulada Se prepara una lista de todos los medicamentos elegibles para la compra y se recurre a los registros de inventario más exactos del consumo anteriormente registrados Uno de los más utilizados Programación de necesidades de medicamentos Método acuerdo al perfil epidemiológico o morbilidad Se maneja los datos sobre el uso de los servicios de salud por los pacientes y estadísticas de morbilidad para proyectar las necesidades de medicamentos, basadas en esquemas de tratamientos estándar de las enfermedades. Es el más recomendado Considera las necesidades epidemiológicas de la población Programación de necesidades de medicamentos Método en base a la población Se estiman los medicamentos para una población determinada Este método se aplica cuando no se tiene datos reales de los cuales partir Se toma como referencia otros similares. Programación de necesidades de medicamentos  Perfil epidemiológico con códigos CIE-10 Agrupado por edades a fin de que en la cuantificación de los medicamentos se consideren las formas farmacéuticas de los Método del medicamentos. perfil Y de acuerdo al formato Morbilidad según porcentaje de epidemiológico casos Se multiplica el número de casos por las unidades de los medicamentos elegidos; para las enfermedades crónicas como diabetes, hipertensión entre otras, el cálculo se hace para un mes de tratamiento  Finalmente el Comité de Fámacoterapia define la lista de medicamentos esenciales en una sola lista, estimando el presupuesto necesario con precios referenciales Método del Se priorizará la adquisición de medicamentos perfil aplicando los métodos VEN y/o ABC epidemioló gico Se determina el stock máximo y mínimo requerido para precautelar la disponibilidad permanente de medicamentos esenciales. Dificultades En los partes diarios, con frecuencia los prescriptores no registran exactamente las patologías según el CIE10; se usan abreviaturas, signos y síntomas lo cual no refleja datos reales de la morbilidad y por tanto la programación de necesidades de medicamentos, se verá afectada. En algunas unidades de salud, el personal de estadística no tiene la formación necesaria para la elaboración correcta del perfil epidemiológico. Los prescriptores no se ajustan a los esquemas de tratamiento estandarizados, sino a sus tratamientos habituales. Aspectos que pueden afectar la programación Prescripción fuera del Cuadro Nacional de Medicamentos Básicos, o fuera de la Lista de Medicamentos Esenciales determinada. Recepción de donaciones no solicitadas o no acordes al perfil epidemiológico local. Sistemas de Información no confiables. Métodos de priorización Generalmente las necesidades de medicamentos superan el presupuesto asignado Los métodos de priorización VEN y ABC ayudan a encuadrar las necesidades dentro del presupuesto en forma racional Método VEN constituye una forma de priorizar las adquisiciones considerando el nivel de importancia terapéutico V (VITALES) medicamentos para salvar vidas, no puede faltar por ningún concepto. Ejemplo: el suero antiofídico es vital para las zonas con incidencia de mordeduras de serpientes, sin embargo, en zonas donde no existe la posibilidad de dicha patología, pierde esta prioridad. E (ESENCIALES) sirven para tratar el mayor porcentaje de patologías que afectan a una población. Ejemplo: paracetamol, amoxicilina, cotrimoxazol, metronidazol, etc. N (NO ESENCIALES) es decir para enfermedades menores o auto limitadas. Ejemplo: vitaminas, cardiotónicos, psiquiátricos. Métodos de priorización Método ABC Disminuir costos y niveles de inventario mediante compras más frecuentes de los medicamentos del grupo A Buscar reducción de costos, buscando proveedores especialmente para los medicamentos del grupo A Profesionalizar recursos humanos a fin de que se administre eficientemente el inventario del grupo A. Determinación Tipos de stocks: Stock mínimo: de stock Corresponde a la cantidad mínima que debe haber en la bodega de cada medicamento, a máximo y stock partir del cual se realiza el siguiente pedido. Stock de seguridad: mínimo Se mantiene para satisfacer un requerimiento especial que no haya sido considerado en la demanda prevista Tiene por objetivo reducir al máximo la posibilidad de rupturas de stocks Se recomienda que no sea mayor del 20% del total. (Se aconseja para los medicamentos vitales y esenciales considerando costos). Stock máximo: Corresponde al máximo nivel de stock o medicamento para un período determinado que puede almacenar una unidad de salud. Cálculos STOCK MINIMO (sm) sm = Consumo promedio mensual x periodo de reposición (en meses)/30días Un medicamento x se consume aproximadamente 300 tabletas mensuales. El tiempo de reposición es anual. ¿Cuál sería el stock mínimo para este medicamento? Ej. sm= 300 x 12/30 sm= 3600/30 sm= 120 Cálculos PROMEDIO DE CONSUMO MENSUAL (pcm) pcm = cantidad consumida en un período determinado (seis meses o un año) dividido para el número de meses del período elegido (seis o doce). Ej. pcm= 7000/12 pcm= 583 Cálculos Cálculos El guardalmacén detecta al revisar el kárdex que el 20 de Noviembre sería necesario adquirir Paracetamol tabletas de 500mg. Informa al Comité de Fámacoterapia, teniendo un consumo en los últimos seis meses de: 64, 115, 101, 65, 126, 111. El director de la unidad hace el pedido al laboratorio NN el 25 de Noviembre, y el laboratorio envía el pedido el 4 de Diciembre, cuando el guardalmacén realiza la correspondiente recepción. Cálculo del pcm = 64+115+101+65+126+111/6 Cálculo del pcm = 97 Período de reposición = 16 Tiempo desde que el guardalmacén notifica hasta que se hace el pedido= 6 Tiempo que demora el Laboratorio en enviar el pedido= 10 sm = 97*16/30 sm = 52 Cálculos STOCK DE SEGURIDAD (Ss) Siguiendo el ejemplo y aplicando el porcentaje recomendado correspondería a cada mes el 1,6% que por facilidad lo haremos por 1,5% Ss = 97 x 1,5 = 145 este sería el momento de empezar con los trámites del nuevo pedido de la cantidad restante Cálculos STOCK MÁXIMO (SM) SM = promedio de consumo mensual (pcm) x período (por ejemplo para 3 meses) SM = 97 x 3= 292 Gestión de medicamentos Gestión de medicamentos