Prosedur Pinjaman Karyawan PDF

PROSEDUR PINJAMAN KARYAWAN DISTRIBUSI KE: 1. DIREKSI 2. SELURUH VP 3. SELURUH CABANG Penerbitan Kelima AK Mgr SKA Mgr VP AK Direktur TGL REV URAIAN...

PROSEDUR PINJAMAN KARYAWAN DISTRIBUSI KE: 1. DIREKSI 2. SELURUH VP 3. SELURUH CABANG Penerbitan Kelima AK Mgr SKA Mgr VP AK Direktur TGL REV URAIAN DIBUAT DIPERIKSA DISETUJUI Dilarang menyalin, mengutip, menyimpan atau menggandakan dokumen ini dalam bentuk dan/atau media apapun: elektronik, fotokopi, rekaman, atau yang lain, tanpa ijin sebelumnya dari PT Blue Bird TBK NO. DOKUMEN: PS-712-ADM-05  Nomor : PS-712-ADM-05 PROSEDUR PINJAMAN KARYAWAN No. Revisi : 05 Tgl Berlaku : 1. TUJUAN Prosedur ini bertujuan untuk memastikan kebenaran pemberian pinjaman sesuai peruntukan kebutuhan karyawan dan sesuai ketentuan yang berlaku. 2. RUANG LINGKUP Prosedur ini mencakup proses pengajuan pinjaman karyawan sampai dengan pencairan dana dan pencatatan transaksi pinjaman karyawan. 3. DEFINISI 3.1. Pinjaman : Kebijakan perusahaan yang diberikan kepada karyawan dalam bentuk bantuan dana yang pengembaliannya dilakukan dengan cara angsuran melalui pemotongan gaji setiap bulan. 3.2. Pinjaman lunak : Bantuan dana yang tidak diperhitungkan bunga pinjaman dalam pengembaliannya. 3.3. Pinjaman berbunga : Bantuan dana yang diberikan dengan meperhitungkan bunga dalam pengembaliannya. 4. REFERENSI 4.1. ISO 9001:2015 Klausul 7.1. 2 Pengelolaan SDM. 4.2. SK No. 126/Dir-Ut/BB/XII/2003 tanggal 15 Desember 2003 tentang pinjaman bagi karyawan Blue Bird Group 4.3. SK No. 127/Dir-Ut/BB/XII/2003 tanggal 15 Desember 2003 tentang pinjaman bagi pejabat Blue Bird Group 4.4. SK No 005/CFO/BBG/X/2023 tentang Kewenangan Persetujuan Pengeluaran Perusahaan Blue Bird Group 5. KETENTUAN 5.1. Kebijakan pinjaman diatur sesuai SK No. 126/Dir-Ut/BB/XII/2003 dan SK No. 127/Dir-Ut/BB/XII/2003. 5.2. Kebijakan pinjaman untuk karyawan tetap dengan masa kerja minimal 1 tahun, diberikan dengan mempertimbangkan kondite, masa kerja, jenis keperluan dan tidak memiliki sisa pinjaman. 5.3. Plafon pinjaman diberikan sesuai dengan grade saat pengajuan pinjaman 5.4. Besarnya pinjaman yang diberikan perusahaan tergantung pada jenis kebutuhan, kondite dan masa kerja karyawan serta kemampuan karyawan dalam mengangsur. Halaman 2 dari 7  Nomor : PS-712-ADM-05 PROSEDUR PINJAMAN KARYAWAN No. Revisi : 05 Tgl Berlaku : 5.5. Jenis pinjaman : 5.5.1. Pinjaman lunak 5.5.2. Pinjaman tidak lunak dikenakan bunga sebesar 1,5 % dari sisa pinjaman 5.5.3. Pinjaman klaim atau denda karyawan 5.6. Proses persetujuan pinjaman : 5.6.1. Jika jumlah nominal pinjaman sesuai kewenangan pool, maka bon pinjaman dibuat oleh staf Administrasi Keuangan dan disetujui oleh Ka Administrasi Keuangan dan atau Ka Pool sesuai kewenangan. 5.6.2. Jika jumlah nominal pinjaman sesuai batas kewenangan pusat, maka bon pinjaman dibuat oleh staf HRD Payroll atau sekretaris direktur / Dirut dan acc persetujuan disesuaikan dengan SK kewenangan. 5.7. Transaksi pinjaman : 5.7.1. Batasan kewenangan pool, Entry data di SAP dilakukan oleh Ka Administrasi keuangan pool dan pencairan ditransaksikan via cash jurnal pool 5.7.2. Batasan kewenangan pusat, Entry data SAP dilakukan oleh HRD payroll. Dan pencairan ditransaksikan oleh kasir pusat. 5.8. Survey lokasi untuk keperluan pinjaman lunak renovasi rumah dilakukan oleh bagian PU dari pool yang terdekat dengan lokasi. 5.9. Penyerahan pinjaman sebesar Rp 5.000.000,- atau lebih disertai dengan penandatanganan surat perjanjian bermaterai. 5.10. Untuk pinjaman lunak pembelian kendaraan bermotor, transaksi pembelian dilakukan di pool dan BPKB asli diserahkan (sesuai dengan tahun pembuatan saat pengajuan pinjaman) ke perusahaan hingga pinjaman lunas. Dan untuk keperluan pembayaran pajak STNK tahunan, pool hanya memberikan surat keterangan bahwa kendaraan masih status pinjaman dan foto copy BPKB saja. 5.11. Penyimpanan BPKB : 5.11.1. Penyimpanan jaminan BPKB Motor disimpan di pool 5.11.2. Penyimpanan jaminan BPKB Mobil disimpan di pusat Halaman 3 dari 7  Nomor : PS-712-ADM-05 PROSEDUR PINJAMAN KARYAWAN No. Revisi : 05 Tgl Berlaku : 5.12. Pinjaman lunak renovasi rumah akan diberikan semua sesuai dengan nilai pinjaman 5.13. Pinjaman lunak akan diberikan dalam bentuk giro : 5.13.1. Atas nama developer untuk uang muka KPR 5.13.2. Atas nama dealer untuk pembelian kendaraan baru. 5.14. Pencairan pinjaman dalam bentuk giro dan pinjaman diatas Rp 15.000.000 untuk tingkat pejabat dilakukan dikasir pusat. Bon pinjaman dikirim ke HRD Payroll. 5.15. Untuk bon pinjaman yang akan ditransaksikan di bendahara pool atau kasir pusat syaratnya harus ada stempel verifikasi yang sudah ditanda tangan oleh Ka Administrasi Keuangan atau HRD Payroll yang membuktikan pinjaman sudah dientry di SAP 6. Uraian No Tahapan Proses Kriteria Mutu 10 Karyawan mengajukan permohonan pinjaman melalui Kepala bagian masing-masing. 20 Kepala bagian masing-masing memeriksa berkas Sesuai dengan permohonan pinjaman. Apakah disetujui ? Ketentuan 5.1 Jika ya, dilanjutkan ke langkah 30. Jika tidak, selesai. 30 Kepala bagian masing-masing merekomendasikan usulan pinjaman. 40 Ka Personalia Umum memeriksa kelengkapan berkas dan memberi catatan personalia mengenai data kondite pemohon 50 Ka Personalia Umum memastikan apakah usulan Sesuai dengan pinjaman sesuai dengan kewenangan tingkat pool ? referensi 4.4 Jika ya, dilanjutkan ke langkah 60 Jika tidak, dilanjutkan ke langkah 90 Halaman 4 dari 7  Nomor : PS-712-ADM-05 PROSEDUR PINJAMAN KARYAWAN No. Revisi : 05 Tgl Berlaku : No Tahapan Proses Kriteria Mutu 60 Ka Administrasi Keuangan memeriksa persyaratan Sesuai dengan permohonan pinjaman karyawan. Apakah memenuhi ketentuan 5.2 persyaratan ? Jika tidak, dikembalikan ke langkah 10. Jika ya, diilanjutkan ke langkah 70 70 Ka Administrasi Keuangan menandatangani bukti Sesuai dengan pinjaman pada kolom mengetahui. refernsi 4.4 dan ketentuan 5.3.1 80 Ka Pool menandatangani bukti pinjaman pada kolom Sesuai dengan menyetujui. Dilanjutkan ke langkah 260 refrensi 4.4 dan ketentuan 5.3.1 90 Ka Personalia Umum mengisi dan menandatangani Sesuai dengan form usulan pinjaman karyawan dengan lampiran ketentuan 5.3.1 berkas persyaratan pinjaman. 100 Ka bagian masing-masing melengkapi data kondite dan menandatangani form usulan pinjaman. 110 Ka Administrasi Keuangan melengkapi data penghasilan, saldo pinjaman dan menandatangani form usulan pinjaman. 120 Ka Pool merekomendasi dan menandatangani form Sesuai dengan usulan pinjaman. ketentuan 4.4 130 VP HR memeriksa usulan pinjaman karyawan. Sesuai dengan ketentuan 5.3.2 140 VP HR memastikan apakah permohonan pinjaman memenuhi persyaratan ? Jika ya, dilanjutkan ke langkah 150 Jika tidak, kembali ke langkah ke 110 Halaman 5 dari 7  Nomor : PS-712-ADM-05 PROSEDUR PINJAMAN KARYAWAN No. Revisi : 05 Tgl Berlaku : No Tahapan Proses Kriteria Mutu 150 VP HR memberikan rekomendasi usulan pinjaman. 160 VP masing-masing memberikan rekomendasi usulan pinjaman. 170 VP masing-masing memastikan apakah usulan Sesuai dengan pinjaman sesuai dengan kewenangan referensi 4.4 Direktur / Direktur Utama ? Jika ya, dilanjutkan ke langkah 200 Jika tidak, dilanjutkan ke langkah 180 180 Staff HRD payroll membuat bukti pinjaman Sesuai dengan ( bon biru ) ketentuan 5.3.2 190 VP AK menandatangani menyetujui bukti pinjaman Sesuai dengan ( bon biru ). refernsi 4.4 dan Dilanjutkan ke langkah 230 ketentuan 5.3.2 200 Direktur / Direktur Utama menyetujui usulan ? Jika ya, lanjutkan ke langkah 210 Jika tidak, kembali ke langkah 110 210 Sekretaris Direktur / Direktur Utama membuat bukti pinjaman ( bon biru ) 220 Direktur / Direktur Utama menandatangani bukti Sesuai dengan pinjaman ( bon biru ). Ketentuan 5.3.2 230 Ka Administrasi Keuangan membuat surat perjanjian Sesuai dengan pinjaman. referensi 4.4 dan Ketentuan 5.3.2 240 Karyawan menandatangani surat penjanjian pinjaman Sesuai dengan dan menyerahkan dokumen jaminan yang diperlukan. ketentuan 5.6 250 Ka Administrasi Keuangan memastikan apakah bukti Sesuai dengan pinjaman diuangkan di pool ? ketentuan 5.4 Jika ya, dilanjutkan ke langkah 260 Jika tidak, dilanjutkan ke langkah 270 Halaman 6 dari 7  Nomor : PS-712-ADM-05 PROSEDUR PINJAMAN KARYAWAN No. Revisi : 05 Tgl Berlaku : No Tahapan Proses Kriteria Mutu 260 Ka Administrasi Keuangan membubuhi stempel Sesuai dengan transaksi SAP pada berkas pinjaman dan maintain di referensi 4.5 , SAP HR. PS-851-ADM-15, IK-851-ADM-12, Selesai 270 Ka Administrasi Keuangan membubuhi Stempel Sesuai dengan transaksi SAP dan mengirimkan bukti pinjaman ke ketentuan 5.12 HRD Payroll 280 HRD Payroll memaintain pinjaman di SAP HR Sesuai dengan ketentuan 5.12 290 Kasir Pusat melakukan transaksi pengeluaran Sesuai dengan pinjaman. ketentuan 5.4.2 Selesai 300 Bendahara melakukan transaksi Cash Jurnal. Sesuai dengan Selesai ketentuan 5.4.1 7. CATATAN / RECORD 7.1. Form Usulan Pinjaman 7.2. Surat Perjanjian Pinjaman 7.3. Bukti Pinjaman ( bon biru ) 7.4. Daftar Pinjaman Karyawan 8. LAMPIRAN 8.1. Bagan Alur Prosedur Pinjaman Karyawan. 8.2. Format Usulan Pinjaman. 8.3. Tanda Terima Pinjaman Karyawan. 8.4. Surat Pernyataan ***** Halaman 7 dari 7