Unidad 1. La Comunicación en la Empresa _ Aula MetrodoraFP

Unidad 1. La comunicación en la empresa Sitio: Aula MetrodoraFP Imprimido VICTORIA JORDÁN ALLUÉ Curso: Relaciones en el equipo de trabajo por: Unidad 1. La comunicación en la martes, 14 de...

Unidad 1. La comunicación en la empresa Sitio: Aula MetrodoraFP Imprimido VICTORIA JORDÁN ALLUÉ Curso: Relaciones en el equipo de trabajo por: Unidad 1. La comunicación en la martes, 14 de enero de 2025, Libro: Día: empresa 19:59  Tabla de contenidos 1. INTRODUCCIÓN 2. OBJETIVOS 3. ¿QUÉ ES LA COMUNICACIÓN? 3.1. ¿CUÁLES SON LOS ELEMENTOS DE LA COMUNICACIÓN? 3.2. TIPOS DE COMUNICACIÓN 4. HABILIDADES COMUNICATIVAS 5. ESTILOS DE COMUNICACIÓN 5.1. ESTILO DE COMUNICACIÓN PASIVO 5.2. ESTILO DE COMUNICACIÓN AGRESIVO 5.3. ESTILO DE COMUNICACIÓN ASERTIVO 6. RESUMEN DE LA UNIDAD 7. BIBLIOGRAFÍA  1. INTRODUCCIÓN La comunicación es el elemento esencial de las relaciones humanas, se trata del eje central de todo proceso colaborativo. Saber comunicar es una de las habilidades más demandadas por el mercado laboral. Ser conciso, preciso, claro y asertivo a la hora de comunicarse en el trabajo es una cualidad valorada por los compañeros y por los superiores, ya que permite que las ideas sean transmitidas correctamente, propiciando un buen ambiente laboral y el cumplimiento de objetivos. Actualmente, la alta competencia laboral exige a los trabajadores estar en constante aprendizaje, lo cual requiere en desarrollo de una buenas competencias transversales, una de las más importantes es saber comunicar, resulta esencial para acceder a más opciones laborales y desarrollarse profesionalmente. La importancia de la comunicación es fundamental en todas las actividades de la empresa, por lo que es necesario perfeccionarse en el área. Una buena comunicación, tanto verbal como no verbal, tiene impacto tanto a nivel personal como en los equipos de trabajo, además, contribuye y fomenta un buen clima organizacional, algo que se relaciona directamente con la productividad laboral. Por lo tanto, en términos generales, un buen manejo de la comunicación oral y escrita contribuye positivamente en la valoración de un profesional, ampliando sus opciones en el mercado laboral.  2. OBJETIVOS Comprender el concepto de comunicación. Identificar los diferentes tipos de comunicación. Conocer e identificar correctamente los elementos de la comunicación. Saber seleccionar el estilo de comunicación más adecuado en cada momento. Ser capaz de comunicarse asertivamente.  3. ¿QUÉ ES LA COMUNICACIÓN? Según el diccionario de la RAE, comunicar es “Hacer a una persona partícipe de lo que se tiene. Descubrir, manifestar o hacer saber a alguien algo. Conversar, tratar con alguien de palabra o por escrito. Transmitir señales mediante un código común al emisor y al receptor. Las habilidades comunicativas son aquellas que nos permiten transmitir el mensaje que deseamos enviar a otras personas de manera efectiva, exacta. Nos permiten llegar a otras personas. Se trata de generar una comunicación eficaz en la que un emisor, emite un mensaje que el receptor recibe, mediante un mismo código y a través de un canal de comunicación.  3.1. ¿CUÁLES SON LOS ELEMENTOS DE LA COMUNICACIÓN? Los elementos de la comunicación son todos los factores que intervienen en el proceso de envío y recepción de un mensaje. Emisor. Receptor. Código. Mensaje. Canal de comunicación. Ruido. Contexto. Retroalimentación. Cada uno de estos elementos del proceso comunicativo aporta un valor que, dependiendo de la circunstancia, ayuda a mejorar o a distorsionar la comunicación. Emisor El emisor es el punto de partida del proceso de comunicación, es quien emite el mensaje. Para que la comunicación sea efectiva, el emisor tiene que utilizar los mismos canales y códigos comunicacionales que el receptor; de lo contrario, el proceso no culminará exitosamente. Aunque se entiende que el emisor es quien tiene la intención de comunicar algo, se trata de un rol flexible. Emisor y receptor pueden intercambiar sus papeles de forma que el emisor se convierte en receptor cuando recibe la respuesta al mensaje. Ejemplos de emisor son: La persona que realiza una llamada telefónica para iniciar una conversación con otra. Alguien que escribe un correo electrónico. El ponente de una conferencia. Receptor El receptor es quien recibe el mensaje del emisor. Su sol puede ser voluntario o involuntario, ya que puede estar participando activamente en el proceso comunicativo, o ser un actor incidental, por escuchar una conversación de otras personas o recibir un mensaje que no era para él. En ese sentido, el receptor puede recibir el mensaje y no responder. Pero si lo responde, deja de ser receptor para convertirse en emisor, ya que su rol ahora implica enviar un mensaje. Una vez más, emisor y receptor intercambian sus papeles. Ejemplos de receptor serían: Quien recibe la llamada y escucha el mensaje del emisor. La persona que recibe el correo electrónico. El público que asiste a la conferencia. Código o lenguaje El código, o lenguaje, es el conjunto de signos con el que se transmite un mensaje. Existen dos tipos de códigos: Lingüísticos, que a su vez pueden ser orales, escritos o por gestos o señas. Un código lingüístico oral sería la lengua o idioma en el que se habla, el escrito está conformado por signos que requieren habilidades de lectura y escritura. El código lingüístico por señas se refiere al sistema utilizado por personas con discapacidad vocal y auditiva. No lingüísticos, son signos de carácter universal como las señales de tráfico, la de salida de emergencia o la de prohibido fumar. Ejemplo de códigos son: El idioma que usan dos personas para conversar en una llamada. El lenguaje escrito (también en un determinado idioma) en el correo electrónico. El idioma y los gestos de la persona que da la conferencia. Mensaje El mensaje es el contenido que el emisor quiere transmitir al receptor. Está compuesto por una combinación de signos o símbolos, que transmiten un concepto, idea o información, y que son familiares tanto para el emisor como para el receptor. Sin embargo, la decodificación del mensaje depende directamente del resto de los elementos de la comunicación. Si el mensaje es enviado en un código o a través de un canal que solo es familiar para el emisor, será interpretado de forma completamente distinta por el receptor. Por lo tanto, se entiende el mensaje como una información o contenido concreto, ya que su significado e interpretación dependen de múltiples variables. Ejemplo de mensajes serían: El motivo por el cual está llamando el emisor (para dar una noticia, hacer una invitación, un reclamo, etc.). La información contenida en el correo electrónico (solicitud de información, gestión administrativa, etc.).  Las ideas expuestas en torno al tema de la conferencia (si la conferencia es sobre la lucha contra el cambio climático, el mensaje podrían ser las pautas y soluciones para combatirlo). Canal de comunicación El canal de comunicación es el medio físico por donde se transmite el mensaje del emisor hacia el receptor. El aire es el medio físico más común de comunicación, es esencial para generar los sonidos del lenguaje verbal oral. Pero también lo son el teléfono, el celular, el correo electrónico, la voz, entre otros. Ejemplos de canal de comunicación serían: Los teléfonos del emisor y el receptor, que permiten la comunicación entre ambos. Los ordenadores o dispositivos en los que escribir y leer el correo electrónico. El aire a través del que llega la voz del conferenciante. Ruido El ruido es toda señal que distorsiona el mensaje original que el emisor quiere transmitir. El ruido puede ser ambiental (sonidos que interfieren en la comunicación), del canal (fallas de cobertura), del emisor (uso de código desconocido para el receptor), del mensaje o del receptor. Es importante saber reconocer de dónde viene el ruido en la comunicación para poder disminuirlo o eliminarlo y crear un proceso de comunicación claro y efectivo. Ejemplo de ruido pueden ser: Que el emisor utilice palabras o frases en inglés, y que el receptor desconozca el idioma. Esto va a generar una distorsión en la conversación. Una conexión a la red inestable que dificulte la visualización del correo por parte del receptor. Personas del público hablando e impidiendo que otras personas escuchen la conferencia. Retroalimentación La retroalimentación, o feedback, es un mecanismo de control de la validez del mensaje por parte del emisor. Como la comunicación es un proceso bidireccional, y tanto emisor como receptor están cambiando sus roles constantemente, la retroalimentación sirve para determinar la efectividad de los mensajes enviados por el emisor. De esta forma, quien emite el mensaje puede comprobar si fue recibido e interpretado de forma adecuada. Ejemplos de retroalimentación serían: Un intercambio de preguntas y respuestas entre el emisor y el receptor. Como sus roles cambian continuamente mientras dura el proceso comunicativo, hay una retroalimentación. La respuesta al correo inicial obteniendo la información solicitada o la resolución del trámite. Una ronda de preguntas al final de la conferencia. Contexto Es la situación en la cual se genera el proceso comunicativo. Incluye factores emocionales, sociales, circunstanciales, etc. y puede tener una influencia en el intercambio de ideas. Ejemplo de contexto pueden ser: Intentar mantener una conversación telefónica durante una fiesta. En este caso, el contexto (la fiesta) puede ser, a su vez, un factor de distorsión o ruido en la comunicación si impide que el proceso se lleve a cabo de forma eficaz. Si enviamos el correo electrónico durante la jornada laboral, el contexto sería la oficina o el lugar de trabajo y la hora a la que lo escribimos. En el caso de la conferencia, sería el salón de actos en el que se desarrolla y el momento presente de emergencia climática.  3.2. TIPOS DE COMUNICACIÓN Comunicación vertical y horizontal Cuando se habla de comunicación vertical y horizontal se centra la atención en la dirección que recorre el mensaje dentro de la empresa. Pongamos atención ahora a la comunicación vertical dónde vamos a encontrar también dos subapartados. Comunicación vertical ascendente Este tipo de comunicación comienzo en los empleados y llega hasta la dirección, es decir asciende hasta los directivos. Normalmente se transmiten problemas y quejas del personal hacia la dirección, pueden realizarse en forma de sugerencias o mediante otros formatos establecidos por cada empresa. En ocasiones es la propia empresa la que crea encuestas de opinión y satisfacción a sus empleados, de igual manera, este tipo de comunicación también puede establecerse mediante reuniones periódicas que establezca la Dirección con sus empleados. Comunicación vertical descendente La comunicación vertical descendente es lo opuesto al anterior. La comunicación fluye desde la dirección o los mandos altos de una empresa hasta cada uno de los empleados de niveles inferiores. Puede utilizarse para dar instrucciones de trabajo a los empleados o para informar sobre aspectos de la política y objetivos de la empresa, así como para dar instrucciones de cómo realizar las labores de cada empleado. También puede utilizarse para dar un mensaje de apoyo o de felicitación a los trabajadores por su buena labor, por eso, no debemos entender este tipo de comunicación como algo negativo en el 100% de los casos. La forma de llevar a cabo este tipo de comunicación puede ser mediante circulares, tablones de anuncios, mensajes emitidos oralmente o publicaciones o circulares que la propia empresa realice de forma periódica para la lectura de sus empleados. Llevado a nuestro terreno, el sanitario, la enfermera supervisora de una unidad de hospitalización, puede mantener reuniones con el resto de personal sanitario de manera periódica para llevar un control del estado de la unidad. También puede emitir información sobre algún caso específico que requiera una atención especial o simplemente para animar al personal sanitario a continuar en la buena labor están desarrollando Comunicación horizontal La comunicación horizontal reproducir entre distintos departamentos empleados de una empresa pero que tienen el mismo nivel jerárquico, por eso se elimina la tensión entre mandos de distintos niveles, por lo que este tipo de comunicación suele ser más personal y más llevadera para los integrantes del proceso comunicativo, es decir los trabajadores de la empresa. En este tipo de comunicación se coordinan actividades que van a ser llevadas a cabo por los distintos trabajadores pertenecientes a los departamentos equivalentes de la empresa. Se utilizan para resolver problemas que surgen dentro de un departamento o que afectan a otros del mismo nivel. Dos unidades de hospitalización pueden reunirse para que el personal de enfermería pueda comunicarse y tomar las decisiones pertinentes que necesiten en cada momento. La manera de realizar este tipo de comunicación es mediante reuniones, comunicado, mediante correo electrónico, mediante llamada telefónica etc. Comunicación formal e informal Otro método de clasificar la comunicación dentro de una empresa es según si esta comunicación se efectúa en la estructura jerárquica o al margen de ella. Comunicación formal En la comunicación formal se pretenden transmitir órdenes o informaciones de una manera estructurada y siguiendo de forma ordenada los niveles jerárquicos previamente establecidos. Comunicación informal En la comunicación informal al no se tiene en consideración los niveles jerárquicos, sino que surge de una manera espontánea, sin tener una estructura tan definida como la comunicación formal, es un proceso comunicativo flexible que surge entre los empleados por el simple hecho de cubrir la necesidad de comunicación inherente al ser humano. En la comunicación informal se pueden tratar cualquier tipo de temas como aquellos relacionados con el trabajo, para resolver dudas, o hacer comentarios acerca de la estructura de la empresa, pero puede para relacionarse de manera más íntima incluso puede darse el caso de que haya una relación de amistad entre los trabajadores y se utilice este sistema para comunicarse. Dentro de la comunicación informal podemos incluir los rumores, estos se producen cuando algún empleado emite un mensaje que puede o no ser cierto sobre otro empleado o sobre el funcionamiento de la empresa. Los rumores suelen iniciarse entre dos personas que tienen una relación más íntima que la habitual entre trabajadores, y por eso, suele extenderse rápidamente por qué se cuenta de manera secreta o íntima. Comunicación verbal y no verbal Comunicación verbal La comunicación verbal también puede dividirse a su vez en dos tipos de comunicación: Comunicación escrita. Se transmite obviamente mediante la escritura o mensajes escritos, por lo tanto, el emisor es la persona que transcribe el mensaje y el receptor la persona que lo lee. Los mensajes quedan registrados, especialmente si son de tipo formal, así en caso de olvido pueden volver a leerse si es necesario, además este tipo de comunicación es una comunicación precisa y que se dirige directamente al tema fundamental. También podemos decir que es una comunicación más lenta y rígida, el contacto suele ser más frío debido a que no hay un cara cara, y el feedback suele retrasarse hasta que se recibe un nuevo mensaje. Comunicación verbal oral. Se transmite mediante la voz, por lo que el emisor emite el mensaje de manera oral y el receptor escucha el mensaje emitido. En este caso los tipos de mensajes pueden ser formales o informales, por lo que este tipo de comunicación no está ligada a una estructura concreta. Los aspectos más positivos de la comunicación oral son que el feedback puede darse de manera inmediata, existe un contacto personal que agiliza y hace más rápido el proceso comunicativo y además podemos aclarar dudas y emitir sugerencias que se nos vayan planteando a lo largo de la conversación. El mensaje no va a quedar registrado ya que ha sido oral, quizá ese aspecto sea la parte negativa de este tipo de comunicación, por lo que puede ser olvidado fácilmente, además puede ser que el receptor del mensaje no comprenda el mensaje de la manera que el emisor quiere o que entienda algo diferente a lo que el emisor intenta explicar. Comunicación no verbal En la comunicación no verbal utilizamos todos aquellos movimientos voluntarios e involuntarios, ademanes y gestos, que modifican intensifican o que contradicen el mensaje oral. En este apartado podemos citar que los signos visuales tales como apariencia, decoración del entorno o habitación en la que nos encontramos, o las señales de seguridad son aspectos relevantes que van a influir en la comunicación no verbal. Este tipo de comunicación puede ser involuntaria y a veces no nos damos cuenta de que forma parte del mensaje y que nuestro interlocutor puede verse afectado directamente por todos estos aspectos de la comunicación no verbal. Nos da mucha información sobre la personalidad o la posición del interlocutor y como hemos dicho anteriormente, pero no contradecir el mensaje que estamos emitiendo de forma oral.  4. HABILIDADES COMUNICATIVAS ¿Cuáles son las cuatro habilidades comunicativas fundamentales? Escucha activa. Se trata no solo de oír y entender a nuestro interlocutor. Es más profunda. Consiste en interactuar con nuestro interlocutor escuchando atentamente lo que dice, observando su tono de voz, su estado de ánimo, el volumen utilizado, los silencios, etc. Empatía. consiste en ponernos en el lugar de nuestro interlocutor y esforzarnos por comprender. Así entenderemos perfectamente cuáles son sus motivaciones, sus deseos, sus expectativas y seremos capaces de reaccionar ante su mensaje. Comunicación no verbal. Cuando emitimos un mensaje verbal utilizamos gestos con nuestro cuerpo que pueden ser voluntarios o involuntarios, que definen nuestras sensaciones ante el mensaje emitido o recibido. Es muy importante nuestra postura, el lenguaje corporal, la expresión facial, el contacto visual, etc. Comunicación verbal. Nuestra forma más habitual de comunicarnos es a través de la palabra. Según el lenguaje que utilicemos nuestro interlocutor tendrá una percepción sobre nosotros, en función de si es técnico, informal, vulgar culto, etc. No sólo importa lo que decimos sino también las expresiones utilizadas, las coletillas, el tono de nuestra voz, los silencios, el énfasis empleado, etc. Tenemos que ser claros, concretos, vocalizar bien, utilizar un tono adecuado de voz, expresiones acertadas y un lenguaje corporal adecuado, para lograr transmitir el mensaje que queremos al técnico de selección. Se trata de cuidar lo que se dice, cómo se dice y los gestos que refuercen lo que se está diciendo. ¿Sabes expresarte adecuadamente? Todas estas habilidades se pueden entrenar y practicar día a día. Eso es lo que haremos a lo largo de todo el curso. Para manejar adecuadamente las habilidades comunicativas debemos: Ser directos: Ve al grano y no te vayas por los cerros de Úbeda. Pon el foco en el mensaje que quieres transmitir para ser eficaz. Lo bueno si breve, dos veces bueno. Practica la escucha activa. No te preocupes tan sólo por lo que digas. Tan importante es saber hablar, como saber escuchar. Respeta tu turno de palabra, sonríe, asiente a tu interlocutor y logra un clima de confianza para crear un canal directo de comunicación. Ser asertivos. La asertividad es la capacidad de saber comunicarse respetando los derechos de los demás y consiguiendo que los demás respeten los tuyos. Si en algo no estás de acuerdo o quieres aportar una visión diferente, hazlo de forma adecuada. El no existe, no digas a todo que sí. Di no respetando las formas y haciendo valer tu manera de pensar, con educación. Darle un enfoque positivo a tus mensajes. Nadie es perfecto y todos nos equivocamos. Debemos ser capaces de tener espíritu crítico con nosotros mismos, tanto en nuestra forma de ser como en lo que hacemos. Es importante percibir nuestras debilidades o lo que no sabemos hacer bien, para ser capaces de plantear acciones de mejora. Ser abiertos de mente. No te obsesiones en defender tu postura de manera inflexible. Cada persona tiene su visión de la vida, sus percepciones y su forma de ver las cosas. En la variedad está el gusto. Valora otros puntos de vista, ya que la apertura de mente da lugar siempre a lograr el entendimiento. Tener paciencia. Todas las personas debemos tener calma, tranquilidad, a la hora de decir las cosas. No se tiene más razón por gritar. Trata a los demás como te gustaría ser tratado.  5. ESTILOS DE COMUNICACIÓN.  5.1. ESTILO DE COMUNICACIÓN PASIVO A los comunicadores pasivos se les complica expresar sus necesidades y batallan para mantenerse firmes a sus creencias. Dudan en decir lo que piensan porque no quieren provocar conflictos. Para sus colegas, los comunicadores pasivos son agradables, incluso tímidos. Signos de la comunicación pasiva: Silencio. Si se le dificulta expresar su opinión, especialmente durante las juntas importantes, podrían ser un comunicador pasivo. Cambia de opinión. Hay que poner atención a las personas que sí expresan su opinión, pero en cuanto alguien lo cuestiona, cambia de opinión. Por ejemplo, un comunicador pasivo puede hacer una sugerencia, pero en cuanto alguien la cuestiona, dice algo del estilo: "Bueno, no importa", o "Estoy de acuerdo con lo que tú digas".  5.2. ESTILO DE COMUNICACIÓN AGRESIVO En el lado opuesto del espectro, los comunicadores agresivos dicen las cosas de manera directa, hasta cortante. En general se les facilita hablar en público y son los que más participan durante las reuniones de grupo. No les cuesta trabajo expresar su opinión. Aunque esto puede ser signo de una buena autoestima, pero si tienes miedo de interactuar con ellos o sientes que no puedes hablar libremente cuando estás con ellos, lo más seguro es que estés tratando con un comunicador agresivo. Signos de la comunicación agresiva Les gusta ser los primeros en contestar una pregunta y suelen interrumpir a la persona que está hablando. Son persistentes y dominantes durante una conversación. Tienen un tono de voz antagonista. Se toman mucho más tiempo que los demás durante las reuniones. No toman en cuenta los sentimientos o las opiniones de los demás y terminan expresando sus propios sentimientos y emociones. Cuestionan las opiniones de los demás sin ninguna consideración.  5.3. ESTILO DE COMUNICACIÓN ASERTIVO Ya vimos los problemas asociados con los estilos de comunicación pasivo, pasivo-agresivo y agresivo. Ahora veamos cuál es el estilo comunicativo ideal: el asertivo. Un comunicador asertivo toma al toro por los cuernos y no se anda con rodeos, se expresa y pone sus límites, pero respetando el de los demás. "Cuando tienes un estilo asertivo, no te da pena pedir lo que necesitas, puedes hablar abiertamente de lo que quieres y te das cuenta cuando alguien se quiere aprovechar de ti," dice la doctora en psicología Cristalle Sese. "Tienes confianza para hacer las cosas y lograr un impacto en tu entorno." Claramente este estilo de comunicación es el más adecuado en el ambiente laboral. En un estudio publicado en la revista científica Employee Relations (relaciones con los empleados en español) se compararon los estilos de comunicación pasivo, agresivo y asertivo de varios gerentes con un total de 400 empleados a cargo. Los investigadores encontraron que los empleados cuyos gerentes tenían un estilo asertivo, se sentían más apoyados. De hecho, el apoyo que percibieron aumentó su satisfacción en cuanto a la comunicación y la autoestima ligada a la empresa. Esto a su vez disminuyó el absentismo y mejoró su rendimiento. Signos del estilo asertivo Resuelven los problemas tan pronto como se presentan en vez de evadirlos y permitir que se hagan más grandes. Demuestran inteligencia emocional, que es la habilidad de reconocer emociones (en ellos mismos y en los demás) y las manejan de manera saludable. Son claros y directos. Están dispuestos a pedir ayuda. Saben escuchar a los demás. Reconocen y validan otros puntos de vista, pero también saben expresar su propia perspectiva.  6. RESUMEN DE LA UNIDAD En esta unidad identificamos el concepto de comunicación, así como los diferentes elementos que intervienen en ella. Posteriormente desarrollamos las habilidades comunicativas y la importancia que estas tienen en el entorno laboral para cualquier empleado, así como su importancia para los empleadores. Por último, vemos los diferentes estilos de comunicación que podemos encontrar, así como su uso más o menos adecuado en cada momento. Especial importancia merece el estilo de comunicación asertivo, ya que es el estilo de comunicación idóneo para el ambiente laboral.  7. BIBLIOGRAFÍA "Elementos de la comunicación". En: Significados.com. Disponible en: https://www.significados.com/elementos-de-la-comunicacion/ Gómez Gras, J. M., Hofstadt Román, C. J. V. (2006). Competencias y habilidades profesionales para universitarios. España: Ediciones Díaz de Santos, S.A.