Tema IV. ERP Gestion de Empresa, Seguridad, Pymes.pdf

La gestión de la empresa y el manejo del ERP ¿Cómo contribuye el manejo del ERP en una empresa? Incorporar un ERP en una empresa es una excelente oportunidad para analizar los métodos vigentes de trabajo, diagnosticar el estado de los procesos e identificar cuáles conviene continuar sin modificación...

La gestión de la empresa y el manejo del ERP ¿Cómo contribuye el manejo del ERP en una empresa? Incorporar un ERP en una empresa es una excelente oportunidad para analizar los métodos vigentes de trabajo, diagnosticar el estado de los procesos e identificar cuáles conviene continuar sin modificación, cuáles deben diseñarse de nuevo y cuáles deberían darse de baja. Si no se hiciera esta tarea, se estaría desaprovechando la nueva herramienta, ya que lo que hará el ERP en tal caso será automatizar lo que está mal. 10% Building Teams Si bien cada compañía tiene procesos que la hacen única y la diferencian resto, hay Venus has a del beautiful problemáticas operativas comunes a las que se enfrentan a medida que crecen y objetivos name, but it's hotque todas persiguen. 65% Se distinguen tres grupos de objetivos que las empresas buscan alcanzar a través de la implementación del ERP: Communication Tomar mejores decisiones, ya sea en pos de: la administración eficiente de la información contable, financiera y de sus operaciones; el acceso confiable, precisa, y Mercuryaisinformación the closest oportuna; la posibilidad de compartir información; la integridad deSun los datos, entre otros. planet to the Optimizar procesos, lo que incluye la reducción de tiempo y costo y la mejora de la productividad. Mejorar el servicio a clientes. ¿Cómo contribuye el manejo del ERP en una empresa? La disponibilidad e integración de la información no solo ordena las operaciones diarias sino que también contribuye para alcanzar mayores niveles competitivos. 10% La principal contribución de un ERP es la integración, es decir, la capacidad de unir todas las áreas de la empresa en un único sistema de información en lugar de utilizar sistemas aislados. Building Teams Además, el manejo del ERP y de la información permite tomar decisionesVenus en menos tiempo y con has a beautiful menor costo. name, but it's hot De cara al cliente, esto mejora nuestra posición competitiva. 65% La mayoría de los sistemas empresariales cuentan con una gran flexibilidad, lo que permite a las Communication empresas manejar el ERP de acuerdo con sus necesidades, además de ofrecerles la posibilidad de realizar operaciones centralizadas o descentralizadas. Mercury is the closest Los ERP aplican a cualquier tipo de organización, ya sea conto othesin planet Sunfines de lucro, ofreciendo diferentes tipos de soluciones según el tamaño, los procesos que realiza, la actividad en la que se enfoca y la disponibilidad de recursos. ¿Cómo contribuye el manejo del ERP en una empresa? A modo de resumen, las ventajas que ofrece el manejo de un ERP son: Aumenta la productividad El ERP permite que toda la empresa trabaje con las mismas aplicaciones y automatice numerosos procesos de negocio, lo que ayuda a los empleados a trabajar más y mejor. 10% Building Teams Incrementa el control Con un ERP, se puede saber al momento todo lo que sucede en la empresa: ha hecho una Venusquién has a beautiful venta, cuánto inventario queda, si hay facturas pendientes de pago, etc. name, but it's hot Mejora la seguridad Toda la información del sistema ERP está estandarizada y tiene trazabilidad, es decir que cuenta con una serie de procedimientos que le permiten seguir el proceso de evolución de la empresa. Así Communication se evitan los riesgos que suponen los datos dispersos, la pérdida de archivos, los accesos no deseados, etc. Mercury is the closest 65% planet to the Sun Optimiza el servicio Con solo acceder al ERP, es posible conocer la situación exacta de un cliente, cuándo se entregará su pedido, si tiene facturas por pagar, reclamos o quejas, etc. ¿Cómo contribuye el manejo del ERP en una empresa? Genera ahorro El ERP reduce los costos operativos mediante la automatización de los procesos de negocio, el aumento de la productividad de los empleados y la reducción de los riesgos y errores. 10% Crea cultura de empresa Building Teams Implementar un software ERP obliga a que todos los departamentos documenten, sistematicen y coordinen sus procesos de trabajo, lo que supone una profesionalización de la actividad. Venus has a beautiful name, but it's hot Impulsa el crecimiento Cuando una empresa adquiere cierta dimensión o complejidad, el sistema ERP es la herramienta que permite gestionar el negocio de forma profesional en lugar de “ir apagando fuegos”. 65% Communication Mercury is the closest planet to the Sun Software enlatado vs. software a medida - ¿Qué es un software enlatado? - ¿Qué es un software a medida? - Puesta en marcha del Sistema - Errores en el sistema - Mantenimiento y soporte técnico - Elección del proveedor y producto - Diseño y desarrollo del sistema - Actualización del sistema (upgrades) - Resistencia al cambio - Sistemas híbridos: ni blanco, ni negro Software enlatado vs. software a medida Cuando una empresa está buscando implementar un software, surgen las preguntas: ¿qué es un EPR, un software enlatado o un software a medida? Es momento de despejar las dudas para tomar la mejor decisión. ¿Qué es un software enlatado? Un software enlatado es un sistema que es desarrollado con anterioridad por una empresa proveedora que vende licencias de uso del programa. Tal como cualquier producto que se fabrica, atraviesa distintas etapas antes de ser lanzado al mercado: diseño, producción y control de calidad. ¿Qué es un software a medida? Un software a medida es creado específicamente para satisfacer los requerimientos de una compañía. Puede ser desarrollado por una empresa proveedora, por profesionales informáticos contratados de forma independiente o bien por personal del Departamento de Sistemas de la propia empresa. Software enlatado vs. software a medida Elección del proveedor y producto Software enlatado Con un sistema enlatado, puedes solicitar reuniones con las distintas empresas proveedoras para que cada una efectúe una presentación del sistema que comercializan. En tales reuniones deberá quedar claro qué funcionalidad ofrece el sistema y, sobre todo, lo que NO ofrece pero tu empresa necesita o puede llegar a necesitar en un mediano y largo plazo. Algunos proveedores pueden ofrecer demos del sistema para ser probadas y evaluados durante un tiempo. Hay incluso sistemas enlatados para diferentes tamaños de empresa (pymes, corporativas, etc.) y dirigidos a distintos negocios (gastronomía, salud, medios, etc.). Cuando se busca un sistema enlatado, la etapa de relevamiento tiene como finalidad que los consultores o implementadores obtengan la información necesaria para poder luego configurar o “customizar” el producto para que se adapte a las necesidades, operatoria y procedimientos de la empresa. Software enlatado vs. software a medida Software a medida Si se decide desarrollar un sistema a medida, hay que seleccionar a los profesionales con los que se trabajará en función de su trayectoria y experiencia. Algunos proveedores pueden realizar una demo sobre la base de algún sistema similar que ya tengan desarrollado y que luego será modificado para satisfacer los requerimientos específicos de la empresa contratante. Así puedes llevarte una idea de lo que vas a adquirir: lo que se paga es una idea, un proyecto. En un sistema a medida, el relevamiento debe ser exhaustivo, dado que en él los consultores obtendrán la información necesaria para determinar la funcionalidad que tendrá el software una vez desarrollado. Luego se realizará un informe del alcance y las limitaciones del programa, lo que garantiza que no surjan sorpresas una vez implementado o avanzado el desarrollo. Básicamente, el informe funciona como un contrato en el que tú te aseguras de que el sistema hará lo que esperas de él, y los responsables del desarrollo se aseguran de que no habrá ningún reclamo por funcionalidades que no se hayan acordado. Así te decidas por un producto enlatado o por un desarrollo a medida, esta etapa es una buena oportunidad para revisar los procedimientos de tu empresa y discutir cuáles pueden ser mejorados. Software enlatado vs. software a medida Diseño y desarrollo del sistema Con un software enlatado, la empresa que lo adquiere no puede participar en el diseño y desarrollo del sistema, que ya se encuentra hecho. Esto ofrece la gran ventaja de eliminar el tiempo que hubieran invertido en ello, pero la desventaja es que los usuarios tendrán que acostumbrarse al nuevo producto tal como es. Si bien los softwares enlatados de hoy ofrecen gran funcionalidad y flexibilidad, cabe destacar que los clientes que lo utilizan muchas veces no tienen otra opción que adaptarse a las metodologías propuestas por el software enlatado. Si la empresa tiene algún procedimiento particular, difícilmente el proveedor le dé una solución a medida a menos que la pueda colocar en el mercado para otros clientes. Software enlatado vs. software a medida Diseño y desarrollo del sistema En un software a medida, los profesionales contratados para desarrollarlo involucrarán a los futuros usuarios en la labor. Es probable que el desarrollador elabore los componentes del sistema y que los usuarios sugieran mejoras o ajustes a medida que lo vayan probando (por lo general se hacen entregas parciales del sistema). Una gran ventaja que tiene esta metodología es que puedes intervenir en la decisión de la tecnología a utilizar para el desarrollo del sistema: motor de base de datos (en función de cantidad de transacciones, por ejemplo), entorno web o escritorio, sistema operativo, lenguaje de programación, formato de reportes, etc. Otro atributo positivo es la posibilidad de adquirir el código fuente. Si bien tiene un costo importante (suele duplicar el valor del sistema), poseer el código fuente permite no estar atado al proveedor del software, ya que en el futuro se puede poner en manos de otros profesionales la actualización del sistema. Software enlatado vs. software a medida Puesta en marcha del sistema Cuando adquieras un sistema enlatado, el proveedor te entregará seguramente un paquete con los CD de instalación, las licencias de uso, un manual de usuario, y uno o varios dispositivos de seguridad para evitar la piratería (uso ilegal del sistema). Luego, profesionales idóneos (suministrados o no por el proveedor del sistema) instalarán y parametrizarán el software con el fin de que se adapte a los requerimientos de la empresa y para aprovechar lo mejor posible su funcionalidad. El tiempo que requiera la implementación, así como su costo (a diferencia del costo de adquisición del programa), variará en función de la complejidad del sistema y de los procesos de la empresa. En un software a medida, la implementación suele ser rápida, ya que no hace falta configurar tantos parámetros en un sistema que fue realizado a pedido. Pero, por supuesto, hay que esperar a que se complete la etapa de diseño y desarrollo del sistema, cuya duración dependerá de la complejidad del software. Es por eso que muchas veces se implementa el sistema en etapas (implementación parcial). Software enlatado vs. software a medida Errores en el sistema Un sistema enlatado es sometido a testeos y a un severo control de calidad antes de ser lanzado al mercado. Después de todo, lo utilizan cientos de clientes y, si tuviera errores, colapsaría el Departamento de Soporte Técnico de la empresa proveedora. De todas maneras, ningún sistema está exento de fallas. En caso de que el cliente detecte una falla, deberá reportar el problema al proveedor del servicio, quien corregirá el inconveniente e incluirá la solución en la siguiente actualización del software. Si se tratara de un error grave, seguramente emitirá un Service Pack, que es una actualización lanzada al mercado para corregir la falla de inmediato. Todo esto hace que sea poco probable (aunque no imposible) encontrarse con errores en un sistema enlatado, lo cual sin dudas es una gran ventaja. Un sistema desarrollado a medida también debe ser sometido a un severo testeo y control de calidad, pero solo lo implementará la empresa contratante. Es por eso que los sistemas a medida suelen presentar más errores una vez puestos en marcha. Como contrapartida, podemos decir que los errores se resuelven casi en el acto ya que no hay que esperar a que la empresa proveedora ofrezca una actualización. Software enlatado vs. software a medida Mantenimiento y soporte técnico Las empresas proveedoras de un sistema enlatado suelen brindar abonos de soporte técnico que incluyen orientación al usuario por teléfono o correo electrónico con respecto al uso del sistema. Lo más común es que otras tareas se abonen aparte. Las empresas desarrolladoras de sistemas a medida también suelen brindar abonos de mantenimiento y soporte técnico, que en este caso incluyen orientación al usuario y corrección de errores. Algunos planes también incluyen horas destinadas a programación de nuevas funciones en el sistema. En estas empresas la atención suele ser más personalizada, dado que no cuentan con cientos de clientes, sino con algunos pocos pero importantes. Software enlatado vs. software a medida Actualización del sistema (upgrades) Los sistemas enlatados suelen estar actualizados en cuanto a tecnología y herramientas, ya que el mercado así lo demanda. Además, en cada actualización del sistema, se va incluyendo más funcionalidad a medida que los clientes solicitan mejoras. Es por eso que el proveedor del sistema lanza upgrades al mercado de manera periódica. Por supuesto, las actualizaciones tienen un costo, y hay que adecuarse a los tiempos del proveedor. Los sistemas a medida suelen actualizarse en tecnología y crecer en funcionalidad en tanto que el cliente así lo solicite. La ventaja es que no hay que esperar a que el proveedor emita una nueva actualización, sino que se solicita y luego se establecen los tiempos de entrega. El software a medida podrá crecer al tiempo que tu negocio lo haga. La desventaja es que el costo de actualización recaerá solo en ti, a diferencia de lo que ocurre con los sistemas enlatados. Software enlatado vs. software a medida Resistencia al cambio Tanto con la implementación de un sistema enlatado como con la de un sistema a medida, se presentará entre los usuarios un factor conocido como “resistencia al cambio”. Esta etapa se manifiesta en el periodo de estabilización del sistema y se caracteriza por un descontento de los usuarios, quienes sienten que el sistema anterior era más cómodo. Es importante que la gerencia siga firme en su decisión y brinde contención mediante un trato amable y un soporte técnico sólido. Este último debe servir de guía en la realización de las tareas que requieran el uso del sistema y funcionar de forma eficiente en la resolución de problemas. Software enlatado vs. software a medida Sistemas híbridos: ni blanco, ni negro También en el software ERP hay grises: ciertas empresas proveedoras de sistemas enlatados cooperan con otros profesionales que desarrollan módulos a medida para complementar el producto. De esta manera se puede disponer de un sistema enlatado para las funciones básicas y comunes con otras empresas (como la contabilidad) y módulos desarrollados a medida para funciones específicas del cliente, totalmente integrados. Seguridad del ERP y restricciones dentro del sistema - Aspectos imprescindibles de la seguridad del ERP - Restricciones de un sistema ERP Seguridad del ERP y restricciones dentro del sistema La información de una empresa siempre tiene que estar protegida, y un sistema ERP no debe de ser la excepción; es por eso que es importante saber cómo son la seguridad y las restricciones del ERP. En una primera instancia, se puede decir que debe de proporcionar la mayor seguridad y confianza posibles de que los datos del negocio se encuentra bien protegidos y resguardados. Aún más dado el nivel de detalle de la información, el alcance del control del sistema, la delicadez de los procesos que maneja y, sobre todo, los módulos o aplicaciones en los que se involucra el dinero. Seguridad del ERP y restricciones dentro del sistema Aspectos imprescindibles de la seguridad del ERP Servidor único y acceso restringido La información del sistema deberá estar concentrada en un solo servidor, con su respectiva restricción de acceso, y tener personal especializado para el uso del equipo. También es importante prohibir el acceso al servidor mediante la red de la empresa de manera que solo ciertos usuarios o personal del Sistemas puedan entrar. Cantidad de usuarios limitada El sistema ERP deberá contar con una cantidad de usuarios limitada que lo manejen, cada uno de los cuales deberá establecer con una contraseña de acceso. Otra consideración en pos de la seguridad del sistema es que permita conocer qué usuarios realizaron qué movimientos, cuándo lo hicieron y desde qué terminal. Algunos ERP registran esta información en la misma base de datos del software, mientras que otros utilizan los denominados “archivos log” para grabar esos datos. Seguridad del ERP y restricciones dentro del sistema Aspectos imprescindibles de la seguridad del ERP Módulos de configuraciones y parámetros Hay sistemas que integran módulos de configuraciones y parámetros con la finalidad de terminar algunos aspectos del software como: cuál debe de ser su comportamiento, lo que debe permitir y lo que no, qué valores predeterminados tomar para ciertos cálculos u operaciones, qué formatos utilizar en la impresión de facturas o tickets, cuántos decimales manejar en cuestiones de venta o de cálculos numéricos, de qué aplicaciones podrá disponer un cliente específico y demás. Validación de datos Otro aspecto importante de cualquier ERP es la validación de los datos antes de ser afectados en una base de datos. Todo sistema, más allá del giro que sea, debe realizar validaciones para evitar guardar datos basura e indicarle al usuario que introduzca los datos correctos en los campos críticos y necesarios. Esto permite no completar con un número donde debería ir una letra o viceversa, no dejar espacios en blanco en datos imprescindibles, etc. Seguridad del ERP y restricciones dentro del sistema Aspectos imprescindibles de la seguridad del ERP Manejo correcto de las reglas de negocio de la empresa Todo ERP debe tener bien validadas las reglas de negocio de la empresa y abarcar su amplio abanico de posibilidades, ya que de ello dependerá la correcta toma de decisiones de los directivos o altos ejecutivos de la organización. Es indispensable poner especial atención en no dejar huecos o caminos alternativos que permitan que algún usuario cometa fraude o un acto ilícito en la empresa. Protección de datos y backup Dentro de la seguridad de un sistema, siempre hay que considerar el punto referente a la protección de datos. Existen programas que utilizan la encriptación como herramienta para proteger y permitir recuperar en cualquier momento un volumen enorme de información con el menor número de complicaciones posibles. Como medida de precaución adicional, es recomendable que todo sistema ERP tenga una herramienta que realice backups o respaldos de la base de datos de operación del sistema. El objetivo es evitar la pérdida de información, ya sea por causa de un fallo en la instalación eléctrica, daño del disco duro o del servidor o por algún intento de violación de la integridad de la base de datos. Seguridad del ERP y restricciones dentro del sistema Restricciones de un sistema ERP Todos los sistemas manejan restricciones a determinadas secciones. Sin embargo, al tratarse de un ERP, estas limitaciones se llevan a un nivel mayor. Siempre existirá un usuario que tenga acceso a todo el sistema; en este caso, corresponde al administrador del sistema. En contraposición, habrá usuarios que solo tengan acceso a ciertas aplicaciones o módulos. Existen sistemas cuyos módulos o aplicaciones son tan amplios que manejan diferentes procesos. Para esos casos, se puede definir el límite de uso para distintos usuarios de manera que solo tengan acceso a ciertos procesos y acciones contenidas dentro de un módulo. Por ejemplo, habrá casos en que los usuarios solo podrán consultar información, otros en los que podrán insertar y modificar datos y otros que solo tendrán la posibilidad de generar reportes. Seguridad del ERP y restricciones dentro del sistema Restricciones de un sistema ERP También existen sistemas que manejan empresas filiales. En estos casos se puede configurar usuarios para una empresa en específico, así como el tipo de acceso que tendrán dentro del sistema. Es posible disponer que un usuario tenga la capacidad de autorizar ciertos movimientos dentro del sistema, que solo pueda ver información de la sucursal a la que pertenezca, o bien de los almacenes que maneje, etc. Hay configuraciones en las que los usuarios pueden ver solo resúmenes gerenciales, es decir síntesis de la información de diferentes rubros del sistema. También es posible que los usuarios deban cambiar de contraseña cada cierto periodo por cuestiones de seguridad, de manera que se evite que otra persona use el nombre de usuario de un compañero. Las combinaciones de restricciones en un sistema y sus configuraciones posibles son muy extensas y variadas. Seguridad del ERP y restricciones dentro del sistema Restricciones de un sistema ERP El grado de seguridad, control y restricción de los usuarios, así como la correcta validación de las reglas de negocio que proporciona un ERP, son aspectos muy importantes al momento de decidir implementar un sistema determinado. Si no tienes certezas sobre la seguridad de una implementación ERP, te recomendamos hacer una evaluación de seguridad de ERP. Es gratuita, sencilla y rápida. Mientras las organizaciones reciben la seguridad y confianza de que todo marcha sobre ruedas, las empresas proveedoras de software se benefician al poder garantizar un producto de alta calidad, seguro y estable. ERP para pymes 01 - Beneficios de implementar un ERP para pymes - Cinco ventajas de un ERP para pymes 03 - ERP para pyme = pyme más competitiva 02 ERP para pymes Cada día más PYMES buscan mejorar su posición mediante una gestión de procesos integrados. ¿Cómo lo hacen? Con un ERP para pymes, que abre un enorme potencial de mercado y actúa como una ventaja competitiva frente a las empresas de tamaño similar. Si bien es cierto que el sistema ERP ha estado asociado desde un principio a las grandes compañías, hoy en día este servicio ya está al alcance de una pyme. Beneficios de implementar un ERP para pymes Al realizar una adecuada implementación de ERP, se automatizarán varios procesos del negocio, lo que brindará una serie de beneficios, entre los cuales se destacan: ✓ Mayor productividad: permite realizar mayor cantidad de trabajo en menos tiempo. Tener la información organizada en el momento que se la necesita reduce los costos y mejora la calidad de la producción. ✓ Mejores condiciones de trabajo del personal: suprime las labores penosas e incrementa la seguridad. ✓ Agilidad de procesamiento de información: realiza operaciones difíciles o imposibles de controlar intelectual o manualmente. ERP para pymes Beneficios de implementar un ERP para pymes ✓ ✓ ✓ Mejora del tiempo de respuesta: aumenta la disponibilidad de los productos al ayudar a proveer las cantidades necesarias en el momento preciso. Facilidad de operación: simplifica las operaciones, lo que hace que el operario no requiera grandes conocimientos para la manipulación del proceso productivo. Mayor fluidez en los procesos: tener automatizados los procesos de la empresa genera una facilidad en su ejecución. Los ERP para pymes están funcionando ampliamente en todo tipo de empresas modernas. Los departamentos funcionales que están involucrados en la operación o producción están integrados en un solo sistema. Además de la manufactura, el almacenamiento, la logística y la información tecnológica, se incluye a menudo la contabilidad y la administración de recursos humanos. ERP para pymes Cinco ventajas de un ERP para pymes 1- Aumento de la competitividad El aumento de la competitividad se debe, entre otros, a la accesibilidad de la información. Tener siempre a disposición los materiales en existencias y el tiempo medio de llegada de las provisiones acelera la respuesta al cliente. Además produce una optimización de los procesos y una disminución de costos. 2- Mayor control de las operaciones Todos los datos diarios recibidos a tiempo real pasan necesariamente por un análisis que cruza la información de distintos departamentos y la pone a disposición de manera profesional para una mejor toma de decisiones. Gracias al ERP para pymes, se hace posible el desarrollo de la empresa sin la pérdida del control que ello a menudo acarrea. ERP para pymes Cinco ventajas de un ERP para pymes 3- Integración de la Información Se intenta que todas las personas que trabajan en la compañía tengan la misma información, si bien la utilizan para diferentes fines departamentales, gracias al cruce de información entre las distintas áreas. En una empresa de estas características, que todo el mundo sepa qué operaciones realiza el resto del personal es esencial. Además, se vuelve más sencilla la identificación de errores y datos redundantes, lo que a su vez hace más visual y dinámica la obtención de la información completa de un cliente o proveedor. En este tipo de empresas en particular, de carácter más personal, la integración del sistema ERP permite a todos los miembros de la compañía conocer las especificaciones particulares de clientes o productos. 4- Automatización de procesos Con esta transformación se busca una mejora en los procesos para lograr una mayor eficiencia, que se obtiene al reducir los trámites y automatizar los procedimientos rutinarios. Nos referimos principalmente a trámites administrativos, como facturaciones, inserción de datos de los clientes y más. ERP para pymes Cinco ventajas de un ERP para pymes 5- Mejoras comerciales y mayor interacción con los clientes Se debe incentivar el cruce de información entre sistemas internos y externos para implementar una dinámica en la que los clientes tengan a su disposición toda la información detallada de las mercancías disponibles. En definitiva, una de las funcionalidades fundamentales del ERP para pymes es facilitar el flujo organizativo de la información entre las áreas y personas con el objetivo de obtener una valiosa visión global de la situación de negocio. ERP para pymes ERP para pyme = pyme más competitiva El software ERP ya no es exclusivo de grandes organizaciones. Cada día más PYMES buscan aumentar la competitividad mediante una gestión de procesos integrados. Cuando se consigue ser más productivos, optimizar los recursos, tener un mayor control, integrar la información, automatizar procesos y mejorar la atención al cliente, se alcanza la meta. Un ERP para pymes le otorgará a la empresa las ventajas necesarias para destacarse en el mercado sin importar su tamaño.