Gestión de Compras y Pedidos en Restauración

Gestión de Compras y Pedidos

• La gestión de compras y pedidos es un proceso complejo que implica una serie de pasos y documentos necesarios para su funcionamiento efectivo.
• Una gestión ineficiente puede causar grandes deficiencias en el proceso productivo y afectar la economía y finanzas de la empresa.
• El control de la documentación administrativa es un reto importante para empresas de restauración.
• Una buena gestión de compras permite obtener bienes y servicios imprescindibles para la actividad, asegurando el abastecimiento en los plazos establecidos a un precio justo.
• El mayor costo variable en restaurantes suele ser la compra de materias primas y equipos, por lo que es fundamental asegurar su calidad para brindar un buen servicio.
• El responsable de compras debe considerar los objetivos financieros de la empresa, las necesidades del cliente y la competencia en el mercado.
• Es crucial ofrecer alternativas con ventajas en relación a otros productos para satisfacer la demanda.
• La gestión debe considerar el rendimiento, la duración y la evolución de los productos, además de información sobre ferias, proveedores, precios, etc.

Métodos Administrativos

• Una buena gestión de compras y pedidos busca obtener los productos al menor costo posible.
• Asegurar la mejor relación calidad-precio es fundamental en todas las compras.
• La gestión debe mejorar las relaciones con los proveedores para asegurar que cumplen las condiciones establecidas y que permiten la gestión just in time o justo a tiempo.
• La gestión just in time permite mantener bajas las cantidades en inventario para optimizar el capital.
• Crear stock suficiente para garantizar materias primas y suministros en cualquier momento.
• Mantener buenas comunicaciones con los diferentes departamentos para brindar información necesaria.
• La gestión de compras es crucial para la satisfacción del cliente.

Manualización y Gestión de Procesos Operativos

• El proceso operativo y administrativo de la gestión de compras y pedidos consiste en una serie de etapas que deben completarse para alcanzar los objetivos.
• Establecer objetivos para cada periodo es esencial.
• Planificar actividades de acuerdo al departamento o sección (ej., banquetes, servicio de bufé).
• Definir necesidades de los artículos para el periodo.
• Analizar estándares de los productos.
• Recibir solicitudes de pedido y elaborar el pedido.
• Buscar fuentes de suministro y seleccionar proveedores.
• Emitir el pedido y hacer un seguimiento.
• Controlar las condiciones de las mercancías y registrarlas en el libro de compras.
• Distribuir los productos a los departamentos correspondientes.
• Almacenar los productos en sus áreas designadas.
• Comunicar las compras al departamento de administración y archivar la información.
• Pagar las facturas a los proveedores.

Selección de Proveedores

• Los proveedores son las personas o empresas que abastecen a la empresa de los productos necesarios.
• Una buena gestión de compras requiere la selección de proveedores confiables y con acuerdos claros.
• Es fundamental identificar los proveedores y sus productos.
• Para seleccionar proveedores, se pueden utilizar diferentes fuentes de información como ferias, guías telefónicas, internet, cámaras de comercio, reuniones con los representantes comerciales, etc.
• Se debe elaborar un fichero de proveedores potenciales que detallen sus características.
• Se necesitan criterios de selección que incluyan calidad, precio, condiciones de pago, disponibilidad, servicio y calidad del trato.

Puntos a Evaluar en la Valoración de Proveedores

• Evaluar las ofertas y presupuestos para seleccionar al proveedor adecuado.
• Solicitar varios presupuestos para incrementar la competencia entre proveedores.
• Considerar la situación del mercado y la necesidad de mantener un stock equilibrado.
• Analizar la calidad, las condiciones económicas y técnicas, el servicio, y la solvencia del proveedor.
• Revisar si es pertinente seleccionar un proveedor único, varios proveedores o dos proveedores. Es recomendable seleccionar varios para dar mayor flexibilidad ante eventuales fallas.
• Analizar las ventajas e inconvenientes de cada opción de selección de proveedores.

Gestión de Inventarios

• Los inventarios son un registro de las existencias físicas del almacén.
• Los inventarios ayudan a controlar los productos del almacén para afrontar cambios en la demanda y evitar interrupciones en la producción.
• Es obligatorio realizar un inventario al año para cumplir con el Código de Comercio.
• Las funciones principales de los inventarios incluyen mantener registros actualizados, conocer los niveles de existencias y detectar posibles errores en el sistema.
• Las empresas deben elaborar documentos e informes para que la gerencia conozca la situación del almacén.

Tipos de Inventarios

• Los inventarios contables (o permanentes) rastrean constantemente las entradas y salidas, controlando las existencias y su valor.
• Los inventarios extracontables (o periódicos) hacen un conteo total de las existencias al finalizar cierto periodo usando el precio de costo o de mercado.

Negociación con Proveedores

• La negociación es un proceso de comunicación entre dos o más partes para llegar a un acuerdo.
• Se debe llegar a un acuerdo que brinde beneficios a ambas partes.
• Hay dos métodos de negociación: la negociación por posiciones (cada parte defiende su postura) y la negociación por principios (se buscan intereses comunes).
• Las condiciones a negociar incluyen plazos de entrega, reposiciones, métodos de pago, descuentos, gastos de transporte, envases, embalajes, promociones y contratos de exclusividad.

Determinación de Niveles Mínimos y Máximos de Stock

• La gestión correcta de los stocks es crucial para evitar problemas de falta de stock o costos excesivos en almacenaje.
• El stock mínimo (cantidad mínima de un artículo para cubrir la demanda hasta la siguiente reposición) se calcula con el consumo medio diario multiplicado por el tiempo de reposición.
• El stock máximo (cantidad máxima que debe estar almacenada considerando consideraciones como fecha de caducidad, espacio disponible, posibles problemas de suministro) se calcula con base en factores como el precio del producto, el tiempo de caducidad, espacio de almacenaje, consumo promedio y previsiones de la empresa.
• El stock de seguridad representa una cantidad adicional al stock mínimo para afrontar variaciones en la demanda o problemas con el suministro, se puede calcular sumando un margen al stock mínimo(ej., 25%).

Tipos de Stock

• Stock activo o de ciclo: refleja la demanda normal de clientes.
• Stock máximo: el nivel máximo permitido por la capacidad de almacenaje o condiciones logísticas.
• Stock mínimo: refleja la menor cantidad disponible para mantener un flujo de producción continuo.
• Stock de seguridad: una cantidad adicional al stock mínimo para cubrir eventuales cambios en la demanda.
• Stock en tránsito: para tiempos de entrega.
• Stock de especulación: para anticiparse a incrementos o eventuales cambios.
• Stock estacional: para cubrir periodos donde aumenta el consumo.
• Stock muerto: para productos que están en almacén por mucho tiempo, o que no se usan.

Esta evaluación abarca los aspectos clave de la gestión de compras y pedidos en el sector de la restauración. Se explorarán los desafíos documentales, la importancia de la calidad de suministros y la estrategia que debe seguir el responsable de compras para asegurar costos y satisfacer las necesidades del cliente. Conocimientos que son esenciales para una gestión eficiente en una empresa restaurantera.