Obligaciones Legales de las Facturas Electrónicas PDF

TEMA 4 : OBLIGACIONES LEGALES DE LAS EXPEDICIONES DE LA FACTURA ELECTRÓNICA Índice 4.1 Obligaciones legales de los expedidores de las facturas electrónicas 4.2 Obligaciones legales de los receptores de las facturas electrónicas  4.1 OBLIGACIONES DE LOS EXPEDIDORES DE LAS FACTURAS ELECTRÓNICAS...

TEMA 4 : OBLIGACIONES LEGALES DE LAS EXPEDICIONES DE LA FACTURA ELECTRÓNICA Índice 4.1 Obligaciones legales de los expedidores de las facturas electrónicas 4.2 Obligaciones legales de los receptores de las facturas electrónicas  4.1 OBLIGACIONES DE LOS EXPEDIDORES DE LAS FACTURAS ELECTRÓNICAS Hasta ahora hemos podido ver algunos aspectos básicos sobre la facturación electrónica, tales como: Concepto de factura electrónica Contenido de una factura Beneficios para un negocio Tipos de firma electrónica Aunque aparentemente, facturar a través de un medio tecnológico o digital parece algo sencillo, es cierto que existen una serie de obligaciones impuestas por la normativa que regula la facturación electrónica y que afecta a cada una de las partes implicadas: los expedidores y los receptores.  4.1 OBLIGACIONES DE LOS EXPEDIDORES DE LAS FACTURAS ELECTRÓNICAS El emisor de una factura tendrá que cumplir con una serie de requisitos que son: 1. CONSENTIMIENTO DEL DESTINATARIO: el destinatario tendrá que estar dispuesto a recibir una factura en forma electrónica, esto quiere decir que tanto el emisor, como el receptor, tienen que acordar con anterioridad que la facturación se realizará digitalmente. El consentimiento puede expresarse verbalmente o por escrito. Una vez obtenido la confirmación por parte del receptor, este consentimiento te permitirá remitirle la factura electrónica, pero para ello tendrás que disponer de un programa que te permita crear y generar la factura digital. La Orden 962/2007, de 10 de abril, desarrolla determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003. Su art. 2 dice que el consentimiento podrá ser verbalmente o por escrito.  4.1 OBLIGACIONES DE LOS EXPEDIDORES DE LAS FACTURAS ELECTRÓNICAS 2. CREACIÓN DE LA FACTURA: mediante una aplicación informática, con los contenidos obligatorios mínimos requeridos. Existen sistemas de facturación electrónicas autorizados por la administración tributaria y otros proporcionados por terceros. à ¿Sabías que? Las facturas se pueden clasificar en estructuradas y no estructuradas. Las primeras pueden enviarse automáticamente con soluciones informáticas de facturación electrónica y las segundas son aquellas presentadas en forma de imagen y cuyo procesamiento tendrá que realizarse manualmente. 3. FIRMA ELECTRÓNICA RECONOCIDA: recuerda que para que la factura digital esté firmada electrónicamente, esta validación tendrá que ser realizada mediante una firma electrónica reconocida (como por ejemplo la verificación de firmas que proporciona el Ministerio de Hacienda, como vimos en el tema 2). Este tipo de firma de documento será la que podrá garantizar a las partes la autenticación y la integridad en origen.  4.1 OBLIGACIONES DE LOS EXPEDIDORES DE LAS FACTURAS ELECTRÓNICAS 4. CONSERVACIÓN DE COPIA O MATRIZ DE LA FACTURA: también, como emisor de facturas, tendrás que cumplir con las condiciones de obligación de conservación impuestas por la ley, y para ello habrá que tener en cuenta siempre el origen del formato. El reglamento de facturación, Real Decreto 1619/2012, expresa en sus art. 19 y 20 todas las especificaciones relativas a la conservación de las facturas emitidas electrónicamente. El emisor deberá conservar las facturas online utilizando también medio digitales, de tal manera que pueda garantizar su acceso con las garantías de autenticidad e integridad de contenido en origen a través del documento matriz. 5. CONTABILIZACIÓN DE LAS FACTURAS: independientemente del formato (en papel o electrónicamente), la factura deberá de integrarse como anotación en la contabilidad de la empresa o actividad profesional. Además, deberá de realizarse todas aquellas anotaciones en registro del impuesto de valor añadido (IVA).  4.1 OBLIGACIONES DE LOS EXPEDIDORES DE LAS FACTURAS ELECTRÓNICAS 6. CONSERVACIÓN DURANTE EL PERIODO DE PRESCRIPCIÓN: la normativa exige que las facturas se conserven en el mismo formato en el que se emitieron, a no ser que la empresa o profesional optara por la opción de la conservación de formatos de papel a digital ( en este caso, la conservación deberá realizarse mediante un escáner homologado por la administración tributaria y posteriormente ser almacenado digitalmente). Igualmente, el reglamento establece como obligación conservar el contenido íntegro y original y de manera ordenada según la fecha de emisión. En el caso de las facturas emitidas de acuerdo con la normativa, deben conservarse las copias o matrices de las facturas expedidas. Las facturas emitidas deberán custodiarse por el tiempo o plazo establecido en la ley para el cumplimiento de la obligación fiscal. Los empresarios y profesionales deberán expedir y entregar facturas y conservar las facturas y justificantes que tengan relación con sus obligaciones tributarias durante el plazo de prescripción de 4 años (artículo 29.2, letra e) de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria y 165.  4.1 OBLIGACIONES DE LOS EXPEDIDORES DE LAS FACTURAS ELECTRÓNICAS 7. GARANTÍA DE ACCESIBILIDAD: por último y como emisor de facturas, tienes la obligación de proporcionar el contenido de tus facturas la administración tributaria si esta te lo exigiera. En este sentido, el emisor de la factura electrónica debe comprometerse a garantizar la accesibilidad íntegra al documento de la factura, de tal manera que pueda descargarse fácilmente , visualizarse y obtener una copia. Esto es necesario para para la total transparencia ante la Administración pública y el acceso fácil por parte de la inspección.  4.2 OBLIGACIONES DE LOS RECEPTORES DE LAS FACTURAS ELECTRÓNICAS Una vez que el empresario o empresaria conoce todas y cada una de las obligaciones legales que tendrá que asumir para emitir facturas electrónicas, quiere también descubrir cuáles serán esas otras obligaciones que tendrá que acometer como receptor/a de facturas, ya que también tendrá que subcontratar servicios que tendrá que costear. El receptor de una factura también deberá cumplir con algún requisito establecido en la normativa y que a continuación vamos a a ver. La obligación legal que se va a asumir como receptor de una factura electrónica queda reflejada en la siguiente imagen mediante dos pasos de verificación:  4.2 OBLIGACIONES DE LOS RECEPTORES DE LAS FACTURAS ELECTRÓNICAS En relación con la primera obligación legal, es posible que te plantees si sería válido que recibieras una factura en formato PDF sin que esté firmada digitalmente. La Administración ha dado respuesta a esta cuestión, e insiste en que deben de quedar garantizados estos dos aspectos que seguro que ya te sonarán:  4.2 OBLIGACIONES DE LOS RECEPTORES DE LAS FACTURAS ELECTRÓNICAS Sin embargo, la recepción de una factura sin firmar digitalmente suele ser una práctica mucho más común de los habitual, principalmente ejercida por pequeñas PYMES y profesionales autónomos. Es entonces la Administración quien se pronuncia al respecto, permitiendo esta operativa, siempre y cuando exista una autorización expresa por parte del receptor formalizada por escrito; en este sentido, este consentimiento deberá de identificar previamente el correo electrónico, a ser posible corporativo, a través del cual se enviará dichas facturas.  4.2 OBLIGACIONES DE LOS RECEPTORES DE LAS FACTURAS ELECTRÓNICAS Como segunda obligación, el receptor tendrá igualmente el deber de conservar la factura recibida, pero con una diferencia con respecto al emisor. ¿Quieres conocer cuál sería la diferencia?