RELACIONES EN EL ENTORNO DE TRABAJO. Tema 7. PDF

RELACIONES EN EL ENTORNO DE TRABAJO La comunicación en el crecimiento y control de la información en la empresa 7  / 1. Introducción y contextualización práctica 3 / 2. La comunic...

RELACIONES EN EL ENTORNO DE TRABAJO La comunicación en el crecimiento y control de la información en la empresa 7  / 1. Introducción y contextualización práctica 3 / 2. La comunicación y la Información como recursos estratégicos de la empresa 4 2.1. Las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) 4 / 3. La comunicación interna. Sistemas que la optimizan 5 3.1. Sistemas que optimizan la comunicación interna (SI) 5 / 4. Caso práctico 1: “Optimizar la comunicación en la empresa” 6 / 5. Comunicación externa. Proyección y refuerzo 6 5.1. Tipos de comunicación externa 7 5.2. Canales de comunicación externa 7 / 6. El control de la información. Información como función de dirección 8 6.1. El plan de comunicación 8 / 7. Caso práctico 2: “El plan de Carlos sobre la comunicación” 9 / 8. Resumen y resolución del caso práctico de la unidad 9 / 9. Bibliografía 10 © MEDAC 978-84-18983-06-1 Reservados todos los derechos. Queda rigurosamente prohibida, sin la autorización escrita de los titulares del copyright, bajo las sanciones establecidas en las leyes, la reproducción, transmisión y distribución total o parcial de esta obra por cualquier medio o procedimiento, incluidos la reprografía y el tratamiento informático.  Dominar diferentes estrategias para conseguir una buena comunicación. Saber ejecutar ciertas tareas, operaciones o movimientos para comprobar la eficacia de la comunicación. Conocer la importancia de la comunicación, la tecnología y del control de la información. / 1. Introducción y contextualización práctica En este tema, seguiremos trabajando la importancia de la comunicación y la información en las organizaciones, como recurso estratégico de las mismas. También conoceremos los sistemas que permiten la comunicación interna, así como la identidad corporativa interna de las empresas y como se relacionan entre sí sus miembros. Por último, estudiaremos la comunicación externa y la tecnología que se utiliza para dinamizar los procesos de comunicación, además de su control desde la dirección. Escucha el siguiente audio donde planteamos la contextualización práctica de este tema, encontrarás su resolución en el apartado Resumen y Resolución del caso práctico. Fig.1. Escucha y percepción. Audio Intro. “Dirección no adaptada al cambio que frena el crecimiento de la empresa” https://bit.ly/3iETuyF  TEMA 7. LA COMUNICACIÓN EN EL CRECIMIENTO Y CONTROL DE LA INFORMACIÓN EN LA EMPRESA Relaciones en el entorno de trabajo /4 / 2. La comunicación y la Información como recursos estratégicos de la empresa La comunicación, debe ser uno de los recursos estratégicos principales en toda empresa, tanto en el ámbito interno como en el externo. Pero, sin embargo, aún no está explotado al máximo en la mayoría de las empresas. Las empresas desconocen las posibilidades que ofrece la comunicación, solo las grandes ponen atención en elaborar un buen plan de comunicación y darle la importancia que merece a la gestión de la marca, el logo o la identidad visual. Y es que efectivamente, también se comunica a través de la imagen corporativa. Normalmente las pequeñas y medianas empresas, no disponen de un personal especializado en la comunicación, como estrategia, no hay expertos en esta materia, y se suele encargar a los propios trabajadores. También, para la comunicación interna y para la externa es común acudir a agencias de comunicación. 2.1. Las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) Vivimos en un mundo tecnológico y cambiante. Hablar de una buena estrategia de comunicación de las empresas, implica hablar de las Tecnologías de la Información y la Comunicación, también conocidas como (TIC). Las TIC, son todas esas herramientas tecnológicas que las empresas han ido incorporando a su forma de trabajar y a su red de comunicación para conseguir ser más productivas. Por ejemplo: los smartphones, ordenadores de última generación, impresoras láser o aplicaciones como Google son algunas de las TIC más utilizadas en las empresas en los últimos años. Algunas de las ventajas de la incorporación de las TIC a las empresas son: Aumento de la productividad. Fig.2. Invertir en TIC y comunicación en Crecimiento económico. la empresa, es esencial en el crecimiento y cambios que requiere la empresa, para seguir Creación de empleo. en el mercado y obtener beneficios. Por lo tanto, es totalmente recomendable para una empresa actual invertir en TIC y fomentar una buena comunicación interna y externa. Teniendo en cuenta que, para que esto funcione, las empresas deben contar con trabajadores capacitados para aplicar estas innovaciones. Para utilizar eficazmente las TIC, en las empresas se demanda en los trabajadores el desarrollo de las conocidas como `soft skills` que son competencias básicas para recibir y transmitir instrucciones e información. Ejemplos de las soft skills son: escucha activa, inteligencia emocional, trabajo en equipo, positividad y creatividad. Enlaces de interés... En el siguiente enlace encontraras un blog interesante sobre la comunicación en las empresas. https://www.formate.es/blog/ desarrollo-profesional/importancia-de-la-comunicacion-empresarial  TEMA 7. LA COMUNICACIÓN EN EL CRECIMIENTO Y CONTROL DE LA INFORMACIÓN EN LA EMPRESA /5 MEDAC · Instituto Oficial de Formación Profesional / 3. La comunicación interna. Sistemas que la optimizan La comunicación interna, es vital para el funcionamiento de una organización, también conocida como comunicación organizacional, trata de promover una buena gestión de las relaciones sociales producidas entre los trabajadores de una empresa. Es además, una herramienta esencial para que todo el equipo comparta los objetivos, valores e identidad de la empresa. Sabías que... Con una correcta comunicación corporativa, el personal interno conoce mejor la empresa, que hará hacer entender y llegar los valores de la entidad a los clientes/compradores, como parte esencial y de primera mano conocedora de la organización. Algunas de las funciones de la comunicación interna en la empresa son: Motivar a los trabajadores y aumentar la productividad. Aumentar el sentimiento de pertenencia. Fomentar el trabajo en grupo y mejorar las relaciones entre los trabajadores. Mantener la cohesión grupal. La comunicación interna en la empresa, genera efecto en la imagen de la empresa, en su reputación y por tanto en el crecimiento de la empresa. Por parte de la dirección, debe haber: Compromiso de transparencia, fluir la información clara y directa. Aprovechar las oportunidades tecnológicas, como las estrategias digitales, como WhatsApp o redes sociales. Ser flexibles, es decir, no ejercer una política conservadora que estanque su avance. Se considera reputación, todas las acciones realizadas por la empresa, tanto en el pasado, como en el presente inmediato de la empresa, las cuales van a otorgar a la empresa de un status en el mercado, y podrán enfocarse a unos clientes determinados.La reputación suele está muy unida a la publicidad y el marketing de la empresa, hay que cuidar esta reputación a través de una buena comunicación, pues un fallo puede quedar marcado para siempre. 3.1. Sistemas que optimizan la comunicación interna (SI) Los sistemas de información de la empresa (SI), son aquellos procesos que se encargan de recoger, almacenar y gestionar toda la información que circula dentro de la empresa para lograr que esta ayude al buen funcionamiento de la organización y facilitar información para que los trabajadores puedan llevar a cabo su tarea. Dentro de estas herramientas podemos nombrar: Manual corporativo. Canales de comunicación (newslettwer, messenger interno, WhatsApp, redes sociales…). Buzón de sugerencias. Tablón de anuncios. Fig.3. Sistemas que optimizan la comunicación interna.  TEMA 7. LA COMUNICACIÓN EN EL CRECIMIENTO Y CONTROL DE LA INFORMACIÓN EN LA EMPRESA Relaciones en el entorno de trabajo /6 Entre las funciones del Sistema de Información nos encontramos: Recolección de datos e información. Almacenamiento seguro de los mismos. Tratamiento y correcta distribución de estos datos. Audio 1. “Tipos de sistemas de información” https://bit.ly/3pPllhg / 4. Caso práctico 1: “Optimizar la comunicación en la empresa” Planteamiento: Amador trabaja en una empresa del sector de la salud, el lunes llegó a trabajar y dado que ya terminó todas sus tareas la semana pasada, resulta que no tenía nada pendiente por hacer, por lo que decidió, ordenar un poco su mesa. A mitad de mañana ha recibido una llamada del departamento de cobros indicando que hay un recibo muy importante que se tenía que pagar a las 10:00 am, y qué debido al retraso en el pago, Amador deberá asumir el recargo. Amador comprueba y no dispone, ni si quiera de los datos del pago que la empresa debía realizar, nadie le informó de esa tarea prioritaria a realizar en esa mañana. Nudo: Evidentemente algo ha sucedido en esta empresa para que no se realice el pago a tiempo. Vamos a comprobar que ha pasado. Desenlace: En este caso práctico vemos como dentro de una empresa pueden surgir problemas de comunicación interna. El trabajador en este caso, no tenía constancia de que hubiera que hacer ningún pago, por lo tanto, podemos indicar que ha habido un fallo en la comunicación interna de la empresa. Esto puede provocar problemas como la ruptura de la cohesión del grupo. Seguramente Amador esté enfadado el resto del día y el trato con los compañeros no será todo lo bueno que debería. Esta mala comunicación interna puede además afectar a la reputación de la empresa, pues el retraso en el pago afectará en, como el resto de empresas/ colaboradores, confían en recibir lo acordado. Finalmente recomendaremos a la empresa tener un buen sistema de información interno (SI) para controlar que toda la información esté disponible para los trabajadores cuando sea necesaria, con transparencia, flexibilidad, y en el momento oportuno. Fig.4. Sistema de información interno. / 5. Comunicación externa. Proyección y refuerzo La comunicación externa de una empresa, es aquella que la organización lanza al exterior, buscando relacionarse con otras empresas, administraciones públicas o con los propios clientes. Está comunicación externa, es importante para la consecución de objetivos, para la venta del producto y para generar una buena imagen corporativa.  TEMA 7. LA COMUNICACIÓN EN EL CRECIMIENTO Y CONTROL DE LA INFORMACIÓN EN LA EMPRESA /7 MEDAC · Instituto Oficial de Formación Profesional Son ejemplos de comunicación externa, el marketing y publicidad, la organización de eventos, la asistencia a ferias del sector de la empresa o un catálogo de productos. La comunicación acerca del producto de la empresa ocupa un lugar igual de importante que la comunicación empresarial interna. Aporta una proyección de imagen corporativa y un refuerzo de la reputación. 5.1. Tipos de comunicación externa Vamos a centrarnos en la clasificación más básica de este tipo de comunicación, pues dentro de cada grupo pueden hacer varias clasificaciones más. A. Operativa: Es aquella comunicación externa que se hace de manera forzosa para que la empresa pueda llevar a cabo su actividad. Serán comunicaciones con proveedores y trámites obligatorios con la administración pública. B. Estratégica: Esta comunicación es importante para competir con el resto de empresas y adaptarse lo mejor posible a los cambios legislativos que se produzcan. C. Notoriedad: Esta comunicación, se lleva a cabo para hacer notar el producto de la empresa en el mercado. La publicidad, promociones y patrocinio son ejemplos de este tipo de comunicación. 5.2. Canales de comunicación externa Las vías para llevar a cabo la comunicación externa son varias y además están se van actualizando con la aparición de las nuevas tecnologías. Tres ejemplos de los más importantes son: Página Web: Es imprescindible para dar una buena imagen a los consumidores y se puede añadir todo tipo de información importante. Publicidad: Gran parte de los recursos de la empresa deben destinarse a la publicidad pues es lo que da a conocer el producto a los clientes. Se utilizan nuevos medios como el ‘street market’. Redes Sociales: Es importante escogerlas según el tipo de público al que se dirija la empresa. Fig.5. Comunicación externa. Casos de éxito... En el siguiente enlace puedes observar algunos casos de éxitos del street marketing, como el ejemplo de la empresa ‘Folgers cofee’. http://marketingaanalisis.blogspot.com/2016/03/street-marketing.html Video 1. “Tipos de comunicación formal” https://bit.ly/3xjP7x1  TEMA 7. LA COMUNICACIÓN EN EL CRECIMIENTO Y CONTROL DE LA INFORMACIÓN EN LA EMPRESA Relaciones en el entorno de trabajo /8 / 6. El control de la información. Información como función de dirección La dirección y la toma de decisiones empresarial, se lleva a cabo teniendo en cuenta la información de la que dispone la empresa, la información se transforma en acciones. Hemos comprobado como la información puede generar comportamientos dentro de la empresa y afectar a comportamientos de los clientes fuera de ella. Debemos prestar atención a la comunicación interna y externa en la empresa, y para ello, la mejor forma es la elaboración de un plan de comunicación. 6.1. El plan de comunicación El plan de comunicación, se hace con el objetivo de controlar la información dentro de la empresa para la consecución de sus objetivos planteados, a través del plan de comunicación se coordinan los miembros de la empresa y sus funciones. El plan de comunicación puede ser: A. Interno: Dirigido principalmente a los trabajadores con el objetivo de mejorar el clima laboral y que la relación con la empresa sea buena. B. Externo: Se hace a los agentes externos a la empresa con la intención de mejorar la imagen o marca de la empresa. Finalidad del plan de comunicación. La finalidad de este plan es: 1. Informar a los trabajadores de información relevante (objetivos, metas, funcionamiento…). Y proporcionar a los jefes la información necesaria para la toma de decisiones. 2. Establecer los canales de comunicación más adecuados para intercambiar información con agentes externos como proveedores, administraciones y clientes. En definitiva, se busca motivar a los trabajadores, coordinar las acciones dentro de la empresa y generar comportamientos que conlleven el buen ambiente laboral y la consecución de objetivos. ¿Cómo llevar a cabo un buen plan de comunicación? Para que el plan de comunicación se adapte lo mejor posible a la función de control de la información y de dirección debemos tener en cuenta: Los objetivos actuales de la empresa, como comunicarlos y hacer partícipes a los trabajadores. Los medios con los que cuenta la empresa, para realizar la comunicación interna y externa. Llevar un control del plan ejecutado y una evaluación, para comprobar su correcto funcionamiento. Fig.6. Plan de comunicación. Audio 2. “Las redes sociales empresariales. Intranet” https://bit.ly/3gAJqnC  TEMA 7. LA COMUNICACIÓN EN EL CRECIMIENTO Y CONTROL DE LA INFORMACIÓN EN LA EMPRESA /9 MEDAC · Instituto Oficial de Formación Profesional / 7. Caso práctico 2: “El plan de Carlos sobre la comunicación” Planteamiento: Carlos es directivo en una empresa, no lleva mucho tiempo en el cargo, pero debido a lo bien informado que está y a su política de actuación, sabe muy bien la importancia de la comunicación interna y externa en la empresa. Con el objetivo de aumentar las ventas de la empresa y con ello los beneficios para este año ha pensado en llevar a cabo un plan de comunicación empresarial. No recuerda con exactitud los pasos que debe llevar a cabo para que el plan se ejecute de forma correcta. Nudo: Carlos ha acudido a una empresa encargada de la gestión y manejo de la información en la empresa para que le ayude en la elaboración del plan de comunicación. Desenlace: La empresa de comunicación ha informado a Carlos que la finalidad de un plan de comunicación, es que los trabajadores conozcan la información necesaria para el correcto desarrollo de sus tareas, pero además otra finalidad sería motivarlos y generar en ellos comportamientos necesarios para el buen devenir empresarial. Carlos ha pensado que con la información recibida por parte de esta empresa de comunicación lo mejor es sacar los pasos de forma esquematizada. Pasos para la elaboración de un plan de comunicación: 1. Conocer los objetivos que tiene la empresa para enfocar el plan a la consecución de los mismos. 2. Analizar los medios de comunicación de los que dispone la empresa y evaluar la rentabilidad de adquirir nuevos canales de comunicación. 3. Evaluar el plan de comunicación respecto a las medidas que se estaban llevan a cabo hasta ese momento. 4. Poner en marcha el plan de comunicación, ejecutando el mismo y haciendo parte de él a todas las personas de la empresa. 5. Control y evaluación del plan llevado a cabo para su modificación o mantenimiento. Fig.7. Planificar la comunicación. Investigamos... Recomendamos que realices la búsqueda del concepto de plan de comunicación a través de Google Scholar. / 8. Resumen y resolución del caso práctico de la unidad En esta unidad, hemos visto la importancia de las TICs en la comunicación interna empresarial, esto unido a las llamadas “soft skills” de los trabajadores provocaran una mejora en la productividad. También ayudará mucho crear un sistema de optimización interna.  TEMA 7. LA COMUNICACIÓN EN EL CRECIMIENTO Y CONTROL DE LA INFORMACIÓN EN LA EMPRESA Relaciones en el entorno de trabajo / 10 Por otro lado, igual de importante será la comunicación externa a través de los diferentes canales disponibles. Tanto para una buena comunicación interna como externa, será necesario realizar un buen plan de comunicación que conlleve a la consecución de los objetivos marcados por la dirección. La comunicación en el crecimiento La comunicación interna y control de la información Operativa La comunicación externa Estratégica Notoriedad Interno Plan de comunicación Externo Fig.8. Esquema resumen del tema. Resolución del caso práctico de la unidad Como vimos en el audio del caso práctico inicial Ramón, nuestro empresario de La Axarquía tenía problemas para mantener su empresa. Vamos a ayudarle con algunos consejos. En primer lugar, Ramón como director debe conocer que la tecnología y la sociedad va requiriendo cambios y adaptaciones en la empresa, para seguir siendo competitivas y seguir obteniendo sus objetivos establecidos, entre ellos, lógicamente, beneficios. Por tanto, no sólo debe invertir en nuevas tecnologías de la comunicación (TIC), para crecimiento de la empresa tanto a nivel interno, con uso de tecnologías actuales que faciliten la comunicación, haga partícipe a los empleados de la información con transparencia, política de actuación flexible, que hará sentir a los mismos como parte principal de la empresa, mejorar sus motivaciones y ser los principales motores de trasladar información y valores a nivel externo. Sino que también, con una buena gestión de la comunicación externa llegar a nuevos clientes y aumentar su productividad. Es aconsejable realizar un buen plan de comunicación y contratar alguna persona especializada en esto y con `soft skills`. / 9. Bibliografía Ceupe Magazine. (n.d.). Ceupe Magazine. Recuperado de: https://www.ceupe.com/blog/que-es-la-comunicacion-externa-en-la-empresa.html. MESA, J. (2017, Febrero 27). P&A Group. Recuperado de: https://blog.grupo-pya.com/la-comunicacion-externa-la-empresa-conecta-mundo/. Torrente, M. J. (2018, Mayo 4). Pyme al día. Recuperado de: https://www.pimealdia.org/es/comunicacion-vital-para-funcionamiento-empresa/. Yazmín Galvis Ardila, M. C. (s.f.). Comunicación: reputación y crecimiento empresarial. Pensamiento y gestión.