Teoría de Documentos Comerciales PDF

UNIDAD N° 2: DOCUMENTOS COMERCIALES Concepto: Los documentos comerciales son los comprobantes o constancias de los hechos económicos llevados a cabo por las empresas. Ejemplo: La venta de Mercaderías genera como comprobante una factura, en la que se indica lo que se ha vendido, a qui...

UNIDAD N° 2: DOCUMENTOS COMERCIALES Concepto: Los documentos comerciales son los comprobantes o constancias de los hechos económicos llevados a cabo por las empresas. Ejemplo: La venta de Mercaderías genera como comprobante una factura, en la que se indica lo que se ha vendido, a quien, a qué precio, en qué fecha, etc. Utilidad: Sirven de constancia de las operaciones realizadas. Constituyen la base del registro contable de las operaciones realizadas. Clasificación: Externos: Los comprobantes externos son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. Ej.: facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc. De uso interno: Los comprobantes internos son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por cobranzas, presupuestos, vales. Por otra parte, no solamente se registran los documentos comerciales, también los instrumentos públicos (escrituras, hipotecas) y privados (contratos de arrendamiento, etc.) 1 y cualquier comprobante que sea respaldo de una registración contable, es fuente de información (planillas de sueldos, informes). En las operaciones de compra-venta intervienen dos agentes: el comprador y el vendedor que se ponen de acuerdo acerca de la transacción de un bien o servicio. Las transacciones pueden ser: Al contado: la transacción se efectúa en un solo pago. A crédito: la transacción se efectúa en varios pagos, pudiéndose o no cobrar un interés. Los documentos que pueden utilizarse son: Documento Concepto Quien lo Quien se Quien se queda confecciona queda con el con el duplicado original Orden de Se utiliza para recibir Comprador Vendedor Comprador compra pedidos de los clientes Remito Comprueba la entrega Vendedor Comprador Vendedor. de los bienes al (puede haber comprador y la salida copia para el del depósito del transportista) vendedor 2 Factura Detalla la cantidad y Vendedor Comprador Vendedor las características de las Mercaderías, el precio unitario, el precio total, y la formas de pago Nota de Comunica el aumento Vendedor Comprador Vendedor debito de una deuda en cuenta corriente. Ejemplo: el vendedor comunica al comprador que adeuda intereses Nota de Comunica la Vendedor Comprador Vendedor crédito disminución de una deuda en cuenta Corriente. Ejemplo: el comprador devuelve mercaderías y en lugar de devolverle el dinero tiene un crédito a favor. Recibo Comprueba el pago El que cobra El que paga El que cobra realizado 3 Pagaré Refleja una promesa El que debe Acreedor Deudor escrita de pago por la pagar cual una persona se (deudor) compromete a pagar a otra persona una cierta suma de dinero en una fecha determinada Cheque Orden de pago pura y El que paga El beneficiario El firmante tiene simple librada contra quien lo un talón que un banco en el cual el entrega o especifica el librador tiene fondos deposita en el número de depositados banco para su cheque y la cobro persona a quién se lo entregó FACTURA Es el documento comercial que emite el vendedor que contiene el detalle de las Mercaderías vendidas y las condiciones de pago y venta, con el objeto de que el comprador tenga un comprobante de la mercadería que ha adquirido y pueda establecer su costo. También sirve para que el vendedor registre la operación y la pueda cobrar. La confecciona el vendedor al comprador, como culminación de esta operación. Se emite por duplicado: el original se entrega al comprador (cliente) y con el duplicado se queda el vendedor. Existen tres clases de facturas “A”, “B” y C” para las operaciones más comunes, y otras dos clases: “M” y “E” (para casos especiales). 4 Antes de ver quienes emiten tales facturas, se expondrá un breve comentario, sobre las distintas categorías de responsables frente al IVA (que es la que determina el tipo de factura a emitir).  Responsable Inscripto: debe cobrar el IVA a sus clientes. Presenta declaraciones juradas mensuales y entrega a la AFIP el importe recaudado (Diferencia entre el Débito y el Crédito Fiscal)  Exento: es aquella persona que realiza actividades no alcanzadas por el impuesto.  Monotributista: es una categoría especial creada por la Ley del Monotributo. El monotributo es un sistema de Régimen Simplificado, que concentra en un único tributo, el componente impositivo (IVA y Ganancias), y el componente previsional (aportes jubilatorios y obra social), abonando una única cuota mensual. Se debe cumplir con determinados valores de parámetros como facturación anual, superficie de locales afectados a la actividad, energía eléctrica consumida y el monto de alquiler del local/es.  Consumidor final: es la persona sobre la cual recae la totalidad del impuesto. Es el individuo que adquiere un bien para su consumo, no para revenderlo o transformarlo. ¿Quiénes emiten los distintos tipos de Facturas?  Factura “A”: La emite un responsable inscripto – vendedor – a otro responsable inscripto – comprador. DISCRIMINA IVA. Así mismo, si el responsable inscripto emite facturas a un monotributista, tienen que ser comprobantes tipo “A” con la leyenda “Receptor del comprobante – Responsable Monotributo-“, de manera tal que en la factura se encuentre discriminado el IVA y el pequeño contribuyente pueda computarse el crédito fiscal si renuncia o lo excluyen del Monotributo.  Factura “B”: La emite un responsable inscripto por operaciones realizadas con consumidores finales y sujetos exentos en el IVA. Hay que tener presente que el impuesto no se discrimina en la factura, aunque está incluido en el precio final. Esto es así porque tanto los consumidores 5  finales como los sujetos exentos, no presentan liquidación del impuesto ni pueden computarse el crédito fiscal.  Factura “C”: No discrimina IVA. La emiten: los monotributistas y los exentos, cualquiera sea la categoría del comprador.  Factura “M”: La emite un responsable inscripto, que la AFIP considera que presenta Irregularidades o incumplimientos, vinculados a las obligaciones fiscales. En este caso, el comprador (quien recibe la factura), deberá cuando la pague, retener el importe correspondiente al IVA a su proveedor (vendedor)  Factura “E”: la emiten los exportadores cualquiera sea su categoría ante el IVA. REMITO Concepto Es el comprobante que confecciona el vendedor y acompaña la entrega de mercaderías. Requisitos Debe cumplir con los requisitos exigidos a todos los comprobantes y además, deberá contener la siguiente información:  detalle de la mercadería solicitada,  lugar y fecha de entrega,  forma de envío (medio de transporte),  firma de la persona que recibe la mercadería,  colocar la letra "R" los responsables inscriptos en el IVA, o "X" los exentos, no alcanzados y monotributistas. 6 Formas de emisión  Original: para el comprador.  Duplicado: para el vendedor (firmado por el comprador).  Triplicado: para la empresa de transporte (firmado por el comprador). Importancia  Comprador: controla las mercaderías recibidas.  Vendedor: sirve de constancia de que el comprador recibió conforme.  Empresa de transporte: constancia de que el transportista entregó las mercaderías. CHEQUE El cheque es un titulo de crédito mediante el cual una persona ordena a su banco pagarle una cantidad de dinero a un tercero. Clasificación  Cheques Comunes: es una orden de pago a la vista, o sea, que se paga el día que se presenta. El término de presentación de pago es de 30 días corridos a partir de su emisión. El que lo recibe podrá cobrarlo por ventanilla, depositarlo en su cuenta bancaria o endosarlo.  Cheques de pago diferido: es una orden de pago librada a una fecha en el futuro. El término de presentación de pago es de 30 días corridos a partir de su fecha de pago. Se puede endosar y podrá ser emitido en plazos de 1 a 360 días. Ejemplo 7 Cheque común: el 01 de setiembre de 2022 se emite un cheque; el beneficiario podrá cobrarlo hasta el 30 de setiembre del mismo año inclusive. Cheque de pago diferido: el 01 de setiembre de 2022 se emite un cheque, que dice: "el 6 de octubre de 2022, páguese este cheque...", el plazo de los 30 días comienza a correr el 6 de octubre, por lo tanto el beneficiario podrá cobrarlo hasta el 5 de noviembre inclusive. 8 Los bancos deben entregar a sus clientes dos tipos de chequeras, una por los cheques comunes y otra por los de pago diferido. Transmisión Los cheques se pueden transmitir y el modo en que se haga depende del tipo de cheque. Mediante entrega, endoso o cesión de créditos. Tipos de Cheques  Cheque cruzado: es un cheque al cual se le trazan dos líneas rectas paralelas y en diagonal en el frente. Al hacer esto el cheque no se puede cobrar en efectivo y solo se puede depositar en una cuenta.  Cheque al portador: se denomina "cheque al portador" al cheque que no tiene especificado un beneficiario y puede ser cobrado por cualquiera que lo tenga en su poder.  Cheque a la Orden: es un cheque que solo puede cobrar el beneficiario al cual fue hecho el cheque. Se puede endosar.  Cheque no a la orden: es un cheque que no se puede endosar y debe cobrarlo para quien fue extendido. ¿Qué es el endoso de un cheque? Endosar un cheque significa ceder los derechos del cheque para que otra persona o empresa lo pueda cobrar. Un cheque se endosa firmándolo en la parte posterior del mismo. ¿Qué cheques se pueden endosar?  Cheque extendido a favor de una persona determinada  Cheque al portador Los cheques con la cláusula "no a la orden", no se pueden endosar. Los cheques "no a la orden" solo pueden ser trasmitidos mediante una cesión de créditos. 9 Cheques Rechazados Un cheque puede ser rechazado por alguna de las siguientes causas:  Fondos Insuficientes  Falta de firma del librador  La firma del librador es distinta a la registrada por el banco  Orden Judicial  Irregularidades en los endosos  Adulteración o falsificación del cheque Un cheque NO puede ser rechazado por las siguientes causas:  La cantidad escrita en letras es distinta a la expresada en números  Omisión del lugar de creación  Endosos tachados  Faltas de ortografía TICKET Cumple la misma función que la Factura. El ticket es emitido por el vendedor por medio de los “controladores fiscales” y se lo entrega al comprador que en este caso reúne la condición de “consumidor final”. Es de uso obligatorio, en los comercios de venta de artículos en forma masiva. En la memoria de la máquina queda el duplicado de la operación realizada. Los “controladores fiscales” emisores de ticket, deben estar autorizadas por la AFIP, que es el ente de control fiscal. 10 11 NOTA DE DÉBITO Concepto Es el documento que envía el vendedor al comprador comunicándole que aumentó su deuda por motivos que en el mismo comprobante se especifican. Requisitos Debe cumplir con los requisitos exigidos a todos los comprobantes y además debe figurar:  motivo e importe del aumento de la deuda (subtotal, IVA resultante y total),  número de la factura que corresponde al débito efectuado. Motivos  Gastos a cargo del comprador abonados por el vendedor (fletes, comisiones, etc.).  Por haberse facturado de menos (cantidad o precio).  Por el cobro de intereses. Formas de emisión:  Original: para el comprador.  Duplicado: para el vendedor. Importancia:  Comprador: le sirve para registrar el aumento de su deuda.  Vendedor: le permite salvar errores ajustándolos a la realidad y registrar el importe a su favor. 12 NOTA DE CRÉDITO Concepto Es el documento que envía el vendedor al comprador comunicándole que disminuyó su deuda por motivos que en el mismo comprobante se especifican. Requisitos: Debe cumplir con los requisitos exigidos a todos los comprobantes y además debe constar en dicho comprobante:  motivo e importe de la disminución de lo adeudado (subtotal, IVA resultante y total),  número de la factura que corresponde al crédito efectuado. Motivos  Devolución de mercaderías por parte del comprador.  Por haberse facturado de más (cantidad o precio).  Por bonificaciones, quitas o descuentos no realizados.  Rescisiones de operaciones. Formas de emisión  Original: para el comprador.  Duplicado: para el vendedor. Importancia:  Comprador: le sirve para registrar la disminución de lo que adeuda en cuenta corriente.  Vendedor: le permite salvar errores ajustándolos a la realidad y registrar una disminución en la cuenta corriente del comprado 13 RESUMEN DE CUENTA CORRIENTE DEL CLIENTE Es el documento que entrega el vendedor al comprador detallando las operaciones realizadas en cuenta corriente (compra, pagos, notas de débito y crédito si existieran) y el saldo adeudado. El resumen de cuenta puede ser enviado periódicamente (quincenal o mensualmente). A veces lo solicita el comprador. No es obligación del vendedor emitir un resumen de cuenta. Es una gentileza. Requisitos Debe cumplir con los requisitos exigidos a todos los comprobantes y además:  saldo del período anterior,  fecha e importe de las facturas, notas de débito, notas de crédito, recibos,  saldo a la fecha de emisión. Formas de emisión  Original: para el comprador.  Duplicado: para el vendedor. Importancia  Comprador: le sirve para controlar los datos del Resumen de Cuenta con sus propios registros.  Vendedor: le sirve para recordar al comprador el estado de su cuenta corriente. 14 NOTA DE CRÉDITO BANCARIA Es el documento que el banco entrega a su cliente (sellado por el cajero) declarando haber recibido dinero (pesos, cheques u otros valores) en calidad de depósito en cuenta corriente o en caja de ahorro. Importancia  Para el Cliente: permite controlar y contabilizar el depósito realizado.  Para el Banco: sirve para acreditar en la cuenta del cliente el dinero depositado. Clasificación de los Depósitos Según la disponibilidad de los valores  Depósito a Plazo fijo. depositados  Depósito en Cuenta Corriente.  Depósito en Caja de Ahorro. Según el beneficiario del depósito  A la orden individual.  A la orden conjunta.  A la orden recíproca o indistinta. Según los valores depositados  Pesos.  Dólares u otra moneda. Según la Disponibilidad de los Valores Depositados  Depósito a Plazo fijo: el titular deposita dinero a un plazo fijo, 30, 60, 90 o más días y sólo puede retirar el dinero cuando se cumple el plazo. Este tipo de depósito genera una ganancia llamada interés porque el titular no puede disponer de los fondos hasta el vencimiento del plazo. El retiro de los fondos más los intereses se efectúa con el comprobante que el banco entrega al realizar el depósito. 15   Depósito en Cuenta Corriente: estos depósitos no otorgan el derecho a recibir intereses, porque los fondos están permanentemente a disposición del cliente. Los retiros de dinero se realizan por medio de cheques. El titular también puede realizar extracciones por cajero automático. Existe un impuesto a las cuentas corrientes llamado “Impuesto a los Créditos y Débitos Bancarios”. La ley define como hechos gravables a los créditos y débitos en cuenta corriente bancaria, vale decir, a toda acreditación o débito por transferencia o cobro de un cheque en cuenta corriente bancaria, se le descontará un porcentaje sobre dichos valores. Además el banco le cobra al cliente un monto fijo por el servicio prestado llamado "gasto de mantenimiento de cuenta" y las chequeras que entrega.  Depósito en Caja de Ahorro: estos depósitos otorgan un pequeño interés (menor que los plazos fijos) por el dinero depositado. Los cheques depositados en cajas de ahorro son gravados por el impuesto a los débitos y créditos en cuentas bancarias cuando sean emitidos por un banco distinto a la entidad donde el cheque se deposita. El resto de las operaciones como débito de servicios, depósitos en efectivo, etc. están exentas. El titular de la cuenta puede realizar extracciones por cajero automático (con una tarjeta otorgada por el banco) o por la ventanilla de la institución bancaria. Según el Beneficiario del Depósito  A la Orden Individual: está a nombre de una persona y sólo con su firma se puede retirar el dinero depositado.  A la Orden Conjunta: está a nombre de dos o más personas y para retirar los fondos deben firmar todos los titulares.  A la Orden Recíproca o Indistinta: está a nombre de dos o más personas y los fondos pueden ser retirados con la firma de cualquier titular. 16 PAGARÉ Concepto Es el documento por el cual una persona se compromete a pagar a otra una suma de dinero a una fecha cierta o determinada. Es una promesa de pago. PAGARÉ, está en primera persona del singular y en futuro, está diciendo "yo pagaré", es decir que él firma y es el deudor o pagador. Requisitos  Lugar y fecha de emisión.  Lugar y fecha de pago, es decir el vencimiento del pagaré.  Nombre del beneficiario.  Importe en letras y número.  La cláusula "o a su orden".  La palabra "Pagaré".  La cláusula "Sin protesto".  Motivo por el cual se emite.  Nombre y firma del librador, deudor o firmante.  Sellado correspondiente. Personas que intervienen  Librador, Pagador, Deudor o Firmante: es la persona que emite el pagaré, lo firma y promete pagarlo.  Beneficiario: es la persona cuyo nombre figura en el pagaré para que a ella o a su orden se realice el pago.  Tenedor o portador: es la persona que tiene el documento por habérselo transferido el beneficiario por medio del endoso, para que cobre el importe o para que lo endose nuevamente.  Endosante: es la persona que transfiere el pagaré. 17 Importancia  Permite realizar operaciones sin entregar dinero en forma inmediata.  Permite obtener préstamos de dinero o comprar a crédito.  Ofrece al beneficiario seguridad de cobro.  Permite su negociación antes del vencimiento, ya que el beneficiario puede transmitir el derecho de cobro a otra persona mediante el endoso. Vencimientos  A la vista: se paga cuando el documento es presentado para su cobro. Es una forma poco usual, ya que el beneficiario puede presentarlo para el cobro en cualquier momento. Ejemplo: "A la vista Pagaré..."  A los tantos días o meses de la fecha: la fecha de vencimiento se cuenta a partir de la fecha de emisión. Por Ejemplo: "A los treinta y dos días de la fecha Pagaré..."  A día fijo, cierto o determinado: se expresa directamente el día de vencimiento. Ejemplo: " el 4 de setiembre Pagaré..." Partes de un pagaré  Talón: queda en poder del librador o firmante y representa una deuda documentada.  Cuerpo: se entrega al beneficiario y representa el documento a cobrar. Endoso: Es el acto por el cual una persona transfiere a otra los derechos de cobro del pagaré, firmando al dorso del mismo. 18 Esto se puede hacer por la cláusula "o a su orden", que convierte al pagaré en un "instrumento cambiario". Existen dos formas de endoso:  En Blanco o Simple: el beneficiario firma al dorso del documento con aclaración de firma y Nª de D.N.I.  Completo: el beneficiario además de la firma, aclaración, Nª de DNI, tiene que colocar la fecha, nombre y DNI del nuevo beneficiario. Protesto: Es el acto por el cual el beneficiario o tenedor de un documento deja constancia ante un escribano público que el pagaré no ha sido pagado o abonado a su vencimiento. Sin Protesto Los pagaré que traen impreso la cláusula "sin protesto", permiten al beneficiario o tenedor iniciar juicio por cobro sin realizar previamente el trámite de protesto. Es decir, no necesitan que el escribano certifique que el pagaré ha vencido y el librador no lo canceló. Recuerda que el pagaré firmado queda en poder del beneficiario, cuando el librador lo paga, éste recibe el dinero y devuelve el documento, por lo tanto si el pagaré está vencido y en poder del beneficiario significa que el deudor no pagó, eso es lo que certifica el escribano cuando es emitido sin la clausula "sin protesto". Sellado Los pagarés están sujetos al impuesto de sellos. Dicho impuesto es de alcance local y en consecuencia, cada provincia lo legisla en su código fiscal. Se paga por medio de estampillas fiscales que se adhieren al mismo. El sellado debe realizarse dentro de los 15 días de su emisión. Si el beneficiario necesitara hacer juicio para cobrar el pagaré porque el librador no pagó al vencimiento, además del sellado deberá abonar una multa por mora. 19 Archivo y Conservación de los documentos comerciales  las personas deben guardar el comprobante correspondiente a cada una de las operaciones que realiza;  deben ser contabilizados, es decir registrados en los libros de comercio y luego archivados por orden de emisión;  por ley, deben ser conservados durante 10 años, a partir de la fecha de emisión. (Art. 328 Ley Código Civil y Comercial de la Nación) Funciones  Función Contable: dejan constancia escrita de las operaciones realizadas, respaldan la exactitud de las operaciones registradas en los libros de contabilidad (Fuente de Registración). 20  Función Jurídica: son un medio de prueba frente a cualquier problema que se presente (precisan la relación jurídica entre las partes).  Función de Control: individualiza a las personas que intervienen en las negociaciones, estableciendo responsabilidades.  Función Impositiva: los comprobantes respaldan lo registrado en los libros de comercio obligatorios y lo manifestado en las declaraciones juradas, también para facilitar la fiscalización que se realiza mediante las inspecciones. 21