Fundamentos de Administración PDF

 FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN Plan: 2012 CLAVE: Créditos: Licenciatura: ADMINISTRACIÓN Semestre: 1° Área: Horas Asesoría: Req...

 FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN Plan: 2012 CLAVE: Créditos: Licenciatura: ADMINISTRACIÓN Semestre: 1° Área: Horas Asesoría: Requisitos: Horas por semana: 4 Tipo de asignatura: Obligatoria (x) Optativa ( ) AUTOR EDITH CANDELAS RAMÍREZ FRANCISCO HERNÁNDEZ MENDOZA MERCEDES GARCÍA GONZÁLEZ GABRIELA MONTERO MONTIEL MARIA EVELIA GARCÍA ORTÍZ MARTHA PATRICIA GARCÍA CHAVERO ADAPTACIÓN EN LÍNEA MARIA EVELIA GARCÍA ORTÍZ ACTUALIZACIÓN AL PLAN DE ESTUDIOS 2012 MARÍA EVELIA GARCÍA ORTÍZ FRANCISCO HERNANDEZ MENDOZA GABRIELA MONTERO MONTIEL 2  INTRODUCCIÓN AL MATERIAL DE ESTUDIO Las modalidades abierta y a distancia (SUAYED) son alternativas que pretenden responder a la demanda creciente de educación superior, sobre todo de quienes no pueden estudiar en un sistema presencial. Actualmente, “con la incorporación de las nuevas tecnologías de información y comunicación a los sistemas abierto y a distancia, se empieza a fortalecer y consolidar el paradigma educativo de éstas, centrado en el estudiante y su aprendizaje autónomo, para que tenga lugar el diálogo educativo que establece de manera semipresencial (modalidad abierta) o vía Internet (modalidad a distancia) con su asesor y condiscípulos, apoyándose en materiales preparados ex profeso”1. Un rasgo fundamental de la educación abierta y a distancia es que no exige presencia diaria. El estudiante SUAYED aprende y organiza sus actividades escolares de acuerdo con su ritmo y necesidades; y suele hacerlo en momentos adicionales a su jornada laboral, por lo que requiere flexibilidad de espacios y tiempos. En consecuencia, debe contar con las habilidades siguientes. 1 Sandra Rocha, Documento de Trabajo. Modalidad Abierta y a Distancia en el SUA- FCA, 2006. 3 Saber estudiar, organizando sus metas educativas de manera realista según su disponibilidad de tiempo, y estableciendo una secuencia de objetivos parciales a corto, mediano y largo plazos. Mantener la motivación y superar las dificultades inherentes a la licenciatura. Asumir su nuevo papel de estudiante y compaginarlo con otros roles familiares o laborales. Afrontar los cambios que puedan producirse como consecuencia de las modificaciones de sus actitudes y valores, en la medida que se adentre en las situaciones y oportunidades propias de su nueva situación de estudiante. Desarrollar estrategias de aprendizaje independiente para que pueda controlar sus avances. Ser autodidacta. Aunque apoyado en asesorías, su aprendizaje es individual y requiere dedicación y estudio. Acompañado en todo momento por su asesor, debe organizar y construir su aprendizaje. Administrar el tiempo y distribuirlo adecuadamente entre las tareas cotidianas y el estudio. Tener disciplina, perseverancia y orden. Ser capaz de tomar decisiones y establecer metas y objetivos. Mostrar interés real por la disciplina que se estudia, estar motivado para alcanzar las metas y mantener una actitud dinámica y crítica, pero abierta y flexible. Aplicar diversas técnicas de estudio. Atender la retroalimentación del asesor; cultivar al máximo el hábito de lectura; elaborar resúmenes, mapas conceptuales, cuestionarios, cuadros sinópticos, etcétera; presentar trabajos escritos de calidad en contenido, análisis y reflexión; 4  hacer guías de estudio; preparar exámenes; y aprovechar los diversos recursos de la modalidad. Además de lo anterior, un estudiante de la modalidad a distancia debe dominar las herramientas tecnológicas. Conocer sus bases y metodología; tener habilidad en la búsqueda de información en bibliotecas virtuales; y manejar el sistema operativo Windows, paquetería, correo electrónico, foros de discusión, chats, blogs, wikis, etcétera. También se cuenta con materiales didácticos como éste elaborados para el SUAYED, que son la base del estudio independiente. En específico, este documento electrónico ha sido preparado por docentes de la Facultad para cada una de las asignaturas, con bibliografía adicional que te permitirá consultar las fuentes de información originales. El recuso comprende referencias básicas sobre los temas y subtemas de cada unidad de la materia, y te introduce en su aprendizaje, de lo concreto a lo abstracto y de lo sencillo a lo complejo, por medio de ejemplos, ejercicios y casos, u otras actividades que te posibilitarán aplicarlos y vincularlos con la realidad laboral. Es decir, te induce al “saber teórico” y al “saber hacer” de la asignatura, y te encauza a encontrar respuestas a preguntas reflexivas que te formules acerca de los contenidos, su relación con otras disciplinas, utilidad y aplicación en el trabajo. Finalmente, el material te da información suficiente para autoevaluarte sobre el conocimiento básico de la asignatura, motivarte a profundizarlo, ampliarlo con otras fuentes bibliográficas y prepararte adecuadamente para tus exámenes. Su estructura presenta los siguientes apartados. 5 1. Información general de la asignatura. Incluye elementos introductorios como portada, identificación del material, colaboradores, datos oficiales de la asignatura, orientaciones para el estudio, contenido y programa oficial de la asignatura, esquema general de contenido, introducción general a la asignatura y objetivo general. 2. Desarrollo de cada unidad didáctica. Cada unidad está conformada por los siguientes elementos. Introducción a la unidad. Objetivo particular de la unidad. Contenidos. Actividades de aprendizaje y/o evaluación. Tienen como propósito contribuir en el proceso enseñanza-aprendizaje facilitando el afianzamiento de los contenidos esenciales. Una función importante de estas actividades es la retroalimentación: el asesor no se limita a valorar el trabajo realizado, sino que además añade comentarios, explicaciones y orientación. Ejercicios y cuestionarios complementarios o de reforzamiento. Su finalidad es consolidar el aprendizaje del estudiante. Ejercicios de autoevaluación. Al término de cada unidad hay ejercicios de autoevaluación cuya utilidad, al igual que las actividades de aprendizaje, es afianzar los contenidos principales. También le permiten al estudiante calificarse él mismo cotejando su resultado con las respuestas que vienen al final, y así podrá valorar si ya aprendió lo suficiente para presentar el examen correspondiente. Para que la autoevaluación cumpla su objeto, es importante no adelantarse a revisar las respuestas antes de realizar la autoevaluación; y no reducir su resolución a una mera actividad mental, sino que 6  debe registrarse por escrito, labor que facilita aún más el aprendizaje. Por último, la diferencia entre las actividades de autoevaluación y las de aprendizaje es que éstas, como son corregidas por el asesor, fomentan la creatividad, reflexión y valoración crítica, ya que suponen mayor elaboración y conllevan respuestas abiertas. 3. Resumen por unidad. 4. Glosario de términos. 5. Fuentes de consulta básica y complementaria. Bibliografía, hemerografía y sitios web, considerados tanto en el programa oficial de la asignatura como los sugeridos por los profesores. Esperamos que este material cumpla con su cometido, te apoye y oriente en el avance de tu aprendizaje. Recomendaciones (Orientación para el estudio independiente) Lee cuidadosamente la introducción a la asignatura, en ella se explica la importancia del curso. Revisa detenidamente los objetivos de aprendizaje (general y específico por unidad), en donde se te indican los conocimientos y habilidades que deberás adquirir al finalizar el curso. Estudia cada tema siguiendo los contenidos y lecturas sugeridos por tu asesor, y desarrolla las actividades de aprendizaje. Así podrás aplicar la teoría y ejercitarás tu capacidad crítica, reflexiva y analítica. 7 Al iniciar la lectura de los temas, identifica las ideas, conceptos, argumentos, hechos y conclusiones, esto facilitará la comprensión de los contenidos y la realización de las actividades de aprendizaje. Lee de manera atenta los textos y mantén una actitud activa y de diálogo respecto a su contenido. Elabora una síntesis que te ayude a fijar los conceptos esenciales de lo que vas aprendiendo. Debido a que la educación abierta y a distancia está sustentada en un principio de autoenseñanza (autodisciplina), es recomendable diseñar desde el inicio un plan de trabajo para puntualizar tiempos, ritmos, horarios, alcance y avance de cada asignatura, y recursos. Escribe tus dudas, comentarios u observaciones para aclararlas en la asesoría presencial o a distancia (foro, chat, correo electrónico, etcétera). Consulta al asesor sobre cualquier interrogante por mínima que sea. Revisa detenidamente el plan de trabajo elaborado por tu asesor y sigue las indicaciones del mismo. Otras sugerencias de apoyo Trata de compartir tus experiencias y comentarios sobre la asignatura con tus compañeros, a fin de formar grupos de estudio presenciales o a distancia (comunidades virtuales de aprendizaje, a través de foros de discusión y correo electrónico, etcétera), y puedan apoyarse entre sí. 8 Programa un horario propicio para estudiar, en el que te encuentres menos cansado, ello facilitará tu aprendizaje. Dispón de periodos extensos para al estudio, con tiempos breves de descanso por lo menos entre cada hora si lo consideras necesario. Busca espacios adecuados donde puedas concentrarte y aprovechar al máximo el tiempo de estudio. 9  TEMARIO OFICIAL (horas sugeridas 96) Horas 1. La administración y las organizaciones 10 2. Surgimiento y evolución de la Teoría Administrativa 20 3. Funciones de la administración o proceso administrativo 26 4. Principales áreas funcionales 10 5. La Administración en el entorno global 10 6. Fundamentos de la administración estratégica 12 7. Ética y responsabilidad social de las empresas y de los 8 administradores 10  INTRODUCCIÓN GENERAL Es necesario considerar tanto los orígenes del pensamiento administrativo como su aplicación en la práctica laboral, a través de una herramienta fundamental: el proceso administrativo. Aquí precisamente se manifiesta más el fenómeno administrativo. El hombre aprendió que para subsistir debía trabajar y buscar en sus actividades un mayor rendimiento. También entendió que no podía hacerlo solo, por lo que se organizó en grupos para alcanzar sus objetivos. Esto le significó aplicar de alguna manera la administración; y conforme fue evolucionando sus procesos también lo hicieron. Paulatinamente la humanidad fue comprendiendo cómo debía organizarse para satisfacer mejor sus necesidades. Fue acumulando experiencias que empíricamente pasaron de generación en generación, y cada vez requirieron mayor organización. Surgieron los líderes, quienes se encargaban de guiar las actividades. En esta dinámica ya se perciben actos administrativos (planeación, organización, dirección y control) para satisfacer de manera más eficiente las necesidades básicas. Tiempo después, el cambio de la vida primitiva a las civilizaciones trajo consigo el desarrollo de estructuras y organizaciones más formales. Surgieron conceptos como valor e ideología, y aspectos materiales que evolucionaron hasta alcanzar los niveles actuales de la administración. 11 Henry Fayol fue el primero en sistematizar el comportamiento gerencial y advirtió que todas las tareas deben estar planificadas, organizadas, dirigidas y controladas (en esto consiste el proceso administrativo) desde los altos cargos administrativos. Para ello, estableció catorce principios de la administración y dividió las operaciones industriales y comerciales en seis grupos denominados funciones básicas de la empresa. También concibió a la organización como una entidad abstracta (dirigida por un sistema racional de reglas y autoridad) que justifica su existencia a través del cumplimiento de los objetivos; y para lograrlo debe coordinar sus recursos. El encargado de llevar a cabo esta actividad es el administrador, quien hará las tareas de prever, organizar, mandar, coordinar y controlar, independientemente del lugar o tipo de empresa (universalidad del proceso administrativo). En consecuencia, examinar la administración como un proceso nos permite dividirla, analizarla y describirla en sus partes fundamentales, pero sólo para su estudio, ya que en la práctica, en mayor o menor medida, estas etapas se ejecutan simultáneamente. Han sido muchos los autores, tanto extranjeros como nacionales, quienes se han ocupado en el estudio de la administración y sus funciones. Cada uno presenta sus propias conclusiones. En este contexto, la administración permite a todo profesionista desarrollar tanto su pensamiento como sus funciones y responsabilidades dentro de las organizaciones de una manera exitosa. El resultado efectivo y eficiente es el objetivo principal de esta disciplina. El administrador, informático o contador, al igual que el ingeniero o economista, buscan afanosamente no sólo la productividad de una empresa, sino también los mayores rendimientos posibles de la inversión a que se recurre. Por eso 12 la administración de las organizaciones es una práctica imprescindible que busca el beneficio de un ente productivo y su armonía con el medio ambiente externo. Esta asignatura es fundamental en la licenciatura en Administración, en tanto se enfoca a las organizaciones y la práctica administrativa. Tiene como objetivo proporcionarle al estudiante un panorama global de la administración enfocada a las empresas, y de cómo han concebido distintos autores el proceso administrativo y las áreas funcionales. En la unidad 1, conocerás un par de definiciones literales del término administración, concepto que se estudiará a lo largo del curso desde los enfoques técnico, humanístico, social y científico. También analizarás las funciones básicas de la administración que deben ser desarrolladas por los administradores y encaminadas al logro de los objetivos, así como los diferentes roles administrativos que desempeñan los administradores sin importar la denominación del puesto. La unidad 2 es un viaje a través del tiempo para entender la manera como se ha manifestado la administración desde las civilizaciones antiguas hasta nuestros días (esto nos permitirá distinguir cómo ha evolucionado el pensamiento administrativo y con ello la práctica administrativa). Asimismo nos daremos cuenta de sus principales enfoques en la historia. La unidad 3 nos introduce en el estudio de la práctica administrativa. En este caso, el proceso administrativo es el tema central, considerado desde la Escuela Clásica como el principal y único motor que permite aplicar la administración como una herramienta técnica. 13 En la unidad 4, se examinan las áreas funcionales de una organización. Después de conocer la administración como concepto y definirla como práctica, se ubica en un orden social a través del estudio de las organizaciones, para luego analizar su aplicación específica dentro de la organización. Áreas como personal, ventas, producción y finanzas son los contenidos de estudio en este tema. En la unidad 5, se revisa el proceso de globalización en el cual están inmersas las empresas del siglo XXI, y los factores que influyen en este contexto: cultura organizacional, administración internacional y ambiente tecnológico y ecológico. Además, se abordan las principales características del emprendedor, llámese administrador o empresario. En la unidad 6, se profundiza en el tema de planeación estratégica desde dos vertientes: 1. Como complemento al proceso administrativo, ya que la planeación estratégica es parte de la clasificación de la planeación en general; y 2. Para realizar un estudio completo del ambiente organizacional, específicamente del ambiente externo. En este punto se hace referencia a herramientas concretas como la matriz de evaluación de factores externos, FODA y Benchmarking. Por último, en la unidad 7, se expone un tema insoslayable para cualquier profesionista: la responsabilidad social. Toda organización se debe comprometer cada día más con la sociedad, clientes y proveedores, así como con sus propios trabajadores. Sin duda, este apartado es de gran relevancia ya que te permitirá reflexionar sobre el papel de los profesionistas y las organizaciones en el mundo actual. 14  OBJETIVO GENERAL Que el alumno se introduzca al estudio de la administración, comprendiendo cómo y por qué surgió como disciplina, las aportaciones fundamentales de las principales corrientes o escuelas que iniciaron su consolidación como tal, particularmente la corriente del proceso administrativo, y su relación con las áreas funcionales, así como los fundamentos de la administración estratégica, y de la responsabilidad social tanto de las empresas como del administrador profesional. 15 ESTUCTURA CONCEPTUAL 16  UNIDAD 1 LA ADMINISTRACIÓN Y LAS ORGANIZACIONES 17  OBJETIVO ESPECÍFICO Que el alumno comprenda los temas fundamentales de la administración, así como la relación existente entre la administración y las organizaciones. 18  INTRODUCCIÓN Para que puedas comprender qué es la administración, el primer paso es ubicar los elementos que componen su práctica, es decir, reconocer los principales conceptos que diversos autores han utilizado a través del tiempo para definirla desde diferentes enfoques y puntos de vista. La mayoría de ellos coinciden en algunos elementos, por ejemplo, que está ligada directamente a la consecución de objetivos comunes por medio del esfuerzo de las personas y la utilización de recursos. De esta manera, la administración se entiende como una disciplina orientada al cumplimiento de objetivos organizacionales mediante la coordinación del esfuerzo humano y el uso de recursos materiales, financieros y tecnológicos. Así, la práctica administrativa es un reflejo de la evolución de las organizaciones, cuyo papel en la sociedad es responder a las necesidades de ésta y generar escenarios que permitan un desarrollo efectivo en los campos de la ciencia y tecnología. 19 Como disciplina de estudio, la Administración necesita auxiliarse de otras técnicas y áreas del conocimiento humano, como las Matemáticas, Psicología, Derecho, Economía, Sociología, Informática, entre otras. Aunque éstas no van a convertirla en una ciencia en cuanto tal, sí fundamentan las acciones y decisiones que tome el contador como responsable de una organización. Por ello, las organizaciones exigen profesionistas cada vez más completos no sólo en su área, sino también en conocimientos multidisciplinarios. La administración es uno de esos campos del saber que ningún profesionista debe desdeñar, sobre todo si su objetivo es triunfar y obtener los mejores puestos en las empresas donde colabora, ya que las empresas necesitan que alguien dirija y supervise las actividades: jefe, gerente, supervisor, vicepresidente, etcétera. Henri Fayol, iniciador de la Teoría Clásica, establece que todos los administradores deben desempeñar ciertas funciones de la administración: planear, organizar, dirigir y controlar, y encaminarlas al logro de los objetivos organizacionales. Asimismo, algunos especialistas de la administración, como Henry Mintzberg, efectuaron estudios para determinar que el administrador realiza diez roles gerenciales o administrativos, clasificados en tres series: relaciones interpersonales, relación con la transferencia de información y toma de decisiones. Los administradores hacen más que sistematizar y procesar la información antes de tomar decisiones. 20  LO QUE SÉ Comenta con tus compañeros las propuestas de administración que conozcas. Si trabajas, analiza el caso de tu empresa; si no, investiga en tus apuntes de administración qué son las “propuestas de administración” y da una opinión al respecto. 21  TEMARIO DETALLADO (10 HORAS) 1.1 Definición de administración 1.2 Definición de administrador 1.3 Funciones de la administración 1.4 Funciones de los administradores 1.5 Roles gerenciales 1.6 Definición de organización 22  1.1 Definición de administración En su libro Administración moderna, Agustín Reyes Ponce observa que la palabra administración se forma con el prefijo ad (‘hacia’), y ministratio, de minister, a la vez de minus (comparativo de inferioridad), y del sufijo comparativo ter. Así, minister, a diferencia de magister (comparativo de superioridad), refleja un estado de inferioridad y expresa subordinación y obediencia: ‘el que realiza una función bajo el mando de otro’, ‘el que presta un servicio a otro’. Por tanto, desde esta perspectiva etimológica, la administración es una función humana subordinada a las necesidades de quien la demanda. El administrador se considera como un protagonista subordinado: presta sus servicios, está a las órdenes y demandas del patrón. Por otro lado, se puede definir la administración como concepto, es decir, de acuerdo con la percepción que se tiene de la misma. En este orden, si lleváramos a cabo una encuesta sobre qué se entiende por administración, las respuestas seguramente variarían. Algunos dirían que es un lugar físico donde se tramitan permisos, licencias, etcétera; otros la percibirían como la manera de aplicar un producto (por ejemplo, “adminístrese vía oral”)… Tendríamos diferentes conceptos. Pero la 23 encuesta sería más enfocada a nuestro contexto si la aplicamos a empresarios, emprendedores, líderes de todas las actividades en nuestra sociedad, contadores, administradores, economistas, docentes, etcétera. En este medio encontraríamos respuestas de este tipo: a) Proceso. b) Técnica. c) Conjunto de políticas y reglas que permiten el logro de objetivos. d) Una ciencia o disciplina. e) Una herramienta de productividad. Diversos autores modernos de la administración la entienden desde enfoques distintos. Idalberto Chiavenato sostiene que es la conducción racional de las actividades de una organización, con ánimo de lucro o sin éste. Harold Koontz y Heinz Weihrich la definen como el proceso de diseñar y mantener un ambiente en el que las personas, trabajando en grupos, alcanzarán con eficiencia metas seleccionadas. James Stoner y Edward Freeman la conciben como el proceso de planear, organizar, liderar y controlar el trabajo de los integrantes de una empresa u organización; y de utilizar la totalidad de los recursos organizacionales para alcanzar las metas establecidas. En fin, podemos citar más definiciones con el propósito de llegar a una personal, sin que ninguna de ellas sea absoluta o definitiva. Simplemente son puntos de vista, enfoques, porque la administración se aplica de manera universal pero cada individuo y organización la adaptan a sus necesidades y entornos. Hay, entonces, tantas concepciones válidas como oficios, organismos y entornos existen. Así, la tarea de cada uno de 24 nosotros es comenzar a elaborar una definición, conscientes de que ésta evolucionará conforme vayamos teniendo nuevas experiencias. En este material entendemos como administración la actividad humana cuyo objetivo es coordinar los recursos de una organización para alcanzar en forma eficiente y satisfactoria los objetivos individuales e institucionales. Este concepto no engloba de modo absoluto los puntos de vista de todas las organizaciones en la sociedad, sino que describe concretamente su razón de ser. Por otro lado, aunque esta disciplina se relaciona con el mundo de los negocios, éste es sólo una parte de su quehacer (en esto radica la universalidad de la administración: está dirigida a toda actividad humana). 1.2 Definición del administrador2 Fred Luthans y sus asociados estudiaron a más de 450 administradores a partir de la siguiente pregunta: ¿desarrollan los administradores que ascienden con mayor rapidez en una organización las mismas actividades y con el mismo énfasis que aquellos que efectúan el mejor trabajo? Encontraron que todos ellos se involucraban en cuatro actividades de administración: 2 Stephen P. ROBBINS, Administración. Teoría y práctica, p. 3 25  A. Administración tradicional. Toma de decisiones, planeación y control. B. Comunicación. Intercambio de información de rutina y procesamiento de papeleo. C. Administración de recursos humanos. Motivación, disciplina, manejo de conflictos, dirección y capacitación de personal. D. Formación de redes. Socialización, participación en la política e interacción con gerentes de otras organizaciones. El administrador “promedio” que se estudió empleó 32% de su tiempo en actividades administrativas tradicionales; 29%, en la comunicación; 20%, en administración de recursos humanos; y 19%, en la formación de redes. Sin embargo, había una enorme discrepancia en el tiempo y esfuerzo que los diferentes administradores dedicaban a estas cuatro actividades. Los resultados se muestran en las siguientes figuras. Formación Administración de tradicional redes 32% 32% Administración promedio Administración de recursos 28% humanos Comunicación 20% 26  Administración de recursos Administración humanos tradicional 11% 13% Administración exitosa Formación de 28% redes Comunicación 48% Formación de Administración redes tradicional 11% 19% Administración efectiva Administración de recursos 48% humanos Comunicación 26% Si la administración es una disciplina genérica, lo que hacen los administradores es en esencia lo mismo, independientemente de que sean de alto o bajo nivel, que trabajen en una empresa comercial o en una institución de gobierno, en una gran compañía o en un negocio pequeño. Ya hemos reconocido que la importancia de los roles administrativos varía de acuerdo con el nivel del administrador. Ahora, se ilustra a continuación la distribución de tiempo por función y nivel organizacional de los administradores. 27  Dirección 51% Organización Organización Dirección Organización Dirección 33% 36% 22% 24% 36% Control 10% Control 13% 18% Control 28% Planeación Planeación 14% Planeación 15% Administradores de Administradores Administradores primer nivel intermedios superiores Por otro lado, disciplinas como la Economía, Psicología, Sociología, Matemáticas Aplicadas e Informática han permitido mejorar las condiciones de trabajo de los actuales administradores; y le dan fundamento científico a la toma de decisiones y al ejercicio profesional del administrador. Cuando se hace referencia a un administrador, no se alude exclusivamente al profesional en Administración, sino también a quien tiene bajo su responsabilidad el logro de los objetivos de cualquier organización, y puede ser un contador, ingeniero, abogado, etcétera. 28 Se describen a continuación algunas características que permiten a la administración resaltar su concepto científico. UNIVERSALIDAD Se aplica a todo organismo social público o privado, e internamente en todos los niveles de responsabilidad. ESPECIFICIDAD Al igual que todas las ciencias del conocimiento, además de ser universal, es específica, de acuerdo con las necesidades de cada organismo. UNIDAD TEMPORAL Para su estudio académico, las fases o etapas de la práctica administrativa se analizan de manera específica, pero se aplican una y todas a la vez. Es decir, cuando planeamos estamos también organizando, dirigiendo y controlando; cuando dirigimos, planeamos, organizamos y controlamos; y así sucesivamente con las otras etapas. 29 Finalmente, los administradores son individuos con características comunes que dirigen y supervisan las actividades de otros. Ostentan títulos como supervisor, jefe de departamento, gerente, gerente divisional, vicepresidente, presidente y director general ejecutivo, pero realizan las mismas actividades. Por su parte, los operativos no son personal administrativo, laboran de manera directa sobre un trabajo o actividad y no tienen responsabilidad para supervisar el trabajo de otros. 1.3 Funciones de la administración La Teoría Clásica de la Administración nació de la necesidad de encontrar lineamientos para administrar organizaciones complejas, y así abrió el camino a toda una escuela sobre la naturaleza de la alta gerencia. Fayol fue el primero en sistematizar el comportamiento gerencial y vislumbró que todas las tareas deben estar planificadas, organizadas, dirigidas y controladas desde los altos cargos administrativos. Para ello estableció los catorce principios y dividió las operaciones industriales y comerciales en seis grupos que se denominaron funciones básicas de la empresa. Asimismo, concluyó que la administración de una empresa requiere del ejercicio constante de ciertas responsabilidades directivas: planear, organizar, dirigir y controlar (denominadas etapas del proceso administrativo). Éstas constituyen la parte central de la administración. 30 Planear. ¿Qué se va hacer? Incluye la definición de metas, establecimiento de la estrategia y desarrollo de planes para coordinar las actividades. Organizar. ¿Cómo se va hacer? Determinación de las actividades a realizar, quién las llevará a cabo, cómo deben agruparse, quién informa a quién y dónde se decidirá. Dirigir. Supervisar que se estén realizando las actividades conforme a lo planeado. Incluye la motivación y conducción de los subordinados, selección de los canales de comunicación más efectivos y resolución de conflictos. Controlar. Vigilar las actividades para asegurar que se estén llevando a cabo conforme se planearon y corregir cualquier desviación significativa3. Conduce a Planeación Organización Dirección Control Alcanzar el Define las Determina lo Dirige y Vigila las objetivo metas, que se necesita motiva a todas actividades declarado en establece la hacer, cómo se las personas para la estrategia y llevará a cabo, involucradas y cerciorarse de organización. desarrolla sub- y quién lo hará. resuelve los que se realizan planes para conflictos. conforme a lo coordinar las que se planeó. actividades. Fuente: Stephen Robbins, Administración. Teoría y práctica, p. 6. 3 ROBBINS, 6. 31  1.4 Roles gerenciales4 A finales de la década de 1970, Henry Mintzberg realizó un estudio sobre las labores de cinco funcionarios ejecutivos. Notó que ellos se ocupaban de un gran número de actividades diversas, sin patrones de atención fijos y de corta duración; además, tenían poco tiempo para pensar en forma reflexiva porque sufrían constantes interrupciones. A partir de su estudio, concluyó que, en general, los administradores desempeñan diez roles 5 diferentes pero muy relacionados entre sí, que constituyen categorías específicas de comportamiento: Incluyen actividades de figura Roles interpersonales decorativa, líder y enlace. Comprenden actividades de emprendedor, manejador de Roles decisionales disturbios, asignador de recursos y negociador. Incluyen actividades de monitoreo, Roles de información diseminación y vocero. 4 ROBBINS, 7 5 Según Mintzberg, los roles administrativos equivalen a categorías específicas de comportamiento administrativo. 32 A continuación, presentamos la gráfica de Mintzberg para una mejor comprensión de los roles administrativos. Roles administrativos de Mintzberg Rol Descripción Actividades identificables Interpersonal Jefe simbólico obligado a desempeñar de Dar la bienvenida a visitantes, Figura manera rutinaria funciones de representación, firmar documentos legales. decorativa de naturaleza legal o social Responsable de la motivación y activación de Desempeñar virtualmente todas Líder sus subordinados, responsable de la dirección las actividades que involucran a (staffing), capacitación y funciones asociadas. sus subordinados. Mantiene una red que él mismo desarrolló de Contestar la correspondencia y contactos e informadores externos que efectuar trabajos externos para proporcionan favores e información. el consejo. Desarrollar otras actividades que involucren a Enlace terceros. Información Busca y recibe una gran cantidad de Lectura de literatura e informes; información especial (en su mayoría actual) mantenimiento de contactos para desarrollar un conocimiento profundo de personales. Vigilar la organización y su ambiente. Surge como centro nervioso de la información interna y externa acerca de la organización. 33  Transmite información que recibe de fuentes Tener reuniones de información externas o de otros subordinados a y hacer llamadas telefónicas integrantes de la organización. Cierta para retransmitir información. información es sobre hechos, otra involucra la Diseminador interpretación e integración de diversas posiciones de valor de quienes influyen en la organización. Transmite información a externos acerca de Llevar a cabo reuniones de los planes, políticas, acciones, resultados, consejo y proporcionar Vocero etcétera, de la organización. Sirve como información a los medios experto en la industria de la organización. informativos. Decisional Busca oportunidades en la organización y su Organizar la estrategia y ambiente, e inicia proyectos de mejoramiento sesiones de revisión para Emprendedor para efectuar cambios; supervisa el diseño de desarrollar nuevos programas. ciertos proyectos. Responsable de la acción correctiva cuando Organizar sesiones de Manejo de la organización se enfrenta a disturbios estrategia y estudio que disturbios importantes e inesperados. involucren perturbaciones y crisis. Responsable de la asignación de recursos Programación, solicitud de organizacionales de todo tipo. Toma o autorización, preparación de Asignador de aprueba todas las decisiones importantes en cualquier actividad que involucre recursos la organización. el presupuesto y la programación del trabajo de los subordinados. Responsable de representar a la organización Participación en las Negociador en las principales negociaciones. negociaciones contractuales con el sindicato. 34  1.5 Definición de organización La teoría organizacional estudia las estructuras organizacionales y su diseño. Comprende el análisis comparativo entre las propuestas de la Teoría Clásica, la Escuela Estructuralista, el Enfoque de Sistemas y el de Contingencias. En otras palabras, se encarga del análisis comparativo de todas las corrientes relacionadas con la organización; y de la descripción y explicación de la naturaleza, tipología, estructura, procesos y funciones de las entidades. La empresa nació para atender las necesidades de la sociedad y creó satisfactores a cambio de una retribución que compensara el riesgo, esfuerzos e inversiones de los empresarios. En la actualidad, su función no se limita a esa actividad de lucro. Al estar formada por individuos, alcanza la categoría de un ente social con características y vida propias que favorecen el progreso humano; asimismo, promueve la autorrealización de sus integrantes e influye directamente en el avance económico del medio social en donde actúa. En toda empresa el factor humano ha sido decisivo, por eso la administración establece los fundamentos para armonizar los numerosos y en ocasiones divergentes intereses de sus miembros: accionistas, directivos, empleados, trabajadores y consumidores. 35 Al igual que otras estructuras sociales, la empresa es considerada como una organización. De hecho, ésta es un sistema incluido en otro más amplio, la sociedad con la que interactúa. Por eso se concibe como un sistema social integrado por individuos y grupos de trabajo que responden a una determinada estructura dentro de un contexto al que controlan parcialmente, y desarrollan actividades y aplican recursos encaminados a ciertos valores comunes. A esta estructura social se le considera un sistema abierto debido a que está en constante interacción con el medio que le rodea, busca un equilibrio y tiene la capacidad de transformar sus recursos. Y para que sobreviva debe cumplir con los parámetros del propio sistema organizacional (un proceso continuo de flujo de entrada, transformación y salida). Como sistema, la organización está formada a su vez por otros sistemas inferiores, llamados subsistemas. Para ejemplificar este punto tomaremos como referencia el modelo sistémico de Kast y Rosenzweig (que comprende cinco subsistemas), referido al conjunto de metas, objetivos y misión que persigue la organización para satisfacer las demandas que le impone el medio ambiente externo. 36 Subsistema técnico Se refiere a los conocimientos necesarios para el desarrollo de tareas; incluye las técnicas, instalaciones y equipo (tecnología) usados para la transformación de insumos en productos. Cambia de acuerdo con la especialización de conocimientos y habilidades requeridas. Subsistema estructural Se refiere a la forma como se organizan y estructuran las tareas; y está relacionado con la autoridad y comunicación. La estructura de la organización también se determina por su constitución, puestos jerárquicos y procedimientos. 37 Este subsistema funciona como puente entre el subsistema técnico y el psicosocial, que están en interacción constante y en ocasiones rebasan la estructura formal. Subsistema psicosocial Está compuesto por individuos y grupos de interacción. Se forma por la conducta individual, motivación, relaciones, estatus, rol de cada individuo y dinámica de grupo. Incluye los recursos humanos, actitudes, liderazgo y comunicación, así como las relaciones interpersonales. Subsistema administrativo Relaciona la administración con su medio; determina los objetivos; y desarrolla planes de integración, estrategia y operación, mediante el diseño de la estructura y el establecimiento de los procesos de control. De acuerdo con Stephen P. Robbins, una organización es un convenio sistemático entre personas para llevar a cabo algún propósito específico 6. En este sentido, una escuela o universidad es una organización; lo mismo las dependencias gubernamentales, iglesias, empresa, la gasolinera de tu colonia, el equipo de fútbol Pumas de la UNAM, el Ejército Mexicano, etcétera. Asimismo, el autor citado señala que las organizaciones tienen tres características distintivas: A. Poseen un propósito distintivo expresado en términos de una meta o conjunto de metas. B. Están integradas por personas. C. Desarrollan una estructura sistemática que define y limita la conducta de sus miembros. Esto incluye crear reglas y normas, 6 ROBBINS, p. 3. 38  identificar a algunos miembros como “jefes” y conferir autoridad sobre otros miembros, o establecer por escrito las descripciones de puestos para que los integrantes sepan qué deben hacer. Los integrantes de una organización se dividen en dos categorías: A. Operativos. Laboran de forma directa en un puesto o actividad y no tienen responsabilidad de supervisar el trabajo de otros. B. Administradores. Dirigen las actividades de otros. También pueden tener algunas responsabilidades operativas, además de supervisar el trabajo de otros empleados en el departamento. Administra- dores superiores Administradores intermedios Administradores de primera línea Operativos Niveles de la organización 39 Ahora bien, si la tarea del administrador es planear, organizar, dirigir y controlar, entonces se responsabiliza de los innumerables recursos de la empresa; procura crear un ambiente óptimo de trabajo; y promueve actitudes positivas en el desarrollo de las funciones de cada uno de los miembros de la organización. Por ello es pertinente que el informático maneje los diferentes enfoques que sugiere la práctica administrativa. Enfoque técnico Posibilita al administrador utilizar tanto procedimientos como técnicas que le harán más eficiente en su labor. Algunas técnicas son el manejo de tiempos y movimientos, para desarrollar habilidades que le permitan elaborar, comprender e implementar documentos tan valiosos como los manuales de procedimientos. O las de eficiencia y programación, como las redes PERT y CPM, a fin de aprovechar óptimamente tanto los recursos financieros como el tiempo en que está programado el proyecto a seguir, si consideramos que para la empresa todo se convierte en aspectos económicos. 40 Enfoque humano Significa que el papel de la administración es valorar el factor humano. Si el administrador trabaja con personas, entonces va a tener que dirigirlas, no a lidiar con ellas. Tratará a los trabajadores como seres pensantes, no como animales de trabajo. Es decir, buscará colaboradores, no sólo engranes del proceso laboral. Enfoque social Este enfoque es tan importante como los anteriores. Ya aprendiste que necesitas tener conocimientos de administración para aplicarla adecuadamente (enfoque técnico) y la sensibilidad para trabajar con el factor humano (enfoque humanístico), ahora falta que te preguntes para quién trabaja la organización y qué significa para el mundo externo. Éstas y muchas otras interrogantes se responden a partir del enfoque social de la administración. Esta perspectiva permite ubicar a la organización en el ecosistema organizacional donde está inmersa dentro de la sociedad. ¿En qué parte de la cadena económica se encuentra? ¿Cómo logra sistemáticamente sus resultados en un círculo social, económico y 41 político? ¿Cómo influyen los factores externos en la toma de decisión de los directivos? ¿Para qué le sirve la calidad? En fin, hay muchos aspectos que el administrador debe resolver para que su empresa tenga una aceptación en la sociedad donde vive, y forme parte del mercado actual. Recordemos que afuera la competencia es dura y no sólo podemos sobrevivir con nuestro producto, porque seguramente hay más de una veintena de empresas que lo ofrecen al mismo consumidor. Hay que pensar también en el plus, en la calidad como factor íntegro, como pasaporte al mercado local y a la economía global. En consecuencia, la administración no es sólo presupuesto, control, pago de nóminas y reclutamiento de personal, sino toda una filosofía para buscar tanto la productividad como la calidad a través del factor humano, al que se debe garantizar un ambiente digno de trabajo y un reconocimiento diario por sus resultados objetivos y por aquellos esfuerzos que no se pueden medir, pero que contribuyen de igual o mejor manera a los propósitos de una empresa. Estamos hablando del compromiso organizacional, creatividad, recurso intelectual, lealtad a la empresa, inteligencia emocional, y otros aspectos con los que poco a poco, como administrador, irás creando tu propio mundo administrativo, es decir tus escenarios de eficiencia administrativa. 42  RESUMEN Las organizaciones son un sistema socio-técnico incluido en otro más amplio, la sociedad con la que interactúan. Se integran de individuos y grupos de trabajo que responden a una determinada estructura en un contexto al que controlan parcialmente, y desarrollan actividades y aplican recursos encaminados a ciertos valores comunes. Por su parte, la administración consiste en planear, organizar, dirigir y controlar los recursos humanos, técnicos y financieros, para alcanzar los objetivos organizacionales. De acuerdo con Fernández Arena, la Administración es una ciencia social y universal cuyo propósito es desarrollar modelos y métodos generales que permitan a las organizaciones entender su medio ambiente y alcanzar sus objetivos. Es universal porque se lleva a cabo en todo organismo 43 social, público y privado; específica, en tanto se da en función de las necesidades de cada organismo; y temporal, ya que se lleva a cabo por etapas, aplicadas una y todas a la vez. Los administradores se encargan de dirigir las actividades de otros y supervisarlas mediante la realización de las funciones básicas de la administración; y desempeñan diversos roles administrativos o gerenciales. Así, tienen como propósito generar un ambiente de comunicación abierta, aprovechar al máximo todos los recursos, detectar las necesidades y motivar al personal. Lo que puede realizar a partir de tres enfoques: Utilizan los procedimientos y técnicas para que Técnico su desempeño sea óptimo. Les proporciona todos los elementos para Humano darles importancia y valor a las personas dentro de la organización. Les ayuda a identificar las necesidades internas Social y externas de la organización, y las afectaciones del medio ambiente. 44  GLOSARIO Administración Proceso de diseñar y mantener un ambiente en el que las personas trabajen juntas para lograr propósitos eficientemente seleccionados. Administradores Personas que llevan a cabo las tareas y funciones de administrar, en cualquier nivel y tipo de empresa. Ambiente tecnológico Ambiente de los administradores relacionado con el conocimiento de cómo hacer las actividades. Inventos y técnicas en las áreas de procesos, máquinas y herramientas. Conceptos Imágenes mentales de cualquier cosa que se forma mediante la generalización a partir de casos particulares, por ejemplo, un término. Conocimientos prácticos administrativos Conocimientos administrativos aplicados eficazmente en la práctica. Incluyen tanto la comprensión de las ciencias en que se basa la administración como la capacidad para aplicarlas con destreza en la realidad. 45 Departamento Área, división o sucursal definidas de una empresa sobre las que un administrador tiene autoridad para el desempeño de actividades y el logro de resultados específicos. Eficacia (1) Consecución de objetivos. (2) Logro de los efectos deseados. Eficiencia Logro de los fines con la menor cantidad de recursos, o al menor costo. Enfoque administrativo, comportamiento de grupo Basado en la Sociología y la Psicología Social, este análisis examina el comportamiento de las personas en grupos. El estudio de grupos grandes suele denominarse “comportamiento organizacional”. Estrategia Determinación del propósito (o misión) y objetivos básicos a largo plazo de una empresa, y la adopción de cursos de acción y asignación de recursos para cumplirlos. Objetivos o metas (1) Fines hacia los que se dirige la actividad. (2) Puntos finales de la planeación. Organización (1) Sistemas o patrón de cualquier grupo de relaciones en cualquier clase de operación. (2) La empresa en sí misma. (3) Cooperación de dos o más 46 personas. (4) Conducta de los integrantes de un grupo. (5) Estructura intencional de papeles en una empresa “formalmente organizada”. Organizar Establecer una estructura intencional de roles para que sean ocupados por miembros de una organización. Planeación o planificación (1) Selección de misiones y objetivos, y estrategias, políticas, programas y procedimientos para lograrlos. (2) Toma de decisiones. (1) Selección de un curso de acción entre varias opciones. Procedimientos (1) Planes que establecen un método para manejar las actividades futuras. (2) Series cronológicas de acciones requeridas. (3) guías para la acción –no para el pensamiento– que detallan la forma exacta como se deben realizar ciertas actividades. Tecnología Suma total de conocimientos sobre las formas de hacer las actividades, incluye inventos y técnicas. Toma de decisiones Selección racional de un curso de acción entre varias opciones. 47  ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE ACTIVIDAD 1 En no más de una cuartilla, escribe una reflexión donde expliques la función del administrador y su importancia en el desarrollo de la administración dentro de una empresa. ACTIVIDAD 2 De acuerdo con lo analizado en la unidad, da cinco ejemplos de actividades específicas que realiza la administración apoyándose en diferentes disciplinas. (No deben ser las que se presentan en el documento). ACTIVIDAD 3 Identifica y explica las características científicas de la administración. Cita tus fuentes de información. ACTIVIDAD 4 En una pequeña y en una mediana empresas, investiga por qué consideran 48 importante la administración para su funcionamiento. Anota los datos de las empresas y los medios que empleaste para la investigación. ACTIVIDAD 5 Escribe dos diferencias entre la administración pública y la administración privada. 49 ACTIVIDAD 6 Aplica una encuesta a diez personas de una empresa para obtener la siguiente información. a) Si conocen los niveles jerárquicos. b) Si saben con exactitud los objetivos que deben lograr en la empresa. c) Si existe comunicación entre ellos y sus superiores. Con la información obtenida, elabora una gráfica. Si las respuestas son en su mayoría nulas o casi nulas de información, define cuál sería tu recomendación al Director o Jefe de Personal de la empresa. ACTIVIDAD 7 En un texto breve, comenta cómo aplicas la práctica administrativa en tu vida personal. 50  LO QUE APRENDÍ A partir de la revisión general de esta unidad y la bibliografía específica sugerida, elabora un mapa conceptual o mental que te facilite el estudio y comprensión de los temas analizados en esta unidad. 51  CUESTIONARIO DE REFORZAMIENTO Responde las siguientes preguntas. 1. Define con tus palabras el término administración. 2. ¿Por qué se dice que el trabajo del administrador es universal? 3. Explica brevemente las funciones principales que lleva a cabo un administrador. 4. ¿Por qué se dice que el administrador lleva a cabo el rol de negociador? 5. Define con tus palabras qué es una organización. 6. Define con tus palabras qué es un administrador. 7. Explica brevemente los niveles de los administradores. 8. ¿Qué son los roles gerenciales? 9. ¿Cuáles son las tres categorías en que Mintzberg engloba los roles gerenciales? 10. ¿Cómo podría compararse el trabajo de un administrador de una microempresa con el trabajo de un empresario de un corporativo como BIMBO? 52  EXAMEN DE AUTOEVALUACIÓN I. Indica si el enunciado es verdadero (V) o falso (F). Verdadero Falso 1. La administración es considerada por los autores ( ) ( ) contemporáneos sólo como una técnica. 2. Harold Koontz y Heinz Weihrich definen la administración como el proceso de diseñar y mantener un ambiente en el que las personas, ( ) ( ) trabajando en grupos, alcanzan con eficiencia las metas seleccionadas. 3. La Administración es entendida como una disciplina que, a través de diferentes técnicas, métodos y procedimientos, busca optimizar el uso de ( ) ( ) los recursos de una organización, para lograr los objetivos que se pretenden alcanzar. 4. La administración sólo se aplica a una determinada situación, organización, sistema o sector; y siempre debe buscar el máximo aprovechamiento de los ( ) ( ) recursos con que cuenta la empresa, el departamento o sección. 5. Las funciones de un administrador son universales. ( ) ( ) 6. La administración se aplica a todo organismo social, público o privado; e internamente a todos los ( ) ( ) niveles de responsabilidad. 53 7. Al igual que todas las ciencias del conocimiento, la Administración es específica, de acuerdo con las ( ) ( ) necesidades de cada organismo. 8. Las fases o etapas de la práctica administrativa se ( ) ( ) aplican una por una, únicamente. 9. Administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar personas y recursos para lograr ( ) ( ) objetivos de manera conjunta. 10. Las palabras clave para definir el concepto de administración son prever, organizar, mandar, ( ) ( ) coordinar y controlar personas y objetivos. 11. El recurso más relevante en una organización es ( ) ( ) el producto: sin él no se podría conseguir lo demás. 12. La importancia de la administración radica en que es necesaria para el desarrollo, adaptación y ( ) ( ) permanencia de las organizaciones en el mundo globalizado. 13. Dentro de las responsabilidades del administrador está el proporcionar al trabajador los recursos para ( ) ( ) realizar sus tareas. 14. En las organizaciones, el administrador hace posible la eficiencia de los recursos materiales, ( ) ( ) tecnológicos y financieros, y del personal. 15. La administración es la ciencia encargada de optimizar los recursos financieros de las ( ) ( ) organizaciones. 16. A los individuos que dirigen en una organización ( ) ( ) las actividades de otros se les llama administradores. 54 17. A los administradores de primera línea se les llama supervisores. ( ) ( ) 18. Uno de los roles administrativos establecidos por ( ) ( ) Mintzberg es el de negociador. 19. La administración de los recursos humanos se refiere a la motivación, manejo de conflictos y ( ) ( ) capacitación de personal. 20. La organización es un convenio sistemático entre ( ) ( ) personas para lograr algún propósito específico. 55  MESOGRAFÍA BIBLIOGRAFÍA SUGERIDA Autor Capítulo Páginas 1. Robbins 1 3-20 3-5 7-14 2. Claude 7 98-100 14. Terry 1 22-30 2 56 9 250 12. Rodríguez y Valencia 1 43 6 228-230, 239-242, 259, 261-263, 626-629, 372 6 228-230 7. Koontz, Harold y II 51-73 Weihrich Heinz 56  REFERENCIA BIBLIOGRÁFICA SUGERIDA 1. ROBBINS, Stephen P., Administración. Teoría y práctica, México, Prentice Hall, 4.ª ed., 1994, 697 pp. 2. CLAUDE S., George y Álvarez Lourdes, Historia del pensamiento administrativo, México, Prentice Hall, 2005, 313 pp. 3. KOONTZ, Harold. Administración, una perspectiva global, México, 11.ª ed., McGraw-Hill, 1998, 796 pp. BIBLIOGRAFÍA BÁSICA 1. CHIAVENATO, Idalberto, Introducción a la teoría general de la Administración, Colombia, 5.ª ed., McGraw-Hill, 1999, 686 pp. 2. CHIAVENATO, Idalberto, Administración en los nuevos tiempos, México, McGraw-Hill, 2002, 971 pp. 3. CLAUDE S., George, Historia del pensamiento administrativo, México, Prentice Hall, 1992, 217 pp. 4. GALVÁN Escobedo, José, Tratado de Administración general, México, ECAFSA, 2.ª ed., 1990, 296 pp. 5. GARZA Treviño, J. G. Administración contemporánea, México, Alhambra Mexicana, 2000, 1032 pp. 6. KOONTZ, Harold. Administración, una perspectiva global, México, 10.ª ed., McGraw-Hill, 1998, 745 pp. 57 7. OLIVEIRA da Silva, Reinaldo, “La Administración hoy”, en Teorías de la Administración, México, Thompson, 2002, pp. 250. 8. REYES Ponce, Agustín, Administración moderna, México, Limusa, 2003, 523 pp. 9. RODRÍGUEZ y Valencia, Joaquín, El pensamiento de la Administración, México, ECAFSA, 1993, 182 pp. BIBLIOGRAFÍA COMPLEMENTARIA 1. RODRÍGUEZ y Valencia, Joaquín, Introducción a la Administración con enfoque de sistemas, México, ECAFSA, 1998, 730 pp. 2. RODRÍGUEZ y Valencia, Joaquín, Introducción a la Administración, México, 4.ª ed., Thompson, 2003, 545 pp. 3. TERRY R. George, Franklin Stephen, Principios de Administración, México, CECSA, 1985, 747 pp. 58  SITIOS DE INTERNET Sitio Descripción Sapiens.com. La comunidad del Definición del diálogo socrático. conocimiento en http://www.sappiens.com/castellano/articulos.nsf/Filosof%C3%ADa/Di%C3%A1logo_y_Fil osof%C3%ADa/C58DE0A1848B5A4541256 ACB006033E1!opendocument (Definición del diálogo socrático) Emagister.com en Autoconocimiento como refuerzo http://www.emagister.com/conocerse- de la confianza personal. confiar-si-mismo-cursos-1040907.htm CONACYT. Ciencia y Desarrollo en Relatoría de la vida y http://www.conacyt.mx/comunicacion/Revist pensamiento de Sócrates. a/207/Articulos/LegadodeSocrates/Socrates 04.htm 59  UNIDAD 2 SURGIMIENTO Y EVOLUCIÓN DE LA TEORÍA ADMINISTRATIVA 60  INTRODUCCIÓN Las organizaciones forman parte de nuestras vidas, no sólo como administradores sino como miembros de una sociedad. Históricamente, han tenido una gran responsabilidad: dirigir y controlar nuestras vidas; se han encargado de nuestras necesidades básicas y caprichos más sofisticados. Sin embargo, por sí solas no pueden controlarse ni desarrollarse, requieren de la experiencia de sus administradores. En este marco, abordaremos la importancia del estudio de la teoría general de la administración, producto de una mezcla del análisis de las organizaciones y la injerencia de la administración en estas entidades. Esta teoría es la base para comprender la evolución del pensamiento administrativo; en este punto ubicamos la relevancia de la práctica administrativa como profesionales y definimos nuestro objeto de estudio en la sociedad. 61 Conforme va cambiando la sociedad, la administración debe darle soporte para su eficiente proceso de desarrollo. A su vez, la sociedad también provee a la administración de valores, tecnología y escenarios. Por ejemplo, el ámbito tecnológico le está dando un nuevo papel a esta disciplina, convirtiéndola de una práctica sólo organizacional a una actividad que se puede desarrollar fuera de las fronteras físicas de la entidad (en ocasiones, ni siquiera se necesita un local o un edificio para trabajar). Para entender cómo se ha dado esta dinámica, es necesario hacer un recorrido histórico. Para sobrevivir y crecer, los pueblos primitivos se apoyaron en la fuerza bruta, el carisma, la inteligencia, la experiencia y el linaje; también aprovecharon las condiciones geográficas en donde habitaban y la comunicación con otros grupos, formaban alianzas estratégicas, etcétera. De alguna forma desarrollaban actos de planeación, organización, dirección y control en su beneficio. 62 Posteriormente, los conceptos y técnicas administrativos siguieron utilizándose de forma consciente o inconsciente por sociedades, líderes y culturas a través de la historia. Por ejemplo, en la cultura griega el comercio fue hereditario y la especialización estuvo a la orden del día (a tal grado que los canteros no afilaban sus propias herramientas). Con la Revolución Industrial se acabaron viejos procedimientos artesanales de trabajo, y se crearon y fortalecieron conocimientos industriales de forma integral. En este contexto, las dimensiones científica y tecnológica fueron cruciales en la historia de la administración. 63 Los orígenes de las propuestas clásicas de la administración tienen sus antecedentes en la Revolución Industrial. Primero, el acelerado crecimiento de las empresas y su consecuente desorganización interior y exterior. Entonces, había una gran cantidad de empresas constituidas de diversas formas y tamaños, con múltiples problemas de bajo rendimiento de la maquinaria utilizada, desperdicio de recursos, insatisfacción por parte de los trabajadores, competencia aguerrida (pero con tendencias poco definidas), pérdidas millonarias por decisiones mal tomadas, etcétera. Situación que provocó el nacimiento de una compleja y creciente administración, con un enfoque científico capaz de sustituir el empirismo y la improvisación con la que se operaba hasta ese momento. Un avance en este periodo fue el intento de realizar una planeación a largo plazo de la producción, con el fin de reducir la inestabilidad y la improvisación. Otro aspecto importante de este momento fue que, al crecer considerablemente las empresas, se presentó la necesidad urgente de hacerlas más eficientes y optimizar mejor los recursos para enfrentar la competencia desmedida que cada día se incrementaba con más fuerza. 64 Entonces surgieron conceptos como la “división del trabajo” (división de actividades de carácter intelectual y operativo). Por ejemplo, alguien tuvo que ocuparse en fijar las reglas y normas de producción, determinar los puestos y funciones a desempeñar, establecer métodos de administración, etcétera. Esta situación generó condiciones económicas y técnicas que dieron pie al surgimiento de las corrientes clásicas de la administración, encabezadas por Taylor (Estados Unidos) y Fayol (Europa). El panorama presentaba todos los elementos necesarios para una administración fundamentada y constituida como ciencia, basada en principios aplicados en la resolución de los problemas organizacionales. Así, el enfoque clásico se concretó en dos vertientes diferentes, pero complementarias. La primera, conocida como la Escuela de la Administración Científica, tuvo como iniciador a Frederick W. Taylor, quien fue secundado por Henry Lawrence Gantt, Frank Bunker Gilbreth, Harrington Emerson y Henry Ford. Esta perspectiva se planteó crear una verdadera ingeniería industrial dentro de una concepción eminentemente pragmática. Se distinguió por ser una administración de abajo hacia arriba: del nivel de operación a los niveles medios y altos. Enfatizó los procesos para incrementar la productividad, y se ocupó en aumentar la eficiencia de los trabajos operativos. Asimismo, puso atención en el trabajo, los movimientos necesarios en la ejecución de una tarea y el tiempo-patrón determinado para su ejecución. Este cuidado analítico y detallado permitía la especialización del operario y la reagrupación de movimientos, 65 operaciones, tareas, cargos, etcétera, lo que conforma la "organización racional del trabajo". El énfasis en las tareas es la principal característica de este enfoque. La segunda vertiente se le atribuye a Henri Fayol (Francia) y a un grupo de seguidores encauzados a estudiar a fondo las organizaciones. Esta escuela, la corriente Clásica, estaba integrada principalmente por ejecutivos de las empresas de la época: el mismo Fayol, James D. Mooney, Lyndall F. Urwick, Luther Gulick, y otros más. Al igual que Taylor, Fayol se ocupó en aumentar la eficiencia de la empresa, pero no con base en los procesos de producción sino a través de la forma y disposición de los puestos y funciones de la organización y sus interrelaciones estructurales. Este enfoque es inverso al de la administración científica, va de arriba hacia abajo (de la dirección hacia la ejecución). Se caracterizó por atender la estructura organizacional, basada en los principios generales de la 66 administración, y la departamentalización. El objetivo era tener una visión global para un mejor manejo de la empresa y subdividirla bajo la centralización de un jefe principal. Se trató de una corriente eminentemente teórica y "administrativamente orientada". Enfoque clásico de la administración ENFOQUE CLÁSICO vertientes Administración Científica Corriente Clásica precursor Frederick W. Taylor Henri Fayol seguidores Henry Lawrence Gantt, James D. Mooney, Frank Bunker Gilbreth, Lyndall F. Harrington Emerson, Urwick, Henry Ford Luther Gulick Las propuestas anteriores muestran la implementación de la práctica administrativa en un contexto técnico e inflexible, que generó el enfoque científico de la administración de Taylor. Sin embargo, hay otros planteamientos. Por ejemplo, la Teoría de Sistemas, que aborda los problemas y perspectivas de la empresa desde una visión holística, es decir, como un todo; no de manera separada, como se analizaban antes los problemas sociales y organizacionales. 67 Como podrás advertir en esta unidad, ha habido una evolución impresionante en los estudios organizacionales respecto al comportamiento humano y su importancia dentro de la empresa. Por lo menos hasta la década de 1980, encontramos las siguientes teorías: Relaciones Humanas Neohumanorrelacionismo (o Teoría del Comportamiento) Administración por Objetivos 68 Escuela Empírica Desarrollo Organizacional y Calidad También encontramos autores latinoamericanos representativos que aportaron un concepto de administración y sus funciones; e identificaron los factores clave de la organización, sus principales tareas, los mecanismos de subordinación, liderazgo, comunicación y delegación, entre otros, que son bases para una eficiente administración. A continuación presentamos algunas de estas propuestas, que serán descritas con más amplitud en el desarrollo de la unidad. Idalberto Chiavenato. En sus libros de Introducción a la Teoría general de la Administración y Administración en los nuevos tiempos, este autor brasileño nos ha permitido estudiar por décadas y generaciones la teoría de la administración. 69 Reynaldo Oliveira da Silva. En su libro Teorías de la Administración, este pensador brasileño aborda de modo más académico temas generales para conocer la ciencia administrativa. Domina el tema del perfil del profesional en Administración, y los conceptos y corrientes que conciernen a la profesión. Joaquín Rodríguez Valencia. En El pensamiento de la Administración, hace un listado de autores latinoamericanos que han participado en el estudio y análisis del pensamiento administrativo, tanto en América como en el resto del mundo. Agustín Reyes Ponce. Pionero en la práctica administrativa y fundador de la carrera de licenciado en Administración de Empresas en varias universidades, catedrático de la UNAM y el IPN y autor de textos como Administración de empresas, El análisis de puestos y Administración por objetivos, entre otros, este mexicano se ha posicionado como un experto sobre el tema de administración de empresas. Además del maestro Reyes Ponce, en esta unidad conocerás las obras de Isaac Guzmán Valdivia, José Antonio Fernández Arena, Miguel Duhalt Krauss, Francisco Laris Casillas, y otros autores que han destacado en el desarrollo de la disciplina administrativa actual. Te familiarizarás con sus principales obras en donde exponen a detalle el recurso humano y las formas de organización. 70  LO QUE SÉ Explica con tus palabras qué significa para ti la teoría general de la administración y cómo ha evolucionado; y cuáles temas crees que aborda. Discútelo con tus compañeros. 71  TEMARIO DETALLADO (20 HORAS) 2.1. Antecedentes históricos de la administración 2.2. Enfoque Clásico 2.3. Administración Científica 2.4. Teoría general de la Administración 2.5. Enfoques cuantitativos 2.6. Enfoques cualitativos 2.7. Autores latinoamericanos y mexicanos 72  2.1 Antecedentes históricos de la administración Aportaciones de las antiguas civilizaciones al campo de la administración Como aprendiste en la introducción de esta unidad, la administración nace prácticamente con el hombre, y conforme se han desarrollado los medios de producción ha evolucionado mediante la aplicación de técnicas y métodos específicos. Para resumir este punto, se presenta un recorrido histórico a partir de la información de Claude S. George Jr. en su obra Historia del pensamiento administrativo, en donde expone de manera puntual las aportaciones que heredan a la administración actual las principales culturas antiguas, así como lo más sobresaliente de la época renacentista de Europa y sus aportaciones al nuevo mundo de los negocios. A través de un vasto sistema tributario, los sacerdotes de los templos sumerios recogieron y administraron considerables cantidades de bienes materiales, incluyendo ganado, rebaños, rentas y propiedades. Y para rendir cuentas de las deudas pagadas, transacciones consumadas, etcétera, SUMERIA manejaron la riqueza y operaciones de negocios u organizaciones religiosos. Se utiliza por primera vez la escritura y el registro de transacciones. 73  La construcción de las pirámides es un testimonio de las habilidades administrativas y de organización del antiguo Egipto. En este trabajo se encuentran prácticas del proceso administrativo. Además de su arquitectura, hallamos en la literatura egipcia muchos aspectos del pensamiento administrativo, frecuentemente planteados como consejos transmitidos de generación en generación, de padres a hijos. El libro de Ptha-hotep aborda la importancia de escuchar y hacer justicia en las decisiones. Y en el Aboyet, los egipcios exaltan la importancia de la planificación y el uso de las juntas de consejo. EGIPTO Los egipcios fueron cuidadosos de los principios y prácticas administrativos. Por ejemplo, comprendieron y apreciaron la autoridad y responsabilidad, así como el manejo de procedimientos para las tareas. Gobierno. El estudio del gobierno egipcio a través de sus distintos periodos, ilustra su reconocimiento del principio de control como una operación extendida a través de una organización centralizada. La contribución más significativa de los babilonios al pensamiento administrativo fue el Código de Hammurabi, uno de los códigos legales más antiguos. Esta cultura consideró importante BABILONIA promulgar leyes que regularan aspectos de comercio, bienes raíces, propiedad personal y 74  negocios en general. En el periodo en que Nabucodonosor subió al trono, hay ejemplos de control de producción y pago de incentivos de salario en las fábricas textiles. Moisés fue un líder y administrador hábil en el gobierno, la legislación y las relaciones humanas en el pueblo hebreo. La preparación, organización y ejecución del éxodo que los libró de la servidumbre en Egipto fue una tremenda empresa administrativa. HEBREOS Los antiguos escritos de Mencius y Chow atestiguan que esta cultura practicaba ciertos principios de comportamiento sobre organización, planificación, dirección y control. En su escrito El arte de la guerra, Sun Tzu exalta la importancia de la planeación, así como de la dirección en las filas CHINA del ejército. La selección científica de los trabajadores por medio de exámenes fue establecida por el gobierno en al año 120 antes de nuestra era. Grecia desarrolló un gobierno democrático con todas las complicaciones administrativas que ello implicó. Aquí hallamos el origen del método científico y la investigación. Los griegos reconocieron tempranamente el principio de que la producción máxima se puede alcanzar mediante el uso de métodos uniformes en tiempos estipulados. GRECIA De igual forma, resaltaron algunos principios de la administración como la especialización, universalidad y orígenes de tiempos y movimientos. Estas aportaciones datan de 500 años a. C. 75  La cultura castrense, con un fuerte sello de la milicia, aplicaba de alguna forma el principio de staff. El emperador Ciro enfatizó el desarrollo de las relaciones humanas, así como en el estudio de asignación de responsabilidades y claridad de las órdenes. Su gobierno impulsó un estudio con respecto a los principios de orden, registro de movimientos y manejo de materiales. Además, el CASTRENSE emperador fue experto en la división de trabajo y unidad de dirección y de mando; y en los principios sobre la administración de haciendas (diferenció entre las actividades administrativas y las de campo). El principal trabajo de Brahman Kautilya fue el Arthasastra, documento que habla sobre la administración política, social y económica del Estado. Aborda también la organización y administración de los negocios, comercio, leyes y tribunales, gobierno municipal, costumbres sociales, matrimonio, divorcio, y muchos más. Debido a su INDIA objetividad y carencia de moral y compasión humana, ha llegado a ser sinónimo de administración poco escrupulosa y siniestra. Dueña de un imperio que abarcaba gran parte de Europa y el norte del África, esta cultura tuvo mucho que ofrecer y heredar al mundo. Su capacidad administrativa fue superada por sus logros, llegó un momento en que tenía que controlar ROMA aproximadamente una población de 50 millones de personas. Se tienen documentos que muestran la pericia romana para controlar la lealtad de sus 76  pueblos sin sacrificar el control y administración de impuestos en una zona geográfica tan dispersa. La estrategia fue una delegación sucesiva de autoridad: se dividió el imperio en 101 provincias, a la vez divididas en trece diócesis y reagrupadas en cuatro grandes divisiones geográficas. En el 284 d. C., el emperador Diocleciano destacó el principio de gradación. La administración rural en Catón y Varrón podría ser de utilidad para el agricultor de hoy sin importar lo práctico o científico que pudiera ser. Insiste en la necesidad de llevar el control de lo vendido contra lo obtenido y elaborar constantemente informes al respecto. Y ofrece un tratado sobre los deberes de un supervisor. La administración durante el periodo medieval El periodo medieval se origina a partir de la caída del imperio romano. Los esclavos son liberados y se convierten en presa fácil de robos, saqueos y asesinatos; y no tienen recursos para satisfacer sus necesidades más elementales. Esto dio como resultado la necesidad de acercarse a alguien poderoso, algún señor que les diera protección, alimento y seguridad. Así nació la organización feudal. 77 Un feudo era una porción grande de tierras que pertenecían a un señor feudal, dueño no sólo de lo material que se encontraba dentro de sus propiedades, sino también de la gente que vivía en ellas. A diferencia de los esclavos, los siervos (la gente que vivía y le servía al señor feudal en su feudo) tenían la libertad de abandonar sus hogares. La organización feudal era de “gradación”, es decir, con grados descendentes de autoridad delegada. Como era de suponerse, en la cúspide se encontraba el rey, con el dominio total de las tierras y recursos del feudo; le seguían sus vasallos, la alta nobleza que servía a los objetivos del rey. Éstos a la vez estaban soportados por sub-vasallos, y así sucesivamente hasta llegar a los niveles más bajos en donde se encontraban los siervos. El feudalismo se convirtió en una institución descentralizada a gran escala, con todos los problemas a enfrentar como las actuales empresas de gobierno o particulares. Sin embargo, uno de los principales problemas era preservar el equilibrio entre autoridad centralizada y autonomía local. El delegante siempre tenía autoridad para recuperar lo delegado, y la delegación confería, pero no transmitía autoridad. 78 Alrededor del 900, Alfarabi escribió sobre la administración de un reino, resaltó las características de un administrador contemporáneo y por primera vez habló del perfil de un administrador: gran inteligencia, memoria excelente, elocuencia, firmeza en el logro del bien, amor a la justicia, al estudio y a la verdad; aversión por la perfidia, temperancia en la alimentación, bebida y gozos; y desdén por la riqueza. Doscientos años después, Ghazali estableció en su libro de consejos para los reyes, Oh, Rey del Mundo, cuatro rasgos que deben distinguirlos: justicia, inteligencia, paciencia y modestia. Años más tarde, en 1494, Luca Pacioli publicó un tratado en el que describió el sistema contable de la partida doble, y señaló algunas características para el uso del diario, el memorándum y el libro mayor. El historiador moderno Frederic Lane escribió dos libros singulares que permiten conocer algunas prácticas administrativas antiguas. El primero, Venetian Ships and shipbuilders of the Renaissance, es una historia de la industria naviera veneciana; el segundo, Andrea Barbarigo: Merchan of Vence, es una biografía de un antiguo negociante. Ambos son una ventana para conocer en forma analítica del estado avanzado del comercio y la industria en la Italia de los siglos XIV-XVI. En 1426, el caso del arsenal de Venecia fue un ejemplo y estudio obligatorio en los tópicos de negocios, ya que se mostró una gran habilidad en el control de su contabilidad y se eligieron supervisores para manejar y registrar personalmente el uso de las partidas. Se contrataron tenedores de libros y se llevó una cuenta estricta de monedas, materiales y hombres. También se utilizó en forma temprana una contabilidad de 79 costos. Todas las cuentas fueron consideradas en dos diarios y un mayor, y se reconocieron tres tipos de gastos: fijo, variable y extraordinario. Posteriormente, a finales del siglo XVI, encontramos a dos grandes exponentes: Tomás Moro y Nicolás Maquiavelo. Tomás Moro. Escribe Utopía, un intento literario para crear un Estado ideal, con el propósito de corregir los abusos e injusticias administrativos de la Inglaterra y Europa de sus días. Era un hombre verdaderamente noble que finalmente fue a su muerte porque no pudo reconciliar sus principios con los deseos de su rey, culpó de los males económicos de Inglaterra a la mala administración de la clase noble existente. En Utopía, las ocupaciones son caracterizadas por los principios de especialización del trabajo y máxima utilización de la fuerza de trabajo. Nicolás Maquiavelo. Filósofo y observador de los asuntos del Estado, contempló al mundo con realismo práctico. Escribió dos grandes obras: El Príncipe y Discursos. Los principios de poder y mando en los que se ocupó son aplicables a casi todo esfuerzo organizado y proyectado. Reiteró la tesis de que la estancia de cualquier gobierno, ya sea democrático o tirano, depende del apoyo de las masas. Los príncipes pueden heredar o usurpar el poder, pero para ganar un control firme del Estado, de algún modo deben ganar la aprobación del pueblo. Así, estableció el conocimiento de que la autoridad fluye de abajo hacia arriba y no al contrario (tesis del siglo XX). 80  En el aspecto del liderazgo, reconoció dos clases de líderes: el natural o innato y el que se va formando a partir de distintas técnicas. Un líder debe inspirar a su pueblo hacia la búsqueda de metas más elevadas; intentar elevar su moral; escuchar e incentivar a aquellas personas que puedan mejorar su ciudad; adaptarse a los signos de los tiempos; y diferenciar a sus verdaderos subordinados de aquellos que sólo persiguen beneficios, y usarlos para su ventaja. Antes de los inicios de la Revolución Industrial, entre 1700 y 1785, no hay nada que pueda apreciarse desde el punto de vista administrativo; todo redundaba en un refinamiento de lo conocido. Es hasta ese intervalo cuando empezó a vislumbrarse una nueva generación de administradores con sus propios conceptos y técnicas. En este periodo, Inglaterra cambiaba radicalmente su base económica, de un país de terratenientes pasaba a fabril. Se convirtió de pronto en el taller del mundo; la primera nación del mundo que realizó victoriosamente la transición de una sociedad agraria-rural a una comercial-industrial. 81 En este escenario jugaron un papel muy importante dos sistemas de producción: el doméstico de producción y el fabril. Ambos, polos opuestos. El primero representó la forma conservadora, por falta de inversión de capital o dispersión de las personas en las comunidades; y el segundo fue la antesala del sistema económico actual que conocemos, porque nació con la aparición de las nuevas tecnologías y fábricas; más tarde evolucionó con el desarrollo de las industrias y el capital financiero. En esta época destacan los conceptos de mejoramiento en el control de materiales y la preocupación por algunos índices de control de calidad; y el aspecto financiero fue una de las prácticas administrativas más favorables. Asimismo, este sistema se caracterizó por el control estricto y una organización militar. Adam Smith, James Steuart, Richard Arkwright y Robert Owen son algunos nombres destacados en la transición de este periodo. Asimismo, instituciones como la fundación SOHO en Gran Bretaña y la New La