TEMA HOJA DE CÁLCULO-M. EXCEL10.2024.pdf

¿Sabías Qué? Microsoft Excel es utilizado por miles de compañías sin importar su sector económico o tamaño, debido a su flexibilidad y funcionalidad para el análisis de datos. OBJETIVO DE APRENDIZAJE ✓ Identifica el entorno y las opera...

¿Sabías Qué? Microsoft Excel es utilizado por miles de compañías sin importar su sector económico o tamaño, debido a su flexibilidad y funcionalidad para el análisis de datos. OBJETIVO DE APRENDIZAJE ✓ Identifica el entorno y las operaciones básicas de la hoja de cálculo. INTRODUCCIÓN En este módulo vamos a conocer una hoja de cálculo: el Excel de Microsoft Office. Una hoja de cálculo es un programa que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas, es decir, en filas y columnas. Es utilizado para el almacenamiento y análisis de datos en filas y columnas. UTILIDAD DE MICROSOFT EXCEL Le presentaremos de forma resumida, los usos más comunes de Microsoft Excel: 1. Resolver cálculos matemáticos de cualquier complejidad. 2. Graficar la información para que sea más fácil de interpretar. 3. Ordenar datos ascendente o descendentemente. 4. Filtrar información de manera que podamos ver sólo aquella que nos interesa. 5. Dar formato condicional a las celdas para que se resaltan cuando cumplan ciertas condiciones. 1  6. Diseñar documentos como facturas, notas de remisión, etcétera utilizando las herramientas de formato. 7. Utilizar herramientas de análisis y previsión de la información para que nos muestre diferentes escenarios y nos permitan tomar decisiones correctas. 8. Almacenar información de forma organizada y crear una base de datos. 9. Resumir información en una tabla dinámica. VENTANA DE EXCEL Para entrar en el Excel, tendrás que ir al menú Inicio y buscar el programa Microsoft Excel, de acuerdo con el orden alfabético que presenta la lista de programas. También puedes pulsar en el icono correspondiente si está en el escritorio o anclado en la barra inferior de Windows. Cuando abrimos Excel, veremos una pantalla de inicio similar a la que vimos al abrir Word. En ella podremos elegir la opción de crear un libro en blanco para empezar a trabajar. Aquí tenemos la ventana de Microsoft Excel con un documento nuevo abierto, listo para trabajar. 2 ELEMENTOS DE LA VENTANA DE MICROSOFT EXCEL BARRA DE TÍTULO EN EXCEL: Se encuentra en la parte superior de la ventana de Excel, se llama así porque en ella aparece el nombre del libro en el que te encuentras trabajando, si aún no has guardado el libro por defecto su nombre será libro1, libro2, etcétera, dependiendo de cuántos hayas abierto. BARRA DE ACCESO RÁPIDO: Se encuentra en la parte superior izquierda de la ventana de Excel en ella encontrarás herramientas de uso frecuente en Excel. La intención de esta barra es que en ella coloques herramientas que sueles usar frecuente, de tal manera que las tenga siempre de primera mano. CINTA DE OPCIONES DE EXCEL: En la cinta de opciones es donde encontrarás a la gran mayoría de las herramientas de Excel, están divididas en categorías representadas por pestañas: Archivo, inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar, Vista. Además, puedes añadir otras pestañas que estén ocultas o crear las tuyas. Además, aparecen pestañas temporales mostrándote opciones que sólo le sirven al objeto seleccionado. CUADRO DE NOMBRES: El cuadro de nombres tiene la función de mostrar el nombre de la celda activa. Cada vez que haces clic en una celda podrás ver que aparece el nombre de ésta en el cuadro de nombres. BARRA DE FÓRMULAS Y SUS PARTES: La barra de fórmulas se encuentra debajo de la cinta de opciones. Es una barra larga de color blanco cuya función es mostrar el contenido real de la celda activa, además, de permitir modificar o eliminar dicho contenido, lo que la convierte en una de las más utilizadas de Excel. Partes de la barra de fórmulas, en la barra de fórmulas existen tres botones: o Introducir: Con forma de palomita, se activa solo cuando se está escribiendo algo. Permite aceptar el dato que se está introduciendo permaneciendo en la misma celda. Lo mismo sucedería si presionamos la tecla Fin. o Cancelar: Con forma de una equis, se activa solo cuando se está escribiendo algo. Permite cancelar el texto que se está introduciendo, dejando la celda como estaba antes. El mismo resultado se obtiene si presionas la tecla Escape (Esc). o Insertar función: Muestra el cuadro de diálogo insertar función en el que podrás encontrar cualquier función de Excel. BOTÓN SELECCIONAR TODO: Este botón se encuentra debajo del cuadro de nombres, es un pequeño botón gris con un triángulo en su interior. Su función es seleccionar todas las celdas de la hoja de cálculo cuando se hace clic en él. 3 ENCABEZADOS DE COLUMNA: Son botones de color gris, y están dispuestos uno junto al otro y en su interior contiene letras mayúsculas con lo que nos indican el nombre de la columna a la que representa. ENCABEZADOS DE FILA: Son botones de color gris que aparecen uno debajo de otro con números en su interior, dicho número representa el nombre de la fila a la que representa. ETIQUETAS: Cada etiqueta representa a una hoja del libro de Excel. La etiqueta resaltada representa a la hoja activa, es decir la hoja en la que se está trabajando. BARRA DE ESTADO DE EXCEL Y SUS PARTES: Es la barra más inferior de la ventana de Excel. Ella nos muestra información importante: PARTES DE LA BARRA DE ESTADO: En el centro de esta barra nos muestra resultados de cálculos derivados de las celdas que tenemos seleccionadas, por ejemplo: suma promedio recuento etcétera. Si haces clic derecho en la barra de estado aparecerá un listado de la información qué quieres que te muestre. simplemente haces clic en aquellas que te interesen o haz clic de nuevo en ella para quitar su selección. ICONOS DE VISTA: Un poco más hacia la derecha encontraremos los 3 iconos de vista: vista normal vista diseño de página y vista previa del salto de página. ZOOM: El zoom lo encontramos en la esquina inferior izquierda de la ventana, con él, podremos hacer acercamientos o alejamientos de alguna zona u objeto en particular. BARRAS DE DESPLAZAMIENTO: Existe una barra de desplazamiento vertical y otra horizontal. Su función como su nombre lo indica, es permitirnos desplazarnos a otra zona de Excel. BOTONES PARA DESPLAZAR ETIQUETAS: Se encuentran en la esquina inferior izquierda de la ventana de Excel. Su función es desplazar las etiquetas hacia la izquierda o a la derecha de tal manera que puedas ver las que están ocultas. CONCEPTOS BÁSICOS Excel es un Libro Electrónico, también se le llama Hoja de Cálculo. Cada archivo creado en Excel se le conoce como Libro y están divididos en hojas. Un libro abierto tiene 1 hoja predeterminada, se pueden agregar hojas hasta que se agote la memoria. 1. Filas: espacios horizontales de la hoja de cálculo. 2. Columnas: espacios verticales de la hoja de cálculo. 4 3. Celda: es la unidad de trabajo de la hoja de cálculo, y la conforma la unión entre una columna con una fila. Cada hoja en un libro de Excel se compone de: 16,384 columnas y están encabezadas por letras (desde la letra A hasta la combinación de letras XDF). 1,048,576 filas y están encabezadas por números (desde el número 1 hasta el número 1,048,576). 17,179,869,184 celdas y están representadas por la letra de la columna y el número de la fila donde está ubicada en la hoja. Las columnas y las filas pueden ser modificadas con clic sostenido en su ancho o alto. También se pueden añadir o eliminar columnas o filas con clic derecho sobre la letra de columna o el número de fila. LA CELDA Cada uno de estos rectángulos que se visualizan en una hoja de cálculo, se llaman celda. Aunque parecen pequeñas, pueden contener mucha información. Incluso párrafos enteros. Las celdas están organizadas en columnas y filas. Las columnas son las que tienen letras en los encabezados (A, B, C…), tienen orientación vertical. Las filas son las que tienen números (1, 2, 3…), tienen orientación horizontal. Cada celda tiene un nombre predefinido. El nombre viene dado por la letra de la columna donde está, seguido del número de la fila. Es un sistema de coordenadas. Por ejemplo, el nombre de esta celda es C2, puesto que está en la columna C y en la fila 2. Podrás observar que los encabezados cambian de color respecto de los demás. Esto nos facilita saber dónde estamos ubicados. Los nombres de las celdas son fundamentales. Cuando realicemos operaciones nos referiremos por su nombre. CELDA ACTIVA Unido al concepto de celda, tenemos el concepto de celda activa. En la imagen podemos ver muchas celdas, pero sólo una celda activa la podemos reconocer por el borde verde. La celda activa nos indica cuál de todas es la que está lista para que ingresemos un dato o una fórmula. 5 LA HOJA Cada hoja está dividida en celdas. El nombre de esta hoja es Hoja 1. Cada hoja tiene más de un millón de filas y más de dieciséis mil columnas. O sea, que cada hoja tiene más de dieciséis mil millones de celdas. Una cifra desorbitante. Puedes modificar el nombre de la hoja haciendo doble clic en esta pestaña (Hoja 1) y luego escribiendo el nuevo nombre. Para manipular las características dentro de la hoja podemos utilizar muchos punteros entre los que se destacan los siguientes: EL LIBRO Un libro está formado por hojas. Así como al conjunto de celdas se le llama hoja, al conjunto de hojas se le llama libro. El libro es el archivo donde estarán contenidas todas las hojas. Cada libro de Excel está formado por hojas y cada hoja a su vez está dividida en múltiples celdas. En la imagen arriba presentada, podemos ver el nombre de este libro (o también llamado archivo) en la parte superior de la ventana. Se llama “Libro 1”. Es el nombre que Excel usa por defecto cuando no hemos guardado nuestro archivo. Dentro de un libro podemos tener una o más hojas. Para agregar otra hoja a nuestro libro pulsamos este signo más. Para moverse de una hoja a otra basta pulsar el nombre. Para eliminarla, pulse sobre ella el botón derecho del mouse y elija “Eliminar”. Cuando guarde este libro, se guardarán también las hojas dentro de él y podrá modificar su nombre. Para hacerlo diríjase a la pestaña “Archivo”, elijo “Guardar” y escoja una ubicación. Aquí puede cambiar el nombre. Agrandar o achicar una columna Sitúa el cursor en la zona gris donde están los nombres de las columnas, en la línea de división entre dos columnas, B y C. 6 Observa cómo cambia el cursor y aparece una flecha doble que te permitirá cambiar el ancho de las columnas. Haz clic sobre la línea de división y arrástrala hacia la derecha hasta que quepa todo el texto en la columna B. Podemos achicar una columna de la misma forma. También podemos ensanchar o achicar una fila. FÓRMULAS Una Formula, es la representación de una operación aritmética en una hoja de cálculo. Son expresiones que nos permiten realizar cálculos con los datos de nuestra hoja de Excel y son definidas por el usuario. Una fórmula comienza por un signo igual (=), seguido del cálculo que realiza. Por ejemplo, la siguiente fórmula resta 1 de 5, = 5 - 1. , dando como resultado 4. OPERACIONES BÁSICAS EN EXCEL Entre las operaciones que puede realizar Microsoft Excel están las operaciones básicas como son: suma ( + ), resta( - ), multiplicación( * ), división( / ) y exponenciación( ^ ). Antes de explicar cada una de las siguientes operaciones básicas en la hoja de cálculo de Microsoft Excel, se le presentará algunos operadores que necesitará para realizar dichas operaciones. Operadores Aritméticos Los operadores aritméticos ejecutan las operaciones matemáticas básicas como suma, resta o multiplicación; combinan números y generan resultados numéricos. Operador aritmético Significado Ejemplo + (Signo más) Suma 3+3 - (signo menos) Resta 3–1 Negación –1 * (Asterisco) Multiplicación 3*3 / (Barra oblicua) División 3/3 % (signo de porcentaje) Porcentaje 20% ^ (Acento circunflejo) Exponente 3^2 (el mismo que 3*3) 7  Operadores Lógicos Los operadores lógicos o de comparación comparan dos valores y generan el valor lógico VERDADERO o FALSO. Operador lógicos Significado Ejemplo = (igual) Igual a A1=B1 > (mayor que) Mayor que A1>B1 < (menor que) Menor que A1= (mayor o igual que) Mayor o igual que A1>=B1