Projektový manažment PDF

Zainteresované strany (Stakeholders) Zainteresované strany v projekte alebo organizácii sú ľudia alebo skupiny, ktoré majú záujem alebo obavy týkajúce sa projektu. Môže to byť klient v súkromnej organizácii alebo verejnosť v prípade vládneho projektu, alebo to môžu byť koncoví používatelia produktu....

Zainteresované strany (Stakeholders) Zainteresované strany v projekte alebo organizácii sú ľudia alebo skupiny, ktoré majú záujem alebo obavy týkajúce sa projektu. Môže to byť klient v súkromnej organizácii alebo verejnosť v prípade vládneho projektu, alebo to môžu byť koncoví používatelia produktu. Zainteresované strany je často potrebné riadiť alebo zapájať počas celého trvania projektu, a to buď prostredníctvom pravidelnej komunikácie, alebo aktívnej účasti na projekte. Vyhlásenie o práci (Statement of work) SOW Dokument, ktorý zachytáva a definuje pracovné činnosti, výsledky a časový harmonogram potrebný pre konkrétnu prácu požadovanú klientom. Zvyčajne obsahuje podrobné informácie o cenách, regulačných a riadiacich otázkach a je predstupňom vytvorenia skutočného plánu projektu. Správa o stave projektu (Status report) Správa o stave projektu je základným dokumentom, ktorý má klientom, sponzorom alebo členom tímu sprostredkovať aktuálny stav projektu. Mnohé online nástroje na riadenie projektov uľahčujú vytváranie a zdieľanie tejto správy, pretože údaje z projektu sú už v softvéri Úloha (Task) Vzťahuje sa na položky, ktoré je potrebné vykonať, zvyčajne jednu činnosť potrebnú na vyriešenie problému. V softvéri na riadenie projektov sú úlohy riadkovými položkami v pláne projektu s pridanými dátumami začiatku a konca na zostavenie harmonogramu projektu. Analýza úloh (Task analysis) Ide o pochopenie toho, ako možno úlohu čo najlepšie splniť. Pri zložitých projektoch môžu byť zložité aj jednotlivé úlohy. Štruktúra členenia práce (Work breakdown structure) Ide o formálnu metódu plánovania projektu na identifikáciu väčších komponentov projektu a všetkých následných úloh alebo výstupov, ktoré z toho vyplývajú. Riadenie pracovného zaťaženia (Workload management) Tento pojem súvisí s riadením zdrojov, pretože ide o proces riadenia pridelených úloh v tíme v súlade s ich celkovým pracovným zaťažením. Riadenie pracovnej záťaže zahŕňa analýzu prideľovania individuálnej pracovnej záťaže, ako aj prideľovania v rámci tímu alebo všetkých projektov, aby bolo možné monitorovať celkové ciele projektu a v prípade potreby ich zmeniť tak, aby odrážali harmonogram a rozpočet projektu. Projektový manažment - V priebehu času sa spoločnosti stretávali s narastajúcou zložitosťou projektov, ktoré vyžadovali koordináciu rôznych zdrojov. Projektový manažment poskytuje štruktúrovaný prístup a metódy na riadenie týchto projektových aktivít. Dôvody vzniku projektového manažmentu -- zložitosť projektov , potrebu efektívneho riadenia , zvýšenú konkurenciu , skúsenosti a najlepšie postupy Xerox kopírka na bežný papier -- 1958-1979 V roku 1969 vyvinula spoločnosť Bell Laboratories programovací jazyk UNIX. 1950 -- 1979 bolo vytvorených niekoľko základných nástrojov na riadenie projektov vrátane diagramov CPM a PERT Prvý počítač IBM, oficiálne známy ako IBM Model 5150 1917 -- Ganttov diagram 1957 -- CPM 1969- PMI 1986 -- SCRUM 1989 -- PRINCE 2006 -- TCM Svet VUCA (volatile, uncertain, complex, ambigious) v 21 storočí je teda nestabilný, neistý, zložitý, nejednoznačný. PMI Projektový manažment je využívanie špecifických znalostí, zručností, nástrojov a techník s cieľom poskytnúť ľuďom niečo hodnotné. projektové myslenie) je myslenie v intenciách (i) rozsahu, (ii) času a (iii) prostriedkov. Rozsah -- Čo konkrétne (kvalita, parametre,..) má byť výsledkom projektu? Čas -- Kedy majú byť jednotlivé ciele projektu naplnené. Prostriedky -- Aké sú maximálne náklady na realizáciu cieľov projektu? Projektové myslenie - Sústavné hľadanie odpovedí na otázky „ČO?" , „KEDY?" , „ZA KOĽKO?". Zameranie na výsledok. Začína sa myslením na koniec projektu. Charakteristiky projektu - Jedinečnosť súboru úloh potrebných na vytvorenie výstupov v požadovanej kvalite. Presne vymedzený čas trvania. Presne vymedzené prostriedky na realizáciu Projekt -- je časovo obmedzené úsilie o vytvorenie jedinečného produktu alebo služby na ktorom sa podieľa viacero ľudí Kategorizácia projektov povaha výstupu - Výskumno-vývojové , Organizačné , Informačno-technologické , Výstavbové , Vzdelávacie Kategorizácia projektov povaha rozhodujúcich vzťahov -- HĽADISKO POSTAVENIE VOČI ORGANIZÁCIÍ -- Vnútorné, Vonkajšie GEOGRAFICKÉ HĽADISKO - Oblastné , Národné , Medzinárodné Kategorizácia projektov význam pre trvalú organizáciu - Celopodnikové , Projekty organizačných jednotiek Jednoduchý projekt -- Do 6 mesiacov , Do 40 000 eur , 6 osôb a menej Komplexný projekt -- viac ako 6 mesiacov , Viac ako 40 000 eur , viac ako 6 osôb Iné špecifické projekty -- Pilotný projekt , PPP projekt , Zelený projekt Projektový manažér - je osoba poverená organizáciou vedením tímu, ktorý je zodpovedný za dosiahnutie cieľov projektu. Zodpovedností projektového manažéra -- Identifikácia cieľov , Plánovanie \... Projektový manažér by mal disponovať -- Vedenie a efektívna komunikácia , Organizácia a riadenie času , Kreatívne riešenie problémov a prispôsobivosť , Motivácia a riadenie tímu Projekt -- Grantová žiadosť predstavuje formalizovaný časovo vecne vymedzený súbor aktivít Donor -- Nadácia alebo nadačný fond poskytujúci financie na realizáciu grantových programov Grantový program -- Opiera sa o programovú stratégiu donora , z ktorej vychádzajú dlhodobé, strednodobé, a krátkodobé ciele a stratégie Grantová výzva -- Donor predstavuje svoju víziu programu. Merateľné ukazovatele - Umožňujú merať, či boli ciele a výstupy projektu dosiahnuté a v akej miere. Merateľné ukazovatele kvantifikujú výkonnosť a výsledky projektu, a preto sú kľúčové pre monitorovanie jeho priebehu a vyhodnotenie jeho dopadu. Verejný sektor -- štát a samosprávy Podnikateľský sektor -- Podnikateľské subjekty Tretí sektor -- mimovládne neziskové organizácie , občianske iniciatívy a hnutia Financovanie projektu -- Samofinancovanie , verejné zdroje ( dotácie ) , Filantropia ( darcovstvo ) Verejné zdroje - Cieľom tohto typu financovania je podporiť projekty, ktoré majú spoločenský význam, prispievajú k verejnému blahu a napĺňajú verejnoprospešné ciele. Filantropia - predstavuje spôsob financovania, pri ktorom jednotlivci, nadácie, firmy alebo iné organizácie poskytujú finančné prostriedky na podporu projektov zameraných na verejný prospech, bez očakávania priameho finančného zisku. Organizačný záväzok - Organizačný záväzok v projektovom manažmente znamená plnú podporu organizácie pre úspech projektu. Životný cyklus projektu - je súbor všeobecne po sebe nasledujúcich fáz projektu, ktorých názvy a počet sa určujú podľa potrieb kontroly organizácie zapojenej do projektu. Fázy projektu -- Začiatok , Príprava a plánovanie , Realizácia , Ukončenie Prístupy chápania životného cyklu projektu Prediktívny prístup - -- Po realizácií fázy X sa predpokladá, že táto fáza je ukončená a sa k nej už viac nevracia. V tomto prístupe sa využívajú dva princípy (i) princíp mimoriadne precízneho plánovania a (ii) princíp rollingu (plánovanie „za chodu". P praxi sa aplikácia tohto prístupu využíva ojedinele. Iteračný prístup - začína sa načrtnutím výsledku, a výsledku sú podriadené ostatné kroky plánovania. Inkrementálny prístup - naplánovaný výsledok sa tvorí po jednotlivých častiach. Agilný prístup - do určitej miery kombinuje inkrementálny a iteračný prístup. Pracuje v krátkych cykloch, iteráciách, ktoré vždy prinášajú čiastkový výsledok, ten sa diskutuje so zákazníkom, používateľom. Kľúčovým pojmom je \"hodnota\". Hybridný prístup - kombinácia predchádzajúcich. Z časového hľadiska, alebo z hľadiska rozsahu obsahuje rôzne prvky prístupov uvedených vyššie. Napríklad vývojová fáza môže byť agilná, zatiaľ čo realizačná fáza môže byť prediktívna. Vo formálnom prostredí sa teda zvyknú spracovať v iniciácií projektu 2 dokumenty: Zakladajúca listina projektu - Dokument, ktorý formalizuje existenciu projektu a prideľuje vedúcemu projektu právomoc použiť zdroje na splnenie požiadaviek spojených s projektom. Predbežné vymedzenie predmetu projektu - Dokument, ktorý jasne a jednoznačne definuje všetky požadované ciele projektu, v stave súčasných poznatkov vo vzťahu k vývojovej fáze projektu. Proces spracovania zakladateľskej listiny projektu - je zvyčajne delegované na niekoho z tímu pre prípravu projektu, schvaľovateľ je vždy člen vrcholového manažmentu organizácie Stakeholder -- osoby, ktoré budú musieť \"zaobchádzať\" s výstupmi projektu, osoby/organizácie, ktoré sú aktívne zapojené do projektu, alebo ktorých záujmy môžu mať pozitívny, či naopak negatívny vplyv na realizáciu projektu. Šedá eminencia -- ( z francúzskeho éminence grise ) bola prezývka kapucínskeho mnícha s rehoľným menom páter Jozef , dôverníka kardinála Richelieu. V prenesenom význame sa výraz \" šedá eminencia\" používa ako synonymum pre nositeľa skrytého vplyvu nad mocnou, oficiálne ustanovenou osobou. Vhodná metóda na tvorbu tímu a diskusie o základných elementoch projektu. Skladá sa z 5 oblastí: (i) Účel, (ii) Úlohy a zručnosti, (iii) Pravidlá spolupráce, (iv) Hodnoty, (v) Požadované výsledky (ciele) Matica komunikačnej stratégie - Ide o nástroj, ktorý pomáha určiť stratégiu komunikácie s každou zainteresovanou stranou. Predmet projektu -- Dokument , ktorý konštatuje, aká práca má byť vykonaná Plán projektu - dokument, ktorý stanovuje, aká manažérska práca bude v rámci projektu vykonaná a aké prístupy a postupy budú použité na to, aby sa dosiahol cieľ projektu. Work breakdown structure - hierarchický rozklad cieľov projektu na jednotlivé výstupy a potom postupne na jednotlivé produkty a čiastkových produktov až na úroveň jednotlivých pracovných balíkov, ktoré musia byť dodané počas realizácie projektu. Uzlovo definovaný orientovaný sieťový graf (PERT): na reprezentáciu činností sa používajú radené uzly, zatiaľ čo orientované hrany predstavujú závislosti medzi činnosťami. V súčasnosti je to zďaleka najbežnejší spôsob používania sieťového grafu - pravdepodobne preto, že sa dá veľmi ľahko previesť na Ganttov graf. Čiarový graf (Gantt): pravdepodobne najpoužívanejší spôsob globálneho znázornenia harmonogramu projektu. Tento spôsob sa prelína s vyššie uvedeným uzlovo definovaným orientovaným sieťovým grafom a medzi jednotlivými segmentmi (ktoré sú často skôr pruhmi, obdĺžnikmi) sa vyznačujú nielen väzby, ale pridávajú sa aj ďalšie informácie (napr. počet a typ potrebných zdrojov). Work breakdown structure (WBS) - Jej účelom je rozčlenenie kľúčových prvkov projektu (zväčša aktivít) na menšie, ľahšie manažovateľné časti. Popis pracovných balíkov - Každý pracovný balík je navrhnutý tak, aby obsahoval jasné ciele, rozsah, zodpovednosti a termíny pre konkrétnu časť projektu. Metóda kritickej cesty ( CPM) - Metóda, ktorá pomáha identifikovať kritické činnosti projektu. Ak sa predĺžia tieto kritické činnosti, predĺži sa trvanie celého projektu. Finančný plán / rozpočet - Metóda slúžiaca na zobrazenie a rozvhnutie spotreby zdrojov v rámci projektu. Three-Point Estimation - Three-Point Estimation je technika na odhad nákladov projektu, ktorá zahŕňa použitie troch rôznych odhadov na základe troch scenárov: optimistického, pesimistického a realistického. PDCA - Metóda PDCA (Plan-Do-Check-Act): táto metóda, známa aj ako cyklus riadenia kvality, predstavuje systematický prístup k plánovaniu, realizácii, kontrole a zlepšovaniu procesov a výsledkov projektu. Flowchart - Nástroj, ktorý slúži na definovanie procesu a jeho atribútov. Ishikawa diagram - Ishikawa diagram (diagram rybej kosti, diagram príčin a následkov) znázorňuje príčiny určitej udalosti. Ide o metódu kauzálnej analýzy, ktorá pomáha identifikovať faktory, ktoré vedú k nezhodám. Kvalitatívna analýza rizík - Metóda určená na kategorizáciu rizík podľa ich závažnosti. Moc - predstavuje stupeň formálnych právomocí, ktorý organizácia udelila projektovému manažérovi za účelom riadiť realizáciu projektu. Autorita - je oveľa mäkšia ako moc a je založená na osobných znalostiach, zručnostiach a sebadôvere, ktoré projektový manažér rozvíja a premieta navonok. Vplyv - predstavuje najjemnejší faktor zo všetkých a predstavuje schopnosť presadzovať myšlienky a názory Podriadení členovia projektového tímu dostávajú presné pokyny a kontroluje sa napĺňanie týchto pokynov. Direktívny štýl môže byť efektívny v situáciách, kde je potrebná jasná orientácia, napríklad pri nových zamestnancoch, ktorí potrebujú detailné usmernenie. Byrokratický štýl je vhodný v organizáciách, kde je dôležité zachovávať stabilitu, konzistentnosť a kontrolu -- napríklad v štátnej správe, bankovníctve, zdravotníctve alebo v bezpečnostných zložkách. Paternalistický štýl môže byť efektívny v prostredí, kde zamestnanci preferujú jasné vedenie a cítia sa motivovaní, keď je o nich postarané Koučovací štýl vedenia sa zameriava na rozvoj zamestnancov a podporu ich profesionálneho a osobnostného rastu. Ide o prozamestnanecký štýl vedenia. Transformačný štýl je obzvlášť efektívny v prostredí, kde je potrebná zmena, inovácie alebo prispôsobenie sa novým výzvam, pretože motivuje zamestnancov prispôsobiť sa a aktívne sa podieľať na transformácii organizácie. Vizionársky štýl vedenia je prístup, pri ktorom líder vytvára a komunikuje silnú, inšpirujúcu víziu budúcnosti organizácie a motivuje zamestnancov, aby sa na jej dosiahnutí podieľali. Presvedčovací štýl vedenia je prístup, pri ktorom líder využíva svoje komunikačné schopnosti a charizmu na to, aby presvedčil zamestnancov o výhodách konkrétnych rozhodnutí, zmien alebo stratégií. Pri konzultatívnom štýle sa zisťujú a diskutujú názory a myšlienky súvisiace s radením celého projektu od členov tímu a zainteresovaných strán. Angažovaný štýl riadenia je základný prístup pre samostatné tímy. Vedenie môže dávať tímu pokyny, ale všetci členovia tímu sú aktívne povzbudzovaní k účasti na rozhodovacom procese. A black and white grid with black text Description automatically generated Teória konfliktov sa zameriava na to, aby sa konflikty nestali prekážkou projektu, ale naopak, aby sa využili ako príležitosť na zlepšenie a inováciu. Porady v projektovom manažmente zohrávajú kľúčovú úlohu pri koordinácii, komunikácii a monitorovaní postupu projektu. Pomáhajú zabezpečiť, že všetci majú jasný obraz o postupe projektu, úlohách a zodpovednostiach. Kick off meeting - Kľúčové stretnutie, ktorým sa zvyčajne začína realizačná fáza projektu. Reporting - Proces sprostredkovania vybraných informácií vybraným stakeholdrom projektu Meranie - určenie konkrétnych hodnôt stavu projektu. Hodnotenie - určenie, do akej miery tieto hodnoty spĺňajú stanovené predpoklady plánu projektu alebo vymedzenie rozsahu projektu Korekcia - iniciovanie opatrení na odstránenie nežiaducich odchýlok Systém kontroly - je minimalizovať rozdiel medzi plánovaním a realizáciou projektu, aby sa dosiahli ciele projektu KPI - je ukazovateľ, ktorý meria, ako dobre organizácia alebo jednotlivec vykonáva operačnú, taktickú alebo strategickú činnosť KPI pre projektový rozpočet je percentuálne prekročenie rozpočtu o viac ako 10%, čo je kritickým indikátorom potenciálneho neúspechu projektu. Finančné KPI: Zvýšiť hrubý zisk o 15 % do konca finančného roka. Marketingové KPI: Zvýšiť konverznú mieru webových návštevníkov na zákazníkov o 20 % v priebehu štvrťroka. Operatívne KPI: Znížiť čas spracovania objednávok o 25 % do konca polroka. Zákaznícke KPI: Príklad: Zvýšiť hodnotenie spokojnosti zákazníkov na platforme o 10 % do konca roka. Ľudské zdroje KPI: Znížiť mieru fluktuácie zamestnancov o 15 % do konca štvrťroka. Inovačné KPI: Príklad: Zaviesť dva inovatívne prvky do existujúceho produktu do konca nasledujúceho roka. Hlavným cieľom aplikácie systémov kontroly (a podpory rozhodovania) v projektovom manažmente je zlepšiť procesy a predchádzať problémom (minimalizovať rizika ich vzniku) v priebehu času. Jira (Často využívaný v softvérovom vývoji, umožňuje plánovať, sledovať a spravovať agilné projekty a úlohy) Microsoft Project (Pokročilý nástroj pre projektový manažment s možnosťou plánovania, rozvrhovania úloh a zdrojov a sledovania pokroku) Monday (Nástroj, ktorý umožňuje vizuálnu správu úloh a projektov prostredníctvom tabuliek, vizualizácií a plánov) ClickUp (Komplexná platforma s množstvom funkcií pre plánovanie, sledovanie úloh, správu tímu a automatizáciu procesov) Manažérsky prehľad - Účelom manažérskeho prehľadu je hodnotenie plnenia plánu (plánov) projektu. Záznam riadenia zmien - Technika sa používa na evidenciu zmien pri komplexných typoch projektov, čím zabraňuje riziku vzniku chýb.